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タスク管理をエクセルで行う方法とは?メリット・デメリットについても解説

ビジネスでは、効率的に作業を行うためには適切なタスク管理が必要になります。またチーム内でタスクを共有・管理することは、プロジェクトを成功に導くためにも必要不可欠といえるでしょう。

本記事では、タスク管理の概要とエクセルを使ったタスク管理表の作成・運用方法を紹介します。あわせて、エクセルを活用することによるメリット・デメリットも解説していきます。

エクセルでタスク管理を行いたいと考えているビジネスパーソンに向けて、コツや気をつけるべき注意点を紹介していくのでぜひ参考にしてみてください。

タスク管理とはタスクを割り振ったり進捗を確認する方法のこと

タスク管理とは、最小単位に分割された業務や作業を管理することです。プロジェクトを進めるうえで以下のような一連の流れが発生します。

  • 必要なタスクを洗い出す
  • 要度や緊急度を明確化する
  • 担当者、開始日・終了日を決める
  • 期日通りに完了させる

全体のタスクを可視化し、メンバー間で共有することでプロジェクト全体の適切な進捗管理が可能になります。また、個人個人がいつまでに何をやるべきかが明確になることで、作業効率の向上も期待できます。

チームでプロジェクトを遂行する際には、各メンバーのスキルや稼働状況に応じて、マネージャーが適切にタスクを振り分けることで、人的リソースの最適化につなげられるでしょう。

なお、タスク管理と似たキーワードに「プロジェクト管理」があります。プロジェクトとは、ビジネス上の最終的なゴールを達成するための全体的な計画・行動のことです。プロジェクトの達成に向けて実行される個別の業務や作業がタスクであることから、タスクはプロジェクトの中に含まれているということになります。

タスク管理はプロジェクトの構成メンバーがそれぞれ行うのに対して、プロジェクト管理はマネージャーが計画全体を成功させるために、メンバーのタスクや進捗、予算などの各要素を適切に管理することを指します。


タスク管理
プロジェクト管理
プロジェクトの構成メンバーがそれぞれ行うこと

プロジェクトの構成メンバーがそれぞれ行うこと

マネージャーが計画全体を成功させるために、メンバーのタスクや進捗、予算などの各要素を適切に管理すること


エクセルを使ったタスク管理表の作成・運用方法

仕事を進める際、主にエクセルでタスク管理を行っている人も多いでしょう。ここでは、エクセルを用いた管理表の作成・運用方法を紹介していきます。

タスクを漏れなく洗い出す

まずはやるべきタスクを洗い出します。頭の中でやるべきことがわかっていたとしても、一度アウトプットして可視化する方が抜け漏れの防止につながります。紙に書き出した項目をエクセルに入力しても構いません。

なお、細かいタスクまですべて洗い出す手法としてWBS(Work Breakdown Structure:作業分解構成図)を活用しても良いでしょう。タスクを書き出し、そこからさらに細分化してツリー構造で表現します。そうすることで、タスクをもれなく洗い出すことができます。

ガントチャートを作成し、タスクを並べる

次に、ガントチャートを活用して、洗い出したタスクを並べます。ガントチャートとは、プロジェクト全体のスケジュールや進捗を図表で視覚的に表す手法です。一般的には、縦軸にタスク名・担当者名・開始日・終了日、横軸に日時を入れます。作業の進捗が一目でわかるので、スケジュール管理にも適しています。

ガントチャートの無料テンプレートはインターネット上から簡単に入手できます。自力で一から作る必要がないので、手間を大幅に軽減できるでしょう。

テンプレートを使えば、データを入力することで、セルの色が自動で変わるなどの機能が最初から組み込まれているので、エクセルの知識が無くても便利なガントチャートが活用できます。

個人向けのタスク管理表

個人向けのタスク管理表で入れるべき項目は下記の通りです。

  • タスク名
  • 開始日・終了日
  • 期限
  • 進捗状況(未対応・対応中・対応済み)
  • 重要度(低・中・高)

