WEBブラウザで使える6つのオススメのマインドマップツール

アイデアを表現する方法として、ビジネスや教育などの分野で幅広く活用されているマインドマップ。最近では、インターネットを活用して、オンラインでマインドマップを作れるサービスが多く提供されています。

しかし、「PCやスマホでマインドマップを使ってみたいけど、アプリをインストールするのはちょっとめんくさい」という方もいますよね…。今回は、そんな人にもおすすめなwebブラウザ版マインドマップツールを中心にマインドマップツールをご紹介していきます。

マインドマップツールには3つのタイプがある

マインドマップツールは、大きく分けて3種類あります。

使う目的や場面によってどのタイプのサービス が最適化も変わってきます。

まずは3種類のツールの特徴を解説します。

インストール型

PCやタブレットにサービスをインストールして使うタイプです。

インストールさえしてしまえば、インターネット環境がなくても使うことができます。

オフィスや家でゆっくりとマインドマップを作りたい人にオススメです。

スマホアプリ

スマートフォンでも使えるアプリタイプです。

通勤時間や作業中、ふとした時に思いついたアイディアを書き出したい、まとめたいときに大変便利です。

手軽に使うことができるのが魅力です。

ブラウザ・クラウド型

今回後紹介するのが、このブラウザ・クラウド型です。

Web上でログインすることでマインドマップツールを使用出来ます。

ブラウザ型の最大の特徴は、ツームメンバーと共有したり、複数人で同時編集したり出来ることです。

webブラウザで使えるマインドマップツール

ここからは、ブラウザでも使えるオススメのマインドマップツールをご紹介します。

1.MindMeister

MindMeisterは、 ユーザが国内外で2,000万人 以上いるほど多くの人に愛されているマインドマップツールです。

シンプルなデザインが特徴で、ウェブデザイナーやエンジニアなどIT業界から根強い支持を得ています。

また、Microsoft Teamsとも連携しているのも、根強い人気をさらに確かなものにしています。

搭載されているプレゼンテーションモードを使うことでスライドショー形式でのプレゼンもすることができ、さらにPNG形式でのエクスポートも可能なので、様々なシーンでの活躍が期待できます。

Mindmeister: マインドマップをオンラインで作成-任意のデバイスで

2.Mindomo

Mindomoのマップツールは、機能がとても充実しています。 

マインドマップだけでなくガントチャートもサービス内で共同で作ることができます。

10種類のエクスポート形式に加えて、インポート形式も13種類と豊富です。

つまり、他のマインドマップツールで作成したデータをそのままインポートしてMindomo上で使うことができるということです。

《2021年完全版》WEBブラウザで使える無料オンラインマインドマップツール&アプリ比較15選 | MAPLOG

3.MindMup

MindMupでは、 無料版でもマインドマップを無制限に作成・保存することが可能です。

Google Driveとも共有でき、Google Drive上で マインドマップを共有することができます。

画像・HTMLを使って書き出したり、プロジェクト管理機能も搭載されており、ビジネスマンの助けになること間違いなしのツールです。

MindMup

4.Brainio

Brainioは、マインドマップとメモ機能を上手に使い分けながら利用することができます。

特徴的なのは、マークダウン記法でメモを取れることです。書いたテキストは瞬時にスタイリッシュな構造に切り替わります。

Note taking and mind mapping combined in one app

5.Coggle

「創造性を解放しよう」 という キャッチコピーの通り、ビジュアルに訴えかける美しいノートを簡単に作ることができます。

チームメンバーとアイディアを共有することでさらなる創造性が生まれることでしょう。

画像の挿入や、リンクをスムーズに埋め込むこともできます。

Coggleは、画面は全て英語表記です。

Coggle: Simple Collaborative Mind Maps & Flow Charts

6.miro

在宅ワークが急増した2020年ごろから注目されるようになったサービスです。

リモートワークをより便利にするツールです。

 全世界で2,000万人以上のユーザー獲得実績があり、Twitter、Spotifyなど名だたる企業も導入しています。

https://miro.com/?gspk=eXVraWthd2F6b2U1MDMy&gsxid=xoqnzA4ZEbFj&utm_campaign=yukikawazoe5032&utm_medium=affiliate&utm_source=referral

webブラウザでマインドマップを作ろう

マインドマップツールには、次の3種類のタイプがあります。

  • インストール型
  • スマホアプリ
  • ブラウザ・クラウド型

ブラウザ型は、チームメンバーにすぐに共有し、複数人で同時編集できる点でオススメです。

今回、ブラウザ型のサービスを6種類ご紹介しました。

  1. MindMeister
  2. Mindomo
  3. MindMup
  4. Brainio
  5. Coggle
  6. miro

メモやタスク管理など豊富な機能が備わっていたり、たくさんの形式でインポートできたりと、それぞれ強みをもっています。

あなたがマインドマップを作るとき

「どんな機能が欲しいか」

「何の目的で作るのか」

を考えながら、最適なマインドマップツールを導入しましょう。

マインドマップで得られる3つの効果とは

マインドマップ効果

「新しい知識を整理するのが苦手。」、「膨大な情報がごちゃごちゃしていて解決策が思いつかない。」

そんな方におすすめしたい解決法が「マインドマップ」です。

この記事では

  • マインドマップの目的や特徴
  • マインドマップの書き方
  • マインドマップで得られる効果

をご紹介します。

マインドマップとは?

マインドマップは、 人間の脳の思考を図にした表現方法です。

人間の脳の構造を「出来る限りそのまま再現したもの」ですので、発想力や記憶力を高められるとも言われています。

まずは、マインドマップの特徴と作成する目的を解説します。

マインドマップの特徴

マインドマップの最大の特徴は、 瞬時にビジュアルに訴えかけるような構造です。

テーマとなる大きなキーワードを中央に配置し、そのテーマから連想されるキーワード・アイデアを枝のように分岐させながら広げていきます。

完成すると大きな木のようになることから「メモリーツリー」「アイデアツリー」と呼ばれることもあります。

マインドマップを作る目的

マインドマップを作成する目的は、アイデアを発散・整理することです。

またマインドマップを作成する過程で記憶力や発想力、理解力を高めるとも言われています。

これはマインドマップを作成する際、関連付けられたキーワードを連想・想像しながら自分の思考を増やしていくためだと言われています。

マインドマップは人間の頭の中にある複雑なアイデアを整理するような使い方とアイデアを発散するような使い方の2つの使い方が存在しているとも言えます。

マインドマップの効果的な書き方

ここでは紙を使用した場合のマインドマップの効果的な書き方をご紹介します。

用紙の中央から始める

まず、大きなテーマとなるキーワードを用紙の中央に置きましょう。

これは連想するキーワードや情報をキーワードの周りに書き込めるようにするためです。

あとから別のキーワードが頭に浮かんだ際に書き込めるように、少し余白を作りながらマインドマップを展開していきましょう。

発散するためにマインドマップを作成する場合は、アイデアをまとめることを考える必要はありません。あくまでマインドマップは頭の中ででたアイデアやキーワードを発散して、思い浮かんだらどんどんアイデアを書き足していきましょう。

