日報が“仕事に役立つツール”に早変わりする4つの方法

スキルアップや業務のスピードアップなど、成長するために日々、さまざまな工夫や努力をされている方も少なくないでしょう。実は日報も自己成長を実現する仕事に役立つツールだということはご存知でしょうか。

また日報は、メッセンジャーやメールでは伝えきれない部分をカバーする状況共有ツールであり、コミュニケーションツールでもあります。ただ漠然と日報を書くのではなく、自己成長ツールや状況共有ツール、コミュニケーションツールであることを意識して活用するだけで、日報は毎日の仕事に大きな効果をもたらしてくれます。

そこで今回は、日報を仕事に役立てる具体的な方法をご紹介します。


日報が仕事で必要な2つの理由

まず、日報を日々の仕事に役立てていくために、日報の目的について理解しましょう。日報を書く目的は主に2つに分けられます。

1.自己成長のために仕事を改善するため

スキルアップや業務におけるスピードアップといった自己成長のためには、漠然と仕事に取り組むだけでは実現しません。「何ができていないのか」といった課題を発見して、「課題解決のためにどのように行動するのか」改善の取り組みが何よりも大切です。

日報は、この課題発見から改善の取り組みを簡単に実践できるPDCAツールです。日報をPDCAツールとして意識的に活用していきましょう。PDCAツールとして日報を使う書き方は、後述の「仕事に役立つ5つの書き方/使い方」でご紹介します。

2.上司や先輩、同僚と仕事の状況を共有するため

日報に1日の出来事を記すことによって、さまざまな情報を社内の人達に伝えることができます。仕事でつまずいている部分が伝われば、同僚や先輩が相談に乗ってくれたり、解決策を提案してくれたりするでしょう。

業務ができるようになった様子が日報で伝われば、上司がよりやりがいのある新しい仕事をくれるかもしれません。細かな状況を日報で共有することで、仕事の成長にもつながってゆくのです。

日報は仕事を円滑にするコミュニケーションツール

意外に見落とされがちですが、日報は仕事を円滑にするコミュニケーションツールでもあります。日報におけるコミュニケーションとは、例えば以下のようなものが挙げられます。

上司や先輩のノウハウを学べる

日報をチームや組織に共有すれば、上司や先輩のノウハウを学ぶことができます。「業績が上がらなくて困っている」、「技術的にどうしても解決できない問題にぶつかっている」といった困りごとを日報に書いておけば、もしかしたら先輩が過去、同じような経験をしていて対策を教えてくれるかもしれません。

取引先の情報を共有できる

取引先に関する情報共有も日報でコミュニケショーンすればメリットになり得ます。取引先とのやり取りについて日報に詳しく記載しておくことで、同じチームの人に状況が共有できることはもちろん、案件に関わっていない先輩や同僚からも、これまでの経験をもとに有効なアドバイスをもらえるかもしれません。

仕事に役立つ4つの書き方/使い方

それでは「仕事に役立つ日報」の具体的な書き方、使い方を4つ紹介します。どれも明日から使える内容なのでぜひ参考にしてみてください。

1.テンプレートを使ってカスタマイズする

日報を書くときにはテンプレートを用意しましょう。一例をご紹介します。

【本日の業務内容】やったこと、振り返り
【学んだこと】業務を行う中で得た気づき、新たな知識
【困っていること】現状の課題、抱えている悩み

テンプレートを使えば日報作成の効率性が大きく上がるので、記入時間が短くなります。メリットはそれだけではありません。「業務を行う中で得た気づき」「現状の課題」などの項目を設ければ、その内容を自然と考えることになります。建設的な思考がなされた結果、アイデアが出やすくなり、仕事への理解が深まるのです。

日報のテンプレートは以下の記事でも紹介しています。いろいろなテンプレートを試して自分に合うようにカスタマイズしてみてください。

業務日報を“会社のお宝”に。職種別の日報テンプレート4選

2.PDCAツールとして利用する

「PDCAを実践して仕事を改善しよう!」と言われても難しく感じるかもしれません。しかし日報を使えばPDCAを簡単に実践できます。そのためには、日報の記入項目に「今日の目標(Plan)」「今日の業務内容(Do)」「今日の結果と振り返り(Check)」「課題を解決するための今後の解決策(Action)」「明日の目標(次のPlan)」を設けるだけです。

具体的には、日報に「目標」「行動」「振り返り」「改善」の4つの項目を設けて、それに合わせて日報を作成していきます。流れとしては以下のようになります。

朝(もしくは前日)に今日の「目標(Plan )」を立てる

日中にその目標を達成するために「行動(Do)」する。

終業時に目標の達成度を「振り返り(Check)」する。

課題を発見してがあれば「改善(Action)」案を出す。

たったこれだけでPDCAが回せるようになり、簡単に習慣化できます。しかも1日という短いスパンでPDCAを回せるためのでため、蓄積を積み重ねながら継続的に成長していくことができます。

3.業務中に更新する

日報というと終業時間の間際に一気に書く方も多いかもしれません。しかし、それでは「14時にどんな仕事を終わらせたっけ…」「仕事の改善につながるアイデアを思いついたのに、何だっけな…」と、思い出すことに時間がかかってしまう場合があります。

そのような無駄な時間を作らないよう、小さいタスクを終えるたび、アイデアが思いつくたびに日報を業務中に更新しましょう。終業時間の間際に一気に書くよりも手間がかからないので、日報に時間をかけずに済みます。

4.目標や業務内容は数字で記載する

日報の目標や達成した業務内容は、できるだけ数字で記載しましょう。

例えば

  • 1日の目標を「取引先を回る」と書かずに「18時までに3件挨拶回りをする」
  • 1日の振り返りを「今日は仕事が進まなかった」と書くのではなく「今日は目標に対して進捗率が45%だった」

といったように数字で記載するのです。

数字は目標や達成度を明確にします。そうすれば具体的な行動、改善案を出せるので、仕事の改善スピードが早くなるのです。

まとめ

日報は単純な記入作業になってしまいがちですが、本来は仕事に役立つ優秀なツールです。日報を上手に使えば自身の成長につながり、社内の人とのコミュニケーションも活性化されます。

次回以降の業務から今回紹介した方法をぜひ実践してみてください。

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