ステップ4: プロジェクトページについて知ろう

プロジェクトページとは

流れていってほしくない情報を、アクセスしやすい場所に常に掲載しておけるページです。 トップページのサイドバーに常に表示されています。

どんなプロジェクトをつくればいいの?

開発プロジェクトの概要など、全員に知っておいてほしい情報を掲載するのに向いています。 トップページで見えるので、新しく入ってきたメンバーにも重要な情報が分かりやすくなります。

例1. 開発プロジェクトのまとめ

manual

例2. Qiita Teamの使い方マニュアル

少し普通の使い方とは違いますが、導入初期にはオススメの使い方です。

project

情報発信する文化の根付かせ方がすごい!- 株式会社リクルートジョブズさま Qiita Teamインタビュ情報発信する文化の根付かせ方がすごい!- 株式会社リクルートジョブズさま Qiita Teamインタビュ より引用

プロジェクトページを見てみる

これまでのチュートリアルの内容をまとめたサンプルプロジェクトが作成済みです。 トップページに戻って「 Qiita Team普及プロジェクト 」を確認してみましょう。

 

ステップ5: チャットサービスと連携しよう

みんなが見るきっかけを増やそう

チームのみんながQiita Teamを見るきっかけを作ることはとても大事です。 チャットサービスと連携し、普段のコミュニケーションの中に接点を増やすことで、自然とQiita Teamへアクセスする環境を作りましょう。

Collaboration

設定方法

Qiita Teamでは現在、Microsoft Teams、ChatWork、Slackとの連携に公式対応しています。それぞれの設定方法は以下の記事をご覧下さい。

もっと通知を使いこなしたい方は…

Qiita TeamではWebhookを提供しています。Webhookをご利用いただくことで、さらに柔軟な設定が可能ですので、もしよろしければご利用下さい。

Qiita Webhook document

ステップ6: Qiita Team運用方法のヒント

Qiita Teamの運用方法を考える

Qiita Teamの主な機能を体験できたでしょうか? 最後に、チームへの導入方法や運用の仕方について考えるための参考資料をご紹介します。

事例記事を参考にする

Qiita Teamを上手く運用している事例を参考にしてみましょう。

https://teams.qiita.com/customers/recruit_jobs/
メンバーに向けて、様々な導入用の記事をご用意された事例です。

https://teams.qiita.com/customers/freee
メンバー同士の気軽な議論や投稿が活発に行われている事例です。

サンプル記事を参考にする

Qiita TeamのWebサイト にも記事のサンプルが載っています。 スライド形式でいくつかの投稿を見ることができます。

  • 日報
  • ミーティングの議事録
  • 社内マニュアル
  • 開発Tips
  • UI改善の検討
  • ヒアリングの記録
  • プロジェクトの概要
  • ポエム
  • …など

ステップ6: Qiita Team運用方法のヒント

その他のQiita Team利用事例を見る

実際に活用されているチームの利用事例から、様々なノウハウを学ぶことができます。

Qiita Team利用事例

 

無料で使えるテレワークで必要になる5つのITツール

新型コロナウイルスの影響で、働き方も大きく変化しました。
その中でもテレワークは、新たな働き方として注目を集めています。

ですが、実際にテレワークを導入してみた結果、メリットだけではなく、課題があることもわかってきました。
テレワークを上手に導入している企業では実際にどのようなITツールを使っているのでしょうか?

この記事では、テレワークで必要となる5つの種類のITツールを紹介していきます。
はじめてのテレワークでお金をかけたくないという方にも安心の無料で使えるITツールも紹介していきます。

テレワークで必要になるITツール一覧

woman sitting on sofa while working at home

以下は、テレワークを導入する企業なら、必ず入れておきたいITツール一覧です。

  1. チャットツール
  2. Web会議ツール
  3. クラウドストレージツール
  4. 勤怠管理ツール
  5. 情報共有ツール

テレワークになると、出勤して仕事をしている時と比べて、どうしてもコミュニケーション減ってしまいます。
当然、コミュニケーションが減ると、企業文化が希薄化していったり、社員のモチベーションが下がったりするので生産性が下がります。

社員の生産性を下げないようにコミュニケーション・情報共有のツールを使ってみましょう。

またテレワークで難しいのが勤怠・労務管理です。
これまで勤怠管理・給与計算・経費精算などを紙での作業をベースに行うことができていたとしても、ことテレワークになると難しくなります。

