業務効率化をするには?4つのポイントを解説

会社の業務を効率化するように言われた、でも何をすればいいかわからない…という方に向けて。今回は、業務効率化をするための4つのポイントを解説します。

業務効率化とは?

業務効率化するには、3M「ムリ・ムダ・ムラ」を改善する必要があります。。

ムリとは「能力に対して仕事量が多い状態」です。

ムダとは「能力に対して仕事量が少ない状態」です

ムラとは「ムリとムダが混在している状態」です

業務効率化を実現できれば、金銭的なコスト削減だけでなく、時間的なコスト削減も期待できます。

業務を効率化したことによって削減したコスト分を他のリソースに回すなど、生産性の向上を目指すこともできま。

また、業務効率化といっても形態は様々で、ITツールの導入やアウトソーシングなども業務効率化の一つです。

労働時間の短縮と働きやすい環境を実現しましょう!

業務効率化の進め方

1.現状把握

業務効率化を進めるには、まず現状を把握していないといけません。

現状を把握しなければ適切に課題を解決することできません。

業務をどのように効率化すべきか適切に判断するには、全体像を正しく把握することが必要です。

2.効率化を図る業務を確認

効率化を図る業務に優先順位をつけるようにしましょう。

  • マニュアル化しやすい業務
  • 頻度が多い業務
  • 単純業務

効果を出すには、こういった業務から優先的に手を付けましょう。

また、業務に関しても社内で行うか、社外に外注するかの線引きもしっかり引きましょう。

社内の人材は、社内でしかできないことに集中させましょう。

検証と評価を

業務を効率化するには、検証と評価が必要です。

実際に試してみないとその効果を正しく把握することはできません。また、評価をしてオペレーションを改良していくことで業務効率化は達成できます。

PDCAサイクルを回しながら、必要な業務を効率化していきましょう。

*PDCAサイクルとは

Plan:計画する

Do:実行する

Check:評価する

Action:改善する

PDCAとは何か?とても簡単に説明します!

業務を効率化するアイデア4つ

複雑な業務プロセスを見直し、従業員一人ひとりの負担軽減に繋げることが出来れば、残業時間の減少につながり、ワークライフバランスの向上にも寄与します。

また、企業にとっても人件費のカットをはじめ、リソースを他に回すことが出来ます。

では、業務効率化を実現する4つのアイデアを見ていきましょう。

ツールの導入

2020年は新柄コロナウイルスの世界的流行もあり、現在ではコロナ禍でzoomなどのオンライン化が進みました。

ITツールをはじめ、コミュニケーションツールの導入が進み、今まで日本では難しかったITによる業務効率化が加速的に展開されています。

社内の情報共有やマニュアル作成・社内wikiの作成にQiita Teamを使ったり、web会議にZoomを使うんなど。

必要に合わせてITツールを利用しましょう。

マニュアルを作成してクオリティを担保する

会社には色々な業務があると思いますが、複雑な作業であればあるほど新人には難しく、マニュアルの制作が必要になります。

マニュアルを作ると業務のばらつきも少なくなり、質の担保もできます。

質の低下はそのリテイクやクライアントからの問い合わせに対応する手間と時間を要し非効率です。

マニュアルを見直し、業務効率化を図りましょう。

優先順位を明確にする

業務を行う際には、優先順位を明確にする必要があります。

多くの業務を抱る中で、今やらなくてよい業務に時間をかけすぎていてはいけません。

業務効率を向上させるためには、やるべき仕事に対して優先度をつけることがポイントです。

「業務の納期」や「負担の度合い」を考えて、どの仕事から手をつけるか考えましょう。

業務全体を見える化する

業務効率化には、そのプロセスや目的を可視化させることが必要です。

まず業務を見える化することで、どこが非効率であったか、どこを改善すればよいのか分かります。

業務にどのようなものがどれだけの数あり、それぞれにどのくらいの時間を要しているのか把握しましょう。

まとめ

業務効率化を行う際には、様々な視点が必要になります。

さまざまなアイデアや事例がある中で、会社でどのように活用していくかが、成功するための重要なポイントです。

業務効率化には「業務の自動化」「ツールの導入」「コミュニケーションの維持」を重視するようにしましょう。

業務効率化には、コスト削減や生産性向上というメリットがありますが、従業員の満足度が向上する効果も期待できます。

ぜひ、業務効率化ツールを導入して、生産性を向上させましょう!

業務効率化に最適なツール5選!メリットや選び方も

業務効率化とは、限られたリソース(人員・時間)の中で、効率的に生産性を高める事を指します。

現在では、多くのツールがリリースされており、国の方針でもある「働き方改革」を進めるために、多くの企業が業務を効率的に進めようとしています。

今、多くの企業で注目されているのが「ITツール」というもので、ITツールを導入することでサービス品質の向上、業務の効率化を図り、成果を上げている企業が全国に多数います。

また、コロナ禍で、テレワークの導入が一気に進められるようになったのを契機に、社会全体としてIT化が進んでいます。

今回は『導入することで生産性が上がるITツール』をピックアップして5つご紹介します!