抽象から具体に向かって枝を広げる

中心から外側に向かって、抽象的なキーワードから具体的なキーワードになるように、マインドマップを広げていきます。

歴史>日本史>戦国時代>織田信長>天下統一

上記のように「歴史」という広く抽象的な言葉から、「天下統一」という具体的なワードへと少しずつ範囲を狭めていきます。

具体へ向かってキーワードを増やしていくことで、 マインドマップはスムーズに展開できるのです。

アイデアをどんどん追加する

頭に思い浮かんだアイデアは漏らすことなくどんどん書きましょう。

先ほども説明したように、マインドマップは頭の中ででたアイデアやキーワードを発散するためにあります。

マインドマップを見て振り返り、あとから考えをまとめて整理すれば良いのです。

マインドマップで発散した後にマインドマップを使いながら整理するという方法もありますが、情報に抜け漏れをなくすためにはロジックツリーを活用することが多いです。

マインドマップで得られる3つの効果

マインドマップで得られる3つの効果

では、マインドマップを効果的に活用することでどのような効果が得られるのでしょうか。

1. 思考・アイデアが広がる

マインドマップを作ることで、思考やアイデアが広がる効果が期待できます。

枝が分岐するように単語を展開していくのですが、この作業が「連想」を生むからです。

ある単語から関連する別の単語を連想することで、頭は常に「何かを考えている」状態になります。

連想することで思考能力が高まるので、日常的にアイデアが浮かんできやすくなるのです。

2. 全体を俯瞰することで問題解決につながる

仕事をしていて何か問題にぶつかった際、その解決策を模索するのは当然です。

考え込んでいるだけでは解決せず新たな問題が生じて頭を悩ませるという

ような悪循環に入ってしまうと、いいアイデアはなかなか出てきません。

そんな時に役に立つのがマインドマップです。

出てきた問題を単語ベースで次々と展開していきます。 マインドマップを完成させてマインドマップ全体を俯瞰して見たとき、解決策が一気に思い浮かぶことがあります。

この全体を俯瞰する作業がとても大事なのです。

問題や課題は他の多くの要素と繋がっています。

そのため、全体を見直すことができるマインドマップを作ることで、一見関係ないように思える要素が繋がり、問題解決に近づきます。

3. 短時間で記憶力がアップする

メモを取ったりノートを取ったりすれば、それだけ時間がかかります。

試験前に暗記したいなら、さらに時間を割かなければいけませんよね。

一方、マインドマップは単語と単語をひたすらつないでいくため時間がかかりません。

単語と単語を繋いでいく際に、どのような関係があるかを意識してつなげることで効果は上がります。

単純な書き写し作業ではないため、マインドマップを作りながら勉強するのも1つの手段です。

復習するときに「この2つってどうやって繋がったんだっけ?」、「勢いで考えたけど、これは別のキーワードとも関連があるなぁ。」と疑問に感じたり、思い出そうとするとき人間の記憶力は向上すると言われています。

マインドマップは、あなたの日常を豊かにする

  • マインドマップの目的や特徴
  • マインドマップの書き方
  • マインドマップで得られる効果

をご紹介しました。

マインドマップを作成することで、問題解決に近づき、論理的な思考法も身に付きます。

何のためにマインドマップを作っているのか、目的をしっかりと意識しながら作ることで、今日からの物事の捉え方が変わるかもしれません。

クラウドサービスを使って日報を共有しよう

cloudService

日報の重要性は理解しつつも、日報の作成や共有を面倒だと思う人は多いのはないでしょうか。そこでお勧めなのが、日報の作成や共有の手間が短縮できるクラウドサービスの利用です。この記事では、紙やメールでの日報の作成・共有をクラウドサービスに変えることによって、どのようなメリットがあるのかご紹介します。

そもそも日報を実践する目的は?

日報を実践する目的は、2つ業務の可視化社員の成長にあります。

仕事の進捗や社員の活動を把握する

管理者にとっては、業務進捗の把握、顧客の意見の吸い上げ、問題点の洗い出しと部下への指導の参考にするといった用途で日報を使うことが多いかと思います。

日報は成長に最適なツール

ただし、その日行った業務をただ記述するだけでは、日報はただの「社員監視ツール」になってしまいます。

客観的に、仕事における自分のパフォーマンスを振り返り、反省と改善点を洗い出してネクストアクションの整理する。この一連の流れを日報を使って行うことで、社員の成長を促進させることができるでしょう。

クラウドサービスを使って日報を作成・共有する利点

日報の作成が「いつでも・どこででも・どの端末ででも」できるようになる

紙やメールによる日報では、「会社に戻って紙の日報に記入する必要があったり、PCを立ち上げないとメール日報が書けなかったりするので、出先から帰社しなければならない」といった手間がかかります。こういった悩みを解消するクラウド化の利点として「どこにいても(出張先など)」、「いつでも(移動中など)」、「どの端末からでも(タブレットやスマホから)」、日報を共有でる利点があります。

またいつでも利用できるということは、ちょっとした空き時間に日報を作成できるということになり、例えばメモのように都度、情報をサッと記入しておけば、書き漏れも少なくなります。

日報を誰が提出したのかを把握しやすくなる

メールや紙の日報では、誰が提出しているのかが分かりにくく、確認するのに時間がかかってしまいます。しかし、日報をクラウド化すると、日報の管理がクラウド上で一元化され、紙やメールの日報のように提出状況の把握に時間をかけることなく、リアルタイムにフィードバックが行えるようになります。

日報の「クラウド化+共有化」は生産性向上につながる

cloudShare

日報をクラウド化することで、時間と手間の短縮につながり、紙やメールの日報からの一歩前進と言えるでしょう。加えてクラウド化した日報は、共有化することによって生産性向上につながる大きな武器となるのです。そのいくつかを次にご紹介します。

縦・横の連携でスムーズな業務を行えるようになる

紙やメールの日報では、確認するのは上司だけで、情報の流れが一方通行になりがちです。しかし、クラウド化によって日報を共有することで、各々の業務内容をチーム内や各部署の人が見られるようになります。日報には、取引先が今どんなことを望んでいるのか、どの段階まで交渉が進んでいるのか、といった情報が記されています。

こうした情報が共有化されると、次の打ち合わせに必要な資料や、交渉をスムーズに進めるためのアイデアなどを、チームや部署のノウハウを集結してあらかじめ施策として用意できるようになり、顧客のニーズに的確に応えられるようになります。

日報を共有して社内のコミュニケーションを活性化

日報を共有し、それぞれの業務内容や進捗情報を共有化することによって、さまざまな人からのアドバイスがもらえます。多様な視点からのアドバイスを得ることで、自分では気が付かなかった解決法も見出せるようになるでしょう。

自身が困っていることや、ヘルプの要請なども日報に記しておけば、お互いをフォローし合うことができます。社内でのコミュニケーションが活発化することで、社員同士の結束力も固まっていきます。