ですが、現在は勤怠管理を簡単に行うツールもたくさんあります。

以下では、無料からはじめることができるテレワークで必要となるツールで導入社数も多いツールを紹介していきます。

チャットツール「Slack」

Slackのスクリーンショット

Slackはチャットツールです。
Slackの代表的な特徴はチャットする内容に応じて、チャットの部屋をつくれることです。
内容によってチャットの部屋を分けることで、情報を共有したいメンバーにだけ共有することができます。

機能一覧

  1. チャット
  2. ファイル共有

価格一覧(料金・費用)

フリー(無料)スタンダードプラスEnterprise Grid
0円/月
1人あたりの月額
(年払いの場合)
850円/月
1人あたりの月額
(年払いの場合)
1,600円/月
1人あたりの月額
(年払いの場合)
7,050円/月
1人あたりの月額
(年払いの場合)
チームの直近のメッセージ 10,000 件にアクセス
Slackの料金表

チャットツール「Rocket.Chat」

Rocket.Chatのスクリーンショット

Rocket.Chatはチャットツールで、Slackとほとんど同等の機能が揃っています。
しかし、Slackと大きく異なるのがRocket.Chatはオープンソースのソフトウェアなので自社サーバー上で構築できる点です。
プライベートな自社サーバーで運用できるので、人数が増えてもコストが大幅に上がることがなくなります。
Rocket.Chatはカスタマイズ性やコスト的なメリットは大きいのですが、導入・メンテナンスを自社で行う必要があるので注意が必要です。

特長一覧

  1. チャット
  2. ファイル共有

価格一覧(料金・費用)

CommunityProEnterprise
無料3ドル/月/人人数による割引がある
自社サーバー上で運用
Rocket.Chatの料金表

チャットツール「Microsoft Teams」

Microsoft Teams の新機能 | 2019 年 12 月 - Windows Blog for Japan
(引用:https://blogs.windows.com/japan/2020/01/10/what-s-new-in-microsoft-teams-december-2019/)

Microsoft Teamsは、チャットや会議、ファイルの共有などを主に行うことができるビジネスチャットツールです。
マイクロソフトのExcel・PowerPoint・WordなどのOffice365製品とシームレスに連携してファイルの共同編集なども可能です。

特長一覧

  1. 音声/ビデオ会議
  2. チャット
  3. ファイル共有
  4. 録音・録画

価格一覧(料金・費用)

Microsoft Teams (無料)Microsoft 365 Business BasicMicrosoft 365 Business StandardOffice 365 E3
無料
(無期限)
¥540 ユーザー
/月相当
(年間契約)
¥1,360 ユーザー
/月相当
(年間契約)
¥2,170 ユーザー
/月相当
(年間契約)
Microsoft Teamの料金表

Web会議ツール「Zoom」

概要 - Zoom
(引用:https://zoom.us/jp-jp/about.html)

特長一覧

  1. ビデオ・音声・Web会議
  2. 録音・録画
  3. PCのリアルタイム画面共有

価格一覧(料金・費用)

基本プロビジネスZOOM UNITEDビジネス
無料¥20,100 /年
/ライセンス
¥26,900 /年
/ライセンス
¥47,040 /年
/ライセンス
・100人の参加者までホスト可能
・最大40分の
グループ
ミーティング
・1対1ミーティング無制限
Zoomの料金表

勤怠管理ツール「ジョブカン」

テレワークでのジョブカン活用法まとめ | ジョブカン
(引用:https://all.jobcan.ne.jp/info/column/1672/)

ジョブカンとは、インターネットに接続するだけで勤怠管理とシフト作成が同時に行える、クラウド型の業務支援システムです。 複数拠点の勤怠データをリアルタイムに確認・集計・抽出ができ、給与支払いまでの業務を簡素化、迅速化します。

特長一覧

  1. 出勤機能
  2. シフト管理
  3. 休暇・申請管理
  4. 工数管理(* 単独利用不可)

価格一覧(料金・費用)

無料有料1有料2有料3有料4
0円/月200円/月300円/月400円/月500円/月
30日間無料機能1つ機能2つ機能3つ機能4つ
JOBCAN(ジョブカン)の料金表

勤怠管理ツール「IEYASU」

無料のクラウド勤怠管理システム【IEYASU】タイムカードを卒業
(引用:https://www.ieyasu.co/)

