容量を気にせず情報共有。分厚いマニュアルを不要にした朝日新聞デジタルの事例

最新ニュースは、WEBで簡単に手に入れられる時代に。
今回は、朝日新聞社の中でもデジタルサービスの開発に関わっている、デジタル・イノベーション本部のみなさまにお話を伺いました。

サマリー

ポイント

・散らばっていた情報がイチ早く探せるように
・部署間の情報共有が業務効率化にもつながった

目次

・朝日新聞デジタルとは
・Qiita Team導入の経緯
・Qiita Teamをマニュアルとして活用
・チーム間の情報共有が活性化
・まとめ

今回インタビューに答えていただいた皆さま

都田 崇(みやこだ たかし)Takashi Miyakoda
朝日新聞社 デジタル・イノベーション本部 商品企画事業部 次長
岡本 佑一朗(おかもと ゆういちろう)Yuichiro Okamoto
朝日新聞社 デジタル・イノベーション本部 商品企画事業部 アプリチーム
木野 正章(きの まさあき)Masaaki Kino
朝日新聞社 デジタル編集部 記者

朝日新聞デジタルとは

ーーQiita Team

朝日新聞デジタルのサービスや事業内容について教えてください。

ーー都田

朝日新聞デジタルとは、朝日新聞社が提供するニュースサイトで、朝日新聞の記事とデジタル専用の記事を配信しています。 割合としては、デジタル専用の記事の方が多く、より深掘りしている記事など一部のものは有料会員さま限定で公開しております。

収益モデルとしては“課金サブスクリプション”と“広告”の2つがあり、その売上を伸ばしていくのがわれわれのミッションです。
何度も来ていただけるサイトにするべく、UI・UXの改善だったり、コンテンツの魅力を継続的にかつこれまで以上、向上させていけるように日々尽力しています。

また、紙面を読まない若年層の方へのアプローチも積極的に取り込んでいきたいと思っています。

Qiita Team導入の経緯

ーーQiita Team

Qiita Teamは2018年7月末からご利用いただいているのですが、どのようなきっかけで導入されたのでしょうか?

ーー岡本

僕は、転職で去年この会社に入社しました。入社後、社内情報を得るためにドキュメントを探していたのですが、いろいろな情報が異なるファイルサーバーやシェアポイント上にあり、アクセシビリティが良くないなと思っていました。

アプリのアップデートや改修の履歴を、アクセスしやすい場所に、ドキュメントとして残していくために、都田さんにツールの導入を相談しました。

ーーQiita Team

さまざまなツールがある中で、Qiita Teamを選んだ理由はありますか?

ーー岡本

esa, confluence, Goolgle Driveといった、他のドキュメント管理ツールも使ってみて、比較検討しました。その結果、Qiita Teamが一番UIがとっつきやすく誰でも使いやすいのではないかと思い、こちらに決めました。

ーーQiita Team

Qiita Teamの導入によって、情報のアクセシビリティが良くなりましたか?

ーー木野

良くなりましたね!
それまで、情報収集は『Slack』や『Outlook』のメールを使っていましたが、それだと通常業務の引き継ぎで情報が流れてしまうので、ノウハウの蓄積がうまくできていませんでした。

さらに昔と違って、今は『LINE NEWS』に配信する記事の選定や、Twitter投稿、ニュースレターの発行など、業務の範囲が広がりすぎていて、1冊に収まらず誰もマニュアル化できなくなって困っていました。

Qiita Teamの導入により、新しく入った人も過去のログを見られるようになり、とても便利になりました。分厚いマニュアルを作らなくても、投稿を見れば情報を得られるようになったので重宝しています。

ーーQiita Team

部署内でQiita Teamが浸透するまでには時間がかかりましたか?

ーー木野

「Wiki(ウィキ)のようなツールです。Mark downなので書きやすいですよ!」と伝えて広めました。決められたCMSに入稿作業は行なっていますが、コードがわからなかったりデジタルに疎かったりする人もいるので、まずは最も苦手そうな人に使ってもらい、これならいける!という使い方を探り徐々に浸透させていきました。

Qiita Teamをマニュアルとして活用

ーーQiita Team

Qiita Teamにはどんな投稿が多いのですか?

ーー木野

基本、マニュアル類の作成が多いですね。オペレーションマニュアルやトラブル対応マニュアルなどです。

ーーQiita Team

使用頻度は高いですか?

