日報は意味がない? 否、日報は優秀なPDCAツールである。

「上司から毎日書くように命じられるけど、手間がかかるだけで何も価値を生まない日報は意味がない」――そんな風に考えている人もいるかもしれません。

しかし、それは日報に対する理解が不足していたり、書き方や運用に問題があると考えられます。日報は本来、業務改善に役立つ優れたツールです。今回は日報作成のメリットと、そのメリットを活かす具体的な方法を4つご紹介します。

日報を「意味ない」と思うのはなぜ?

優れたツールであるにもかかわらず、なぜ日報に意味がないと思ってしまうのでしょうか。それには2つの要因が考えられます。

まずひとつ目は、日報がただ文字を埋めるだけの作業になってしまっていること。

日報を書く際に「業務改善につなげる」という意識がなければ、その日のスケジュールを羅列しただけの内容や、仕事内容の感想となってしまいかねません。業務改善につながらない日報は、ただの作業記録になってしまいます。

2つ目は、誰からもフィードバックがないこと。

仕事において達成したことや疑問、改善点などを書いても、誰からもフィードバックがない状況では日報をしっかり書く意欲は湧きにくいでしょう。また、フィードバックがなければ疑問点は解消されませんので、日報を書くことが自らの成長につながりません。

こうした状況では、「日報=意味ない作業」と感じてしまうのも無理はありません。

日報の3つの目的とは?

日報は本来とても意味のある優れたツールです。「意味ない」という意識を取り払うために日報の目的を再確認してみましょう。日報には3つの目的があります。

1.PDCAを実践する

ポイントを抑えて日報を書くことでPDCAサイクルを実践できます。
例えば日報に「今日の目標」「今日の業務内容」「今日の結果と振り返り」「課題を解決するための今後の解決策」「明日の目標」といった項目を記載することで、PDCAに置き換えられます。

「今日の目標」はPlanに、「今日の業務内容」はDoに、「今日の結果と振り返り」はCheckに、「課題を解決するための今後の解決策」はActionに、「明日の目標は」次のPlanに。それぞれPDCAサイクルの考え方そのものです。日報を毎日書いて改善点を実践していくことで、成長し続けられるのです。

2.仕事の進捗を共有する

日報を書くことで仕事の進捗を確認できます。

自分の仕事の進捗や業務ペースを把握していないと、上司から仕事を頼まれた時、自分のキャパシティを超える仕事でも受けてしまう場合があります。日報を毎日書いていれば、どれくらいのスピードで仕事を終えられるか、自分のペースを把握できるようになります。仕事を依頼された時に冷静な判断を下せるでしょう。

また、上司も部下の仕事の進捗が分かるので、それに合わせて仕事を振ることができます。依頼時のミスマッチを減らせるでしょう。また、これまでの実績を日報で確認した上で、部下の成長に合わせた仕事を振ることができ、人材育成にも役立ちます。

3.チームのコミュニケーションを深める

日報を通し、仕事で困っていることや疑問点を伝えることで、社員間のコミュニケーションが深まります。日報を書いた部下は上司からフィードバックを受けることで仕事の悩みが解決に向かいます。

日報を通じたコミュニケーションで上司への信頼感が増し、上司にとっては部下の悩みを知ることができるので、仕事の力量や人柄の理解にもつながります。日報は業務改善のツールに留まらない、優れたコミュニケーションツールでもあるのです。

意味のある日報にする4つのポイント


意味のない日報から、意味のある日報にするためには、実践すべきポイントがあります。ここからは、明日から使えるものや社内で今後取り組む大事なことまで、具体的なポイントを4つ紹介します。

1.テンプレートを使う

日報に書く項目を決めることで、効率化を図ったり、解決策を探るような積極性を持った仕事の進め方ができるようになります。
そのためにはテンプレートを使うのがお勧めです。例えば、以下のようにPDCAの実践に適したテンプレートが挙げられます。

  • 【今日の目標】
  • 【今日の業務内容】
  • 【今日の結果と振り返り】
  • 【課題を解決するための今後の解決策】
  • 【明日の目標】

テンプレートを使うことで、日報作成の時間が効率的になるだけでなく、日々の業務に対して細かなところまで考えられるようになります。テンプレートがあれば、記入すべき項目が決まっているので、「今日の目標を達成するために何をするべきか?」「課題解決するための改善点は何か?」と、自ずと考え続けることになります。業務に対する集中度が高まり、生産性向上にもつながります。日報の効果を感じられるはずです。

その他のテンプレートについても、本サイトの記事で紹介しています。下記リンクにまとめてありますので、よろしければご覧ください。

2.フィードバックを欠かさない

日報が提出されたら欠かさずにフィードバックを返しましょう。上司の立場なら尚更のことです。フィードバックを返さなければ、「誰も見ていないならいいや」と部下の日報作成に対するモチベーションを下げてしまいます。日報の内容が薄くなってしまい「日報に意味はない」と感じてしまうこともあるでしょう。

フィードバックを返すことで部下は課題解決のヒントを得ることができ、より成長できるはずです。そのためにも、日報のフィードバックは欠かさず実践していきましょう。

3.チームや組織に共有する

日報はチームや組織に共有していきましょう。

共有することで、他の社員からもフィードバックを受けられます。場合によっては、上司1人では思いつかないような視点からアドバイスをもらうこともあるでしょう。上司との間で煮詰まっていた悩みも、簡単に解決するかもしれません。

また、チームや組織に共有されれば、他の社員が使っているノウハウを知ることができます。業務の生産性をさらに向上できるでしょう。恥ずかしがらずに積極的に意見を求め、そして学ぶことが大切です。

4.クラウドサービスを活用する

日報を効果的なものにするために、日報に適したクラウドサービスを利用しましょう。

クラウドサービスとは、インターネット上で利用できるさまざまなサービスで、個人やチームに高い生産性をもたらすツールとして、多くの企業から注目を集めています。日報に適したクラウドサービスなら、日報の作成が簡単にでき、日報を介したコミュニケーションも円滑に行えます。

日報に適したクラウドサービスを利用することで、これまで紹介してきた、意味のある日報にする1、2、3のポイントがすべて簡単に実践できます。日報用のテンプレートが備えられていますし、スマホやタブレットでいつどこからでもアクセスできるため、外出先からでも日報の作成やフィードバックが可能となります。チームや組織での共有も簡単です。

日報に適したクラウドサービスは、紙の日報はもちろんのことメールやWord/Excelでの日報よりも多くのメリットがあります。初月無料のサービスも多いので、お試し程度に利用を検討してみはいかがでしょうか。

まとめ

ここまで日報の目的や具体的な活用方法を紹介しました。「日報に意味はない」と結論を出す前に、これらのノウハウを実践してみてください。日報は有効な業務改善ツールとして成長を後押ししてくれるはずです。

日報を“無駄な作業”にしない3つの「できること」


多くのビジネスパーソンが日々、実践している業務日報。毎日の取り組みで手間もかかり、業務の成果に直接、結びつくこともないため、「日報は無駄な作業」と感じている方もいるのではないでしょうか?