「IEYASU」は、1000社以上のサポート経験により培った人事・労務の専門ノウハウが詰まった無料の勤怠管理システムです。

特長一覧

  1. 日次勤怠(タイムカード・打刻)
  2. 残業や休日出勤の申請・承認機能
  3. ICカード打刻
  4. 日報機能
  5. Slack・ LINE打刻

価格一覧(料金・費用)

フリーベーシックスモールプランベーシックベーシックプランエンター
プライズエンタープライズ
エンター
プライズエンタープライズ
0円 ⁄ 月3,800円 ⁄ 月(税抜)9,800円 ⁄ 月(税抜)29,800円 ⁄ 月(税抜)59,800円 ⁄ 月(税抜)
社員数制限
なし
39名まで149名まで499名まで999名まで
データの
保存期間1年
データ
保存制限なし
データ
保存制限なし
データ
保存制限なし
データ
保存制限なし
IEYASUの料金表

クラウドストレージ・ファイル共有ツール「Googleドライブ」

Googleドライブはクラウドストレージツールです。
Googleスライド・Googleスプレッドシート・Googleドキュメントをはじめとしたツールのデータから動画や音声、PDFなどあらゆるファイルをクラウド上で保存することができます。

有料機能では、アクセス制限ができるので社内のメンバーにだけ共有したい資料やファイルを安全に共有することができます。

特長一覧

  1. ファイルの検索・分類
  2. アクセス制御
  3. バージョン管理

価格一覧(料金・費用)

無料Business StarterBusiness StandardBusiness PlusLarg
Enterprise
30日間無料680円
ユーザーあたりの月額
1,360円
ユーザーあたりの月額
2,040円
ユーザーあたりの月額
要問合せ
1 ユーザーあたり 15 GB のクラウド ストレージ1 ユーザーあたり 30 GB のクラウド ストレージ1 ユーザーあたり 2 TB のクラウド ストレージ1 ユーザーあたり 5 TB のクラウド ストレージ必要に応じて増やせる
保存容量
Google ドライブの料金表

情報共有ツール「Qiita Team」

Qiita Teamのスクリーンキャプチャ
Qiita Teamのスクリーンキャプチャ

Qiita Teamは情報を記事・ドキュメントの形式で共有する情報共有ツールです。
日報や議事録などの日常的な情報共有からマニュアルや開発ドキュメントまで使い勝手のいいツールです。

特長一覧

  1. ドキュメント文書テンプレート機能
  2. スタンプコミュニケーション機能

価格一覧(料金・費用)

無料MicroSmallMediumLargeExtra
30日間無料1,520円/月4,900円/月7,050円/月15,300円/月15,300円/月〜
メンバー
上限 3人
メンバー
上限 7人
メンバー
上限 10人
メンバー
上限 17人
メンバー上限 17人〜
Qiita Teamの料金表

まとめ

無料で使えるテレワークで必要になるITツールを紹介しましたが参考になりましたでしょうか。

業種・業態によって必要になるツールも変わってきますが、コミュニケーションを通じた情報共有はどの仕事でも必要になります。
今回、紹介したツールは無料ではじめることができるツールになりますので、ぜひ本格的にテレワークを導入する前に試しに使ってみてはいかがでしょうか。

テレワークとリモートワークを徹底比較!

最近注目のテレワークですが、リモートワークとの違いやそれぞれの特徴についてご紹介します。

結論からいうとテレワークとリモートワークには大きな違いはありません。

ただし、Googleトレンドで「テレワーク」と「リモートワーク」を比較してみると、テレワークの方が少しだけリモートワークよりも検索数が多いことがわかります。

Googleトレンドによるテレワークとリモートワークの検索数の推移比較

これは、行政や自治体などのポータルサイトでの助成金に関する情報も「テレワーク」という表記が多いのが理由だと考えられます。

テレビをよく見る方ならご存知かもしれませんが、政府が発表する資料や会見では基本的にテレワークで統一されています。

この「テレワーク」働き方改革を進めていく上で提唱されていた働き方で、2020年予定されていた東京オリンピックに向けた交通混雑緩和などを目指して、政府主導で推し進められていました。

また、政府は2017年に「毎年7月24日」を「テレワークデイ」と名付け、今後も時間にとらわれない働き方を推進していくことを目指していくことを宣言しています。

テレワークとは?

「テレワーク」は、「tele(離れた所)」と「work(働く)」を合わせた言葉です。

テレワークは、ICTの情報通信技術を通して、場所が離れていても仕事が柔軟にでき、場所や時間の制約を受けずに働ける新しい働き方の形態のことを言います。

リモートワークとは?

