タスク管理ツールとは?メリットからおすすめツール10選まで

 テレワークの導入は決まったものの、「チームメンバーとのコミュニケーションをどのように取ろう…」と、お悩みの方はいらっしゃいませんか。

テレワーク導入で出社する頻度が減れば、当然上司や同僚に会う頻度も減ります。

「自分がやるべきことがわからない…メールでのやりとりだと時間がかかるし、かといって今いきなり電話したら失礼かも…」多くの会社員がこのような悩みを抱えることになるでしょう。

そんな悩みを解決してくれるのが「タスク管理ツール」です。

今回は、タスク管理ツールとはどのようなものなのか、なぜ導入するのか、使いやすいサービスを解説します。

タスク管理とは?

タスク管理ツールとは?

タスク管理とは、自分(自分が所属するチーム)に割り当てられた業務を管理することです。

タスクの内容はもちろん、期限、タスクの進め方、フィードバックに至るまでのタスクの全てを明文化することで、誰にでも客観的に「今やるべきこと」がわかるようにします。

タスク管理ツールのメリット

「タスクなんて、自分がわかっていれば大丈夫!」このように思ってる方もいるかもしれません。

しかし、紙媒体、電子媒体で情報がスピーディーかつ複雑になったこの時代、仕事を進めていく上で、タスク管理ツールはほとんど必須です。早速タスク管理ツールのメリットを確認していきましょう。

コミュニケーションが円滑にすすむ

今まではメールや電話でチーム内のコミュニケーションをとっていたと思います。

業務中に誰かに聞きたいことがあっても、やり取りに時間がかかってしまうものです。

タスク管理ツールに備わっているチャット機能を使うことで、誰かの疑問をささっと解決することが出来ます。

チームで情報を共有出来る

タスク管理ツールは、プロジェクトごとにグループチャットを作ることが出来ます。

自分が関係ない業務に関するメールが1日に何度も届くことがなくなりますし、必要な情報かどうかを見極める時間も省けるのです。

さらに、統括する上司も「今、誰が、何を、どこまでやっているのか」可視化することが出来ます。思うように進んでいなければ計画を変更したり助け舟を出したりと、様々な対応がしやすいのです。

オススメのタスク管理ツール 10選

タスク管理ツールはたくさんの会社が提供しています。今回は、その中から使いやすくてオススメの10ツールをご紹介します。 

Jooto

jooto

あらゆる業種の企業、個人に利用されているタスク管理ツールです。

タスク内でのコミュニケーション機能やGoogleカレンダーとの連携もできるため、とても使いやすいツールです。

Trello

Trello

Trelloも多くの企業に導入されているツールです。

操作がわかりやすく、簡単に使いこなせるのが特徴です。必要な情報を1ヶ所にまとめることができるため、仕事の効率UPは間違いありません!

Asana

Asana

Asanaは、タイムライン機能を使うことでプロジェクト、タスクの隅々まで把握することが出来ます。

チームの進捗状況を細部まで可視化できるため、ゴールまでのボトルネックをすぐに解消できます。

また、Basic版は15人まで無料で利用できるため「まずは少人数で導入してみたい」という企業にもオススメです。

Taskworld

Taskworld

膨大な量のタスク管理はTaskworldで解決できます。テレワークによる業務をサポートできるようなシステムが備わっているため、オンラインでの業務に適しています。操作性を重視しているため、細かい作業も簡単にこなせるのです。

wirke

wrike

タスク完了後、大切なのは振り返り、フィードバックです。Wrikeは画像、動画データをタグ付けしてコメントができるため「育成」に力を入れている企業は導入を検討して見てください。

また、世界中で2万社以上で導入されているサービスでその知名度は随一です。

Microsoft To Do

Microsoft To Do

Microsoft To Doは、仕事だけでなくプライベートの予定も一緒に管理することが出来ます。

何といっても1番の売りは「Microsoft」が提供するツールであることです。

多くの企業が使っているWord、Excel、PowerPointなどのサービスとの連携がしやすく、圧倒的な信頼があるツールです。

Evernote Business

Evernote Business

Evernote Businessは、メモのように気軽に使えます。また、オンライン会議などの議事録も簡単に取ることができ、とにかく気軽に、簡単に使うことができるサービスです。

Webクリッパー機能もついているため、必要な情報をすぐに取り出すことも簡単な点は、「ミニ車内Wiki」がついているようなものだと思ってください!

Todoist

Todoist

Todoistの特徴は「シンプル」さです。業務の優先度をお気に入り機能を使って区別することができ、タスク全体を1つの画面で把握できます。

さらに、外部との連携に非常に優れているため、いろんな会所のサービスの「良いとこどり」をしたい個人様の利用も多いサービスです。

Brabio!

Brabio!

Brabio!はガントチャートの作成に特化したツールです。もちろん、To Doリストの作成といった基本的な機能は搭載されています。

「ガントチャートを使ってタスクを可視化したい」という方には一番オススメのツールです。

backlog

backlog

国内シェアNo.1のタスク管理ツールが、このBacklogです。シンプルなデザインと多岐にわたる機能が新聞社、広告代理店からIT企業まで多くの業種に愛されています。

30日間の無料プランがあるため、まずは導入して試してみるのも良いかもしれません。

生産性向上には情報共有ツールとの併用がおすすめ

タスク管理ツールは、ご紹介した通り多くのメリットがあり、様々な種類があります。

さて、そんなタスク管理ツールは情報共有ツールとの併用がおすすめです。

Qiita teamのような情報共有ツールを使えば、タスクを進めていく上で出た疑問や、解決方法をナレッジとして残しておくことができます。

特にリモートワーク中は、コミュニケーションの頻度が低下する為、情報の属人化などの恐れもあり、タスク管理ツールだけでは業務を回していくのは不十分かもしれません。

チームにあったツールを導入しよう

タスク管理ツールは、導入することがゴールではありません。

自分のチームの業務の効率化と、社員の働きやすさを向上させるためのものでなければ意味がありません。

テレワークが主流になりつつある世の中だからこそ、円滑なコミュニケーションが重要です。自分のチームに求められていることを洗い出し、最適なツールを導入しましょう!

議事録の意味をしっかり理解する。作成の目的や、取らないことのデメリットを解説

議事録の意味をしっかり理解する。作成の目的や、取らないことのデメリットを解説

「会議では議事録が大事だ」

そんな当たり前のことを言われても、と思うかもしれませんが、では、なぜ会議では議事録が大事なのか。そう問われると、意外にも回答に窮する人が多いのではないでしょうか?