日報を共有して、より良い働き方を手に入れよう

日報は毎日の業務なので、効率化することでいろいろなメリットが生じます。

今まで日報に割いていた時間が短縮されることによって、他の業務に充てる時間が増え、長時間労働の防止になります。社員は、プライベートに充てる時間が増え、しっかり休息を取ってリフレッシュすることによって、仕事への意欲もアップ。社員の仕事への取り組み方がいままでと変わり、より良い働き方の実現にも貢献するでしょう。

日報の共有は業務の効率化に加え、より良い働き方を実現するためにも重要なのです。

まとめ

日報には大切な情報がたくさん詰まっています。ただ書いて提出するだけだった日報も、共有することによって、業務を円滑に進めるための大きな武器になります。日報をクラウド化して効率的に進めることは、時間や手間を削減でき、生産性向上の重要なポイントとなります。

【相手に伝わる】メール日報の書き方6つのポイント

mail-report

ビジネスパーソンには欠かせない業務日報。

情報共有の観点から大事な役割を担っている業務日報ですが、いざ書き始めると「どのように書けばいいかわからない…」と途方に暮れてしまう人もいるのではないでしょうか?

そこで今回は、メールを利用した業務日報の書き方の「コツ」を、メール日報のメリット・デメリットと合わせて、ご紹介します。メール日報を読む人がスムーズに内容を理解できるように、ぜひ書き方の「コツ」を守って、より良いメール日報を作成しましょう。

メール日報の書き方の「コツ」

タイトルには自分の名前と、日報という文言を入れる

メール日報で一番重要なのは、読む人の目線に立つことです。日報は、送った相手に読んでもらわなければ意味がないからです。
書き方のコツとしては、タイトルには必ず「自分の名前」と「日報」という文言を入れること。このコツを抑えることで、自分の送った日報が、大量のメールに埋もれるのを防ぐことができます。また、読む人も後から検索がしやすくなり、管理がしやすくなります。

日報のテンプレートを利用する

メール日報の書き方として、決まったテンプレートを利用すれば、何を書こうか悩む時間を省くことができ、日報を書くのが楽になります。書く項目については、事前に上長と意見をすり合わせておきましょう。

端的に短い文章でまとめる

ダラダラとした長い文章は、読む人に内容を理解されないだけでなく、ムダに時間を奪ってしまいます。そのため、メールで日報を書く際には、必ず端的に短い文章でまとめましょう。何を言いたいのかを簡単に書き出して、明確にした上で日報作成に取り掛かることをお勧めします。

箇条書きを利用する

メール日報での箇条書きは、ポイントを分かりやすく伝える役割を果たします。読む人に短時間で内容を把握してもらうためにも、メール日報の書き方として、箇条書きを効果的に使いたいですね。

業務内容は時系列に書く

業務日報とは、そもそも「その日に何を行ったかを報告する」ものです。時系列にまとめていれば、読む人も1日の流れを把握しやすくなるため、メール日報の書き方として抑えておきたいポイントです。

客観的事実と自分の意見は混同させない

客観的事実と自分の意見が混同しているメール日報は、読んだ時に「事実」か否かが判断しにくくなってしまいます。そのため、客観的事実は<報告>、自分の意見は<所感>といった風に、分けて書きましょう。

業務日報をメールで書くメリット

低コストで導入できる

メールの本文に業務日報を書くのが、メール日報の書き方です。そのため、メールアドレスを持っている社員であれば、日報作成時に追加費用が発生しません。もちろん、費用をかけて日報専用のサービスを導入することも選択肢のひとつではありますが、メール日報の導入の方が低コストなので手軽に始められます。

誰でも簡単に始めることができる

ビジネスパーソンであれば、一度はメールを利用したことがあるでしょう。そのため、研修やレクチャーをせずとも、簡単かつスピーディーに日報作成をスタートさせることができます。

業務日報をメールで書くデメリット

他のメールに紛れてしまいがち

毎日何十通、多い人だと何百通と届くメール。タイトルに「日報」という文言を入れることで、少しは解消されるものの、他のメールに紛れてしまう危険性を秘めています。

上司との1対1の関係になりがち

メール日報の場合、日報を読む人が限られてしまいます。
他の人の目に触れないクローズドな環境下では、書き手の緊張感が薄れ、モチベーションも上がりにくいでしょう。最悪のケースでは、前日の内容をコピペするといった、意味のない「作業」になりかねません。

また、読む人のモチベーションも上がりにくいでしょう。書き手がどれだけ一生懸命、業務日報を書いていても、読む人が毎日、業務日報を読まずに数日分まとめて読む、レスポンス(コメント)を怠ってしまうという状況では、せっかくの業務日報も意味をなしません。

有益な情報がナレッジとして活用できない

当然の話ですが、メール日報は、メールの宛先に入っている人にしか届きません。どれだけ有益な知識やノウハウがあったとしても、展開されなければナレッジとして活用されることはないのです。いわゆる“宝の持ち腐れ”状態となってしまう恐れがあります。

「クラウド型サービス」で書く業務日報

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一方「クラウド型サービス」を利用して業務日報を書く会社が増えてきています。クラウド型サービスを利用すれば、業務日報をメールで書いた際のデメリットが解消でき、業務日報を最大限に活かすことができるのが魅力です。

情報が一元管理できる

クラウド型サービスで業務日報を書くと決めておけば、メール日報のように業務メールと混在せず、情報を一元管理できます。一括検索も可能なので、山のようなメールの中から情報を探すといった手間を省くことができるのもメリットの一つです。

コミュニケーションツールとして活用できる

メール日報とは違い、多くの人の目に触れるため、書く人・読む人両方のモチベーションアップにもつながります。1対1ではなく、1対多のコミュニケーションツールとして利用できるのもポイントです。

サービスの機能によっては、記事にコメントをつける機能や、“いいね”とレスポンスする機能もあるので、気軽に日報を通じてコミュニケーションが図れます。入社したての新人など、社内の人脈がない社員の日報には、周りの社員がしっかりコメントを返してあげれば、コミュニケーションを兼ねたスキルアップにつながります。

また、情報に応じて閲覧できる人の制限をかける機能も付いているので、全体公開したくない情報は、一部公開にすることも可能です。

ナレッジとして活用できる

メール日報とは違い、クラウド型サービスで業務日報を書くと、オープンな環境に公開されることになります。業務日報がナレッジとして残されていくので、同じようなトラブルや問題に陥った時などに再利用性の高い、汎用的に使うことができる情報になるでしょう。

ナレッジとして蓄積された情報によって、知識の属人化を防ぐことができ、会社の業務生産性に貢献すれば、業務日報は単なる“日報”ではなく“会社のお宝”になります。

まとめ

今回のコラムでは、メールを利用した業務日報の書き方の「コツ」、メール日報のメリット・デメリット、クラウド型サービスを紹介しました。
メールを利用して業務日報を書く際の参考になれば幸いです。

日報の4つの目的を理解して、業務成果につなげよう

日報を書いて得られる効果は2つあります。ひとつは自分自身の作業効率が向上することです。もうひとつは、日報を利用した情報共有によってチームや組織の生産性も飛躍的に向上することです。

しかし、ただ日報を書くだけではこうした効果は得られません。みなさんも日報を作成にするにあたり以下のような悩みを抱えているのではないでしょうか?