そこでこの記事では「日報を無駄にしないためにすべきこと」について、ご紹介します。

◆日報が“無駄な作業“とされる「ワケ」

・日報の「目的」が分かっていない

日報を“無駄な作業“と考えてしまう一番の理由は、日報の「目的」について理解していないことです。

そもそも、何のために日報を書くのでしょうか?

「何のために日報を書いているのか」を理解していなければ、日報は、適当に記入欄を埋める面倒な作業になってしまいます。

日報の目的は大きく分けて、
①上司や先輩への業務報告
②自身の業務の振り返り
③自身の業務の社内共有

があります。

①は義務、②は自身の成長、③はメンバーとのスムーズな協業に貢献します。

これらの目的を理解せず、なんとなく日報を書いているようでは、無駄な作業になってしまうでしょう。

・「情報として有効活用しよう」という意識がない

日報を“無駄な作業“と考えてしまう理由にありがちなのが、日報に書かれた情報を活用する意識を持っていないことです。【日報=個人の記録】というイメージが強いかもしれませんが、日報は個人の経験やノウハウが詰まった「会社の宝」です。

例えば、何かトラブルが起こったとします。通常であれば、原因究明など解決に時間を要しますが、もし過去の日報に似たトラブルの対応事例が報告されていれば、その事例を参考に、スムーズな解決が可能になるに違いありません。

つまり、日報を業務で有効活用することは、生産性の向上にもつながるのです。

・情報として活用できる環境が整っていない

もし、社員一人一人が日報の目的を理解して、有効活用しようとしていても、日報の情報を活用できる環境が整っていなければ、日報は“無駄な作業“になってしまいます。

例えば、紙やメールなどクローズドな環境で作成された日報は、読み手が限られ、社内全体には共有されません。これでは、せっかくの情報が埋もれてしまい無駄になってしまいます。また、情報がデータベース化されていなければ、何か欲しい情報があっても検索に時間と手間がかかってしまいます。これでは、日報を活用しようという気にならないでしょう。

つまり、「欲しい時に、欲しい情報をすぐに手に入れることができる環境」を整えることが、日報活用の鍵となります。

◆日報を“無駄な作業”にしない3つの「できること」

・日報の「目的」を常に意識する

どのような業務でもそうですが、「目的」を意識して取り組むかどうかで、結果は大きく変わってきます。日報に関しても、目的を意識して取り組むことで、情報の質が上がるのは言うまでもありません。

先述のとおり、日報の目的は、①上司や先輩への業務報告 ②自身の業務の振り返り ③自身の業務の社内共有の3点です。

①を意識していれば…相手目線に立った、端的でポイントをおさえた日報を
②を意識していれば…振り返りを行う際、役立つ具体的な日報を
③を意識していれば…誰が読んでも理解できるように、分かりやすい日報を
心がけて作成するようになるでしょう。

・形式に縛られない

日報を作成する際、指定されたテンプレートを利用する方が多いでしょう。情報の統一化・日報作成時間の短縮など、テンプレートのメリットはたくさんありますが、形式に縛られるあまり、空白を埋めることが目的になってしまっては本末転倒です。

文字数を稼ぐための価値のない情報がただ増えてしまっては、日報を書く時間、見てもらう時間ともに、無駄な時間になってしまいます。日報の内容は端的に伝えることを心がけるようにしましょう。

・日報を活用できる環境を整える

日報を有効活用するには、Qiita Team のようなクラウド型の情報共有サービスが便利です。

クラウド型の情報共有サービスを使えば、社員一人一人の知見が詰まった「情報のデータベース」として日報を活用できます。また、キーワード検索ができるため、いつでもどこでも求めている情報にアクセスできるのもメリットです。

クラウド型の情報共有サービスによってオープンな環境が構築できれば、閲覧者が増え、日報を起点とした情報のやり取りが活発になり、日報を書くモチベーションアップにもつながるでしょう。

◆日報に対するネガティブな意識を変えることで「実現すること」

これまでお伝えしてきたように、日報作成は“無駄な作業“ではなく価値ある作業です。

社員一人一人が「日報の価値」を理解すれば、自ずと日報の質も上がり、日報を「情報」として有効活用する文化ができます。日報を「情報」として有効活用できれば、先人たちの経験をフル活用できるので、業務の効率化を実現することができるでしょう。

◆まとめ

今回の記事では、
・日報が“無駄な作業“とされる「ワケ」
・日報を“無駄な作業”にしない3つの「できること」
・日報に対するネガティブな意識を捨てることで「実現すること」
を紹介しました。

日報は毎日の業務です。取り組むならば、最大限に活用していきたいですね。

手書き日報をクラウドサービスにすれば最大限に日報の価値が活用できる!


業務がIT化するにあたり、「そろそろ手書きの日報を辞めて便利なツールに乗り換えたい」と考えている方もいるのではないでしょうか。この記事では手書きの日報からクラウドサービスに日報を移行したい方に向けて、情報共有ツールを使った日報作成のメリットをお伝えします。

手書きでは日報の価値を最大限に発揮できない

多くの方が毎日帰宅する前の日報を義務付けられているでしょう。日々作成する日報には「振り返り」「PDCAを回す」「メンバーと連携をスムーズにする」といった大きな価値があります。具体的には以下のような内容です。

日報を書くことで毎日の業務の振り返りができる

日報の最終的な目的は、業務の生産性を向上させることです。生産性向上のためには、業務をどのようにこなしたのか、振り返りが重要になります。そこで日報を活用してその日の業務を振り返り、業務の改善点を洗い出すことができます。

PDCAサイクルが実践できる

日報の項目には「今日の目標/今日の業務内容/今日の結果・振り返り/課題を解決するための解決策/明日の目標」といった内容を記入します。「今日の目標=Plan」、「今日の業務内容=Do」、「今日の結果と振り返り=Check」、「課題を解決するための解決策=Action」、「明日の目標=Plan」といった捉え方ができます。日報はPDCAサイクルを回すツールでもあるのです。

日報を使って他のメンバーとの連携がスムーズになる

日報は他のメンバーにも読んでもらうことが重要です。他のメンバーの日報を読むことで、普段、何をしているのか分かります。他のメンバーが何をしているかが分かれば、作業内容について聞きたいことがあるときには、誰に聞けばいいかすぐ分かります

しかし、こうした日報の本質的な価値は、使い勝手や運用上の問題から手書きの日報では十分に発揮できません。なぜ手書き日報では価値が発揮できないのか、デメリットを次にご紹介します。

手書き日報のデメリット


手書き日報には簡単なイラストが描けたりするメリットがありますが、一方で使い勝手や運用面など生産性向上においてデメリットとなる点が複数存在します。

保管場所の確保

手書き日報は紙で保管しているため、保管場所を確保する必要があります。何冊も日報のファイルがある場合、紛失してしまうリスクがあります。

日報に書いた必要な情報を見つけることが困難

紙の場合、メンバー全員の日報の数が多くなってしまい、過去の日報を参照したい時に探すのに時間がかかってしまいます。そのため、一度書いた日報はそのまま活用されないままになってしまう可能性があります。

