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報告書の書き方完全解説|分かりやすく伝えるポイントも解説


社会人にとって避けて通れない業務のひとつに、報告書の作成があります。営業やマーケティング、バックオフィス部門など、職種を問わず、報告書を作成する機会は訪れます。

ただし、報告書を書き慣れていない人の中には、どのような構成で何を書けばいいのか分からないと不安を感じているケースもあるでしょう。分かりやすく書くコツはあるのでしょうか。

本記事では、報告書の基本が知りたい方やクオリティを高めたいと考えているビジネスパーソンに向けて、作成のための4ステップや伝えるための7つのポイントを解説していきます。

報告書とは業務で発生した事柄についてまとめた資料のこと

報告書とは、業務で発生した事柄についてまとめた資料を指します。営業、調査、出張、クレーム対応などを行った後に、上司や関係者に提出する文書です。

報告書は、「標題」「要旨」「詳細内容」の3層で構成されています。

「標題」では、何についての報告か、端的に示します。「要旨」では、報告書の中身について簡潔にまとめ、「詳細内容」でより具体的な事柄を記述します。詳細内容は、見出し・小見出し・説明文で詳述するのが一般的です。

つまり、「標題」「要旨」「詳細内容」という3層の関係性は、詳細内容を要約したものが要旨となり、要旨を一文で表現したものが標題ということになります。

報告書の種類

報告書にはさまざまな種類があります。代表例は次のとおりです。

  • 出張についての報告書
  • クレーム対応についての報告書
  • 調査や研究に関する報告書
  • 営業についての報告書
  • 研修・セミナー参加についての報告書

各種報告書について簡単に説明していきます。

出張についての報告書

出張に行った社員本人が、出張の概要や成果などを上司や部内に報告するための書類です。記載する内容は、出張の日程や訪問先、同行者などの概要に加えて、出張で得られた成果や今後の業務につながる所感などです。

社員は、出張費というコストを費やした分だけの営業実績や有益な情報を持ち帰る必要があります。報告書は、その成果をまとめた文書といえます。

クレーム対応についての報告書

顧客からクレーム(苦情)を受けた時に作成する書類のことです。内容は、クレームの中身、担当者、発生日時、発生原因、今後の対応策などについてです。報告書の作成目的は、謝罪の意味もありますが、社内に事案を共有することで再発を防ぐ意図もあります。

クレームに関する報告書は、上司や経営層だけでなく、顧客や取引先などの関係者、さらには業種や業界によっては監督官庁への提出が求められる場合があります。

調査や研究に関する報告書

市場調査や新製品開発などに関わる研究を実施したあとにまとめる書類です。この報告書には、調査・研究方法、目的、期間、費用、結果、課題、今後のビジネスにどのように生かすかの展望などを記載します。調査や研究で得られた具体的な数字やデータをもとに作成する必要があります。

マーケティング戦略や販売戦略、商品開発に生かすために社内資料として使われるケースと、対外的に発表するケースの両方があります。

営業についての報告書

営業部門では、日報・週報・月報などを定期的に作成し、部内や上司・経営層に報告します。

営業報告書には、訪問先情報、営業担当者の行動内容、案件情報、実績、進捗状況を記載します。目的は上司などへの報告と、チーム内の情報共有です。報告書を作成し共有することで、案件の振り返りや改善点の発見につながります。今後のアクションの明確化や将来展望の分析などにも役立てられます。

さらに、営業部門では四半期、半期、期末など、決算期ごとにまとまった報告書を作成し、全体会議などの資料として使われる場合もあります。

研修・セミナー参加についての報告書

セミナーや研修に参加した後に、内容や目的、所感などを報告するための書類です。

企業によっては、スキルアップ研修、コンプライアンス研修、管理職研修などの各種研修を定期的に実施している場合があります。また、自社が属する業界や業種に関連するセミナーへの参加を推奨している組織もあるでしょう。

こうした研修・セミナーに参加した本人が、そこで何を学んだか、業務に生かせる事柄はあるかなどを報告します。自身のスキルアップや学びはもちろん、チームや部内に還元することで組織力の強化を図る狙いもあります。