・悩み1:日報を書くとどんなメリットがあるのか分からない!
・悩み2:日報を書くのに時間がかかりすぎてしまう!
・悩み3:どうやって日報を管理したらいいかわからない!

こうした悩みを解決するために、この記事では日報を書く目的を理解するとともに、効果を得られる日報の書き方を紹介します。


日報の4つの目的を理解しよう

目的1:その日の業務の振り返り

その日、どの業務にどれくらい時間をかけたかを記録しておくことで、無駄がなかったかどうか確認することができ、改善点が分かりやすくなります。また、業務を遂行するにあたって、どんな作業を行ったかを書くことで、業務内容を見返す際の備忘録にもなります。

目的2:タスクの進行確認

日報には、過去に書いた日報を見返すことができる利点があります。過去を振り返ることで、既に終わった業務、未着手の業務、優先してやるべき業務が整理されるため、タスク管理のツールとしても利用できます。タスク管理で業務が整理されれば、効率的に仕事に取り組めるようになります。

目的3:業務の中で得たノウハウのメモ

その日の業務で発見したノウハウや気付きを日報にメモしましょう。例えば、その日の業務でつまずいた場面と、その状況に対してどのように対処したかを日報にメモすることで、次の日以降、同じ場面に遭遇した時に素早く対処でき、作業効率が向上します。

目的4:これまでの自分との比較

日報は記録として残るため、過去の自分と比較することができます。過去の日報と現在の日報を比べてみて、どれほど作業効率が向上したか明確に確認することができます。効率が上がっていれば日報の効果が表れているのが分かり、逆に効率が下がっているならば、その原因を過去の日報から洗い出すこともできます。

これら4つの目的を果たせる日報は、困ったときに役立つ、スキルアップにもなる貴重なツールとなるでしょう。では、どのような内容を盛り込むべきなのか、必要な項目を次にご紹介します。


日報に最低限書くべき項目とポイント

◆書くべき項目

・その日の業務内容

その日、何をやったのか書き出しましょう。また、その時にどのような作業をしたのか、具体的に記述することが大切です。何の業務にどれだけ時間をかけたのか一目で分かるように書くことで振り返りやすくなり、生産性向上に繋がります。

・見つかった課題

その日の業務の中でつまずいたり、上手くいかなかった場面を振り返りましょう。上手くいかなかった状況を、誰が読んでもイメージしやすいように書くと同時に、その原因を自分なりに考え、解決案まで書きましょう。同じ場面に遭遇した時に素早く対処できます。

その日、上手くいった点や反省点を踏まえて、明日すべきことを箇条書きで書き出しましょう。次の日の業務内容を簡単に書き出すことで、やるべきことが整理され、明日の業務の見込みが立ちます。また、やるべきことが事前に整理されていれば、翌日、素早く業務に取りかかれます。

これらの項目を正しく記入することで、その日の出来事が振り返りやすくなり、日報の目的である生産性がグッと向上します。しかし、ただ書き連ねれば良いというものではないため、ポイントを押さえて簡潔に書きましょう。

・日報の書き方(例)

◆日報を書く時のポイント

ポイントは2つ存在します。

ポイント1:5W1Hを意識

5W1Hとは、いつ(when)、どこで(where)、誰が(who)、何のために(why)、どのように(how)です。これらを意識することで読みやすい文章が作れます。特に「何のために」を意識することはとても重要です。その日の業務が「何のために」実行されたかチェックすることで、業務の方向性を見失わないですみます。

ポイント2:具体的な数値を記入

どの作業にどれぐらい時間がかかったかなどについて、具体的な数値を記入するようにしましょう。数値という客観的な事実を記入することで、具体性が加わり、その日の進捗が分かりやすくなります

ポイントを押さえた読みやすい日報はぜひチーム内で共有しましょう。共有することで、日報の本来の目的である「生産性向上」に繋がります。

また、具体的な日報の書き方のテンプレートについて詳しく書かれた記事を紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
業務日報を“会社のお宝”に。職種別の日報テンプレート4選

日報が書けたら共有しましょう!

共有するメリット

日報を共有することで、メンバーがお互いの作業の進行状況を確認できます。グループのリーダーは、作業が進んでいるメンバーにはどんどんタスクを与え、逆に作業が滞っているメンバーにはヘルプを出すなど連携が取りやすくなります

また、メンバーが直面した課題を共有すれば、他のメンバーが同じ場面でつまずくことがなくなり全体として無駄が省けます。

共有する方法(ツール)

日報を共有するには、さまざまな方法があります。しかし過去の日報に遡ることが容易で、参照しやすいという点が重要なため、紙の日報は日報の効果を最大化できません。そこで、例えばQiita Team のような情報共有ツールを使うことで日報の効果を最大限発揮できます。

このような情報共有ツールは、メンバーの作成した日報のようなドキュメントを簡単に整理して保存することができるため、メンバーの日報の共有が容易になります


まとめ

日報の目的は生産性の向上にあります。日報はポイントを押さえて正しく書けば、作業効率がグッと上がります。そしてその日報は共有することでさらに大きな力を発揮し、チームの生産性が格段に向上します。ぜひツールを使って効果的な日報の共有を体験してみてはいかがでしょうか。

【日報作成!】効果的な日報を早く簡単に作成する方法

日報といえば、1日の最後で一番疲れた時に書くものなので、面倒に感じる方も多いのではないでしょうか。その上、誰も見てなさそうでやる気も出ませんよね。そんな日報に意義を持たせ、早く簡単に作成する方法を紹介します。

※後半に便利な日報テンプレートを載せてます!

1. そもそも日報を書くメリットって何?

