「効果的な仕事マニュアルのノートの作り方を知りたい…」
「自分用の仕事マニュアルのノートを作って業務に活かしたい…」
このように、わかりやすいマニュアルのノートを作りたいと思っているものの、作り方がわからず悩む方も多いのではないでしょうか。
情報を整理せずに作成した自分用の仕事マニュアルノートは、情報が煩雑で後から確認したくても内容が理解できない恐れがあります。そのため、自分用のマニュアルを作成する際には、正しい手順を踏んで情報を整理することが重要です。
正しいマニュアルを作成することで、作業工数を削減し、業務品質を向上させることができます。
本記事では、仕事マニュアルを自分でノートにまとめたいと思っている新入社員に向けて、自分用の仕事マニュアルノートを作るべき理由と、その作り方のポイントをご紹介します。また、自分用の仕事マニュアルノートを作るときの注意点も併せて解説します。
本記事を読めば、仕事マニュアルの内容を自分で効果的にまとめて、普段の業務に活かせるようになります。
ぜひご一読ください。
自分用の仕事マニュアルノートを作るべき3つの理由
ビジネスにおいて自分用の仕事マニュアルのノートを作成することは、時には時間と労力の無駄遣いのように感じられるかもしれませんが、実際には以下3つの理由から、その重要性が高まっています。
- タスク漏れは信頼低下に繋がる
- 自己成長が鈍化する
- 後から見返すための記録になる
それぞれ詳しくみていきましょう。
タスク漏れは信頼低下に繋がる
タスクを見落とすことは信頼性を損なうため、自分用に仕事マニュアルのノートを作成することが重要です。
仕事マニュアルノートは、タスクのリスト、期限、担当者、進捗状況などを含めたタスクの完了に必要な情報を書き留め、忘れないように対策できます。
情報を整理せず、教えられた仕事内容やタスクをノートに書き連ねるだけでは、中身が乱雑になってしまう恐れがあります。その結果タスク漏れが発生し、ビジネスパフォーマンスを低下させることも考えられます。
しかし、自分用の仕事マニュアルノートを作成すれば、改善の余地がある業務プロセスを発見できたり、タスクの優先度や手順が明確になります。
また、業務のノウハウを整理する過程で、新しいアイデアを生み出し生産性を向上させることにもつながります。
このように自分用の仕事マニュアルにノートを使うことは、タスク漏れを防止し、ビジネスの信頼性を高めるために必要な一歩とされています。
自己成長が鈍化する
自分用の仕事マニュアルのノートを作成しない場合、自己成長が鈍化する可能性があります。
記録を残しておかないと、たとえば過去の仕事の内容を思い出すことが難しく、同じミスを繰り返してしまう恐れがあります。
しかし、自分が学んだことや実践したことを仕事マニュアルノートに記録することで、自分の過去の仕事や成果を振り返ることができます。
その結果、自己評価を行うことができ、自己成長のための次のステップを見つけることができます。
自分用の仕事マニュアルノートを作ることで、自分が何をすべきかを明確に判断でき、自分の仕事に対する自信を高めることにつながるのです。
後から見返すための記録になる
自分用の仕事マニュアルノートを作ることは、後から見返すための記録になり得ます。
一般的に仕事マニュアルノートには、日々の仕事の進捗状況、問題点、解決策、アイデア、そして成功したプロジェクトの詳細などが含まれます。
これらの情報は、後で自分自身が同じプロセスを再び行う場合や、他の人が同じプロセスを実行する際に誰でも同じ業務をすぐに行うために役立ちます。
自分自身が行ってきたことを記録することで、今後の目標設定やアクションプランを策定することができます。
自分自身の弱点や改善すべき点も洗い出せるため、自分用の仕事マニュアルノートを作ることは重要な要素といえます。
自分用の仕事マニュアルノートの作り方4つのポイント
この章では、自分用の仕事マニュアルノートの作り方を以下４つのポイントに分けて解説します。
- Todoリストを作成す
- 業務の流れをまとめる
- 優先順位を分かりやすく書く
- 必要なものを記載する
Todoリストを作成する
自分用の仕事マニュアルのノートを作成する際に、Todoリストを作成すると業務を行う上で効果的です。
Todoリストとは、やるべきことをリスト化して管理することを指します。仕事マニュアルのノートにTodoリストを作成することで、やるべきことを見逃さずに管理することができます。また、Todoリストを作成することで、今後のスケジュール管理もしやすくなります。
