職種の違うメンバーとの連携に活用。案件情報や技術ノウハウなどを部署をまたいで共有

『Think Root, Make MIRAI』をミッションに掲げ、Webサイト制作・システム開発・大規模サイト運用を行う株式会社ルート・シー(https://www.root-sea.co.jp/

このたび設立から20周年を機にビジョンを新たに策定し、マーケティングやUXに注力していく取り組みを始めたとのこと。ますます勢いづいている同社でQiita Teamが実際どのようにビジネスを支援しているのか話をお聞きしました。

インタビューいただいたみなさま

澤田 早苗(さわださなえ)Sanae Sawada
株式会社ルート・シー 大阪Webソリューション事業部
UX/UIグループ デザイナー
佐古 沙也佳(さこさやか) Sayaka Sako
株式会社ルート・シー 大阪Webソリューション事業部
UX/UIグループ フロントエンド・エンジニア
高濱 真実(たかはままみ)Mami Takahama
株式会社ルート・シー 大阪webソリューション事業部
Directionグループ ディレクター

それぞれの仕事を『見える化』するQiita Team

ーーQiita Team

今回はQiita Teamの活用事例にご協力いただきありがとうございます。早速ですが、Qiita Teamはいつから導入されたのでしょうか?

ーー佐古

導入したのは2014か2015年です。

ーー高濱

まずは制作チームで試しに導入をして、「効果が出てるよね」という声があったので、リーダーから上の方にあげてもらって全社展開しました。

ーーQiita Team

なぜQiita Teamの導入に至ったのでしょうか?

ーー澤田

それぞれの仕事を『見える化』したかったというのがあります。エンジニア、デザイナー、ディレクター、営業など、職種が違ってしまうとそれぞれの仕事が見えづらい状況にあり、Qiita Teamで情報共有できる環境をめざしました

情報共有できる職場環境に向けた様々な工夫についてお話いただきました

投稿のハードルを下げるため日報テンプレート名を「日刊あなた」に。

ーーQiita Team

最初にお試しされたときの感触はいかがでしたか。

ーー高濱

お試し期間として長めに様子を見ていましたが、順調に記事の投稿があり、浸透していきました。「最初はみんなに書いてもらうこと」がポイントだと考えていたので、誰でも書きやすい日報を投稿してもらいました。

ーーQiita Team

Qiita Team導入以前から、日報を書く文化はあったのでしょうか。

ーー澤田

入社して試用期間である3カ月間は日報を書くのですが、全社的に書く文化はありませんでした。そのためQiita Teamに投稿する日報は、業務報告に限った堅めの内容だけでなく、「今日こんなことがありました」、「この人に助けてもらった」など、カジュアルな内容も含めて書いてもらうようにしました。

コミュニケーションを意識しながら、SNSのように投稿してもらって、記事を書くハードルを下げる配慮をしたのが良かったのだと思います。

ーーQiita Team

なるほど。チームとしてQiita Teamの活用が盛り上がるような施策はされたのでしょうか。

ーー佐古

スタートの頃はQiita Teamプロジェクトとして、全員の日報を見たり、積極的にコメントをつけていました

ーーQiita Team

それが実際に投稿数の増加につながったわけですね。

ーー佐古

日報というと堅苦しくなるので、カジュアルに書いてもらうために「日刊あなた」という日報のテンプレートを作りました。Qiita Team導入以前からWikiで共有していた案件情報などは、Qiita Teamにすべて移行して運用しました。

ーーQiita Team

「日刊あなた」という響きが新しいですね。仰々しくないですし。

ーー佐古

入りやすさなどを色々考えてそうなりました。

ーー澤田

入社してQiita Teamを見て思ったのが、ネーミングセンスがすごいいいなって。気軽に使いやすいし、書いてる人もくすって笑えるような。

ーー佐古

日報を書いてもらいやすくするために特にテンプレートの項目は工夫しました。例えば、他のメンバーから悩みごとについてアドバイスをもらいやすいようにしたり、学びを書いてもらうといったものです。悩みごとをアドバイスしてもらうことでチームワークが高まりますし、日々、学んだことを書くことで1歩ずつ成長している実感も得られるようになりました。

活用されるために、特にテンプレートを工夫したと語る佐古氏
ーーQiita Team

御社なりの日報のルールは何かありますか?

