日報作成が簡単になる「3つのルール」とは?

「日報を作成するのに時間がかかり過ぎてしまう」
「毎日、日報を書くモチベーションがわかない」

そう感じている人も多いのではないでしょうか。しかし日報作成の具体的な方法さえ理解すれば、日報は簡単に書けるようになります。

今回は日報が簡単に書ける「3つのルール」と、より簡単に書けるようになる「ツール」についてお伝えします。

日報作成が簡単になる3つのルール

日報作成を簡単にするには、3つのルールを守ることです。それぞれすぐに取り組めるものなので、次回の日報作成から実践してみてください。

 1.テンプレートを用意する

1つ目のルールは「テンプレートを用意すること」です。
「日報に時間がかかってしまう…」と悩んでいる方の要因は書くことが決まらず、漠然と迷い続ける点にあります。日報作成に着手する際に「最初に何を書こうかな」「今日はどんなことがあったかな」などあれこれ考えていると、それだけで時間がかかってしまいます。

しかしテンプレートを用意すれば、その問題も解決です。手始めとしてシンプルに下記のようなテンプレートを使ってみてはいかがでしょう。

【本日の業務内容】やったこと、振り返り
【学んだこと】業務を行う中で得た気づき、新たな知識
【困っていること】現状の課題、抱えている悩み

(文例)

【本日の業務内容】やったこと、振り返り
・10:00~13:00 クライアントとの会議
先方の要望とこちらの提案をすり合わせ。プロジェクトの草案を来週月曜日17時までに提出予定。
・14:00〜17:00 プロジェクトの草案作り。
プロジェクトの草案作り。進捗率60%
【学んだこと】業務を行う中で得た気づき、新たな知識
・プレゼンの構成を論理的に練り上げる事で、自分の頭が整理される。先方に伝わりやすくなることも実感
・適度に休憩をすると作業効率が上がる
【困っていること】現状の課題、抱えている悩み
・システムの開発速度をさらに上げるにはどうすればいいか

テンプレートに設定された「今日の業務でやったことは何か?」「現状の課題は何か?」といった具体的な問いに答えていけば、日報は完成します。さらにこのテンプレートの利点は、日報作成を簡単にしてくれるだけではありません。

テンプレートの項目の問いは、仕事の成長に欠かせない要素を含んでいるので、項目を埋めれば仕事の課題が見つかり、改善案も自然と書き出せる仕組みになっています。シンプルなテンプレートで日報を実践してみて、不足などが出てくるようなら項目を追加するなどして日報を自分流にアレンジしていきましょう。

日報のテンプレートについては、職種別やエクセル用など以下の記事でも紹介していますので、自分に合うテンプレートを見つけてみてください。

業務日報を“会社のお宝”に。職種別の日報テンプレート4選

無料で簡単。おすすめのエクセル日報テンプレート5選

 2.「箇条書き」「数字」という記入のポイントを抑える

2つ目のルールは「記入のポイントを抑えること」です。そうすれば、迷わずに日報作成が簡単にできる上に、上司も業務状況が把握しやすい、評価の高い日報が提出できます。

記入のポイントには2つあります。ひとつ目のポイントは「箇条書きで簡潔に書くこと」です。ダラダラ長く書くデメリットは時間がかかるだけではありません。読み手も重要なポイントが把握できません。だからこそ、要点を把握して、一文を50文字から100文字程度を目安に短く、箇条書きでまとめることが大切です。

2つ目のポイントは「数字で記入すること」です。今日の業務でやったことを振り返る時に「今取り組んでいるシステム開発がもう少しで終わりそうです」という内容では、情報が足りていません。「13時〜18時:システム開発の進捗率60%。今週金曜日の18時までに終わる予定」と、数字を用いて記入することで、過不足なく情報を伝えることができます。

3.業務中に書き進める

3つ目のルールは「業務中に書き進めること」です。
日報だからといって、終業間際にまとめて書いてはいませんか? それが日報作成の時間を長くしてしまう大きな要因です。「14時ごろは何をしたっけな…」「今日のMTGで気づいた改善点は何だったか…」と、あれこれ思い出していると日報作成は一切進みません。さらに、終業間際は1日の中で最も疲労が溜まっている時間で、一刻も早く帰宅したい人も多いでしょう。

終業間際にモチベーションの低い状態で日報を作成しても内容が粗くなってしまうので、精度を保つためにも業務中に書き進めていくようにしましょう。終業間際の日報作成の負担が大幅に減りますし、思い出す時間がなくなるので、日報作成にかける合計時間が短くなります。実践すれば「日報作成って意外と簡単だな」と実感してもらえるはずです。

さらに簡単に書くためには「クラウドサービス」を使う


日報を簡単に書くためには、利用するツールも大切です。オススメしたいのは「クラウドサービス」の活用です。

クラウドサービスとは、インターネット上から利用できるさまざまなサービスのこと。業務を円滑に進めるツールとして注目を集めており、導入する企業が相次いでいます。日報に適したクラウドサービスなら、日報のフォーマットが搭載されているので、日報を簡単に書けてしまいます。

