日報ツールを選ぶ前・選んだ後にやるべきこと


日報を実践するにあたっては、紙やメール、ワード・エクセルなどさまざまなツールが利用されていますが、ここ最近ではクラウドサービスが普及するにつれ、日報向けクラウドサービスなど新しいタイプのツールを利用する企業も増えています。

これだけ選択肢が多様になると、日報を実践しようとする場合、「日報ツールをどう選んだらいいかわからない…」といった悩みを抱えがちです。そこで、今回の記事では、日報ツールを利用するにあたり『日報ツールを選ぶ前にやるべきこと』をご紹介します。また日報ツールは選んで終わりではありません。定着化させるために『日報ツールを選んだ後にやること』についても取り上げます。

日報ツールを選ぶ前にやるべきこと

・「なぜ導入するのか?」課題と目的を明確にする

日報に限らず、何かしらのツールを導入する背景には、必ず課題があります。ツールを導入するのであれば、その課題とともに、課題を解決する目的を明確にしましょう。課題や目的が明確になっていないと、いざ導入してみてもなかなか浸透せずに終わってしまうというケースもあるためです。

日報ツールを導入する際の課題・目的としては、例えば以下のようなものが考えられます。
<例>

課題:これまでは紙で日報を実践していたが、書く側も読む側も紙での日報の実践が大変になってきた。
目的:デジタルの日報ツールに置き換えることで、メンバーの手間を軽減して生産性向上に努める。
課題:新人が書く日報を見るのは、直属の上司のみ。上司のコメントもマンネリ化しており、新人のモチベーションが下がりつつある。
目的:日報の形骸化を防ぎ、新人の自己成長を促すために日報を利用する。
課題:業務が属人化しており、知識・ノウハウは個人の頭の中にある状態。まったく情報共有ができていない。
目的:各自の情報共有を促進して、各メンバーのスキル底上げとともにチーム力を強化する。
課題:日報には貴重な情報が書かれているにもかかわらず、社内活用できていない。
目的:情報活用を徹底させるための施策として、日報を最大限に活用する。

このように課題と目的が明確になっていれば、どのような日報ツールを選ぶべきかを考えるための指針になります。また、日報ツールを導入した後の普及の施策や効果測定の際にも参考にすることができます。

・どんなタイプの日報ツールがあるのか知る

日報を実践するにあたっては、コストが抑えられるため、すぐに使えるメール、ワード・エクセルなどから始めるケースも多いでしょう。それでもかまいませんが、そのほかの日報ツールも知っておくことで課題や目的に沿った選択肢も見えてきます。

日報ツールは
・メール
・エクセル・ワード
・ブログ
・社内Wiki
・グループウェア
・クラウドサービス
など、多岐にわたります。

それぞれのメリット・デメリットを見ながら、「どんなタイプの日報ツールがあるのか」情報収集することをおすすめします。

各ツールの特性について詳しく知りたい方は、以下に記事をご用意していますのでご覧ください。

【比較してみよう】日報作成で使えるサービス4選

業務に活用できるおすすめの日報サービスは?

・必要な機能の洗い出し

課題や目的に合わせて「必要な機能の洗い出し」を行いましょう。「必要な機能」と「欲しい機能」に分けて、洗い出すのがポイントです。
(例)

必要な機能
・社内全体のコミュニケーションを活発化させたいと考えているため、リアクション機能が充実しているツールが良い。
・メール等はグループウェアを利用しているため、日報の機能だけがあれば良い。
欲しい機能
・シニア層の社員が多いため、シンプルで使いやすいインターフェースが良い。
・営業担当の社員が多いため、外出先でも使えるよう、スマホ・アプリ対応しているツールが良い。

・各ツールの検討

多数の日報ツールを比較し、その中から一つのツールを選ぶのは大変です。そのため、前工程で洗い出した「必要な機能」が含まれているものを優先しましょう。

日報ツールによってはこんな機能が用意されています。

・部署ごと、チームごとに閲覧制限をかけられる機能
・充実したリアクション機能(「いいね」、コメント、スタンプ)
・ワード、pdf、画像などの添付機能
・上司や先輩が日報を読むと「既読」と表示してくれる機能
・チャット、掲示板機能
・メッセンジャーなど外部アプリとの連携機能

便利な機能はあればあるほど良いでしょう。しかし、「本当にその機能は必要なのか?」をしっかりと見極め、オーバースペックにならないよう留意することが大切です。

また、費用面についても忘れずに検討しましょう。費用としては、初期費用・毎月の利用料・ユーザー数による追加料金などがかかります。

日報ツールを選んだ後にやるべきこと


日報ツールは、導入したら終わり…ではありません。実際に日報ツールを使って、日報を書く作業を定着化させることが大切です。では、定着化させるためには何をすれば良いのでしょう?ポイントとしては、以下の4点になります。

・メンバーをアサインして推進をプロジェクト化する

日報ツールの導入は、使い始めが重要です。定着するまでは、メンバーをアサインして推進をプロジェクト化することをおすすめします。「各自に任せる」と社員に丸投げしてしまっては、誰も書き込まず、誰も使わず、誰も見ないで使い物にならなくなってしまう恐れがあるからです。

どのようなツールも同様ですが、普段の業務に活かしてはじめて、ツールはその価値を発揮します。ツールを使って日報を書くことが、社員の「ルーティン」になるまで、推進プロジェクトは続けましょう。

・「気軽に書いていい」として日報を書くハードルを下げる

日報ツールを導入し、社員みんなが閲覧できる状態になると、「皆に公開するような内容ではないから、書けない」と尻込みする人も出てきます。その結果、日報を書くハードルが上がってしまいがちです。

何度も推敲して、時間をかけて書くとなると、手間がかかり、結局は日報を書かない人が増えてしまうでしょう。そのため、「日報は気軽に書くもの」という社内風土を作り出すことが大切になってきます。

・簡単に書けるようにテンプレートを用意する

忙しい業務の合間に日報を書くため、簡単に日報を書ける環境を整えるのも大切です。以下の記事で紹介しているテンプレートは、すべて無料で利用できるので、よかったら使ってみてください。

業務日報を“会社のお宝”に。職種別の日報テンプレート4選

無料で簡単。おすすめのエクセル日報テンプレート5選

・フィードバックをこまめにしてモチベーション低下を防ぐ

もし、日報を書いても、誰も読んでくれない・リアクションしてくれないという状態では、書き手のモチベーションは低下するでしょう。そのため、こまめにフィードバックを行うことが大切です。日報にフィードバックを行うことは、社内全体のコミュニケーションの活性化にも繋がります。

上記、4点のポイントを紹介しましたが、以下のような事例もあります。ぜひ参考にしてください。

「日報投稿率7割、日報が書かれる秘訣とは」

情報共有・情報発信に確かな実感。日報投稿率7割の秘訣とは

まとめ

今回の記事では、「日報ツールを選ぶ前にやるべきこと」「日報ツールを選んだ後にやること」をまとめました。日報ツール導入・定着に悩んでいる方の参考になれば幸いです。

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