ーー佐古

うちではチームごとにルールを決めて、ゆるくやっていますね。書きたくなったら書いてるという感じで、強要することはありません。いろいろな仕事のスタンスがあるので。

ーーQiita Team

Qiita Teamに投稿することに対して、評価項目としている会社さんもあるようですが、それもないということでしょうか。

ーー佐古

目標として記事を何本書くというのは、人によってはあると思いますが、それ以外はないですね。

ーー澤田

私も好きなタイミングで好きなことを書いています。

ーー高濱

上層部の方も日報を書いているので、積極的にリアクションしたりコメントしてくれます。

会社の上層部の方が積極的にリアクションしたりコメントをくれるそうです
ーー澤田

役員層で決めてる進捗をふんわり教えてくださったり。東京のCMOは、必ず毎日みんなの日報にいいねを押してくれます

ーーQiita Team

Qiita Teamなどの新しいツールを導入することに抵抗を感じる方はいらっしゃいましたか。

ーー佐古

そうですね。チームの中ではツールが増えていくことに懸念を持つ人もいました。導入時には、「Qiita Teamにはこういうメリットがありますよ」と1人ずつ話して共有していきました。

ーーQiita Team

Qiita Team導入の目的を共有してフォローしたということですね。

ーー佐古

はい。ただ、最近ではみんながQiita Teamに記事を書く文化ができていますので、入社された皆さんにはすぐ書いてもらっています。

仕事の見える化をきっかけに、ノウハウの共有、モチベーションの向上を実現。地理的・心理的な距離も近くなる。

ーーQiita Team

導入によって得られた1番の効果というのは何でしょうか?

ーー澤田

それぞれの仕事が『見える化』したのが大きいと思います。Qiita Team導入前はそれぞれが何をやったのか、どういう課題があってどう解決したのかが、見えにくかったんです。

仕事が『見える化』したのが大きいと語る澤田氏

でも、日報があることで「案件でこういう技術を導入しました」、「お客さんからこういうフィードバックをもらいました」など、営業やディレクターが共有してくれるようになったんですね。

私たちは制作に携わっているので、「自分たちの作ったものがちゃんと役にたったんだな」と、喜んでもらえていることが見えるようになり、モチベーションが上がりました。また、距離の話だと、東京オフィスと大阪オフィスのコミュニケーションが近くなりましたね。

ーーQiita Team

それで一体感が得られるようになったんですね。

ーー佐古

それぞれの日報で好きなことも書いてあったりするので、「この人はこういうのが好きなんだ」、「お子さんがいるんだ」とか、心理的な距離も縮まった感じがします。

ーー澤田

デザインの良し悪しについてもQiita Teamで聞いています。「こっちの方が好き」とか、「こっちのほうがトレンド」など意見をもらえます。

ーーQiita Team

それはデザイナーチーム内だけで行われるんでしょうか。

ーー澤田

いえ、全社ですね。職種に関係なく、デザインの好きな人で「これが面白かった」などコメント欄で盛り上がることもあります。

ーー佐古

先日、デザイナー主導で好きなデザインを持ち寄って語るランチミーティングをしたんですけど、それをQiita Teamの記事にまとめて全社展開をしたんですね。

ミーティングに参加していない人や東京オフィスの人でも、記事を見て「今こういうデザイントレンドなんだ」、「こういうデザインはこうつくるのか」など、デザインについて知ってもらえる機会ができて、いい取り組みになっています

ーー澤田

そういった専門性のある知見を共有することにQiita Teamは役立っていますね。

例えばディレクターがお客様にご提案するときに、エンジニアやデザイナーがQiita Teamに書いた日報やメモを見て回答できることもあります。制作担当以外の人たちもクリエイティブなノウハウに関して興味を持って読んでくださるので、クローズドにする必要がないんです。

インデックスページをつくって記事を探しやすくする

ーーQiita Team

Qiita Teamにご満足いただいているということですが、いま何か課題はお持ちでしょうか。

ーー佐古

毎日みんなが日報を書くので、タイムラインが日報で埋め尽くされるんですよね。分かっている人は、タグを使って検索するんですが、記事のタイトルがシンプルすぎるので、検索すると他の記事もヒットしてしまいます。もう少し独自のタイトルをつけるようにして検索のしやすさを上げていきたいと考えています。

