<仕事で差がつく>日報の書き方と活用方法


日報は単なる業務記録ではなく、自身の仕事を客観的に捉えて改善に役立てたり、業務の進捗を共有してチームや組織の協業を円滑にするといった、生産性を上げるためのツールとして活用できます。

また、日報に記載した疑問点や改善案などを介して、上司や先輩、同僚とのやり取りを促すコミュニケーションツールとしても活用できるのです。

そこで今回は、業務に活用できる日報の具体的な書き方、作成する上で注意したいポイントをご紹介します。皆さんもぜひ、「活用できる日報の書き方」をマスターして、仕事に役立ててください。

■テンプレートを決めれば書き方に悩まない

日報は毎日書くものです。都度、何を書くべきか書き方に悩んでいては、時間がかかるばかりでモチベーションが下がってしまいます。そこで、まずは日報で書くべき内容をテンプレート化しましょう。テンプレート化によって、日報を短時間で作成できるようになるので効率化も図られます。

例えばテンプレートの記述項目として「業務内容」、「所感」、「特記事項」、「コメント欄」を設けます。

▼業務内容

業務内容を書く際には、「箇条書きで分かりやすく」書き、必要に応じて補足しましょう。
・どんな業務を
・どのくらいの時間をかけて
・どれだけ実践したか
という3つのポイントを踏まえて記載します。

例)
20××年 7月7日
9:00~10:00 定例ミーティング Aさんと 営業進捗報告及びクライアント情報共有
10:00~12:00 △△株式会社企画書作成 Bさんに提出済
13:00~14:30 株式会社××初商談 
       事業部部長C様 7/25に見積書送付のお約束
15:30~16:30 定例ミーティング 品質管理についての情報共有
17:00~19:00 業作からの納品チェック 残り半分 明日午前中対応予定
営業件数―1社:株式会社××

▼所感

業務を実践した上での重要な連絡事項、連絡事項を受けて気が付いた事柄、必要な対応策などを記載します。

例)
・株式会社××初商談、事業部部長C様、非常に前向きで7/25に見積書の送付をお願いしたいとのこと。社内稟議が必要で、見積書の承認から実際の契約に至るまでには約3週間かかるそうです。見積書提出から受注までには1ヶ月ほどと見ておくとよさそうです。

・定例ミーティング、鈴木さんから「ダブルチェック」に関するフローについて指摘がありました。対応策として、次回の定例ミーティングまでにフローを見直して改善案を作成します。

▼特記事項

仕事上で相談したいことや不安に感じていることがある場合、特記事項として記載しましょう。

例)
・ダブルチェックの改善案を作成するためには、現状のフローの工程が詳しく分からないので関係者にヒアリングをする必要があります。誰にヒアリングするとよいか教えてください。
・見積書を作成するにあたり、外部の業者に価格や納期の見込みなどについて確認をする必要がありますが、そのほかに確認しておく点はありますでしょうか。

▼コメント欄

読んだ人が誰でも自由にコメントを書き込めるように、コメント欄を付けるのを忘れずに。

テンプレートを使用した日報の書き方がイメージできたでしょうか。こういったテンプレートを利用した日報の書き方をマスターすれば、読みやすい日報が素早く作成できます。テンプレートについては、まずは実践してみて、項目に不足などあるようならフレキシブルに変えていくことをお勧めします。

当サイトでも日報のテンプレートをいくつかご紹介していますので、参考にご覧ください。

業務日報を“会社のお宝”に。職種別の日報テンプレート4選

無料で簡単。おすすめのエクセル日報テンプレート5選

テンプレートによる日報の書き方を理解したら、次のステップとして作成した日報の活用方法について説明していきます。

■業務に活かすための日報の上手な使い方


日報は業務を可視化して気づきをもたらすツールです。上手に活用することで継続的に業務を改善したり、効率化していくことが可能になります。

▼定期的な振り返り報告習慣をつける

週次・月次などで目標を立てている場合には、1週間・1ヶ月などの区切りで日報の振り返りを実施しましょう。「できなかったこと・できたこと」、「これからやるべきこと」など、振り返りで得られた気付きや対応について記載しておくことで、「どの程度の業務をこなすことができるのか」、「自身に不足しているスキルは何か」など、仕事に関するさまざまなフィードバックを日報に書いた内容から得られるようになります。

