日報は意味がない? 否、日報は優秀なPDCAツールである。

「上司から毎日書くように命じられるけど、手間がかかるだけで何も価値を生まない日報は意味がない」――そんな風に考えている人もいるかもしれません。

しかし、それは日報に対する理解が不足していたり、書き方や運用に問題があると考えられます。日報は本来、業務改善に役立つ優れたツールです。今回は日報作成のメリットと、そのメリットを活かす具体的な方法を4つご紹介します。

日報を「意味ない」と思うのはなぜ?

優れたツールであるにもかかわらず、なぜ日報に意味がないと思ってしまうのでしょうか。それには2つの要因が考えられます。

まずひとつ目は、日報がただ文字を埋めるだけの作業になってしまっていること。

日報を書く際に「業務改善につなげる」という意識がなければ、その日のスケジュールを羅列しただけの内容や、仕事内容の感想となってしまいかねません。業務改善につながらない日報は、ただの作業記録になってしまいます。

2つ目は、誰からもフィードバックがないこと。

仕事において達成したことや疑問、改善点などを書いても、誰からもフィードバックがない状況では日報をしっかり書く意欲は湧きにくいでしょう。また、フィードバックがなければ疑問点は解消されませんので、日報を書くことが自らの成長につながりません。

こうした状況では、「日報=意味ない作業」と感じてしまうのも無理はありません。

日報の3つの目的とは?

日報は本来とても意味のある優れたツールです。「意味ない」という意識を取り払うために日報の目的を再確認してみましょう。日報には3つの目的があります。

1.PDCAを実践する

ポイントを抑えて日報を書くことでPDCAサイクルを実践できます。
例えば日報に「今日の目標」「今日の業務内容」「今日の結果と振り返り」「課題を解決するための今後の解決策」「明日の目標」といった項目を記載することで、PDCAに置き換えられます。

「今日の目標」はPlanに、「今日の業務内容」はDoに、「今日の結果と振り返り」はCheckに、「課題を解決するための今後の解決策」はActionに、「明日の目標は」次のPlanに。それぞれPDCAサイクルの考え方そのものです。日報を毎日書いて改善点を実践していくことで、成長し続けられるのです。

2.仕事の進捗を共有する

日報を書くことで仕事の進捗を確認できます。

自分の仕事の進捗や業務ペースを把握していないと、上司から仕事を頼まれた時、自分のキャパシティを超える仕事でも受けてしまう場合があります。日報を毎日書いていれば、どれくらいのスピードで仕事を終えられるか、自分のペースを把握できるようになります。仕事を依頼された時に冷静な判断を下せるでしょう。

また、上司も部下の仕事の進捗が分かるので、それに合わせて仕事を振ることができます。依頼時のミスマッチを減らせるでしょう。また、これまでの実績を日報で確認した上で、部下の成長に合わせた仕事を振ることができ、人材育成にも役立ちます。

3.チームのコミュニケーションを深める

日報を通し、仕事で困っていることや疑問点を伝えることで、社員間のコミュニケーションが深まります。日報を書いた部下は上司からフィードバックを受けることで仕事の悩みが解決に向かいます。

日報を通じたコミュニケーションで上司への信頼感が増し、上司にとっては部下の悩みを知ることができるので、仕事の力量や人柄の理解にもつながります。日報は業務改善のツールに留まらない、優れたコミュニケーションツールでもあるのです。

意味のある日報にする4つのポイント


意味のない日報から、意味のある日報にするためには、実践すべきポイントがあります。ここからは、明日から使えるものや社内で今後取り組む大事なことまで、具体的なポイントを4つ紹介します。

1.テンプレートを使う

日報に書く項目を決めることで、効率化を図ったり、解決策を探るような積極性を持った仕事の進め方ができるようになります。そのためにはテンプレートを使うのがお勧めです。例えば、以下のようにPDCAの実践に適したテンプレートが挙げられます。

