通信は暗号化されていますか

Qiita teamでは、SSL/TLSを利用し、通信を暗号化しています。

SSL(Secure Sockets Layer)/TLS(Transport Layer Security)とは、インターネット上で通信を暗号化する技術です。

SSL/TLSを利用すると、パソコンとサーバ間の通信データを暗号化することができます。

暗号化したデータは、第三者によるデータの盗難や改ざんなどが出来なくなるため、情報漏洩を防ぐことができます。

「日報とは?」――いま一度、価値や書き方を理解しよう


ビジネスパーソンにとって、大切な業務の一つである日報ですが、「そもそも日報が何の役に立っているのか分からない」「書き方のポイントを知りたい」という方もいるのではないでしょうか。

そんな方たちのために、今回の記事では
・日報の価値とは?
・日報の書き方のポイント

を紹介します。

この記事を読んで、改めて日報の価値や目的を理解しておきましょう。

日報を書く目的

日報とは、文字通り「毎日記録する報告文書」ですが、そもそもどのような価値があるのでしょうか?

日報には「仕事を振り返り成長の糧とする」「1日単位でPDCAサイクルが実践できる」「進捗の共有により組織やチームとして大きな成果を挙げる」「メンバーとの上司とのコミュニケーションを円滑にする」といった価値がもたらされます。それぞれについてご紹介します。

・仕事を振り返り成長の糧とする

日報を作成するには、その日にあったことを振り返らなくては書けません。今日何をしたのか。何に成功し、何に失敗したのか。その結果になったのはなぜか(何が良くて、何が悪かったのか)。今日の業務を踏まえて、明日はどのように改善していくのか…。

日報を書くことは、その日の行動を振り返るだけでなく、自分の頭の中にある考えを文章として形にし、記録に残す意味合いを持っています。

もし、日報が課されなければ、目標もなく日々の仕事に追われるだけになってしまうかもしれません。仕事の振り返りを行わないということは、自分の課題が明確にならず、同じことを繰り返すばかりで、大きな成長は見込めないでしょう。

・1日単位でPDCAサイクルが実践できる

日報では「今日の目標」、「今日の業務内容」、「今日の結果と振り返り」、「課題を解決するための今後の解決策」、「明日の目標」といった項目を記載します。これは「今日の目標=Plan」、「今日の業務内容=Do」、「今日の結果と振り返り=Check」、「課題を解決するための今後の解決策=Action」、「明日の目標=Plan」といった捉え方ができます。

日報は「書くだけで自然とPDCAサイクルを回せる」ツールとしての役割もあるのです。

※PDCA:「Plan(計画)→ Do(実行)→ Check(評価)→ Act(改善)」の略であり、業務で成果を出すためのフレームワーク

<目標を立てる→業務を行う→業務を振り返り課題を見つける→解決策を考えて行動する→目標を立てる>という流れに沿ってPDCAを意識することで、日報の価値が高まります。

・進捗の共有により組織やチームとして大きな成果を挙げる

仕事は個々人の働きが重要なのはもちろんですが、個々人の働きを組織やチームに束ねることでより大きな成果が挙げられます。そのため、個々人がいまどのような状況になっているのかといった進捗は、上司や先輩、同僚にも把握して貰う必要があります。進捗を共有できる日報は、それぞれの働きを各自が毎日理解し、組織やチームとしてどのような状況になっているのかを把握するためのツールとも言えます。

・メンバーとのコミュニケーションを円滑にする

会社や部署によっては、上司や先輩が一日中外出していて、なかなか質問できないケースもあるかもしれません。そんな場合は、日報に疑問点や困りごとを書いて積極的にアドバイスを求めましょう。経験豊富な上司や先輩、同じようなポイントでつまずいた同僚から解決のヒントをもらえ、コミュニケーションを深めるきっかけにもなります。