本記事では、議事録作成の意味をしっかりと理解するために、議事録作成の目的や取らないことのデメリット、議事録で共有すべき項目などについて解説していきます。

議事録とは

議事録とは、会議や打ち合わせの席での会話内容や決定事項などをドキュメントに落とし込み、関係者間で共有するための文章です。

ただ単に会話内容をだらだらと書くのではなく、5W1Hを意識して情報を整理し、適切な人に適切な情報が届くようにするためのものだと言えます。ちなみに、5W1Hとは、以下のような情報のことを示します。

  • Who(だれが)
  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • What(なにを)
  • Why(なぜ)
  • How(どのように)

議事録作成の意味

議事録を作成することの意味は、以下の通り、大きく3点に分かれます。

関係者への適切な情報共有

議事録作成の最も大きな意味は、関係者への適切な情報共有にあります。

ここでのポイントは「適切である」ということ。適切な粒度で必要な情報を関係者にもれなく伝えることが、議事録の目的であり、作成する意味でもあります。

先ほどお伝えした通り、ただ単に会話内容をだらだらと書いたのでは、それは議事録ではなく、ただの会話の文字起こしにすぎません。適切な形に整理してドキュメントに落とし込むことが大切となります。

メンバーの意識を合わせる

関係者間で意識を統一化させ、プロジェクトや商談が滞りなく進むようにするツールとして、議事録は機能します。

例えばタスクの優先順位。打ち合わせでは様々なタスクが出てくるので、それらの優先順位を明確化し、関係者全員で共有・理解することが、議事録の大きな役割であると言えます。またそれに付随して、各タスクの責任の所在を明確化することも、議事録の果たす役割として大きいでしょう。誰がどのタスクに対して責任を持っているかを明確にすることで、さまざまなトラブルを未然に防止できます。

文章力&情報整理力の強化のため

チームメンバーの文章力および情報整理のスキルを養うのにも、議事録は有効です。そのために議事録担当者を据えている、という会社も、きっと多いのではないでしょうか。

議事録を適切に作成しようとすると、会話を適切に理解し、膨大な会議での情報を整理して、適切な粒度でドキュメントに落とし込んでいく必要があります。先ほどの5W1Hに沿った整理を重ねることで、議事録はもちろん、社内活動における様々な情報整理能力が身につくことになるでしょう。また、それに付随して文章力が向上するので、読みやすい文章を書く人として、例えばオウンドメディア担当になったりSNSなどのUGC担当になったりと、マーケティングをはじめとする様々な職域へとスキルを活かせるようになることも期待されます。

議事録を取らないことのデメリット

議事録を取らないことのデメリット

では、議事録を取らないと、どんなことが発生するのでしょうか?以下、考えられる事態を2つ挙げます。

「言った、言わない」が発生する

議事録を作らないと、後々に何か問題が発生した際に、責任の押し付け合いが往々にして発生します。その時に、必ず出てくるのが「言った、言わない」の応酬です。

議事録のような、ドキュメントとして経緯や決定事項が残っていないと、人々の頭の中だけで発言の情報が残ることになるので、トラブルが発生した時にはこじれるリスクが高まります。

タスクの振り間違いが発生する

議事録は、プロジェクトの適切なマイルストーンとしての役割を果たす会議体の重要な成果物でもあります。プロジェクトのマイルストーンを記録したものがないとなると、タスクの振り間違いやプロジェクトの遅延などが発生するリスクが高まります。

間違ったタスクと、間違った粒度で、間違った期限の認識で進めてしまう。そんな自体が起きないためにも、議事録による定点観測と共有は必要不可欠なのです。

議事録で共有すべき項目

あでは、議事録には具体的にどのような情報を落とし込むべきなのでしょうか?一般的な項目としては、以下のようなものが挙げられます。

  • 会議名
  • 議題・テーマ
  • 開催日時
  • 開催場所
  • 出席者一覧
  • 欠席者一覧
  • 会議の目的
  • 前回からの進捗
  • 決定事項
  • 会議の内容詳細
  • 各自ToDo事項
  • 懸案事項・課題など
  • そのほか備考

この中でも特に重要なものが、会議の「決定事項」と「各自ToDo事項」だと言えます。

決定事項は会議の目的でもあるので、他項目と比較して、例えばフォントサイズを大きくしたり、網掛けなどで重要箇所を装飾するなどして、強調するべき箇所だと言えます。

また各自ToDo事項も、次回以降に向けた重要な記載事項として、同じく他項目よりも強調し、特に5W1Hを意識して記載すべき部分となります。

もしも議事録担当者が理解できていない部分がある場合は、必ず会議中に発言して確認するようにしましょう。

議事録はビジネスのキホン

以上、今回は議事録作成の意味をしっかりと理解するために、議事録作成の目的や取らないことのデメリット、議事録で共有すべき項目について、それぞれ解説していきました。

議事録作成は、ビジネスの基本です。ぜひ、関係者にとって有益な議事録を共有し、社内評価を高めていってください。

効果的な議事録の取り方とは?具体的な構成や、作成時に使えるツールなどを紹介

効果的な議事録の取り方とは?具体的な構成や、作成時に使えるツールなどを紹介

社内ミーティングから外部クライアントとの打ち合わせや商談まで、様々なシーンで作成することとなる議事録。あなたも一度は書いたことがあるのではないでしょうか?

会社に入社した時に議事録の書き方を教わるものの、いざ作成しようとすると、どんな項目をどのように記述すれば良いのか悩む、という声が多く見受けられます。

本記事では、議事録とは何かを改めて確認した後に、どのような構成にするべきかや、作成の際に使えるツール例など、議事録の取り方にまつわるポイントを紹介していきます。

議事録とは

そもそも議事録とは、社内外のさまざまな会議や打ち合わせ、商談で話し合われた内容や経緯、そして決定事項と次回までのToDoなどをドキュメントとして整理・記録し、それを関係者で共有するための文章です。

議事録を作成して適切な情報共有がなされることで、さまざまなメリットがあります。

例えば、物事を進める際のタスクの優先順位を明確にできるので、プロジェクトがより円滑に進むようになるでしょう。またそれに付随して、各メンバーが次回までにやることも可視化されるので、「私の担当だとは思わなかった」という認識漏れのリスクも未然に防止できるとも言えます。

さらに別の側面として、議事録担当になった方は、情報整理力や文章力の向上を期待することもできます。会議や打ち合わせで出てきたさまざまな発言を、適切に整理してドキュメントに落とし込むことになるので、これを続けることで、ビジネス文書全般のアウトプット力が高まることにもなります。

議事録の構成

議事録の構成としては、以下のような項目が挙げられます。

  • 会議名
  • 議題・テーマ
  • 開催日時
  • 開催場所
  • 出席者一覧
  • 欠席者一覧
  • 会議の目的
  • 前回からの進捗
  • 決定事項
  • 会議の内容詳細
  • 各自ToDo事項
  • 懸案事項・課題など
  • そのほか備考

とは言え、会議中にこれら全ての項目を整理して記述しようとしても、なかなか上手く行かない上に、まとめている間に大事な発言があったらその記述が漏れてしまうリスクもあります。

最終的なフォーマット構成としては上記の内容になるとして、会議中は議題に関する5W1Hを意識して、発言内容を細かくメモすることに意識を集中した方が良いでしょう。

[5W1H:Who(だれが)・When(いつ)・Where(どこで)・What(なにを)・Why(なぜ)・How(どのように)]