ーーQiita Team

御社の場合、記事数が12000とかなり多いですよね。検索の使い方を入社のタイミングで教えたりはしてるんでしょうか。

ーー佐古

そうですね。やり方を教えてます。タグや検索クエリの使い方の記事を書いて、見てもらったり。

ーー高濱

ただ、最初に教えてもらっても、検索するのは難しいですね。案件に関わる情報とは、日報の中に出てきたり、そのほかのドキュメントにいっぱいあったりして。

ーー澤田

個人によって、タグ付けのキーワード選定が変わってきちゃうってのもあります。

ーー佐古

案件情報は一応テンプレートで作れるようになっているんですけど、タグも勝手につくんですよ。それをもうちょっと周知したほうがいいのかなって思います。

ーー澤田

記事を探しやすくするために、インデックスページを作る方法もあります。以前、私が所属していたセクションでは、インデックスページを1記事つくって、そこにどんどん関連記事のリンクを貼って、新しい人が入ってきたら、そのインデックスページを見るように伝えていました。

実際のインデックスページをご紹介いただきました。このようなインデックスページにより記事の遷移が効率よくなるのでお勧め(澤田氏)

インデックスページをつくると、万が一、その部署で作業が賄いきれないときに、インデックスページを見せて「これを参照してください」と他部署にお願いができます。レギュレーションに関するような制作ガイドラインなども、もともと紙だったのを転記して、いつでも誰でも見られるようにしてます。

インデックスページのような記事情報の一覧があると、記事を探す手間が減ってお勧めです。

ーーQiita Team

ちなみにほかツールとの使い分けはどのようにされていますか?

ーー佐古

Qiita Teamにはストックしておきたい情報、ノウハウをまとめています。他のツールではYammerを使っていて、流れていってもいい情報と切り分けていますね。

私本当にQiitaが大好きで。エンジニアなのでコードとか書くのに優れてるし、使いやすくて便利だし、共有しやすいので。

ーー澤田

HTMLに慣れているからマークダウンが書きやすいですしね。Rのデータフレームも埋め込めるし、絵文字もあるし、レスポンシブにもできるし使っていて楽しいです。絵文字もかわいいし。

真面目になりすぎない、気軽に書けるテンプレートを用意する

ーーQiita Team

成功されているユーザーさんとして、Qiita Teamを社内に浸透させるためのアドバイスはありますか?

ーー佐古

真面目に使いすぎないことですね。堅いドキュメントを書くような方法だとしんどくなってしまうと思います。ただあまりにもフランクになりすぎて、何でも書いていいとなってしまうのも、後々で困るかもしれないですね。誰かがリーダーシップをとって、お手本になって書いてくといいのではないでしょうか。

ーー澤田

日報ではなく「日刊あなた」っていうユニークなネーミングのテンプレートがポイントだと思います。テンプレートは書く人は項目に沿って書けばいいし、見る人も何をやったのか、どこに困っているのかが分かりやすいです。

それから「書いてあることを否定しない」ことも重要です。全肯定する必要はありませんが、かといってダメだよとは絶対言わない。書くハードルを下げるためにそれは意識していくとよいのではないでしょうか。

ーーQiita Team

ありがとうございました。

<構成 ライター 飯田 萌、編集 佐伯 幸治 >

「日報に時間がかかる」を解決する3つのポイント


「日報の作成に時間がかかる」ことに、悩みを抱えている人も少なくないのではないでしょうか。

  • 「いつも適当に書いてしまう」
  • 「終業時間が遅くなってしまう」

など、日報の作成に時間がかかってしまうことは、実は日報を続けていくモチベーションを下げる大きな壁となります。しかし、ポイントを抑えれば日報作成の時間は短くできます。

今回は「日報に時間がかかる」という悩みを解決する3つの方法をご紹介します。また、日報作成の時間短縮はあくまで手段です。形だけの取り組みにならないよう目的を明確にする点についてもご紹介します。