  • 【今日の目標】
  • 【今日の業務内容】
  • 【今日の結果と振り返り】
  • 【課題を解決するための今後の解決策】
  • 【明日の目標】

テンプレートを使うことで、日報作成の時間が効率的になるだけでなく、日々の業務に対して細かなところまで考えられるようになります。テンプレートがあれば、記入すべき項目が決まっているので、「今日の目標を達成するために何をするべきか?」「課題解決するための改善点は何か?」と、自ずと考え続けることになります。業務に対する集中度が高まり、生産性向上にもつながります。日報の効果を感じられるはずです。

その他のテンプレートについても、本サイトの記事で紹介しています。下記リンクにまとめてありますので、よろしければご覧ください。

業務日報を“会社のお宝”に。職種別の日報テンプレート4選

2.フィードバックを欠かさない

日報が提出されたら欠かさずにフィードバックを返しましょう。上司の立場なら尚更のことです。フィードバックを返さなければ、「誰も見ていないならいいや」と部下の日報作成に対するモチベーションを下げてしまいます。日報の内容が薄くなってしまい「日報に意味はない」と感じてしまうこともあるでしょう。

フィードバックを返すことで部下は課題解決のヒントを得ることができ、より成長できるはずです。そのためにも、日報のフィードバックは欠かさず実践していきましょう。

3.チームや組織に共有する

日報はチームや組織に共有していきましょう。

共有することで、他の社員からもフィードバックを受けられます。場合によっては、上司1人では思いつかないような視点からアドバイスをもらうこともあるでしょう。上司との間で煮詰まっていた悩みも、簡単に解決するかもしれません。

また、チームや組織に共有されれば、他の社員が使っているノウハウを知ることができます。業務の生産性をさらに向上できるでしょう。恥ずかしがらずに積極的に意見を求め、そして学ぶことが大切です。

4.クラウドサービスを活用する

日報を効果的なものにするために、日報に適したクラウドサービスを利用しましょう。

クラウドサービスとは、インターネット上で利用できるさまざまなサービスで、個人やチームに高い生産性をもたらすツールとして、多くの企業から注目を集めています。日報に適したクラウドサービスなら、日報の作成が簡単にでき、日報を介したコミュニケーションも円滑に行えます。

日報に適したクラウドサービスを利用することで、これまで紹介してきた、意味のある日報にする1、2、3のポイントがすべて簡単に実践できます。日報用のテンプレートが備えられていますし、スマホやタブレットでいつどこからでもアクセスできるため、外出先からでも日報の作成やフィードバックが可能となります。チームや組織での共有も簡単です。

日報に適したクラウドサービスは、紙の日報はもちろんのことメールやWord/Excelでの日報よりも多くのメリットがあります。初月無料のサービスも多いので、お試し程度に利用を検討してみはいかがでしょうか。

まとめ

ここまで日報の目的や具体的な活用方法を紹介しました。「日報に意味はない」と結論を出す前に、これらのノウハウを実践してみてください。日報は有効な業務改善ツールとして成長を後押ししてくれるはずです。

日報を“無駄な作業”にしない3つの「できること」


多くのビジネスパーソンが日々、実践している業務日報。毎日の取り組みで手間もかかり、業務の成果に直接、結びつくこともないため、「日報は無駄な作業」と感じている方もいるのではないでしょうか?

そこでこの記事では「日報を無駄にしないためにすべきこと」について、ご紹介します。

◆日報が“無駄な作業“とされる「ワケ」

・日報の「目的」が分かっていない

日報を“無駄な作業“と考えてしまう一番の理由は、日報の「目的」について理解していないことです。

そもそも、何のために日報を書くのでしょうか?

「何のために日報を書いているのか」を理解していなければ、日報は、適当に記入欄を埋める面倒な作業になってしまいます。

日報の目的は大きく分けて、
①上司や先輩への業務報告
②自身の業務の振り返り
③自身の業務の社内共有

があります。

①は義務、②は自身の成長、③はメンバーとのスムーズな協業に貢献します。

これらの目的を理解せず、なんとなく日報を書いているようでは、無駄な作業になってしまうでしょう。

・「情報として有効活用しよう」という意識がない

日報を“無駄な作業“と考えてしまう理由にありがちなのが、日報に書かれた情報を活用する意識を持っていないことです。【日報=個人の記録】というイメージが強いかもしれませんが、日報は個人の経験やノウハウが詰まった「会社の宝」です。

