評価される日報にしたいなら「感想」ではなく「所感」を書こう!

WriteAnImpressionInTheDailyReport

新入社員の方たちの中には、日報の書き方に悩んでいる人も多いのではないでしょうか。

この記事では、そんな新入社員の方たちに向けて

  • 「感想」と「所感」の違い
  • 「所感」を書く際のコツ
  • ビジネスパーソンにふさわしい「所感」例

の3点を紹介します。ぜひ普段の日報作成時にお役立てください。

「感想」と「所感」の違いとは


ほとんどの日報には、「一日の感想」を書く欄があるかと思います。ただ、気をつけなければいけないのは、日報は“業務報告の役割を果たすビジネス文書”であるということ。

日報を書く時には、単に業務の「感想」を書くだけではなく、有用性の高い「所感」を書くことが重要です。

では、感想と所感はどのような違いがあるのでしょうか。

 

感想

ある物事について、感じたり思ったりしたこと。

例:△△が難しかったです。

 

所感

感想から一歩踏み込み、自身の意見を加えたもの

例:●●の理由から、△△が難しかったです。そのため、今後の業務では、〜〜に注意して作業を行いたいと思います。

日報に感想を書くと、単なる感想文のように見えてしまいます。日報はビジネス文書であることを念頭に置き、感想欄には所感を書くようにしましょう。

 

「所感」を書く際のコツ


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反省点や具体的な改善策を入れ込む

まず、所感を書く前に、「その日の目標を達成できたか」を振り返る作業が大切です。その際、定量的に振り返りを行うと、自分の現状を把握できるため、さらに良いでしょう。(達成率XX%など)

 

もし目標を達成できていれば、「達成できた理由(何が良かったのか)」も書きましょう。

自分のこれからに役立つのはもちろん、達成できたという上司や先輩へのアピールにもなります。また、日報を見た上司や先輩に、さらに効率的なやり方を教えてもらえるかもしれません。

 

逆に、目標を達成できなかった場合は「何が良くなかったのか」と改めて考えてみましょう。その際、反省だけでなく、具体的な改善策を入れ込むことがポイントです。「目標を達成するには、どうすれば良いのか?」を考え、実践することが、目標達成の近道です。

日報は、PDCAサイクル(PLAN(計画)→DO(実行)→CHECK(評価)→ACT(改善))を回すためのツールであることを意識しましょう

 

組織の将来に役立つ内容を書いてみる

日報を書くのに慣れてきたら、組織の将来に役立つ内容を書いてみるのも良いでしょう。企業は大きな組織です。組織を構成する一人一人が、目的実現のために協力し合うことで、組織はさらに活性化していきます。

 

新入社員の視点が、会社に大きな気づきを与えるケースはよくあります。業界や組織に染まっていない、フレッシュで自由な意見は、新入社員にしかないものだからです。その強みをどんどん活かし、気になったことや疑問に思ったことはどんどん声に出していきましょう。

 

事象に対して仮説を立ててみる

現在起こっている事象に対して、自分なりに仮説を立てるのも◎。的外れなことを書いてしまったとしても、新入社員ならば知識がなくて当たり前。恥ずかしく思うことはありません。

 

仮説を立てることができる=現状把握ができている=積極的に勉強している、ということですから、上司や先輩へのアピールポイントにも繋がります。日報は、新入社員の皆さんが思っている以上に多くの人が見ています。新入社員という立場から仮説を投げかけることで、いろいろな立場の人の意見を聞けるかもしれません。

ビジネスパーソンにふさわしい「所感」例


<例1>30分で日報作成を行う目標を立てていたが、50分要してしまった。本日の業務内容を思い出すのに時間がかかってしまったので、今後はこまめにメモを取り、思い出す時間を削減したいと思う。

 

<例2>先輩Oさんに営業同行し、クライアントA社の売上は、前年比△△%アップしていることを知った。前年と比べて、A社の商品は▼▼の点で変化しており、その点がカスタマーに支持されているのではないかと考える。また、競合B社についても同様に□□という特徴があるため、B社のカスタマーが流入している可能性も考えられる。

 

まとめ


日報を書く時には、単に業務の感想を書くだけではなく、有用性の高い所感を書くことが重要です。「感想」と「所感」の違い、「所感」を書く際のコツ、ビジネスパーソンにふさわしい「所感」例を紹介しました。業務日報を書く際の参考になれば幸いです。

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