おすすめ業務効率化ツール5選

業務効率化に役立つツールを5つ紹介します。

サイボウズOffice

サイボウズOfficeは、タイムカードやメール機能、スケジュール管理、経費精算など、業務に関わる幅広い機能を搭載した、企業など組織内のコンピュータネットワークを活用した情報共有のためのアプリケーションソフトウェアです。

基本的な機能がかなり充実しており、スマホからの閲覧にも対応しています。

出先からでもスケジュール確認ができたりするのはもちろんのこと、経費精算の申請を行えるのは使い勝手がとても良いです。

料金プラン

・1名あたり月額500円

・30日間の無料トライアルあり

wikipy(ウィキピー)

wikipyはFAQサイトや操作マニュアルを誰でもかんたんに作成できます。

印刷レイアウト対応、ファイルの一元管理、お気に入り登録、インポート・エクスポート、コメント、SNSシェアといった機能が備えついており、非常に高機能な者になっています。

料金プラン

・ユーザー数3人で月額3300円

・ユーザー数5人で月額5000円

・30日間の無料トライアルあり

Qiita Team(キータチーム)

Qiita Team(キータチーム)は、社内向けの情報共有サービス。エンジニア向け技術情報共有サービスQiitaの社内版と言えるでしょう。

日報やマニュアル・社内wikiや議事録など、情報共有を一元化することで業務を効率化します。

最大の特徴は、何といっても『Qiita』のように書けること。毎日使うツールですから、使い心地は最重要ポイントです。

エンジニアの皆さんから長年愛され続ける使い心地を、ぜひお試しください。

料金プラン

  • 月額 500円/1名まで
  • 月額 1,520円/3名まで
  • 月額 4,900円/7名まで
  • 月額 7,050円/10名まで
  • 月額 15,300円/17名まで  ※18人目以降はプラス月額 720円/1人あたり

・30日間の無料トライアルあり

Trello(トレロ)

