【働き方改革】在宅勤務のメリットと、導入して成果をあげるポイント

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少子高齢化にともない、労働人口が減少している社会背景の中、政府が取り組んでいる「働き方改革」。この働き方改革における重要施策の一つに「テレワーク」が挙げられます。テレワークとは、情報通信技術を活用して、場所や時間にとらわれない働き方のことです。

テレワーク自体は耳慣れないかもしれませんが、在宅勤務ならご存知の方も多いのではないんでしょうか。在宅勤務はテレワークの一つで、働き方改革の施策として注目されています。この記事では、在宅勤のメリット・デメリット、なかなか普及しない理由や導入の際のポイントなどを紹介します。

「自宅で仕事する人のマネジメントが難しい」
「在宅でできる仕事には限りがあって高い生産性が望めない」
「コミュニケーションが不足してしまいそう」

などの不安があり、在宅勤務の仕組みづくりにコストを投じることに躊躇してしまう方は、ぜひご一読ください。

働き方改革の施策「在宅勤務」とは?


在宅勤務とは、言葉の通り自宅で働けることですが、そのスタイルはさまざまです

企業との雇用契約によって、すべての労働日において在宅勤務する場合もありますし、特定の日だけ在宅勤務が許される場合もあります。いずれにしても、働く人のライフステージに合わせたフレキシブルな勤務が可能となるので、例えば介護や育児などの事情で出社が難しい場合などにおいて、この在宅勤務の制度はとてもありがたい存在です。

在宅勤務のメリット・デメリット


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在宅勤務のメリットとデメリットについて、今一度、整理して理解しておきましょう。

メリット

通勤に費やす時間やストレス・疲労を減らせる

「仕事をするためにオフィスに向かう」という目的のために、私たちは相当な時間を無駄にしています。総務省統計局の社会生活基本調査によると通勤時間の全国平均は片道38分です。

(参照:通勤時間 [ 2016年第一位 神奈川県 ]  http://todo-ran.com/t/kiji/14101)
単純計算すると往復で1日76分、週5日勤務だとして週380分(約6時間)もの時間を通勤に費やしていることになります。在宅勤務であれば、この時間をほかに使うことができます。また、通勤時間だけでなく、満員電車に乗るストレスや疲労も軽減できるので、仕事に集中できるというメリットがあります。

打ち合わせの時間が短くなる

テレワークでの打ち合わせは、直接顔を合わせて打ち合わせをするよりも効率的になるようです。直接会って会議をすると「せっかく顔を合わせるのだから」と、アレもコレもとつい長々と話をしてしまいがちですが、WEBカメラなどで画面越しに会話をすると要点のまとまったやり取りをするようになります。

業務の効率化

自宅で仕事をするので、オフィスにいる時のように不意の来客などで作業を中断することがありません。勤務時間のすべてを自分のタスクに集中させられるので、業務効率が向上します。

住む環境の選択肢が広がる

「家賃より、通勤時間の短さの方が優先度が高い」と考えて、通勤に便利な会社の近くに住む場所を選ぶ人も多いでしょう。しかし在宅勤務により自宅で作業が可能になれば、通勤時間を気にせず、好きな場所に住むことができます

例えば、「子供ができたので自然豊かな郊外で子育てをしたい」といった人が、通勤の都合で一番住みたい場所をあきらめるということもなくなります。

ワークライフバランスにあわせた働き方ができる

例えば、子供を保育園にあずけてから自宅に戻って作業を開始し、夕方、子供を迎えに行くのに作業を中断、再び自宅に戻って作業をするといったように、在宅勤務ならそれぞれの都合にあわせた自由な働き方が可能となります。家族と過ごす時間にゆとりが生まれたり、仕事のためにプライベートの都合が左右されたりすることが少なくなります。

デメリット

働き方が自分次第なため、働き過ぎてしまうことも!

在宅勤務はまわりに管理する人がいないため、メリハリなく延々と仕事をしてしまう可能性があります。気付いたら長時間労働してしまったということがないように、オフィスで働いているときよりも自己管理が求められます。

オフィスの状況が分かりづらい

オフィスで何が起こっているのかはオフィスに行かないと分かりません。また会社のメンバーと気軽にコミュニケーションが取れず、疎遠になってしまう可能性があります。

在宅勤務が普及しない理由


働き方の多様化にともなって、在宅勤務を導入する企業も増えているかと思いきや、総務省「地方創生と企業におけるICT利活用に関する調査研究」(平成27年)の調査結果によると
現在テレワークを導入している企業は全体のわずか7.9%しかないことが分かっています。

なぜ導入が進まないのでしょう。その要因が以下です。

在宅勤務を希望する人のマネジメントができない

上司が部下の仕事の管理をする際に、在宅ではコミュニケーションが不足し、「報・連・相」も滞ってしまうのではないかという不安があるためです。在宅勤務を希望する人の普段の働きぶりから、「監視下になくても、変わらない働きぶりをするだろう」という信頼を得られていないと、在宅勤務導入は難しいのかもしれません。

在宅勤務の仕事の体制が整うと、いつでもどこでも仕事ができてしまうため、際限なく働けてしまう
本来、在宅勤務も定時を過ぎて働けば、オフィスで作業した時と同様に残業代の対象になりますが、在宅勤務のワークスタイルを取っている人は、「いつの間にかプライベートの時間にも作業していた」、「ただでさえ在宅勤務にさせてもらっているのに、残業代を請求するなんて図々しいのではないか」などと考えて、残業代を申請することに躊躇してしまう人もいるようです。

在宅勤務では「仕事をちゃんとやっている証拠として、成果しっかり出さなければならない」という無言のプレッシャーを感じ取り、長時間労働が発生してしまうのかもしれません。

自宅では集中できない

自宅にいると、仕事モードのスイッチが入らないので、業務に集中できないのではないかと考える人もいるでしょう。

在宅勤務導入を成功させるためのポイント


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なかなか導入が進まない在宅勤務ですが、導入に踏み切る際、どういった点に注意していけばよいのでし
ょうか。ポイントをご紹介します。

在宅勤務制度をきちんと波及して機能させる

在宅勤務を導入するとき、最初に土台としてしっかり決めておかないといけないのは
対象者と期間です。在宅勤務の許可をもらうときにクリアしなければならないポイントをあらかじめ定めましょう。

在宅でもオフィスと同等の働き方ができる環境を作る

在宅勤務を導入する際には、在宅勤務用の仕事を作らなければならないのではないかと思いがちですが、そうではありません。在宅勤務用に新たな業務を作っていてはとても生産効率が悪いので、いつもオフィスでやっている業務と同じタスクを在宅でもできるように業務のやり方を変えることが重要です。在宅でも情報を共有しやすいオンラインツールなどを導入すると、容易に環境を作れるのでお勧めです。

在宅勤務を管理する仕組みを検討する

社員が監視下にないため、業務を管理しにくいという考えは捨て、情報共有ツールなどで、「行った業務」、「進ちょく状況」などを随時報告するようにして管理してみてはいかがでしょうか。

コミュニケーションの取り方を検討する

在宅勤務に切り替え、オフィスに行かない生活を続けるとどうしてもオフィスに行っていたときと比べてコミュニケーションが不足してしまいます。社内の状況も把握しにくい、在宅勤務の人に向けて社内情報が得られるような日報や週報をオンラインで共有する仕組みを整えると良いでしょう。