「リモートワーク」は「リモート(遠隔)」と「work(働く)」を合わせた言葉です。

「テレワーク」との違いは、この記事の冒頭で記述した通り、ほとんどありません。

「テレワーク」の中に、週に何度か家で仕事をする「在宅勤務」や遠隔地で仕事をする「リモートワーク」なども含まれると考えることもできます。

「テレワーク・リモートワーク」の働き方とは?

深夜にテレワーク・リモートワークで仕事をする女性のイラスト
テレワークは働く時間を選べる

テレワークのメリットは以下の2つです。

  • どこでも仕事ができる
  • いつでも働ける

従業員にも企業にもメリットだらけ

テレワーク・リモートワークでは、地域創生として地方でも都市部の仕事を行うことができるのもメリットです。

※ここからはテレワークとリモートワークに大きな差異がないため「テレワーク・リモートワーク」と表現していきます。

テレワーク・リモートワークを活用した地方創生は政府が推奨する目的の1つとなっています。

また、遠隔で離れた場所で働くだけでなく、時間も柔軟に捉えて働くのが「テレワーク・リモートワーク」の働き方です。

テレワーク・リモートワークで働く人は、家での時間が増え、家族との時間が増えたり、育児や介護などとも両立しやすい働き方を実現しやすくなります。

加えて通勤時間や出張の時間などがなくなるので、仕事により集中できようになります。

また、企業としても、地方の離れた場所から働く人も雇用できる上に多様な勤務時間で働いてもらうことができるのでこれまで以上に生産性の向上が見込めます。

ただ離れた所で働くというだけではなく、働く人にも有効な時間の使い方が実現できるのがテレワークやリモートワークの働き方です。

IT業界で導入が進む

テレワークとリモートワークはIT企業を中心に導入が加速しており、特にエンジニアやデザイナーなどのクリエイター職種の人たちは成果物で仕事の評価が可能なので、導入もスムーズです。

クリエイター職種の人たちに対して、営業・人事・事務などのコミュニケーションが仕事の大部分を占める職種の人たちはテレワーク・リモートワークの導入が遅れていました。

しかしZoomなどのビデオ会議ツールやビジネスチャットツールの活用によって営業や人事などの職種の人たちの間でもテレワーク・リモートワークの導入が増えてきています。

「テレワーク」と「リモートワーク」の注意点について

テレワーク・リモートワークで深夜まで働いてしまう男性のイラスト
テレワークでは働きすぎてしまう

「テレワーク」と「リモートワーク」の注意点についてもご紹介します。

働く側、企業側それぞれに注意点があるので、気を付けましょう。

「テレワーク・リモートワーク」では遠隔地で働き、働く時間も柔軟なことが多いため、仕事と家庭時間の境界線が不明確になり、ダラダラと仕事をしてしまう人も出てきます。

企業側もどう勤怠を管理していくのかが難しくなり、新しいシステム・方法で勤怠管理を行っていくことが必要となります。

また働く側も、在宅勤務で通勤時間が減り、勤務時間が増えるので、仕事の生産性が下がらないように努力する必要があります。

在宅勤務によって仕事への意欲が下がったり、家族がいることで仕事に集中できなくなるという点にも注意しましょう。

働く者同士のコミュニケーションが減るという大きな問題も発生します。

またセキュリティの問題では、家で仕事をする場合、家のパソコンで仕事をしたり会社の情報を家で扱ったりするため、しっかりとしたセキュリティ対策を敷く必要があります。

テレワーク・リモートワークの注意点まとめ

  • 仕事と家庭の境界線がなくなる
  • 勤怠管理が困難
  • 仕事への意欲低下
  • コミュニケーション不足
  • セキュリティ問題

「テレワーク」と「リモートワーク」に必要なのITツールは?