さらに、スマホやタブレットから利用できることも特徴の一つ。いつどこからでもアクセスできるので、移動中の電車で日報を書くことも可能です。

また、社内共有も簡単です。クラウドサービス上に日報を投稿するだけで、社内全員が日報を閲覧できます。日報を通じて優秀な社員のノウハウを知ることもできるため、業務効率を改善させるきっかけがつかめるかもしれません。加えてフィードバックのやり取りも簡単にできるようになるので、社内のコミュニケーションが活発になるという効果もあります

お試しで一定期間を無料にしているクラウドサービスもあります。試しに利用を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

日報を簡単に書くためには、効果的な方法を実践していきましょう。それが今回紹介した「3つのルール」です。さらに、クラウドサービスを利用すれば日報作成はより簡単になります。

日報作成が簡単になれば、本業の時間がより多くなり、業務改善のスピードも向上します。今回の記事でお伝えしたことを、次の日報からぜひ実践してみてください。

【テレワークでも】日報が“仕事に役立つツール”に早変わりする4つの方法

スキルアップや業務のスピードアップなど、成長するために日々、さまざまな工夫や努力をされている方も少なくないでしょう。実は日報も自己成長を実現する仕事に役立つツールだということはご存知でしょうか。

日報は、チャットやメールでは伝えきれない部分をカバーする情報共有ツールであり、コミュニケーションツールでもあります。ただ漠然と日報を書くのではなく、自己成長ツールや状況共有ツール、コミュニケーションツールであることを意識して活用するだけで、日報は毎日の仕事に大きな効果をもたらしてくれます。

そこで今回は、日報を仕事に役立てる具体的な方法をご紹介します。

日報が仕事で必要な2つの理由

まず、日報を日々の仕事に役立てていくために、日報の目的について理解しましょう。日報を書く目的は主に2つに分けられます。

1.自己成長のために仕事を改善するため

スキルアップや業務におけるスピードアップといった自己成長のためには、漠然と仕事に取り組むだけでは実現しません。「何ができていないのか」といった課題を発見して、「課題解決のためにどのように行動するのか」改善の取り組みが何よりも大切です。

日報は、この課題発見から改善の取り組みを簡単に実践できるPDCAツールです。日報をPDCAツールとして意識的に活用していきましょう。PDCAツールとして日報を使う書き方は、後述の「仕事に役立つ5つの書き方/使い方」でご紹介します。

2.上司や先輩、同僚と仕事の状況を共有するため

日報に1日の出来事を記すことによって、さまざまな情報を社内の人達に伝えることができます。仕事でつまずいている部分が伝われば、同僚や先輩が相談に乗ってくれたり、解決策を提案してくれたりするでしょう。

業務ができるようになった様子が日報で伝われば、上司がよりやりがいのある新しい仕事をくれるかもしれません。細かな状況を日報で共有することで、仕事の成長にもつながってゆくのです。

日報は仕事を円滑にするコミュニケーションツール

意外に見落とされがちですが、日報は仕事を円滑にするコミュニケーションツールでもあります。日報におけるコミュニケーションとは、例えば以下のようなものが挙げられます。

上司や先輩のノウハウを学べる

日報をチームや組織に共有すれば、上司や先輩のノウハウを学ぶことができます。「業績が上がらなくて困っている」、「技術的にどうしても解決できない問題にぶつかっている」といった困りごとを日報に書いておけば、もしかしたら先輩が過去、同じような経験をしていて対策を教えてくれるかもしれません。

取引先の情報を共有できる

取引先に関する情報共有も日報でコミュニケショーンすればメリットになり得ます。取引先とのやり取りについて日報に詳しく記載しておくことで、同じチームの人に状況が共有できることはもちろん、案件に関わっていない先輩や同僚からも、これまでの経験をもとに有効なアドバイスをもらえるかもしれません。

仕事に役立つ4つの書き方/使い方

それでは「仕事に役立つ日報」の具体的な書き方、使い方を4つ紹介します。どれも明日から使える内容なのでぜひ参考にしてみてください。

1.テンプレートを使ってカスタマイズする

日報を書くときにはテンプレートを用意しましょう。一例をご紹介します。

【本日の業務内容】やったこと、振り返り
【学んだこと】業務を行う中で得た気づき、新たな知識
【困っていること】現状の課題、抱えている悩み

テンプレートを使えば日報作成の効率性が大きく上がるので、記入時間が短くなります。メリットはそれだけではありません。「業務を行う中で得た気づき」「現状の課題」などの項目を設ければ、その内容を自然と考えることになります。建設的な思考がなされた結果、アイデアが出やすくなり、仕事への理解が深まるのです。

日報のテンプレートは以下の記事でも紹介しています。いろいろなテンプレートを試して自分に合うようにカスタマイズしてみてください。
https://teams.qiita.com/boost-productivity/daily-report/qiita-team-template-nippo/

2.PDCAツールとして利用する

「PDCAを実践して仕事を改善しよう!」と言われても難しく感じるかもしれません。しかし日報を使えばPDCAを簡単に実践できます。そのためには、日報の記入項目に「今日の目標(Plan)」「今日の業務内容(Do)」「今日の結果と振り返り(Check)」「課題を解決するための今後の解決策(Action)」「明日の目標(次のPlan)」を設けるだけです。