日報を書くときのポイント

・5W1Hで書く
日報を書く時に使いたいのが『5W1H』と呼ばれるフレームワークです<5W1H=When(日時)・Where(場所)・Who(人物)・What(物事)・Why(理由)・How(手段)>。業務について伝えるべき最低限の視点が項目として用意されているので、ビジネスマナーの一つとして用いられることも多く、日報作成時にも十分に活用できるものです。
<例>
When(日時)・・・7月1日(月曜日)10時
Where(場所)・・・会議室Aにて
Who(人物)・・・私(営業担当)、アプリ開発チーム●さんの二人で
What(物事)・・・プログラミング言語「Swift」の勉強会を行いました。
Why(理由)・・・クライアントからiOSアプリ開発のご質問を頂くことが多くなり、早急にSwiftの基礎知識を習得する必要性を感じていたからです。
How(手段)・・・開発環境に営業チーム用のデモ機を構築したので、今後も週1で実機研修を行っていきます。

・テンプレートを使用する

日報作成初日にテンプレートを作っておけば、日報を書くたびに「今日の日報は何を書こうか?」と悩むことがなくなるため、時短にもつながります。会社指定のテンプレートがなく、自分でテンプレートを作成する場合、一日の流れ・今日の目標・今日の成果・所感・明日の目標は必ず盛り込みましょう。

なお本サイトでもテンプレートの記事を用意しています。テンプレートをお探しの方は参考にご覧ください。

業務効率化のためにマスターしておきたい「使える日報の書き方」

業務日報を“会社のお宝”に。職種別の日報テンプレート4選

・ただの感想にならないようにする

日報を書く際によくありがちなのが、『感想』と『所感』を混同してしまうこと。両者は同じ意味合いに捉えられがちですが異なります。日報は業務を報告するためのビジネス文書なので、『所感』を書くように留意しましょう。

・感想:思ったり感じたりしたこと。
<例>本日の研修は興味深かったです。

・所感:感想に加えて、具体的な意見を加えたもの。
<例>
●●の観点から、本日の研修は興味深かったです。今後の業務では、研修で学んだ△△を活かし、□□に取り組んでいきます。

まとめ

今回の記事では
・日報の価値とは?
・日報の書き方のポイント

を紹介しました。

日報の目的を忘れず、毎日日報作成を行いながら、日々成長していきましょう。

日報の電子化で作業効率・コミュニケーション・チームワークを改善する!


あなたの会社は日報をどのように管理していますか? 電子化された日報は、紙の手書きによる日報と比較すると、無駄な時間の削減、管理が容易になることに加えて、組織やチーム、会社全体にも多くのメリットをもたらします。本記事では電子化のメリットや電子化されている日報のサービスにはどういったものがあるかをご紹介します。

電子化のメリット・紙のデメリットとは

電子化された日報のメリット、紙で日報を書くことのデメリットとは具体的に何があるのでしょうか。まずは紙の日報のデメリットからご紹介します。

紙の日報のデメリット

1.部下にとって——無駄な業務時間が発生する。
終業時刻間際に営業などで外勤していると、日報を書くためにオフィスにわざわざ戻らなければいけません。営業先から自宅へ直帰できず、無駄な業務時間が発生します。また、日報を作成する場所が基本的にオフィスに限られるので、出先でスキマ時間に進めておくことができません。

2.上司にとって——日報の管理が大変。部下にフィードバックを返しにくい。
紙の日報は保管スペースが取られてしまう上に、紛失してしまう恐れもあります。
また、部下の悩みに対してフィードバックをするのに時間がかかってしまいます。紙の日報はいつでも、どこでも見られないので、確認を後回しにしてしまいがちで、フィードバックが疎かになってしまうためです。日報には人材教育ツールとしての役割もありますが、それが機能しなくなります。

そのほかにも、部下・上司限らず、以前の日報から参考情報を得る必要があった場合、日報の山から探し出すといった面倒な作業も発生します。

こういったさまざまなデメリットを解消するのが、電子化された日報です。日報の電子化は部下や上司のみならず、会社全体に多くのメリットがあります。以下にご紹介していきます。