例えば、何かトラブルが起こったとします。通常であれば、原因究明など解決に時間を要しますが、もし過去の日報に似たトラブルの対応事例が報告されていれば、その事例を参考に、スムーズな解決が可能になるに違いありません。

つまり、日報を業務で有効活用することは、生産性の向上にもつながるのです。

・情報として活用できる環境が整っていない

もし、社員一人一人が日報の目的を理解して、有効活用しようとしていても、日報の情報を活用できる環境が整っていなければ、日報は“無駄な作業“になってしまいます。

例えば、紙やメールなどクローズドな環境で作成された日報は、読み手が限られ、社内全体には共有されません。これでは、せっかくの情報が埋もれてしまい無駄になってしまいます。また、情報がデータベース化されていなければ、何か欲しい情報があっても検索に時間と手間がかかってしまいます。これでは、日報を活用しようという気にならないでしょう。

つまり、「欲しい時に、欲しい情報をすぐに手に入れることができる環境」を整えることが、日報活用の鍵となります。

◆日報を“無駄な作業”にしない3つの「できること」

・日報の「目的」を常に意識する

どのような業務でもそうですが、「目的」を意識して取り組むかどうかで、結果は大きく変わってきます。日報に関しても、目的を意識して取り組むことで、情報の質が上がるのは言うまでもありません。

先述のとおり、日報の目的は、①上司や先輩への業務報告 ②自身の業務の振り返り ③自身の業務の社内共有の3点です。

①を意識していれば…相手目線に立った、端的でポイントをおさえた日報を
②を意識していれば…振り返りを行う際、役立つ具体的な日報を
③を意識していれば…誰が読んでも理解できるように、分かりやすい日報を
心がけて作成するようになるでしょう。

・形式に縛られない

日報を作成する際、指定されたテンプレートを利用する方が多いでしょう。情報の統一化・日報作成時間の短縮など、テンプレートのメリットはたくさんありますが、形式に縛られるあまり、空白を埋めることが目的になってしまっては本末転倒です。

文字数を稼ぐための価値のない情報がただ増えてしまっては、日報を書く時間、見てもらう時間ともに、無駄な時間になってしまいます。日報の内容は端的に伝えることを心がけるようにしましょう。

・日報を活用できる環境を整える

日報を有効活用するには、Qiita Team のようなクラウド型の情報共有サービスが便利です。

クラウド型の情報共有サービスを使えば、社員一人一人の知見が詰まった「情報のデータベース」として日報を活用できます。また、キーワード検索ができるため、いつでもどこでも求めている情報にアクセスできるのもメリットです。

クラウド型の情報共有サービスによってオープンな環境が構築できれば、閲覧者が増え、日報を起点とした情報のやり取りが活発になり、日報を書くモチベーションアップにもつながるでしょう。

◆日報に対するネガティブな意識を変えることで「実現すること」

これまでお伝えしてきたように、日報作成は“無駄な作業“ではなく価値ある作業です。

社員一人一人が「日報の価値」を理解すれば、自ずと日報の質も上がり、日報を「情報」として有効活用する文化ができます。日報を「情報」として有効活用できれば、先人たちの経験をフル活用できるので、業務の効率化を実現することができるでしょう。

◆まとめ

今回の記事では、
・日報が“無駄な作業“とされる「ワケ」
・日報を“無駄な作業”にしない3つの「できること」
・日報に対するネガティブな意識を捨てることで「実現すること」
を紹介しました。

日報は毎日の業務です。取り組むならば、最大限に活用していきたいですね。

手書き日報をクラウドサービスにすれば最大限に日報の価値が活用できる!