重要度や進捗状況は、視覚的にわかりやすいように、セルの色を変えることも有効です。例えば、濃い色が重要度が高い・未対応のタスクという分け方ができます。

個人で活用するエクセルの管理表は、自分でわかるようなやり方で問題ありませんが、あまり入力項目が多いと、入力忘れや入力ミスなどが発生するおそれがあります。上述したような最低限の項目にとどめておく方がよいでしょう。

チーム向けのタスク管理表

チームでタスク管理表を活用する場合に必要になる項目は下記です。

  • タスク名
  • 開始日・終了日
  • 期限
  • 進捗状況(未対応・対応中・対応済み)
  • 重要度(低・中・高)
  • 担当者

上述の個人用のものに「担当者」の項目を追加します。誰がどの作業を行うのかが明確になれば、作業量の均等化を図ったり、関連する業務を行う際にチーム内でコミュニケーションがとりやすくなります。

それぞれのタスクの期日を作る

タスクの期日を決める際には納期を意識して、逆算した日時を設定します。個人で期日を決める際には、上司などに確認してもらう日時も加味しながら余裕のあるスケジュールを組みましょう。

チーム向けのタスク管理表の場合には、マネージャーが期日を設定することになります。前後のタスクやプロジェクト全体のスケジュールを確認しながら、適切な期日を入力しましょう。

担当者を割り振る

チームでタスク管理表を共有する場合には、担当者を振り分けます。担当者を決める際には、メンバーのスキルや経験などの適性はもちろん、チーム内で作業量の偏りが生まれないようにタスクを配分する必要があります。

プロジェクトが進行する中で進捗が遅れたり、メンバーの入れ替わりがあったら、都度担当者を調整します。

定期的にタスクの進捗を更新する

タスク管理表は入力漏れが起きやすいものです。そのため、定期的にデータを更新するように意識しましょう。

個人のタスク管理表の場合、期限に変更があったときやステータスが変わった際には、忘れずにデータを更新しましょう。

またチームで管理表を使う場合には、個人の入力忘れが全体に影響を及ぼす場合があるので、より一層注意が必要です。

例えば、以下のようにルールを決めておくと良いでしょう。

  • 毎日定刻に更新する
  • 数時間ごとに更新する
  • チームミーティングの前に更新する

更新内容をメモして後でまとめてデータ入力をするといったケースでは、忘れてしまう場合があるので避けるのが無難です。

エクセルでタスク管理を行うメリット

ここではエクセルでタスク管理を行うメリットを紹介します。具体的には次の3点です。

  • 導入コストが低い
  • 誰でも簡単にカスタマイズが可能
  • やるべきことを把握しやすい

一つずつ解説していきましょう。

導入コストが低い

多くの企業では、すでにエクセルがインストールされているため追加的な費用がかからないというメリットがあります。

また仮にこれからOfficeソフトを導入する場合でも、初期費用・ランニングコストともに比較的安価なため、コスト面で大きな負担にはならないでしょう。

誰でも簡単にカスタマイズが可能

エクセルは表計算ソフトではあるものの、タスク管理表をはじめとしたさまざまなシーンで活用可能です。空白のブックからそれぞれに適した使い方ができるのが魅力で、誰でも簡単にカスタマイズして用途を広げられます。

管理表を使う過程で変更が生じた時にも、軽微な修正ならば高度なスキルは必要なく、対応可能です。

やるべきことを把握しやすい

エクセルは多くのビジネスパーソンにとって使い慣れているソフトなので、導入しやすいというメリットもあります。

新しいツールを使う際には使用方法や画面の見方など、習得するまでに時間や研修コストがかかります。エクセルの場合、入力ルールさえ決めてしまえばやるべきことは明確なので、運用面でのミスが起こりづらいという利点があります。