テンプレート・箇条書き・タイミングで「日報に時間がかかる」を解決

時間をかけないで日報を作成するために、「テンプレート・箇条書き・時間がかかる」という3つのポイントを紹介します。次回の日報作成時から実践できるやり方なので、ぜひ参考にしてみてください。

1.テンプレートを使う

日報作成に時間がかかる大きな要因は、何を書くか迷ってしまうことです。「どのように書けば今日の業務状況が伝わりやすい?」「業務の進捗以外で書くべきことをどうまとめればいい?」など、いざ日報を書くにあたっていろいろな「?」が浮かんでしまうと、日報作成の手が止まってしまいます。
こうした「?」を解決するのが、テンプレートの活用です。イメージを掴んでもらうために、簡潔なテンプレートの一例を紹介します。

【本日の業務内容】時系列順にやったことを振り返る
【学んだこと】業務中に得た気づき、新たな知識
【困っていること】現状の課題、抱えている悩み

これだけシンプルなテンプレートでも、書く項目が決まっているので、何もない状態で書き始めるよりも、短い時間で日報作成が可能になります。

書く項目が決められたテンプレートは、日報の書き手だけでなく、日報をチェックする上司や先輩にとっても確認や評価がしやすくなります。以前に提出された日報と比較したフィードバックがもらいやすくなるなど、業務改善にも役立ちます。

日報のテンプレートについては、職種別やエクセル用に以下の記事でも紹介しています。またインターネットで検索すると多くのテンプレートが無料で紹介されています。いろいろと試してみて、適したテンプレートを見つけてください。

また、Qiita Teamのような日報のテンプレートが備わったツールもあります。チームで日報を共有したり、コミュニケーションを取りたい場合などは、ぜひツールをご活用ください。

2.箇条書きで短く書く

日報の作成に時間がかかる2つ目の理由は、すべてを伝えようとするあまり、ダラダラと長い文章になってしまうからです。そこで文章が長くなるのを防ぐため、日報は箇条書きで短く書きましょう。

日報は感想文ではなくビジネス文書なので、要点を抑えて伝えるべきことを伝える必要があります。そのためにも箇条書きが最適です。

要点のまとまっていない冗長な日報は、書き手の時間を必要以上に使ってしまうだけでなく、読み手の時間も無駄に奪ってしまうことにも配慮しましょう。

箇条書きの文例を紹介しますので、参考にしてみてください。

(例)

【本日の業務内容】
・10:00~12:00 社内会議
「○○プロジェクト」について話し合い。来月リリースに間に合わせるため、来週水曜日18時までに進捗率80%にする。
・13:00〜14:00 クライアント対応
A社から電話、システムに問題が発生したとのこと。リモートで作業し無事に解決。
・14:00〜18:00 「○○プロジェクト」の開発。
今日終わった段階で進捗率30%。
【学んだこと】
・トラブルを予防するには、コミュニケーションを普段から密にとること。これは社内、クライアントコミュニケーションに共通して重要。
【困っていること】
・説得力あるプレゼンができない。クライアントが納得する話の進め方を身に付けたい。

なお、ときには箇条書きでまとめるのが難しく、文章が長くなってしまう場合があるかもしれません。文章が長くなってしまうようであれば、結論から先に書くことを心がけましょう。読み手に意図が伝わりやすくなります。

3.業務中に書き進める

意外に思われる方もいるかもしれませんが、「日報を終業間際にまとめて書く」こと自体が、時間のかかる原因になります。「お昼頃に何をしたかな?」「開発中に見つけたプロジェクトの課題はなんだっけ……」など、1日を思い出すことから始めなければならないからです。

何を書くか迷うときと同様、本日の業務を事細かに思い出しているときにも、日報作成は進みません。さらに終了間際は1日の中で最も疲労が溜まっている時間なので、作業効率も良くありません。

そこで「日報は終了間際に一気に作成する」という認識をあらためて、業務中から書き進めましょう。具体的には、業務を開始した時にその日決まっている予定を記入して、突発的な業務が発生するたびに時間帯と何が起きたかも追記します。

また、業務中に課題や学びなど気付いた点があれば、そのたびに日報に記載していきます。終業時には、テンプレートがほぼ全て書き終わっている状態になるので、あとは見直しと整理をすれば提出できます。