業務がIT化するにあたり、「そろそろ手書きの日報を辞めて便利なツールに乗り換えたい」と考えている方もいるのではないでしょうか。この記事では手書きの日報からクラウドサービスに日報を移行したい方に向けて、情報共有ツールを使った日報作成のメリットをお伝えします。

手書きでは日報の価値を最大限に発揮できない

多くの方が毎日帰宅する前の日報を義務付けられているでしょう。日々作成する日報には「振り返り」「PDCAを回す」「メンバーと連携をスムーズにする」といった大きな価値があります。具体的には以下のような内容です。

日報を書くことで毎日の業務の振り返りができる

日報の最終的な目的は、業務の生産性を向上させることです。生産性向上のためには、業務をどのようにこなしたのか、振り返りが重要になります。そこで日報を活用してその日の業務を振り返り、業務の改善点を洗い出すことができます。

PDCAサイクルが実践できる

日報の項目には「今日の目標/今日の業務内容/今日の結果・振り返り/課題を解決するための解決策/明日の目標」といった内容を記入します。「今日の目標=Plan」、「今日の業務内容=Do」、「今日の結果と振り返り=Check」、「課題を解決するための解決策=Action」、「明日の目標=Plan」といった捉え方ができます。日報はPDCAサイクルを回すツールでもあるのです。

日報を使って他のメンバーとの連携がスムーズになる

日報は他のメンバーにも読んでもらうことが重要です。他のメンバーの日報を読むことで、普段、何をしているのか分かります。他のメンバーが何をしているかが分かれば、作業内容について聞きたいことがあるときには、誰に聞けばいいかすぐ分かります

しかし、こうした日報の本質的な価値は、使い勝手や運用上の問題から手書きの日報では十分に発揮できません。なぜ手書き日報では価値が発揮できないのか、デメリットを次にご紹介します。

手書き日報のデメリット


手書き日報には簡単なイラストが描けたりするメリットがありますが、一方で使い勝手や運用面など生産性向上においてデメリットとなる点が複数存在します。

保管場所の確保

手書き日報は紙で保管しているため、保管場所を確保する必要があります。何冊も日報のファイルがある場合、紛失してしまうリスクがあります。

日報に書いた必要な情報を見つけることが困難

紙の場合、メンバー全員の日報の数が多くなってしまい、過去の日報を参照したい時に探すのに時間がかかってしまいます。そのため、一度書いた日報はそのまま活用されないままになってしまう可能性があります。

書くのに時間を要する、書く場所を選ばなければいけない

手書き日報を書くためにはオフィスで書く必要があります。リモートで業務を行っている場合、出先で日報を書くことができません

このような手書き日報のデメリットを解消するのが、クラウドサービスによる日報です。

クラウドサービスのメリット

保管場所を削減できる

クラウドサービスなら日報の保管場所を確保する必要がありません。そのため手書き日報に比べて紛失するリスクがなくなると同時に、破れたりといった破損リスクもなくなります

またクラウドサービスで管理することで、誰もが、いつでも、どんな場所にいても日報を作成、閲覧することができるようになります。

検索機能によって情報共有ができる

クラウドサービスの日報なら検索が利用できます。検索を使って、自分が過去に書いた日報や他の社員の日報を簡単に探し、閲覧することができます。「業務に関するノウハウを思い出したい」、「自分が直面している課題の解決について他人の日報からヒントを探し出したい」といったときに役に立ちます。

日報をメンバー間で簡単に共有、コメントすることができる

クラウドサービスではいつでも、どこでも日報を見ることができる点で、手書きの日報よりも大きなメリットがあります。またクラウドサービスの日報には、共有機能のほかにコメント機能を提供しているものもあり、上司や同僚が部下の日報に対してリアクションをすることができます。

リアクションが見えるようになれば、部下は上司や同僚に見られている意識を持ちながら日報を書くことになるので、読みやすく内容の濃い日報を書くモチベーションが生まれます。また、日々の業務で関わりのない社員でも、日報のコメントを通じてコミュニケーションが図られるようになります。

まとめ

日報には振り返りやPDCAの実践、メンバーとのコミュニケーションを図る役割があります。日報の効果を最大限活用するならば、手書きではなくクラウドサービスの日報がお勧めです。検索機能、共有のしやすさ、コミュニケーションの場としての機能など、あらゆる面においてクラウドサービスには優位性があります。

クラウドサービスでは無料のトライアルを設けていることがほとんです。この記事を読んだこの機会に、ぜひツールを使ったクラウドサービスでの日報管理の導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