書くのに時間を要する、書く場所を選ばなければいけない

手書き日報を書くためにはオフィスで書く必要があります。リモートで業務を行っている場合、出先で日報を書くことができません

このような手書き日報のデメリットを解消するのが、クラウドサービスによる日報です。

クラウドサービスのメリット

保管場所を削減できる

クラウドサービスなら日報の保管場所を確保する必要がありません。そのため手書き日報に比べて紛失するリスクがなくなると同時に、破れたりといった破損リスクもなくなります

またクラウドサービスで管理することで、誰もが、いつでも、どんな場所にいても日報を作成、閲覧することができるようになります。

検索機能によって情報共有ができる

クラウドサービスの日報なら検索が利用できます。検索を使って、自分が過去に書いた日報や他の社員の日報を簡単に探し、閲覧することができます。「業務に関するノウハウを思い出したい」、「自分が直面している課題の解決について他人の日報からヒントを探し出したい」といったときに役に立ちます。

日報をメンバー間で簡単に共有、コメントすることができる

クラウドサービスではいつでも、どこでも日報を見ることができる点で、手書きの日報よりも大きなメリットがあります。またクラウドサービスの日報には、共有機能のほかにコメント機能を提供しているものもあり、上司や同僚が部下の日報に対してリアクションをすることができます。

リアクションが見えるようになれば、部下は上司や同僚に見られている意識を持ちながら日報を書くことになるので、読みやすく内容の濃い日報を書くモチベーションが生まれます。また、日々の業務で関わりのない社員でも、日報のコメントを通じてコミュニケーションが図られるようになります。

まとめ

日報には振り返りやPDCAの実践、メンバーとのコミュニケーションを図る役割があります。日報の効果を最大限活用するならば、手書きではなくクラウドサービスの日報がお勧めです。検索機能、共有のしやすさ、コミュニケーションの場としての機能など、あらゆる面においてクラウドサービスには優位性があります。

クラウドサービスでは無料のトライアルを設けていることがほとんです。この記事を読んだこの機会に、ぜひツールを使ったクラウドサービスでの日報管理の導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

作成も運用も楽になる!クラウド日報のメリットを理解しよう


新人育成、メンバーの業務進捗管理に欠かせない日報ですが、近頃ではクラウド日報を導入する会社が増えてきています。この記事を読んでいる方の中にも、クラウド日報を検討している方がいらっしゃるかもしれません。

そこで、今回の記事では、クラウド日報の導入を検討されている方に向けて

・日報をクラウド化するメリット
・クラウド日報の便利な機能
・日報をクラウド化するための3ステップ

を紹介します。

日報をクラウド化するメリット

みなさまの会社では、どんなアプリを使って日報を作成されていますか?「Word」「Excel」「メール」といった日常業務で使い慣れているアプリを利用されている会社が多いのではないでしょうか。そこでそういったアプリと比べて、クラウド日報が優れている点についてご紹介します。

・「好きな時に・好きな場所で」日報を作成できる
日報でWordやExcelといったアプリを利用する場合、業務後にPCで書くのが一般的ではないでしょうか。日報作成のためには会社に置いてあるPCとアプリを起動しなくてはならず、わざわざ出先から会社に戻ることに手間を感じている方もいるはずです。

しかしクラウド日報の場合は、スマートフォンやタブレットを使ってブラウザや専用アプリから日報の作成が可能です。いつでもどこでも、自分の都合の良いタイミングで日報を作成できるようになります。いちいちPCやアプリを立ち上げる必要がないので、日報作成の面倒さ、億劫さを軽減してくれることでしょう。

・データを最大限に社内活用できる
日報のデータベース化という観点でも、クラウド日報は優れています。

メール日報は、宛先に入れたメンバーしか内容を見れず、ごく一部の社員にしか情報共有ができません。Word・Excel日報は、キーワードで見つけにくく、検索性が低いというデメリットがあります。

しかし、クラウド日報であれば、日報がデータとして蓄積され、キーワード検索が可能になります。さらに、日報に書かれた内容をノウハウとして活用することもできます。例えば新入社員から日報でよく質問される項目をひとまとめにしてマニュアル化する、といった活用が挙げられます。

・運用・管理が安心かつ楽になる
クラウド日報ならば、サーバー上で日報を一元管理できるため、日報が点在するのを防ぐことができます。

メール日報にありがちですが、誤ってメールを削除してしまったり、上書きしてしまう恐れもありません。業務メールに埋もれることもないので、読み忘れもなく、欲しい情報に瞬時にアクセスできます。また、Word・Excel日報のように、運用ルール(データの保管場所の統一、ファイル名の統一など)を定める手間がかからないため、管理が楽になるはずです。

クラウド日報の便利な機能

・他サービスとの連携機能
クラウド日報の「他サービスとの連携機能」を活用すれば、業務の効率化が実現できます。

連携できるサービスはクラウド日報それぞれで異なりますが、一例を挙げるなら、iPhoneの標準カレンダーやGoogleカレンダー、コミュニケーションツール「Slack」や「ChatWork」、タスク管理ツール「Trello」などとの連携があります。

こういった他サービスとの連携によって、日報作成にとどまらない業務効率化にも繋がることでしょう。

・リアクション機能
クラウド日報には、「いいね」「スタンプ」「コメント」のようなリアクション機能がついています。これらの機能を使えば、ワンクリックで「日報を見た」ことや「日報の評価」が表明できたり、SNS感覚でコメントを残せます

・ファイル添付機能
クラウド日報は、日報・コメント内にファイルを添付できるので、「情報共有」の場としても活用することができます。これまでは、新人に共有したい書類・情報をメールで送っていた方が多いかもしれません。ですが、クラウド日報のファイル添付機能を使えば、その手間が省け、かつ、社内全体に情報展開ができるようになります。

・アプリ機能
サービスによっては、アプリを提供しているものもあります。スマートフォンやタッブレットの利用機会が多ければ、アプリによる日報作成で時間短縮につながります。またアプリのバッジ機能を利用すれば、リアルタイムで日報の更新情報が分かるため、作成された日報に対して迅速に対応ができます。

日報をクラウド化するための3ステップ

・必要な機能を洗い出す
日報に特化したサービスだけでなく、日報プラスαを提供するサービスも含めて、各社からクラウド日報が提供されています。自社に合ったサービスを契約するためにも、まずは、自分たちにはどのような機能が必要か洗い出してみましょう。

「ITを使い慣れていない社員でも使いやすそうなインターフェース」「モバイルで利用しやすい」「議事録などのドキュメントも作成可能」「タスク管理も兼ねたい」「チャットやコメントで日報にフィードバックしたい」「既読・未読が知りたい」など、会社によって求める要件は異なるはずです。

どこまでの機能がマストなのか、必要のない機能は何か、利用シーンを想定して要件を洗い出し、優先順位を明確にして検討しましょう。

・サービスを比較する
必要な機能を洗い出した後は、サービスを比較しましょう。当然ながら、機能が多かったり、カスタマーサポートが手厚いサービスは費用が高くなります。そのため機能面と費用面でバランスの取れたサービスを選ぶ必要があります。