モチベーションが維持できる環境を用意する

在宅でオフィスに行かずに仕事ができてしまうと、緊張感が薄れてきてしまいます。モチベーションを維持するにはチームで仕事をしているという意識付けをするために、メンバーが集中して仕事をしている様子が見えることがこの問題の解決策です。WEBカメラを導入して常時接続しておくといったやり方もあります。

まとめ


在宅勤務にはデメリットももちろんありますが、ワークライフバランスが改善したり、通勤に関する精神的・肉体的負担を減らすことができたりなど、メリットもたくさんあります。今回ご紹介した在宅勤務の導入の際のポイントを参考にしながら、ぜひ在宅勤務を検討してみてください。情報共有ツールやオンライン時間管理システム、WEBカメラなどのITツールを利用するとスムーズに進みます。

会社での情報共有がうまくいかない!見落としがちな問題点と改善策

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会社での情報共有にお悩みではありませんか?情報共有がうまくいっていない会社で、よく耳にするのが以下のような課題です。

課題を解決するのに時間がかかり、プロジェクトが進行しない
上司と部下の間でコミュニケーションの壁がある
部門間での連携がない

こうした課題のすべてが生産性の向上を阻害する原因となります。

より生産性の高いチームを目指すためにも、会社での情報共有は欠かせないのです。
「会社での情報共有がうまくいっていない」という方は、いま一度、情報共有のあり方を見直しましょう。

この記事では、会社での情報共有をより良いものにして業務を効率化するためのヒントをご紹介します。

組織やチームの生産性向上を目指しましょう。

会社内の情報共有の不足がもたらすデメリットとは?

まずは会社での情報共有の不足がもたらすデメリットと重要性を理解することが大切です。

「社員Aに情報Xを伝えなければいけなかったが、伝え忘れてしまった」という簡単な事例を元に、情報共有の不足がもたらすデメリットと重要性を紹介します。

  • チームワークの悪化

情報共有を怠たり、情報の伝え漏れがあると、「意図的に情報を教えてくれなかったのではないか」、「十分に情報を提供してくれていない」などと、ネガティブな思考に陥ってしまう社員もいるはずです。

結果として情報共有の不足や遅延がチーム内の信頼関係を損ねる原因となってしまいます。

信頼関係が損なわれると、社員が働くモチベーションの低下につながり、場合によっては離職に至ることもあるかもしれません。

貴重な人材を流出させないためにも適切な情報共有が必要なのです。

  • 生産性が悪化する

情報が伝わらなかった社員は、その情報が伝わらなかったがために、他の社員に遅れを取ってしまう可能性があります。

一人の社員の業務の遅れは、まわりの社員の業務にも影響を及ぼし、組織やチーム全体の効率が下がり、生産性が悪化します。

 

なぜ会社での情報共有がうまくいかない?

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情報共有がうまく行われなかった結果、チームワークや信頼性の悪化に繋がってしまうのですが、では、そもそもなぜ会社での情報共有がうまくいかないのでしょうか。

どこに原因が潜んでいるのでしょう?

まずは、

  • 社員が情報共有に重要性を感じていない

という原因が挙げられます。

「たかが情報共有」と軽く捉えていると、効率の良い情報共有の環境を用意しても、社内で十分に活用されない可能性があるのです。

社員全員で今一度、情報共有の重要性を理解し、意識した上で情報共有を行うことで、より良い情報共有が実現します。

  • 情報共有の仕組みに改善の余地がある

目的ごとに異なる情報共有ツールを使って情報共有していませんか?

例えば、「部署Aでは議事録はメールで作成し、それを社内メーリングリストで配布している」が、「部署Bでは、Wordで作った議事録を配布している」といった、部門ごとにバラバラな方法を取っていることがあります。

もしも別の部署とのやりとりがあった場合、情報共有の方法の違いが原因で、部署間での情報共有がスムーズにいかなくなるのではないでしょうか。

部門や業務の目的ごとに、異なるツールで情報共有を行うと、情報が一元管理できないため、仕事の業務効率を悪化させる可能性があります。

また、会社の規模に適していない情報共有の仕組みを実践してはいませんか?


会社の規模や状況により、会社に適した情報共有の方法を実践するのも大切なポイント
です。

例えば、数人しかいない会社ならば、情報共有は朝礼やメールなどで済むので、情報共有にかけるコストは最低限にすべきですが、大規模な会社は情報共有のミスが業務の致命的なミスにつながるので、情報共有にもそれなりにコストをかける必要があります。

今行われている情報共有の方法やコスト感が、自身の会社の規模・レベルに適しているものなのか見直してみましょう。

 

会社での情報共有する際に配慮するポイント

会社での情報共有がうまくいかない原因を洗い出したら、情報共有を円滑にする施策を実践していきます。

会社での情報共有を円滑に行う際に配慮するポイントが以下です。

情報共有の重要性を会社全体で理解する
情報を一元管理し、情報の分散を避ける
会社ごとに適した情報共有の方法を用いる

これらのポイントに併せて、会社内の情報共有の仕組みを会社に定着させることが重要なポイントです。

会社の情報共有の方法を見直し、効果的な情報共有ができるような仕組みを作れたとしても、その情報共有が効果的かつ継続的に、社員に利用されなければ意味がありません。

「情報共有をしてくれたら、常にそれに対してフィードバックを行う」、「チームリーダーが率先して情報共有を活用する」などのルールを定めれば、情報共有へのモチベーションが向上し、情報共有が会社で定着することでしょう。

加えて、社員の情報共有量を管理することも重要です。

人それぞれアウトプットの量は違います。情報を熱心に多く共有する人もいれば、必要な時だけ情報を共有する人もいます。

「いつ情報共有すればいいのか」、「どのようなことを共有すればいいのか」などの簡単に情報共有できるコツを提供して、情報共有に及び腰になっている社員を減らしましょう。

 

まとめ

会社での情報共有の不足は組織やチームの生産性の低下を招く可能性があります。

「たかが情報共有」と軽視せずに、会社全体で情報共有に対する理解を深めましょう。

「情報共有の重要性を会社全体で理解し、意識した上で、自身の会社にあった情報共有を実践する。実践にあたっては、会社で情報共有が定着するように工夫する」ということが会社での情報共有の重要なポイントです。

情報共有を円滑に行い、会社の生産性を向上させましよう。

最適な情報共有ツールを選ぶための3つのポイントとは!