作成も運用も楽になる!クラウド日報のメリットを理解しよう


新人育成、メンバーの業務進捗管理に欠かせない日報ですが、近頃ではクラウド日報を導入する会社が増えてきています。この記事を読んでいる方の中にも、クラウド日報を検討している方がいらっしゃるかもしれません。

そこで、今回の記事では、クラウド日報の導入を検討されている方に向けて

・日報をクラウド化するメリット
・クラウド日報の便利な機能
・日報をクラウド化するための3ステップ

を紹介します。

日報をクラウド化するメリット

みなさまの会社では、どんなアプリを使って日報を作成されていますか?「Word」「Excel」「メール」といった日常業務で使い慣れているアプリを利用されている会社が多いのではないでしょうか。そこでそういったアプリと比べて、クラウド日報が優れている点についてご紹介します。

・「好きな時に・好きな場所で」日報を作成できる
日報でWordやExcelといったアプリを利用する場合、業務後にPCで書くのが一般的ではないでしょうか。日報作成のためには会社に置いてあるPCとアプリを起動しなくてはならず、わざわざ出先から会社に戻ることに手間を感じている方もいるはずです。

しかしクラウド日報の場合は、スマートフォンやタブレットを使ってブラウザや専用アプリから日報の作成が可能です。いつでもどこでも、自分の都合の良いタイミングで日報を作成できるようになります。いちいちPCやアプリを立ち上げる必要がないので、日報作成の面倒さ、億劫さを軽減してくれることでしょう。

・データを最大限に社内活用できる
日報のデータベース化という観点でも、クラウド日報は優れています。

メール日報は、宛先に入れたメンバーしか内容を見れず、ごく一部の社員にしか情報共有ができません。Word・Excel日報は、キーワードで見つけにくく、検索性が低いというデメリットがあります。

しかし、クラウド日報であれば、日報がデータとして蓄積され、キーワード検索が可能になります。さらに、日報に書かれた内容をノウハウとして活用することもできます。例えば新入社員から日報でよく質問される項目をひとまとめにしてマニュアル化する、といった活用が挙げられます。

・運用・管理が安心かつ楽になる
クラウド日報ならば、サーバー上で日報を一元管理できるため、日報が点在するのを防ぐことができます。

メール日報にありがちですが、誤ってメールを削除してしまったり、上書きしてしまう恐れもありません。業務メールに埋もれることもないので、読み忘れもなく、欲しい情報に瞬時にアクセスできます。また、Word・Excel日報のように、運用ルール(データの保管場所の統一、ファイル名の統一など)を定める手間がかからないため、管理が楽になるはずです。

クラウド日報の便利な機能

・他サービスとの連携機能
クラウド日報の「他サービスとの連携機能」を活用すれば、業務の効率化が実現できます。

連携できるサービスはクラウド日報それぞれで異なりますが、一例を挙げるなら、iPhoneの標準カレンダーやGoogleカレンダー、コミュニケーションツール「Slack」や「ChatWork」、タスク管理ツール「Trello」などとの連携があります。

こういった他サービスとの連携によって、日報作成にとどまらない業務効率化にも繋がることでしょう。

・リアクション機能
クラウド日報には、「いいね」「スタンプ」「コメント」のようなリアクション機能がついています。これらの機能を使えば、ワンクリックで「日報を見た」ことや「日報の評価」が表明できたり、SNS感覚でコメントを残せます

・ファイル添付機能
クラウド日報は、日報・コメント内にファイルを添付できるので、「情報共有」の場としても活用することができます。これまでは、新人に共有したい書類・情報をメールで送っていた方が多いかもしれません。ですが、クラウド日報のファイル添付機能を使えば、その手間が省け、かつ、社内全体に情報展開ができるようになります。

・アプリ機能
サービスによっては、アプリを提供しているものもあります。スマートフォンやタッブレットの利用機会が多ければ、アプリによる日報作成で時間短縮につながります。またアプリのバッジ機能を利用すれば、リアルタイムで日報の更新情報が分かるため、作成された日報に対して迅速に対応ができます。