▼フィードバックをもらい、改善に活かす

日報を書く上で欠かせないのが、「指導してくれる上司や先輩とのコミュニケーション」です。

日報を書いたら必ず上司や先輩からのフィードバックをもらって、毎日、確認し、指摘を踏まえて改善に取り組みましょう。フィードバックをもらうことで、「良い日報を書く」というインセンティブが生まれます。

また、テンプレートを活用した日報の書き方を実践していれば、読みやすく内容がまとめられているので上司もスムーズに日報をチェックすることができるでしょう。

▼朝の日報で1日を可視化する

日報を書く時間がどうしてもかかってしまう人は、出社したらすぐに1日のスケジュールを記入しておきましょう。出社後すぐに日報を書くメリットは、1日の時間の使い方を可視化し、仕事量を認識することができる点にあります。例え突発的な仕事があったとしても、仕事量を正確に把握していれば、対応可能か迅速に判断することも可能になります。

■おわりに

この記事ではテンプレートを活用した日報の書き方と上手な活用方法をご紹介しました。
書き方の定まらないまま適当な日報を書いていては、時間もかかって、その上役に立たないと感じられるでしょう。しかし、ポイントを抑えた日報の書き方を実行することで、業務改善に活かして、生産性の向上を目指すことができます。
ぜひ、この記事を参考にして日報の書き方、活用の仕方について再検討してみてはいかがでしょうか。

【比較してみよう】日報作成で使えるサービス4選


日常のルーティン業務である日報。「個人の業務記録」というイメージを持たれている方も多いでしょう。しかし、日報は「価値ある情報」として、記録にとどまらず業務に有効活用することができます。ただし、日報を有効活用するには、日報を価値ある情報にするためのサービスを選定することが必須です。

そこで今回の記事では、「ブログ」、「社内Wiki」、「グループウェア」、「日報活用を想定して開発されたクラウドサービス」の4つのサービスを比較してご紹介します。

ブログ

・メリット

ブログの良さは、なんといっても日記感覚で日報を書けることです。形式にとらわれず、自分の書きやすいスタイルで文章を書くことができるので、形式張った内容にならず思ったことを書きやすいという利点があります。

コメント機能を使えば、書き手と読み手の双方向のコミュニケーションも取れます。また、ブログは世代を問わず馴染みがあるサービスであるため、導入が簡単なのもメリットです。

・デメリット

メリットである「日記感覚」は、書き手側が日報=ビジネス文書という意識を持っていなければ、必要以上の文章が盛り込まれ得てして冗長になりがちです。
また、チームや組織全員の書いた日報に対して検索しにくいというデメリットもあります。

社内Wiki

・メリット

Wikipediaの社内版サービスである「社内Wiki」。

社内Wikiは、日報に限らず社内のさまざまな情報を体系立ててまとめることができます。一元管理によってさまざまな情報の点在を防ぎ、効率的に情報を探せるのが利点です。

社員が「何か分からないことがあったら、社内Wikiを見る」と意識を持ち、かつ、積極的に情報を更新していけば、社内Wikiはまさに“会社の宝”。情報が蓄積されればされるほど、活用することができるサービスでしょう。

・デメリット

社内Wikiは、Wikiという特性上、汎用的な(誰が見ても活用できるような)情報が求められるため、業務を通して得た個人的なノウハウや改善案など、まだ汎用に至らない情報を書き込むことが難しい場合があります。
「活用精度の高い情報を蓄積する」という意識が高まってしまうと、書き込むハードルが上がり、あまり利用されずに放置される恐れがあります。

社内Wikiは汎用性の高い情報共有には適していますが、日報では個人的な気づきやノウハウ、進捗といった粒度の細かな情報を記載するため、日報を想定したサービスの方が書き手としては便利でしょう。

グループウェア

・メリット

グループウェアは、日報だけでなく、掲示板・ファイル共有・チャット・スケジュール管理・メールなど、多彩な機能が提供されているのが特長のサービスです。

最近のビジネスシーンでは、専用のアプリやサービスを組み合わせて業務を行うケースが増えていますが、さまざまな機能をワンストップで利用したい場合は、グループウェアがおすすめと言えるでしょう。