会議が終了してメモ記述も完了したら、それらを上述のフォーマットに合わせて整理していく、という作業の流れになります。

議事録の取り方のコツ

議事録の取り方のコツ

議事録には、作成を進める上でのコツがあります。以下、3ポイントに絞ってお伝えします。

カメラを用意する

会議や打ち合わせの席で、ホワイトボードや紙を使って何か図やグラフを用いた説明がなされた際に、一般的なWordやExcelでは即座に表現するのが難しいと言えます。

そんな時に役立つのがカメラです。ホワイトボードや投影資料など、重要なものを画像データとして収めることで、あとで議事録をまとめる時の参考にしたり、場合によっては議事録フォーマットにそのままデータを貼り付けることもできるでしょう。カメラを用意しておくことで、より具体的な内容を関係者に共有できると言えます。

ただし、私用のスマホなどは絶対に使わないようにしましょう。万が一スマホを紛失した場合、会社レベルでのセキュリティ事故に発展する可能性があります。絶対に会社のカメラを使うようにしましょう。

議事録担当者は不明点をすぐに確認する

議事録担当者の理解が間違っていると、そのまま議事録も誤った内容で作成が進んでしまいます。そうなると、議事録の意味がないどころか、プロジェクトや以降のToDo事項の正確性にも影響が出てしまうことになります。

議事録担当者は記載事項に間違いがないよう、不明点があった場合は速やかに会議中に確認することを心がけましょう。

会議のメモは時系列で残す

議事録にする前のメモでは、会議参加者の発言内容を時系列にまとめることで、その時の経緯が自然と分かりやすくなるものです。

もちろん、議事録としてフォーマットに落とし込むときは適切な編集が必要となりますが、自身が作成を進めるときは、時系列で書き連ねていくことが、結果としてまとめる時に楽になります。

議事録便利ツール

最後に、議事録を作成する際に便利なツールを2つご紹介します。

Googleドキュメント

https://www.google.com/intl/ja_jp/docs/about/

Googleが提供するクラウド型ドキュメントツール「Googleクラウド」は、簡潔に表現すると、Microsoft Office のWord をクラウド化したような機能のものだと捉えてください。

まっさらなドキュメントに好きなようにフォーマットを構築し、雛形となるフォーマットが出来上がったら、それをコピーして量産することで、議事録を効率的に作成していくことが可能になります。

また、Googleドキュメントでは音声入力にも対応しています。まだまだ日本語の精度は高いとは言えませんが、パソコンのマイクからインプットされる音声が文字データとして変換されていくので、議事録作成のサポートになるはずです。

Qiita Team(キータチーム)

もう一つは、Increments社が運営する情報共有ツール「Qiita Team」です。こちらはMarkdown記法に対応したプレーンテキスト作成ツールで、書き込むだけでシンプルでわかりやすいフォーマットへと成形されることが大きなメリットの一つです。

また、投稿した記事はフィードに共有され、階層構造やカテゴリーなどの面倒な管理は不要なので、導入に伴う教育コストも少なくて済むでしょう。

さらに、自チーム用のテンプレートを作成する機能も搭載されているので、必要な項目を柔軟に設定し、それを社内の標準フォーマットとして広く活用することも可能になります。

急に議事録担当を命じられた方は要チェック

以上、今回は議事録とは何かを改めて確認した上で、そのフォーマット構成や、作成の際に使えるツール例など、議事録の取り方にまつわるポイントを解説していきました。

急に議事録担当を命じられた方は、ぜひ本記事を参考にして、議事録作成を進めていってください。

議事録をアプリで活用!オススメのサービス5選を一挙紹介

会社の先輩や上司から議事録作成をお願いされる方は、多いのではないでしょうか?議事録は大事だと研修で学んだものの、いざ作るとなるとどうやって作成したら良いかわからない、と困るケースが多いようです。

そんな時に活用できるのが、スマホやパソコンで使えるアプリやソフトウェアです。

本記事では、議事録作成をサポートする「議事録アプリ」および「ドキュメントサービス」を5つご紹介します。

議事録でアプリを使うとは

議事録を作成するためには、様々なポイントがあります。

まずは会議の内容を適切に要約するために、文字で書き起こすことが必要になるでしょう。もちろん、議題とは直接関係のない雑談を記録する必要はありませんが、少しでも本題と重なる内容については、正確に記述する必要があるため、文字として一旦全て書き落とすのが最も安全な方法だと言えるでしょう。

また、議事録は共有してこそ機能するものです。一昔前までは作成した議事録を確定版としてメールなどで送付・共有していたわけですが、近年ではクラウドの技術が発達し、作成中の段階でオンライン共有することが可能にもなりました。

議事録作成支援アプリとは、上記のような観点で議事録担当者をサポートするツールであると言えます。

以下、5つのアプリ・サービスを順番に見ていきましょう。

Texter(テキスター)

Texter(テキスター)」は、音声認識対応したiPhoneアプリです。長時間の録音に対応しており、バックグラウンド再生にも対応しているため、他アプリを起動していても稼働してくれる優れものです。

先述した通り、議事録では音声情報の文字化の工数が莫大にかかるものです。そんな時、このTexterを活用することで、書き起こし工数を圧倒的に削減することができるでしょう。

なお、Texterは翻訳サービスにも対応しています。デフォルト設定のDeepLの他、Google オンライン翻訳 や Googleオフライン翻訳にも対応しているので、英語など日本語以外の言語をベースにしたグローバル会議においても、有効活用できるでしょう。

Speechy Lite

AIによる音声認識エンジンを搭載した「Speechy Lite」は、音声情報をテキストに変換してくれるiPhoneアプリです。

音声認識したテキストデータとオーディオファイルは、EvernoteやDropbox、Googleドライブ、OneDrive、Facebook、Twitterなど、様々なビジネスプラットフォームに連携共有することができるので、オペレーションの幅が広いく、使い勝手が良いアプリです。

特にProバージョンは録音が無制限なので、会議が多く議事録作成の頻度が多いチームの場合は、時間を気にせずに利用できる点がありがたいと言えるでしょう。

Googleドキュメント

Googleが提供するクラウド型ドキュメントツール「Googleクラウド」は、Microsoft Office のWord をクラウド化したような機能をもつドキュメントツールです。

立ち上げた直後のWordと同様、まっさらなドキュメントが広がっているので、そこに好きなようにフォーマットを構築し、それをコピーして量産することで、議事録を効率的に作成していくことが可能になります。

また、Googleドキュメントも音声入力にも対応しています。パソコンのマイクを有効にすることで、会議の情報をそのまま文字に変換して、修正していくというオペレーションも可能です。

COTOHA Meeting Assist

COTOHA Meeting Assist」は、マイクからの音声をAIが即座にテキスト化し、議事録の作成工数を圧倒的に減らしてくれる、クラウド型の議事録作成支援ツールです。NTTコミュニケーションズが提供しています。

マイクで取得した音声をリアルタイムにテキスト化するほか、「今週末までにパワポ資料を作成する」といったToDo事項だと推測される発言内容をAIが自動認識し、タスクとしてラベル付けをしてくれます。