職場のコミュニケーション活性化、チームや部署間のスムーズな連携などを実現し、ビジネスに生産性をもたらす情報共有ツール。

導入してみようと思うものの、「たくさんの種類があって選べない」、「どいった視点で選べばいい?」といった悩みを抱えている方もいるのではないでしょうか。そこで、この記事では、情報共有ツールを選ぶ上で抑えるべきポイント を共有できる情報・公開範囲・料金体系といった観点でまとめました。

何が共有できるか

情報共有ツールを選ぶにあたってまず必要なのは、 “何が”共有できるのか を知ることです。具体的には「テキスト」、「ドキュメントファイル・画像や動画」、「テンプレート」、「コメントや絵文字」といった要素になります。

  • テキスト
    • プレーンなテキストのみなのか、太字・見出しなど書式設定を含めたリッチテキストも可能なのかを検討します。
  • ドキュメントファイル・画像や動画
    • ExcelやPDFなどのドキュメントファイル、画像や動画などのファイルをアップロードできるか、またどの程度までの容量を共有できるのかも検討します。
  • テンプレート
    • 見落としがちなのがテンプレートの共有 です。日報や報告書など、テンプレートを設定できると、記入する側も、読む側もとても楽になります。 テンプレートは書きやすく、読みやすくしてくれる一石二鳥な機能 です。
  • コメントや絵文字
    • 共有した情報に対してコメントや絵文字が使えると気軽にコミュニケーションが図れるようになります。

対応端末

職場のPCがMACとWindowsが混在しているなら両OSに対応している必要があります。社外からの利用が多い場合は、AndroidやiOSなどのスマホ・タブレットから操作できるのは必須でしょう。また、スマホやタブレットでの操作性の確認も大切になります。

アカウントの管理

既存アカウントが使えるか

大抵の情報共有ツールはアカウントの作成が必要になります。このとき、googleアカウントなど、すでに利用しているサービスのアカウントを使える情報共有ツールもあります。すると新たにIDやパスワードを考える必要がないので、パスワードを忘れてしまったなどのトラブルを回避できます。

公開範囲・権限設定の自由度

部署によって共有する情報を分けたい場合や、人事関連の機密情報など同じ職場であっても関係者以外には秘匿したい場合もあるでしょう。そこで グループ機能の対応も確認しておきましょう。グループ設定の確認事項を以下にまとめます。

  • 公開範囲を自由に設定できるか

「情報を”誰に”公開するかの設定」の自由度。グループ単位での設定しかできないのか、個人単位でその都度設定ができるのかです。人事情報などの機密性の高いグループに関しては、共有された情報だけでなく グループの存在自体を隠す ことができるのかも考慮します。

また 退職した人のアカウントの扱い にも気を付けます。退職した人が内部情報を閲覧できないようにするのは当然ですが、アカウントを削除したことで、退職した人が作成した過去の投稿が見えなくなるのも困ります。アカウントを削除した場合に過去の投稿はどうなるのかも確認しておく必要があります。

  • 権限を自由に設定できるか

閲覧やコメントはできるが編集は不可 といった、共有された情報に対する権限をどのように設定できるかも確かめましょう。

  • グループメンバー管理の方法

業務においては、参加の際に承認を必須にするべきですが、職場内の趣味サークルのようなカジュアルなグループであれば、承認を不要にして参加へのハードルを下げたいところです。また、グループの 管理権限 が一人だけなのか、設定次第で複数人が持てるのかもチェックしておきましょう。グループ参加者の承認方法、管理者の設定、この2点を確認しておきましょう。

料金体系

情報共有ツールには無料サービスもありますが、 無料サービスはある日突然終了する恐れ があります。職場で使うのであれば、サポートや性能を考慮して有料サービスをオススメします。有料サービスは長く運営されているものならば多くの場合信頼性が高く、一般的に無料のものよりも高機能、、セキュリティへの配慮があり、動作が保証されている点がメリットになります。

料金体系についてもあらかじめ確認しておきましょう。有料のサービスには、一括払いと定額制があります。1年分一括で払うと割安になるケースもあります。

クラウド型サービスでは、1アカウントを1人とする料金体系だけでなく、1アカウントを数名の1グループとしたり、数十人・数百人・数千人といった組織単位にしたりなど、利用人数に合わせて、さまざまな料金体系が用意されています。

これらの違いを加味して、 自分たちの職場の規模や目的にもっとも合ったサービスを選びましょう。

サポート体制

トラブルや使い方が分からない時に、サポートがどれほど充実しているのかを確認しておきましょう。海外製のサービスはメニュー名が全て英語であることで利用のハードルが上がります。日本語でのサポート

また、日本製の情報共有ツールでも、 メール対応・電話対応・チャット対応 などさまざまなサポートがあります。電話対応が一番心強いですが、サポートセンターの人件費などによって料金が高くなる傾向があります。

いかがでしたか? 情報共有ツールは世の中に溢れるほどありますが、こうやって一つ一つ条件を絞っていけば自分たちの職場に最適な一つが見つかるのではないでしょうか。

まずは無料お試しを利用しましょう!

判断すべき項目が多すぎて結局何がいいか分からない!という方には、無料お試し期間を用意しているサービスを 実際に使ってみることをオススメします。

新しいものというのは使ってみて初めてその便利さが分かる ものです。新しいものに触れられる機会は積極的に使っていきましょう。

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投稿数が7倍に。
ジャストシステムの若手チームが
取り組んだ事業
部間の情報共有

社内の問題を解決する若手中心チーム「Tech Factory」で取り組んだ「事業部間の情報共有」

ー若手中心に社内の問題解決をする取り組みとして「Tech Factory」という活動をされているとお聞きしました。

手塚さん:最初はわりと突然呼ばれました(笑)
呼ばれていってみると、若手中心に3ヶ月程度のスパンで特命的に社内の課題解決に取り組む、事業部横断の活動だということでした。せっかくなので、長年の課題である「情報共有」についてやってみようか、ということで課題を設定しました。

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手塚さん

宮崎さん:ジャストシステムでは事業部制をとっていて複数の部署があるのですが、各事業部間の情報共有に壁を感じる状況が長年続いていました。壁を壊すべきだ、という話はこれまで何度も出てきていましたが、なかなかできていなかったのがこれまでの状況です。

mr.miyazaki

宮崎さん

ーTech Factoryのメンバーとしても、「事業部間の情報共有」には課題を感じていたんですね。

大長さん:そうですね。あるフロントエンドの担当になった時、ツールも何もかも一から自分で調べて導入するという状況があって、「なんでこれまとまってないんだろう…」という事がありました。そんな時は「情報共有」されていないな、という感覚を持ちましたね。

mr.onaga

大長さん

ー「情報共有」を課題に取り組むにあたって、なぜQiita Teamを選ばれたのでしょうか

手塚さん:ツールの選定では「何を共有するのか」「なぜこのツールが自社にあっているのか」など、社内で相当突っ込まれながら調整していきました。

esa.ioやconfluenceとも比較していたのですが、当時は情報共有する文化がないところからのスタートということもあり、とにかくシンプルに情報共有できることを最優先に検討したかったんです。そう考えたとき、普段Qiitaを使っていた経験から、まずはQiita Teamを試してみたいと思いました。 試用期間中はTech Factory内の情報共有も実際にQiita Team上で行い、シンプルな情報共有体験にはみんな納得できていました。

大長さん:あとはWYSIWYG的な入力は嫌だなという気持ちもあったので、Markdownが採用されている点も良かったです。社内的にもGitlabで慣れているので困ることはないだろうなと。

ー導入を進めるなかで苦心した点はありますか?