なお、最低何カ月利用しなくてはならない、最低何人利用しなければならないなど、利用条件が定められている場合もあるので注意が必要です。

・無料体験に申し込み、使ってみる
サービスをいくつかに絞った後は、無料トライアルに申し込み、使ってみましょう。多くのサービスが無料トライアルを提供しており、短いものは1週間、長いものは1カ月ほど利用できます。検討している複数のサービスを同時に使ってみることで、使い勝手の良さが見えてくるはずです。その際は、現場の社員に実際に使ってもらいましょう。

まとめ

今回の記事では
・日報をクラウド化するメリット
・クラウド日報の便利な機能
・日報をクラウド化するための3ステップ

を紹介しました。

クラウド日報を検討する際に、ご活用頂けますと幸いです。

情報共有ツールが職場にもたらす5つのメリット


議事録や日報、マニュアルなどさまざまなドキュメントを職場で簡単に共有できる情報共有ツール。職場に存在する情報をより価値のあるものにするために、規模や業種を問わず多種多様な企業が情報共有ツールを活用しています。

情報の価値を高めることで、コミュニケーションの活性化・業務の生産性向上・チームワークの醸成など、ドキュメント共有にとどまらないメリットを情報共有は職場にもたらします。

この記事では、職場での情報共有ツールの利用にお悩みの方に向けて、情報共有ツールの概要から、職場で情報共有ツールを導入する際のポイントを紹介します。

いま注目の情報共有ツールとは

情報共有ツールとは誰でも気軽にドキュメントを書いて、簡単に共有できるサービスです。日報や議事録、業務に必要な手順書やマニュアル、仕様書など、職場に点在しているさまざまな情報を共有できるようにして、個人・チーム・組織に高い生産性をもたらすことを目的にしています。

さらに情報を積極的にメンバー間で共有するために、コメント投稿やスタンプ(絵文字)といったコミュニケーションを促す機能が搭載されているのも特長です。

職場におけるコミュニケーションとしては、対面で話し合ったりメールでのやり取りが主なところも多いでしょう。一方で、最近は社内SNSやチャットのような、お互いの顔を合わせるコストを減らしながらも、簡単かつ迅速にコミュニケーションを図ることのできるツールを導入する企業も増えています。情報共有ツールにおいてもコミュニケーションを図ることで価値を高めていくために、コメント投稿やスタンプ(絵文字)が搭載されています。

また情報共有は職場内だけにとどまりません。昨今は、外部のノウハウを取り入れて、新しい自社サービスを創出するオープンイノベーションが注目されています。多くの企業がオープンイノベーションに取り組んでいる理由は、外部企業の特化した技術と自社の得意な領域を組み合わせて次世代の事業をつくり出し、イニシアチブを獲得することをめざすためです。このオープンイノベーションを実現するためには、職場と外部とのスムーズな情報共有が必須です。

ビジネスにおけるコミュニケーション方法の変化、オープンイノベーションを推進する動き。こうした背景から、活用できそうなテクノロジーを積極的に取り入れるベンチャー企業のみならず、テクノロジーの導入に慎重な大企業でも情報共有ツールの活用が進んでいます。

では情報共有ツールにはどんなメリットがあるのでしょうか。大きく5つのメリットに分けて紹介していきます。

情報共有ツールの5つのメリット

コミュニケーションスピードが早くなる

情報共有ツールを活用することで、ドキュメントのやり取りに関するコミュニケーションが効率化します。例えばメールでのドキュメントのやり取りでは、ドキュメントをアップデートしてメールで添付→送り先の担当者がさらにドキュメントをアップデートして返信→さらにそのドキュメントをアップデートして送信…といったメールのやり取りは誰しも経験があるでしょう。

こうしたメールのやり取りは煩雑で時間を取られてしまうだけでなく、ドキュメントのバージョン管理もひと手間かかります。情報共有ツールは、こうした負担を軽減することができます。

さらに情報共有ツールの多くはコメントでやり取りが可能で、スタンプ機能も搭載されています。かしこまった前置きをなくし、気軽に会話するようなやり取りができます。SNSを用いるようなスピード感で業務上の連絡ができることで、コミュニケーションスピードが格段に向上するのです。

部署をまたいだ連携

情報共有ツールを用いることで他部署とも円滑に情報共有ができます。マーケティング部では当たり前の情報も、営業部にとってはクライアントの提案に役立つ有益な情報になりえます。それは逆も然りで、部署間の情報共有が活発化することにより、相乗効果が生まれるでしょう。

暗黙知をなくす

ノウハウを積極的に共有していき、これまでの経験を言語化していくことで暗黙知がなくなります。情報を発信する側はこれまでの成功パターンを体系的に理解できて、情報を受信する側はノウハウを受け取ることで業務改善につなげることができます。情報共有ツールは職場の生産性向上に寄与するのです。

チームワークが改善される

情報共有ツールはSNSのような感覚でやり取りできます。些細な疑問を投稿したり、雑談が自然と起きたり、仕事に役立つ情報を気軽に共有できたりします。メールよりも気軽にやり取りが可能になり、職場内のコミュニケーションが活発化するのです。

チームに信頼感が生まれる

情報がオープンに透明化されることでチームに信頼感が生まれます。情報が限られた人にしか共有されない場合、閉塞感が生まれますが、情報共有ツールを用いることで職場内外の情報が行き渡り、情報格差がなくなります。関係性がよりフラットなチームになるでしょう。

導入前の4つのポイント

情報共有ツールを導入するにあたっては、導入に際してのポイントを抑えておくとよいでしょう。ここでは参考に4つのポイントをご紹介します、

導入する目的を明確にする

さまざまな情報共有ツールが各社からリリースされており、それぞれに提供するサービスに差があります。「職場内で個人が持っているノウハウをドキュメント化して共有したい」、「議事録や日報など、職場に点在しているさまざまなドキュメントを一元化したい」など、導入する際は「情報共有ツールの目的は何か?」を明確にすることで、より自社に最適な業務改善につながるツールが選定しやすくなります。

どんな機能が必要なのか

情報共有ツールには、「Wordや画像、PDFなどの添付が可能」、「スケジュールも管理できる」、「コミュニケーションのチャネルが細かく分類できる」、「チャットツールとの連携」、「マークダウンで書ける」など、ツールによってさまざまな機能が用意されています。導入の目的に沿って、機能面についても把握することが大切です。

登録ユーザー数の確認

情報共有ツールによっては、大規模な人数の導入には対応していないケースもあります。現在の職場の社員数、今後の伸び率を踏まえて、可能な登録ユーザー数を確認しておくことをお勧めします。

料金体系の確認

情報共有ツールは基本的に有料ですが、中には無料で継続できるツール、初月無料のツールも存在します。まずは無料トライアルで始めることで、実際の使いやすさや職場内の反応を確かめてみてください。また導入にあたっては、「少人数から始める→ノウハウが溜まった時点で社内導入に踏み切る」という2段階のステップで実践することをお勧めします。

まとめ

職場に存在する情報をより価値のあるものにすることができる情報共有ツール。大小問わずさまざまな企業が情報共有ツールを活用しています。

「情報共有ツールを職場に導入する目的は何か?」を明確にして、それぞれの職場の課題に合わせた最適な情報共有ツールを導入しましょう。

情報共有によって連携を強化する実践例とメリット

さまざまなメンバーで構成されたチームにおいて、目的を達成するためには「連携」が重要です。連携が重要とされるのは、メンバー間で十分に連携が取れていれば、それぞれの作業に無駄がなくなり、作業効率が格段に上がるからです。