報告書とレポートの違い

報告書とレポートの違いは、書き手における主観の濃度です。

報告書は客観的な事実をもとに作成され、一部所感などで自身の意見や感じたことを記載します。対して、レポートは客観的な事実を踏まえた上で、書き手の意見や主張、自説を中心に記載します。

報告書の中身は、上司や同僚が知りたいこと、会社の業務につながる情報を記載する必要があります。一方で、レポートは書き手の主観的な意見が色濃く反映される書類といえるでしょう。

報告書の書き方4つのステップ

ここでは報告書の書き方について、下記4ステップで解説していきます。

  • ステップ1:書くことを明確にする
  • ステップ2:素材を集める
  • ステップ3:構成を考える
  • ステップ4:執筆する

ステップ1:書くことを明確にする

まずは報告書を書く目的を明確にしましょう。「誰に」「何のために」「何を」報告するのか、整理することが重要です。最初に書くことを明確化することで、報告書を作成する際に内容がぶれずに目的に沿って執筆を進められるでしょう。

また上司や経営陣など読み手にとっても、何が書かれているかが明瞭にわかる報告書は読みやすく、理解も深まるでしょう。

ステップ2:素材を集める

次に素材を集めます。素材の例は次のとおりです。

  • 関連資料
  • データ
  • 書籍・雑誌・記事

この過程で、自分の体験や経験、考えをメモにまとめることも重要です。商談の前後に感じたこと、出張先のクライアントの雰囲気、セミナー聴講時の気づきなど、頭の中にあるアイディアや雑感などをアウトプットし、資料化しましょう。

ステップ3:構成を考える

このステップでは報告書の全体像である、構成を考えます。社内で統一のテンプレートがあれば、それを流用するのが一番効率的です。もし決まったテンプレートがない場合でも、報告書の形式は基本的に構成が決まっています。先述したように、骨子は「標題」「要旨」「詳細内容」の3つです。

この3つの要素の特徴は次のとおりです。


課題
何についての報告書か一目瞭然でわかるように記す
要旨
3つ程度、箇条書きで記す(文字数は各項目100文字以内)
詳細内容
見出し・小見出し・説明文のピラミッド型で記す(見出しの文字数は15文字程度)


この中で特に作成に苦心するのは、「詳細内容」の3層(見出し・小見出し・説明文)のピラミッド型かもしれません。

分かりやすい報告書にするためには、説明文を最初に書いて、その要約を小見出しに据え、さらに小見出しの要約として見出しを付ける方法が最適です。この3層のピラミッド型を意識することで、読み手にとって理解しやすい報告書が作れるでしょう。

ステップ4:執筆する

構成をもとに報告書の執筆に取り掛かります。正確性、客観性、簡潔さ、分かりやすさなどを意識しましょう。

経営層など多忙な人に読んでもらうためには、特に文字数を少なくし、図版などを適宜入れて視覚的に分かりやすい報告書を作成するのがポイントです。

上司や同僚などへ提出・共有する報告書は、相手が知りたいこと、共有して欲しいこと、業務に生かせることなどを理解した上で作成しましょう。

顧客への報告書は、スピーディーかつ正確な文書を作成することがもっとも重要です。

分かりやすい報告書を書く7つのポイント

分かりやすい報告書を作成するためのポイントは、次の7つです。執筆のコツを掴んで業務に生かしましょう。

  • 結論を先に書く
  • 5W1Hを意識して書く
  • 初稿が完成したら音読して確認
  • レイアウトに気を遣う
  • 客観的事実と意見の棲み分けを意識する
  • 曖昧な強調表現を使わない
  • ひとつの文章を長くしすぎない

結論を先に書く

報告書は、最初に結論を書きましょう。読み手はまず結論が知りたいと考えます。結論を読んだ上で、その根拠や背景を知るために続きを読むというスタンスが基本です。

実践的な書き方として、「PREP法」があります。

  • Point(結論)
  • Reason(理由)
  • Example(具体例)
  • Point(結論)

