「日報に時間がかかる」を解決する3つのポイント


「日報の作成に時間がかかる」ことに、悩みを抱えている人も少なくないのではないでしょうか。
・「いつも適当に書いてしまう」
・「終業時間が遅くなってしまう」
など、日報の作成に時間がかかってしまうことは、実は日報を続けていくモチベーションを下げる大きな壁となります。しかし、ポイントを抑えれば日報作成の時間は短くできます。

今回は「日報に時間がかかる」という悩みを解決する3つの方法をご紹介します。また、日報作成の時間短縮はあくまで手段です。形だけの取り組みにならないよう目的を明確にする点についてもご紹介します。

テンプレート・箇条書き・タイミングで「日報に時間がかかる」を解決

時間をかけないで日報を作成するために、「テンプレート・箇条書き・時間がかかる」という3つのポイントを紹介します。次回の日報作成時から実践できるやり方なので、ぜひ参考にしてみてください。

1.テンプレートを使う

日報作成に時間がかかる大きな要因は、何を書くか迷ってしまうことです。「どのように書けば今日の業務状況が伝わりやすい?」「業務の進捗以外で書くべきことをどうまとめればいい?」など、いざ日報を書くにあたっていろいろな「?」が浮かんでしまうと、日報作成の手が止まってしまいます。
こうした「?」を解決するのが、テンプレートの活用です。イメージを掴んでもらうために、簡潔なテンプレートの一例を紹介します。

【本日の業務内容】時系列順にやったことを振り返る
【学んだこと】業務中に得た気づき、新たな知識
【困っていること】現状の課題、抱えている悩み

これだけシンプルなテンプレートでも、書く項目が決まっているので、何もない状態で書き始めるよりも、短い時間で日報作成が可能になります。

書く項目が決められたテンプレートは、日報の書き手だけでなく、日報をチェックする上司や先輩にとっても確認や評価がしやすくなります。以前に提出された日報と比較したフィードバックがもらいやすくなるなど、業務改善にも役立ちます。

日報のテンプレートについては、職種別やエクセル用に以下の記事でも紹介しています。またインターネットで検索すると多くのテンプレートが無料で紹介されています。いろいろと試してみて、適したテンプレートを見つけてください。

業務日報を“会社のお宝”に。職種別の日報テンプレート4選

無料で簡単。おすすめのエクセル日報テンプレート5選

2.箇条書きで短く書く

日報の作成に時間がかかる2つ目の理由は、すべてを伝えようとするあまり、ダラダラと長い文章になってしまうからです。そこで文章が長くなるのを防ぐため、日報は箇条書きで短く書きましょう。

日報は感想文ではなくビジネス文書なので、要点を抑えて伝えるべきことを伝える必要があります。そのためにも箇条書きが最適です。

要点のまとまっていない冗長な日報は、書き手の時間を必要以上に使ってしまうだけでなく、読み手の時間も無駄に奪ってしまうことにも配慮しましょう。

箇条書きの文例を紹介しますので、参考にしてみてください。

(例)

【本日の業務内容】
・10:00~12:00 社内会議
「○○プロジェクト」について話し合い。来月リリースに間に合わせるため、来週水曜日18時までに進捗率80%にする。
・13:00〜14:00 クライアント対応
A社から電話、システムに問題が発生したとのこと。リモートで作業し無事に解決。
・14:00〜18:00 「○○プロジェクト」の開発。
今日終わった段階で進捗率30%。
【学んだこと】
・トラブルを予防するには、コミュニケーションを普段から密にとること。これは社内、クライアントコミュニケーションに共通して重要。
【困っていること】
・説得力あるプレゼンができない。クライアントが納得する話の進め方を身に付けたい。

なお、ときには箇条書きでまとめるのが難しく、文章が長くなってしまう場合があるかもしれません。文章が長くなってしまうようであれば、結論から先に書くことを心がけましょう。読み手に意図が伝わりやすくなります。

3.業務中に書き進める

意外に思われる方もいるかもしれませんが、「日報を終業間際にまとめて書く」こと自体が、時間のかかる原因になります。「お昼頃に何をしたかな?」「開発中に見つけたプロジェクトの課題はなんだっけ……」など、1日を思い出すことから始めなければならないからです。

何を書くか迷うときと同様、本日の業務を事細かに思い出しているときにも、日報作成は進みません。さらに終了間際は1日の中で最も疲労が溜まっている時間なので、作業効率も良くありません。

そこで「日報は終了間際に一気に作成する」という認識をあらためて、業務中から書き進めましょう。具体的には、業務を開始した時にその日決まっている予定を記入して、突発的な業務が発生するたびに時間帯と何が起きたかも追記します。

また、業務中に課題や学びなど気付いた点があれば、そのたびに日報に記載していきます。終業時には、テンプレートがほぼ全て書き終わっている状態になるので、あとは見直しと整理をすれば提出できます。

外勤しているので日報を記入できないという場合は、メモ帳などに記録していくだけでも十分に時間短縮になります。業務中から日報を意識するというのがポイントです。

日報作成の時間短縮——その目的を明確にしよう


「時間をかけずに日報を作成すること」は手段であり、それ自体が目的ではありません。「何を目的として日報作成の時間短縮をするのか」が明確になっていないと、時間短縮のための取り組みが形だけのものになってしまい、うやむやになってしまうかもしれません。

そこで、日報作成の時間短縮による目標を明確にしておくことをお勧めします。例えば以下のような項目が挙げられます。

1.本業の生産性を向上させる

日報作成に時間がかからなくなった分、より優先度の高い業務に時間を割けられるようになります。エンジニアなら開発を進めたり、営業ならアポイントメールを一つでも多く送信できたりと、本業の生産性向上につながっていくでしょう。

2.自分で自由に使える時間を増やす

日報の提出が早く終われば、それだけ会社を出る時間も早まりますので、自分で自由に使えるの時間を増やせます。

スキルアップのための勉強会に参加する、読書や映画鑑賞、友達や家族とゆっくり過ごすなど、ライフスタイルをさまざまな形で充実させられます。プライベートを自分なりのスタイルで過ごす時間が増えることでリフレッシュできるので、翌日の仕事に向けて英気を養えるようになります。

3.上司からの評価を上げる

完成度の高い日報を早めに提出することで上司からの評価にもつながります。前段で紹介したテンプレートや箇条書きを活用すれば、要点を抑えた完成度の高い日報を短時間で書くことができます。

日報作成は人によっては些細な業務と捉えられがちで、そういった人は内容もおざなりにしてしまいがちです。ですが読みやすく状況が把握しやすい日報は、読み手である上司の生産性を高めることにもなり、評価を上げるポイントとなります。

まとめ

「日報に時間がかかる……」と嘆いている人も、テンプレート・箇条書き・タイミングの3つを抑えれば日報作成の時間短縮が可能となります。日報作成の時間短縮はあくまで手段ですので、取り組む際には目標を明確にしておきましょう。

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