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社内コミュニケーションは重要!活性化のメリットや取り組みを紹介


リモートワークが普及したことで、これまで以上に社内コミュニケーションに課題感を抱えている方も多いのではないでしょうか。

社内コミュニケーションが不足すると業務効率や生産性に悪影響を及ぼすだけでなく、社員の働くモチベーションや帰属意識の低下を招き、最終的には離職につながりかねません。

この記事では

  • 社内コミュニケーション不足によって発生する課題
  • 社内コミュニケーション活性化のアイデア
  • 社内コミュニケーションが活性化する4つのメリット

について解説します。


社内コミュニケーションとは社内で行われる情報伝達全てを指す

社内コミュニケーションはひとことでいうと、「企業に所属する社員同士のあらゆる情報の伝達・共有」です。

社員同士の業務に必要な情報の伝達からカジュアルな雑談まで、そのすべてが社内コミュニケーションと言えるでしょう。

また社内コミュニケーションは大きく分けると、次の3種類に分けられます。

  • 業務に関する情報の共有
  • 仕事に対する感情やモチベーションの共有
  • 業務に関係しないプライベートな情報の共有

自社の社内コミュニケーション状況と目指すべき理想の姿によって、打ち手も変わってきます。まずは自社の社内コミュニケーションの状況を正しく把握することからはじめましょう。


社内コミュニケーションを活性化させるメリット4つ

では、社内コミュニケーションを活性化させるとどのようなメリットがあるのでしょうか。

ここからは社内コミュニケーションを活性化させる4つのメリットについてご紹介します。

社員の士気が上がる

組織全体で一体感が醸成され信頼関係ができると、単に業務が進めやすくなるだけでなく、社員にとって心理的安全性の高い環境を作ることができます。結果として社員の士気を高めることができるでしょう。

会社という組織の中では、自分ひとりだけが高いモチベーションで働けばよいというものではありません。

組織にとって適切な量・方法でのコミュニケーションを取れることで、社員の仕事へのモチベーションを維持することができ、ひいては業務効率化や仕事の成果を高めることにも繋がります。

情報共有が円滑になる

社内コミュニケーションが活性化するということは、情報共有が円滑になるということです。意思決定までのスピードが上がり、事業の成長にも影響があるでしょう。

また、積極的な交流により、ナレッジの共有も捗ります。全社員が情報を共有しやすい風土や環境があれば、個々のスキル向上を促進したり別の視点の意見を得たりすることができます。

生産性が向上する

メンバー間で気軽に意見ができる職場環境では、タスクの進捗状況やメンバー間の業務量が把握しやすいため、結果的に生産性が向上します。

さらに、社内コミュニケーションや業務進行を管理できるツールがあれば情報が見える化され、組織全体での効率的な業務遂行が可能になります。

会社への帰属意識が高まる

上司や同僚と適度なコミュニケーションを取ることは、帰属意識の向上に影響します。

社員に対して親しみを持つことで、「もっと貢献したい」、「業績を上げたい」と、仕事への熱意が高まります。

上司と部下の上下関係だけでなく、メンバー同士の横の繋がりもしっかりと作っておくことで、組織に一体感が生まれ、各々の組織への愛着も湧くでしょう。


社内コミュニケーションの不足によって発生する問題・デメリット4つ

次に社内コミュニケーション不足によって発生するよくある4つの課題について解説します。

業務に対するモチベーションが下がる

業務中に質問や相談ができない状態を一度は経験したという方もいるでしょう。

社員や部署間でコミュニケーションが十分に取れていないと、業務でミスやトラブルが発生しやすくなり、社員がストレスを溜め込みやすくなります。

また、社員が上司や同僚など周りに助けを求めにくくなり、一人で仕事を抱え込んでしまうなど、モチベーションの低下につながる恐れがあります。

情報共有に時間がかかる

普段の業務を効率的にスムーズに行うためにはチームや部署間での情報共有が欠かせません。

円滑にコミュニケーションが取れていないことが原因で情報が十分に行届いていない場合、伝達ミスや「この話は聞いていない」といったことが起こるでしょう。結果として、しっかりと理解してもらうには、時間を要することになってしまいます。

また、情報伝達に時間がかかってしまったことで、取り返しのつかない状況に陥る可能性があります。

問題発生のリスクを下げるには、スピーディーなコミュニケーションを取れる関係や環境が構築されていることが重要です。

部署やチームを超えての連携のハードルが上がる

業務によっては自組織だけで完結せず、チームを超えて他部署と連携する必要があります。

横断的に業務を進める必要がある際に社員や部署間でのコミュニケーションが不十分だと、多角的な視点での議論や精査が十分にできません。

日頃は特に問題があると認識していなくても、いざトラブルが発生したときに説明に時間を要したり、解決のために協力を得られなかったりするかもしれません。

人間関係に不安を感じる

業務を遂行するための組織とはいえ、お互いに不安や不満を感じていれば、仕事を任せたり相談したりすることは容易ではないでしょう。そうした環境では質問や確認がしにくくなり、業務を計画通りに進められない、問題が起こっても周りが気づけない、といったことに繋がる可能性があります。

