日報を早く&楽に提出するための「ポイント」とは?

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毎日欠かさず提出する業務日報。

このコラムを読んでいる方の中には、日報作成に時間がかかったり、毎日、日報を提出するのが大変だと感じている人もいるのではないでしょうか?

そんな方のために、今回のコラムでは

を紹介します。

日報を早く提出するためのポイント

テンプレートを事前に用意しておく

新入社員のような日報が習慣化できていない方は「何を書けばいいかわからない…」と、書くべき内容に困ってしまい、あれこれ考えているうちに提出が遅れてしまうケースもあるかもしれません。

提出を遅らせないための解決としては、日報のテンプレートを作っておくことで、書く内容に悩む時間を省くことができ、日報提出の時短になります

また、日報を見る側(上司や先輩など)の目線に立った場合、テンプレートを利用した日報のほうが読みやすく、前日の内容とも比較しやすいというメリットがあります。

テンプレートを作る際には、どのような項目を盛り込めばいいか(一日の流れ、今日の振り返り、所感など)を上司・先輩とすり合わせることがポイントです。
会社によってはすでにテンプレートが用意されている場合もありますので、日報を初めて提出する際には、上司や先輩にテンプレートの有無を確認しましょう。

テンプレートがない場合は、インターネットから無料でダウンロードできるので活用しましょう。

※:当サイトでもテンプレートやフォーマットに関する記事がありますので、参考にリンクをご紹介します。

無料で簡単。おすすめのエクセル日報テンプレート5選

業務効率化を推進する日報のフォーマットとは

業務日報を“会社のお宝”に。職種別の日報テンプレート4選

スキマ時間に「ネタ」を書きためておく

いざ日報を作成しようにも、「今日何したっけ…?」と思い出すのに時間がかかってしまう….。そんな時間のムダをなくすためにおすすめなのが「スキマ時間にネタを書きためておく」こと

「ネタ」といっても、その日に行った業務や、業務の中で感じたことを二言三言でメモっておくだけでかまいません。日報作成時にそのメモを見返すと記憶が蘇り、時間に遅れず提出できること間違いなしです。

また、移動時間や待ち時間といった、いわゆるスキマ時間を活用すれば、「日報のネタを書かなくちゃ…」と億劫になることもないでしょう。

箇条書きでまとめる

文章作成に苦手意識を持っている人におすすめなのが「箇条書きでまとめる」こと

文章を一から書こうとすると、どうしても時間がかかってしまいがち。ですが、日報提出はあくまでも業務報告の一環で、業務に差し支えがあってはいけません。

日報を文章で書くのではなく箇条書きで統一すれば、事実のみを書けばいいので、提出までの大幅な時短になります。

日報を楽に書くためのポイント

5W3Hを埋めていくように書く

日報を提出する際、何から書こうか悩んでしまう人もいるかもしれません。

そんな時、「5W3H」に沿って書くとスムーズに書くことができます。

「5W3H」とは、When(いつ)・Where(どこで)・Who(誰が)・What(何を)・Why(なぜ)・How(どのように)・How many(どのくらい)・How much(いくら)の8項目のことです。

<例>

  • When(いつ)→5月1日(火)13時~
  • Where(どこで)→□□株式会社を訪問し
  • Who(誰が)→営業部部長の▲▲様に
  • What(何を)→新商品の提案活動を行いました
  • Why(なぜ)→前回のアポで▲▲様にヒアリングを行った結果、新商品こそが□□株式会社の課題を解決するツールだと感じたからです。
  • How(どのように)→そこで、商品を30日間お試しいただける「体験版」の提案書を持参し
  • How many(どのくらい)→ひとまず、1ライセンス(3台までダウンロード可)をお試しいただくことになりました。
  • How much(いくら)→今回は「体験版」のため0円ですが、30日間の試用期間後、1週間以内に本契約いただいた場合のみ、定価10万円→9万5000円にディスカウントする提案をしています。

定量的に書く

「定量的」に書くのも、日報を楽に書くコツです。

「定量的」とは、数値を用いて書くこと。事実のみを書けばいいので、内容に悩む必要がなくなります。

<例>

    新規リスト40社のうち、20社に電話でのアプローチを行った。

  • アポ決定:10社
  • 不在(再TEL):5社
  • 取次不可:5社

「明日の目標」を軸に書く

前日の日報に書いた「明日の目標」を「今日の目標」に書き写せば、日報の提出が少しは楽になるはずです。

また、毎日、目標達成できたか否かを振り返ることは、個人としての成長にもつながることでしょう。

<例>

  • 今日の目標:新規リスト40件にテレアポ
  • 振り返り:20社にアプローチ済み(進捗状況:50%)

日報の提出方法(メリット・デメリット)

まだ日報を義務化していない、これから日報作成を取り入れるという会社では、どういった方法で日報を実践していくか検討する必要があります。

日報の提出には、いくつかの方法があります。
費用面・管理面・ITリテラシー・規模などさまざまな観点からそれぞれのメリットとデメリットをチェックし、自分や会社に合ったものを選択しましょう。

手渡し

  • メリット
  • 提出する際に会話が生まれるため、上司・先輩とのコミュニケーションの一環となる。

  • デメリット
  • 提出時に毎回印刷する手間がかかる。ペーパーのため管理が面倒。

メール

  • メリット
  • 時間・コストをかけず、手軽に導入できる。

  • デメリット
  • 一部の人(宛先に入っている人)しか日報を見れず、会社全体での活用ができない。他のメールに埋もれてしまう可能性がある。

ドキュメントファイル

  • メリット
  • 時間・コストをかけずに導入できる。

  • デメリット
  • 管理がしにくい。1つのファイルに全社員の日報をまとめた場合、複数の社員が同時に更新できない。社員ごとにファイルを作成した場合、ファイル数が膨大になる。キーワード検索が難しい。

日報ツール

  • メリット
  • キーワード検索が可能である。日報を会社全体で活用でき、業務効率の向上が見込める。全社員が閲覧可能のため、日報を起点に縦横のコミュニケーションが可能。

  • デメリット
  • 使い方に慣れるまでに多少の時間を要する可能性がある。ランニングコストがかかる。

まとめ

今回のコラムでは

を紹介しました。
日報作成に悩むみなさまの参考になれば嬉しく思います。

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