テレワーク・リモートワークでクラウドサービス・ITツールを活用して仕事をする男性と女性のイラスト
テレワーク・リモートワークではITツールの導入が必須

「テレワーク」も「リモートワーク」もそれぞれにICTの情報通信技術のITツールが必要ですが、どんなITツールが必要なのかを改めて見ていきます。

「テレワーク・リモートワーク」で必要な主なITツールは以下になります。

  • ビデオ会議ツール
  • ビジネスチャットツール
  • 勤怠管理ツール
  • 情報共有ツール
  • クラウドストレージツール
  • ペーパーレス化ツール

時間的にも柔軟な働き方ができる「テレワーク・リモートワーク」では、様々なITツールの活用が欠かせません。

Qiita teamzoomのようなツールの導入で、「テレワーク・リモートワーク」の導入は成功へと向かうでしょう。

テレワーク・リモートワークでは国の助成金を活用して導入サポート事業として行うことが可能

テレワーク・リモートワークの導入に際して、様々なITツールを活用する必要があります。ITツールの導入にはコストがかかりますが、国の助成金を受けることもできます。

2020年度の募集は終了していますが「働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)」などの国の助成金は逐一チェックしておくのがおすすめです。

「時間外労働の制限その他の労働時間等の設定の改善(※)及び仕事と生活の調和の推進のため、在宅又はサテライトオフィスにおいて就業するテレワークに取り組む中小企業事業主に対して、その実施に要した費用の一部を助成するものです。」

と厚生労働省では助成内容を記しています。

テレワーク・リモートワークの実現に向けて、国の助成金を大いに活用するといいでしょう。

まとめ

これからの新しい働き方として、テレワークとリモートワークをよく理解しておくことは重要です。

ただ在宅や遠隔で「テレワーク・リモートワーク」するだけでなく、時間の使い方をして効率的な働き方で生産性向上を実現しましょう。

もっと生産性を高くテレワークしたい!4つのポイントでサクッと効率化

新型コロナウイルスの影響で、テレワークに移行している企業も増えています。

テレワークで離れた場所にいても仕事を円滑に進めるやり方については、いろいろな方法があります。

これからテレワークを始める場合など、何から始めたらいいのか、簡単にできる方法について参考にしてみませんか。

テレワークも様々なやり方がある!

テレワークでオンラインで情報共有する人たちのイラスト

テレワークとひとことでいっても、様々なやり方があります。
会社の規模や設備、Web環境、社員の人数、業種、業態によってもテレワークのやり方は変わります。

離れた場所で仕事を行うのがテレワークですが、テレワークをする場所も主に次の3つに分かれています。

  • 自宅
  • 営業先や出先
  • オフィススペースやレンタルオフィス
  • コワーキングスペース

どこでテレワークをやるのかによって、揃える設備や備品なども変わってきます。

自宅で行う場合は、Web環境を自宅に揃える必要があるでしょう。

また、営業先など出先を拠点として働く場合は、スマホやタブレットやモバイルパソコンなどを携帯する必要があります。

別の拠点のオフィススペースで働く場合は、レンタルスペースでWeb環境が整っている場所が借りられると便利です。

会社のWeb環境から見たテレワークのやり方について

チャットでコミュニケーション

テレワークを会社や店舗などで行う場合は、Web環境がどれほど整っているのかによってやり方が異なります。

パソコンやスマホやタブレットなど通信機器とインターネット環境、ネット上でのファイル管理が行えるクラウドストレージを整えることでテレワークが可能になります。

テレワークを始めるためのWeb環境を整える4つの方法

デスクでテレワークする男性のイラスト

テレワークのやり方としては、会社や店舗などの設備によって様々な方法が可能です。

必要な設備を考える際には、経費、セキュリティ面を考慮して選ぶといいでしょう。

どのようにして遠隔で情報を共有することばかりを考えがちですが、セキュリティ上の不安を解消することも大事なポイントとなります。

そのことも念頭においてWeb環境を整えることが必要です。

クラウド型のアプリを活用する

クラウドアプリケーションを活用してテレワークをする人たちのイラスト

インターネットを活用して、クラウド型のアプリで自宅や出先、レンタルオフィスなどを繋ぐ方法がおすすめです。

ビジネス向けに多くのアプリケーションがありますので、会議ツールや情報共有ツールなどを活用して、多くの社内情報をクラウドで共有すると生産性が高まります

パソコンだけでなく、スマホやタブレットなどインターネット環境さえあればクラウドにアクセスできるようになります。

クラウド型のアプリケーションであれば自宅や出先で営業している場合なども、最新の情報を共有できておすすめです。

さらにクラウド型の場合には、Web環境を整えるための導入費や設備費が少なくて済むこともメリットの1つと言えます。

ただし、セキュリティの面で注意する必要もあり、有償のビジネスアプリケーションを使うことで安心を得るのもいいでしょう。

会社のパソコンを自宅で使うシステムを活用

クラウドサービスで円滑に情報共有を行う人たちのイラスト

自宅にパソコンを持っていないという人が多かったり、自分のパソコンとして使えない人が多かったりする場合は、新たにパソコンを導入せず、会社のパソコンを家に持ち帰ってもらう方法もあります。

