「日報とは?」――いま一度、価値や書き方を理解しよう


ビジネスパーソンにとって、大切な業務の一つである日報ですが、「そもそも日報が何の役に立っているのか分からない」「書き方のポイントを知りたい」という方もいるのではないでしょうか。

そんな方たちのために、今回の記事では
・日報の価値とは?
・日報の書き方のポイント

を紹介します。

この記事を読んで、改めて日報の価値や目的を理解しておきましょう。

日報を書く目的

日報とは、文字通り「毎日記録する報告文書」ですが、そもそもどのような価値があるのでしょうか?

日報には「仕事を振り返り成長の糧とする」「1日単位でPDCAサイクルが実践できる」「進捗の共有により組織やチームとして大きな成果を挙げる」「メンバーとの上司とのコミュニケーションを円滑にする」といった価値がもたらされます。それぞれについてご紹介します。

・仕事を振り返り成長の糧とする

日報を作成するには、その日にあったことを振り返らなくては書けません。今日何をしたのか。何に成功し、何に失敗したのか。その結果になったのはなぜか(何が良くて、何が悪かったのか)。今日の業務を踏まえて、明日はどのように改善していくのか…。

日報を書くことは、その日の行動を振り返るだけでなく、自分の頭の中にある考えを文章として形にし、記録に残す意味合いを持っています。

もし、日報が課されなければ、目標もなく日々の仕事に追われるだけになってしまうかもしれません。仕事の振り返りを行わないということは、自分の課題が明確にならず、同じことを繰り返すばかりで、大きな成長は見込めないでしょう。

・1日単位でPDCAサイクルが実践できる

日報では「今日の目標」、「今日の業務内容」、「今日の結果と振り返り」、「課題を解決するための今後の解決策」、「明日の目標」といった項目を記載します。これは「今日の目標=Plan」、「今日の業務内容=Do」、「今日の結果と振り返り=Check」、「課題を解決するための今後の解決策=Action」、「明日の目標=Plan」といった捉え方ができます。

日報は「書くだけで自然とPDCAサイクルを回せる」ツールとしての役割もあるのです。

※PDCA:「Plan(計画)→ Do(実行)→ Check(評価)→ Act(改善)」の略であり、業務で成果を出すためのフレームワーク

<目標を立てる→業務を行う→業務を振り返り課題を見つける→解決策を考えて行動する→目標を立てる>という流れに沿ってPDCAを意識することで、日報の価値が高まります。

・進捗の共有により組織やチームとして大きな成果を挙げる

仕事は個々人の働きが重要なのはもちろんですが、個々人の働きを組織やチームに束ねることでより大きな成果が挙げられます。そのため、個々人がいまどのような状況になっているのかといった進捗は、上司や先輩、同僚にも把握して貰う必要があります。進捗を共有できる日報は、それぞれの働きを各自が毎日理解し、組織やチームとしてどのような状況になっているのかを把握するためのツールとも言えます。

・メンバーとのコミュニケーションを円滑にする

会社や部署によっては、上司や先輩が一日中外出していて、なかなか質問できないケースもあるかもしれません。そんな場合は、日報に疑問点や困りごとを書いて積極的にアドバイスを求めましょう。経験豊富な上司や先輩、同じようなポイントでつまずいた同僚から解決のヒントをもらえ、コミュニケーションを深めるきっかけにもなります。

日報を書くときのポイント

・5W1Hで書く
日報を書く時に使いたいのが『5W1H』と呼ばれるフレームワークです<5W1H=When(日時)・Where(場所)・Who(人物)・What(物事)・Why(理由)・How(手段)>。業務について伝えるべき最低限の視点が項目として用意されているので、ビジネスマナーの一つとして用いられることも多く、日報作成時にも十分に活用できるものです。
<例>
When(日時)・・・7月1日(月曜日)10時
Where(場所)・・・会議室Aにて
Who(人物)・・・私(営業担当)、アプリ開発チーム●さんの二人で
What(物事)・・・プログラミング言語「Swift」の勉強会を行いました。
Why(理由)・・・クライアントからiOSアプリ開発のご質問を頂くことが多くなり、早急にSwiftの基礎知識を習得する必要性を感じていたからです。
How(手段)・・・開発環境に営業チーム用のデモ機を構築したので、今後も週1で実機研修を行っていきます。

・テンプレートを使用する

日報作成初日にテンプレートを作っておけば、日報を書くたびに「今日の日報は何を書こうか?」と悩むことがなくなるため、時短にもつながります。会社指定のテンプレートがなく、自分でテンプレートを作成する場合、一日の流れ・今日の目標・今日の成果・所感・明日の目標は必ず盛り込みましょう。

なお本サイトでもテンプレートの記事を用意しています。テンプレートをお探しの方は参考にご覧ください。

業務効率化のためにマスターしておきたい「使える日報の書き方」

業務日報を“会社のお宝”に。職種別の日報テンプレート4選

・ただの感想にならないようにする

日報を書く際によくありがちなのが、『感想』と『所感』を混同してしまうこと。両者は同じ意味合いに捉えられがちですが異なります。日報は業務を報告するためのビジネス文書なので、『所感』を書くように留意しましょう。

・感想:思ったり感じたりしたこと。
<例>本日の研修は興味深かったです。

・所感:感想に加えて、具体的な意見を加えたもの。
<例>
●●の観点から、本日の研修は興味深かったです。今後の業務では、研修で学んだ△△を活かし、□□に取り組んでいきます。

まとめ

今回の記事では
・日報の価値とは?
・日報の書き方のポイント

を紹介しました。

日報の目的を忘れず、毎日日報作成を行いながら、日々成長していきましょう。

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