1-1. 他の社員とのコミュニケーションが取れる

・自身の状況を上司に把握してもらえる

上司というのは部下が「きちんと仕事ができているか」、「何かつまづいているところはないか」など、常に心配しているものです。しかしながら上司は上司で自身の仕事があるため、すべての部下の様子まで気を配っている暇はありません。そのため、自身の仕事の様子を上司に把握してもらうためにも日報は重要になっていきます。読んでいないと思われる日報でも、案外上司は読んでいるものです。困っていることを書けば、何かアドバイスをくれる可能性もあります。うまくいったことを書けば、この部下はこれが得意なんだな、と思われ関連する仕事を任せてもらえる可能性もあります。ぜひ上司とのコミュニケーションを意識して日報を作成してみましょう。

・自分が得たノウハウを社員と共有して他の人をサポートできる

何か工夫してうまくいったことはどんどん共有しましょう。他の人が同じことで悩む時間が短縮されます。また情報というのは、いい情報を教えてくれる人に集まってくるものです。まさに「情けは人の為ならず」ですね。有用な情報はどんどん共有していきましょう。ノウハウだけでなく、困っていることに関しても書いてみるといいでしょう。案外、上司よりも境遇の近い同期の方が実用的なアドバイスをくれるかもしれません。

1-2. 書くことで自分が成長できる

・計画通りに進んだかを確認できる

計画通りに進んだかを確認することで、「思ったより時間がかかったな」、「案外早く終わったな」などのように、仕事に対する時間感覚が身につきます。また、他の人もその仕事に要する時間を知ることができます。

・失敗したこととその改善点が明瞭になる

頭の中だけで考えるより文字に起こすことで、どこで何を失敗したのかが明瞭になります。そうすると改善策も見えやすくなっていきます。仮に解決できなかったとしても、どのように対応したのかは書きましょう

・成功したやり方を書き残してノウハウ化できる

人は忘れる生き物です。どれだけうまくいって、どれだけ印象が強くても、細かな手順などは驚くほど忘れてしまいます。特に頻繁に出会う事柄でなければなおさらです。せっかく身につけたノウハウなら、忘れない自信があっても必ずメモをしましょう。特に日報というのは人に見せることを意識するため、より分かりやすく客観的にしようと努力するでしょう。これは、後から自分で見返す時にも役立ちます。

2. 日報って何を書けばいいの?

それでは、日報を作成する目的、効果が分かったところで、どんな項目が必要なのか確認していきましょう。

・その日の業務の目標
・その日の業務を時系列で書く
・目標をどれだけ達成できたか
・失敗点と改善方法、なければ原因、その時に行った対応
・良かった点、共有しておきたい点

上記5点に集約されるでしょう。ぜひ参考にご利用ください。

3.日報を簡単に早く作成するには?

内容、対象にもよりますが、概ね日報作りは15分程度に抑えましょう。簡単に手早く書く方法を以下にまとめました。

・朝、その日の目標を意識する

通勤中などでかまいません、今日1日の予定を頭の中で整理するだけで、日報に書くと思われることを効率的に覚えていられるので、日報を素早く書き始められます。また、仕事に目的意識を持つことができるので、自己成長にも繋がります。

・その日の業務を休憩に入る前に簡単にメモする

これは職務によっては難しいかもしれませんが、できる方はやってみることをお勧めします。思い出すきっかけになる程度で良いので、1,2単語くらいのメモでも良いかもしれません。0から何かを思い出すのは時間がかかりますが、何かきっかけがあればそこから思い出すのは簡単です。「あと何かあったっけなあ」と考える時間がなくなるので、大幅な時間短縮になるでしょう。

・箇条書きにして記入項目は揃える

その都度フォーマットを考えるのは時間がかかりますし、見る方も見辛いです。また、よっぽどのことでなければ文章にせず箇条書きにした方が書く方も見る方も楽です。なので、同じフォーマットを使うのであれば、ほとんどが箇条書きで済むようなフォーマットを作成しましょう。

そんな時間ないよ!という方には、こちらにテンプレートを用意しました。ぜひご活用ください!

【職種別】業務日報を“会社のお宝”に。日報テンプレート4選

まとめ

[日報の目的]

・社内の情報共有
・上司に自分の状態を把握してもらう
・明文化することで自分のした仕事を整理する

[早く簡単に作成する方法]

・通勤中、日報の内容を意識する
・日報に書く項目を業務中にメモする
・箇条書きで形式を揃える

ぜひ、時間をかけ過ぎずに、意味のある日報を作成しましょう。

日報の必要性を意識して効果的な日報を作成しよう!

necessity-of-daily-report

毎日、当たり前のように作成する日報ですが、皆さんは日報の必要性を感じていますか?必要性を感じていなかったら、それは日報を効果的に使えていない証拠です。

この記事では、日報の必要性がいまひとつ理解できていない方に向けて、日報の必要性を理解してもらうと同時に、効果的に書くことで得られるメリットを紹介します

1.日報の必要性


日報を書くことに必要性を感じていないながらも、いやいや規則に従って日報を書いている人も少なくはないでしょう。そのような方々のために、まずは日報の必要性を確認してみましょう。

日報がないと困る場面

日報がないと困る場面として大きく2つ考えられます。

①過去の作業内容を確認したい時

仕事をしていて、ふと「あの作業いつやったっけ?」と感じた瞬間は、誰にでもあると思います。漠然と過去の作業内容は覚えているものですが、具体的な内容や日付などの詳細はすぐに忘れてしまうものです。タスクを自己管理する中でこのような場面に遭遇した時、日報のような記録がなければ作業内容を確認できなくなってしまいます。その結果、過去の作業内容について調べる時間が生じるため生産性が低下します。

②各メンバーのナレッジを共有したい時

日報がないと困る場面としてナレッジを共有したい時が考えられます。例えばメンバーAさんが普段Bさんがやっている業務をやらなければならない時、Bさんからノウハウを学びたいと思っているとしましょう。このような時にいちいちBさんに質問していては、AさんBさんともに作業効率が悪くなってしまいます。そこでこの問題を解決してくれるのが日報です。日報はメンバーが日々業務をこなす中で獲得してきたアイデアの宝庫なのです。日報にはその日の業務で得た「気づき」や「提案」がたくさん存在します。それらの情報を参照することでノウハウが学べます。

以上のような場面に遭遇した時に、日報の必要性を確認できるでしょう。日報が存在することは、チームの生産性向上に大きく貢献しているといえます。

2.日報のメリット


日報の必要性が確認できたところで、日報のメリットを簡単に以下まとめました。

〇作業管理がしやすくなる

過去の作業を参照することができるためタスク管理が容易になります。

〇ナレッジの共有

ナレッジを共有することができるので業務の継承がしやすくなります。

〇その日の作業内容を振り返るきっかけができる

日報を書くという行為は一日の終わりに行うため、書き起こすことでその日の業務内容が整理されます。

日報には大きなメリットのあることが分かっていただけたでしょうか。この大きなメリットを生み出すには、誰が読んでも読みやすい日報を書く必要があります。そこで、読みやすく手間のかからない日報の書き方についてご紹介します。

3.短時間でできる日報作成のコツ

tips-of-dailyreport

日報を書く時に問題となることは、日報を作成するのに時間がかかりすぎてしまう点です。そこで短時間で内容のある日報が作成できるポイントを紹介します。

①テンプレートを使って様式を統一する

各メンバーが日報を独自のスタイルで書くと読み手が読むのに苦労してしまいます。テンプレートなどを用意し日報の様式を統一すれば読みやすくなり、書き手も手軽に書くことができます。

②サブタイトルを書く

サブタイトルを簡潔に書きましょう。分かりやすいサブタイトルをつけることで読み手はサブタイトルからある程度内容が把握できます。

③業務内容の記述(箇条書き)

業務内容を日報に書く時に、長い文章をだらだらと書いてしまうと読みづらく、重要なポイントを見逃してしまいます。そこで、業務内容を記述する時はまず箇条書きにしましょう。業務内容を箇条書きで簡潔に書いた後で、詳しい説明を書くのをお勧めします良。