具体的には、日報に「目標」「行動」「振り返り」「改善」の4つの項目を設けて、それに合わせて日報を作成していきます。流れとしては以下のようになります。

朝(もしくは前日)に今日の「目標(Plan )」を立てる

日中にその目標を達成するために「行動(Do)」する。

終業時に目標の達成度を「振り返り(Check)」する。

課題を発見してがあれば「改善(Action)」案を出す。

たったこれだけでPDCAが回せるようになり、簡単に習慣化できます。しかも1日という短いスパンでPDCAを回せるためのでため、蓄積を積み重ねながら継続的に成長していくことができます。

3.業務中に更新する

日報というと終業時間の間際に一気に書く方も多いかもしれません。しかし、それでは「14時にどんな仕事を終わらせたっけ…」「仕事の改善につながるアイデアを思いついたのに、何だっけな…」と、思い出すことに時間がかかってしまう場合があります。

そのような無駄な時間を作らないよう、小さいタスクを終えるたび、アイデアが思いつくたびに日報を業務中に更新しましょう。終業時間の間際に一気に書くよりも手間がかからないので、日報に時間をかけずに済みます。

4.目標や業務内容は数字で記載する

日報の目標や達成した業務内容は、できるだけ数字で記載しましょう。

例えば

  • 1日の目標を「取引先を回る」と書かずに「18時までに3件挨拶回りをする」
  • 1日の振り返りを「今日は仕事が進まなかった」と書くのではなく「今日は目標に対して進捗率が45%だった」

といったように数字で記載するのです。

数字は目標や達成度を明確にします。そうすれば具体的な行動、改善案を出せるので、仕事の改善スピードが早くなるのです。

まとめ

日報は単純な記入作業になってしまいがちですが、本来は仕事に役立つ優秀なツールです。日報を上手に使えば自身の成長につながり、社内の人とのコミュニケーションも活性化されます。

次回以降の業務から今回紹介した方法をぜひ実践してみてください。

業務に活用できるおすすめの日報サービスは?

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最近では文書作成や表計算に限らず、組織内でのコラボレーションやコミュニケーションなど、さまざまな分野でビジネスを支援するサービスのニーズが高まっています。

こうしたニーズの一つに、「毎日作成している日報を組織やチームで活用したい」というものがあります。日報は、社員一人ひとりのノウハウや気付きが記載されている貴重な情報です。その情報を組織やチームで共有することで生産性を高めていきたい、というのが大きな理由でしょう。

そこで今回の記事では、業務に活用できるおすすめの日報サービスについてご紹介します。

日報サービスの種類とメリット・デメリット

日報サービスを理解するために①すでに使い慣れているサービスと②クラウドサービスに分けて、それぞれに特長を挙げながらご紹介します。

すでに使い慣れているサービス(メール・エクセル・ワード・ブログ・社内wikiなど)

すでに使い慣れているサービスとしては、メール/エクセル/ワード/ブログ/社内wikiなどがあります。これらのサービスのメリットは、ドキュメントを書く程度のスキルがあれば誰でも簡単に利用できることです。使い方における研修に時間や人員を割くコストが抑えられ、社員が違和感なくスムーズに日報を始められます。

また環境がすでに用意されている場合が多いため、導入や毎月の費用をかけずに利用できるのもおすすめポイントと言えるでしょう。
その反面、業務に活用するという観点からは、「検索がしにくい」、「組織やチームでの共有が難しい」、「日報がほかの文書と混ざって埋もれてしまう」といった、使い勝手が良くない一面もあります

日報を“情報”として組織やチームで活用する場合にはおすすめしません。

クラウドサービス(グループウェア、日報向けクラウドサービスなど)

日報の作成・管理ができるクラウドサービス(※)には、グループウェアと日報向けクラウドサービスがあります。

※:クラウドサービスとは、インターネットを介してパソコンやスマホアプリで利用できるサービスのことです。個人やチームの生産性向上を目的に、規模や業種を問わず導入が進んでいます。クラウドサービスには、ビジネス向けチャットやタスク/スケジュール管理などいろいろなタイプのものがあり、日報の作成・管理が簡単にできるクラウドサービスもあります。

グループウェアは、<日報><掲示板><ファイル共有><チャット><スケジュール管理><メール>など、業務に必要な機能がひとまとめになったサービスのこと。オールインワンのサービスなので、日報にとどまらずワンストップで業務に活用できるのがメリットです。

一方の日報向けクラウドサービスは、日報に特化したサービスであることから、日報の作成・管理・活用に便利な機能が用意されているのがメリットです

機能の一例として、

  • 共有機能:アカウントを登録していれば誰でも日報を閲覧できます。なおアカウントごとに権限を設定して閲覧範囲を制限することもできます。
  • リアクション機能:「いいね」ボタンや、スタンプボタンなど、ワンクリックで気軽に日報の感想を伝えられます。
  • コメント投稿機能:作成した日報にコメントが付けられるので疑問や質問に答えたり、議論の場として利用できます。
  • サービス連携機能:チャットツールやタスク管理ツールなど、ほかのさまざまな業務ツールと連携して利用できます。