単純に音声を文字化するだけでなく、ラベルによる分類や整理までをサポートしてくれる点で、使い勝手の良いサービスだと言えるでしょう。

Qiita Team

最後は、Increments社が運営する情報共有ツール「Qiita Team」です。こちらはマークダウン記法に対応したプレーンテキスト作成ツールとなっており、書いた文字がそのまま、読みやすくきれいな記事になることが特徴です。またシンタックスハイライトにも対応しているので、技術関連のドキュメント作成にも対応しており、ビジネスシーンのみならず開発ミーティングなどでも活用できるものとなっています。

さらに、テンプレート機能も実装されており、自チーム専用のテンプレートを作成して、それを社内の標準フォーマットとして広く活用することも可能になります。

まずは実際に使ってみよう

以上、今回は議事録作成をサポートする「議事録アプリ」および「ドキュメントサービス」を5つご紹介しました。スマホベースのものからブラウザベースのソフトまで、様々な支援ツールがありました。

どれも無料で使い始めることができるものばかりなので、気になったサービスがあれば、まずはスモールスタートで自分用に活用してみてはいかがでしょう。

議事録の記述例を紹介。設置すべき項目や、作成時のポイントについても解説

議事録の記述例を紹介。設置すべき項目や、作成時のポイントについても解説

「今日は議事録をお願いします」

そう言われて、どんな内容を書けば良いのかあたふたした、という経験がある方も多いのではないでしょうか?

議事録といえば、会議で話し合われた内容をドキュメントに落とし込むこと、と認識している人も多いでしょうが、実は記載項目を分類して、関係者にわかりやすくまとめることが大切なポイントだと言えます。

本記事では、どんな議事録を作成すれば良いのかという具体的な記述例を紹介しながら、議事録作成のポイントを解説していきます。

議事録で書くべき項目とは

そもそも、議事録にはどんな項目を記述するべきなのでしょうか?以下、標準的な議事録項目を列挙します。

  • 会議名
  • 議題・テーマ
  • 開催日時
  • 開催場所
  • 出席者一覧
  • 欠席者一覧
  • 会議の目的
  • 前回からの進捗
  • 決定事項
  • 会議の内容詳細
  • 各自ToDo事項
  • 懸案事項・課題など
  • そのほか備考

会議名や開催日時・場所のような基本的な情報はもちろん、もっっとも重要な決定事項や各自のToDo事項、そのほかにも前回からの進捗や懸案事項・課題など、その場に参加していなかった人や、前回参加していなかった人でも、問題なく情報を理解できる粒度まで落とし込んでアウトプットすることが大切になります。

議事録作成のコツ

議事録作成のコツ

では、具体的にどんなことに気をつけて議事録を作成すれば良いのでしょうか?以下、議事録作成のコツを3つご紹介します。

早く、正確に、そして簡潔に

議事録は、なるべく早く関係者間に共有すべきです。

人間の脳は、時間を追うごとに物事を忘却するようにできています。このことは、エビングハウスの忘却曲線でも証明されています。24時間以内の共有を目標に、正確で簡潔な議事録をシェアすることが、議事録の目的を達成するのに重要なポイントとなります。

アジェンダを事前に確認する

会議にはアジェンダがあるものです。議事録担当者は、事前にアジェンダをチェックして、会議の議題や目的、当日の議論の流れなどを大まかにハックしておくようにしましょう。概要を理解しているだけで、悩むことなく議事録作成を進めることができるようになります。

レコーダーを活用する

会議中の発言内容をリアルタイムで記述していくのは、非常に大変な作業だと言えます。どんなにタイピング能力が高くても、早口の参加者が多かったり、会議中の突発的な対応などで全ての会話内容を記録するのは、難易度が高いと言えます。

書き漏れが発生したとしても、後から議事録として成形するときには確認することができるように、音声を録音するレコーダーを使うと良いでしょう。

ただし、私用のスマホなどの録音機能は絶対に使わないことをオススメします。万が一スマホを紛失した場合に、会議の内容が外部に漏洩するかもしれず、セキュリティインシデントに繋がる可能性があるので、あくまで会社が用意したレコーダーを使うようにしましょう。

議事録の作成例

最後に、具体的な議事録の作成例を確認して、実際に作成する際のイメージを付けてもらえればと思います。

議事録作成例

作成日2021年3月1日(月)
作成者サンプル太郎
会議名オウンドメディアのCMS選定会議
議題・テーマクラウド型CMSの選定基準策定
開催日時2021年2月26日(金)15:00〜16:00
開催場所本社ビル3階小会議室
出席者一覧サンプル課長、サンプル主事、サンプル太郎
欠席者一覧サンプル洋子
会議の目的クラウド型CMSの選定基準として、比較検討のための機能要件を、事前共有した別表に埋めてまとめる
前回からの進捗比較検討のための機能要件をまとめっるための別表様式の策定
決定事項作成した別表をもとに、各ベンダーにコンタクト
会議の内容詳細(別紙A参照)
各自TODO事項・サンプル太郎:X社、Y社、Z社に連絡・サンプル主事:F社、T社、O社に連絡・サンプル洋子:提案書サンプル書式のファイル作成※いずれも2021年3月8日(月)までに対応
懸案事項・課題など・Y社の別契約との整合性を要確認(サンプル太郎)
そのほか備考・2021年3月18日(木)よりサンプル弘子がチームにジョイン予定

以下、上記議事録のポイントをお伝えします。

・日付情報は「2021.3.1」などではなく、曜日もわかる形で可読性が高まるように「YYYY年M月D日(曜日情報)」という形式で記述

・出席者のみならず、欠席者も含めた情報を記述する

・要約となる議事録では1枚に収まるようにまとめ、詳細となる内容は別紙でまとめる

・重要な部分はフォントサイズを変えたり、フォントカラーを変えるなどして、読み手の見落としがないようにする

・懸案事項はタスクを担う人物単位で記述する

正確で簡潔な議事録を、早く作成しよう

以上、今回は具体的な記述例を参考にしながら、議事録作成のポイントを見ていきました。議事録はだらだらと長く書くものではなく、関係者が「誰が、何を、いつまでに行えばいいのか」がわかるような簡潔な様式で共有することが望ましいです。

本記事のサンプルを参考に、正確で簡潔な議事録を早く作成して、関係者に共有するようにしましょう。

議事録のテンプレートを活用しよう。ダウンロード可能なサイトを3つ紹介、管理すべき項目も解説

議事録のテンプレートを活用しよう。

「今日は議事録担当をお願いします。」

そう言われて、ちょっと「嫌だな」と思った方も多いのではないでしょうか?会議での決定事項や保留事項を適切に理解して、紙やデータに落とし込んで関係者に共有する。そんな大事なミッションを担っているからこそ、ミスが許されず、プレッシャーになる方も多いと聞きます。

本記事では、そんな議事録作成をサポートするテンプレートをダウンロードできるサイトを3つご紹介します。議事録作成担当になった際は、ぜひ活用してください。

議事録作成の目的

人は時間に比例して物事を忘却します。これは、エビングハウスの忘却曲線で有名な既知の事実です。議事録を作成する目的は、この「忘れる」ということに対する対策と言えるでしょう。

議事録は、会議参加者にとっては備忘録として、不参加社員や関連部署にとっては会議の内容を過不足なく知る情報源として、それぞれ機能することになります。

適切な議事録を作成し共有することで、「誰が、何を、いつまでに行えばいいのか」が明確になり、次回の会議までに各自がどんなアクションを行えば良いのかが見える化されることになります。

