チーム一丸となって情報共有ツールでコスト削減。売上を確実に最大化する

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どんなビジネスにおいても「売上が思うように伸びない」、「生産性が向上せず、人件費ばかりがかかってしまう」という課題に直面し、コスト管理の必要性に迫られる時が来ます。

コストをゼロにはできませんが、必要最低限に抑えることは十分に可能です。どの部分に、どれだけコストがかかっているのかを把握して、その中からコスト削減できる部分を見つけていけば良いのです。

とは言え「コスト削減に着手するのもなかなか難しい…」と、お困りの方は、情報共有ツールを駆使すれば、解消できるかもしれません。この記事では、情報共有ツールを使った社内におけるコスト削減の考え方、取り組みについてご紹介します。

コスト削減とは、無駄な投資費用を減らして利益を上げること

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そもそも、どの企業も躍起になって取り組むコスト削減の重要性はどこにあるのでしょう。コストとは売上を上げるために必要となる投資費用であり、コスト削減とは、売上につながらない無駄な投資費用を減らして利益を上げることです。そのため、どの企業でも必ず取り組まれているのです。

例えば、会社で紙の資料を作るには、用紙代や印刷代が必ずかかります。そこでタブレットを全社員に導入してデジタル化した資料を共有することによって、用紙代や印刷代をなくすことが挙げられます。タブレット導入は短期的にはコストが増えるように見えますが、長期的にはコストを大幅に削減し、会社の利益を上げるために必要な投資なのです。

ではコスト削減をどのように進めていくか。次のようなステップがひとつの目安になります。

コスト削減を促進する3ステップ

1.まず、コスト削減に取り組む目的をチームや組織で共有し、現時点でどこに、どれだけのコストがかかっているのかを可視化する。

2.具体的な数値などの目標を設定して効果を検証することで、コスト削減の成果をきちんと測定する。定量化することで「コスト削減しているつもり」の状態を避けられる。

3.コスト削減の成果に対する評価を行い、次のコスト削減の方針を打ち出す。

以上3つのステップを実践することで、継続的なコスト削減が可能となり、チームが最適化を達成し、高い生産性を生み出せるのです。

お金、時間のコストは情報共有ツールを使えば節約できる

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無駄なコストとして実際によく耳にする例としては、会議の話があります。商品や仕様変更の内容を共有するために多くの人が会議に参加しているものの、意見をまとめて発言するのは数人なので、大多数は会議に参加すること自体が時間の無駄になってしまうのです。

このような状況でお困りの時は、情報共有ツールを使ってみるのもひとつの手です。
情報共有ツールは議事録や資料ファイルなどのドキュメントをオンラインで共有できる上、不明点はコメントでやり取りできるので、会議に参加する時間が節約できます。

またドキュメントの共有においては、メールでのやり取りやサーバーにドキュメントをアップして共有するというやり方もありますが、ドキュメントを誤って廃棄してしまう、目的のドキュメントを探すのが大変、といったケースもあります。

こうした問題に対しても情報共有ツールを使えば、検索やタグ付け、関係者へメンションをしたりできるなど、ドキュメントを管理しやすい機能があるので、廃棄や紛失の心配もなく、急に資料が必要になった時も簡単に探し出して、即座に対応できます。

さらには情報共有ツールは社内向けSNSとして活用できる側面もあり、コスト削減のアイデアを社内から募るなどのユニークな使い方を通じて、メンバー間のコミュニケーションを促進するメリットもあります。おまけに社内でのコミュニケーションが増えることによってメンバー間の関係性がより良くなり、心理的不安がなくなるというメリットも生まれます。

情報共有ツールで売上を最大化するチームをつくろう

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コスト削減に取り組む際には、サービスのクオリティを下げるようなものを含めてはいけません。サービスのクオリティを下げず、いかにコストを抑えていくかがチームや組織における課題になります。また、売上に貢献しなければ意味がありません。

全社的に情報共有ツールを導入すれば、例えコスト削減で自分のチームが困ったとしても、他のチームや部署からアドバイスやサポートをもらえるオープンな環境が実現します。サービスのクオリティを下げてしまうような結果は避けられるでしょう。

進化できるチームや組織の条件は「売上を最大にして、コストを最小にできること」です。情報共有ツールを使って売上を最大化できるチームや組織をつくりましょう。