などがあります。

グループウェア/日報向けクラウドサービスどちらにも挙げられるクラウドサービスのデメリットとしては、有料サービスなので、導入や毎月の費用が発生してしまう点です。ただし、多くのクラウドサービスが「お試し期間」として無料体験サービスを提供していますので、利用しながら実際の使い勝手などを検討すると良いでしょう

なおグループウェアにおいては、多機能なだけにオーバースペックであるとも言えます。社員が使いこなすまでに時間がかかってしまう可能性も考えられます。また、これまでに利用していたメールやファイル共有サービスからの移行をどうするかといった懸念事項も発生するので、サービス導入に手間をかけたくないのであればおすすめしません

上記のようなメリットやデメリットを踏まえると日報向けクラウドサービスがおすすめと言えます

日報向けのおすすめクラウドサービス7選

ここからは、おすすめの日報向けクラウドサービスを紹介します。

Qiita Team

Qiita Teamは、プログラミング情報のナレッジコミュニティ・Qiitaを運営する株式会社Incrementsが開発・提供する社内向け情報共有サービス。Qiitaを普段から使っている方なら、Qiitaの社内版とお伝えすればわかりやすいかも知れません。

特徴はその書き心地。日報やマニュアルは日々書いて作っていくものですから、使い心地の良さは最も重要なポイントと言えるでしょう。Qiita Teamはテンプレート機能だけでなく、Markdown記法にも対応しているので感覚的に書ける他、いいね・コメント機能もあり、組織のコミュニケーションの活性化にもつながるツールと言えます。

料金プラン

  • 月額 500円/1名まで
  • 月額 1,520円/3名まで
  • 月額 4,900円/7名まで
  • 月額 7,050円/10名まで
  • 月額 15,300円/17名まで  ※18人目以降はプラス月額 720円/1人あたり
  • 30日間の無料トライアルあり

Notion

【特徴】

  • 機能が充実(メモ機能タスク管理機能、プロジェクト管理機能、スプレッドシート機能)
  • APIも公開されており、コミュニティも盛り上がりを見せている
  • 日報だけでなく、ビジネスにおける全ての管理を任せても大丈夫な性能

【料金】

  • 個人向けプラン:無料
  • 個人向けプロプラン:月額4ドル(400円程度)/人
  • チーム向けプラン:8ドル(800円程度)/人

NotePM

【特徴】

  • 情報共有に特化
  • 検索に強い
  • かわいいデザイン

【料金】

  • スターター:月額 1,000円/3名
  • ベーシック:月額 3,600円/8名
  • スタンダード:月額 5,700円/15名


Pace(ペース)

【特徴】

  • 採算状況をみえる化
  • 利益の出る事業を特定可能
  • 趣味レーション機能を使って、利益最大化の方法を知れる

【料金
月額 500円/1名

nanoty

【特徴】

  • 組織のコミュニケーションを向上させる機能多数

料金プラン
•月額9,500円/20名
•月額23,000円/50名
•月額45,000円/100名

BeWorks

【特徴】

  • 顧客に紐づいた電子日報
  • 案件管理機能で仕事の情報を詳細に登録・管理
  • クラウドサービスだからいつでもどこでも使える

【料金】

  • 基本料金5,000円
  • 月額 1,000円/1名

未来日報

【特徴】

  • 日報を書くだけで顧客管理・ネクストアクションのスケジューリングができる

【料金】

  • 月額6,600円/1〜20名あたり(Aプラン)
  • 月額15,400円/21〜50名あたり(Bプラン)
  • 月額28,600円/51〜100名あたり(Cプラン)

「日報の目的」から見ても日報向けクラウドサービスがおすすめの理由

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どのような日報サービスを利用すればいいのか迷ってる場合は、「日報の目的」に合わせてサービスを選ぶのもおすすめです。

そもそも、日報は何のために書くのでしょうか? 「日報の目的」は、大きく分けて以下の3つ。

  • 上司や先輩社員への業務報告
  • 自身が行った業務の振り返り
  • 社員同士のノウハウの共有

この3つの「目的」を軸に表にしてみると、すでに導入されているサービスではいくつかの課題があり、日報向けクラウドサービスであれば、それらの課題を解消できるような機能が用意されていることが分かります

 すでに導入されているサービス(メール/エクセル/ワード/ブログ/社内wikiなど)あらたに導入する必要のあるサービス(クラウドサービス)
【上司や先輩社員への業務報告】する場合△ほかの業務メールやドキュメントに埋もれてしまって、提出された日報を先輩や上司が見逃してしまう可能性がある。
△誰が提出したのかが分かりづらい。
△日報を見たことが分かりづらい。
△「日報の受け渡しのみ」の最低限のコミュニケーションで終わってしまい、日報を起点にした業務改善につながらない。
○上司や先輩にメンションを飛ばして日報を作成した報告ができるので、見逃し防止や誰が提出したのかが明確になる。
○日報を見たら「いいね」を押すなど簡単なアクションを返せる。
○コメントを通じて議論ができ、業務改善が図れる。
【振り返り】する場合△膨大な情報の中に埋もれてしまい、振り返りをしたいと思っても探す手間がかかる可能性がある。
△キーワード検索が十分に活用できない。
○キーワードや書いた人で検索できることに加えて、タグを設定しておくことですばやく日報にアクセスできるので、振り返りが効率的にできる。

日報の作成・管理はもちろんですが、業務活用にもつなげるのであれば、日報向けクラウドサービスを利用するのがおすすめです

まとめ

この記事では、「日報サービスの種類とメリット/デメリット」、「日報向けクラウドサービスがおすすめの理由」についてご紹介しました。

日報は毎日の業務であり、日々蓄積されていく貴重な情報です。この記事をきっかけにして日報が大いに活用されていけば嬉しく思います。

成果を出すために「振り返り」日報を実践しよう!