Trello(トレロ)は、個人や小グループでの効率的なタスク管理に特化したITツールです。

チームやプロジェクトごとに設定が可能なので、細かいタスクの割り振りや現在のタスク状況などの管理を一目で管理することができます。

また、基本的に無料でありお金をかけずに利用することが出来ます。

料金プラン

・フリー

・ビジネスプラン 月10$

・無料トライアルあり

Slack

Slackとは、チャット、ファイル共有など、業務に必要な機能を搭載する社内コミュニケーションツールです。

プロジェクトやトピック、チームごとにチャンネルで割り振る事ができるので、いちいち電話やDMで確認する必要がなくなります。

会話ごとに整理することができ、チーム全員が常に現状を把握できるので重宝します。

価格もかなり安いので導入リスクも低いです。

料金プラン

・フリー ¥0

・スタンダード ¥850/月

・プラス ¥1,600/月

ITツールを導入するメリット

ITツールは、多くの企業で採用され「もう、このツールがなければやっていけない!」という方も

導入リスクが低い

売上・利益を伸ばすにはどのようなアイデアが思いつくでしょうか。

まず最初に、設備増設や人員の確保が考えられると思いますが、圧倒的なコストとリスクが伴います。

設備の増設であれば、初期コストの維持、人員の確保であれば、長いスパンでの費用が発生してします。

ITツールのメリットは上記ほどコストがかからない点にあります。

導入コストも月5000円~10万円程度と低く、いつでも解約することができるのもITツールの強みです。

コスト削減

ITツールの導入で不要な業務を削ることができます。

時間の短縮はもちろんのこと、そこでかかっていた人件費など、金銭的コストや時間的コストを減らすことができます。

例えば、部下たちのタスク管理を上司が行っていたとします。

仕事を頼みたくても一度上司を通す必要があり、また、仕事が可視化されていないのでどれほどの仕事をこなしているのか分かりません。

そこで業務可視化ツールを導入すれば、誰に頼めば仕事が進みそうかすぐに分かり、不要なコミュニケーションコストと時間的なコストを削減できるのです。

労働時間の短縮

業務効率化が行われれば、労働時間の短縮が起こります。

それもその筈で、時間的なコストが削減されるので、結果的に労働時間も短縮されます。

現在では仕事とプライベートとの両立をしようとする「ワークライフバランス」を充実させようとする動きが顕著です。

業務の効率化が進むことで、個人レベルの労働意欲の向上に繋がり、働き方改革も行われるのです。

業務効率化ツールを導入する際の注意点

業務効率化ツールを導入する際は、いくつか注意点があります。

かえって手間が増える

業務効率化ツールを導入したことで、かえって従業員の手間やコストが増えてしまうことがあります。

こうなってしまっては本末転倒です。

タスクの工程が変更されることで、新しい工程に慣れず負担が増してしまうことも考えられます。

スムーズに工程に慣れてもらう為にも、事前の配慮が必要です。

何を効率化したいのかがわからなくなる

ツールを導入することが目的になってしまい、何を効率化したいのかわからなくなってしまう人もいるようです。

ITツールはさまざまな種類があり、その機能は全く異なる物も多いです。

導入する前に、何をどのように効率化したいか考え、話し合った上で導入しましょう。

検証が行われない

ツールを導入した際は、その後の評価や反省は必須となります。

ツールを導入したからと言って、必ずしも業務効率化ができているとは検証しないと分からないためです。

業務の質が下がっている可能性も捨てきれません。

しっかりとPDCAサイクルを回し、業務効率化の精度を高めるようにしましょう。

導入したツールが使いにくくて定着しない

せっかくITツールを導入しても、使い方が分からなかったり、使いにくければ従業員にはかえってコストになってしまいます。

ツールの機能性も重要ですが、「直感的な操作」や「画面はみやすいか」などのユーザーインターフェースを重視しましょう。

業務効率化ツールを選ぶポイント

業務効率化ツールを選ぶポイント紹介します。

組織の課題の現状を把握する

まず、業務効率化ツールを選ぶポイントとして「何をどのようにすれば業務が効率化するか」把握する必要があります。

課題を把握しない以上、改善もできません。

機能が充実しているので「使おう」としても業務が効率化できない場合があります。

まず、組織の課題をしっかりと把握することが重要です。

使いこなしやすいものか

機能性にあふれるツールであっても、使わない機能が多く備わっていたり、使いにくいツールである場合、業務は効率化できません。

従業員が「前の方が良かった」と思うツールでは、結局使わなかったり、かえって時間がかかりすぎてしまうなどのケースもあるからです。

多くのツールで無料トライアルが実施されているので、まずツールを体感してみて、直感的に「使いやすさ」を検証してみる必要があります。

まとめ

いかかでしょうか?

本記事では、業務効率化ツールについて選定のポイントやメリット、その注意点などまとめてご紹介しました。

どのツール無料トライアル期間がありますので、一度体験してから導入することが出来ます。

業務効率化ツールの導入は本当にコストが安いですので、使用用途に合ったツールの導入を検討してみてください。

手順書(マニュアル)作成ツールおすすめ5選!機能や選び方も

会社で業務を効率的に行うには、統一されたわかりやすい手順書(マニュアル)が必要になってきます。

しかし、マニュアルを1から作るとなると、手間もかかりますし、時間も取られます。

さらに、WordやPowerPointなどでわかりやすい業務マニュアルを作成しようと思えば、かなりの手間と時間を取られます。

そんな問題を解決するのがマニュアル作成ツールです。

マニュアル作成ツール導入を検討している方に、ツールを紹介をしていきたいと思います!

マニュアル作成ツールの基本的な機能

マニュアル作成ツールは、会社でマニュアルを作る際に手助けしてくれるツールです。

では、このツールには具体的にどんな機能があるのでしょうか?詳しく見ていきましょう。

(1)テンプレートやレイアウトが充実

マニュアルで意外と手間がかかるのはデザインです。

見やすい、分かりやすいデザインを描くには工夫が必要ですが、テンプレートが充実しており、その用途にあったデザインを提供してくれます。

テンプレートがあるので、デザインをする時間が短縮され、かつきれいなレイアウトを作ることが出来ます。

マニュアル作成ツールには、基本的なテンプレートやレイアウトが設定されており、入力していくだけで分かりやすいマニュアルができあがっていく機能がついているものもあります。

