成長に役立つ日報を作成するための、効果的な「項目」の立て方

毎日書く業務日報。みなさまは、日報作成にこのような悩みをお持ちではないでしょうか?
・どんな内容を書けばいいか分からない
・同じ業務なので同じ内容になってしまう
・書くのに時間がかかってしまう
・めんどくさいのでつい後回しにしてしまう

そんな方のために
・日報が重要である理由とは?
・日報作成で抑えるべき項目とは?
・日報をスムーズに書くための心得
を紹介します。

日報が重要である理由とは?

日報は、「社内の報告文書」「毎日書くもの」という特性から、つい優先順位を下げられがちです。仕方なく日報を書いている新人の方もいるかもしれません。
では、そもそも、日報が重要とされている理由を考えてみましょう。

日報の重要性は「一日の業務を振り返って、成長につなげる」ことにあります。業務を日々こなすだけでは、大きな成長は望めません。自分のやり方は理にかなっていたか? 何が良くて、何が悪かったのか? 業務への取り組みを振り返り、改善していくことで、ビジネスパーソンとしてのスキルが身についていきます。

日報は「振り返りを行うことで成長を促す」ためのツールなのです。上司に言われたから書くのではなく、自分の成長のために書くのです。つい軽視されがちな日報ですが、自分の成長と紐付いていることを覚えておきましょう。

成長を促すための日報では、「日報の項目」にちょっとしたポイントがあります。単なる感想の羅列ではなく「効果的に振り返りができる」項目になっていることが重要です。日報の「振り返り」をきっかけに成長していくためにも、日報の項目には留意しましょう。

日報作成で抑えるべき項目とは?

・業務内容
日報は上司や先輩への報告文書です。項目の中にタイムテーブルは必ず入れましょう。何時に、どこで、何をやったのか。自分が今日やったことを箇条書きでまとめ、1日の報告としましょう。
<例>
10:00〜 ▲▲株式会社の提案書作成
12:00〜 昼食
13:00〜 部内ミーティング
14:00〜 マーケティング勉強会
16:00〜 ▲▲株式会社へのアポ(◯◯様)
17:00〜 社内報告書作成

・今日の目標と振り返り(所感)
日報の項目の中でキモとなる部分です。今日やったことを振り返り、感じたことや考えたことを率直に書きましょう。ただし、「感想」ではなく「所感」を書くように心がけるのが重要です。なぜなら「感想」とは、自分の感じたことにすぎないからです。(例:今日取り組んだ△△は、難しかったです。)

一方「所感」は、感想に加えて、自分の良かった点、反省点、改善策を書いたものです。内容は具体的であればあるほど良いでしょう。(例:今日取り組んだ△△は難しく、自分には●●の知識が欠けていることを気付かされました。知識の補填を行うべく、来週からチーム内勉強会を開き、知識の習得を図りたいと思います。)

また、一日を振り返る際には、前日に立てた「今日の目標」と照らし合わせて成果を書くとより良いでしょう。

<例>
今日の目標:テレアポにて新規顧客を2社開拓

今日の成果:新規1社のアポ取り完了(来週月曜日)

今日の所感:目標は達成できなかったものの、初めて新規顧客の開拓が成功した。毎日30分、先輩とロープレの特訓を行っていた成果が見られて嬉しい。

自分の良かった点は、相手の目線に立って話ができたこと。信頼してもらうために、相手にとってどんなメリットがあるのか、デメリットは何なのかを簡潔に伝えることができた。

反省点は、電話を切られたくないという思いから、早口で話してしまうケースがあったこと。相手から不信感が伝わってくることもあったので、次回からは要点のみを伝え、相手の様子を伺いながら、慎重にアプローチを行っていきたい。

・明日の目標
日報の項目の中に、今日の振り返りに基づいた「明日の目標」を入れることは、成長への鍵です。 大きな目標でなくてかまいません。目標を立てることは、自身のモチベーションアップにつながるだけでなく、上司や先輩へのアピールにもなります。

<例>
明日の目標:テレアポ10社、アポ取り2社

 

日報をスムーズに書くための心得

・数時間ごとにメモする
一日の終わりに日報を書こうとするも、その日の全業務を思い出すには時間がかかってしまいがち。そのため、日報をスムーズに書くには、業務に区切りがついたらメモするのがベターです。メモといっても、何時に何の仕事をしたのか・どんなことを考えたのかなど、項目に沿った内容を簡潔に書くだけで構いません。たった一言のメモでも、見返せばきっと記憶が蘇るはずです。

・何日分も溜め込まない
日報を書くのが億劫で後回しにしていたら、何日分も溜め込んでしまった…そんな経験がある方もいるのではないでしょうか? 人間の記憶力には限界があります。時間が経てば経つほど、何をやったのか忘れてしまい、日報の項目を埋める時間を要します。日報を短時間で作成するためにも、できる限り時間を空けないようにしましょう。

・スキマ時間に書く
移動時間やアポまでの待ち時間など、スキマ時間を活用するのも時短のコツ。限られた時間の中で日報を書かなければならないと思うとプレッシャーがかかり、集中力が高まります。日報は業務の一環ですが、あくまでも「報告」に過ぎないので、時間をかけるにしても30分を目安に書き上げましょう。

 

まとめ

抑えるべき項目が盛り込まれた日報は、ビジネスパーソンにとって成長の近道です。せっかく日報に取り組むのならば、最大限に日報を活用し、成長につなげていきましょう。

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