ビジネスにおいて成果を出していくためには、常に現状の課題を洗い出して改善に取り組んでいく必要があります。そのために必要なのが「振り返り」です。 とはいえ「振り返り」を実践するといっても、何を始めればいいのか分からない方もいるのではないでしょうか。 そこでお勧めなのが日報作成です。今回の記事では「振り返り」を実践するための日報の書き方をご紹介します。

なぜ「振り返り」が成果を出すために必要なのか?

そもそも成果を出すために「振り返り」が必要な理由とは何なのでしょうか?それは「現状を把握し、改善する」ことができるからです。 「振り返り」を行わなかった場合を考えてみましょう。

  • 失敗した原因が明確にならず、何度も同じ失敗を繰り返す
  • 改善に向けた取り組みに意識が向かないので、いつまで経っても効率的にならない

ビジネスパーソンとしては、常により良い成果を出していくために、「自分の取り組みの何が良かったのか。何がダメだったのか」「何を達成することができて、何ができなかったのか」といった「振り返り」を繰り返して、業務を改善していかなくてはなりません。それがビジネスにおいて「振り返り」が重要視されている理由です。

日報は「振り返り」をサポートする便利なツール

「振り返り」を実践するにあたり、日報はとても便利なツールです。例えば、日報に「今日行った業務」を書いておくことで、「どの仕事にどれだけの時間がかかったのか」が一目瞭然となります。

<例> 10:00~ ◇◇株式会社への提案書作成に伴うSWOT分析 12:00~ 昼食 13:00~ ◇◇株式会社への提案書作成 16:00~ 社内報告書作成 17:00~ 経費清算

このタイムチャートを見るだけでも

  • 「◇◇株式会社への提案書作成」に時間がかかったのはなぜか?
  • 提案書作成においてもっと作業効率を上げるにはどうすればいいのか?、無駄な時間はなかったか?

など、いくつかの課題が浮き彫りになっていきます。 日報によって、<改善策を練る>→<実践する>→<「振り返り」をする>→<改善策を練る>という業務課題を解決していくサイクルをつくることが可能となります。日報は「振り返り」を習慣化するために最適なビジネスツールなのです。

PDCAフォーマットで「振り返り」日報を実践する

前述した<改善策を練る>→<実践する>→<「振り返り」をする>というサイクルを実際に日報で実践していくために、PDCAフォーマットを活用しましょう。PDCAとは、Plan(計画)・Do(実行)・Check(評価)・Act(改善)の頭文字を取ったフレームワークのことです。

  • 今日の目標・・・Plan(計画)
  • 今日の業務内容・・・Do(実行)
  • 今日の成果と反省点・・・Check(評価)
  • 改善点・・・Action(改善)
  • 明日の目標・・・Plan(計画)

このようなフォーマットに沿って日報を書くだけで、計画→実行→評価→改善のサイクルを日々回すことができるようになります。PDCAフォーマットを利用した文例を以下にご紹介します。

<例>

 

  • 今日の目標・・・成約1件
  • 今日の業務内容・・・A社への新商品提案アポ
  • 今日の結果と振り返り・・・成約0件。担当者Bさんに「費用対効果を感じられない」と一蹴されてしまい、A社への新商品提案は失注。理由としては、「提案内容がA社特有のものではなく、一般的な業界向けのものであったため、イメージが湧きにくかった」ため。
  • 課題を解決するための今後の解決策・・・A社の3C分析を行い、可能性を探っていく。まずは、現場責任者のDさんに時間を取っていただき、現場の声をお聞かせいただく予定。(来週火曜日)
  • 明日の目標・・・成約2件(R社、K社)

A社への新商品提案に関して、計画→実行→評価→改善のサイクルが明確になっているのがお分かりいただけるでしょう。

「振り返り」日報の書き方3つのポイント

「振り返り」日報を書くためには、以下のようなポイントを意識すると、分かりやすい内容かつ継続的に実践していくことができます。

できるだけ定量的(数量)+具体的に書く

日報は、日々蓄積されていくものであり、過去の日報を見返す場合も多々あります。その際、定量的(数量)+具体的であればあるほど、当時のことを振り返りやすく、比較しやすいでしょう。

<例> ×:前年同月比で売上がアップしているので、今後、在庫調整が必要になると思われます。 ◯:前年同月比で売上が25%アップしています。このままだと月末には在庫切れとなりそうなので、20日を目安に在庫調整が必要だと思われます。