手塚さん:やはり情報共有は長年の課題でもあったので、「みんなに使ってもらえるかどうか」という点が不安でしたね。
感触を知りたかったので、社内で先行公開という形で使ってもらっていたメンバーにアンケートをとりました。

結果としては30%強が実際に投稿していたり、導入の効果も全員が感じたという回答があるなど、かなり良い反応がありました。

これを示すことで、社内にもその効果を納得してもらうことができましたね。

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アンケート結果

手塚さん:検討初期の段階から、Tech Factoryのメンバーが「どういう考えでQiita Teamを導入するのか」というポイントを他のメンバーにも見える状態でシェアできていたので、 そのあたりが伝わっていたことも良かったかも知れません。

WordPressからQiita Teamへ変えて投稿数が7倍以上に

ーでは、具体的な導入後の効果をお聞かせください。

手塚さん:まず量的な部分をご紹介します。Qiita Team導入以前は、ストック型の情報共有にWordpressを使っていました。
ただ、記事を書いても特にコミュニケーションが起こるわけではなく、どんどん投稿が減ってしまって一ヶ月に5〜6記事の投稿に留まっていました。

Qiita Team導入後は一ヶ月にトップページのフィードが2〜3ページは埋まる状態で、件数にすると毎月4〜50件は投稿がある状態になっています。
いいねやコメントもコンスタントに行われていて、Wordpressの時のように
「どんどん使われなくなっていってしまうのでは」という懸念は払拭されました。

手塚さん:質的な面でも変化がありました。 例えば社内勉強会の募集記事が上がって実際に開催される動きなど、以前は無かったことです。

また、社外のイベントに参加したレポート記事などもあがって来るようになりました。

このあたりは、社外イベントへの参加や勉強会開催の推奨など、全社的な
技術力向上に向けた施策ともうまく噛み合っているところです。

宮崎さん:元々は部署によって社外イベントへの参加を推奨したりしなかったり…というところがあったんですが、全社の取り組みと合わせてQiita Teamでのこういった投稿も文化の横展開のきっかけになったと言えるんじゃないかなと思います。

手塚さん:他にも、こんなツールを使ってみたよという紹介記事もよく書かれていて、紹介されるツールが本当に便利でありがたいです。これは初期の段階からテンプレート化して投稿を促しています。
A/Bテストで売上何十%あがったみたいな記事にも反応があり、みんな面白く見ているようです。

それと、やはり技術的な事に関する記事が増えたことですね。

導入前、そういった技術情報は各チーム内で多少シェアされる程度でしたが、部署を横断した場であるQiita Team上にも出てくるようになりました。 特にAWSの運用やCIまわりの運用など各チームで違う使い方をしている部分の情報がシェアされることで、他チームの取り組みを知れて盛り上がっています。

中には応用統計とかアカデミックなネタの記事を上げてくれる方もいて、ちょっと難解なんですが(笑)面白いなーと思って見ています。

大長さん:社内システムの移行が行われた時には、「移行を乗り切るノウハウ」という記事を共同編集にしてみんなでアップデートしていったこともありました。
マニュアルは用意されているんですが、それだけでは環境依存な部分などつまづくシーンが出てくるので、そういう状況がでてくるたびに更新するというような使い方でした。

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手塚さん:現状8割超はアクティブにアクセスしていて、書いたら見てもらえてフィードバックももらえる、という状態にはあると感じています。
ただ、投稿してくれるメンバーの偏りについてはまだ課題感もあります。

向き不向きもあるところですし、草の根的に徐々に増やしていくことを考えています。

最後に、今後Qiita Teamをどう使っていきたいか、どういう点に期待しているか教えてください

手塚さん:Qiita Teamでの情報共有を当たり前のものにしていきたいなと考えています。気になったことや調べたこと、勉強会で知ったことなどを、自分の中にためず広めていって知識を共有していきたいです。

大長さん:みんなが内心「こうしたらいいのに」と思ってることをどんどん書き込んで共有できれば、それに共感した人で状況を動かしていけると思います。みんなネタは持っているはずなので是非書いて欲しいですね。

宮崎さん:エンジニアの特性とQiita Teamって相性がいいなと。喋るのが苦手な人もいますが、そういう人でもどんどん書ける、人の活性化のきっかけとなるのが良いところかなと思っています。

それとたまに言っているんですが、自分たちは組織上小さすぎず大きすぎずちょうどよいのではないかと。

社長やCDO(最高開発責任者)も決して遠い距離ではないし、開発以外の職種も近くにいて、それぞれと切磋琢磨しながらいいものをこだわって作っています。
その中でも我々エンジニアリングの部署が、ひとりひとりちょっとずつでも実力アップして、切磋琢磨の中で「どうだいいものつくっただろう!」って言えるような勢いを出せると、社内全体いい方向に向かえると思っています。 情報共有の課題は10年来抱えてきたものですが、今後Qiita Teamを通して流れが加速していくといいなと思いますね。

というわけで、まだまだやりたいこと、やれることが沢山あるので、仲間も募集しています(笑)

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おわりに

若手中心のアクションによって、長年の課題解決に向けた大きな一歩を産みだされたジャストシステムさん。Qiita Teamのようなツールの導入では、チーム全体の協力や共感が不可欠です。「Tech Factory チーム」がうまくまわりを巻き込むよう動けたところが今回の成功のポイントなのかもしれません。

またお話を伺っていると、社内から「こいつらならやってくれるだろう」という信頼感を受けて取り組まれていたようです。単に若手にやらせるということだけでなく、CDOはじめとした社内の体制がそのアクションを信頼し支援する、トップダウンとボトムアップが噛み合った、ジャストシステムさんの「チーム体制」を垣間見ることができたのが印象的でした。
あなたのチームはどんな体制で取り組んでいますか?

会社概要

今回ご協力いただいた企業株式会社ジャストシステムさま
ご担当者宮崎さん
大長さん
手塚さん
ご利用されているプランExtra
利用人数約180人
ご利用開始年月2015年9月
会社概要https://www.justsystems.com/jp/

マインドマップで得られる3つの効果とは

マインドマップ効果

「新しい知識を整理するのが苦手。」、「膨大な情報がごちゃごちゃしていて解決策が思いつかない。」

そんな方におすすめしたい解決法が「マインドマップ」です。

この記事では

  • マインドマップの目的や特徴
  • マインドマップの書き方
  • マインドマップで得られる効果

をご紹介します。

マインドマップとは?

マインドマップは、 人間の脳の思考を図にした表現方法です。

人間の脳の構造を「出来る限りそのまま再現したもの」ですので、発想力や記憶力を高められるとも言われています。

まずは、マインドマップの特徴と作成する目的を解説します。

マインドマップの特徴

マインドマップの最大の特徴は、 瞬時にビジュアルに訴えかけるような構造です。

テーマとなる大きなキーワードを中央に配置し、そのテーマから連想されるキーワード・アイデアを枝のように分岐させながら広げていきます。

完成すると大きな木のようになることから「メモリーツリー」「アイデアツリー」と呼ばれることもあります。

マインドマップを作る目的

マインドマップを作成する目的は、アイデアを発散・整理することです。

またマインドマップを作成する過程で記憶力や発想力、理解力を高めるとも言われています。

これはマインドマップを作成する際、関連付けられたキーワードを連想・想像しながら自分の思考を増やしていくためだと言われています。

マインドマップは人間の頭の中にある複雑なアイデアを整理するような使い方とアイデアを発散するような使い方の2つの使い方が存在しているとも言えます。

マインドマップの効果的な書き方

ここでは紙を使用した場合のマインドマップの効果的な書き方をご紹介します。

用紙の中央から始める

まず、大きなテーマとなるキーワードを用紙の中央に置きましょう。

これは連想するキーワードや情報をキーワードの周りに書き込めるようにするためです。

あとから別のキーワードが頭に浮かんだ際に書き込めるように、少し余白を作りながらマインドマップを展開していきましょう。

発散するためにマインドマップを作成する場合は、アイデアをまとめることを考える必要はありません。あくまでマインドマップは頭の中ででたアイデアやキーワードを発散して、思い浮かんだらどんどんアイデアを書き足していきましょう。