具体的には、締め切りや優先順位を考慮して、重要なタスクを優先して記載し、細かいタスクも忘れないようにします。期限が切迫したタスクを優先的に処理するようにしましょう。
業務の流れをまとめる
仕事マニュアルノートには、自分が担当する業務の流れをまとめることも大切です。
自分が担当する業務の流れをまとめることで、業務の全体像を把握し、業務を効率的に進めることができます。例えば、仕事において必要なステップを順番に列挙し、ポイントを書き出すことで、業務の改善点や問題点を見つけることにつながります。
優先順位を分かりやすく書く
仕事マニュアルのノートには、やるべきことの優先順位を分かりやすく書くことが重要です。
優先順位を分かりやすく書くことで、「このタスクは納期が迫っているから早めに取り組もう」と、どのタスクに焦点を当てるべきかが明確になり、時間と労力を最大限に活用することができます。
具体的には、重要なタスクや期限が近いタスクは、すぐに取り掛かかれるよう色分けや番号付けを行なったり、別のページにまとめたりすることで、より優先順位が分かりやすいマニュアルノートになります。
必要なものを記載する
仕事マニュアルノートには、業務に使う道具や資料、連絡先など自分が仕事に必要なものを記載することがポイントです。
必要なものが必ずマニュアルノートに記載されていないと、「マニュアルをみても正しい情報がないから、直接サポートに問い合わせた方が早い」となってしまいます。
こうなると、せっかく自分でノートを作っても内容の信頼性が薄くなるだけでなく、見落としによるミスが起こる可能性もあります。
書き留めるべき内容とそうでない内容を区別し、不要な情報は削除することが望ましいです。
自分用の仕事マニュアルノートは、必要な情報を整理し、業務に活かせる情報を適切に確認できるようにしておくようにしましょう。
自分用の仕事マニュアルノートを作るときの3つの注意点
自分用の仕事マニュアルは、あとで振り返れないノートであれば作る意味はありません。
効果的に作成できるよう、ノート作成の際は、下記の点に気をつけましょう。
- 不必要な情報は記載しない
- 色分けをして分かりやすく作る
- 情報を更新する
以下で詳しくみていきます。
不必要な情報は記載しない
自分用の仕事マニュアルのノートを作る際には、不必要な情報を記載しないことが重要です。
余計な情報を含めてしまうと、マニュアルを使う際に混乱が生じたり、必要な情報を見つけるのに時間がかかることがあります。
しかし自分が必要な情報だけを記載することで、欲しい情報に素早くたどり着くことができ、業務効率が上がります。
たとえば、既に覚えていることや、一度しか使わないような手順などは省略し、必要な要点を押さえて自分が見て理解できるマニュアルノートを作るように意識しましょう。
色分けをして分かりやすく作る
色分けをすることで仕事マニュアルノートがより分かりやすくなります。
マニュアルは複雑な手順が多く、大量の情報をただやみくもに記載してしまうと、情報が整理されていない使いにくいマニュアルとなってしまいます。
そのため、例えば前提条件が黄色、手順が緑色、注意点が赤色とし、自身が確認する際に重要な箇所を色分けすることで必要な情報を見つけやすくなります。
目に止まりやすい色を目的に応じて配置することで、他の人にノートを共有する場合や、自身で確認する際に視覚的に分かりやすいマニュアルとなります。
情報を更新する
仕事マニュアルのノートは、一度作成したらそのままにしておくのではなく、随時更新することが重要です。
仕事の手順や環境は常に変化していくため、古い情報を持っていると混乱してしまい、逆に作業効率を低下させることになってしまいます。
たとえば、新しい業務や手順が追加された場合は、すぐにノートに追加するようにします。また、作業中に発生したトラブルや問題点も、ノートに記載しておくことで、同じ問題が発生した際に、対処するための手順を簡単に把握することができます。
マニュアルのノートを作成した際には、定期的に情報を見直し、必要に応じて修正を行いましょう。
まとめ
本記事では、「自分用の仕事マニュアルノートの作り方4つのポイントと注意点」を解説しました。また、仕事マニュアルを自分でノートにまとめたいと思っている新入社員に向けて、なぜ自分用の仕事マニュアルノートを作る必要があるのかも併せてご紹介しました。
今からマニュアルの作り方の経験を積んでおけば、ある程度の量のタスクが発生しても、すぐに自分用のマニュアルノートを作成することもできます。さらに、各作業のプロセスを見える化することにもつながります。
ぜひこの記事を参考にして、業務に活かせる自分用のマニュアルノートを作成してみてください。