外勤しているので日報を記入できないという場合は、メモ帳などに記録していくだけでも十分に時間短縮になります。業務中から日報を意識するというのがポイントです。

日報作成の時間短縮——その目的を明確にしよう


「時間をかけずに日報を作成すること」は手段であり、それ自体が目的ではありません。「何を目的として日報作成の時間短縮をするのか」が明確になっていないと、時間短縮のための取り組みが形だけのものになってしまい、うやむやになってしまうかもしれません。

そこで、日報作成の時間短縮による目標を明確にしておくことをお勧めします。例えば以下のような項目が挙げられます。

1.本業の生産性を向上させる

日報作成に時間がかからなくなった分、より優先度の高い業務に時間を割けられるようになります。エンジニアなら開発を進めたり、営業ならアポイントメールを一つでも多く送信できたりと、本業の生産性向上につながっていくでしょう。

2.自分で自由に使える時間を増やす

日報の提出が早く終われば、それだけ会社を出る時間も早まりますので、自分で自由に使えるの時間を増やせます。

スキルアップのための勉強会に参加する、読書や映画鑑賞、友達や家族とゆっくり過ごすなど、ライフスタイルをさまざまな形で充実させられます。プライベートを自分なりのスタイルで過ごす時間が増えることでリフレッシュできるので、翌日の仕事に向けて英気を養えるようになります。

3.上司からの評価を上げる

完成度の高い日報を早めに提出することで上司からの評価にもつながります。前段で紹介したテンプレートや箇条書きを活用すれば、要点を抑えた完成度の高い日報を短時間で書くことができます。

日報作成は人によっては些細な業務と捉えられがちで、そういった人は内容もおざなりにしてしまいがちです。ですが読みやすく状況が把握しやすい日報は、読み手である上司の生産性を高めることにもなり、評価を上げるポイントとなります。

まとめ

「日報に時間がかかる……」と嘆いている人も、テンプレート・箇条書き・タイミングの3つを抑えれば日報作成の時間短縮が可能となります。日報作成の時間短縮はあくまで手段ですので、取り組む際には目標を明確にしておきましょう。

また、日報を効率化し、業務に役立てるならツールの使用も非常に有効です。ぜひ自社にあった方法で日報の効率化を実現しましょう。

短時間で評価される日報を書くコツとは?


毎日書くものだからこそ、「日報は手間をかけずに短時間で書きたい!」と、思う方は多いでしょう。時間がかかり過ぎて、日報を書くことになかなかモチベーションが上がらない方もいますよね。

とはいえ、内容がおざなりでは日報の意味が無く、社内でのあなたの評価を下げてしまうことになるかもしれません。

そこで、このコラムでは「日報を短時間で書く」、「評価される日報を書く」、「モチベーションを維持する」ために必要なコツについてご紹介します。

日報を短時間で書くコツ

ここからは、日報を短時間で書くための4つのコツをご紹介します。

テンプレートを利用する

テンプレートを利用すれば、「何を書いていいか分からない」と悩む必要がなくなり、短時間で日報を書くことができます。

会社指定のテンプレートがない場合は、自分が書きやすそうだと思うテンプレートを利用しましょう。
以下の記事では無料でダウンロードできるテンプレートを紹介しています。ぜひご利用ください。
https://teams.qiita.com/boost-productivity/daily-report/qiita-team-template-nippo/
https://teams.qiita.com/boost-productivity/daily-report/excel-daily-report/

テンプレートを利用し続けていくと、自分にとって必要な項目が足りないと感じることがあるかもしれません。そんな、ときはテンプレートにこだわらず自分の使いやすいようにカスタマイズしていきましょう。

スキマ時間にネタを書き留めておく

業務中に手が空いた数分のスキマ時間に日報用のネタを書き留めておけば、短時間で日報が作成できます。

テンプレートを利用すれば、すでに書く項目は決まっているはずなので、「今日やったことはこれとこれとこれ」「今日の日報の‟所感“はこの事を書こう」など、項目別にメモに書き留めておきましょう。