抽象から具体に向かって枝を広げる

中心から外側に向かって、抽象的なキーワードから具体的なキーワードになるように、マインドマップを広げていきます。

歴史>日本史>戦国時代>織田信長>天下統一

上記のように「歴史」という広く抽象的な言葉から、「天下統一」という具体的なワードへと少しずつ範囲を狭めていきます。

具体へ向かってキーワードを増やしていくことで、 マインドマップはスムーズに展開できるのです。

アイデアをどんどん追加する

頭に思い浮かんだアイデアは漏らすことなくどんどん書きましょう。

先ほども説明したように、マインドマップは頭の中ででたアイデアやキーワードを発散するためにあります。

マインドマップを見て振り返り、あとから考えをまとめて整理すれば良いのです。

マインドマップで発散した後にマインドマップを使いながら整理するという方法もありますが、情報に抜け漏れをなくすためにはロジックツリーを活用することが多いです。

マインドマップで得られる3つの効果

マインドマップで得られる3つの効果

では、マインドマップを効果的に活用することでどのような効果が得られるのでしょうか。

1. 思考・アイデアが広がる

マインドマップを作ることで、思考やアイデアが広がる効果が期待できます。

枝が分岐するように単語を展開していくのですが、この作業が「連想」を生むからです。

ある単語から関連する別の単語を連想することで、頭は常に「何かを考えている」状態になります。

連想することで思考能力が高まるので、日常的にアイデアが浮かんできやすくなるのです。

2. 全体を俯瞰することで問題解決につながる

仕事をしていて何か問題にぶつかった際、その解決策を模索するのは当然です。

考え込んでいるだけでは解決せず新たな問題が生じて頭を悩ませるという

ような悪循環に入ってしまうと、いいアイデアはなかなか出てきません。

そんな時に役に立つのがマインドマップです。

出てきた問題を単語ベースで次々と展開していきます。 マインドマップを完成させてマインドマップ全体を俯瞰して見たとき、解決策が一気に思い浮かぶことがあります。

この全体を俯瞰する作業がとても大事なのです。

問題や課題は他の多くの要素と繋がっています。

そのため、全体を見直すことができるマインドマップを作ることで、一見関係ないように思える要素が繋がり、問題解決に近づきます。

3. 短時間で記憶力がアップする

メモを取ったりノートを取ったりすれば、それだけ時間がかかります。

試験前に暗記したいなら、さらに時間を割かなければいけませんよね。

一方、マインドマップは単語と単語をひたすらつないでいくため時間がかかりません。

単語と単語を繋いでいく際に、どのような関係があるかを意識してつなげることで効果は上がります。

単純な書き写し作業ではないため、マインドマップを作りながら勉強するのも1つの手段です。

復習するときに「この2つってどうやって繋がったんだっけ?」、「勢いで考えたけど、これは別のキーワードとも関連があるなぁ。」と疑問に感じたり、思い出そうとするとき人間の記憶力は向上すると言われています。

マインドマップは、あなたの日常を豊かにする

  • マインドマップの目的や特徴
  • マインドマップの書き方
  • マインドマップで得られる効果

をご紹介しました。

マインドマップを作成することで、問題解決に近づき、論理的な思考法も身に付きます。

何のためにマインドマップを作っているのか、目的をしっかりと意識しながら作ることで、今日からの物事の捉え方が変わるかもしれません。

クラウドサービスを使って日報を共有しよう

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日報の重要性は理解しつつも、日報の作成や共有を面倒だと思う人は多いのはないでしょうか。そこでお勧めなのが、日報の作成や共有の手間が短縮できるクラウドサービスの利用です。この記事では、紙やメールでの日報の作成・共有をクラウドサービスに変えることによって、どのようなメリットがあるのかご紹介します。

そもそも日報を実践する目的は?

日報を実践する目的は、2つ業務の可視化社員の成長にあります。

仕事の進捗や社員の活動を把握する

管理者にとっては、業務進捗の把握、顧客の意見の吸い上げ、問題点の洗い出しと部下への指導の参考にするといった用途で日報を使うことが多いかと思います。

日報は成長に最適なツール

ただし、その日行った業務をただ記述するだけでは、日報はただの「社員監視ツール」になってしまいます。

客観的に、仕事における自分のパフォーマンスを振り返り、反省と改善点を洗い出してネクストアクションの整理する。この一連の流れを日報を使って行うことで、社員の成長を促進させることができるでしょう。

クラウドサービスを使って日報を作成・共有する利点

日報の作成が「いつでも・どこででも・どの端末ででも」できるようになる

紙やメールによる日報では、「会社に戻って紙の日報に記入する必要があったり、PCを立ち上げないとメール日報が書けなかったりするので、出先から帰社しなければならない」といった手間がかかります。こういった悩みを解消するクラウド化の利点として「どこにいても(出張先など)」、「いつでも(移動中など)」、「どの端末からでも(タブレットやスマホから)」、日報を共有でる利点があります。

またいつでも利用できるということは、ちょっとした空き時間に日報を作成できるということになり、例えばメモのように都度、情報をサッと記入しておけば、書き漏れも少なくなります。

日報を誰が提出したのかを把握しやすくなる

メールや紙の日報では、誰が提出しているのかが分かりにくく、確認するのに時間がかかってしまいます。しかし、日報をクラウド化すると、日報の管理がクラウド上で一元化され、紙やメールの日報のように提出状況の把握に時間をかけることなく、リアルタイムにフィードバックが行えるようになります。

日報の「クラウド化+共有化」は生産性向上につながる

cloudShare

日報をクラウド化することで、時間と手間の短縮につながり、紙やメールの日報からの一歩前進と言えるでしょう。加えてクラウド化した日報は、共有化することによって生産性向上につながる大きな武器となるのです。そのいくつかを次にご紹介します。

縦・横の連携でスムーズな業務を行えるようになる

紙やメールの日報では、確認するのは上司だけで、情報の流れが一方通行になりがちです。しかし、クラウド化によって日報を共有することで、各々の業務内容をチーム内や各部署の人が見られるようになります。日報には、取引先が今どんなことを望んでいるのか、どの段階まで交渉が進んでいるのか、といった情報が記されています。

こうした情報が共有化されると、次の打ち合わせに必要な資料や、交渉をスムーズに進めるためのアイデアなどを、チームや部署のノウハウを集結してあらかじめ施策として用意できるようになり、顧客のニーズに的確に応えられるようになります。

日報を共有して社内のコミュニケーションを活性化

日報を共有し、それぞれの業務内容や進捗情報を共有化することによって、さまざまな人からのアドバイスがもらえます。多様な視点からのアドバイスを得ることで、自分では気が付かなかった解決法も見出せるようになるでしょう。

自身が困っていることや、ヘルプの要請なども日報に記しておけば、お互いをフォローし合うことができます。社内でのコミュニケーションが活発化することで、社員同士の結束力も固まっていきます。

日報を共有して、より良い働き方を手に入れよう

日報は毎日の業務なので、効率化することでいろいろなメリットが生じます。

今まで日報に割いていた時間が短縮されることによって、他の業務に充てる時間が増え、長時間労働の防止になります。社員は、プライベートに充てる時間が増え、しっかり休息を取ってリフレッシュすることによって、仕事への意欲もアップ。社員の仕事への取り組み方がいままでと変わり、より良い働き方の実現にも貢献するでしょう。

日報の共有は業務の効率化に加え、より良い働き方を実現するためにも重要なのです。

まとめ

日報には大切な情報がたくさん詰まっています。ただ書いて提出するだけだった日報も、共有することによって、業務を円滑に進めるための大きな武器になります。日報をクラウド化して効率的に進めることは、時間や手間を削減でき、生産性向上の重要なポイントとなります。

【相手に伝わる】メール日報の書き方6つのポイント

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ビジネスパーソンには欠かせない業務日報。

情報共有の観点から大事な役割を担っている業務日報ですが、いざ書き始めると「どのように書けばいいかわからない…」と途方に暮れてしまう人もいるのではないでしょうか?

