楽に速く書ける。書式・職種別のおすすめ日報テンプレート

書きはじめると意外に時間がかかってしまう日報。
毎日の業務だからこそ、できる限り「楽に・速く」日報を書けるように効率化したいですよね。

日報の作成を効率化する上でおすすめなのは、テンプレート(ひな形)を使うことです。日報の作成で時短や手間を減らしたい方に向けて、この記事では、「テンプレートがおすすめの理由」と「無料で使えるおすすめのテンプレート」をご紹介します。


テンプレートがおすすめの理由とは?

効率的な日報作成が可能

そもそも、どうして日報の作成に時間がかかってしまうのでしょう?

理由として多いのが「何を書けばいいかわからず、悩んでしまうから」。全くの白紙の状態で日報を作成するとなると、日報を前に書く内容に困ってしまい、手が止まってしまうのです。

テンプレートを使えば、書く内容に悩む必要はありません。項目に沿って書けばOKなので、時短が可能になります。

「他のメンバーが知りたい」項目がすでに盛り込まれている

日報は「上司や先輩、同僚への業務報告」のために書くものです。

テンプレートを使わず、自分が思ったことをそのまま日報に書いた場合、上司や先輩が求めている(読みたいと思っている)内容と異なる場合があります。どれだけ頑張って書いたとしても、必要な情報が盛り込まれていない日報は無駄でしかありません。

その点で、日報のテンプレートを使えば、書くべき内容が漏れてしまうケースを防げるためおすすめなのです。

自身の振り返りがしやすい

テンプレートを使うことで内容のばらつきがなくなり、定点での振り返りができるようになります。

もし、テンプレートを使わず日報を書いた場合、書かれている内容が毎日違ってしまうので、過去との比較がしにくくなります。なお、日報を書く際はできる限り数字を使って、定量的に書くと効果的な振り返りができておすすめです。

おすすめの書式別・職種別テンプレート

テンプレートについては、当サイトにいくつか記事をご用意していますのでまとめました。無料でダウンロードできるおすすめのテンプレートをご紹介しています。

会社に指定のテンプレートがない、どんなテンプレートを使えばいいか分からない、という方はこちらをご覧ください。

    • メール日報/ワード日報

【無料で利用できる】日報ひな形まとめ

    • エクセル日報

無料で簡単。おすすめのエクセル日報テンプレート5選

    • 書式別・職種別テンプレート

業務日報を“会社のお宝”に。職種別の日報テンプレート4選

テンプレートを使って、効率的に書くコツ

日報のネタ集めとして、一言メモを残す

利用するテンプレートが決まったら、あとはその項目に沿った内容を書き進めていくだけなのですが…、ひとつ時間短縮につながるおすすめのコツをご紹介します。

それは日報に使えそうな「ネタ」を一言でもいいのでメモに残しておくことです。業務中に上司や先輩に言われたこと、気づいたこと、感じたことなどについて、一言メモを残すだけでOKです。

メモを残すタイミングとしては、いまやっている業務が終わった後、次の業務へ取りかかる前がよいでしょう。後回しにしてしまうと忘れてしまうので、手近なところにメモとペンを忘れずに用意しておいてください。メモを残すだけで、日報を作成する時間が劇的に短縮できるはずです。

箇条書きで書く

「てにをは」や文章の言い回しなどを考える手間が減らせるので、箇条書きもおすすめの書き方です。読み手にとっても、箇条書きはポイントがつかみやすく、読みやすい体裁です。
一般的には一文あたり50文字程度が読みやすいと言われているので、念頭に置いて長文にならないよう意識して日報を作成してください。

<例>

  • 今日の目標
    • アポイント10件獲得
    • サービス案内資料のアップデート
    • 市場調査のレポート作成
  • 今日の業務内容
    • アポイント獲得のために顧客リストを整理/メールと電話で確度の高い顧客へアプローチ
    • 資料アップデートのために開発担当者に新機能についてヒアリング
    • 競合と自社の資料を比較しながら現状の市場の規模感と今後の市場傾向についてレポート作成
  • 所感
    • 確度の高い顧客は概ねアポイントが取れた。弊社サービスについての満足度は高いようなので、具体的な部分について顧客にヒアリングしたい
    • 開発担当の新機能に対する意図をユーザー目線に落とし込むための施策が必要だと感じている
    • 市場規模については、3年後までは拡大する予測。詳しくはレポートに記載。
      今日の反省点
    • 顧客リストの整理に時間がかかってしまった。普段からリストのアップデートを心がけたい
  • 明日の予定
    • アポイント10件獲得
    • 顧客からの問い合わせを整理してまとめる
    • 競合のここ半年のニュースや動向を調査

5W3Hを意識して書く

5W3Hに沿って日報を書くことでも、作成の手間が減らせますし、簡潔で分かりやすい内容になります(もし5W3Hが難しければ、5W1Hでもかまいません)。

※5W1H:When(いつ)・Where(どこで)・Who(誰が)・What(何を)・Why(なぜ)・How(どのように)
※5W3H:5W1H + How many(どのくらい)・How much(いくら)

<例>
When(いつ)・・・12月1日(金)10時~
Where(どこで)・・・株式会社●●社にて
Who(誰が)・・・技術部長△様向けに
What(何を)・・・新商品Aの提案を行いました。
Why(なぜ)・・・××の観点から、●●社が抱える課題を解決できる商品だと考えたからです。
How(どのように)・・・デモ機を持参し、実際に使っていただくことで、導入するメリットや効果をご実感いただきました。
How many(どのくらい)・・・お試しで、ひとまず1台の購入が決定しました。
How much(いくら)・・・定価1万円のところ、お試し価格9000円にて提供。2台目以降は、15%引きの8500円にてご案内予定です。

まとめ

今回の記事では

  • テンプレートがおすすめの理由
  • おすすめの書式別・職種別テンプレート
  • テンプレートを使って、効率的に書くコツ

を紹介しました。

テンプレートを使えば、「楽に、早く」日報を書くことができ、効率的な日報の作成が可能になるのでおすすめです。

自分に合った日報の書き方を見つけて、業務に活かせる価値のある日報の作成を心がけましょう。

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