では、メンバー間で十分に連携を取るためには何が必要でしょうか。それは情報共有です。情報共有がなければ、お互いの状況が分からず、十分な連携ができません。この記事では、メンバーの連携に情報共有を活用したいが、どのように取り組むべきか知りたい、どういったメリットがあるのか知りたいといった方に向けて役立つヒントをご紹介します。

情報共有を活用したメンバー間の連携の実践例

まずは情報共有の実践例をご紹介します。ポイントとしては、簡単に取り組めるものから始めてみるのがお勧めです。

1.スケジュールの共有

スケジュールをメンバー内で共有することで、どのメンバーがどの日のどの時間オフィスにいるか確認できます。直接会って共同作業をしたい時などに、自分のスケジュールをメンバーに合わせて調整できるため、各人が無駄なくスケジュールを組むことができます。

2.社内マニュアルの共有

社内のマニュアルをデータとして管理し、メンバーがマニュアルを参照したい時に自由に参照できる環境が整っていると作業効率が大幅にアップします。例えば、ある企業に新入社員が加わった場面を想定してみましょう。

新入社員は仕事内容をまだ十分に理解していないため、先輩社員に質問に行くでしょう。先輩社員は自分の作業を中断して仕事の手順などを教えるため、作業が捗りません。

また、新入社員は一人だけとは限りませんし、一度手順を教えてもらっても忘れてしまう可能性もあります。先輩社員は新入社員の教育に多くの時間を取られてしまい、その結果、業務の生産性が向上しません。

そこで社内マニュアルを共有することでこのような無駄を省きます。マニュアルをデータ化して、困ったときにいつでも参照できるようにすれば、先輩社員は自分の作業に集中することができ、新入社員も先輩社員に聞く手間が省けます。

3.議事録の共有

議事録の情報を共有することでメンバー内でのコンセンサスが明文化され、チームの目的意識が明確になります。会議の場面を想定しましょう。メンバーの話し合いで決まったことは、メンバーがしっかりと共有しなければ意味がありません。そこでメンバーで共有できる議事録を用いることで、メンバーは会議で話し合った内容を指針として、自分の作業に取り組めます。

議事録が共有されなければ、メンバーは会議の決定事項において、認識の違いから業務に支障が生じたり、次回の会議で同じような議論を交わしてしまい、無駄が生じる可能性があります。

こうした情報共有を実践するには情報共有ツールを使うのがお勧めです。情報共有ツールには、さまざまなタイプがあり、期間限定で無料利用できるものもありますので、積極的に使ってみて、会社に合った情報共有ツールを選択しましょう。

情報共有によるメンバー間の連携のメリット

情報共有を実践して、メンバー間の連携が高まることでどのようなメリットがもたらされるでしょうか。経営者側と労働者側の2つの視点からご紹介します。

〇経営者側:作業の無駄が省けるため生産性の向上→売り上げ向上

情報共有によって作業の無駄が省けるため、これまで以上の売り上げを上げることができます。

〇労働者側:作業効率アップによる生産性向上→労働時間短縮、賃金上昇

作業の無駄が省けるということは長時間労働がなくなり、ワークライフバランスの向上へとつながります。また、生産性の向上によって賃金上昇も見込まれるため、仕事に対するモチベーションもアップします。

経営者、労働者にとってこれらの大きなメリットがある一方、情報共有ツールを導入し、社内に普及させるには、金銭的なコストや社員が使い慣れるまでの時間的なコストがかかります。そのため情報共有ツールの効果を実感するのには少々時間がかかるかもしれません。

しかし、長期的な観点から見ると情報共有ツールは大きな効果が期待できます。情報共有ツールを上手く活用できれば社内での連携は格段に円滑になり、作業の無駄が省けます。

まとめ

効果的な情報共有の実践がメンバー間の連携力を向上させ、作業の無駄を省くことにつながります。作業の無駄が省け、生産性が向上することは経営者側、労働者側から見て双方に得があります。

一方で、情報共有ツールの導入には、金銭的・時間的なコストがかかります。必要な情報共有ツールが何かを見極め、その上で情報共有の実践例を参考に、情報共有ツールを取り入れてみてはいかがでしょう。金銭的コストを節約するために無料お試し期間のあるツールに関しては積極的に利用して見るのもよいでしょう。

生産性向上のために働き方改革に取り組む事例の掲載サイトをご紹介

work-enviroment-improve

近年の日本は少子高齢化が進展し、生産年齢人口(15歳~64歳)が減少の一途をたどっています。総務省による『平成28年度 情報通信白書』(※1)では、2000年に8,622万人いた生産年齢人口は2015年には7,592万人とわずか15年で約1,000万人減少し、2030年には6,773万人にまで減り続けると予想されています。
(※1 参考:http://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h28/html/nc111110.html )

そんな深刻な状況への打開策として安倍晋三内閣が提唱したのが「働き方改革」です。
働き方改革では、主に

  • 労働生産性の向上
  • 非正規雇用の格差改善
  • 長時間労働の是正

に取り組んでいます。この働き方改革は民間企業へも波及、独自の労働環境改善に取り組む企業が増えてきています。今回は社内の働き方改革を実践し、成果をあげる企業の事例が紹介されているサイトをピックアップしてご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

3つの事例掲載サイト

今回ご紹介する働き方改革の事例が掲載されているサイトは以下です。

厚生労働省:働き方・休み方改善ポータルサイト
東京都労働局:東京都産業労働局働き方改革宣言企業 宣言企業訪問
日本経団連:日本経済団体連合会 働き方改革事例集

それぞれのサイトの簡単な特徴と、サイト内で取り上げている事例をご紹介します。

働き方・休み方改善ポータルサイト

サイトURL:http://work-holiday.mhlw.go.jp/

 

掲載情報

・所在地(市区町村まで)
・業種
・社員数
・事例
・取組の目的
・取組の概要
・取組の効果(時間外労働の実績推移、年次有給休暇の取得率推移

特徴

自己診断ができる
・職種、規模、事例の種類など、細かい設定で絞り込むことができる
一覧で情報の比較ができる
・在宅勤務、リモートワークなど、オフィス外勤務に関する取り扱いが多い

こんな人におすすめ!

たくさんの会社のデータが欲しい
・たくさんの会社をざっと見たい

 

掲載されている事例

やるときはやる、休むときは休む「メリハリある働き方」の促進:住友商事株式会社
「仕事もプライベートも、両方充実させることが高い成果を出す」という考え方のもと、社員のオンオフの切り替えを重視した施策を実施しています。特徴的な取り組みは、年次有給休暇取得促進とプレミアムフライデーです。

有給休暇取得を促すプロジェクトリーダーを中心に、ノルマの有給を社員が取得しているかどうか適宜レビューを行っています。また、プレミアムフライデーズと称し、経済産業省が促進する月末金曜日だけではなく、毎週金曜日に早期退勤を促す取り組みを実践しています。

詳しくはこちら 

東京都産業労働局 働き方改革宣言企業 宣言企業訪問

サイトURL:https://hatarakikata.metro.tokyo.jp/category/sengen/

掲載情報

・働き方改革宣言
・経営者、人事担当者のインタビュー
・取組内容(働き方の改善,休み方の改善)
・ここがGOOD!(良い点)
・社員へのインタビュー

特徴

社員のインタビューがある
・ポイントが絞られてる、各会社の方向性が文章で簡単にまとめられている

こんな人におすすめ!