そこで今回は、メールを利用した業務日報の書き方の「コツ」を、メール日報のメリット・デメリットと合わせて、ご紹介します。メール日報を読む人がスムーズに内容を理解できるように、ぜひ書き方の「コツ」を守って、より良いメール日報を作成しましょう。

メール日報の書き方の「コツ」

タイトルには自分の名前と、日報という文言を入れる

メール日報で一番重要なのは、読む人の目線に立つことです。日報は、送った相手に読んでもらわなければ意味がないからです。
書き方のコツとしては、タイトルには必ず「自分の名前」と「日報」という文言を入れること。このコツを抑えることで、自分の送った日報が、大量のメールに埋もれるのを防ぐことができます。また、読む人も後から検索がしやすくなり、管理がしやすくなります。

日報のテンプレートを利用する

メール日報の書き方として、決まったテンプレートを利用すれば、何を書こうか悩む時間を省くことができ、日報を書くのが楽になります。書く項目については、事前に上長と意見をすり合わせておきましょう。

端的に短い文章でまとめる

ダラダラとした長い文章は、読む人に内容を理解されないだけでなく、ムダに時間を奪ってしまいます。そのため、メールで日報を書く際には、必ず端的に短い文章でまとめましょう。何を言いたいのかを簡単に書き出して、明確にした上で日報作成に取り掛かることをお勧めします。

箇条書きを利用する

メール日報での箇条書きは、ポイントを分かりやすく伝える役割を果たします。読む人に短時間で内容を把握してもらうためにも、メール日報の書き方として、箇条書きを効果的に使いたいですね。

業務内容は時系列に書く

業務日報とは、そもそも「その日に何を行ったかを報告する」ものです。時系列にまとめていれば、読む人も1日の流れを把握しやすくなるため、メール日報の書き方として抑えておきたいポイントです。

客観的事実と自分の意見は混同させない

客観的事実と自分の意見が混同しているメール日報は、読んだ時に「事実」か否かが判断しにくくなってしまいます。そのため、客観的事実は<報告>、自分の意見は<所感>といった風に、分けて書きましょう。

業務日報をメールで書くメリット

低コストで導入できる

メールの本文に業務日報を書くのが、メール日報の書き方です。そのため、メールアドレスを持っている社員であれば、日報作成時に追加費用が発生しません。もちろん、費用をかけて日報専用のサービスを導入することも選択肢のひとつではありますが、メール日報の導入の方が低コストなので手軽に始められます。

誰でも簡単に始めることができる

ビジネスパーソンであれば、一度はメールを利用したことがあるでしょう。そのため、研修やレクチャーをせずとも、簡単かつスピーディーに日報作成をスタートさせることができます。

業務日報をメールで書くデメリット

他のメールに紛れてしまいがち

毎日何十通、多い人だと何百通と届くメール。タイトルに「日報」という文言を入れることで、少しは解消されるものの、他のメールに紛れてしまう危険性を秘めています。

上司との1対1の関係になりがち

メール日報の場合、日報を読む人が限られてしまいます。
他の人の目に触れないクローズドな環境下では、書き手の緊張感が薄れ、モチベーションも上がりにくいでしょう。最悪のケースでは、前日の内容をコピペするといった、意味のない「作業」になりかねません。

また、読む人のモチベーションも上がりにくいでしょう。書き手がどれだけ一生懸命、業務日報を書いていても、読む人が毎日、業務日報を読まずに数日分まとめて読む、レスポンス(コメント)を怠ってしまうという状況では、せっかくの業務日報も意味をなしません。

有益な情報がナレッジとして活用できない

当然の話ですが、メール日報は、メールの宛先に入っている人にしか届きません。どれだけ有益な知識やノウハウがあったとしても、展開されなければナレッジとして活用されることはないのです。いわゆる“宝の持ち腐れ”状態となってしまう恐れがあります。

「クラウド型サービス」で書く業務日報

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一方「クラウド型サービス」を利用して業務日報を書く会社が増えてきています。クラウド型サービスを利用すれば、業務日報をメールで書いた際のデメリットが解消でき、業務日報を最大限に活かすことができるのが魅力です。

情報が一元管理できる

クラウド型サービスで業務日報を書くと決めておけば、メール日報のように業務メールと混在せず、情報を一元管理できます。一括検索も可能なので、山のようなメールの中から情報を探すといった手間を省くことができるのもメリットの一つです。

コミュニケーションツールとして活用できる

メール日報とは違い、多くの人の目に触れるため、書く人・読む人両方のモチベーションアップにもつながります。1対1ではなく、1対多のコミュニケーションツールとして利用できるのもポイントです。

サービスの機能によっては、記事にコメントをつける機能や、“いいね”とレスポンスする機能もあるので、気軽に日報を通じてコミュニケーションが図れます。入社したての新人など、社内の人脈がない社員の日報には、周りの社員がしっかりコメントを返してあげれば、コミュニケーションを兼ねたスキルアップにつながります。

また、情報に応じて閲覧できる人の制限をかける機能も付いているので、全体公開したくない情報は、一部公開にすることも可能です。

ナレッジとして活用できる

メール日報とは違い、クラウド型サービスで業務日報を書くと、オープンな環境に公開されることになります。業務日報がナレッジとして残されていくので、同じようなトラブルや問題に陥った時などに再利用性の高い、汎用的に使うことができる情報になるでしょう。

ナレッジとして蓄積された情報によって、知識の属人化を防ぐことができ、会社の業務生産性に貢献すれば、業務日報は単なる“日報”ではなく“会社のお宝”になります。

まとめ

今回のコラムでは、メールを利用した業務日報の書き方の「コツ」、メール日報のメリット・デメリット、クラウド型サービスを紹介しました。
メールを利用して業務日報を書く際の参考になれば幸いです。

日報の4つの目的を理解して、業務成果につなげよう

日報を書いて得られる効果は2つあります。ひとつは自分自身の作業効率が向上することです。もうひとつは、日報を利用した情報共有によってチームや組織の生産性も飛躍的に向上することです。

しかし、ただ日報を書くだけではこうした効果は得られません。みなさんも日報を作成にするにあたり以下のような悩みを抱えているのではないでしょうか?

・悩み1:日報を書くとどんなメリットがあるのか分からない!
・悩み2:日報を書くのに時間がかかりすぎてしまう!
・悩み3:どうやって日報を管理したらいいかわからない!