感想文・反省文ではない所感を書く

また、気をつけたいのが、書いた日報が感想文や反省文になってしまっていること。日報は、あくまでも「振り返り」を行うためのビジネス文書なので、感想や反省を書くばかりでなく、自分の意見や今後の取り組みといった所感について付け加えると良いでしょう。

<例> ×:●●の研修を受けました。大変参考になりました。 ◯:●●の研修を受けました。クライアントのA社が抱えている◯◯の課題を解決する上で、~~のような気づきがあり、大変参考になりました
×:~~というアプローチをしましたが、成約に結びつかず反省しています。 ◯:~~というアプローチをしましたが、成約に結びつきませんでした。その理由は、▲▲だからだと考えています。今後はこの反省を活かし、◯◯の視点からアプローチを行いたいと思います。

所感について詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧いただくと参考になります。
https://teams.qiita.com/boost-productivity/daily-report/write-an-impression-in-the-daily-report/

面倒に感じない工夫をする

日報は毎日の業務ということもあり、「面倒くさい」というネガティブな感情を持ってしまうかもしれません。また仕事が忙しければ「1日の終りに日報を作成しなければならない」という縛り自体がモチベーションを下げてしまうかもしれません。 日報を継続的に実践するために、そういった「面倒くさい」といった感情や縛りを取り払う取り組みも意識しましょう。例えば、「打ち合わせ前後・外勤での移動中」や「次の業務へ取り掛かる前」のスキマ時間を利用して、PDCAフォーマットにおける業務内容や改善点を埋めていくようにすれば、終業間際に日報に割く時間を軽減できます。

まとめ

成果を出すための「振り返り」の重要性、PDCAを活用した「振り返り」日報の実践、「振り返り」日報における書き方のポイントを紹介しました。惰性で書いている日報は時間と作業のムダになってしまいます。日報を通して確実に成果へとつなげていくために、継続的な「振り返り」日報を実践していきましょう。

【無料で利用できる】日報テンプレートまとめ

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ビジネスパーソンの日常業務である「業務日報」。何を書こう?と悩みながら作成していると、時間がかかってしまったり、適当に書いてしまう…という方も多いのではないでしょうか?また、そんな悩みを持つメンバーを指導するにあたって、日報のひな形やテンプレートを用意したい方もいるでしょう。

そこで、今回のコラムでは、「無料で利用できる日報のひな形」をご紹介します。また日報のひな形を有効活用するために、その「メリット」や「管理側の注意点」も合わせてまとめました。

日報作成を楽にしながら、内容をより良くするための施策の一つとして、ぜひご活用ください。

ひな形を使って日報を書くメリット・注意点

メリット

全員が同じ項目で書くので、比較・評価しやすい
ひな形を使って日報を作成すれば、項目のバラつきを防ぐことができます。統一された項目で記載することで、業務達成度や進捗の比較・評価がしやすくなるでしょう。メンバー同士が互いの日報を見るケースにおいても、同じ項目の方がノウハウを得る際に参考になります。

日報を書く時間を短縮し、生産性向上につなげることができる
ひな形があれば、日報に何を書こうか悩む時間を短縮できます。これまで日報作成にかかっていた時間を短縮することで、他の業務に注力することができ、結果的に生産性向上につなげることができるでしょう。

上司やリーダーなど見る側の注意点

メンバーの日報作成のモチベーションが低下しないよう配慮する
日報は毎日の業務なので、慣れるにつれて新人のモチベーションが下がってしまいがちです。そのため、上司やリーダーとしては、「新人の日報を広く共有する」「やる気を促すようなコメントを残す」など、メンバーのモチベーションが低下しないよう配慮する必要があります。

日報の目的を伝え、「生産性を意識した日報」の書き方を教示する
ひな形を使う=毎日同じ項目なので、書く内容がなくなり、毎日同じような日報になってしまったり、前日の内容をそのままコピペしてしまうメンバーがいるかもしれません。日報は一日の振り返りのためにあります。なんとなく・適当に日報を書いていては、せっかく時間をかけて取り組んでいる日報が、意味のない業務となってしまいます。

そこで、上司やリーダーとしては、日報という業務が意義のあるものになるべく、日報をなぜ書くのか、その目的をしっかり伝えていきましょう。生産性を意識した・意味のある日報の書き方を教示していく必要があります。

日報を書く目的についてはこちらにご紹介していますので、ご覧ください。
https://teams.qiita.com/boost-productivity/daily-report/purpose-of-daily-report/

メール日報のひな形

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メール日報は、メールの本文に日報を書くので、パソコンを使い慣れていない人でも簡単に始められるのがメリットです。ひな形としては「1日の流れ」「所感」「明日の予定」といった項目を設けます。

件名

【日報】5月1日 ●山△美
本文

営業部 △課長

お疲れ様です。営業部の●山です。
本日の業務につきまして、報告いたします。

【一日の流れ】
9:00~10:00 チームミーティング
10:00~12:00 新商品勉強会
12:00~13:00 昼食、移動
13:00~15:00 〇〇株式会社IT推進部□□部長とのアポ(目的:新商品の商談)
15:00~16:00 ▼▼株式会社IT企画部●●様とのアポ(目的:新商品の商談)
17:00~17:30 帰社、日報作成