・社員の意見を見たい
多くの会社の改革の“雰囲気”(数字ではない)を簡単に知りたい

「TOKYO働き方改革宣言企業」を掲載しているサイトです。「TOKYO働き方改革宣言企業」とは、東京都が都内にある企業の働き方や休み方の改善に向けた取り組みを盛り上げるために創設した制度です。「働き方改革宣言企業 宣言企業訪問」では、一度は名前を聞いたことがあるような大手企業の取り組みも紹介されています。成功事例だけでなく、各社の働き方改革に対する宣言も一覧で見ることができ、労働環境向上に関するセミナーの情報も掲載されています。データ量、文章量的に3つのサイトの中で中間的なサイトです。

掲載されている事例を厳選紹介

社員の教育面にも力を入れる:大鵬薬品工業株式会社
大鵬薬品工業株式会社は、働き方改革の施策として、在宅勤務制度や育児・介護と仕事の両立支援などを実施しています。育児中の社員へのバックアップ体制が整えられているほか、がん治療と仕事の両立をサポートする取り組みも行われています。

育児中の社員には、週1回の在宅ワークや会社の車を使用しての保育園送迎を許可しています。
さらに、育児休暇後の職場復帰に社員が不安を抱かないように、育児休暇中にはタブレットを貸し出しています。eラーニングによる学習支援も行っているようです。また、社員の健康面のサポートとして、がんや病気にかかった社員が安心して働ける職場を提供すべく、専門家やカウンセラーと相談できる環境を用意するなど、製薬会社ならではの取り組みも行っています。

日本経済団体連合会 働き方改革事例集

掲載情報

・創立年
・本社所在地(市区町村まで)
・事業内容
・従業員数
改革内容の箇条書き
・ポイント別の詳しい解説
・企業によっては内容説明のための図解 

特徴

・サイト主:日本経済団体連合
・PDF形式
企業ごとにまとまっており上からスクロールしていくだけで詳細までスムーズに読めます
  

サイトURL:http://www.keidanren.or.jp/policy/2017/072.pdf

長時間労働の是正や有給休暇取得促進、育児・介護の両立支援などの事例が多く紹介されています。

こんな人にオススメ!

網羅的に詳しく熟読したい
数字やデータより文章で読みたい
・オフラインで読みたい人

掲載されている事例を厳選紹介

育児短時間勤務を8パターン設け、多様なニーズに対応する:株式会社高島屋
社員のうち7割が女性である株式会社高島屋は、女性が活躍しやすい労働環境作りに尽力しています。特に、育児短時間勤務制度が整っており、1日5時間の短時間勤務である「パターンA」と、年間所定労働時間は通常の社員と同じであるが休日を少なくすることで一日の勤務時間を6時間45分に短縮する「パターンB」などを含め、利用者のニーズに合わせて8パターンの働き方を選択できるようにしています。育児中もライフスタイルに合わせて、社員がより負担の少ない働き方をできるように配慮しています。

詳しくはこちら

まとめ

workEnvironmentImprove

企業の働き方改革をまとめているサイトを見てみると、長時間労働是正や有給取得促進など、改善したい項目に応じてさまざまな施策に、各企業が取り組んでいるのが分かります。
社内の労働環境改善に成功した企業の事例を参考に、自社の働き方を向上させていきましょう!

情報共有が上手にできない3つの原因とその打開策

PoorInformationSharing

社内で情報共有がうまくいっていない状況に対して、「しょうがない」と蓋をして原因を突き止めることを諦めていませんか。

情報共有が社内で活性化すると、個人が長年の経験から身に付けた卓越したノウハウや考え方を組織全体で共有することができます。ノウハウや考え方を誰もが共有できるようになれば、次はそれらをどのように応用させていくかという、より高度な業務に取り組めます。

また、伝え漏れや二度手間な説明などに費やす時間を削減できるのも情報共有のメリットでしょう。社内で情報共有が活性化すると無駄な時間が削減され、業務効率を向上させることができます

(参照:「情報共有の目的を明確にして業務の効率をあげよう」 )

情報共有が上手くいかない原因が組織内でちゃんと話し合われず、無視され続けている場合、活発に情報交換が行われる組織と比べて、業務効率に大きく差がついてしまうのではないでしょうか。今回は情報共有ができない原因とその打開策についてご紹介します。

情報共有ができない3つの原因

情報共有ができない原因には、どんなものがあるのでしょうか。大きく分けて、情報共有が滞る状況としては以下の3つが挙げられます。

  • 情報共有に具体的なルールがない。
  • 情報を発信できればできるほど良いというカルチャーを作り出せていない。
  • 次から次へと舞い込んでくるタスクに追われて、情報共有の優先順位が下がってしまう。

これらの3つの原因に対する打開策を次からご紹介します。

情報共有に具体的なルールがない

情報共有ができるできないの分かれ目は、情報共有に具体的なルールがあるかないかに帰着します。明確なルールは、情報共有を誰もが実践できる敷居の低いものにしてくれるのです。

例えば、会社で情報共有ツールを導入したとしましょう。
「みんなが知っていると役立つ情報をどんどん投稿してください!」という、ざっくりとしたルールを定めるとどういうことが起こるでしょうか。

ベテランでノウハウもある社員なら、そのくらいの呼びかけでも自分のノウハウをドキュメント化して共有することはできるでしょう。しかし、若手の社員は「何をどう書けばいいのか分からない」といった悩みを抱えることになります。そうなると、一部の人しか発言しなくなるので、情報共有は定着しません。

そこで明確なルールとして「5W1H:いつ(When)、どこで(Where)、だれが(Who)、なにを(What)、なぜ(Why)、どのように(How)」を意識する、といった指針を設けることをお勧めします。情報共有ツールによっては、記入する項目をテンプレート化しておくことができるので、そういった機能を利用するのもいいでしょう。若手社員に対しては、「5W1Hのテンプレートに合わせて、ノウハウとして得た情報を投稿してみよう」と促すと情報共有への抵抗がより少なくなるでしょう。

情報を発信できればできるほど良いというカルチャーが作れていない

InformationSharingCulture

情報共有ができない例として、「このノウハウは自分の長きに渡る経験で得たものだから、誰にも教えたくない」という、自身のノウハウを周囲との優位性に利用する考えがあります。こういった考え方を改めるには、「ノウハウを自分だけのものにするのは得にならない」というカルチャーを作ることが重要です

情報共有にツールを用いているのであれば、投稿数やアクセス数が多く、有益な情報を発信した社員を表彰するなどの仕組みを用意してみてはどうでしょう。その仕組みに後押しされて積極的に情報共有をしていくうちに「情報発信はメリットがある」ということをメンバー各々が実感し始め、次第に社内に情報共有する文化が根付いてくでしょう。強制ではなく、自発的に取り組む理想的なカルチャーを目指しましょう。

