日報を“無駄な作業”にしない3つの「できること」


多くのビジネスパーソンが日々、実践している業務日報。毎日の取り組みで手間もかかり、業務の成果に直接、結びつくこともないため、「日報は無駄な作業」と感じている方もいるのではないでしょうか?

そこでこの記事では「日報を無駄にしないためにすべきこと」について、ご紹介します。

◆日報が“無駄な作業“とされる「ワケ」

・日報の「目的」が分かっていない

日報を“無駄な作業“と考えてしまう一番の理由は、日報の「目的」について理解していないことです。

そもそも、何のために日報を書くのでしょうか?

「何のために日報を書いているのか」を理解していなければ、日報は、適当に記入欄を埋める面倒な作業になってしまいます。

日報の目的は大きく分けて、
①上司や先輩への業務報告
②自身の業務の振り返り
③自身の業務の社内共有

があります。

①は義務、②は自身の成長、③はメンバーとのスムーズな協業に貢献します。

これらの目的を理解せず、なんとなく日報を書いているようでは、無駄な作業になってしまうでしょう。

・「情報として有効活用しよう」という意識がない

日報を“無駄な作業“と考えてしまう理由にありがちなのが、日報に書かれた情報を活用する意識を持っていないことです。【日報=個人の記録】というイメージが強いかもしれませんが、日報は個人の経験やノウハウが詰まった「会社の宝」です。

例えば、何かトラブルが起こったとします。通常であれば、原因究明など解決に時間を要しますが、もし過去の日報に似たトラブルの対応事例が報告されていれば、その事例を参考に、スムーズな解決が可能になるに違いありません。

つまり、日報を業務で有効活用することは、生産性の向上にもつながるのです。

・情報として活用できる環境が整っていない

もし、社員一人一人が日報の目的を理解して、有効活用しようとしていても、日報の情報を活用できる環境が整っていなければ、日報は“無駄な作業“になってしまいます。

例えば、紙やメールなどクローズドな環境で作成された日報は、読み手が限られ、社内全体には共有されません。これでは、せっかくの情報が埋もれてしまい無駄になってしまいます。また、情報がデータベース化されていなければ、何か欲しい情報があっても検索に時間と手間がかかってしまいます。これでは、日報を活用しようという気にならないでしょう。

つまり、「欲しい時に、欲しい情報をすぐに手に入れることができる環境」を整えることが、日報活用の鍵となります。

◆日報を“無駄な作業”にしない3つの「できること」

・日報の「目的」を常に意識する

どのような業務でもそうですが、「目的」を意識して取り組むかどうかで、結果は大きく変わってきます。日報に関しても、目的を意識して取り組むことで、情報の質が上がるのは言うまでもありません。

先述のとおり、日報の目的は、①上司や先輩への業務報告 ②自身の業務の振り返り ③自身の業務の社内共有の3点です。

①を意識していれば…相手目線に立った、端的でポイントをおさえた日報を
②を意識していれば…振り返りを行う際、役立つ具体的な日報を
③を意識していれば…誰が読んでも理解できるように、分かりやすい日報を
心がけて作成するようになるでしょう。

・形式に縛られない

日報を作成する際、指定されたテンプレートを利用する方が多いでしょう。情報の統一化・日報作成時間の短縮など、テンプレートのメリットはたくさんありますが、形式に縛られるあまり、空白を埋めることが目的になってしまっては本末転倒です。

文字数を稼ぐための価値のない情報がただ増えてしまっては、日報を書く時間、見てもらう時間ともに、無駄な時間になってしまいます。日報の内容は端的に伝えることを心がけるようにしましょう。

・日報を活用できる環境を整える

日報を有効活用するには、Qiita:Team のようなクラウド型の情報共有サービスが便利です。

クラウド型の情報共有サービスを使えば、社員一人一人の知見が詰まった「情報のデータベース」として日報を活用できます。また、キーワード検索ができるため、いつでもどこでも求めている情報にアクセスできるのもメリットです。

クラウド型の情報共有サービスによってオープンな環境が構築できれば、閲覧者が増え、日報を起点とした情報のやり取りが活発になり、日報を書くモチベーションアップにもつながるでしょう。

◆日報に対するネガティブな意識を変えることで「実現すること」

これまでお伝えしてきたように、日報作成は“無駄な作業“ではなく価値ある作業です。

社員一人一人が「日報の価値」を理解すれば、自ずと日報の質も上がり、日報を「情報」として有効活用する文化ができます。日報を「情報」として有効活用できれば、先人たちの経験をフル活用できるので、業務の効率化を実現することができるでしょう。

◆まとめ

今回の記事では、
・日報が“無駄な作業“とされる「ワケ」
・日報を“無駄な作業”にしない3つの「できること」
・日報に対するネガティブな意識を捨てることで「実現すること」
を紹介しました。

日報は毎日の業務です。取り組むならば、最大限に活用していきたいですね。

生産性が向上するノウハウ集をプレゼント!

Qiita:Team導入ガイド(無料)

500チーム以上で利用されている情報共有ツール「Qiita:Team」の基本機能から生産性を向上させるためのノウハウを1つの資料にまとめました。
資料ダウンロード(無料)