「日報や週報はただの業務記録」として、文字をただ埋める作業で終わらせていませんか？ 実は日報や週報は、業務記録にとどまらない”自身を成長させるツール”として有効活用することができます。さらに、日報と週報を合わせて活用すれば、より大きな成長へとつなげていくことができます。
本記事では、「日報や週報＝成長ツール」という視点から、目的や活用方法、効果を最大限にするテンプレートを紹介します。
目次
日報／週報で理解すべき3つのこと
1.日報と週報は身近にある優れたPDCAサイクルツール
日報と週報は身近にある優れたPDCAサイクルツールです。
日報と週報の項目に「今日 or 今週の目標（Plan）」「今日 or 今週の業務内容（Do）」「今日 or 今週の結果と振り返り（Check）」「課題を解決するための今後の解決策（Action）」「明日 or 来週の目標（Plan）」を設ければPDCAツールとして活用できます。
毎日あるいは毎週PDCAを記入して「改善点を洗い出す→改善する」を繰り返す。一見するととてもシンプルですが「改善点の洗い出しと改善の繰り返し」は、やってみるとなかなか習慣化しません。そこで日報や週報を活用して、改善を含めた振り返りから次のアクションまでを習慣化させていきます。
2.日報と週報の違い
日報はその日の内容を時間単位で細かく記述したもので、週報はその週の1日1日の内容を大まかに整理して記述するものです。
日報は短期的なスパンで、週報は中期的なスパンで、業務改善の動向をチェックできます。片方を記述するだけでも有効ですが、日報と週報の両方を書くことによって相乗効果が期待できるのです。
3.日報と週報を両方活用するには？
おおまかな流れとしては以下のようになります。
- 週末に週報として来週の目標を立てます。
- 日報で目標にどれだけ近づけたのかという結果と改善点、翌日の目標を毎日記載します。
- 週末に週報で今週の振り返りを行います。目標が達成ができたのかどうかをチェックし、問題点と改善点を洗い出し、次の週に向けた目標を設定します。
このような短期と中期のPDCAサイクルを作ることで、業務改善のスピードが向上していきます。
効率良く書くならテンプレートを使う
日報や週報を一から作成すると、記述する項目を毎回考えることから始まって、作成時間が長くなってしまいます。内容も抜けもれが発生し、日によって統一されず雑然としがちです。そういった問題を一挙に解決してくれるのがテンプレートです。
記入項目の決まっているテンプレートを使えば、何を書くか悩む必要がなくなるので、日報作成にかかる時間が短くなり、記入の抜けもれを防げます。さらに、記入項目にある「今日/1週間の課題」「今日/1週間の改善点」を考えながら仕事をするので、業務に対する思考や観察眼も自然と磨かれます。
下記に日報と週報のテンプレートを紹介しますので、日々の仕事にぜひ活用してみてください。なおテンプレートを上手に有効活用するために、組織やチーム、ご自身で使いやすくなるように都度カスマイズしていくことをお勧めします。
2種類の日報テンプレート
○職種別の日報テンプレート
会社でテンプレートを使うときに全員が同じ形式のテンプレートを使うこともできます。しかし、エンジニア、営業、総務、新入社員など、それぞれの役職やフェーズごとに取り組む内容や課題が異なります。
そこで、テンプレートを職種別で使い分けることで生産性をさらに向上させましょう。学んだこと、改善すべき点などを職種ごとに最適化することによって、日報は効率的に機能するのです。
職種別の日報テンプレートは下記で紹介しているのでご覧ください。
業務日報を“会社のお宝”に。職種別の日報テンプレート4選
○エクセルの日報テンプレート
社内でエクセルを利用することが多い会社向けの無料のエクセルのテンプレートです。簡単な操作で文字のフォントや大きさ、項目の内容をカスタマイズできるので、自分の好みや会社の仕様に合わせられます。
エクセルの日報テンプレートは下記で紹介しています。
無料で簡単。おすすめのエクセル日報テンプレート5選
2種類の週報テンプレート
○PDCAに特化した週報テンプレート
今週の目標（Plan）を書き、1日ごとの業務内容（Do）と目標に対する結果（Check）を記述します。最後に改善点（Action）、次週の目標（Plan）を記述しやすくしたのが、PDCAに特化した週報のテンプレートです。
このテンプレートを使うことにより1週間を通した目標を定められます。「どうすれば目標を達成できるか？」「どのように業務を行えば効率が良くなるのか？」と考えを巡らせることで、仕事の質が週ごとに向上します。
【目標】今週の目標
【○月○日（月）】業務内容、目標に対する結果
【○月○日（火）】
【○月○日（水）】
【○月○日（木）】
【○月○日（金）】
【振り返り】改善点、次週の目標
○週報と日報をセットにしたWordテンプレート
週報と日報で同じ体裁を利用したい方向けのWordテンプレートです。新しくテンプレートを準備するのが手間な方にはお勧めです。
PDCAの要素が盛り込まれているので、こちらをベースにカスタマイズしていくのもよいでしょう。例えば上司からのフィードバック欄を追加すれば、課題解決や気付きをもたらすようなテンプレートにすることができます。
まとめ
これらのテンプレートを用いることで日報と週報は業務改善に役立つツールに生まれ変わります。さらに、日報と週報を合わせて活用すれば短期と中期の目線で業務に向き合えるので成長スピードがさらに向上します。
成長に役立つツールとして日報と週報をぜひ活用してみてください。
