クリエイティブやマーケティングなどの分野でさまざまなプロダクトを提供しているアドビシステムズ株式会社（https://www.adobe.com/jp/）。社内の組織変更の際にQiita Teamを導入していただいきました。 社内での活用方法、特に重視しているという「1on1の記録・振り返り」についてお話を伺いました。

インタビューいただいた方

大きな組織変更に伴い、新たな情報共有ツールとして導入

さっそくですが、Qiita Teamを導入したきっかけを教えてください。

Qiita Teamを導入したのは、大きな組織変更のタイミングで情報共有の方法もちょっと見直してみようと考えたのがきっかけでした。 その時の組織変更では、コンサルタントのチーム編成が製品単位だったところからお客様のアカウント単位に変わりました。かなり大きな変化だったのですが、そのタイミングで仕事の進め方だったり、情報共有だったり、何か違う方法を模索してみようとなったんです。そのうちの1つとして、Qiita Teamを使ってみることになりました。

それまでは別のツールをつかっていたのでしょうか？

そうですね。会社としてオフィシャルに提供されている情報共有ツールはもちろんあります。今は全社としてはMicrosoftの「Microsoft Teams」「SharePoint」などが使われていますし、Qiita Teamを部署で導入した当時はSlackなども使っていました。
Qiita Teamは、それらのツールでは解決が難しい部分を補完するためのものとして、部署単位で導入しています。

社内Wikiや議事録、1on1の記録に活用。簡単に書けて振り返りができる魅力

実際にどのような使い方をしているのでしょうか？

会社のルールや社内手続きを蓄積して共有する社内Wikiのようなものや、議事録などに使っています。あと、最も活用しているのが1on1の記録ですね。

より詳細をお伺いできますでしょうか？

社内ルールの蓄積の点だと、忘れがちな申請方法とかルールとかをきちんと残しておくという使い方です。何かを申請する手続きって、半年に1回とか1年に1回くらいの頻度でしかやらないものも多くて、やり方を忘れてしまうんですよね。メンバーからも「これどうやって申請したらいいんですか？」と聞かれることも多いのですが、そういうことをQiita Teamに書いておくと、検索してすぐ見つけられます。リンク送って「これ見て、確認してみてください」で済むのでいいですね。

議事録もよくある使い方だと思いますが、部会や打ち合わせの議事録など、お互いに共有したいときはQiita Teamを使っています。 私たちの部署のコンサルタントはお客様先に行くことが多いので、出先で作業することも多く、どこからでも見られて、共同編集もできるのは便利ですね。部会に出られなかったメンバーにもリアルタイムで共有できます。

共同編集やスムーズに情報共有できる機能をうまく使っていただいているんですね。そして1 on 1にも活用されているとは素晴らしいですね。

そうなんです。私の部署では毎週もしくは隔週で1 on 1を実施しているのですが、その内容をQiita Teamに書いています。

具体的にどのように使っているのでしょうか？

1 on 1をする相手と私だけのチームを作って、そこに1 on 1の度に「何を話したか」「そのとき何を考えていたか」をもの凄くシンプルに、ほんとにメモぐらいの感覚で残しています。

これは私個人の意見になってしまうんですけど、Qiita Teamのいいところとして感じているのは、「振り返りやすさ」なんですよね。情報の共有はもちろん便利なのですが、Wiki的な機能というよりはそちらに価値を見出していますね。 Qiita Teamはとても入力はしやすく、そしてお互いに編集できて、スマホさえあればどこでも内容を見られることがいいですね。移動中にちょっと見返して「次の1 on 1までにこれ書いておいてね」みたいなこともできますし。そして何より素晴らしいのが、お互いが1 on 1で共有した内容をQiita Teamの中に書いておくことで、自分が見るだけではなく、一緒に振り返れることができるんですよね。

松原様も、メンバーの1 on 1の内容を一緒に振り返ったりするんですか？

そうですね。マネージャーとメンバーとの1 on 1って、ある意味そのメンバーのキャリアを作っていくヒストリーだと思うんです。何を考えて、どういう風に一緒にキャリアを作ってきたか、そのヒストリーが全部Qiita Teamに履歴として残っていて。1 on 1中に「半年前は何を言ってたっけ？」となったときに、履歴をスクロールダウンすればそれが書いてある。

それは、私個人としてはとても素晴らしい点かなと思っています。

特にQiita Teamを導入した後にうちのチームに入ってきたメンバーは、ほんとに最初の1 on 1の頃から記録が残っています。私は最初の1 on 1のときに「うちの会社で何を実現したいか」「どんな仕事を楽しいと感じるのか」など、その人のベースの考え方や大事にしている部分を掘り下げて、それらをホワイトボードにまとめて写真に撮って、Qiita Teamに貼り付けておくんです。