(2)作ったマニュアルを取り込む

ある程度マニュアルを作成していた場合、既存マニュアルを新しく作成することは手間がかかります。

マニュアル作成ツールの中には、既存のマニュアルのファイルを取り込むことが可能です。

既にマニュアルを作ってしまっている方は、こうした時間の短縮ができるマニュアル作成ツールを使うのも有効な手段です。

(3)出力機能

マニュアル作成ツールには、出力機能も充実しています。

作成したマニュアルを紙で印刷できるのはもちろん、他のファイル形式で出力もできます。

  • PDF
  • word
  • html

など、用途に合ったファイル形式を選びましょう。

マニュアルの一部をオフィスソフトに変換できるので、業務の効率化にもつながります。

マニュアル作成ツールを選ぶポイント

有料・無料を含めて、様々なマニュアル作成ツールがあります。

その中で、以下のポイントに気を付けてツールを選びましょう。

・目的に合致しているか

最初にどのようなマニュアルにしたいのかをはっきりさせ、そのうえで実現できるツールをピックアップするのが重要です。

画像を添付した方が分かりやすいのか、文章の方が分かりやすいのか、あらかじめ頭の中で大体のイメージをしておきましょう。

ツールにコストをかけすぎても無駄遣いですので、自分のイメージに合ったツールを選びましょう。

・誰でも操作できるか

優れた機能を持つツールでも、操作が難しければ使いこなすのは困難です。

誰が使っても一定の操作ができるようなツールを選びましょう。

また、無料トライアルサービスなどを活用して、実際の操作性などを確認してみましょう。

・サポート

サポートの充実具合も重要な選定ポイントです。

サポート内容としては、操作の仕方などについてレクチャーが受けられる、セミナーが開催される、電話やメールによる問い合わせを年中無休で受け付けている、などのサービスがあるかを確認しましょう。

マニュアル作成ツールの導入によって受けられるメリット

  • 簡単にクオリティーの高いマニュアルを作成することができる
  • 作業の時短化が可能
  • 費用対効果が高い

マニュアル作成ツールを駆使すれば、目的によって、マニュアルに関するさまざまな課題を解決できます。

マニュアル作成ツールおすすめ5選

Qiita Team

QiitaTeamは、日本のエンジニアだったら誰もが見たことがあるであろう『Qiita』が提供するサービスです。

様々なテンプレートが用意されており、マニュアル作成にぴったりなサービスです。

何よりの特徴は「Qiitaのように書ける」こと。普段からQiitaを使い、慣れ親しんでいるエンジニアの皆さんにうってつけのサービスです。

有料プラン

  • 月額 500円/1名まで
  • 月額 1,520円/3名まで
  • 月額 4,900円/7名まで
  • 月額 7,050円/10名まで
  • 月額 15,300円/17名まで  ※18人目以降はプラス月額 720円/1人あたり

30日間無料体験

NotePM

NotePM(ノートピーエム)は誰でも簡単に使うことができるマニュアル作成ツールです。

誰がいつどのページを見たかを一覧表示してくれるので、閲覧済みかどうかの確認が容易になります。

ツリー構造になっており、目的のフォルダがどこにあるのかが一目でわかります。

ページ作成や更新をした際に特定のユーザーに通知することができます。

有料プラン

  • スターター 1000円/月
  • ベーシック 3600円/月
  • スタンダード 5700円/月
  • プラス 9500円/月
  • プロ 17500円/月
  • プレミアム 30000円~/月

無料体験あり

COCOMITE

COCOMITE(ココミテ)は、基本レイアウトに沿って入力していくだけで、画像、動画、PDF、Word、Excel、PowerPointがなどの様々なマニュアルを作成することができます。

PCやスマートフォン、タブレット等のマルチデバイスに対応しているほか、紙で印刷して配布も可能です。

シンプルな機能を持ち、初心者でも感覚的に操作しやすいのが利点です。

有料プラン

  • 初期登録料 65,000円
  • エントリープラン 22,000円/月 220,000円/年
  • スタンダードプラン 60,000円/月 600,000円/年

無料体験あり

Teachme Biz

Teachme Biz(ティーチミー・ビズ)は、マニュアルの操作やデザイン・見せ方に特化したツールです。

マニュアルを見つけ出せる検索機能や、閲覧状況を把握できる機能も搭載しています。

また、多くの機能を搭載しており、その分値段は張りますが拡張性の高いツールです。

有料プラン

  • 初期費用 300,000円+事務手数料+導入サポート
  • エンタープライズ:300,000円/月 
  • ベーシック:100,000円/月 
  • スターター:50,000円/月 

無料体験あり

Dojo

Dojo(ドージョー)は、豊富なテンプレートがあり、簡単にマニュアルを作成できます。

画像を挿入するマニュアル作成に向いており、自動画面キャプチャーをはじめ、スマホで撮影した写真を取り込んだり、動画やエフェクトを挿入したりなど、便利な機能を搭載しています。

eラーニングシステム「GAKTEん(ガクテン)https://www.tento.camp/gakten/」との連携もあり、eラーニングも作成できます。

有料プラン

  • Dojo スタンドアロン版
  • Dojo フローティング版

※価格は問い合わせにより確定

無料体験あり

まとめ

いかがでしたでしょうか。

マニュアル作成ツールの導入によって、有能な人材を、そして時間を有効に活用しましょう。

どのツールもそれぞれの機能に特色があるので、自分が求めるタイプのマニュアル作成方法を確認してから導入するのが良いと思います。

体験などを利用しながら自分の用途に合ったマニュアル作成ツールを導入しましょう。