最近では文書作成や表計算に限らず、組織内でのコラボレーションやコミュニケーションなど、さまざまな分野でビジネスを支援するサービスのニーズが高まっています。
こうしたニーズの一つに、「毎日作成している日報を組織やチームで活用したい」というものがあります。日報は、社員一人ひとりのノウハウや気付きが記載されている貴重な情報です。その情報を組織やチームで共有することで生産性を高めていきたい、というのが大きな理由でしょう。
そこで今回の記事では、業務に活用できるおすすめの日報サービスについてご紹介します。
目次
日報サービスの種類とメリット／デメリット
日報サービスを理解するために①すでに使い慣れているサービスと②クラウドサービスに分けて、それぞれに特長を挙げながらご紹介します。
すでに使い慣れているサービス（メール／エクセル／ワード／ブログ／社内wikiなど）
すでに使い慣れているサービスとしては、メール／エクセル／ワード／ブログ／社内wikiなどがあります。これらのサービスのメリットは、ドキュメントを書く程度のスキルがあれば誰でも簡単に利用できることです。使い方における研修に時間や人員を割くコストが抑えられ、社員が違和感なくスムーズに日報を始められます。
また環境がすでに用意されている場合が多いため、導入や毎月の費用をかけずに利用できるのもおすすめポイントと言えるでしょう。
その反面、業務に活用するという観点からは、「検索がしにくい」、「組織やチームでの共有が難しい」、「日報がほかの文書と混ざって埋もれてしまう」といった、使い勝手が良くない一面もあります。
日報を“情報”として組織やチームで活用する場合にはおすすめしません。
クラウドサービス（グループウェア、日報向けクラウドサービスなど）
日報の作成・管理ができるクラウドサービス（※）には、グループウェアと日報向けクラウドサービスがあります。
グループウェアは、＜日報＞＜掲示板＞＜ファイル共有＞＜チャット＞＜スケジュール管理＞＜メール＞など、業務に必要な機能がひとまとめになったサービスです。オールインワンのサービスなので、日報にとどまらずワンストップで業務に活用できるのがメリットです。
一方の日報向けクラウドサービスは、日報に特化したサービスであることから、日報の作成・管理・活用に便利な機能が用意されているのがメリットです。
機能の一例として、
- 共有機能：アカウントを登録していれば誰でも日報を閲覧できます。なおアカウントごとに権限を設定して閲覧範囲を制限することもできます。
- リアクション機能：「いいね」ボタンや、スタンプボタンなど、ワンクリックで気軽に日報の感想を伝えられます。
- コメント投稿機能：作成した日報にコメントが付けられるので疑問や質問に答えたり、議論の場として利用できます。
- サービス連携機能：チャットツールやタスク管理ツールなど、ほかのさまざまな業務ツールと連携して利用できます。
などがあります。
グループウェア/日報向けクラウドサービスどちらにも挙げられるクラウドサービスのデメリットとしては、有料サービスなので、導入や毎月の費用が発生してしまう点です。ただし、多くのクラウドサービスが「お試し」として無料期間を設けていますので、利用しながら実際の使い勝手などを検討することができます。
なおグループウェアにおいては、多機能なだけにオーバースペックであるとも言えます。社員が使いこなすまでに時間がかかってしまう可能性も考えられます。また、これまでに利用していたメールやファイル共有サービスからの移行をどうするかといった懸念事項も発生するので、サービス導入に手間をかけたくないのであればおすすめしません。
上記のようなメリットやデメリットを踏まえると日報向けクラウドサービスがおすすめと言えます。
「日報の目的」から見ても日報向けクラウドサービスがおすすめの理由
どのような日報サービスを利用すればいいのか迷ってる場合は、「日報の目的」に合わせてサービスを選ぶのもおすすめです。
そもそも、日報は何のために書くのでしょうか？ 「日報の目的」は、大きく分けて以下の3つとなります。
- 上司や先輩社員への業務報告
- 自身が行った業務の振り返り
- 社員同士のノウハウの共有
この3つの「目的」を軸に表にしてみると、すでに導入されているサービスではいくつかの課題があり、日報向けクラウドサービスであれば、それらの課題を解消できるような機能が用意されていることが分かります。
| すでに導入されているサービス（メール／エクセル／ワード／ブログ／社内wikiなど） | あらたに導入する必要のあるサービス（クラウドサービス） | |
|---|---|---|
| 【上司や先輩社員への業務報告】する場合 | △ほかの業務メールやドキュメントに埋もれてしまって、提出された日報を先輩や上司が見逃してしまう可能性がある。 △誰が提出したのかが分かりづらい。 △日報を見たことが分かりづらい。 △「日報の受け渡しのみ」の最低限のコミュニケーションで終わってしまい、日報を起点にした業務改善につながらない。 |
○上司や先輩にメンションを飛ばして日報を作成した報告ができるので、見逃し防止や誰が提出したのかが明確になる。 ○日報を見たら「いいね」を押すなど簡単なアクションを返せる。 ○コメントを通じて議論ができ、業務改善が図れる。 |
| 【振り返り】する場合 | △膨大な情報の中に埋もれてしまい、振り返りをしたいと思っても探す手間がかかる可能性がある。 △キーワード検索が十分に活用できない。 |
○キーワードや書いた人で検索できることに加えて、タグを設定しておくことですばやく日報にアクセスできるので、振り返りが効率的にできる。 |
日報の作成・管理はもちろんですが、業務活用にもつなげるのであれば、日報向けクラウドサービスを利用するのがおすすめです。
まとめ
この記事では、「日報サービスの種類とメリット／デメリット」、「日報向けクラウドサービスがおすすめの理由」についてご紹介しました。
日報は毎日の業務であり、日々蓄積されていく貴重な情報です。この記事をきっかけにして日報が大いに活用されていけば嬉しく思います。