これまでと同じ操作で、自宅でパソコンを使うことができ、すぐにテレワークができるのがメリットです。

ただ、こちらも会社のパソコンを家に持ち帰るためにセキュリティを強化する必要があります。

ハードディスク自体に暗号を付けて開くようにしたり、USBなどの外部メディアを勝手に使わないよう制限をしたりして、外部からの侵入や情報漏えいを防ぐことが重要です。

リモートで会社のデスクトップパソコンを使う

オフィスのパソコンをそのままリモートで遠隔操作して使う方法もあります。

データは会社にある状態ですので、セキュリティ面で安心です。

ただこちらのデメリットは、リモートで行えるように「リモートデスクトップシステム」を整備しなければならないことです。

それぞれの自宅にリモートデスクトップに対応するパソコンやスマホなどを支給して、環境を揃える必要があります。

仮想デスクトップシステムで会社の仮想デスクトップサーバーを活用

また、「仮想デスクトップシステム」も可能で、仮想デスクトップのサーバーを設置するのもいいでしょう。

会社のサーバーにアクセスしてもらい、そこに保存されるシステムのためセキュリティ面では安心です。

ただし、サーバーの導入費用がかかるのがデメリットです。

テレワークで遠隔から情報を管理する方法について見てきましたが、次は様々な目的別にテレワークで行っていく方法をご紹介します。

ビデオ会議を行う方法

テレワークでは、会社以外の場所で仕事を行うためにお互いの連絡や情報共有がより重要になってきます。全員でのビデオ会議も必要となってくるでしょう。

その際に、Zoomなどのビデオ会議ツールを活用すれば、スマホでもすぐにビデオ会議ができます。

ビデオ会議ツールを活用することで、1対1でもグループでもコミュニケーションを図ることができ、顔を見ながら話すことができます。 

ただしパソコンの場合には、カメラ内蔵のパソコンをみんなが持っている必要があり、そうでない場合はWebカメラやマイクなどの設備が必要となってきます。

最近ではテレワークで使うWebカメラなどは品薄になってきていて、買い揃える時間と費用がかかるでしょう。

ノートパソコンではカメラが内蔵されていることが多いのですが、デスクトップの場合には、別にWebカメラが必要になります。

テレワークに必要な5つの目的別ツール

オンラインで仕事をする人たちのイラスト

テレワークを行うには、実際にどんな目的のツールが必要なのかを再度確認していきたいと思います。厚生労働省が開設した「テレワーク総合ポータルサイトでは、下記の6つに分けて紹介しています。

情報共有ツール

テレワークで仕事をするとなると、どうしても社内の情報共有が疎かになり仕事が属人化する傾向が高まります。そして仕事が属人化すると、生産性が下がります。

社内の仕事が属人化しないために必要なのがドキュメントや文書を介して情報共有を行うための情報共有ツールです。

リモートアクセスツール

リモートアクセスツールは、リモートで会社のデータやソフトウエアへアクセスすることを助けるためのツールです。

先程ご紹介したクラウド型やリモートシステムや仮想デスクトップシステムなどを活用して情報を遠隔から共有する方法です。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールは、離れた場所で仕事をしている者同士のコミュニケーションを図り、連絡や会議などを行うためのツールです。

