「報告すべき内容」を抑えて、日報を価値あるものにしよう!

ビジネスパーソンにとっての「義務」である日報。ただ何となくその日にあったことを羅列するだけの日報では、必要性に欠けてしまいます。日報を価値ある情報とするためにも、報告すべき項目をしっかり抑えた内容が求められます。

そうはいっても、どんな内容を書けばいいのか分からないという方もいるでしょう。そんな方のために、このコラムでは、「価値ある日報にするために必ず報告すべき内容」を紹介します。

ただし、会社によっては、独自のテンプレートを指定し、日報の内容を定めている場合もあります。そのため、初めて日報を書く時には、まずテンプレートの有無を上司・先輩に確認してから取り組んでいきましょう。

なぜ日報を書いて業務内容を報告する必要があるのか

日報は、上司や先輩へ「業務報告」をするためにあります。では、そもそも「業務報告」をしなくてはならない理由とは何でしょうか?

一番の理由は、上司や先輩があなたの仕事の進捗状況を把握するためにあります。例えば、上司があなたに対して何か指示を出したとします。もし、報告がなされなければ、指示した内容が今どうなっているのか、上司は把握することができないのです。

営業職などであれば、上司や先輩が会社にいないことも多いでしょう。日報は、頻繁に顔を合わせて会話ができないメンバーとのコミュニケーションを促すツールとも言えます。

また、日報は若手の育成にも役立ちます。例えば、若手が担った仕事でトラブルが生じたとします。もし、早めに報告がなされていれば、上司や先輩が対応できるケースもあるでしょう。

「価値ある日報にするために、必ず報告すべき内容」とは?

・本日の振り返り
日報のキモとなる部分です。目標・成果・行動をまとめましょう。端的に伝えるためにも、簡潔かつ箇条書きで書くのがベターです。

<例>
本日の目標
受注1件(●●株式会社)

本日の成果
受注0件

本日の行動
10:00〜 ●●株式会社に訪問(担当者:□□様)
12:00〜 昼食
13:00〜 チームミーティング
15:00〜 ▽▽株式会社に訪問(担当者:◆◆様)
16:00〜 ▲▲株式会社に訪問(担当者:◯◯様)
17:00〜 営業報告書作成

・所感
振り返りに基づく自分の考えを書きましょう。ちなみに所感とは、感想に加えて、今後への反省点や具体的な改善策を書いたものです。

<例>
●●株式会社:失注。手応えを感じていただけに、悔しい気持ちでいっぱい。
理由:①アプローチしていた□□様に決裁権がなかった ②申し込み期限直前にアプローチを行ったので、上長に確認してもらう時間がなかった
反省点:①相手が決裁権を持っているかどうか確認しなかった ②社内稟議に時間がかかることを配慮していなかった
改善策:①担当者が決裁権を持っているかどうか確認する。もし決裁権を持っていない場合、決裁権のある人に同席してもらえるようお願いする ②社内稟議を通してもらうには約2週間前後かかるとのこと。余裕を持って、アプローチを行う

・相談したいこと
日報は、業務内容の報告文書であるだけでなく、上司や先輩とのコミュニケーションツールでもあります。そのため、気になることや悩むようなことがあれば、日報にどんどん書くことをおすすめします。日報に書くことで、有益な情報が得られる可能性もあります。

<例>
新規顧客獲得のためテレアポを行っていますが、本題に入る前に「忙しいので」と電話を切られてしまいます。要点を先に話す、キャンペーンというキーワードを出すなど、自分なりに工夫していますが、アプローチに苦戦しているのが現状です。もし何かアドバイス頂けますとありがたく思います。

「価値ある日報」を作成することで得られるメリット

・上司からの評価が上がる
上司は貴重な業務時間を割いて日報を読んでいます。ポイントを抑え、端的に書かれた日報は、状況がすぐに把握できる文書として評価につながることでしょう。

・成長の跡が見える
日報は、業務報告だけでなく「一日の振り返り」という役割も果たします。今日はどんな業務を行ったのか、何に失敗し、どんなことを学び考えたのか……蓄積された過去の日報は、自身の成長記録となります。将来的に日報を見返したとき、自身の成長の跡を感じることができるはずです。

・生産性向上につながる
日報は、社員の知見や経験が詰まった貴重な情報そのもの。自身の振り返りや備忘録としてだけでなく、社内全体でノウハウとして活用することができれば、業務効率化の向上につながります。

 

まとめ

このコラムでは
・なぜ日報を書いて業務内容を報告する必要があるのか
・「日報を価値あるすために、必ず報告すべき内容」とは?
・「価値ある日報」を作成することで得られるメリット
を紹介しました。

日報作成の報告内容に悩む方の手助けになれば幸いです。

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