そして、例えば「ちょっと調子が悪いかな？」というメンバーがいたら、僕自身もそれを見返すんですよね。この人はどういうポイントでモチベートされるのかなどを見直すと、ヒントを得られることが多くて。そういったときにすごく使いやすいなと感じます。 もちろん、こうやって残しておけるのは、本人にとってもいいことですよね。自分で日記を書く人はあまり多くないですが、隔週での1 on 1の記録が残っていれば、なんなら「3年前の自分って何を考えていたんだろう」と見返すことができます。

情報を蓄積するための用途としての使い方は他のお客様でもよく見られるのですが、1 on 1で使い、さらに過去の経緯を振り返ることにも活用していくというケースは、これまではあまりなかった事例かもしれません。御社のようなグローバル規模の会社でこのような使い方をしていただけているというのは、非常に興味深く、他のお客様でも大変参考になるような事例だと思います。

あと、企業にとって人が辞めるって大きな問題だと思うのですが、書いて残しておくことでメンバーの気持ちの変化に気付きやすくなる効果はあると思います。実際、本人が辞めるという決断をして伝えてきたときに引き留めようとしても遅いので、そうなる前の状態で退職する可能性を早期に見つけてケアすることが大事ですが、ちゃんと書いておかないと見つけられないかなと感じています。

1 on 1の内容を振り返りやすいように残しておくことが、メンバーの気持ちの変化に早い段階で気付くための鍵になるんですね。

そうですね。もちろん今までメンバーが辞めてしまった経験もあるのですが、そういうときに1 on 1を振り返ると

「なぜこのタイミングで気づけなかったんだろう」と気付くこともあり、そういった振り返りができることも非常にありがたいと感じています。

誰でも使えるシンプルさが、情報共有の課題解決につながる

松原様が価値を感じている「振り返りやすさ」の要因はどんなところにあると思いますか？

シンプルで「見ただけで使い方がわかる」デザインの良さが一番だと思います。見た目のデザインはもちろんなのですが、シンプルで色々な使い方ができる普遍性がある部分。そういうQiita Teamそのもののデザインに大変魅力を感じていますね。

確かに、シンプルに使えるというのはQiita Teamの特徴の一つです。

私たちはコンサルタントとして多くのお客様の課題をお聞きしますが、ナレッジやスキルの共有に関しましては大半の会社で課題になっています。特に国内企業は2～3年で部署を異動していくケースが多く、頻繁に部署異動がある企業文化の中で属人化してしまう知識をどう蓄積していくかに課題があるんです。
それを解決する方法としては、プロセス管理またはツール活用に注力するなどの施策は色々ありますが、結局は役に立つ経験や知識をいかにデータとして蓄積し、かつ検索してすぐに取り出せるようにするかということが重要であり、ツールとしてのQiita Teamにはその課題を解決できる可能性があると感じています。

おすすめは、蓄積と振り返り。でも何にでも使える自由さがあるのがQiita Team

逆にシンプルすぎて困ったとか、どう使うか迷ってしまう感覚はなかったですか？

あまりなかったです。「どう使いたいか」のイメージが先にあり、それをQiita Teamで実現できるのか試してみたら、うまくいったという感覚です。

おそらく「Qiita Teamの使い方はこうですよ」というのが決まっていると、それに合わせてオペレーションを考えなくてはならない部分が出てきてしまったりするのかなと思います。その逆のアプローチで、自分たちがやりたいことにQiita Teamを当てはめていく。その中で徐々に使い方が取捨選択されていって、現在に至ります。

これからQiita Teamを導入する企業またはチームの方々に向けたアドバイスがあれば是非よろしくお願いします。

本当にシンプルに使えるツールなので、まずは自分たちが何をしたいのかを考えて、そこにQiita Teamを当てはめていくというのがやりやすいのではないかなというのが、一つお伝えできることです。

その上で、私がQiita Teamを使っている一番の理由は、マネージャー目線にはなってしまいますが、メンバーのキャリアを一緒に作り、振り返り、進んでいく過程を記録していける点において大変魅力を感じており、このような使い方にはとても価値を感じています。

過去の道を見直せるように残しておくことは、これからの道を刻んでいくための地図を作ることに繋がるんですよね。これは1 on 1などの個人はもちろんのこと、部署という単位でも同じだと思います。部署として何を達成したくて、これまで何をしてきたか、こういったことを日々蓄積していくことで、そこから「これからどうしていけばいいのか」を見い出せるのではないでしょうか。

素晴らしい御社の活用方法をお聞きできまして大変勉強になりました。取材へのご協力ありがとうございました！