ーー木野

結構業務の必須情報を入れてるので、触らざるを得ない状況になっていますね!
でも、投稿がもう少しされてもいいかなと思います。

フォーマットが決められているメールに慣れていて、まだ投稿に積極的ではない方もいます。それでも、徐々に浸透している感じはあります。
日々の業務の引き継ぎもQiita Teamにまとめれば効率化できるためいずれ移行できたらいいなと思っています。

ーーQiita Team

紙ベースから移行して、良かった点はありますか?

ーー木野

そうですね、われわれは深夜も勤務する社員がいるため、情報が欲しいときにその情報を持っている人がいないことが起きてしまいます。その場合、まず情報がある場所を探すところから始めなければなりませんでした。しかしQiita Teamは検索機能があるため、情報を見つけやすくなったのが良かった点ですね。

また、これまでは情報共有の手段が主にメールだったので、容量がすぐにいっぱいになってしまい、数年前の引き継ぎは削除してしまっているという人も多かったのですが、ストック型にすることで容量の課題はなくなりました。

チーム間の情報共有が活性化

ーーQiita Team

先ほど他部署の話もでてきましたが、チームをまたいで情報共有する場面も多いのでしょうか?

ーー木野

デジタル・イノベーション本部とデジタル編集部で、お互いの情報が見られるようになっています。以前、うちのチームで時間をかけて行っていた作業が、デジタルイノベーション本部の方の助けによって自動化できたことがあります。デジタル編集部だけでは出ないアイデアを共有いただいて、非常に助かりました。

ーー岡本

あとは「どういった記事が良く読まれた」や「こういったトラブルがあったので気をつけましょう」といった、デジタル編集部の引き継ぎ資料も、Qiita Team上で閲覧することができるので、アプリの仕様検討のヒントになっています。

他にも、記者さんから「見出しの付け方マニュアル」を共有してもらった際には、記者視点でユーザーのことを考えることができ、大いに参考になりましたね。

ーーQiita Team

部署間のアイデアやノウハウの共有が、業務効率化にもつながっているのですね。他にも、今後こういう使い方をしていきたい、などありますか?

ーー岡本

僕がQiita Teamでいいなと思っているのは、ドキュメント上で議論ができる点です。メールでのやり取りだと、細かな対話は履歴として残しづらく、 結局対面で集まり話し合うことが、必要になります。 ですが、Qiita Teamだと記事にコメントが付き、そこに返信をしてコンセンサスをとっていく、というステップが踏めるので、コスト安で一つのことを決めれることがあります。

現在、カスタマーサポートの部署とはメールで連絡を取っているのですが、Qiita Teamを使って履歴を残しておけばもっとスピーディーに解決できるようなケースもあると思っていて、そういう部署とも連携できれば業務改善できるのではと思います。

まとめ

編集者、記者、エンジニアとさまざまな部署の人が連携して成り立っている朝日新聞デジタル。情報共有の円滑化が、良いコンテンツを生み出す秘訣なのかもしれませんね!

【体験談】これでOK!リモートワークのデメリットを解決するポイント

ひと昔前までは、男性が一家の大黒柱として家計を担い、女性は主に家事・育児に専念するという役割分担が一般的でした。

しかし、昨今では少子高齢化に伴う人口減少などの影響から女性の活躍が叫ばれており、妊娠・出産後も仕事を継続する女性が増え、それに伴って働き方も多様化しています。
その中でも特に注目を集めているのが、「リモートワーク」です。

この記事では、新たな働き方としてクローズアップされている「リモートワーク」のメリット・デメリット、デメリットの解決方法について、実際にリモートワークを体験した方のお話しを交えて紹介します

リモートワークとは

リモートワークとは、「会社に出社せず、自宅やカフェ・コワーキングスペースといった場所で働くこと」を指します。
政府が推進する「働き方改革」の一つとして取り入れられており、「テレワーク」や「在宅勤務」などと呼ばれることもあります。

リモートワークを実際に行って気づいたメリット・デメリット

実際にリモートワークを行った方に「リモートワーク前後のメリット・デメリット」を聞いてみました。
これからリモートワークを始めようか検討している方は、是非参考にしてください。

メリット デメリット
リモートワーク前
  • 他社員とコミュニケーションをとりやすい
  • スケジュールの管理が楽
  • 家庭と仕事の両立がしにくい
  • 急な会議や質問に時間を取られる
リモートワーク後
  • 家庭と仕事の両立ができる
  • 子供が病気の際などに看病できる
  • 時間を自由に使える
  • 子供が家にいると、仕事にならない
  • 現場の状況が把握しづらく不安がある
  • 外で仕事をする際に情報漏洩や貴重品の管理に気を遣う必要がある

