日報を効率的に作成する。ネタ探しの3つのポイント


評価される日報を手早く書いて、遅れることなく提出するのが理想ですよね。しかしながら、毎日のことなので日報のネタが思いつかず、書くのに時間がかかってしまうこともあるのではないでしょうか。

そこで今回は、日報のネタの探し方をご紹介します。ネタの探し方を知っておけば、毎日の日報の作成が効率的になります。ネタ探しは単なるテクニックではなく、業務の生産性向上につながる大事な習慣です。ぜひ、明日から使えるネタ探しのポイントを意識してみてください。

日報のネタ探しは自己成長になる

ネタを探すことはその場しのぎ小手先のコツではありません。ビジネスパーソンには欠かせない大きなメリットが2つ挙げられます。

1つ目は日報作成の時間短縮によって、別の業務に取り組む時間やプライベート時間が確保できることです。

日報に時間がかかる原因は、何を書くか迷う時間が多いためです。業務終了間際に1日を振り返っても、良いネタを思い出すのに時間がかかってしまいます。しかし書くべきネタがストックされていれば、それをもとに日報を作成するだけです。早く書き終わることで、メインの仕事に時間を割けますし、プライベートの時間を確保できるでしょう。

2つ目は日報のネタを探しながら業務に取り組むことで、気づきや学びが得られます。

ネタ探しのために「現状の課題は何か?」、「業務改善につながるノウハウは?」、「成長した点はどこか?」と意識することで、漫然と業務をするだけでは見えなかった成長につながるさまざまなポイントが発見できるでしょう。

こうして日報で書くべきネタを意識することは、自分の業務と向き合うことに直結します。気づきや学びを同僚や部下に共有すれば、チームや組織の生産性向上にも貢献します。

ネタ探しの3つのポイント

①日報に書く項目を決めてネタを探す

「ネタを探そう!」と漠然と取り組んでしまうと、結局何を探せばいいかわからず、ネタが見つからないまま時間だけが過ぎます。そこで、日報に書く項目を決めましょう。日報のテンプレート化です。書くべき項目から逆算すれば、探すべきネタが分かります。自然とネタ探しが効率的になるでしょう。

下記にテンプレートの例を紹介します。

【今日取り組んだ内容】業務内容
【学んだこと】業務に取り組む中で得た気づき、新たな知識
【困っていること】行き詰まったことや、抱えている悩み
【明日やること・目標】

日報のテンプレートについては、このサイトでも下記URL内で紹介しています。日報の内容が会社で指定されてない場合はご参考ください。

業務日報を“会社のお宝”に。職種別の日報テンプレート4選

無料で簡単。おすすめのエクセル日報テンプレート5選

テンプレートを決めたら、ネタ探しのアンテナを常に張りましょう。

②ネタは新鮮なうちにメモする

テンプレートを決めて、ネタ探しをするにあたってはメモを取るようにしましょう。気づきのあったネタは新鮮なうちにメモしておくべきです。メモのツールは普段使っている手帳やスマホのメモ機能などで十分です。

アンテナを張って気づいた課題やアイデアを一言二言のメモに残しておくことで、日報を作成する時にそのメモを見返せば、どんな内容だったか記憶が蘇ります。メモ書きでネタを言語化すれば、内容の整理にもなります。

③ネタ探しに「スキマ時間」も活用する

「午前中のネタ探しを昼休憩前に、午後のネタ探しを15時くらいに、それぞれネタ探しの時間をつくる」といったスケジュール化する方法も考えられますが、業務の都合でネタ探しのスケジュールが取れない場合もあるでしょう。スケジュールが守られなければ、ネタ探しができずに終わってしまうことも考えられます。

そのためにも移動中や休憩中、待ち時間などのスキマ時間を有効に利用しましょう。「ひとつの業務を終えて、次の業務に着手する前」、「会議室や取引先への移動中」、「ちょっとした休憩時間」など、スキマ時間に業務を振り返り、気づきのあったことなどをメモしておきます。

こうして常にネタ探しを意識していれば、スケジュール化する必要なく、ノウハウやアイデア、課題などが見つかるでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。ネタを探すノウハウをまとめると、「日報をテンプレ化して、業務中・スキマ時間にネタ探しのアンテナを張る。気づきがあったらメモをする」です。

日報のネタを探しつづけることで、日報作成がスムーズになるだけでなく、自身の成長にもつながります。明日からぜひ心がけてみてください。

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