日報の4つの目的を理解して、業務成果につなげよう

2021-07-30日報

日報を書いて得られる効果は2つあります。ひとつは自分自身の作業効率が向上することです。もうひとつは、日報を利用した情報共有によってチームや組織の生産性も飛躍的に向上することです。

しかし、ただ日報を書くだけではこうした効果は得られません。みなさんも日報を作成にするにあたり以下のような悩みを抱えているのではないでしょうか？

日報を書くとどんなメリットがあるのか分からない！
日報を書くのに時間がかかりすぎてしまう！
どうやって日報を管理したらいいかわからない！

こうした悩みを解決するために、この記事では、日報を書く目的や効果を得られる日報の書き方を紹介します。

日報の4つの目的を理解しよう

目的1:その日の業務の振り返り

その日、どの業務にどれくらい時間をかけたかを記録しておくことで、無駄がなかったかどうか確認することができ、改善点が分かりやすくなります。また、業務を遂行するにあたって、どんな作業を行ったかを書くことで、業務内容を見返す際の備忘録にもなります。

目的2：タスクの進行確認

日報には、過去に書いた日報を見返すことができる利点があります。過去を振り返ることで、既に終わった業務、未着手の業務、優先してやるべき業務が整理されるため、タスク管理のツールとしても利用できます。タスク管理で業務が整理されれば、効率的に仕事に取り組めるようになります。

目的3：業務の中で得たノウハウのメモ

その日の業務で発見したノウハウや気付きを日報にメモしましょう。例えば、その日の業務でつまずいた場面と、その状況に対してどのように対処したかを日報にメモすることで、次の日以降、同じ場面に遭遇した時に素早く対処でき、作業効率が向上します。

目的4：これまでの自分との比較

日報は記録として残るため、過去の自分と比較することができます。過去の日報と現在の日報を比べてみて、どれほど作業効率が向上したか明確に確認することができます。効率が上がっていれば日報の効果が表れているのが分かり、逆に効率が下がっているならば、その原因を過去の日報から洗い出すこともできます。

これら4つの目的を果たせる日報は、困ったときに役立つ、スキルアップにもなる貴重なツールとなるでしょう。では、どのような内容を盛り込むべきなのか、必要な項目を次にご紹介します。

日報に最低限書くべき項目とポイント

書くべき項目

その日の業務内容

その日、何をやったのか書き出しましょう。また、その時にどのような作業をしたのか、具体的に記述することが大切です。何の業務にどれだけ時間をかけたのか一目で分かるように書くことで振り返りやすくなり、生産性向上に繋がります。

見つかった課題

その日の業務の中でつまずいたり、上手くいかなかった場面を振り返りましょう。上手くいかなかった状況を、誰が読んでもイメージしやすいように書くと同時に、その原因を自分なりに考え、解決案まで書きましょう。同じ場面に遭遇した時に素早く対処できます。

その日、上手くいった点や反省点を踏まえて、明日すべきことを箇条書きで書き出しましょう。次の日の業務内容を簡単に書き出すことで、やるべきことが整理され、明日の業務の見込みが立ちます。また、やるべきことが事前に整理されていれば、翌日、素早く業務に取りかかれます。

これらの項目を正しく記入することで、その日の出来事が振り返りやすくなり、日報の目的である生産性がグッと向上します。しかし、ただ書き連ねれば良いというものではないため、ポイントを押さえて簡潔に書きましょう。

日報の書き方（例）

日報を書く時のポイント

ポイントは2つ存在します。

ポイント1：5W1Hを意識

5W1Hとは、いつ(when)、どこで(where)、誰が(who)、何のために(why)、どのように(how)です。これらを意識することで読みやすい文章が作れます。特に「何のために」を意識することはとても重要です。その日の業務が「何のために」実行されたかチェックすることで、業務の方向性を見失わないですみます。

ポイント2：具体的な数値を記入

どの作業にどれぐらい時間がかかったかなどについて、具体的な数値を記入するようにしましょう。数値という客観的な事実を記入することで、具体性が加わり、その日の進捗が分かりやすくなります。

ポイントを押さえた読みやすい日報はぜひチーム内で共有しましょう。共有することで、日報の本来の目的である「生産性向上」に繋がります。

また、具体的な日報の書き方のテンプレートについて詳しく書かれた記事を紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
業務日報を“会社のお宝”に。職種別の日報テンプレート4選

日報が書けたら共有しましょう！

共有するメリット

日報を共有することで、メンバーがお互いの作業の進行状況を確認できます。グループのリーダーは、作業が進んでいるメンバーにはどんどんタスクを与え、逆に作業が滞っているメンバーにはヘルプを出すなど連携が取りやすくなります。

また、メンバーが直面した課題を共有すれば、他のメンバーが同じ場面でつまずくことがなくなり全体として無駄が省けます。

共有する方法（ツール）

日報を共有するには、さまざまな方法があります。しかし過去の日報に遡ることが容易で、参照しやすいという点が重要なため、紙の日報は日報の効果を最大化できません。そこで、例えばQiita Team のような情報共有ツールを使うことで日報の効果を最大限発揮できます。

このような情報共有ツールは、メンバーの作成した日報のようなドキュメントを簡単に整理して保存することができるため、メンバーの日報の共有が容易になります。

まとめ

日報の目的は生産性の向上にあります。日報はポイントを押さえて正しく書けば、作業効率がグッと上がります。そしてその日報は共有することでさらに大きな力を発揮し、チームの生産性が格段に向上します。ぜひツールを使って効果的な日報の共有を体験してみてはいかがでしょうか。