④リンクを張る

引用元などは必ずリンクを張りましょう。情報源がどこから来ているかたどることができないと情報の信憑性が怪しまれます。

⑤チームで共有すべき事の記述欄を設ける

いくら読みやすい日報を書いても、メンバーが全員の日報を全て読む時間がないことは往々にしてあります。そこで、メンバーに特に共有したい内容を記述する欄を設けましょう。例えば業務の中で新たに発見した課題解決法やノウハウがあります。読み手のメンバーは最低限この「共有欄」には目を通すようにしましょう。

以上の書き方のポイントを押さえて日報を作成することができれば、書きやすく、読みやすい日報が完成します。この書きやすく、読みやすい日報は共有することを目的にしたものです。次に日報を共有することで得られる効果を簡潔にまとめました。

4.日報を共有することで得られる効果

①メンバーのタスク管理が容易になる

メンバーがその日、何をやったかいつでも確認することができるため、タスク管理が容易になりチーム全体の進ちょくも把握しやすくなります。

②ノウハウの伝達、共有

ノウハウをいちいち直接本人に聞きにいかなくても、日報からノウハウを習得することができ、生産性向上につながります。また、日報にノウハウが記述されていれば、ノウハウを教える側も新人が増えるたびに一から教える必要がなくなり、手間が省けます。

まとめ

日々の業務の中で何気なく書いている日報は、実は大きな必要性を持つものです。日報が威力を発揮するためには日報を共有することが大切であり、共有しやすくするためには読みやすい日報を書くように心がけましょう。チームの生産性向上に日報を活用できるチームをつくりましょう!

日報が書けない!新入社員が日報を書くときのポイントとは?

 Daily report points

新社会人になると、いろいろと初めての経験があり迷うことも多いでしょう。日報作成もその一つではないでしょうか。新入社員の中には、どのように日報を書けば良いのか分からないという方も多いはず。

この記事では、日報の書き方に悩む新入社員の方たちに向けて

  • 日報作成時において最低限知っておきたい「ビジネスマナー」
  • 日報作成に時間をかけないための「短時間で日報を書くコツ」
  • ワンランク上を目指すための「ビジネスシーンで評価される日報の書き方」

の3点を紹介します。ぜひ普段の日報作成時にお役立てください。

日報作成時において最低限知っておきたい「ビジネスマナー」

日報は、業務報告の役割を果たすビジネス文書のひとつ。ビジネスパーソンとして、最低限のビジネスマナーは守って日報を書くことを心がけましょう。

簡潔にまとまっているか

日報は簡潔に書くのが鉄則です。体裁としては、箇条書きで書くのがベター。その方が、書き手としても書きやすく、読み手としても頭に入りやすいです。
また、長文になっていないかどうかも意識したいポイント。できることなら、1文50字程度が望ましいです。
書き手としては、あれもこれも伝えたいという思いに駆られるかもしれませんが、ダラダラと長文になると、読み手の負担になってしまう可能性があります。日報は「上司や先輩の貴重な時間を割いて見てもらっている」ことを意識したいですね。
なお、箇条書きの後ろに作業に費やした所要時間も加えると、自分が何に時間を費やしているかが明確に把握でき、さらに良い日報になります。

名前の誤字や脱字がないか

ビジネスマナーとして、上司や先輩の名前が誤っていないかどうかは必ずチェックしましょう。特に、漢字の誤りはありがちなケースです。ミスした側は「ついうっかり」だとしても、気持ちのいいものではありません。自信がない時は一度確認しましょう。

固有名詞や数字は正確か

日報はビジネス文書なので、正確であることも重要なポイントになってきます。固有名詞や数字が一つでも誤っていると、日報自体の信頼度が下がってしまうだけでなく、上司や先輩からの評価も下がってしまう恐れがあります。日報は業務の一つであるということを忘れずに取り掛かることが大切です。

その日の日報をその日に提出できているか

日報は日々の業務を報告するものでだけでなく、自らの仕事を1日の終わりに振り返る目的も果たします。その日の日報はその日中に書き、スピーディーな提出を心がけましょう。数日分まとめて書くことは避けたいですね。

 上司に声をかけていいタイミングか

最近ではグループウェアやメールを利用して日報を作成する会社が増えてきていますが、会社によっては日報を手渡すケースもあると思います。もし日報を手渡しで提出する場合は、上司が忙しそうにしている時間帯は避ける、「今お時間ありますか?」と一言断ってから用件を話すなどの配慮をしましょう。新入社員のうちは、自分の仕事をこなすのが精一杯で、周囲の様子を窺う余裕がないことや、つい自分の都合を優先してしまうことがあるかもしれません。ですが、上司にも仕事があります。気配りは忘れないようにしましょう。

日報作成に時間をかけないための「短時間で日報を書くコツ」

Write a daily report in a short time

また、ビジネスパーソンとしては「短時間で日報を書く」ことも大切なポイントです。
日報作成は、日々の業務のひとつ。つまり、日報を作成する時間もお給料が発生していることになります。限られた時間の中で業務を遂行するためにも、目安としては30分以内に書き終わるようにしたいですね。
慣れるまでは業務日報に時間を費やしてしまう人が多いのは事実ですが、コツをつかめば短時間で日報を書き終えることができるようになります。

テンプレートの利用

よくあるケースが、「何を書けば良いのかわからず、困ってしまう」パターン。これは、テンプレートを利用して書く内容を定形化することで解決できます。ただし、テンプレートを利用すると言っても、当然ですが、中身はしっかりと考えましょう。コピペの繰り返しは、日報を意味のないものにしてしまいます。

業務時間中の合間に少しずつ書いておく

日報といえば、1日の終わりに「今日何をしたかな…?」と振り返りながら書くという人が多いと思います。しかし、人間は意外と忘れっぽい生き物。つい数時間前に取り組んだことでも忘れてしまう場合があるのです。
そこで、業務のスキマ時間に少しずつ書いていくのがおすすめ。思い出す時間を省くことができるだけでなく、書き忘れも防ぐことができますよ。

ワンランク上を目指すための「ビジネスシーンで評価される日報の書き方」

Raise evaluation with daily report

ビジネスマナーを抑えた日報を作成できるようになれば、次はワンランク上の日報作成を目指してはいかがでしょうか。

具体的かつ定量的に書いているか

ビジネスシーンで求められるのは、具体的かつ定量的な事柄です。定性的な内容は、どうしても主観的になってしまい、認識の相違が生まれがち。自分の考えた内容を的確に正確に伝えるためにも数値を駆使して日報を作成するのが良いでしょう。

所感と感想の違いを理解して書いているか

所感と感想は、同義語と捉えられがちですがビジネス上では少し違います。感想は「自分の思ったことや感じたことを書く」こと。所感は、「感想」に加えて「今後の業務に活かせる点・課題・改善点」などさらに踏み込んだものになります。
感想:○○の手順が複雑で難しかったです。
所感:○○の手順が参照する資料が多く複雑で混乱しました。なので次回からは資料を印刷しペンでチェックを入れながら作業しようと思います。
日報はビジネス文書ですから、「感想」に留まることなく、「所感」を書くようにしましょう。