ワンストップのサービスを導入すれば、導入から保守まで、一括で済ませることができるようになるので、個別にアプリやサービスの運用に配慮する必要がないという運用側のメリットも挙げられます。

・デメリット

多機能であることはメリットですが、デメリットにもなり得ます。導入する人数やコスト、使う社員のリテラシーの観点から、必要以上の機能が提供されてしまう(オーバースペック)場合があります。

多機能さゆえに、社内で導入に至るまでのスピードや社員が活用するまでに時間がかかってしまったり、面倒くささから利用率が悪くなる恐れがあります。その場合、教育コストや、利用・運用コストが上がってしまう可能性があるでしょう。

また、既存のサービスとの切り分けを配慮する必要もあります。例えば「メールとチャットは既存のサービスを使いたい」といった社内の声に応えて、グループウェアのメールやチャットは使わないようにするなどといった場合、アカウントの管理やルールの徹底などに手間がかかります。

日報活用を想定して開発されたクラウドサービス

・メリット

日報の作成には、日報の活用を想定して開発されたクラウドサービスを使う方法もあります。日報の提出状況の確認コメント機能スケジュールやチャットとの連動など、日報活用を想定した細かな機能が提供されいるのが利点です。

アプリをリリースしているサービスも多く、スマホやタブレットがあれば、いつでもどこでも日報が作成できるのもクラウドサービスならでは。

また、毎日書く日報をクラウドサービスに蓄積することで、過去の日報をナレッジとして利用できるようになります。過去の事例を活用できれば、業務改善やトラブル対応などにも役立ち、生産性の向上を見込めるでしょう。

チームや組織で利用するならば、生産性の観点から、日報活用を想定したクラウドサービスがおすすめです。

・デメリット

クラウドサービスのため、利用するにあたりランニングコストがかかります。また利用したい人数や使い勝手など、検討すべきポイントを洗い出して導入前にすり合わせる必要があります。費用感や使い勝手が気になる場合は、多くのサービスにおいて無料体験が可能なので、試してから検討してみるといいでしょう。

日報アプリ、クラウドサービスについては以下にも記事がありますので、興味をお持ちの方はご一読ください。

スキマ時間を有効活用!日報アプリやクラウドサービスのメリットご紹介

まとめ

いかがでしたでしょうか?

今回の記事では、「ブログ」、「社内Wiki」、「グループウェア」、「日報活用を想定して開発されたクラウドサービス」における、メリット・デメリットをご紹介しました。

日報を「価値ある情報」として活用できる環境作りの参考になれば幸いです。

チームメンバーのQiita Team専用ユーザー利用状況の確認

チームメンバーのQiita Team専用ユーザー利用状況は、管理画面よりご確認いただけます。

Qiita Team専用ユーザー利用状況の確認方法

こちらを押下するとチームのメンバーのQiita Team専用ユーザー利用状況を確認することができます。

※オーナーもしくは管理者権限がないと確認することはできないのでご注意ください。

専用モードについて

専用モードの詳細については以下のページをご覧ください。
https://teams.qiita.com/help/security/qiita-team-only-mode/

情報共有ツールで企業文化を改革しよう!


ノウハウや知識をオープンにすることで属人化を防ぎ、円滑なコミュニケーションを促す「情報共有ツール」。「会社全体の生産性向上を図る」、「チームや組織における業務改革を進める」など、さまざまな目的で利用されていますが、「情報共有ツール」とはそもそも何なのか、ご存じない方もいるでしょう。

この記事では情報共有ツールとは何なのかを理解いただき、企業に導入すると、どのような効果がもたらされるかご紹介します。

情報共有を企業内で推進する理由とは?

情報共有を社内で推進するためには、社員が情報共有の重要性やその意味を理解する必要があります。

情報共有の重要性

チームや組織において情報共有は必須要素です。個々人の持つスキルやノウハウを連携して業務の効率化を図る、異なる専門性を持つ組織と組織がコラボレーションして新たな事業を起こすなど、改革や改善をもたらす手助けをするのが情報共有ツールです。

情報共有の本質的な意味

情報共有とは「蓄積・共有・活用」の3つの行為を意味しています。情報共有の実践においては、これら3つのキーワードを意識した施策を行うことが重要です。情報共有とは何かを深く考えず、機能が優れている情報共有ツールを導入しても、本来の意味が理解されていなければ、社内での情報共有をスムーズに行うことができません。

情報共有の本質的な意味について知りたい方は、こちらをご覧ください。

情報共有の意味を知っていますか?