議事録で書くべき事項

議事録に書くべき項目は、会社や業種業態によって細かい部分は異なるものの、一般的なものとしては以下の通りとなります。

  • 会議名
  • 議題・テーマ
  • 開催日時
  • 開催場所
  • 出席者一覧
  • 欠席者一覧
  • 会議の目的
  • 前回からの進捗
  • 決定事項
  • 会議の内容詳細
  • 各自ToDo事項
  • 懸案事項・課題など
  • そのほか備考

特に、以下の2点が重要な記載事項となります。

決定事項

会議の目的でもある決定事項は、議事録作成の中でも最も重要な項目の一つです。フォントを大きくしたり、フォントカラーを変えるなどして、議事録を確認するメンバーが見逃さないようにしましょう。

各自ToDo事項

もう一つ、関係各位のToDo事項も、次回までのアクションとして大切な項目です。ぜひ、メンバー単位でやることを簡潔に洗い出して表記するようにしましょう。

—–

なお、具体的な記入例としては、以下の議事録作成例を参照してください。

議事録作成例

作成日2021年3月1日(月)
作成者サンプル太郎
会議名オウンドメディアのCMS選定会議
議題・テーマクラウド型CMSの選定基準策定
開催日時2021年2月26日(金)15:00〜16:00
開催場所本社ビル3階小会議室
出席者一覧サンプル課長、サンプル主事、サンプル太郎
欠席者一覧サンプル洋子
会議の目的クラウド型CMSの選定基準として、比較検討のための機能要件を、事前共有した別表に埋めてまとめる
前回からの進捗比較検討のための機能要件をまとめっるための別表様式の策定
決定事項作成した別表をもとに、各ベンダーにコンタクト
会議の内容詳細(別紙A参照)
各自ToDo事項・サンプル太郎:X社、Y社、Z社に連絡・サンプル主事:F社、T社、O社に連絡・サンプル洋子:提案書サンプル書式のファイル作成※いずれも2021年3月8日(月)までに対応
懸案事項・課題など・Y社の別契約との整合性を要確認(サンプル太郎)
そのほか備考・2021年3月18日(木)よりサンプル弘子がチームにジョイン予定

議事録のテンプレートサイト5選

議事録のテンプレートサイト5選

最後に、議事録のフォーマットで悩んでいる方に向けて、議事録のテンプレートを取得できるサイトを3つご紹介します。

Microsoftの議事録テンプレート

https://templates.office.com/ja-jp/%e8%ad%b0%e4%ba%8b%e9%8c%b2

Microsoft社のOffice 365が公式で配布している議事録テンプレート集です。

シンプルなものから設立総会用、教育機関用まで、ニーズに応じた議事録テンプレートが用意されています。データ形式としては、Wordの他にもExcelやPowerPointファイルも用意されており、運用に沿ったものを選択できるようになっています。

Smartsheetの議事録テンプレート

https://jp.smartsheet.com/free-meeting-minutes-templates-microsoft-word#%E3%82%B7%E3%83%B3%E3%83%97%E3%83%AB%E3%81%AA%E8%AD%B0%E4%BA%8B%E9%8C%B2-%E3%83%AD%E3%83%90%E3%83%BC%E3%83%88%E8%AD%B0%E4%BA%8B%E6%B3%95

業務改善ソリューションを提供しているSmartsheet社が提供する、Wordファイル専用の議事録テンプレート集です。

一般的な議事録の他、プロジェクト会議議事録、委員会・理事会・取締役会議事録、社内・組織内会議議事録、インフォーマル議事録など、様々なビジネスシーンに合わせたテンプレートが用意されています。

文例書式テンプレート集

https://www.template-sozai.com/

こちらは「文例書式テンプレート集」というサイトが公開している議事録の一覧です。

Microsoft OfficeのWord、Excel、PowerPointのテンプレートが多数用意されており、ニーズに応じたチョイスが可能となっています。

テンプレートをもとに自社専用にカスタマイズしよう

以上、今回は議事録作成をサポートするテンプレートをダウンロードできるサイトを、3つご紹介しました。テンプレートの中身はもちろん、作成の目的や管理すべき項目についてもお伝えしたので、良い雛形が見つかったら、自社専用にカスタムをすると良いでしょう。

議事録作成担当になった際は、ぜひ活用してみてください。

議事録のコツを知りたい方へ。事前準備から会議後の共有までを解説

議事録のコツを知りたい方へ。事前準備から会議後の共有までを解説

ビジネスマンが会社生活を営む上で、避けては通れない「議事録」の作成。普段から議事録担当担っているならいざ知らず、久々に作成する場合は「どんなことを書けば良いんだっけ?」と悩む方も多いのではないでしょうか?

本記事では、効果的な議事録を作成するコツとして、議事録を作る意味や事前準備の内容、会議中に意識すべきことなど、それぞれポイントとなる内容を解説していきます。

議事録を作る意味

そもそもなぜ、ビジネスマンは議事録を作る必要があるのでしょうか?以下、議事録を書くことの意味を、大きく2つにまとめました。

情報共有のため

議事録を作成する最大の意味は、情報共有にあります。会議や打ち合わせの目的や前回からの進捗状況、次回までの決定事項とメンバー各位のToDo事項など、何かしらのプロジェクトを進めるための情報を、関係者間で適切に共有することにあると言えます。

適切な情報共有がなされることで、まずはタスクの優先順位を明確化することができます。打ち合わせでは様々なタスク事項が出てくることになるので、それらの優先順位を明確化して関係者全員で共有・理解することで、認識の齟齬をなくし、プロジェクトが円滑に進むようになります。

またそれに付随して、様々な決定事項の責任の所在も明確化できます。誰がどのタスクに対して責任を持っているかを明確にすることで、「言った、言わない」に起因するトラブルを未然に防止できます。

文章力&情報整理力の強化のため

もう一つ、別の観点として、チームメンバーの文章力および情報整理のスキルを養うために、議事録をとらせているという会社が多いのも事実です。

まず、議事録を適切に作成しようとすると、膨大な会議の情報を整理し、適切な情報の粒度でドキュメントに落とし込んでいく必要があります。後述する5W1Hに沿った整理を重ねることで、議事録にかかわらず、様々な情報の整理と取捨選択のスキルが身についていくことになります。

また、相手にとって読みやすい文章を書くトレーニング、という観点でも議事録は最適なツールだと言えます。関係者が目を通すことになるので、文章として成り立っていないと、議事録としての役割を全うできません。相手にとっての読みやすさとはなんだろう、ということを意識して作成することで、ビジネスドキュメント全般での読みやすさも向上していくことになります。

議事録は事前準備が大切

議事録は事前準備が大切

そんな議事録ですが、会議中のメモや整理以上に、会議前の事前準備が大切となります。

まずは会議のアジェンダを事前に確認し、どんな流れで会議が進んでいくのかを頭に入れておくようにしましょう。アジェンダを事前チェックすることで、当日の流れを把握できるので、議事録作成作業もスムーズになります。