離れている分、いつもより余計に連絡や会議を行う必要があり、ビデオ会議やチャットなどでこまめに連絡を行う必要があります。

労務管理システム

テレワークでの労務管理、勤怠管理をどうするかも考えなければならないでしょう。

ペーパーレス化ツール

テレワークでは、紙をなくすことで、仕事がやりやすくなります。決済や承認なども紙で行わず、ペーパーレスにして仕事を進めるツールが必要です。

安全なモバイルテレワークツール

また、テレワークをする際には、セキュリティにも気を配ったツールが必要となります。

これらのことを考えながら、テレワークに取り組むと問題も少なくて済むでしょう。

まとめ

音楽を聴きながらオンラインで仕事をするメガネをかけた女性のイラスト

ビジネスチャットを活用することで、円滑なコミュニケーションをメールよりも早く同時に多くの人とやり取りが可能です。

そして、クラウドストレージサービスも活用すると、クラウド上で会社の多くのファイルを共有することができ、仕事もスムーズに進みます。

ただ、これからの時代は、働く一人一人が自らツールを使ったり、セットアップしたりしていくことも増えていきます。

在宅で仕事をしたとしても、セキュリティ意識を個々に持ち、そして個々にスキルを上げながら、Web会議やテレワークの最適なやり方に取り組んでいく必要があります。

テレワークでも円滑に仕事を進めるのに必要なこと

  • インターネット環境
  • クラウド型アプリケーションツール
  • セキュリティ意識の向上
  • 情報共有

SSOのチームでもQiita Team for Slackを利用できるようになりました

こんにちは。Qiita Team開発チームです。
今回はQiita Team for Slackに関して変更点があるためお知らせします。

変更点

  • 今後新しくQiita Team for Slackと連携を行う際、従来のQiitaと共用のアクセストークンから、特定のチームにおいて有効なチーム別アクセストークンに変更されます。
  • これにより、シングルサインオン(SSO)を導入しているチームでも、Qiita Team for Slackを導入できるようになりました。
  • ご利用の場合はチームのオーナーがチームの設定画面から、 OAuth認証を利用したチーム別アクセストークンの発行許可設定許可するに、メンバーの役職毎のチーム別アクセストークンの発行権限設定をご利用状況に合わせて設定する必要があります。
    • メンバーの役職毎のチーム別アクセストークンの発行権限設定一般メンバーは許可が必要にした場合、管理者とオーナーしかOauth認証を経由してアクセストークンを発行できないため、一般メンバーはご利用できません。

Qiita Team for Slackの導入方法に関してはこちらのページで説明をしています。
また、Qiita Team for Slackを既に利用されている方もこれまで通りご利用いただけますが、チーム別アクセストークンへの移行を強くお勧めします。

最後に

今後もQiita Teamの改善に取り組んで参りますので、ご意見・ご要望がありましたら、こちらのURLからいつでもお寄せください。

また、Qiita Teamのアップデートやイベント参加などに関する情報は、こちらのツイッターアカウントでも発信しています。
今後ともQiita、Qiita Team、およびQiita Jobsをよろしくお願いします。

テレワークがうまくいかない会社の6つの問題点

定められた範囲内で、働く場所や時間帯を自由に決められる「テレワーク」は、1990年代のバブル期、都心のオフィス費用が高騰していた頃から、徐々に導入が始まりました。

しかし、テレワークを行うよりも、従業員が会社に集まって業務を行う方が効率的であったため、2010年代まではテレワークの導入がなかなか進みませんでした。

ところが、近年、新型コロナウイルスの影響により、テレワークが一気に注目を浴び、導入する企業が増えています。

しかしながら、テレワークの導入があまりにも早急に進んだため、テレワークを利用する上でのうまくいかない会社の問題点が浮き彫りになっています。

テレワークを利用した働き方の一つに「在宅勤務」がありますが、今回は在宅勤務における課題や問題点と、その対策方法について紹介します。

実際にどんなことがテレワークの問題になるのか?

テレワークで仕事をする男性

実際にどんなことが問題となるのかをまとめてみます。

①コミュニケーションやモチベーションの問題

テレワークになることで、コミュニケーションの問題が多く発生します。
社員同士の連帯感が弱まるという声や、「報告・連絡・相談」がこれまでのように簡単にできなくなるという意見、仕事への意識が低くなることが考えられます。

在宅でテレワークをしていると、自分の仕事ぶりが上司や部下にみられていないので、仕事へのモチベーションがどうしても上がらないという声もよく耳にします。

テレワークで一定のモチベーションを保つためにはアイデアや工夫が必要です。

たとえば、テレワークをはじめる企業でニューノーマルになってきたのが、Zoom(オンラインビデオ会議ツール)やSlack(チャットツール)などのオンラインでのコミュニケーションツールの導入です。

ただし、これらのコミュニケーションツールは導入するだけでは、社員のモチベーションを管理することは困難です。

社員のモチベーション維持を図るために有効な施策がチャットやZoomなどで気軽に相談や雑談しやすいオンラインの場所を設置するという施策です。

オフィスに出勤して仕事をしていると、些細なコミュニケーションが自然に生まれるのですが、テレワークだとどうしてもカジュアルなコミュニケーションは激減してしまいます。