やはり時間を自由に使えるため、「家庭と仕事の両立がしやすい」というメリットが挙がっています。また、カフェなどの屋外で仕事をする場合は、家で仕事をする場合よりも比較的スムーズに仕事が進むそうです。

一方で、どうしてもコミュニケーションに関する不安・問題は避けられないようです。メンバーが働いている様子が分かりづらいため、必然的にコミュニケーションツールやメールでのやりとりが多くなり、「現場にいたらもっと円滑に動けたのに・・・」という思いもしたそうです。

そのほか、子供が家にいると仕事にならないこともあり、子供がテレビを観ているタイミングや就寝後に作業をせざるをえないこともあるとのことです。

デメリットの解消方法

リモートワークには、「ストレスの削減」「ワークライフバランスを保ちやすい」「家事や育児・介護との両立がしやすい」など多くのメリットがあります。こういった理由から、リモートワークを始めたいと思う方は少なくありません。

しかし、リモートワークにはメリットばかりではなく、下記のようなデメリットもあります。

  • コミュニケーション量の減少
  • スケジュールの管理をしづらい
  • 情報漏洩の可能性がある

以下でリモートワークのデメリットを解消するための方法を紹介します

コミュニケーション量の減少

会社で働いていると、特に用事がなくても自然と周囲とコミュニケーションをとることが多くなります。
また、言語外でのコミュニケーションは意外と多く、リモートワークをして初めてその大切さに気付くことも。

しかし、リモートワークの場合は常に一緒に仕事をしているわけではないので、気軽にコミュニケーションを取りづらく、悩みを相談しづらいということも起こりえます

【解決策】

仕事をする上で、疑問や不安があれば積極的に周囲に相談することがおすすめです。
しかし、リモートワークでは上司や同僚があなたが働いている様子を見ることができないため、「相談がない=問題なく仕事が進んでいる」と認識されてしまいがちです。

上述したように、会社では言葉に出さなくても言語外でのコミュニケーションが多く、周囲が気づいて手助けしてくれることも少なくありません。
例えば、「最近気分が落ち込んでいるから仕事で悩んでいるのかな?ちょっと声をかけてみよう!」といったケースがあります。

しかし、職場以外で働いていると、たとえ悩みを抱えていても相手に察してもらうことは難しいでしょう。リモートワークを行う場合は、疑問や不安・悩みを気軽に相談できる相手をみつけておくことが大切です

スケジュールの管理をしづらい

会社で働く場合は、周りの社員と同じ動きをすることが多いです。
そのため、自分でスケジュール管理をせずとも、ある程度はスケジュールに沿って働くことができます。

一方でリモートワークの場合は、自分でスケジュールを管理しないと締め切りに間に合わないということも起こり得ます
また、定時がないため、場合によっては昼夜逆転するなどして体調を崩してしまう可能性もあります。

【解決策】

1日・1週間・1か月単位でスケジュールを組むことがおすすめです。
例えば、時間割を作成して「この時間はこれを終わらせる!」と目標を立てておくことで規則正しい生活を送れるほか、業務の振り返りもしやすくなります。

時間が永遠にあるように感じてしまい、ついダラダラと働いてしまう場合は、「定期的に上司や同僚とミーティングを行い、進捗報告をする」といった方法も有効です。

情報漏洩の可能性がある

リモートワークは時間・場所を選ばずに働くことができるのがメリットです。気分転換を兼ねてカフェなどで仕事をすることもあると思います。

しかし、意外と見落としがちなのが情報漏洩に関する問題です。カフェやコワーキングスペースを利用する場合は、情報漏洩について常に気を配らなければなりません。

また、常に貴重品の管理に目を向けなければならず、お手洗いの際などの離席時に困るといった状況も発生します。

【解決策】

パソコンや携帯電話の画面は簡単に覗き込むことができるので、社外秘の情報を取り扱う際は細心の注意を払う必要があります。

「公共の場所では社外秘の情報を取り扱わない」「後ろから覗かれにくい場所に座る」「むやみにフリーWi-Fiに接続しない」などルールをしっかりと決めておくことが大切です。

まとめ

一見メリットが多そうなリモートワークですが、実際にリモートワークを行ってみると、「コミュニケーションに対する不安」や「スケジュールを管理しづらい」という問題も出てきます。
しかし、「普段から上司・同僚と密にコミュニケーションを取る」「時間割を作成してスケジュールを管理する」といった工夫によってデメリットを上回るメリットを享受することが可能です