また、社員同士や他部署とのコミュニケーションが取りにくい状況では、お互いどんな業務を行っているか分からない状態が続くと、仕事の行く先が共有できず、蓋を開けてみたらお互いに全く違う方向に進んでいた、といったことも起こりうるでしょう。

一緒にビジネスをする仲間として、出来る限り良好な関係を築いておくことは、どのような場面でも良い影響をもたらすでしょう。


社内コミュニケーションを活性化させるアイディア6選

1 on 1を実施する

1on1は、部下の主体的な学びの機会となり自発的な成長を促進します。

社員の中には、業務上の失敗・成功体験を誰にも共有できず、自分の言動や、その結果起きた出来事を振り返ることができていない人も多いかもしれません。

期初の目標設定や人事評価で行われる面談形式のコミュニケーションとは異なり、1on1の場合は上司が相談に乗りながら一緒に問題解決の糸口を導き出すことが可能です。1on1は、上司からの一方的な指示や報告ではなく、気づきやきっかけを探す「対話」形式のコミュニケーションスタンスのため、従業員は自身の考えを気軽に伝えられるでしょう。

組織内のコミュニケーションを敏感にキャッチアップするために1on1を導入する企業も少なくありません。

社内イベントを実施する

社内イベントを実施すれば、社員同士で打ち解けるきっかけを作ることができるかもしれません。通常業務とは別に時間を儲け、社員同士の交流を活性化させる目的として社内イベントに取り組んでいる企業は少なくありません。

社内イベントでは、他部署・他チームのメンバーと交流することができるため、普段あまり会話をしない人同士でも交流できる場を提供できます。

新しい関係ができれば、仕事で相談できる人が増えたり新たな企画が生まれたりすることもあるかもしれません。

リモートワークが働き方のひとつとして定着している昨今では全員が集まった懇親会などの実施は難しいかもしれませんが、オンラインでもできるよ、工夫をしているという企業もいます。自社に合った方法で実施を検討してみてください。

社内報を作成・発信する

社内の動向など、社員全員に知ってほしいことを正確にわかりやすく伝えたい際に有効なのが社内報です。

社内報を発行することで、「風の噂で聞いていたな」というような内容も、丁寧にかつ広く伝えることができます。

また、自分とは関わりのない他の部署がどのような役割を担っているのか、誰がどんな成果を上げているのかを認識してもらいやすくなったり、「こういったことは、あの部署の人たちに相談すればいいんだ」などの気づきを与えられたりするかもしれません。

社内SNSを導入する

社内SNSには、グループ参加者全員がメッセージを閲覧でき、気軽にコミュニケーションを取ることができるという特徴があります。

話したことが履歴に残ったり相手のリアクションの有無を把握しやすかったりするなど、メールや電話と比較すると、よりスムーズで確実なやりとりが可能になります。

特に、リモートワークをしている企業では、同期的なコミュニケーションが取りやすいツールは社内コミュニケーションの活性化の役に立つでしょう。

バーチャルオフィスを導入する

テレワークの浸透により、実際のオフィスを構えない仮想オフィスに同じ部署やチームの社員がアバターを介して出社する「バーチャルオフィス」の需要が高まっています。

リモートワークではオフィスのように社員が集まるためのスペースがないため、認識の齟齬が生じたり、考えていることがうまく伝わらなかったりと、意思疎通の面で問題を抱えてしまうことも少なくありません。

バーチャルオフィスを導入すれば、オンラインでもコミュニケーションを取りやすく、リモートワークでも一体感が生まれるでしょう。

オフィスのレイアウトを見直す

オフィスのレイアウトを見直すことは、社内コミュニケーションを活性化させるための有効な手段のひとつです。デスク配置などを見直すことで、物理的・心理的に意思の疎通が取りやすくなり、偶発的なコミュニケーションが生まれるきっかけを作ることができます。

例えば、

  • 座席のフリーアドレス化をする
  • リフレッシュスペースを設ける

  • 会議以外で交流できるスペースを作る

などの方法があります。

オフィスのレイアウトを変更して業務内容や気分の変化によって異なる空間や座席で業務が行えるように工夫をしている、という企業も増えてきています。

どのような雰囲気にしたいか、どのような会話を増やしたいか、などを考え、配置を変更してみるのも良いでしょう。

まとめ

今回は

  • 社内コミュニケーション不足によって発生する課題
  • 社内コミュニケーション活性化のアイデア
  • 社内コミュニケーションが活性化する4つのメリット

について解説しました。

自社がどのようなことを解決したいかを整理した上で、この記事で紹介した内容の実践を検討してみてください。

社内のコミュニケーションが活性化することで、より良い組織づくりが叶うでしょう。

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