本格的なプロジェクト管理にはエクセルはおすすめできない4つの理由

エクセルには多くの利点があるものの、本格的なプロジェクトでタスク管理を行う時には不向きなケースもあります。ここでは、その理由を4つ解説します。

  • リアルタイムでの更新が難しい
  • 複数のプロジェクト管理が難しい
  • ガントチャートが本格的ではない
  • 計画の変更がしにくい

リアルタイムでの更新が難しい

エクセルはクラウドサービスではないため、複数人で同時にデータを編集できないというデメリットがあります。

チームで管理表を共有するケースでは、ステータスの変更や作業内容の追加・削除など、データを更新する機会が頻繁に発生します。エクセルでは別のメンバーが作業をしている時に同じファイルを開こうとすると、「読み取り専用」になります。そのため、作業が終わるまで待たなくてはなりません。

後でデータを更新しようと思って、忘れてしまうこともあるでしょう。そうなると、管理表が最新ではなくなってしまうため、進捗管理に支障が出てしまうおそれもあります。

複数のプロジェクト管理が難しい

プロジェクトマネージャーの中には、複数のプロジェクトを掛け持ちしているケースもあるでしょう。その場合、エクセルでは管理が煩雑になるというデメリットがあります。

エクセルでのタスク管理は、基本的に1ファイルにつき1プロジェクトとなります。複数のプロジェクトのタスク管理をする場合には、いくつものファイルを開く必要があります。その結果、入力すべきファイルを探すのに手間取ったり、別のファイルを誤って更新してしまうというミスも起こりかねません。

また、各メンバーも、いくつかのプロジェクトに同時に関わっている場合には、マネージャー同様に管理が複雑化し、作業効率の低下につながる可能性があります。

ガントチャートが本格的ではない

エクセルはさまざまな用途やビジネスシーンで使えるのが魅力ですが、タスク管理やプロジェクト管理の専用ツールではありません。特に、エクセルでは複雑なガントチャートが作りづらいというデメリットがあります。

あくまでも、簡易的なガントチャートのみに対応していると考えた方が良いでしょう。逆に複雑化しようとすると、カスタマイズのための手間がかかったり、運用中に頻繁にエラーが発生するなど、使い勝手が悪くなります。データをいじれる人が限定的になり、業務の属人化を招くリスクもあるので、注意が必要です。

計画の変更がしにくい

プロジェクトの進行過程で、計画に変更が加わり、管理表を修正する場面もあるでしょう。軽微な修正であれば、エクセルでも簡単に対応できます。ただし、大がかりな計画の変更に伴う、タスクの大規模な修正はエクセルでは難しい場合もあります。

エクセルデータの修正作業や変更作業自体に多くの工数がかかる場合、担当者の人件費や外注費用など、余計なコストが発生する可能性もあります。そう考えると、最初から専用ツールを使った方が効率的に管理でき、コスト面でも優位性があるといえるでしょう。

※関連記事

エクセルでプロジェクト管理を行う3つの方法とは?デメリットについても解説

まとめ

本記事では、タスク管理の基本から、エクセルを使った管理表の作成・運用方法を解説してきました。エクセルを使ったタスク管理には導入コストなどの面でメリットがあります。

一方で、計画の変更に対して柔軟に対応しづらい点や、専用ツールに比べて機能面で劣る点など、エクセルでの運用に限界があるのも事実です。

チームでタスク管理を行う場合には、管理表を同時に編集できたり、メンバー間でタスクの進捗状況を共有できたりする機能があると便利です。

例えば、Qiita Teamでは、流動的な情報共有・管理が簡単にできる機能があります。投稿やコメントの本文にチェックリストを作成できるので、タスク管理がはかどり、チーム内で協力しながらプロジェクトを進めることもできます。

エクセルで複雑なシートを作成したり運用するのは面倒だと考えている場合や、臨機応変にスケジュールを変更できるようなツールを使いたいという場合には、Qiita Teamの導入を検討してみることをおすすめします。


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