箇条書きで書く

日報を箇条書きで書くのも、日報を効率的に書くための素晴らしいアイデアです。

文章表現や言い回しに悩むことがなく、時間が節約できます。箇条書きは、文章が簡潔になり、読み手にとって何が書いてあるかが一目で理解できる点でも優れています。

ただし、全てを箇条書きで書いてしまうと味気なくなってしまう恐れもあります。所感や悩んでいる事などはきちんと文章にするのがいいかも知れません。

見出しを書く

日報に見出しが必要な場合は、日報を書き始める前に見出しを書いて、日報の『大枠』を作ることも時間を節約するコツです

新聞の大見出し・小見出し・本文のイメージで書いてみましょう。

例えば、大見出しで「今日の成果」小見出しで「3件新規契約が取れた」

また、見出しを書く→本文を書くという順で行うことで、内容も重複せず、整理されたまとまりのある文章になります。

「評価される日報」を書くコツ

「上司や先輩が読む」ことを念頭に置いて書く

日報は『読み手に分かりやすく、正確に報告すること』が大切な<ビジネス文書>です。そのため、「自分が上司や先輩の立場だったら、この日報を読んで内容が理解できるだろうか?」と意識しながら日報を書くと良いでしょう。分かりやすく、正確に報告するために、「5W3H」に沿って日報を書くのをお勧めします。

※5W3H:When(いつ)・Where(どこで)・Who(誰が)・What(何を)・Why(なぜ)・How(どのように)・How many(どのくらい)・How much(いくら)

<例>
When(いつ)・・・本日11月25日(木)10時
Where(どこで)・・・取引先のA株式会社の
Who(誰が)・・・商品企画部内で
What(何を)・・・新商品Bの試食会を行った
Why(なぜ)・・・実際に食べていただき、率直な感想・意見を聞くため
How(どのように)・・・商品の1/4を提供
How many(どのくらい)・・・20食
How much(いくら)・・・無料

他人の日報と比較してみる

可能であれば、他人の日報を読んで参考にしてみるのも良いでしょう。他人の日報なら、客観的な視点で見ることができ、「こんな風に書くと伝わりやすいな」など、自分の日報に活かせることができるはずです。

モチベーションを維持するコツ

日報は「PDCAツール」だと意識する

日報は毎日書くものであり、かつ社内の文書なので、忙しい時は優先順位が下がってしまうことがあるかもしれません。「書かされている」「無駄」「面倒」など、ネガティブな感情を日報に持つようになってきたら、「日報は項目に沿って書くだけで、PDCAサイクルを回せる便利なツールである」ことを意識しましょう。

以下のような項目を設定すれば、自ずと日報を実践するだけでPDCAが回せるようになります。

・今日の目標・・・Plan(計画)
・業務内容・・・Do(実行)
・成果と反省点・・・Check(評価)
・改善点・・・Action(改善)
・明日の目標・・・Plan(計画)

日報を通して自分の業務への振り返りを行い、明日の業務に活かすことが成長への近道です。「PDCAを回すために日報を書いている」という気持ちで取り組めば、日報に対するモチベーションも維持できるでしょう。

日報は「フィードバックがもらえるコミュニケーションツール」だと意識する

日報に困りごとや学んだこと、気づきなどを記入すると、周りの人から適切なフィードバックがもらえるケースもあるはずです。自身のノウハウが深まるだけでなく、フィードバックのやり取りをきっかけに上司や先輩との関係もより良いものとなるでしょう。日報は「コミュニケーションツールである」ことを意識するのもモチベーション維持に役立ちます。

コミュニケーションを深めるためにも自分一人では解決できないことや、困ったことがあれば、日報上で相談してみましょう。自分には思いつかない考え方・アイデアが出てくるかもしれません。

まとめ

短時間で評価される日報を書くコツをご紹介しました。漠然と日報を書いているだけでは、なかなか効率化できず、業務に活かすことができません。テンプレートや書き方について、自分なりに工夫しながら日報を実践していきましょう。

日報作成に対するモチベーションが下がっているようなら、日報を「PDCAツール」「コミュニケーションツール」と捉えて、自身の業務に役立てていく意識を持ちましょう。このコラムでよいよい日報を書く手助けになれば嬉しく思います。