また、記入用のフォーマットも用意しておくと良いでしょう。先ほどお伝えした通り、5W1Hに沿った内容で会議の内容を整理しながら書き進めるだけで、議事録として成形する際の作業が圧倒的に楽になります。

  • Who(だれが)
  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • What(なにを)
  • Why(なぜ)
  • How(どのように)

会議中の議事録作成のコツ4点

以上の事前準備を前提に、会議中の議事録作成を進める際のコツをご紹介します。

レコーダーを活用する

どんなにキーボード操作に慣れていても、早口の参加者が多かったり、突発的な対応で全ての会話内容を記録することは難しいものです。

メモ漏れが発生したとしても後から確認して必要な部分を追記できるように、音声を録音するレコーダーを使うことは非常に大切なので、忘れずに準備するようにしましょう。

紙を使う

工数削減のために会議の内容をパソコンに打ち込んでいく方は多いでしょうが、例えばホワイトボードなどで図がかかれたりなどした場合、即座にパソコンで表現するのは難しいものです。

そんなときは、従来から活用されている紙とペンを使うのが一番です。パソコンでは表現しにくいような内容を残したい場合、まずは紙に落とし込むのが一番なので、ぜひ事前に書けるものを用意しておくと良いでしょう。

カメラを用意する

先ほどの紙とペンの準備の延長として、カメラを用意するのも手です。ホワイトボードや投影資料など、重要なものはカメラに収めて、あとでまとめる時の参考にしたり、場合によっては議事録にそのまま画像を貼り付けるということも良いでしょう。

ただし、私用のスマホなどを使うと、万が一スマホを紛失した場合にセキュリティ事故に発展するリスクがあるので、あくまで会社のものを準備するようにしましょう。

議事録担当者は不明点をすぐに確認する

議事録担当者の理解が追いつかないままに議事録を作成してしまうと、間違った内容が残ってしまうリスクがあります。

議事録を書く上でわからないことがあったら、担当者は遠慮なく関係者に確認するようにしましょう。

ビジネスに有効な議事録を作成できるようにしましょう

以上、今回は効果的な議事録を作成するコツとして、議事録を作る意味や事前準備の内容、会議中に意識すべきことなど、それぞれポイントとなる内容をご紹介しました。

本記事を読んで、ビジネスに有効な議事録を作成できるようになりましょう。

テレワーク導入の9つの課題と解決する方法

新型コロナウィルスの影響からテレワークを導入した企業が増加しています。

テレワークを導入したことで企業と社員双方に様々なメリットがあります。

たとえば、企業はテレワーク導入によって優秀な人材を確保、オフィスのラーニングコストも削減が可能になります。

一方で、社員もテレワーク導入で通勤するのにかかっていた時間をうまく活用して、ワークライフバランスを実現したりと、企業と社員の双方にとってメリットがあります。

様々なメリットがあるのがわかってきたのと同時に、テレワーク特有の課題も見えてきました。

この記事では、テレワーク導入でみえてきた課題とその課題を解決するための実践的なアイデアや事例をご紹介します。

テレワーク導入でみえてきた9つの課題

以下はテレワークにおける9つの課題です。

  1. メンタルヘルスの不調
  2. コミュニケーションが不足
  3. 暗黙知が共有されない
  4. キャリアアップのための評価が難しくなる
  5. 社内研修やメンタリングの効率悪化
  6. 運動不足になる
  7. セルフブラックが出てくる
  8. テレワーク環境がない
  9. 信頼関係の構築が難しくなる

1. メンタルヘルスの不調

テレワークには、「在宅勤務」「サテライトオフィス勤務」「モバイルワーク」といった3つの形態があります。

その中でも在宅勤務でのテレワークはストレスを溜め込みやすい環境と言えるでしょう。

自宅というのは本来、プライベートな空間で仕事を忘れて心を休めて安心できる場所であるはずです。

ですが、そこに仕事を想起させるものが存在するとなると、勤務時間が終了しても職場での緊張感が続いてリラックスできる時間や空間が失われます。

大袈裟に言えば、24時間オフィスで仕事をしているような気分になるかもしれません。

このような緊張状態はストレスとなり、精神的な不調や自律神経の乱れなどにつながります。

期限が迫っている案件が山積みになっている机のそばでゆっくりと眠りにつけるでしょうか?

多くの方は仕事が頭から離れず、気になりつつ眠ることになるはずです。

このような環境だと睡眠の質は落ち、なかなか寝付けなかったり、夜中に何度も目が覚めるなどの不調感をもたらします。

睡眠の不調とうつとの関連はこれまでの研究でも示唆されています。

うつ状態を予防するためにも、睡眠は「ただ眠ればいい」ということではなく「質の良い睡眠を得る」と考えることが大事でしょう。

在宅勤務でもスイッチを切り替えるためのアイデアとして「着替え」があります。

たとえば、オンとオフを意識的に切り替えるために、勤務時間はオフィス出社時と同じようにビジネスカジュアルな服装に着替え、勤務時間が終了したら、リラックスできる部屋着に着替える方もいます。

在宅ワーク歴30年のおばさんが言います。テレワークの基本は朝起きたら着替えることです。着替えるのです。顔を洗うのです。そして仕事を始めると決めた時間に仕事を始めるのです。着替えを忘れてはいけません。中野彰子

その他にも、仕事を始める時にコーヒーを淹れるなどの自分なりのルーティンを決めておくなどのTipsがあるようです。

在宅勤務でのスイッチを意識的に切り替える方法を自分で探してみてはいかがでしょうか?

2. カジュアルなコミュニケーションの不足

テレワークを導入したことでカジュアルなコミュニケーションの機会が減ったと思います。

オフィスに出社しているときなら、社内交流イベントや、ランチ会・飲み会などのカジュアルなコミュニケーションの場がありましたが、テレワークで仕事をしているとリアルで集まるのはむずかしくなります。

社内コミュニケーションは企業文化を形成する上でも重要です。

特に最近だと社員のコミュニケーションというのは企業文化を形成する上でも重要なことがわかってきました。

カジュアルコミュニケーションは、社員のモチベーション維持や仕事の生産性向上に寄与します。

ぜひ、カジュアルなコミュニケーションが生まれる施策の導入をご検討ください。

3. 暗黙知が共有されない

多くの企業で、暗黙知は問題となっています。

「これは、こういうものだよね」という、暗黙知という名の思い込みが、ある日大きなトラブルに発展しかねません。

また、「あの人しか知らない情報がある」という情報の属人化という問題もあります。このような問題も、テレワークでは大きな障害になります。

社内wikiツールを使って、日頃からスムーズな情報共有を行うことで、こうした問題を解消できるでしょう。

4. キャリアアップのための評価が難しくなる

テレワークのもう一つの課題は、仕事の評価が難しくなる事です。

多くの会社における評価で、重視されるのは仕事の成果だけではありません。勤務態度や、周りとのコミュニケーションの取り方、上司との関わり方など評価軸はさまざまです。

しかし、こうした「オフィス前提の評価」はもう通用しません。

明確で公平な評価軸を社内で決定しておくことをお勧めします。

5. 社内研修やメンタリングの効率悪化

2020年は、どの企業も新型コロナウイルスの影響で新人研修をテレワークで行うことを余儀なくされました。

しかし、画面越しでは社員研修の内容がしっかりと伝わっているのかわかりにくかったり、誰がメンタリングを必要としているのかが分からず、メンタリングが効率的にできなくなるという問題も起きていました。