日報をクラウド化するための3ステップ

・必要な機能を洗い出す
日報に特化したサービスだけでなく、日報プラスαを提供するサービスも含めて、各社からクラウド日報が提供されています。自社に合ったサービスを契約するためにも、まずは、自分たちにはどのような機能が必要か洗い出してみましょう。

「ITを使い慣れていない社員でも使いやすそうなインターフェース」「モバイルで利用しやすい」「議事録などのドキュメントも作成可能」「タスク管理も兼ねたい」「チャットやコメントで日報にフィードバックしたい」「既読・未読が知りたい」など、会社によって求める要件は異なるはずです。

どこまでの機能がマストなのか、必要のない機能は何か、利用シーンを想定して要件を洗い出し、優先順位を明確にして検討しましょう。

・サービスを比較する
必要な機能を洗い出した後は、サービスを比較しましょう。当然ながら、機能が多かったり、カスタマーサポートが手厚いサービスは費用が高くなります。そのため機能面と費用面でバランスの取れたサービスを選ぶ必要があります。

なお、最低何カ月利用しなくてはならない、最低何人利用しなければならないなど、利用条件が定められている場合もあるので注意が必要です。

・無料体験に申し込み、使ってみる
サービスをいくつかに絞った後は、無料トライアルに申し込み、使ってみましょう。多くのサービスが無料トライアルを提供しており、短いものは1週間、長いものは1カ月ほど利用できます。検討している複数のサービスを同時に使ってみることで、使い勝手の良さが見えてくるはずです。その際は、現場の社員に実際に使ってもらいましょう。

まとめ

今回の記事では
・日報をクラウド化するメリット
・クラウド日報の便利な機能
・日報をクラウド化するための3ステップ

を紹介しました。

クラウド日報を検討する際に、ご活用頂けますと幸いです。

情報共有ツールが職場にもたらす5つのメリット


議事録や日報、マニュアルなどさまざまなドキュメントを職場で簡単に共有できる情報共有ツール。職場に存在する情報をより価値のあるものにするために、規模や業種を問わず多種多様な企業が情報共有ツールを活用しています。

情報の価値を高めることで、コミュニケーションの活性化・業務の生産性向上・チームワークの醸成など、ドキュメント共有にとどまらないメリットを情報共有は職場にもたらします。

この記事では、職場での情報共有ツールの利用にお悩みの方に向けて、情報共有ツールの概要から、職場で情報共有ツールを導入する際のポイントを紹介します。

いま注目の情報共有ツールとは

情報共有ツールとは誰でも気軽にドキュメントを書いて、簡単に共有できるサービスです。日報や議事録、業務に必要な手順書やマニュアル、仕様書など、職場に点在しているさまざまな情報を共有できるようにして、個人・チーム・組織に高い生産性をもたらすことを目的にしています。

さらに情報を積極的にメンバー間で共有するために、コメント投稿やスタンプ(絵文字)といったコミュニケーションを促す機能が搭載されているのも特長です。

職場におけるコミュニケーションとしては、対面で話し合ったりメールでのやり取りが主なところも多いでしょう。一方で、最近は社内SNSやチャットのような、お互いの顔を合わせるコストを減らしながらも、簡単かつ迅速にコミュニケーションを図ることのできるツールを導入する企業も増えています。情報共有ツールにおいてもコミュニケーションを図ることで価値を高めていくために、コメント投稿やスタンプ(絵文字)が搭載されています。

また情報共有は職場内だけにとどまりません。昨今は、外部のノウハウを取り入れて、新しい自社サービスを創出するオープンイノベーションが注目されています。多くの企業がオープンイノベーションに取り組んでいる理由は、外部企業の特化した技術と自社の得意な領域を組み合わせて次世代の事業をつくり出し、イニシアチブを獲得することをめざすためです。このオープンイノベーションを実現するためには、職場と外部とのスムーズな情報共有が必須です。

ビジネスにおけるコミュニケーション方法の変化、オープンイノベーションを推進する動き。こうした背景から、活用できそうなテクノロジーを積極的に取り入れるベンチャー企業のみならず、テクノロジーの導入に慎重な大企業でも情報共有ツールの活用が進んでいます。