次から次へと舞い込んでくるタスクに追われて情報共有の優先順位が下がってしまう

仕事に取り掛かる前には、プランを組み立てて実行しますが、割り込みのタスクが発生すると実行プランが崩れてしまいます。これは情報共有でも起こり得る課題です。

相手の都合に合わせて「このくらいの時間帯に報告しに行こう」と計画しても、報告したい相手がそのときにちょうど不在なことや、想定外のタスクが次々と舞い込み、タスク処理に追われて、情報共有の優先順位を下げてしまうことがあります。結果として報告が後回しになり、自分の仕事が大きく手戻りするリスクにも見舞われてしまいます。

「確認しておきたいところはあるけれど、不在みたいだし、もう少し形になってからの報告でいいや」と自己判断でプレゼン資料の作成を進めて完成形にしたものの、「要件を満たしていないので、やり直し」となるような経験は誰しもがあるでしょう。です。

他の優先度の高いタスクをこなすことで、情報共有が後回しになってしまうような場合は、情報共有する時間を日々のスケジュールに組み込むという解決策があります。情報共有をスケジュール化する一つの手段として、グループ共有可能なカレンダーアプリなどに社員共通のスケジュールで「情報共有の時間」というのを組み込みましょう

情報共有の時間が設けられていると、それまでに報告しておきたいことをまとめておけます。要点をまとめておけば、情報共有の抜け漏れ防止につながります

(参照:「情報共有をスケジュール化しよう」)

まとめ

情報共有ができない原因とその打開策として「情報共有に対する曖昧なルール設定が、チームメンバーたちを情報共有から遠ざけること」、「社員に情報共有に対するプラスイメージを持ってもらい、良いカルチャー作りをすることが重要だということ」、「情報共有をスケジュール化してルーティーンにすること」の3つをご紹介しました。

今回ご紹介したのは、情報共有ができない普遍的な原因でしたが、会社の状況によって情報共有ができない原因は他にもあるでしょう。3つの原因を参考にして、まずは自社の原因を洗い出してみてください。

情報共有で起こる問題は情報共有ツールで解決できる! 

組織やチームにおいて情報共有は欠かせないものですよね。
その理由は、情報共有が上手く行われているかどうかが組織やチームの生産性に影響するからです。
とは言え、「なかなか情報共有が上手くできない」といった悩みを抱えている方もいるのではないでしょうか。

そこで一つの解決策となるのが、情報共有に特化した「情報共有ツール」です。

この記事では、より良い情報共有を実践するための情報共有ツールについて紹介し、併せて情報共有の際に陥りやすい問題点とツールを使った解決策もご紹介します。


さまざまな種類や機能を持つ情報共有ツール

情報共有ツールにはさまざまな種類や機能があります。

ドキュメント共有、タスク管理、日報などです。
それぞれのツールを使いこなすことで、円滑な情報共有が実現できます。

それぞれの特長を詳しく見てみましょう。

〇チャット(メッセンジャーツール)

チャットはその名の通りグループ内で自由に意見交換できるツールです。その場にいない人に質問があれば、チャットツールを使って聞くことができます。

また、グループ内でその質問に答えられる人がいれば、誰でもレスポンスすることができます。チャットの最大の魅力は、その場にいない人達と気軽に連携を取れることです。

チャットやメッセンジャーツールは、普段から使い慣れている方も多いので、簡単に導入できるのもメリットでしょう。

〇ドキュメント共有

日報やマニュアル、議事録などのドキュメントを作成・共有し、いつでも誰でも参照できる環境があれば便利です。

ドキュメントが自分だけでなく、あらゆるメンバーの目に触れることによって、さまざまな視点からのレビューがもらえ、より良い内容にアップデートしていけます。

例として日報の共有について考えましょう。

日報の共有

日報を書くことはチームの生産性においてとても重要な役割を持ちます。日報には大きく分けて3つの役割があります。

1:作業の進行状況の記録

その日に何をどこまでやったのか記録することでメンバー内で作業を確認できます。

また、その日に何の作業をしたか正確に記録すると、過去を見返すことができ、タスクの中で何をやって、何をやっていないかが明確になります。同時に、具体的にどの作業にどれくらい時間をかけたか記述することで、新たな発見が得られます。

2:見つかった課題の共有

その日の業務での課題を記録し、チームで共有することは生産性向上につながります。課題に対してチームで解決に取り組んでいくことで、再び同じ困難に直面しても簡単に乗り越えられます。結果として無駄が省かれて生産性が上がります。

3:翌日の作業目標の設定

作業の進行状況と課題を記録した後、明日はどの程度作業を進めることができるか見積もり、記録します。そうすることで翌日また振り返り、もし予定通り実行できなかったらできない原因は何だったのか考えるキッカケが生まれます。

〇タスク管理

各々の作業状況をメンバーが確認できる環境を作ることで、各自の作業に責任感や連帯感が生まれます。作業内容に対してあまりにも時間がかかりすぎていると評価を下げてしまうので、メンバーは効率的に作業に取り組むようになります。

また、作業に行き詰っているメンバーのヘルプに回ることもできますので、チーム全体としての生産性もも向上します。

〇ビデオ通話

ビデオ通話によるメリットは、その場にいない相手とでも具体的な情報共有が可能になることです。相手との時間さえ合えば、場所を問わず作業の進行状況などの詳細を伝えることも可能になり、細かな情報共有に向いています

以上が情報共有ツールを使った情報共有の種類とその特徴やメリットですが、これらは情報共有ツールの一例であり全てを網羅していません。

組織やチームの持っている悩みを解決できる情報共有ツールを探して、検討してみるのもお勧めです。

ここまで簡単に情報共有ツールの紹介をしました。それでは情報共有ツールは具体的にどのような場面で生じる問題点を解決してくれるのか、次にご紹介します。


情報共有の際に起こりうる問題点とツールを使った解決策

情報共有の際に陥りやすい問題点と情報共有ツールを使った解決策を以下にまとめました。

・情報の伝え漏れが起こりやすいという問題

多くの情報が飛び交う中で「言った」、「聞いていない」など情報の伝え漏れが起こり、何の情報を伝えているか、もしくは伝えていないのか情報が整理できなくなる場合があります。その結果、チームが混乱するという問題が生まれます。

解決策
伝えた情報を記録に残すことで伝えた内容が形として残ります。情報共有ツールであれば、手軽にドキュメントを作成できるので、随時、記録として残しておけば情報の伝え漏れが防げます。

・情報の属人化問題

「ある情報を知っているのがAさんだけ」という状況では、緊急時などにAさんと連絡が取れないと対応できなくなってしまうため、チームとしての生産性が低下してしまいます。

解決策
情報共有ツールでノウハウを簡単にマニュアル化できます。特定の人に依存せずとも、業務の課題を解決することができるようにしましょう。

・タスク管理問題

チームの中で誰がどこまで進行しているかメンバー間で把握できていない場合、いちいち確認を取らなければならなくなり、手間がかかるという問題が生じる可能性があります。

・解決策
メンバー各々の作業内容を一つのシートにまとめて、自由に進捗を書き込めるシートを使いタスク管理をしましょう。一つのシートにまとめることでメンバーが情報を共有しやすくなります