新人ならではの視点や考えを投げかけているか

新入社員の強みは、新人ならではのフレッシュな発想や斬新な考え方です。会社のカラーに染まっておらずまっさらな新入社員は、社員の中で最も顧客・ユーザーに近い存在とも言えます。そのため、もし面白いアイデアや、何か疑問を感じることがあればどんどん提案していきましょう。自分が出した意見が何らかの形になる可能性もありますし、「上司や先輩の目を引くような意見を言いたい」と貪欲に考えること自体が、ビジネスパーソンとしてプラスになることは間違いないでしょう。

周囲の人たちに感謝の気持ちを伝えられているか

言うまでもありませんが、日報は人と人とのコミュニケーション。上司や先輩は、自分の業務時間を割いて日報を見てくれています。ついつい忘れてしまいがちですが、感謝の気持ちは常に示しましょう。

まとめ

今回のコラムでは、日報を作成する上での「ビジネスマナー」「短時間で書くコツ」「ビジネスシーンで評価される書き方」を紹介しました。新入社員の方たちの参考になれば幸いです。

評価される日報にしたいなら「感想」ではなく「所感」を書こう!

WriteAnImpressionInTheDailyReport

新入社員の方たちの中には、日報の書き方に悩んでいる人も多いのではないでしょうか。

この記事では、そんな新入社員の方たちに向けて

  • 「感想」と「所感」の違い
  • 「所感」を書く際のコツ
  • ビジネスパーソンにふさわしい「所感」例

の3点を紹介します。ぜひ普段の日報作成時にお役立てください。

「感想」と「所感」の違いとは


ほとんどの日報には、「一日の感想」を書く欄があるかと思います。ただ、気をつけなければいけないのは、日報は“業務報告の役割を果たすビジネス文書”であるということ。

日報を書く時には、単に業務の「感想」を書くだけではなく、有用性の高い「所感」を書くことが重要です。

では、感想と所感はどのような違いがあるのでしょうか。

感想

ある物事について、感じたり思ったりしたこと。

例:△△が難しかったです。

所感

感想から一歩踏み込み、自身の意見を加えたもの

例:●●の理由から、△△が難しかったです。そのため、今後の業務では、〜〜に注意して作業を行いたいと思います。

日報に感想を書くと、単なる感想文のように見えてしまいます。日報はビジネス文書であることを念頭に置き、感想欄には所感を書くようにしましょう。

「所感」を書く際のコツ


TipsForWritingImpression

反省点や具体的な改善策を入れ込む

まず、所感を書く前に、「その日の目標を達成できたか」を振り返る作業が大切です。その際、定量的に振り返りを行うと、自分の現状を把握できるため、さらに良いでしょう。(達成率XX%など)

もし目標を達成できていれば、「達成できた理由(何が良かったのか)」も書きましょう。

自分のこれからに役立つのはもちろん、達成できたという上司や先輩へのアピールにもなります。また、日報を見た上司や先輩に、さらに効率的なやり方を教えてもらえるかもしれません。

逆に、目標を達成できなかった場合は「何が良くなかったのか」と改めて考えてみましょう。その際、反省だけでなく、具体的な改善策を入れ込むことがポイントです。「目標を達成するには、どうすれば良いのか?」を考え、実践することが、目標達成の近道です。

日報は、PDCAサイクル(PLAN(計画)→DO(実行)→CHECK(評価)→ACT(改善))を回すためのツールであることを意識しましょう

組織の将来に役立つ内容を書いてみる

日報を書くのに慣れてきたら、組織の将来に役立つ内容を書いてみるのも良いでしょう。企業は大きな組織です。組織を構成する一人一人が、目的実現のために協力し合うことで、組織はさらに活性化していきます。

新入社員の視点が、会社に大きな気づきを与えるケースはよくあります。業界や組織に染まっていない、フレッシュで自由な意見は、新入社員にしかないものだからです。その強みをどんどん活かし、気になったことや疑問に思ったことはどんどん声に出していきましょう。

事象に対して仮説を立ててみる

現在起こっている事象に対して、自分なりに仮説を立てるのも◎。的外れなことを書いてしまったとしても、新入社員ならば知識がなくて当たり前。恥ずかしく思うことはありません。

仮説を立てることができる=現状把握ができている=積極的に勉強している、ということですから、上司や先輩へのアピールポイントにも繋がります。日報は、新入社員の皆さんが思っている以上に多くの人が見ています。新入社員という立場から仮説を投げかけることで、いろいろな立場の人の意見を聞けるかもしれません。

ビジネスパーソンにふさわしい「所感」例


<例1>30分で日報作成を行う目標を立てていたが、50分要してしまった。本日の業務内容を思い出すのに時間がかかってしまったので、今後はこまめにメモを取り、思い出す時間を削減したいと思う。

<例2>先輩Oさんに営業同行し、クライアントA社の売上は、前年比△△%アップしていることを知った。前年と比べて、A社の商品は▼▼の点で変化しており、その点がカスタマーに支持されているのではないかと考える。また、競合B社についても同様に□□という特徴があるため、B社のカスタマーが流入している可能性も考えられる。

まとめ


日報を書く時には、単に業務の感想を書くだけではなく、有用性の高い所感を書くことが重要です。「感想」と「所感」の違い、「所感」を書く際のコツ、ビジネスパーソンにふさわしい「所感」例を紹介しました。業務日報を書く際の参考になれば幸いです。

「自己成長」と「周知」を意識すれば、日報の内容に困らない!

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「日報を書くことが義務付けられているが、何を書いたらいいのかよく分からず、日報の内容に困って無駄に時間を費やしてしまった」

…という経験はありませんか?

また、日報の内容が毎日同じになってしまったり、分かりづらい内容なので、日報を自己成長のために活かしきれていないという人も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、

日報の内容を決めるのに時間がかかる人
日報に書く具体的な構成案を知りたい人
日報を自己成長のために活用したい人

といった方に、日報作成までの全体の流れや、日報に書くべき内容を構成案と例文を交えてご紹介します。
日報を書く際のポイントも併せてご紹介します。

この記事を読んで日報に書くべき内容を明確にし、業務効率化を図りましょう。

また、日報を自己成長のために活用し、上司や先輩に対する評価アップも狙いましょう。

日報作成の全体の流れ

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日報作成の全体の流れは、

❶ 日報を書く目的を定める
❷ 日報を書く目的に沿った内容で日報を書く
❸ フィードバックをもらう

です。

日報の内容を決めるために、まず、日報を書く目的が何なのか、考えてみましょう。

日報を書く上での明確な目的があれば、日報の内容が決まらず、時間がかかってしまうことを避けられます。

まずは日報の目的を定めましょう。

日報を書く目的とは主に、
①振り返りによる自己成長②上司や同僚への進捗状況の周知
の2つです。

例えば、その日の業務が初めて着手することであった時、または、その日の業務で何か成果が得られた時は、「振り返りによる自己成長」を目的として日報を作成するといいでしょう。