こうした悩みを解決するために、この記事では日報を書く目的を理解するとともに、効果を得られる日報の書き方を紹介します。


日報の4つの目的を理解しよう

目的1:その日の業務の振り返り

その日、どの業務にどれくらい時間をかけたかを記録しておくことで、無駄がなかったかどうか確認することができ、改善点が分かりやすくなります。また、業務を遂行するにあたって、どんな作業を行ったかを書くことで、業務内容を見返す際の備忘録にもなります。

目的2:タスクの進行確認

日報には、過去に書いた日報を見返すことができる利点があります。過去を振り返ることで、既に終わった業務、未着手の業務、優先してやるべき業務が整理されるため、タスク管理のツールとしても利用できます。タスク管理で業務が整理されれば、効率的に仕事に取り組めるようになります。

目的3:業務の中で得たノウハウのメモ

その日の業務で発見したノウハウや気付きを日報にメモしましょう。例えば、その日の業務でつまずいた場面と、その状況に対してどのように対処したかを日報にメモすることで、次の日以降、同じ場面に遭遇した時に素早く対処でき、作業効率が向上します。

目的4:これまでの自分との比較

日報は記録として残るため、過去の自分と比較することができます。過去の日報と現在の日報を比べてみて、どれほど作業効率が向上したか明確に確認することができます。効率が上がっていれば日報の効果が表れているのが分かり、逆に効率が下がっているならば、その原因を過去の日報から洗い出すこともできます。

これら4つの目的を果たせる日報は、困ったときに役立つ、スキルアップにもなる貴重なツールとなるでしょう。では、どのような内容を盛り込むべきなのか、必要な項目を次にご紹介します。


日報に最低限書くべき項目とポイント

◆書くべき項目

・その日の業務内容

その日、何をやったのか書き出しましょう。また、その時にどのような作業をしたのか、具体的に記述することが大切です。何の業務にどれだけ時間をかけたのか一目で分かるように書くことで振り返りやすくなり、生産性向上に繋がります。

・見つかった課題

その日の業務の中でつまずいたり、上手くいかなかった場面を振り返りましょう。上手くいかなかった状況を、誰が読んでもイメージしやすいように書くと同時に、その原因を自分なりに考え、解決案まで書きましょう。同じ場面に遭遇した時に素早く対処できます。

その日、上手くいった点や反省点を踏まえて、明日すべきことを箇条書きで書き出しましょう。次の日の業務内容を簡単に書き出すことで、やるべきことが整理され、明日の業務の見込みが立ちます。また、やるべきことが事前に整理されていれば、翌日、素早く業務に取りかかれます。

これらの項目を正しく記入することで、その日の出来事が振り返りやすくなり、日報の目的である生産性がグッと向上します。しかし、ただ書き連ねれば良いというものではないため、ポイントを押さえて簡潔に書きましょう。

・日報の書き方(例)

◆日報を書く時のポイント

ポイントは2つ存在します。

ポイント1:5W1Hを意識

5W1Hとは、いつ(when)、どこで(where)、誰が(who)、何のために(why)、どのように(how)です。これらを意識することで読みやすい文章が作れます。特に「何のために」を意識することはとても重要です。その日の業務が「何のために」実行されたかチェックすることで、業務の方向性を見失わないですみます。

ポイント2:具体的な数値を記入

どの作業にどれぐらい時間がかかったかなどについて、具体的な数値を記入するようにしましょう。数値という客観的な事実を記入することで、具体性が加わり、その日の進捗が分かりやすくなります

ポイントを押さえた読みやすい日報はぜひチーム内で共有しましょう。共有することで、日報の本来の目的である「生産性向上」に繋がります。

また、具体的な日報の書き方のテンプレートについて詳しく書かれた記事を紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
業務日報を“会社のお宝”に。職種別の日報テンプレート4選

日報が書けたら共有しましょう!

共有するメリット

日報を共有することで、メンバーがお互いの作業の進行状況を確認できます。グループのリーダーは、作業が進んでいるメンバーにはどんどんタスクを与え、逆に作業が滞っているメンバーにはヘルプを出すなど連携が取りやすくなります

また、メンバーが直面した課題を共有すれば、他のメンバーが同じ場面でつまずくことがなくなり全体として無駄が省けます。

共有する方法(ツール)

日報を共有するには、さまざまな方法があります。しかし過去の日報に遡ることが容易で、参照しやすいという点が重要なため、紙の日報は日報の効果を最大化できません。そこで、例えばQiita Team のような情報共有ツールを使うことで日報の効果を最大限発揮できます。

このような情報共有ツールは、メンバーの作成した日報のようなドキュメントを簡単に整理して保存することができるため、メンバーの日報の共有が容易になります


まとめ

日報の目的は生産性の向上にあります。日報はポイントを押さえて正しく書けば、作業効率がグッと上がります。そしてその日報は共有することでさらに大きな力を発揮し、チームの生産性が格段に向上します。ぜひツールを使って効果的な日報の共有を体験してみてはいかがでしょうか。

【日報作成!】効果的な日報を早く簡単に作成する方法

日報といえば、1日の最後で一番疲れた時に書くものなので、面倒に感じる方も多いのではないでしょうか。その上、誰も見てなさそうでやる気も出ませんよね。そんな日報に意義を持たせ、早く簡単に作成する方法を紹介します。

※後半に便利な日報テンプレートを載せてます!

1. そもそも日報を書くメリットって何?

1-1. 他の社員とのコミュニケーションが取れる

・自身の状況を上司に把握してもらえる

上司というのは部下が「きちんと仕事ができているか」、「何かつまづいているところはないか」など、常に心配しているものです。しかしながら上司は上司で自身の仕事があるため、すべての部下の様子まで気を配っている暇はありません。そのため、自身の仕事の様子を上司に把握してもらうためにも日報は重要になっていきます。読んでいないと思われる日報でも、案外上司は読んでいるものです。困っていることを書けば、何かアドバイスをくれる可能性もあります。うまくいったことを書けば、この部下はこれが得意なんだな、と思われ関連する仕事を任せてもらえる可能性もあります。ぜひ上司とのコミュニケーションを意識して日報を作成してみましょう。

・自分が得たノウハウを社員と共有して他の人をサポートできる

何か工夫してうまくいったことはどんどん共有しましょう。他の人が同じことで悩む時間が短縮されます。また情報というのは、いい情報を教えてくれる人に集まってくるものです。まさに「情けは人の為ならず」ですね。有用な情報はどんどん共有していきましょう。ノウハウだけでなく、困っていることに関しても書いてみるといいでしょう。案外、上司よりも境遇の近い同期の方が実用的なアドバイスをくれるかもしれません。

1-2. 書くことで自分が成長できる

・計画通りに進んだかを確認できる

計画通りに進んだかを確認することで、「思ったより時間がかかったな」、「案外早く終わったな」などのように、仕事に対する時間感覚が身につきます。また、他の人もその仕事に要する時間を知ることができます。

・失敗したこととその改善点が明瞭になる

頭の中だけで考えるより文字に起こすことで、どこで何を失敗したのかが明瞭になります。そうすると改善策も見えやすくなっていきます。仮に解決できなかったとしても、どのように対応したのかは書きましょう

・成功したやり方を書き残してノウハウ化できる

人は忘れる生き物です。どれだけうまくいって、どれだけ印象が強くても、細かな手順などは驚くほど忘れてしまいます。特に頻繁に出会う事柄でなければなおさらです。せっかく身につけたノウハウなら、忘れない自信があっても必ずメモをしましょう。特に日報というのは人に見せることを意識するため、より分かりやすく客観的にしようと努力するでしょう。これは、後から自分で見返す時にも役立ちます。

2. 日報って何を書けばいいの?