【所感】
今日は2件のアポが入っており、共に新商品の商談でしたが、新商品に対して前向きなお返事は頂けませんでした。
その理由と、今後の対応は以下の通りです。

① 既存商品との違いが分からない。
→既存商品との比較表を作成し、後日持参する。
② 新商品を導入した際の効果が分からない。
→新商品によって、新たにリーチできるターゲット層を抽出し、どれぐらいの売上UPが見込めるかをまとめた資料を、後日持参する。

【明日の予定】
明日は、××株式会社販売促進部□□様とのアポが入っています。
新商品の商談を行う予定なので、今日のアポの反省を生かして、「既存商品との違い」「新商品を導入した際の効果」をご納得いただけるよう、しっかりと説明したいと思います。

なおメール日報のデメリットとしては、本文内に日報を書くという特性から、検索がしにくく、後から見返しにくい場合があります。メールは宛先に入れた人しか見られないというクローズドな特性があるため、社内展開がされにくく、貴重な日報の情報が埋もれてしまうケースも考えられます。

ワード日報のひな形

ワード日報は、パソコンを使い慣れていない人でも簡単に使える手軽さ、導入のしやすさがメリットです。ひな形としてはMicrosoftが無料で用意しているものもありますし、用途や目的に合わせて多くのひな形が検索で見つかります。ここでは3つご紹介しますが、ひな形をベースにチームや組織に合わせて使いやすくカスタマイズしていくことをお勧めします

・業務日報テンプレート1
『業務報告』『業務内容』『進捗状況』『今日の反省』『明日の予定』の欄が設けられた、ベーシックなテンプレートです。この日報を記入するだけで、一日単位のPDCAサイクルを回すことができるので、業務の振り返りがしやすい形式と言えるのではないでしょうか。
https://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc/template/result.aspx?id=13278

・業務日報テンプレート2
『主な業務』『所感』のみのシンプルなテンプレートです。項目は少ないものの、『業務報告』という日報の目的はしっかりと果たしており、スペースもたっぷりとあるので、新人が自分の好きなように記入できるのが特徴的なテンプレートと言えるでしょう。
https://template.k-solution.info/2006/07/02_word_1_11.html

・業務日報テンプレート3
社内業務と社外業務(営業業務)を分けて書くタイプのテンプレートです。社内業務、社外業務それぞれに『所感』欄が設けられているのが特徴です。社外業務に関しては、『目的』の欄が設けられているため、「何のために訪問したのか」を意識しながら一日の振り返りができます
https://template.k-solution.info/2015/12/_02_word_7.html

なおワード日報のデメリットとしては、毎日、日報のドキュメントが増えていくことになるので、日数が経つとドキュメントの数が膨大になり、管理が面倒になるかもしれません。また、エクセル日報と比較した場合、カスタマイズの点では、エクセル日報の方が優れています

エクセル日報のひな形

エクセル日報は、関数やマクロなど多種多様な機能があり、自動化などカスタマイズの幅が広いのがメリットです。また社内文書の多くをエクセルで作成・管理している場合は、エクセル日報の利用が最適です

おすすめのエクセル日報のひな形は、以下の記事にまとめていますので、ぜひ参考にしてください。

なおエクセル日報のデメリットとしては、メールやワードに比べると、操作方法においてやや難易度が高く、パソコンに慣れていない人は使いにくいのがデメリットと考えられます。

クラウドの日報サービス

daily-report-cloud
クラウドの日報サービスとは、インターネットを介して利用できるクラウドを利用した日報のサービスのことです。

メールやワード&エクセルにない特長

・インターネットを介して提供されるサービスのため、ブラウザからいつでもどこでも日報にアクセスできます。スマホやタブレット向けにアプリを提供しているタイプのサービスもあります。

・日報を一つのクラウド上に集約して共有できるようになるので、自分の書いた日報や他社員の書いた日報も合わせて、検索やタグを利用して、いつでも手軽に日報を見ることができるようになります

・日報を読んだ人が「コメント」や「いいね」を付けられるので、書きっぱなし/読みっぱなしにならず、日報を軸にしたコミュニケーションが円滑になります

・共有された社員の日報が貯まっていくことにより、事例やノウハウをまとめて別のドキュメントとして展開するといった、情報活用が簡単にできます

クラウドの日報サービスを使えば、日報に書かれた情報はきっと「会社の宝」となることでしょう。もし、日報を最大限活用したければ、クラウドの日報サービスを検討してはいかがでしょうか?