最初に「結論」を記し、相手に興味を持ってもらいます。そして、その結論に達した「理由」を書いて、「具体例」によって根拠を補強します。

最後にまた「結論」を述べることで、読み手に報告書の要点を再度理解してもらいます。論点を整理するという意味でも、最後に「結論」を配置するのは効果的でしょう。

5W1Hを意識して書く

情報を正確かつ過不足なく伝えるためには、5W1Hを意識することが大事です。5W1Hの各要素は次のとおりです。

  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • Who(誰が)
  • What(何を)
  • Why(なぜ)
  • How(どのように)

報告書を書き終えた後に、上記の要素に抜け落ちがないかも確認しましょう。また、報告書の内容によっては、次の要素を加えるとより説得力が増します。

  • Whom(誰に対して)
  • How much(いくら:金額)
  • How many(どのくらい:数量)

初稿が完成したら音読して確認

報告書の初稿が完成したら、一度音読してみましょう。声に出して読み上げることで、文章量や内容の過不足などを確認できます。また音読の段階で誤字や脱字が見つかることもあるでしょう。

報告書は提出して終わりではない場合もあります。会議や報告会などの場で、報告書をもとに発表するケースもあるでしょう。音読は、そうした機会の予行演習にもなります。

レイアウトに気を遣う

報告書を最後まで読んでもらうためには、レイアウトにも気を遣いましょう。文字が多すぎたり、改行が少なすぎたりする場合、読み手が途中で離脱してしまう原因にもなります。

レイアウト面で気をつけたいポイントは次の点です。

  • ひとつの段落を長くしすぎない
  • 箇条書きを使う
  • 表やグラフで表現する
  • 適宜改行や余白を入れる
  • 見出しは簡潔に記す

報告書を作成後に全体を見て、情報が多すぎると感じたら、レイアウトを調整したり、文字数を削ったりなどの対策を講じましょう。

客観的事実と意見の棲み分けを意識する

報告書を作成する過程で入手したデータや数値は客観的事実として記載し、自分の意見や主張とは区別しましょう。

報告書の中には、所感や展望など、報告者の主観に基づいた意見も記載します。一方で、報告書の成果や結論に正当性を持たせるためには、根拠が必要になります。根拠はデータや数値などの客観的な事実です。客観的な要素と主観的な要素が混在すると、報告書のクオリティが落ちるおそれがあります。

同一の報告書内で客観的事実と主観的な意見・主張の両方を記載する場合には、読み手が分かるように、必ず棲み分けを行いましょう。

曖昧な強調表現を使わない

強調表現は、曖昧さや誇張を招くおそれがあるので避けましょう。報告書で使用を避けるべき表現の例は、次のとおりです。

  • かなり
  • 絶対
  • 非常に
  • しっかり
  • 劇的に
  • 確実に

原則的に、報告書は事実に基づいた内容を記載します。所感を入れる時も、読み手に誤解を与えたり、ミスリードにつながったりするような表現は使わないように注意しましょう。

ひとつの文章を長くしすぎない

ひとつの文章を長くしすぎないのも重要です。長すぎる文章は要点が掴みづらくなります。短い文章ほど、簡潔にポイントを押さえているというわけです。

ワンセンテンスの文字数は、約60文字程度を意識しましょう。ただし、文章によっては長くならざるを得ないケースもあるかもしれません。その場合には、100文字を上限として、できる限り言葉をそぎ落として表現しましょう。

まとめ

今回は、報告書の概要や種類、レポートとの違いなどを紹介し、具体的な書き方を4ステップで解説しました。さらに、分かりやすい報告書の書き方について、7つのポイントを取り上げました。

多くの社会人にとって、報告書の作成は日常業務のひとつとなっています。出張報告書や営業部門の日報・週報・月報、展示会やセミナーの参加報告書など、職種を問わず、報告書を作成する機会はあるはずです。

これからはじめて報告書を作成する、あるいは今以上にクオリティを高めたいと考えているビジネスパーソンは、まずはここで紹介した7つのポイントについて理解を深めましょう。

コツを掴めば、相手に伝わる分かりやすい報告書が作成できます。場数を踏んで、トライアンドエラーを繰り返しながら、徐々に精度を高めていきましょう。

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