カジュアルなコミュニケーションの価値はオフィスで仕事をしていると意外と見落とされがちですが、社員のモチベーション維持には欠かせません。

②プライベートと仕事の区別の問題

在宅でテレワークをしていると、どうしてもプライベートと仕事の境界線が曖昧になってきます。
プライベートと仕事の境界線が曖昧になると、オンとオフの切り替えがしづらくなるので仕事の生産性は落ちます。

たとえば、在宅勤務中に猫が膝の上に乗って甘えてきても、放って置くことができるでしょうか。

テレワークでエクササイズをする女性とペットを飼っている女性のテレワーク

在宅勤務だとどうしても誘惑が多くオンとオフの切り替えが困難な場合は、時間貸しのレンタルオフィスやコワーキングスペースを探すのも一つの手段です。

在宅でのテレワークしか許可されていない場合でも、ベランダでヨガをしたり、勤務時間の前に近所を散歩するなどモーニングルーティーンを習慣化することで、上手にオンとオフの切り替えをする人もいます。

あなただけのモーニングルーティンを探してみてはいかがでしょうか?

③社員評価や勤怠管理が難しくなる

これまでは、上司と部下が隣同士で仕事をしていたので管理がしやすかった勤怠管理も、テレワークだと難しくなります。

またテレワークだと社員の人事評価もしづらくなるので、それらを管理する新しい評価基準なども必要になってきます。

テレワークで勤怠を把握するツールや社員を評価するツールの導入も必須です。
パソコンの操作ログによって、実際にパソコンで仕事をしていることを確認するようなマイクロマネジメントもありますが、かえって生産性が悪くなることが多いのであまりおすすめはできません。

テレワークの場合、社員の人事評価については対面で行うことはできないので、労働時間だけで評価しないような新たな評価システムを設定する必要があります。

④インターネット環境が整備されていないため不便

テレワークだと、インターネット環境が会社のように整備されていないため、仕事上の不便を感じるでしょう。

たとえば、「Wi-Fi環境があまり良くない」や「コピーやその他の機器が揃っていない」などの問題が考えられます。
社員がみんな同じような環境で仕事ができるように整備するには、お金と時間がかかります。
テレワークで必要となるのはインターネット環境以外にもあります。
たとえばデスクやイス、Webカメラなど、在宅でのテレワークの長期化に備えて、在宅勤務手当を付与する会社も増えています。

⑤決済や承認が取りにくい

これまでは対面で行っていた決済や稟議の承認もテレワークだと難しくなります。

対面で承認や決済を得られない以上、チャットやビデオ通話でのコミュニケーションで稟議を進めることになるので、承認作業は進みづらくなります。

また決済や承認をテレワークで行う場合はセキュリティ面の強化も必要です。
その結果、決裁や承認への手順が複雑になることもあります。

⑥セキュリティ上の問題

テレワークを導入する上で、重要になってくるのがセキュリティの問題です。
在宅でも仕事上の様々な情報を扱いますので、一人一人のセキュリティ意識を高める必要があります。

テレワークでも情報漏洩することがないように、一定期間ごとにパスワードを再設定したり、ログインIDやパスワードを安全に管理できるような1passwordなどのアカウント管理ツールを導入するのもおすすめです。

新しい時代のテレワークの問題点を解決したい!

テレワークで電話をする男女

テレワークに取り組む企業の中には、実際にテレワークをしたいけれども、会社の就業規則や環境が整備されていないという企業も多くあるのが現状です。

実際にテレワークに取り組めない理由として「テレワークに適した仕事がない」という理由が7割を占めています。
仕事自体がテレワークに向いていないと考えている企業が多くある一方で、テレワークを上手く活用できている会社はどのような工夫をしているのでしょうか。

テレワークに適していない仕事であっても、ある部分はテレワークでも可能ということがよくあります。
どういった仕事ならば、テレワークでできるのかを諦めずに考えてみることも必要です。

業務仕訳ができていない場合が多い

「テレワークに適した仕事がない」という場合でよく耳にするのが、「うちの会社は、一人が複数業務を行っているから業務仕訳ができなくてテレワークが進まない」という声です。

1人が複数業務を行っている場合、それぞれの社員で業務を仕訳していくことでテレワークでもできる仕事が増やせます。

業務仕訳をしながら、仕事内容を分析して実際にどの程度テレワークが可能なのかを洗い出してみましょう。

まとめ

社員のコミュニケーションを図りながら個々の社員の意識改革と万全なセキュリティシステムを整備することでテレワークの問題を解決し、テレワーク移行をスムーズに進めていきましょう。