電子化のメリット

部下にとって
1.日報作成が効率化され、メインの業務に集中できる。
電車での移動中や営業先でもパソコンやスマホから日報が書けるようになります。時間や場所を選ばず、スキマ時間に日報の作成を進められるので、無駄がなくなり、メインの業務に時間を割けるようになります。

2.他の社員のノウハウを知ることができる。
電子化された日報の多くには共有機能が備えられています。他の社員の日報が閲覧できるので、自分では思いつかないノウハウや気づきを知り、課題解決のヒントを得られます。さらなる業務改善のきっかけになります。

上司にとって
1.部下にフィードバックを返しやすくなる。
出張している時でも日報を確認できるので、部下にフィードバックを返しやすくなります。日報での相談をきっかけに、部下の特性に合わせて事細かに指導してスキルアップを図るといったことも可能になるでしょう。日報は育成ツールとしても利用できます。

2.日報を管理しやすくなる。
日報が電子化されることで紛失の心配がありません。また、提出日時や提出者、キーワードなどで検索ができるので、必要な日報をすぐに見つけられます。

組織やチームにとって
1.業務のマニュアル化、FAQ集の作成といった活用につながる。
ノウハウや知識は時に「その人しか知らない=属人化」してしまうことがあります。属人化によって、ノウハウや知識がすべての社員に周知されていない場合、社員から同じ質問を何度も尋ねられたり、放置しておくとトラブルに発展してしまうこともあり得ます。

日報の電子化によって、社員のノウハウや知識の共有化が図られ、悩みや課題が解決しやすくなるなるでしょう。多くの社員がつまずく業務はマニュアルに記載する、よく聞かれる質問はFAQ集にするなど、日報にとどまらないさまざまな活用へとつなげていけます。

また「上司や先輩に聞かなければ分からないので業務ができない」といった状態が解消され、部下は仕事にスムーズに取り組めます。上司は教育コストの無駄な部分を削減して、より本質的な内容を教えることができます。

2.チームワークが良くなる。
電子化された日報の多くには、「いいね」や「コメント」機能が設けられています。気軽に気持ちを表現できるので、上司や同僚と気軽にコミュニケーションが図られるようになり、チームワークが向上します。

また、SNSを使い慣れている若い世代は、そういったコミュニケーション機能を上手に活用するでしょう。電子化された日報を使うことで、若い世代とコミュニケーションを深めるきっかけになります。

3.他部門との連携が図られる。
日報をよりオープンに他部門と情報共有することで、自分たちの部門やチームでは解決できなかった的確なアドバイス、自分たちでは意識していなかった気づきを得られるかもしれません。日報の他部門との共有が当たり前になれば、横のつながりが強化され、結果として会社全体としてのノウハウや知識の共有化が図られます。

電子化されている日報にはさまざまなタイプが

電子化されている日報には、アプリやクラウドサービスなどさまざまなタイプが用意されています。日報に特化したもの以外にも、ドキュメント作成が可能な情報共有ツールの一部機能として日報作成が可能なものもあります。

導入にあたっては、提供されているアプリやクラウドサービスが「何を実現しようとしているのか」、「どんな価値をもたらそうとしているのか」を把握した上で、細かな機能などを検討していくことをお勧めします。

検討していくポイントとしては、

  • ワークスタイル(外勤が多ければモバイルデバイスで使いやすいアプリ、社内常駐が多ければPCで使いやすいクラウドサービス)
  • 月額費用
  • 導入する人数
  • 日報以外の機能(ドキュメント作成ができるなど)
  • 連携するサービスの有無(カレンダーやチャットサービスとの連携)
  • 使いやすさ(ITリテラシーの有無)

といった点が考えられます。電子化された日報の多くは、無料のお試し期間を設けているので、実際に利用してみて導入を進めていきましょう。

まとめ

日報を電子化することで、管理・共有がしやすくなり、業務のマニュアル化が容易にできます。また社員同士のコミュニケーションが活性化してチームワークが改善されるでしょう。日報を電子化させることで、生産性向上につながる多くのメリットがもたらされます。

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