では情報共有ツールにはどんなメリットがあるのでしょうか。大きく5つのメリットに分けて紹介していきます。

情報共有ツールの5つのメリット

コミュニケーションスピードが早くなる

情報共有ツールを活用することで、ドキュメントのやり取りに関するコミュニケーションが効率化します。例えばメールでのドキュメントのやり取りでは、ドキュメントをアップデートしてメールで添付→送り先の担当者がさらにドキュメントをアップデートして返信→さらにそのドキュメントをアップデートして送信…といったメールのやり取りは誰しも経験があるでしょう。

こうしたメールのやり取りは煩雑で時間を取られてしまうだけでなく、ドキュメントのバージョン管理もひと手間かかります。情報共有ツールは、こうした負担を軽減することができます。

さらに情報共有ツールの多くはコメントでやり取りが可能で、スタンプ機能も搭載されています。かしこまった前置きをなくし、気軽に会話するようなやり取りができます。SNSを用いるようなスピード感で業務上の連絡ができることで、コミュニケーションスピードが格段に向上するのです。

部署をまたいだ連携

情報共有ツールを用いることで他部署とも円滑に情報共有ができます。マーケティング部では当たり前の情報も、営業部にとってはクライアントの提案に役立つ有益な情報になりえます。それは逆も然りで、部署間の情報共有が活発化することにより、相乗効果が生まれるでしょう。

暗黙知をなくす

ノウハウを積極的に共有していき、これまでの経験を言語化していくことで暗黙知がなくなります。情報を発信する側はこれまでの成功パターンを体系的に理解できて、情報を受信する側はノウハウを受け取ることで業務改善につなげることができます。情報共有ツールは職場の生産性向上に寄与するのです。

チームワークが改善される

情報共有ツールはSNSのような感覚でやり取りできます。些細な疑問を投稿したり、雑談が自然と起きたり、仕事に役立つ情報を気軽に共有できたりします。メールよりも気軽にやり取りが可能になり、職場内のコミュニケーションが活発化するのです。

チームに信頼感が生まれる

情報がオープンに透明化されることでチームに信頼感が生まれます。情報が限られた人にしか共有されない場合、閉塞感が生まれますが、情報共有ツールを用いることで職場内外の情報が行き渡り、情報格差がなくなります。関係性がよりフラットなチームになるでしょう。

導入前の4つのポイント

情報共有ツールを導入するにあたっては、導入に際してのポイントを抑えておくとよいでしょう。ここでは参考に4つのポイントをご紹介します、

導入する目的を明確にする

さまざまな情報共有ツールが各社からリリースされており、それぞれに提供するサービスに差があります。「職場内で個人が持っているノウハウをドキュメント化して共有したい」、「議事録や日報など、職場に点在しているさまざまなドキュメントを一元化したい」など、導入する際は「情報共有ツールの目的は何か?」を明確にすることで、より自社に最適な業務改善につながるツールが選定しやすくなります。

どんな機能が必要なのか

情報共有ツールには、「Wordや画像、PDFなどの添付が可能」、「スケジュールも管理できる」、「コミュニケーションのチャネルが細かく分類できる」、「チャットツールとの連携」、「マークダウンで書ける」など、ツールによってさまざまな機能が用意されています。導入の目的に沿って、機能面についても把握することが大切です。

登録ユーザー数の確認

情報共有ツールによっては、大規模な人数の導入には対応していないケースもあります。現在の職場の社員数、今後の伸び率を踏まえて、可能な登録ユーザー数を確認しておくことをお勧めします。

料金体系の確認

情報共有ツールは基本的に有料ですが、中には無料で継続できるツール、初月無料のツールも存在します。まずは無料トライアルで始めることで、実際の使いやすさや職場内の反応を確かめてみてください。また導入にあたっては、「少人数から始める→ノウハウが溜まった時点で社内導入に踏み切る」という2段階のステップで実践することをお勧めします。

まとめ

職場に存在する情報をより価値のあるものにすることができる情報共有ツール。大小問わずさまざまな企業が情報共有ツールを活用しています。

「情報共有ツールを職場に導入する目的は何か?」を明確にして、それぞれの職場の課題に合わせた最適な情報共有ツールを導入しましょう。