日報において新入社員がビジネス上知っておくと価値のあるポイント

 Daily report points

社会人になるといろいろと初めての経験があり迷うことも多いでしょう。日報作成もその一つではないでしょうか。どのように日報を書けば良いのか分からないという方も多いはず。

この記事では、日報の書き方に悩む新入社員の方たちに向けて

  • 日報作成時において最低限知っておきたい「ビジネスマナー」
  • 日報作成に時間をかけないための「短時間で日報を書くコツ」
  • ワンランク上を目指すための「ビジネスシーンで評価される日報の書き方」

の3点を紹介します。ぜひ普段の日報作成時にお役立てください。

日報作成時において最低限知っておきたい「ビジネスマナー」

日報は、業務報告の役割を果たすビジネス文書のひとつ。ビジネスパーソンとして、最低限のビジネスマナーは守って日報を書くことを心がけましょう。

簡潔にまとまっているか

日報は簡潔に書くのが鉄則です。体裁としては、箇条書きで書くのがベター。その方が、書き手としても書きやすく、読み手としても頭に入りやすいです。
また、長文になっていないかどうかも意識したいポイント。できることなら、1文50字程度が望ましいです。
書き手としては、あれもこれも伝えたいという思いに駆られるかもしれませんが、ダラダラと長文になると、読み手の負担になってしまう可能性があります。日報は「上司や先輩の貴重な時間を割いて見てもらっている」ことを意識したいですね。
なお、箇条書きの後ろに作業に費やした所要時間も加えると、自分が何に時間を費やしているかが明確に把握でき、さらに良い日報になります。

名前の誤字や脱字がないか

ビジネスマナーとして、上司や先輩の名前が誤っていないかどうかは必ずチェックしましょう。特に、漢字の誤りはありがちなケースです。ミスした側は「ついうっかり」だとしても、気持ちのいいものではありません。自信がない時は一度確認しましょう。

固有名詞や数字は正確か

日報はビジネス文書なので、正確であることも重要なポイントになってきます。固有名詞や数字が一つでも誤っていると、日報自体の信頼度が下がってしまうだけでなく、上司や先輩からの評価も下がってしまう恐れがあります。日報は業務の一つであるということを忘れずに取り掛かることが大切です。

その日の日報をその日に提出できているか

日報は日々の業務を報告するものでだけでなく、自らの仕事を1日の終わりに振り返る目的も果たします。その日の日報はその日中に書き、スピーディーな提出を心がけましょう。数日分まとめて書くことは避けたいですね。

 上司に声をかけていいタイミングか

最近ではグループウェアやメールを利用して日報を作成する会社が増えてきていますが、会社によっては日報を手渡すケースもあると思います。もし日報を手渡しで提出する場合は、上司が忙しそうにしている時間帯は避ける、「今お時間ありますか?」と一言断ってから用件を話すなどの配慮をしましょう。新入社員のうちは、自分の仕事をこなすのが精一杯で、周囲の様子を窺う余裕がないことや、つい自分の都合を優先してしまうことがあるかもしれません。ですが、上司にも仕事があります。気配りは忘れないようにしましょう。

日報作成に時間をかけないための「短時間で日報を書くコツ」

Write a daily report in a short time

また、ビジネスパーソンとしては「短時間で日報を書く」ことも大切なポイントです。
日報作成は、日々の業務のひとつ。つまり、日報を作成する時間もお給料が発生していることになります。限られた時間の中で業務を遂行するためにも、目安としては30分以内に書き終わるようにしたいですね。
慣れるまでは業務日報に時間を費やしてしまう人が多いのは事実ですが、コツをつかめば短時間で日報を書き終えることができるようになります。

テンプレートの利用

よくあるケースが、「何を書けば良いのかわからず、困ってしまう」パターン。これは、テンプレートを利用して書く内容を定形化することで解決できます。ただし、テンプレートを利用すると言っても、当然ですが、中身はしっかりと考えましょう。コピペの繰り返しは、日報を意味のないものにしてしまいます。

業務時間中の合間に少しずつ書いておく

日報といえば、1日の終わりに「今日何をしたかな…?」と振り返りながら書くという人が多いと思います。しかし、人間は意外と忘れっぽい生き物。つい数時間前に取り組んだことでも忘れてしまう場合があるのです。
そこで、業務のスキマ時間に少しずつ書いていくのがおすすめ。思い出す時間を省くことができるだけでなく、書き忘れも防ぐことができますよ。

ワンランク上を目指すための「ビジネスシーンで評価される日報の書き方」

Raise evaluation with daily report

ビジネスマナーを抑えた日報を作成できるようになれば、次はワンランク上の日報作成を目指してはいかがでしょうか。

具体的かつ定量的に書いているか

ビジネスシーンで求められるのは、具体的かつ定量的な事柄です。定性的な内容は、どうしても主観的になってしまい、認識の相違が生まれがち。自分の考えた内容を的確に正確に伝えるためにも数値を駆使して日報を作成するのが良いでしょう。

所感と感想の違いを理解して書いているか

所感と感想は、同義語と捉えられがちですがビジネス上では少し違います。感想は「自分の思ったことや感じたことを書く」こと。所感は、「感想」に加えて「今後の業務に活かせる点・課題・改善点」などさらに踏み込んだものになります。
感想:○○の手順が複雑で難しかったです。
所感:○○の手順が参照する資料が多く複雑で混乱しました。なので次回からは資料を印刷しペンでチェックを入れながら作業しようと思います。
日報はビジネス文書ですから、「感想」に留まることなく、「所感」を書くようにしましょう。

新人ならではの視点や考えを投げかけているか

新入社員の強みは、新人ならではのフレッシュな発想や斬新な考え方です。会社のカラーに染まっておらずまっさらな新入社員は、社員の中で最も顧客・ユーザーに近い存在とも言えます。そのため、もし面白いアイデアや、何か疑問を感じることがあればどんどん提案していきましょう。自分が出した意見が何らかの形になる可能性もありますし、「上司や先輩の目を引くような意見を言いたい」と貪欲に考えること自体が、ビジネスパーソンとしてプラスになることは間違いないでしょう。

周囲の人たちに感謝の気持ちを伝えられているか

言うまでもありませんが、日報は人と人とのコミュニケーション。上司や先輩は、自分の業務時間を割いて日報を見てくれています。ついつい忘れてしまいがちですが、感謝の気持ちは常に示しましょう。

まとめ

今回のコラムでは、日報を作成する上での「ビジネスマナー」「短時間で書くコツ」「ビジネスシーンで評価される書き方」を紹介しました。新入社員の方たちの参考になれば幸いです。

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