以上、情報共有をするうえで陥りやすい問題点と情報共有ツールを使った解決策の一例を紹介しました。ぜひ参考にしてみてください。


まとめ

情報共有ツールにはさまざまな特徴を持ったツールが存在します。それぞれのツールは場面に応じて多種多様な問題を解決することができます。

情報共有ツールには、お試し期間などで無料で使用することができるものもありますので、まずは利用してみて使い勝手など確認してみるとよいでしょう。

社内の情報共有を促すコミュニケーション環境の作り方

社内の情報共有を促すコミュニケーション環境の作り方

みなさんは社内でのコミュニケーションがうまく取れていますか? 会社で黙々と仕事をしているだけになっていないでしょうか。一般社員のみならず、マネジメント層にとっても、コミュニケーションはチームや組織の生産を上げるために必要です。

今回は社内のコミュニケーションを活性化したいマネジメント層や、もっとメンバーたちと仲良くなって仕事を充実させたい社員の方に、制度を利用したり、情報共有ツールを用いたコミュニケーションの取り方をご紹介します。

コミュニケーションを取るメリットとは?

まずは「なぜコミュニケーションを取らなくてはいけないか」について理解しておきましょう。「会社は仕事をする場所なので、仕事さえできればコミュニケーションを積極的に取る必要はない」と思われる方、本当にそうでしょうか? コミュニケーションを取っていた方が、仕事が数倍進むこともありませんか? メリットを以下にご紹介します。

メリット1:仕事の生産性向上に繋がる

いま課題と感じている仕事について、社内に詳しい知識を持つ人がいるかもしれません。普段からコミュニケーションを取ることで、各メンバーの得意な分野を把握しておけます。課題を抱えてしまった時は、その課題を解決できそうなメンバーを頼った方が仕事の効率化に繋がりますし、自分が思いついた解決方法以上のものが返ってくることもあるかもしれません。

メリット2:報・連・相の実践がやりやすくなる

仕事をする上で重要な報告・連絡・相談(報・連・相)もコミュニケーションの一環です。しかし、「どのくらいの頻度やタイミングで」、「どんなことを報・連・相として」情報共有すればいいのか、報・連・相をしづらく感じてしまう人もいるのではないでしょうか。しかし普段からコミュニケーションが取れているのであれば、オープンマインドで報・連・相が気軽にできるようになります。

メリット3:仕事へのモチベーションが上がる

最初はお互いのことをよく知らずに「仕事がしづらい」と感じていたメンバー同士でも、コミュニケーションを通じて大事なメンバーとなることがよくあります。社内の人とコミュニケーションを頻繁に交わすことでチーム感が持てるようになり、同じ目標に向かって頑張れたり、信頼できるメンバーが増えます。

リアルな場を利用した情報共有を促すコミュニケーションの方法

制度を使ったコミュニケーションの取り方

メリットを理解したところで、次は制度を利用した情報共有を促すコミュニケーション方法をご紹介します。

フリーアドレス制度を導入する

よくある方法がフリーアドレスです。フリーアドレスとは、従来のような固定した席を作らない仕組みのことです。固定された席でなく、好きな場所に座って仕事をすることで、普段接しないようなメンバーとのコミュニケーションを促します。その人がどのような仕事をしているのかが分かり、お互いのノウハウを共有することもできます。

また、部署間を超えたプロジェクトであれば、プロジェクトメンバーたちで近くに座るようにすることでコミュニケーションを簡単に取ることができるようになり、チーム感も増すでしょう。

シャッフルランチをする

シャッフルランチとはランダムで何人かのメンバーとチームを組みランチに行くというもので、企業によってはランチ代を負担している場合もあるようです。会社を離れて気軽にランチをすると、会社では言いにくい仕事の悩みや、自分のちょっとした仕事のアイデアを気軽に話せます。情報共有のハードルがぐんと下がるのです。

ランチでは打ち解けられないという場合は、シャッフルディナーを開催するのも一つの手です。時にはお酒の力を借りてコミュニケーションを取ることもいいでしょう。

TGIFを開催する

TGIFとは元々は “Thank God, It’s Friday.” の頭文字を取ったもので、「やっと週末の金曜日が来た!」という仕事や学校を一週間やり終えた喜びを表現しています。日本でいう「花金」と同じようなイメージです。GoogleがTGIF(Thank Google, It’s Friday.)と称して、毎週金曜日に全社員が参加できるミーティングを開催していたりするなど、企業でもTGIFを取り入れているようです。

TGIFでのミーティングといっても堅いものではなく、お酒やケータリングなども用意してリラックスした状態で行うミーティングなので、自分の考えや意見を伝えやすい場となっています。ミーティングの後はフリータイムにして、社内でコミュニケーションを取る機会を設けている企業が多いようです。毎週でなくても月末の金曜日などにTGIFを開催して、社内の人とお酒を飲んでみてはいかがでしょうか。

クラウドでの情報共有ツールを利用したコミュニケーションの方法

クラウドを使ったコミュニケーションの取り方

制度を利用した情報共有を促すコミュニケーション方法に加えて、クラウド上で情報共有ツールを利用したコミュニケーション方法もご紹介します。制度を作って運用するのが大変だと思う方、日々の業務で情報共有を実践したい方は、こちらを参考にしてみてください。

自己紹介テンプレートを使って自己紹介をする

情報共有ツールを使った簡単なコミュニケーションの方法に自己紹介があります。あらかじめ情報共有ツールに自己紹介用のテンプレートを用意しておいて、新しく加わったメンバーに自己紹介を記入してもらいます。自己紹介の内容は、定期的にアップデートしておくといいでしょう。自分がどのような人なのかを定期的に発信することによって、同じ趣味の仲間ができたりするかもしれません。

日記やポエムを書く

普通、情報共有ツールというと、毎日の日報を書いたり、業務知識をまとめたりするものですが、時には日記やポエムを書いてみるのもいいかもしれません。日記を書くことによって、その人が普段どのような生活を送っているのかを知ることができ、ポエムではその人の考えや思いを知ることができます。例えば、自分がなぜこの会社に入ったのかや、世間で話題になっていることについて書いてみるといいでしょう。

ノウハウのまとめを書く

情報共有ツールに自分が仕事で学んだノウハウをまとめましょう。ノウハウをまとめることにより、自分が持っている知識を整理して深められ、困った時にはすぐに見返せるので便利です。さらに、他の人がその知識を活用することができるので、生産性の向上にも役立ちます。情報共有ツールなら、もし分からないことがあってもコメント欄でいろいろと質問することができますから、活発なコミュニケーションに繋がりやすいでしょう。

まとめ

まずはコミュニケーションが情報共有にとって大切な要素あることを理解しましょう。情報共有を促すコミュニケーションを環境を作るために、「リアルな場」と「情報共有ツール」を利用した方法をご紹介しました。今回の記事をヒントに自分の会社に合ったコミュニケーション環境の作り方を見つけてみてください。