また、その日の業務に疑問があった時、または、その日の業務が思うように進行しなかった時は、「上司や同僚への進捗状況の周知」を目的として日報を作成するといいでしょう。

それでは、この2つの目的に沿った日報の構成案をご紹介していきます。

目的に沿った日報の書き方

振り返りによる自己成長

この目的に沿って日報を書く場合は、「その日の業務の振り返り」、「業務の中で発見したこと」、「過去の自分との比較」を中心に意識して構成するといいでしょう。

構成案

  1. その日の業務内容、発見したこと
  2. 全体的な振り返り
  3. 明日の目標

上記の構成案を一つ一つ説明していきます。

①その日の業務内容、発見したこと

その日の業務内容、発見したことでは、<時間/業務内容/発見したこと>を書きます。

ー例ー
  • 10:00~12:00 (2h) 広告代理店リスト作成
  • 12:00~13:00 (1h) 休憩
  • 13:00~15:00 (2h) 営業アタックリスト作成
  • 15:00~16:00 (1h) 顧客対応
  • 16:00~18:00 (2h) 広告スキーム見直し  ⇒消費者のパーセプションを変える必要あり
○ポイント: 何にどのくらい時間を使ったのか、業務で発見したことを簡潔に記載します。

②全体的な振り返り

全体的な振り返りでは、<その日の業務の振り返り、達成した成果><自分自身の変化した点>を書きます。

ー例ー
    広告に関して準備が終了し、アポも目標の5件取れました。来週月曜から関係各社と面談して交渉していきます。
ー例ー
    顧客対応において、対応の早さを褒められました。理由は、A社からの問い合わせ対応を1時間で完了したことにあります。対応においては、資料を整理してすぐに見つけられるようにする必要があると思いました。これまでバラバラになっていた資料を整理しておきましたので、他社からの問い合わせには迅速かつ柔軟に対応できるようになります。
○ポイント: 後で見返した時に自分の成長に繋げられるよう、具体的に数字や固有名詞を使いましょう。他の人が自分の日報を見た時に役に立つよう、自分が得たノウハウも記入します。

③明日の目標

明日の目標では、<明日すること><成長したいこと>を書きます。

ー例ー
    明日は、

 

  • 営業アポ
  • 経費精算
  • アンケート記事作成
    をやります。営業アポに関しては、5件の約束を取り付けることが目標です。
○ポイント: 箇条書きを交え、読みやすい内容にします。

上司や同僚への進捗状況の周知

この目的に沿って日報を書く場合、「タスクの進行状況確認」、「その日の業務で疑問に思ったこと」を意識して日報を構成するといいでしょう。

上司や同僚に、自分の課題や業務の進捗状況を知ってもらうことによって、自身の業務の手助けに繋がったり、チームの生産性の把握ができるようになります。

業務における困り事や疑問などは、自身だけで解決しようとするのではなく、日報を通じて周囲の人に積極的に情報共有していきましょう。

構成案

  1. その日の業務内容、課題に感じた点
  2. 疑問や課題
  3. 自分の進捗状況、希望

上記の構成案を一つ一つ説明していきます。

①その日の業務内容、課題に感じた点

その日の業務内容、課題に感じた点では、<時間/業務内容/課題に感じた点>を書きます。

ー例ー
  • 10:00~12:00 (2h) 広告代理店リスト作成
  • 12:00~13:00 (1h) 休憩
  • 13:00~15:00 (2h) 営業アタックリスト作成⇒同じ企業が重複してリストアップされてしまう
  • 15:00~16:00 (1h) 顧客対応
  • 16:00~18:00 (2h) 広告スキーム見直し
○ポイント: 何にどのくらい時間を使ったのかや、課題・疑問点を簡潔に書きます。

②疑問や課題

疑問や課題では、<疑問や課題に感じた点/疑問や課題が生じた手順>を書きます。

ー例ー
    営業アタックリスト作成において、同じ企業が重複してリストアップされてしまいました。リストアップする際に、データベースから得た情報をドキュメントに貼り付けていたのですが、その際に、ソートの手順が抜けていたことが原因です。ソートについては、私が知っている方法だと時間がかかるので、簡単なやり方を知っている人がいれば教えてください。
○ポイント: 疑問、課題になった点が読んだ人にとって分かりやすくなるように具体的に記入します。

③自分の進捗状況、希望

自分の進捗状況、希望では、<その日の業務の進捗状況><何をどうしたいのか、状況に応じて自分の希望を書く>を書きます。

ー例ー
    広告準備に関しては準備が終了しましたが、営業アタックリストを一人で作成しているため手間がかかっている状況です。リストについては、500件分を3営業日で完成させるのが目標です。現在200件入力済みなのですが、予想より遅れているので、リストを完成させるために、各自で分担して進めたいと考えています。もしくは他に何か効率の良い方法がありましたら教えてください。
○ポイント: 他の人が読んでいることを意識し、他の人に何を伝えたいのか、何をしてもらいたいのかを明確にしましょう。

どちらの例においても、数字を用いて具体的な文章を書くことを意識しましょう。

また、その日にやったことを分かりやすく記録しておきましょう。そうすることで、業務内容が伝わりやすい日報になります。

日報をさらに活用する

dairy-report-with-people

日報を書いた後は、その日報を自身のため、または他のメンバーのために活用しましょう。

活用方法として、誰もが日報を見られる環境を用意し、常に日報に関してフィードバックをし合う、ということが大切です。
そのために、情報共有ツールを導入することをお勧めします。

(情報共有ツールに関してはこちらの記事も併せてご覧ください)
https://teams.qiita.com/boost-productivity/daily-report/daily-report-management/

自社に適した情報共有ツールを導入し、常に社員が日報にフィードバックし合う環境を作りましょう。

フィードバックし合う環境は、日報による情報共有を推し進め、結果として社内コミュニケーションが活性化されていきます。

情報共有ツールに日報を作成する際の注意点をまとめたドキュメントや、テンプレートを用意しておくと日報作成を効率化できます。

(日報のテンプレートに関してはこちらの記事も併せてご覧ください)
https://teams.qiita.com/boost-productivity/daily-report/excel-daily-report/

これらの活用方法も実践し、日報を社員のため、会社のために役立てましょう。

まとめ

日報を書く目的を意識した上で内容を定め、構成案に沿って、日報を書いてみましょう。

日報を書く目的を意識するだけで、内容を定めるまでの時間を大幅に短縮でき、また、毎回日報の内容が重なってしまうことも避けられます。

日報を書く際には、伝わりやすい文章を意識して書きます。
自分だけの日報ではなく、他の社員、また会社のための日報だということを念頭に置いてください。

情報共有ツールを用いて日報を活用し、日報によって会社の生産性向上を目指しましょう。