情報共有ツールの特長を理解する

情報共有ツールは、ファイルやドキュメントを簡単に共有することができるツールです。ファイルやドキュメントの共有が簡単になることで、複数人での共同作業が円滑になります。

情報共有ツールによっては、タスク管理、スケジュール管理、コメント投稿などが可能なので、ドキュメント共有にとどまらない活用ができます。さまざまな情報を共有することで、チームや組織内の業務連携が円滑になり、生産性向上へとつながります。

生産性を高めるファイル・ドキュメント共有機能

ファイル・ドキュメント共有機能は情報共有ツールの重要な機能です。ファイルやドキュメントを共有することで、個人のノウハウや知識が、ほかの社員にも利用できる価値ある情報となります。

例えばみなさんの周りには、ほかの社員と同じように仕事をしているにも関わらず成績のいい社員や、業務をこなすスピードが段違いに速い社員はいませんか? そういった生産性の高い業務を実践している社員は、彼らなりにやり方を試行錯誤して、優れたコツやノウハウを身につけている可能性があります。

そこで彼らのノウハウや知識をマニュアルやFAQといったドキュメントにまとめて共有します。ほかの社員の業務改善につながり、結果としてチームや組織全体の生産性を高めることができます。

コメントいいね機能

情報共有ツールには他人の投稿にコメントを残したり、「いいね」などのリアクションをする機能がついているものもあります。コメントやいいね機能によって、メンバーに自分の投稿が見られている意識を持つことができるので、積極的に共有する姿勢が生まれます。また共有された情報はコメントを通じてブラッシュアップされていくことになり、ファイルやドキュメントの質が高められていきます

ほかサービスとの連携機能

情報共有ツールは、外部サービスとの連携できるものもあります。Qiita Teamであれば、例えばメッセンジャーツールとして有名なSlackとの連携機能が用意されています。外部サービスとの連携によって業務効率を上げていくことが可能です。

企業が情報共有ツールを導入するメリット

企業が情報共有ツールを導入する際の判断基準として、費用対効果を考える必要があります。そこで企業が情報共有ツールを導入する際のメリットを簡単にまとめます。

属人化を防いで価値あるものにする

企業には、社員それぞれがさまざまな知識や業務ノウハウを持っています。情報共有ツールを使って、知識や業務ノウハウを個人レベルに留まらせず、チームや組織のもとにできます。その結果、社員全体で知識や業務ノウハウが共有され生産性の向上につながります。

円滑なコミュニケーション

情報共有ツールには、自分が書いたドキュメントに対してメンバーからのコメントをもらえる機能や「いいね」といった絵文字機能が実装されており、社員同士で円滑にコミュニケーションを図ることが可能です。円滑なコミュニケーションは、積極的な情報共有を推し進め、企業に点在している情報がより価値ある情報として活用できるようになります。

導入事例:株式会社サイバーエージェント(Qiita Team)

ここで株式会社サイバーエージェント様がQiita Teamを導入した事例を簡単に紹介します。
導入前の最初の課題として「子会社間の業務に関するノウハウの共有を容易にしたい」というのがありましたが、Qiita Teamの導入よってノウハウの共有が活発になり、企業文化が変わったと言います。

具体的には
1.「ドキュメントを残して共有しやすくなった」
2.「今まで関わりのなかった社員について人となりが分かるようになった」
3.「エンジニアの技術力向上につながった」
などがあります。

Qiita Teamを導入することで、些細な情報でも共有を行い、社員間でのより良いコミュニケーションが図られ、それまで接点のなかった社員との連携も生まれたようです。
また、エンジニアにとって関心が高い、他の社員が持つ技術に関するノウハウをQiita Teamに集約することで、業務の効率化にもつながっています。

詳しくは300人のエンジニア組織を横断下Qiita Teamの活用術とは!?にありますので是非参照してみてください。

まとめ

情報共有ツールは、ドキュメント共有機能に加えて、コミュニケーションの活発化など企業に多くの効果をもたらします。情報共有の重要性、本質的な意味、情報共有ツールの特長を理解した上で導入を検討されることをおすすめします。