このような問題の解決には、

  1. 同期とコミュニケーションをとりながら作業できる環境を整備する
  2. いろいろな社員と話す機会を与える
  3. すぐにフィードバックをもらえる環境を作る
  4. テストや発表などのアウトプットの機会を与える

といった施策を行うことが求められます。

6. 運動不足になる

テレワークの潜在的な課題が運動不足です。

実際に、人々の身体活動量が減少していることを示したデータも発表されています。

筑波大学大学院が健康機器メーカーのタニタが東京都内にオフィスがある大手企業の社員およそ100 人(平均年齢 48 歳)を対象に行った調査を分析したところ、新型コロナウイルスの影響が現れる前は、1 日の歩数は平均約1万 1,500 歩だったものが、テレワークに切り替えた社員は、その歩数が29%減り、座っている時間も長くなっていたことがわかりました。

中には1日の歩数が 70%減少し、1日2,700 歩程度と、厚生労働省が推奨している1日 8,000 歩を大幅に下回るケースもあったとしています。

(出典:筑波大学大学院人間総合科学研究科 久野研究室)

運動不足によって肉体が健康を損なうことで、精神の健康も損なわれ、仕事の生産性にも支障をきたします。

ジムに通ったり、ランニングを習慣づけるなど、運動不足を解消する施策を行いましょう。

企業側が、社員の健康促進のために補助金制度などを作るのもいいかもしれませんね。

7. セルフブラックが出てくる

クリエイターなどの手を動かす職種の人からよく聞くのが、テレワークでの働きすぎてしまう通称「セルフブラック化」問題です。

テレワークではどうしてもプライベートと仕事の境界がぼやけてきます。

まず通勤時間が労働時間になり、だんだんと退勤時間が後ろ倒しに増えていき、最終的にはプライベートの時間がまったくないという話はよく耳にします。

生産性を向上させるためのテレワークなのに、セルフブラックになっては本末転倒です。

自分の人生を生き、生産性向上させるためのにも、ワークライフバランスを意識した仕事を心がけましょう。

8. テレワークの設備がない

オフィスに出社して仕事をする場合に、懸念する必要の無かったこともテレワークになると出てきます。

例えば、オフィスでは安全なインターネット環境があるが、カフェなどで仕事をするとなると悪質なフリーWi-Fiを使ってしまって、パソコンがウイルスに感染して社内のデータが漏洩なんてことになったらとんでもないことになりますよね。

また、そうした危険を避けて在宅勤務したとしても、デスクやイスなどが長時間座るには不向きな物で仕事に集中できない、集中力が続かないという話もよく耳にします。

設備・環境を整えて、生産性の高いテレワークを行いましょう。

9. 信頼関係の構築が難しくなる

また、テレワークで仕事をする場合、同僚との信頼関係を構築し、維持するのは非常に難しい場合があります。

テレワークでは、同じ空間を共有し、直接触れることがないため、モニターの奥にいる人の感情などに気が回らなくなってしまいがちです。

しかし、仕事はどこまで行っても人と人であり、信頼関係がなければいい仕事はできません。そして信頼はコミュニケーションから生まれます。Qiita teamのようなコミュニケーションツールを導入して、コミュニケーションの活性化を図りましょう。

テレワークの課題を解決して、快適なテレワークを実施しよう!

今回はテレワークの9つの課題とその解決策を紹介してきました。

テレワークは上手く導入すれば生産性を向上させることができ、新型コロナウイルス感染症が蔓延する現状では従業員の命を守ることにも繋がります。

ツールなどを上手く活用して、テレワーク導入を成功させましょう!

【2021年最新】社内wikiにおすすめのツール15選を紹介!

議事録とは?作成のポイントや共有時の注意、事前準備の仕方までを徹底解説

議事録とは?作成のポイントや共有時の注意、事前準備の仕方までを徹底解説

会議やブレストのときに取ることになる議事録は、多くの方が一度は作成したことのあるものではないでしょうか?

WordやExcelを使った会社のフォーマットに必要事項を記入して、全員に共有する。そんな当たり前のビジネス習慣ですが、その書式や役割をしっかりと理解している人は、意外と少ないのではないでしょうか?

本記事では、議事録とは何かを改めて確認した上で、議事録をとる目的や作成のコツ、一般的なフォーマットを紹介し、最後に議事録作成で有効なQiita Teamの使い方を紹介します。

議事録とは

議事録とは、会議や打ち合わせの席で、話し合われた内容やその決定事項などをまとめて、関係者にシェアするための文章のことです。

今のビジネスマンは、非常に多くの情報に囲まれて社会生活を営んでいます。一回の会議内容をいちいち細かく覚えていない方も多いからこそ、備忘録としての議事録は非常に大切なものだと言えます。

会議の議事録をとる目的

議事録には、主に以下2つの目的があります。

関係者への共有

先ほもお伝えした通り、打ち合わせ内容や会議の決定事項を関係者へと共有することが、議事録作成の大きな目的です。

ここで大事になるのは、「適切な情報粒度になっている」ということ。たとえば会議で出てきた言葉を一言一句共有したとしたら、それは議事録ではなく、単なる会議の会話メモになります。

会議や打ち合わせに参加したか否かにかかわらず、関係者が適切に情報を理解できるようにすることが、議事録のミッションであり作成の目的であると言えます。

各自がネクストアクションを取れるようにする

議事録では、「誰が、何を、いつまでに行えばいいのか」を明確にする必要があります。これがないと、結局は人々の頭の中での理解が議事録に先行してしまい、適切なタスクの割り振りがなされない、なんてことにもなりかねません。

各自がどんなアクションを次回の会議までに行うのか。これを明確にすることも、議事録の目的となります。

議事録作成のコツ

議事録作成のコツとは?

議事録を作成するには、ある程度のコツがあります。以下、3つのポイントをお伝えします。

アジェンダの事前確認

まずは会議のアジェンダを事前に確認しましょう。会議の議題と目的、日時と場所、参加者、そして当日の議論の流れなど、その会議の大枠を掴んでおくだけで、当日の作成作業をスムーズに進めることができます。

もしもアジェンダがないのであれば、自分で案を作ってしまうのもアリです。簡単なものを用意するだけで、議事録作成のみならず、当日の会議の進捗そのものの良い流れになるでしょう。

フォーマットを作っておく

会議当日にまっさらなドキュメントに会議内容を書こうと思っても、なかなかうまく記述できないでしょう。

だからこそ、事前にフォーマットを用意しておくことが大切です。

具体的に以下の項目を明記し、必要な情報を過不足なく整理するための土台を作っておくと、会議当日に煽られなくて済みます。

  • 会議名
  • 議題・テーマ
  • 開催日時
  • 開催場所
  • 出席者一覧
  • 欠席者一覧
  • 会議の目的
  • 前回からの進捗
  • 決定事項
  • 会議の内容詳細
  • 各自ToDo事項
  • 懸案事項・課題など
  • そのほか備考