まとめ

今回のコラムでは
・ひな形を使って日報を書かせるメリット・注意点
・メール日報のひな形
・ワード日報のひな形
・エクセル日報のひな形
・クラウドの日報サービス
を紹介しました。

ご活用いただければ嬉しく思います。

成長につながる日報と週報テンプレートとは

 

「日報や週報はただの業務記録」として、文字をただ埋める作業で終わらせていませんか? 実は日報や週報は、業務記録にとどまらない”自身を成長させるツール”として有効活用することができます。さらに、日報と週報を合わせて活用すれば、より大きな成長へとつなげていくことができます。

本記事では、「日報や週報=成長ツール」という視点から、目的や活用方法、効果を最大限にするテンプレートを紹介します。

日報/週報で理解すべき3つのこと

1.日報と週報は身近にある優れたPDCAサイクルツール

日報と週報は身近にある優れたPDCAサイクルツールです。

日報と週報の項目に「今日 or 今週の目標(Plan)」「今日 or 今週の業務内容(Do)」「今日 or 今週の結果と振り返り(Check)」「課題を解決するための今後の解決策(Action)」「明日 or 来週の目標(Plan)」を設ければPDCAツールとして活用できます。

毎日あるいは毎週PDCAを記入して「改善点を洗い出す→改善する」を繰り返す。一見するととてもシンプルですが「改善点の洗い出しと改善の繰り返し」は、やってみるとなかなか習慣化しません。そこで日報や週報を活用して、改善を含めた振り返りから次のアクションまでを習慣化させていきます。

2.日報と週報の違い

日報はその日の内容を時間単位で細かく記述したもので、週報はその週の1日1日の内容を大まかに整理して記述するものです。

日報は短期的なスパンで、週報は中期的なスパンで、業務改善の動向をチェックできます。片方を記述するだけでも有効ですが、日報と週報の両方を書くことによって相乗効果が期待できるのです。

3.日報と週報を両方活用するには?

おおまかな流れとしては以下のようになります。

  1. 週末に週報として来週の目標を立てます。
  2. 日報で目標にどれだけ近づけたのかという結果と改善点、翌日の目標を毎日記載します。
  3. 週末に週報で今週の振り返りを行います。目標が達成ができたのかどうかをチェックし、問題点と改善点を洗い出し、次の週に向けた目標を設定します。

このような短期と中期のPDCAサイクルを作ることで、業務改善のスピードが向上していきます。 

効率良く書くならテンプレートを使う

日報や週報を一から作成すると、記述する項目を毎回考えることから始まって、作成時間が長くなってしまいます。内容も抜けもれが発生し、日によって統一されず雑然としがちです。そういった問題を一挙に解決してくれるのがテンプレートです。

記入項目の決まっているテンプレートを使えば、何を書くか悩む必要がなくなるので、日報作成にかかる時間が短くなり、記入の抜けもれを防げます。さらに、記入項目にある「今日/1週間の課題」「今日/1週間の改善点」を考えながら仕事をするので、業務に対する思考や観察眼も自然と磨かれます。

下記に日報と週報のテンプレートを紹介しますので、日々の仕事にぜひ活用してみてください。なおテンプレートを上手に有効活用するために、組織やチーム、ご自身で使いやすくなるように都度カスマイズしていくことをお勧めします。

2種類の日報テンプレート

○職種別の日報テンプレート

会社でテンプレートを使うときに全員が同じ形式のテンプレートを使うこともできます。しかし、エンジニア、営業、総務、新入社員など、それぞれの役職やフェーズごとに取り組む内容や課題が異なります。

そこで、テンプレートを職種別で使い分けることで生産性をさらに向上させましょう。学んだこと、改善すべき点などを職種ごとに最適化することによって、日報は効率的に機能するのです。

職種別の日報テンプレートは下記で紹介しているのでご覧ください。

業務日報を“会社のお宝”に。職種別の日報テンプレート4選

○エクセルの日報テンプレート

社内でエクセルを利用することが多い会社向けの無料のエクセルのテンプレートです。簡単な操作で文字のフォントや大きさ、項目の内容をカスタマイズできるので、自分の好みや会社の仕様に合わせられます。

エクセルの日報テンプレートは下記で紹介しています。

無料で簡単。おすすめのエクセル日報テンプレート5選

2種類の週報テンプレート

○PDCAに特化した週報テンプレート

今週の目標(Plan)を書き、1日ごとの業務内容(Do)と目標に対する結果(Check)を記述します。最後に改善点(Action)、次週の目標(Plan)を記述しやすくしたのが、PDCAに特化した週報のテンプレートです。

このテンプレートを使うことにより1週間を通した目標を定められます。「どうすれば目標を達成できるか?」「どのように業務を行えば効率が良くなるのか?」と考えを巡らせることで、仕事の質が週ごとに向上します。

【目標】今週の目標
【○月○日(月)】業務内容、目標に対する結果
【○月○日(火)】
【○月○日(水)】
【○月○日(木)】
【○月○日(金)】
【振り返り】改善点、次週の目標

○週報と日報をセットにしたWordテンプレート

週報と日報で同じ体裁を利用したい方向けのWordテンプレートです。新しくテンプレートを準備するのが手間な方にはお勧めです。

業務報告書(日報・週報)

PDCAの要素が盛り込まれているので、こちらをベースにカスタマイズしていくのもよいでしょう。例えば上司からのフィードバック欄を追加すれば、課題解決や気付きをもたらすようなテンプレートにすることができます。

まとめ

これらのテンプレートを用いることで日報と週報は業務改善に役立つツールに生まれ変わります。さらに、日報と週報を合わせて活用すれば短期と中期の目線で業務に向き合えるので成長スピードがさらに向上します。

成長に役立つツールとして日報と週報をぜひ活用してみてください。