それでは、日報を作成する目的、効果が分かったところで、どんな項目が必要なのか確認していきましょう。

・その日の業務の目標
・その日の業務を時系列で書く
・目標をどれだけ達成できたか
・失敗点と改善方法、なければ原因、その時に行った対応
・良かった点、共有しておきたい点

上記5点に集約されるでしょう。ぜひ参考にご利用ください。

3.日報を簡単に早く作成するには?

内容、対象にもよりますが、概ね日報作りは15分程度に抑えましょう。簡単に手早く書く方法を以下にまとめました。

・朝、その日の目標を意識する

通勤中などでかまいません、今日1日の予定を頭の中で整理するだけで、日報に書くと思われることを効率的に覚えていられるので、日報を素早く書き始められます。また、仕事に目的意識を持つことができるので、自己成長にも繋がります。

・その日の業務を休憩に入る前に簡単にメモする

これは職務によっては難しいかもしれませんが、できる方はやってみることをお勧めします。思い出すきっかけになる程度で良いので、1,2単語くらいのメモでも良いかもしれません。0から何かを思い出すのは時間がかかりますが、何かきっかけがあればそこから思い出すのは簡単です。「あと何かあったっけなあ」と考える時間がなくなるので、大幅な時間短縮になるでしょう。

・箇条書きにして記入項目は揃える

その都度フォーマットを考えるのは時間がかかりますし、見る方も見辛いです。また、よっぽどのことでなければ文章にせず箇条書きにした方が書く方も見る方も楽です。なので、同じフォーマットを使うのであれば、ほとんどが箇条書きで済むようなフォーマットを作成しましょう。

そんな時間ないよ!という方には、こちらにテンプレートを用意しました。ぜひご活用ください!

【職種別】業務日報を“会社のお宝”に。日報テンプレート4選

まとめ

[日報の目的]

・社内の情報共有
・上司に自分の状態を把握してもらう
・明文化することで自分のした仕事を整理する

[早く簡単に作成する方法]

・通勤中、日報の内容を意識する
・日報に書く項目を業務中にメモする
・箇条書きで形式を揃える

ぜひ、時間をかけ過ぎずに、意味のある日報を作成しましょう。

日報の必要性を意識して効果的な日報を作成しよう!

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毎日、当たり前のように作成する日報ですが、皆さんは日報の必要性を感じていますか?必要性を感じていなかったら、それは日報を効果的に使えていない証拠です。

この記事では、日報の必要性がいまひとつ理解できていない方に向けて、日報の必要性を理解してもらうと同時に、効果的に書くことで得られるメリットを紹介します

1.日報の必要性


日報を書くことに必要性を感じていないながらも、いやいや規則に従って日報を書いている人も少なくはないでしょう。そのような方々のために、まずは日報の必要性を確認してみましょう。

日報がないと困る場面

日報がないと困る場面として大きく2つ考えられます。

①過去の作業内容を確認したい時

仕事をしていて、ふと「あの作業いつやったっけ?」と感じた瞬間は、誰にでもあると思います。漠然と過去の作業内容は覚えているものですが、具体的な内容や日付などの詳細はすぐに忘れてしまうものです。タスクを自己管理する中でこのような場面に遭遇した時、日報のような記録がなければ作業内容を確認できなくなってしまいます。その結果、過去の作業内容について調べる時間が生じるため生産性が低下します。

②各メンバーのナレッジを共有したい時

日報がないと困る場面としてナレッジを共有したい時が考えられます。例えばメンバーAさんが普段Bさんがやっている業務をやらなければならない時、Bさんからノウハウを学びたいと思っているとしましょう。このような時にいちいちBさんに質問していては、AさんBさんともに作業効率が悪くなってしまいます。そこでこの問題を解決してくれるのが日報です。日報はメンバーが日々業務をこなす中で獲得してきたアイデアの宝庫なのです。日報にはその日の業務で得た「気づき」や「提案」がたくさん存在します。それらの情報を参照することでノウハウが学べます。

以上のような場面に遭遇した時に、日報の必要性を確認できるでしょう。日報が存在することは、チームの生産性向上に大きく貢献しているといえます。

2.日報のメリット


日報の必要性が確認できたところで、日報のメリットを簡単に以下まとめました。

〇作業管理がしやすくなる

過去の作業を参照することができるためタスク管理が容易になります。

〇ナレッジの共有

ナレッジを共有することができるので業務の継承がしやすくなります。

〇その日の作業内容を振り返るきっかけができる

日報を書くという行為は一日の終わりに行うため、書き起こすことでその日の業務内容が整理されます。

日報には大きなメリットのあることが分かっていただけたでしょうか。この大きなメリットを生み出すには、誰が読んでも読みやすい日報を書く必要があります。そこで、読みやすく手間のかからない日報の書き方についてご紹介します。

3.短時間でできる日報作成のコツ

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日報を書く時に問題となることは、日報を作成するのに時間がかかりすぎてしまう点です。そこで短時間で内容のある日報が作成できるポイントを紹介します。

①テンプレートを使って様式を統一する

各メンバーが日報を独自のスタイルで書くと読み手が読むのに苦労してしまいます。テンプレートなどを用意し日報の様式を統一すれば読みやすくなり、書き手も手軽に書くことができます。

②サブタイトルを書く

サブタイトルを簡潔に書きましょう。分かりやすいサブタイトルをつけることで読み手はサブタイトルからある程度内容が把握できます。

③業務内容の記述(箇条書き)

業務内容を日報に書く時に、長い文章をだらだらと書いてしまうと読みづらく、重要なポイントを見逃してしまいます。そこで、業務内容を記述する時はまず箇条書きにしましょう。業務内容を箇条書きで簡潔に書いた後で、詳しい説明を書くのをお勧めします良。

④リンクを張る

引用元などは必ずリンクを張りましょう。情報源がどこから来ているかたどることができないと情報の信憑性が怪しまれます。

⑤チームで共有すべき事の記述欄を設ける

いくら読みやすい日報を書いても、メンバーが全員の日報を全て読む時間がないことは往々にしてあります。そこで、メンバーに特に共有したい内容を記述する欄を設けましょう。例えば業務の中で新たに発見した課題解決法やノウハウがあります。読み手のメンバーは最低限この「共有欄」には目を通すようにしましょう。

以上の書き方のポイントを押さえて日報を作成することができれば、書きやすく、読みやすい日報が完成します。この書きやすく、読みやすい日報は共有することを目的にしたものです。次に日報を共有することで得られる効果を簡潔にまとめました。

4.日報を共有することで得られる効果

①メンバーのタスク管理が容易になる

メンバーがその日、何をやったかいつでも確認することができるため、タスク管理が容易になりチーム全体の進ちょくも把握しやすくなります。

②ノウハウの伝達、共有

ノウハウをいちいち直接本人に聞きにいかなくても、日報からノウハウを習得することができ、生産性向上につながります。また、日報にノウハウが記述されていれば、ノウハウを教える側も新人が増えるたびに一から教える必要がなくなり、手間が省けます。

まとめ

日々の業務の中で何気なく書いている日報は、実は大きな必要性を持つものです。日報が威力を発揮するためには日報を共有することが大切であり、共有しやすくするためには読みやすい日報を書くように心がけましょう。チームの生産性向上に日報を活用できるチームをつくりましょう!