5W1Hを意識する

議事録を作成する際に、情報をまとめる時のフレームワークとして有名な5W1Hを利用しない手はありません。

  • Who(だれが)
  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • What(なにを)
  • Why(なぜ)
  • How(どのように)

5W1Hの観点で情報を整理すると、関係者がどんなことをいつまでにやるのかを可視化して、情報を適切に整理・共有することができるでしょう。

議事録フォーマット例

具体的な議事録フォーマットの例を確認したいときは、Microsoft社が公式で配布している議事録フォーマットページが良いでしょう。

https://templates.office.com/ja-jp/%e8%ad%b0%e4%ba%8b%e9%8c%b2

Microsoft OfficeのWord、Excel、そしてPowerPointの3種類をベースに、シンプルなものから洗練されたデザインのものまで、20以上のフォーマットテンプレートが用意されているので、議事録フォーマットのイメージがわかない人にはありがたいページだと言えます。

作成後の共有ポイント

最後に、当然ですが、議事録は担当者が書いておしまいではなく、関係者に内容を共有して内容に齟齬がないことを確認するまでが役割となります。

議事録を書き終えて、上長確認が完了したら、なるべく早いタイミングでメールもしくはメンバー全員が参加するチャットツール等で共有することが大事だと言えます。

遅ければ遅いほど、全員の記憶が曖昧になっていくため、理想としては24時間以内の共有を心がけるようにしましょう。

議事録作成・共有に最適なQiita Team

以上、今回は議事録とは何かについて、その目的や作成のコツ、一般的なフォーマットについてご紹介しました。本記事を読むことで、目的に沿った議事録作成ができるようになるでしょう。

情報共有ツール「Qiita Team」では、自分のチーム用の議事録テンプレートを作成できる機能が搭載されており、業種業態によって細かく異なる議事録項目を柔軟に設定することが可能です。

Markdown記法に対応したプレーンテキスト作成ツールとなっており、書き込むだけでシンプルでわかりやすいフォーマットへと成形されるので、議事録の運用や共有で悩まれているチームは、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか?

議事録のフォーマットはどうするべき?伝わりやすい議事録術を解説

伝わりやすい議事録術を解説

会社での会議で必ず登場する議事録係。その日に話し合われた内容を適切に理解し、紙やデータに落とし込んで関係者に共有するという、重要な役割を担っている存在と言えます。

いざ、あなたが議事録係になったら、どんな内容で作成を進めますか?

本記事では、議事録に記載すべき項目や、一般公開されている議事録フォーマットについて紹介していきます。

議事録って何?

そもそも議事録とは、社内外のさまざまな会議や打ち合わせ、商談で話し合われた内容や経緯、そして決定事項と次回までのToDoなどを記録してまとめ、それを関係者間で共有するための文章のことを示します。

つまり、単純なメモなのではなく、場合によっては意思決定を下すための重要な社内文書であるので、「議事録だから適当に書けばいいや」という意識でいると、思わぬ事故やミスにつながる可能性があるものだと言えます。

議事録を作る意味

議事録を作る意味は、大きく3つあります。以下、それぞれ見ていきましょう。

決定事項の適切な共有

先ほどもお伝えした通り、議事録作成の最も大きな意味の一つが、決定事項の適切な共有です。

ここでのポイントは「適切である」ということ。極端な話として、会議で出てきた言葉を一言一句共有したとしても、多くの人にとっては不要なセンテンスがほとんどで、かつ読破するのに時間がかかるので、議事録としての役割を適切にになっているとは言えません。

適切な粒度で必要な情報を関係者にもれなく伝えることが、議事録の目的であり、作成する意味でもあります。

関係者間の意識の統一化

議事録を作成するということは、口頭で進む会議を文字にして落とし込むということです。それによって、記憶にぼんやりと残っていた内容を、明確に認知することが可能となります。

特に大事なことが、誰がどのタスクに責任を持って取り組んでいくかという、責任の所在の明確化にあります。誰がその件に関して最終的な責任を持つのか、あいまいなままで進むと、結局次回の会議までに進捗がなくプロジェクトが滞ってしまうリスクが発生します。

関係者間で意識を統一化させ、プロジェクトや商談が滞りなく進むようにするツールとして、議事録があることになります。

記載すべき議事録項目

記載すべき議事録項目

そんな議事録で記載するべき項目は以下の通りです。

  • 会議名
  • 議題・テーマ(★)
  • 開催日時
  • 開催場所
  • 出席者一覧
  • 欠席者一覧
  • 会議の目的
  • 前回からの進捗
  • 決定事項(★)
  • 会議の内容詳細
  • 各自ToDo事項(★)
  • 懸案事項・課題など
  • そのほか備考

特に、(★)で記載された3点は、会議を端的に表す重要なポイントであると言えます。

議題・テーマ

その会議が何のために開催されたものなのか、そしてどういうテーマで話し合われたものなのか。これらの情報は、議事録で最初に目につく部分であり、全員にとっての前提条件となるので、議事録の最初にしっかりと明記するようにしましょう。

決定事項

会議の目的でもある決定事項は、上述の議題・テーマと並んで非常に重要な項目です。今後のチームの方向性と密接に絡んでくる部分なので、こちらも他項目と比較して、より文字を大きくしたり装飾するなどして、強調するべき箇所だと言えます。

各自ToDo事項

関係各位のToDo事項も、次回以降に向けた重要な記載事項です。ここの内容がもれていたり間違っていたりすると、必要なタスクが適切に行われないリスクが発生することになります。

人のアクションに関わる部分なので、ここも特に間違いがないように記述すべき箇所になります。

議事録フォーマットサイト3選

最後に、一般的に流通している議事録ドキュメントフォーマットを紹介・ダウンロード提供しているサイトを2つご紹介します。今後の議事録作成の際の参考になれば幸いです。

Officeの議事録テンプレート

https://templates.office.com/ja-jp/%e8%ad%b0%e4%ba%8b%e9%8c%b2

こちらはMicrosoft社が公式で配布している議事録フォーマット集となります。

シンプルなものから教育機関向けのもの、定例会議用のものまで、複数のフォーマットが用意されているので、Officeがパソコンにインストールされているかたは、ぜひ参考にしてみると良いでしょう。

文例書式テンプレート集

https://www.template-sozai.com/

こちらは「文例書式テンプレート集」というサイトが公開している議事録の一覧です。Microsoft OfficeのWord、Excel、そしてPowerPointの3種類でそれぞれ多数のフォーマットが用意されているので、チームに適した形式を探すのに最適です。

柔軟に議事録項目を設定できるQiita Team

以上、今回は議事録のフォーマットについて解説しました。

情報共有ツール「Qiita Team」は、Markdown記法に対応したプレーンテキスト作成ツールとなっているので、今回お伝えした必要項目や、フォーマットで盛り込むべき内容を、柔軟に設定することが可能です。

特に、自分のチーム用のテンプレートを作成する機能も搭載されているので、議事録の運用や共有で悩まれているチームは、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか?