日報を効率的に作成する。ネタ探しの3つのポイント


評価される日報を手早く書いて、遅れることなく提出するのが理想ですよね。しかしながら、毎日のことなので日報のネタが思いつかず、書くのに時間がかかってしまうこともあるのではないでしょうか。

そこで今回は、日報のネタの探し方をご紹介します。ネタの探し方を知っておけば、毎日の日報の作成が効率的になります。ネタ探しは単なるテクニックではなく、業務の生産性向上につながる大事な習慣です。ぜひ、明日から使えるネタ探しのポイントを意識してみてください。

日報のネタ探しは自己成長になる

ネタを探すことはその場しのぎ小手先のコツではありません。ビジネスパーソンには欠かせない大きなメリットが2つ挙げられます。

1つ目は日報作成の時間短縮によって、別の業務に取り組む時間やプライベート時間が確保できることです。

日報に時間がかかる原因は、何を書くか迷う時間が多いためです。業務終了間際に1日を振り返っても、良いネタを思い出すのに時間がかかってしまいます。しかし書くべきネタがストックされていれば、それをもとに日報を作成するだけです。早く書き終わることで、メインの仕事に時間を割けますし、プライベートの時間を確保できるでしょう。

2つ目は日報のネタを探しながら業務に取り組むことで、気づきや学びが得られます。

ネタ探しのために「現状の課題は何か?」、「業務改善につながるノウハウは?」、「成長した点はどこか?」と意識することで、漫然と業務をするだけでは見えなかった成長につながるさまざまなポイントが発見できるでしょう。

こうして日報で書くべきネタを意識することは、自分の業務と向き合うことに直結します。気づきや学びを同僚や部下に共有すれば、チームや組織の生産性向上にも貢献します。

ネタ探しの3つのポイント

①日報に書く項目を決めてネタを探す

「ネタを探そう!」と漠然と取り組んでしまうと、結局何を探せばいいかわからず、ネタが見つからないまま時間だけが過ぎます。そこで、日報に書く項目を決めましょう。日報のテンプレート化です。書くべき項目から逆算すれば、探すべきネタが分かります。自然とネタ探しが効率的になるでしょう。

下記にテンプレートの例を紹介します。

【今日取り組んだ内容】業務内容
【学んだこと】業務に取り組む中で得た気づき、新たな知識
【困っていること】行き詰まったことや、抱えている悩み
【明日やること・目標】

日報のテンプレートについては、このサイトでも下記URL内で紹介しています。日報の内容が会社で指定されてない場合はご参考ください。

業務日報を“会社のお宝”に。職種別の日報テンプレート4選

無料で簡単。おすすめのエクセル日報テンプレート5選

テンプレートを決めたら、ネタ探しのアンテナを常に張りましょう。

②ネタは新鮮なうちにメモする

テンプレートを決めて、ネタ探しをするにあたってはメモを取るようにしましょう。気づきのあったネタは新鮮なうちにメモしておくべきです。メモのツールは普段使っている手帳やスマホのメモ機能などで十分です。

アンテナを張って気づいた課題やアイデアを一言二言のメモに残しておくことで、日報を作成する時にそのメモを見返せば、どんな内容だったか記憶が蘇ります。メモ書きでネタを言語化すれば、内容の整理にもなります。

③ネタ探しに「スキマ時間」も活用する

「午前中のネタ探しを昼休憩前に、午後のネタ探しを15時くらいに、それぞれネタ探しの時間をつくる」といったスケジュール化する方法も考えられますが、業務の都合でネタ探しのスケジュールが取れない場合もあるでしょう。スケジュールが守られなければ、ネタ探しができずに終わってしまうことも考えられます。

そのためにも移動中や休憩中、待ち時間などのスキマ時間を有効に利用しましょう。「ひとつの業務を終えて、次の業務に着手する前」、「会議室や取引先への移動中」、「ちょっとした休憩時間」など、スキマ時間に業務を振り返り、気づきのあったことなどをメモしておきます。

こうして常にネタ探しを意識していれば、スケジュール化する必要なく、ノウハウやアイデア、課題などが見つかるでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。ネタを探すノウハウをまとめると、「日報をテンプレ化して、業務中・スキマ時間にネタ探しのアンテナを張る。気づきがあったらメモをする」です。

日報のネタを探しつづけることで、日報作成がスムーズになるだけでなく、自身の成長にもつながります。明日からぜひ心がけてみてください。

新人研修で伝えるべき「日報活用のポイント」


新人が入社すると課される業務日報。一般的には「社内の報告文書」という意味合いが強く、簡易なレポートとして認識されることもあり、業務の中で優先順位を下げられがちです。

ですが、日報は新人の成長を促すツールという大切な役割を持っています。日報の意義を理解することなく、目的なしに作成しても、その労力が無駄になってしまうのです。そこで新人に日報の価値や活用のポイントを伝えることが重要になります。

この記事では、チームリーダーや研修担当スタッフが、新人研修で「日報のメリット」を教える時に抑えたい情報を紹介します。ぜひご活用ください。

新人が日報を書くメリットとは

日報はスピーディーな成長を促す「1日単位でPDCAサイクルを実践する」ツール

研修にて日報の重要性を話す時、まず伝えるべきなのは、「書くだけで自然とPDCAサイクルを回すことができる」ことが、日報の最大のメリットだという点です。

※PDCA:「Plan(計画)→ Do(実行)→ Check(評価)→ Act(改善)」の略であり、業務で成果を出すためのフレームワーク

日報をPDCAサイクルに当てはめて考えてみましょう。

❶ 今日の目標・・・Plan
❷ 今日の業務内容・・・Do
❸ 今日の結果と振り返り・・・Check
❹ 課題を解決するための今後の解決策・・・Action
❺ 明日の目標・・・Plan

今日の目標を立てる→業務を行う→業務を振り返り課題を見つける→解決策を考えて行動する→明日の目標を立てる。

この一連の流れに沿って日報を活用すれば、『PDCAサイクル』を回すことが可能です。日報を作成することで、PDCAが実践でき、確実にビジネスパーソンとして成長できるということを研修では伝えましょう。

社内でのコミュニケーションを円滑にする

入社して間もない場合は、社内での人間関係が構築できておらず、コミュニケーションに不安を感じる新人が多いのではないでしょうか。研修では、日報を通じて無理なく自然に、上司や先輩とコミュニケーションを取ることができるメリットも伝えましょう。

新人は日々、業務において戸惑いや迷うことがあって当然なので、気になることや分からないこと、教えて欲しいことなどがあれば、自発的に質問するようチームリーダーや研修担当スタッフは新人に促すべきです。

しかし、人間関係において日が浅い新人は、「質問すること」そのものに萎縮してしまいがちです。職場によっては、上司や先輩がオフィスに在籍していることが少なく、質問のタイミングが取れないといったケースもあるでしょう。

こうした状況を解消するために、質問できなかったことを日報を活用して伝えるように教えましょう。質問の受け答えを通してコミュニケーションが深まり、新人には思いつかない考え方や取り組みを学べるという点で、大きなメリットがあるというのを意識してもらいます。

悩んだポイントやうまくできたポイントを共有できる

情報共有を図れるのも日報のメリットであることを、研修では伝えましょう。

新人ならば特に、悩みや課題が類似するケースも少なくありません。新人一人一人の経験は個人のものと考えられがちですが、新人の多くが悩んだり課題を抱えがちなポイントとその解決策をマニュアルやFAQ集とすれば、新人それぞれの個人の記録が会社全体としての「ノウハウ」になるのです。

日報を書く時に意識するポイント


日報は、上司や先輩が貴重な時間を割いて読むものだと研修では伝えましょう。そのため、日報を書く時には「読み手」目線を意識して書くように指導します。

具体的には「簡潔にまとめられていること」、「内容が正確であること」の2点を守るよう、研修では話してください。

簡潔にまとめられていること

❶ 5W3Hに沿って書かれているか
❷ 箇条書きで書かれているか
❸ 一文50文字程度か
❹ 定量的に書かれているか

内容が正確であること

❶ 誤字脱字はないか
❷ 定量的に書かれた文章の数値が誤っていないか

日報を書いた後には、これらのポイントが抑えられているか確認してから提出するように、研修では指導しましょう。

日報を効率的に書くコツ

日報は毎日書くものなので、できることなら効率的に仕上げたいところ。以下のコツを抑えれば、短時間での日報作成が可能になると研修で伝えると良いでしょう。

テンプレートを使う

日報を書くのに時間がかかるという方は、自分の思いのままに文章を書いているケースが多く見られます。しかし、テンプレートを利用すれば、書く内容が決まっているため、ダラダラと長くならず、書く内容に困ることもありません。

会社独自のテンプレートがある場合は、必ずそのテンプレートを使用する旨を指導しましょう。会社で用意していない場合、テンプレートは無料でダウンロードできるので、あらかじめテンプレートをダウンロードしておきます。必要であればカスタマイズして活用するように伝えましょう。

日報のテンプレートについては、このサイトでも下記URL内で紹介しています。日報の内容が会社で指定されてない場合は参考にしてください。

業務日報を“会社のお宝”に。職種別の日報テンプレート4選

無料で簡単。おすすめのエクセル日報テンプレート5選

業務中にメモを取る

業務後に日報を書き始めると、「今日、何をしたかな…?」と思い出すのに時間を要し、その結果、日報作成に時間がかかるという方も多いはずです。日報を効率的に書くために、業務中にメモを取ることを研修で伝えましょう。

メモといっても一言でかまいません。メモを見返せば記憶が蘇り、一日の業務を思い出す苦労がなくなるはずです。
なお、余裕があれば、その時の気づきなどを書いておくと、さらに日報作成が楽になることも教えましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
今回のコラムでは、新人研修に使える内容として
新人が日報を書くメリットとは
日報を書く時に意識するポイント
日報を効率的に書くコツ
を紹介しました。

新人のみなさんが、研修を通し、日報のメリットや重要性を知る手助けになれば幸いです。

スキマ時間を有効活用!日報アプリやクラウドサービスのメリットご紹介


毎日の業務として課される日報。みなさまの会社ではどのような方法で日報を作成されているでしょうか?以前は紙とペンを使って手書きで日報を書くのが主流でしたが、働き方改革で生産性向上が求められる現代では、働き方の変化に伴い、日報作成の方法が多様化しています。

そこで、この記事では、日報作成の選択肢のひとつ『日報アプリ』のメリットや機能、もう一つの選択肢として『日報クラウドサービス』もあわせてご紹介します。アプリを使えば、日報作成が楽になるだけでなく、会社全体で日報を有効活用することができるようになるでしょう。

日報アプリを使うメリット

・いつでもどこでも日報を作成できる
日報アプリを使うことの第一のメリットは、「いつでも・どこでも」カンタンに日報を書けることです。通勤時間や移動時間・待ち時間など、限られた時間の中で日報を書くと決めておけば、スキマ時間を有効活用でき無駄がありません。日報をこまめに作成しておけば、業務後の日報作成時間も短縮され、日報が億劫になったり面倒に感じることも少なくなるでしょう。

また、日報アプリを使えば、日報を書くために、外出先でパソコンを開けたり、わざわざ帰社する必要もありません。好きな場所で書けるので、アポから直帰するのも可能になります。

・コミュニケーションの活性化が図れる
日報アプリにはコメント機能やリアクション機能が実装されていることが多く、SNSを見る感覚でコミュニケーションが図れるのもアプリならでは。上下関係にとらわれることなく気軽なコミュニケーションができます。

日報を作成すれば通知がされるため、日報を確認する上司・先輩にとってはリマインドにもなり、コメント忘れを防げます。

・日報を最大限に有効活用できる
日報=個人の記録と考えられがちですが、日報は、社員ひとりひとりの経験談や知識・ノウハウが書かれた『会社の宝』です。日報アプリを使えば、いつでもどこでも日報を確認できるようになり、「前任者のアプローチ方法を参考にしたい」、「課題の解決策をすぐさま知りたいので先輩の日報を見たい」など、情報を会社全体で有効活用できるようになります。

多くの日報アプリで実装されている機能

・スケジュール機能
日報アプリにはスケジュール機能がついているものが多く、日報の「一日の流れ」を入力する手間が省けます。また、アプリによっては、iPhoneの標準カレンダーやGoogleカレンダーと連携できるものもあり、業務PCのスケジュールをわざわざスマホに入力する手間が省けます。

・コメント・リアクション機能
日報に対して気軽にコメントできるのも日報アプリならでは。アプリによっては、『いいね』機能があり、日報を介したコミュニケーションが図られます。

・集計・分析機能
日報アプリは、多くの社員の日報データを蓄積しています。アプリによっては、その膨大な蓄積データを集計・分析し、傾向を導き出すことができるものもあります。グラフ機能を使って視覚化すれば、課題や改善点が可視化され、業務改善にも活かすことができるでしょう。

・出力機能
日報アプリによってはExcelやPDFへの出力もできます。アプリでは日報の管理がしにくい、振り返りがしにくいのでは?と心配な方は、プリントアウトしてファイルに綴じておくこともできます。

アプリを入れたくないならクラウドサービスを活用しよう

日報管理にはアプリが便利ではあるものの、「社内常駐のメンバーに導入したいのでPCで利用するサービスがいい」、「アプリの管理が手間」、「スマホの容量がいっぱいでアプリをこれ以上増やしたくない…」などといった理由から、日報アプリをインストールしたくない方がいるかもしれません。

そんな方には、アプリではなく日報クラウドサービスの活用がおすすめです。クラウドサービスとはオンラインで提供されるWebサービスのことで、多くがブラウザで利用できます。

日報クラウドサービスはオンラインにさえアクセスできれば、アプリと同様「いつでも・どこでも」日報作成が可能となります。またアプリで提供されている機能と同等の機能を提供している日報クラウドサービスもあります。

日報クラウドサービスならではのメリットとしては、ほかサービスとの連携やドキュメント・画像の添付が可能といった点が挙げられます。弊社の「Qiita Team(キータチーム)」を例にすると以下のような特長があります。

・ほかサービスとの連携
コミュニケーションツール「Slack」や「ChatWork」、タスク管理ツール「Trello」などさまざまなツールとの連携で、日報にとどまらずワークスタイルを改善していくことが可能です。

・ドキュメント・画像の添付
WordやPDF、jpegなどのファイル添付が可能です。日報の内容がより具体的に可視化され価値あるものとして利用できます。

日報アプリの導入を検討しているのであれば、日報クラウドサービスも同時に検討してみることをお勧めします。

まとめ

いかがでしたでしょうか。このコラムでは、
・日報でアプリを使うメリット
・多くの日報アプリで実装されている機能
・アプリを入れたくないならクラウドサービスを活用しよう
を紹介しました。

日報アプリも日報クラウドサービスも多くのメリットがありますので、利用するスタイルに合わせて、検討してみることをお勧めします。日報をより価値あるものにして、生産性向上に努めていきましょう。

日報を早く&楽に提出するための「ポイント」とは?

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毎日欠かさず提出する業務日報。

このコラムを読んでいる方の中には、日報作成に時間がかかったり、毎日、日報を提出するのが大変だと感じている人もいるのではないでしょうか?

そんな方のために、今回のコラムでは

を紹介します。

日報を早く提出するためのポイント

テンプレートを事前に用意しておく

新入社員のような日報が習慣化できていない方は「何を書けばいいかわからない…」と、書くべき内容に困ってしまい、あれこれ考えているうちに提出が遅れてしまうケースもあるかもしれません。

提出を遅らせないための解決としては、日報のテンプレートを作っておくことで、書く内容に悩む時間を省くことができ、日報提出の時短になります

また、日報を見る側(上司や先輩など)の目線に立った場合、テンプレートを利用した日報のほうが読みやすく、前日の内容とも比較しやすいというメリットがあります。

テンプレートを作る際には、どのような項目を盛り込めばいいか(一日の流れ、今日の振り返り、所感など)を上司・先輩とすり合わせることがポイントです。
会社によってはすでにテンプレートが用意されている場合もありますので、日報を初めて提出する際には、上司や先輩にテンプレートの有無を確認しましょう。

テンプレートがない場合は、インターネットから無料でダウンロードできるので活用しましょう。

※:当サイトでもテンプレートやフォーマットに関する記事がありますので、参考にリンクをご紹介します。

無料で簡単。おすすめのエクセル日報テンプレート5選

業務効率化を推進する日報のフォーマットとは

業務日報を“会社のお宝”に。職種別の日報テンプレート4選

スキマ時間に「ネタ」を書きためておく

いざ日報を作成しようにも、「今日何したっけ…?」と思い出すのに時間がかかってしまう….。そんな時間のムダをなくすためにおすすめなのが「スキマ時間にネタを書きためておく」こと

「ネタ」といっても、その日に行った業務や、業務の中で感じたことを二言三言でメモっておくだけでかまいません。日報作成時にそのメモを見返すと記憶が蘇り、時間に遅れず提出できること間違いなしです。

また、移動時間や待ち時間といった、いわゆるスキマ時間を活用すれば、「日報のネタを書かなくちゃ…」と億劫になることもないでしょう。

箇条書きでまとめる

文章作成に苦手意識を持っている人におすすめなのが「箇条書きでまとめる」こと

文章を一から書こうとすると、どうしても時間がかかってしまいがち。ですが、日報提出はあくまでも業務報告の一環で、業務に差し支えがあってはいけません。

日報を文章で書くのではなく箇条書きで統一すれば、事実のみを書けばいいので、提出までの大幅な時短になります。

日報を楽に書くためのポイント

5W3Hを埋めていくように書く

日報を提出する際、何から書こうか悩んでしまう人もいるかもしれません。

そんな時、「5W3H」に沿って書くとスムーズに書くことができます。

「5W3H」とは、When(いつ)・Where(どこで)・Who(誰が)・What(何を)・Why(なぜ)・How(どのように)・How many(どのくらい)・How much(いくら)の8項目のことです。

<例>

  • When(いつ)→5月1日(火)13時~
  • Where(どこで)→□□株式会社を訪問し
  • Who(誰が)→営業部部長の▲▲様に
  • What(何を)→新商品の提案活動を行いました
  • Why(なぜ)→前回のアポで▲▲様にヒアリングを行った結果、新商品こそが□□株式会社の課題を解決するツールだと感じたからです。
  • How(どのように)→そこで、商品を30日間お試しいただける「体験版」の提案書を持参し
  • How many(どのくらい)→ひとまず、1ライセンス(3台までダウンロード可)をお試しいただくことになりました。
  • How much(いくら)→今回は「体験版」のため0円ですが、30日間の試用期間後、1週間以内に本契約いただいた場合のみ、定価10万円→9万5000円にディスカウントする提案をしています。

定量的に書く

「定量的」に書くのも、日報を楽に書くコツです。

「定量的」とは、数値を用いて書くこと。事実のみを書けばいいので、内容に悩む必要がなくなります。

<例>

    新規リスト40社のうち、20社に電話でのアプローチを行った。

  • アポ決定:10社
  • 不在(再TEL):5社
  • 取次不可:5社

「明日の目標」を軸に書く

前日の日報に書いた「明日の目標」を「今日の目標」に書き写せば、日報の提出が少しは楽になるはずです。

また、毎日、目標達成できたか否かを振り返ることは、個人としての成長にもつながることでしょう。

<例>

  • 今日の目標:新規リスト40件にテレアポ
  • 振り返り:20社にアプローチ済み(進捗状況:50%)

日報の提出方法(メリット・デメリット)

まだ日報を義務化していない、これから日報作成を取り入れるという会社では、どういった方法で日報を実践していくか検討する必要があります。

日報の提出には、いくつかの方法があります。
費用面・管理面・ITリテラシー・規模などさまざまな観点からそれぞれのメリットとデメリットをチェックし、自分や会社に合ったものを選択しましょう。

手渡し

  • メリット
  • 提出する際に会話が生まれるため、上司・先輩とのコミュニケーションの一環となる。

  • デメリット
  • 提出時に毎回印刷する手間がかかる。ペーパーのため管理が面倒。

メール

  • メリット
  • 時間・コストをかけず、手軽に導入できる。

  • デメリット
  • 一部の人(宛先に入っている人)しか日報を見れず、会社全体での活用ができない。他のメールに埋もれてしまう可能性がある。

ドキュメントファイル

  • メリット
  • 時間・コストをかけずに導入できる。

  • デメリット
  • 管理がしにくい。1つのファイルに全社員の日報をまとめた場合、複数の社員が同時に更新できない。社員ごとにファイルを作成した場合、ファイル数が膨大になる。キーワード検索が難しい。

日報ツール

  • メリット
  • キーワード検索が可能である。日報を会社全体で活用でき、業務効率の向上が見込める。全社員が閲覧可能のため、日報を起点に縦横のコミュニケーションが可能。

  • デメリット
  • 使い方に慣れるまでに多少の時間を要する可能性がある。ランニングコストがかかる。

まとめ

今回のコラムでは

を紹介しました。
日報作成に悩むみなさまの参考になれば嬉しく思います。

働き方改革に役立つ情報共有ツールってどんなもの? 簡単に解説します。

社員のワークライフバランス向上や生産性向上のために、近年、多くの企業が働き改革に力を入れています。働き方改革を実践していくためには、社員の意識改革、業務改善などさまざまな取り組みが必要となりますが、取り組みを実践・浸透させていくためには言葉だけでなく、ツールも重要になります。

そこでこの記事では、働き方改革を実践していくために役立つツールのひとつである情報共有ツールの活用についてご紹介します。

  • 働き方改革を実現するためになぜ情報共有ツールが必要か?
  • 情報共有ツールにはどんなものがあるのか?
  • ツールの活用法と導入する際のコツとは?

以上のポイントを意識しながら、記事をご覧ください。

働き方改革を支援する情報共有ツールとは何か?

まず、「情報共有ツール」をご存じない方に向けて、簡単にご紹介します。

情報共有ツールの役割

情報共有ツールとは、オンライン上でドキュメントを簡単に共有して、組織やチームでの意見交換を容易にすることができるツールです。情報共有ツールは複数人で共同作業をする際に活発なコミュニケーションを促すことで作業を円滑にし、組織やチームの生産性に大きな効果を発揮します。

どう働き方改革に役立つか

情報共有ツールはより利便性の高い働き方を実現します。組織やチームでの共同作業やコミュニケーションを円滑にすることで、例えば離れた場所でお互いが働いていても、スムーズに協力して業務に取り組めます

本社(東京)と支店(地方)、海外とのやり取りといったこれまでの業務における改善が可能になるだけでなく、新しい事業を立ち上げる際に特化した技術を持ったベンチャーと協業するオープンイノベーションにおいても、情報共有ツールが役に立ちます。

また、業務が円滑に進み、生産性が向上することは長時間労働の是正にもつながります。その結果、社員はより良いワークライフバランスを実現することが可能になります。

ツールの活用法

働き方改革を支援する情報共有ツールとは、具体的にどんなものがあるのか、詳しくご紹介します。

情報共有ツールの紹介

情報共有ツールの特長は、メンバーであれば誰でも簡単にドキュメントを書いて共有でき、コミュニケーションが図れる点です。

この特長は共同作業をする上でとても重要となります。誰でも簡単にドキュメントを共有することができれば、情報の属人化を防ぐことができます。

活用場面とその効果

情報共有ツールは、デスクワークをされている方ならどなたでも活用できます。「業務中にたまったメモ書きを整理してドキュメントにする」、「常にブラウザで情報ツールを開いておいて、思い立った時にすぐにドキュメントに残す」など、ワークスタイルによってさまざまな使い方ができます。

情報共有ツールの活用において大きな効果を発揮するのは、日報の作成でしょう。

日報は社員が毎日書くので、習慣化や管理、活用までするのは意外と大変なものです。しかし日報を一元的に管理できる情報共有ツールであれば、習慣化はもちろん、管理・活用の手間を軽減します

日報の共有によって、自分自身の日報だけでなく、メンバーの日報を見ることができるようになり、業務における連携の意識が高まるでしょう。また、他人の日報に対して「いいね」でリアクションをしたり、困りごとに対してコメントを残すことも可能です。

こうした機能を通してチーム内でのコミュニケーションが活発になります。今まで関わりのなかった社内の人たちが、普段どんな業務に携わっているのか、どんな人なのか、ということも知ることができます。

料金の選択について

情報共有ツールの利用料金はメンバーの上限人数に応じて変わります。弊社で提供しているQiita Teamの料金はQiita Team料金表 をご覧ください。

いきなり有料の情報共有ツールを使用するのは難しいかもしれませんが、多くの情報共有ツールには無料のトライアル版が用意されています。ぜひ試してみてください。

チームに導入する際のコツ

情報共有ツールをただチームに導入させるだけでは生産性があまり向上せず、働き方改革に結びつきません。そこでここでは情報共有ツール導入の際に注意すべき点について検討します。

積極的な投稿文化を構築しよう

情報共有ツールの活用にあたっては、ドキュメントに残すことが必要なため、積極的に投稿する文化を社内に定着していくことが重要なポイントになります。

積極的な投稿文化を作り出すために、まずは率先して自分からどんどん投稿し、たくさんのドキュメントを残しましょう。投稿記事が増えてくるごとに、メンバーもドキュメントを共有する便利さを実感し、投稿する習慣が身につくでしょう。

メンバーの投稿には反応しよう

積極的に投稿するだけではなく、メンバーの投稿にコメントや絵文字で積極的に反応しましょう。反応することでメンバーはドキュメントが他人に読まれていることを実感します。その結果、続けて投稿する意欲がわきますし、多くの人が読みやすい表現でドキュメントを残そうという意識が生まれます。

テンプレートを活用して素早くドキュメントに残そう

情報共有ツールには、日報や議事録などのテンプレートを用意しているものもあります。テンプレートを使えば素早くドキュメントを作成することができます。テンプレートで構成が定まっているので、読み手にとっても理解しやすいドキュメントが共有されます。

まとめ

情報共有ツールはチームの生産性向上に大きく貢献することができます。その結果、働き方改革の促進にもつながります。情報共有ツールを利用するとドキュメントを簡単に残すことができるので、情報共有が円滑になります。
また絵文字でのリアクションやコメント機能によって、、組織やチーム内のコミュニケーションが活発になります。ぜひ情報共有ツールを活用して社内で働き方改革を加速させましょう。

成長に役立つ日報を作成するための、効果的な「項目」の立て方

毎日書く業務日報。みなさまは、日報作成にこのような悩みをお持ちではないでしょうか?
・どんな内容を書けばいいか分からない
・同じ業務なので同じ内容になってしまう
・書くのに時間がかかってしまう
・めんどくさいのでつい後回しにしてしまう

そんな方のために
・日報が重要である理由とは?
・日報作成で抑えるべき項目とは?
・日報をスムーズに書くための心得
を紹介します。

日報が重要である理由とは?

日報は、「社内の報告文書」「毎日書くもの」という特性から、つい優先順位を下げられがちです。仕方なく日報を書いている新人の方もいるかもしれません。
では、そもそも、日報が重要とされている理由を考えてみましょう。

日報の重要性は「一日の業務を振り返って、成長につなげる」ことにあります。業務を日々こなすだけでは、大きな成長は望めません。自分のやり方は理にかなっていたか? 何が良くて、何が悪かったのか? 業務への取り組みを振り返り、改善していくことで、ビジネスパーソンとしてのスキルが身についていきます。

日報は「振り返りを行うことで成長を促す」ためのツールなのです。上司に言われたから書くのではなく、自分の成長のために書くのです。つい軽視されがちな日報ですが、自分の成長と紐付いていることを覚えておきましょう。

成長を促すための日報では、「日報の項目」にちょっとしたポイントがあります。単なる感想の羅列ではなく「効果的に振り返りができる」項目になっていることが重要です。日報の「振り返り」をきっかけに成長していくためにも、日報の項目には留意しましょう。

日報作成で抑えるべき項目とは?

・業務内容
日報は上司や先輩への報告文書です。項目の中にタイムテーブルは必ず入れましょう。何時に、どこで、何をやったのか。自分が今日やったことを箇条書きでまとめ、1日の報告としましょう。
<例>
10:00〜 ▲▲株式会社の提案書作成
12:00〜 昼食
13:00〜 部内ミーティング
14:00〜 マーケティング勉強会
16:00〜 ▲▲株式会社へのアポ(◯◯様)
17:00〜 社内報告書作成

・今日の目標と振り返り(所感)
日報の項目の中でキモとなる部分です。今日やったことを振り返り、感じたことや考えたことを率直に書きましょう。ただし、「感想」ではなく「所感」を書くように心がけるのが重要です。なぜなら「感想」とは、自分の感じたことにすぎないからです。(例:今日取り組んだ△△は、難しかったです。)

一方「所感」は、感想に加えて、自分の良かった点、反省点、改善策を書いたものです。内容は具体的であればあるほど良いでしょう。(例:今日取り組んだ△△は難しく、自分には●●の知識が欠けていることを気付かされました。知識の補填を行うべく、来週からチーム内勉強会を開き、知識の習得を図りたいと思います。)

また、一日を振り返る際には、前日に立てた「今日の目標」と照らし合わせて成果を書くとより良いでしょう。

<例>
今日の目標:テレアポにて新規顧客を2社開拓

今日の成果:新規1社のアポ取り完了(来週月曜日)

今日の所感:目標は達成できなかったものの、初めて新規顧客の開拓が成功した。毎日30分、先輩とロープレの特訓を行っていた成果が見られて嬉しい。

自分の良かった点は、相手の目線に立って話ができたこと。信頼してもらうために、相手にとってどんなメリットがあるのか、デメリットは何なのかを簡潔に伝えることができた。

反省点は、電話を切られたくないという思いから、早口で話してしまうケースがあったこと。相手から不信感が伝わってくることもあったので、次回からは要点のみを伝え、相手の様子を伺いながら、慎重にアプローチを行っていきたい。

・明日の目標
日報の項目の中に、今日の振り返りに基づいた「明日の目標」を入れることは、成長への鍵です。 大きな目標でなくてかまいません。目標を立てることは、自身のモチベーションアップにつながるだけでなく、上司や先輩へのアピールにもなります。

<例>
明日の目標:テレアポ10社、アポ取り2社

 

日報をスムーズに書くための心得

・数時間ごとにメモする
一日の終わりに日報を書こうとするも、その日の全業務を思い出すには時間がかかってしまいがち。そのため、日報をスムーズに書くには、業務に区切りがついたらメモするのがベターです。メモといっても、何時に何の仕事をしたのか・どんなことを考えたのかなど、項目に沿った内容を簡潔に書くだけで構いません。たった一言のメモでも、見返せばきっと記憶が蘇るはずです。

・何日分も溜め込まない
日報を書くのが億劫で後回しにしていたら、何日分も溜め込んでしまった…そんな経験がある方もいるのではないでしょうか? 人間の記憶力には限界があります。時間が経てば経つほど、何をやったのか忘れてしまい、日報の項目を埋める時間を要します。日報を短時間で作成するためにも、できる限り時間を空けないようにしましょう。

・スキマ時間に書く
移動時間やアポまでの待ち時間など、スキマ時間を活用するのも時短のコツ。限られた時間の中で日報を書かなければならないと思うとプレッシャーがかかり、集中力が高まります。日報は業務の一環ですが、あくまでも「報告」に過ぎないので、時間をかけるにしても30分を目安に書き上げましょう。

 

まとめ

抑えるべき項目が盛り込まれた日報は、ビジネスパーソンにとって成長の近道です。せっかく日報に取り組むのならば、最大限に日報を活用し、成長につなげていきましょう。

300人のエンジニア組織を横断したQiita Teamの活用術とは!?

約300人のエンジニアが所属する株式会社サイバーエージェントのゲーム&エンターテイメント事業部(SGE)さんは、成功・失敗にかかわらずさまざまなノウハウを各社に展開することでゲーム事業全体の総合力を身につけ、ヒットサービスを生み出せる確率を上げたいと考えているそうです。

10社以上の子会社が所属している組織として、子会社間を越えたノウハウの共有を、どのようにQiita Teamで浸透させていったのか、Qiita Teamを取り入れることで実際にどういった効果があったのかを教えていただきました。

(紹介ムービー)『運用力』ロングヒットタイトルを創る力 – 業界最大規模を誇るゲーム事業の強み

導入編

インタビューさせていただいた皆様

飯田卓也(いいだ・たくや)Takuya Iida
株式会社グレンジ所属
2013年サイバーエージェント新卒入社、グレンジ配属。新規プロジェクトのネイティブエンジニアを務めながら、クライアントエンジニアのリーダーとして人材最適化、プログラムなども担当。現在は新規サービスの開発を担当。
石黒祐輔(いしぐろ・ゆうすけ)Yusuke Ishiguro
株式会社QualiArts所属
2014年サイバーエージェント新卒入社。AmebaGames(現QualiArts)の基盤チームにUnityエンジニアとして配属。主に関わった基盤のサービスは、リアルタイム基盤、チャット基盤、AssetBundle管理基盤「OCTO」。現在は、QualiArtsにて基盤チームのエンジニアリーダーとして、様々な内製ゲーム基盤の開発をリードしている。
中地功貴(なかじ・こうき)Koki Nakaji
株式会社VR Agent所属
2017年サイバーエージェントに新卒入社。VR・AR関連事業を行う子会社VR Agentに配属。AbemaTV VRの開発リーダーを務める。 著書: 『VRエンジニア養成読本』共著, 技術評論社, 2017

気軽に書けて、どんどんノウハウが溜まっていく状態にしたかった

ーーQiita Team

まずはQiita Team導入の背景から教えてください。どのような課題があったのでしょうか。

各社に分散している技術ノウハウを組織に所属するエンジニア全員が知っている状態にするのが理想の状態と語る飯田氏
各社に分散している技術ノウハウを組織に所属するエンジニア全員が知っている状態にするのが理想の状態と語る飯田氏
ーー飯田

そもそもは各子会社や人に溜まっているエンジニアのノウハウや施策の過程などを組織全体に蓄積したいという課題がありまして、Redmineを使っていたのですが、もっと気軽に書けて、どんどんノウハウが溜まっていく状態にしたかったので、ツールの見直しをすることにしました。いろいろ試した結果、使いやすさからQiita Teamに決めたんです。

導入にあたっては、まずはSGEに所属する子会社の1社であるグレンジ社内のエンジニア7人で小さく始めてみました。

数日で、書きやすく、これならいけそうだという感触があり、そのままグレンジ社内のエンジニアに一気に広めていきました。

毎月たくさんの記事が上がってくるようになって、月ごとに開催されるSGEの共有会で「70件の記事が投稿されました」、「140件に記事が増えました」といった形でQiita Teamの成果を発表していくと、グレンジ以外の子会社のエンジニアが「なんか良さそうだね。使ってみたい!」と興味を持つようになりました。

SGEにはUnityについて関心を持つエンジニアが、各社の垣根を超えて横断的に集まっている「Unityコミュニティ」があるのですが、そこで「グレンジが使っているQiita Teamが良さそうなのでUnityコミュニティでも使ってみたい」とリクエストを受けて、試しに導入してみると1カ月で記事が80本ほど公開されました。

こうしたグレンジでの使用感やUnityコミュニティへの活用を通して、全体に展開してうまく機能しそうだとなり、SGE全体への導入へと進んでいきました。

ーーQiita Team

SGE全体への導入に至るまでの取り組みについては、共有会での発表以外にも何か取り組まれたことはあるのでしょうか。

ーー飯田

「どんな内容を書けばいいのか分からない」といった記事を書くハードルが上がらないように、細かなルールを決めず、業務中に何かしらメモで残しているのであれば、そんな些細なことでもいいので記事にすることを勧めていました。

また「業務中のメモや自分だけが知っているノウハウなどを、オープンにみんなに共有することはとても大切な組織貢献なので、どんどん取り組んで欲しい」という話をずっと言い続けていました。

もちろん書いてくれたら「いいね」を押すのも忘れませんでした。あとは「いま話したことQiita Teamに書いておいてもらえる?」といった感じでカジュアルに誘導していました。

ーーQiita Team

確かに「いいね」は嬉しいですね。エンジニアの方が投稿する記事というと Qiita や技術ブログに書かれているような記事が多いのですか。

とにかくQiita Teamへどんどん情報を出していった
ーー中地

そうですね。Qiita や普通の技術ブログのような技術記事が多いです。技術記事は、プロジェクトに紐づくようなパブリックに出しにくい内容もあります。パブリックな場所には出せないけれど、SGE限定のQiita Teamなら気軽に投稿できます。

ーー石黒

プライベートなQiita Teamだからこそ、みんな気にせず、積極的に Qiita Team で記事を書いていますね。

メール配信によって「盛り上がっている感」を伝える

ーーQiita Team

飯田さんが実践した「記事を書くハードルを下げる」、「オープンに情報共有すること自体が組織貢献になる」といった点は、利用する人への意識付けとしてとても大切なことだと思います。もともとなかったツールを導入して浸透させていくために、何かしらの施策は必要になってきますよね。

ーー中地

そうですね。施策としてはメール発信にも取り組んでいます。「Qiita Teamの直近2週間でこういう記事が投稿されていて、『いいね』がたくさん付いていました」、「個人的にこの記事がすごく面白くてためになりました」といった記事の紹介をメールで発信していたんです。メールを読んで、Qiita Teamに参加・投稿してくれる人も出てきて盛り上がっていきました。

Qiita Teamを見ればいろいろな記事が上がっていますので、自然に興味を持ってくれると思ったので、まずは、Qiita Teamを見てもらうというところが重要だと考えていました。メール発信の内容も、まずはQiita Teamへ興味を持ってもらい参加を促すことにポイントを置いていました。

ーーQiita Team

「2週間に一度の頻度」というのも考えて設定したんでしょうか。

ーー中地

「盛り上がっている感」を出すことを大事にしていたからです。毎週だと極端に投稿が少ない場合もあるかもしれないし、3週に一度だと時間が空きすぎてしまいます。コンスタントに新しい投稿記事を紹介できて「盛り上がっている感」を出せる期間が2週間でした。

このメール配信は、内容自体はエンジニア向けだったんですが、配信自体は事業部全体に流れているのでエンジニア以外の方も見てくれて、クリエイターや企画職の方も興味を持ってくれて参加したいですとお声がけをいただいたりと、副次的なコミュニケーション効果も生まれました。

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成果編

あのエンジニアが何をやっているのかが分かる

エンジニアとの距離感が近くなったと語るみなさん。仲がよさそうです。
ーーQiita Team

導入編に続き、こちらでは効果について教えていただこうと思います。その前に利用方法について教えてください。Qiita Teamをどのように使っているのでしょうか。

ーー石黒

連載としてテーマを決めて内容をまとめている人、メモ書きレベルで投稿している人、ノウハウを体系化して他のエンジニアが活用しやすいように記事にしている人など、エンジニアによって内容はいろいろですね。

ほかには社内外で開催された勉強会の参加レポートや議事録もありますし、エンジニアそれぞれが思い思いに使っています。ゲーム事業に携わっているので、ゲームレビュー記事なんかもありますね。

ーーQiita Team

導入当時からの「ルールは細かく決めない」という点に沿って、とにかくいろいろと投稿して活用されているようですね。導入してみてどのような効果がありましたか。

ーー中地

僕が実感しているのは「SGEに所属する子会社にどういったエンジニアがいるのか、どんなことをやっているのかを知ることができる」というのは、とても大きなメリットです。ちょっと前まで新入社員で、組織に入ったばかりの時はどういったエンジニアがいるかというのはほとんど分からなかったので。

ーー石黒

事業部全体で共有会をするにしても、例えばLTの発表内容はその時に一番旬なネタでかつ伝えただけになってしまうんですよね。しかも発表していない人も、何かしらの役立つノウハウは持っていることが多いです。各社にいるエンジニが日常的にいろいろと実践したり、試している技術のノウハウがあるはずなのに共有できない。

それが今回、Qiita Teamを導入して「うまくハマった感」があります。コンスタントに情報が共有できますし、技術的にどの人が何をやっているのかが分かるので、質問もしやすくなりました。

Qiita Team で気軽に投稿できる場ができたのが大きい
Qiita Team で気軽に投稿できる場ができたのが大きい
ーー飯田

Qiita Teamの導入で誰もがいつでも好きに発信できる場ができたというのが大切ですね。導入前は何か発信しようとしても、どうしてもかしこまった感じになって、敷居が上がってしまっていました。Qiita Teamなら気軽に投稿できるし、誰でもオープンに閲覧できるというのが大きいですね。

ほかの子会社に技術ノウハウを届けられるのがすごくいい
ーー石黒

もともと各社、ドキュメントを残す文化は持っているんですけど、あくまでも自社内向けで、他の会社からは見ることができず、技術以外についても書かれているプロジェクト全般の内容だったりします。それがQiita Teamを利用することで、技術部分だけを切り出して、組織横断的に利用できるのでとても役立っています。

技術的な「ハマりポイント」がすんなり解消する

ーーQiita Team

多くのエンジニアが悩む「ハマりポイント」がすんなり解消する、といったことはありそうですね。

ーー石黒

そうですね。社内チャットで質問があっても、参考記事がQiita Teamに上がっていればリンクを送るだけで「解決しました」となります。なので、自分がハマった経験を記事にしておいて「こういった記事を書きました」と知らせると「自分もハマっていたので助かりました!」といったフィードバックもあります。

ライブラリを導入する下調べにも利用しています(中地氏)
ーー中地

僕がすごく役に立った話ですと、不具合を起こした時の状況や試したことを、Qiita Teamにすべてメモ書きで残しておいたんです。そうしたら詳しい人からコメントで「こういうやり方を試してみるといいよ」といったアドバイスをいただけて解決できました。

あとは、よく知らないライブラリを導入する前にQiita Teamで誰か使っていないか調べてみて、使っている人がいれば、直接話を聞きに行くということも結構やっていますね。

ライブラリを使ってみた経験というのは見つけにくいので、誰がどのライブラリを使ったことがあるかという情報が手に入るのはありがたいです。

ーー石黒

いますぐ何かの解決にならなくても、各社のエンジニアがどんな取り組みをしているのかが分かるだけで参考になっています。「この技術のノウハウが必要になった時には、この人に聞けば良さそうだな」といった当たりが付けられるのは、ありがたいです。

ーーQiita Team

中地さんが「直接話しを聞きに行く」ということをおっしゃっていましたが、コミュニケーションに何かしらの変化があったりしましたか。

ーー石黒

事業部内の勉強会などで会ったエンジニアでも、これまでなら全然知らないので質問しないと分からなかった人となりも、いまはQiita Teamの記事があるので会う前からいろいろと分かります。勝手に気持ちの中ではフレンドリーになっていて、距離が縮まるのは早いです。

ーー中地

「あの記事読んだんですけど、この辺りどうなっているんですか?」みたいな話のネタにもなります。

ーー飯田

SGE各社では、「この人にはこういった技術のタグが付いている」といった「人のタグ付け」を重視していて、それがQiita Teamの導入でよりしっかり見えるようになってきました。技術を切り口にして、コミュニケーションがしやすくなって、しかも深い話ができるようになったと思います。

ーーQiita Team

ありがとうございました。

いかがでしたでしょうか。SGEの横断的な組織における情報・ノウハウ共有において、Qiita Teamがお役に立てているようです。技術情報の共有のみならず、コミュニケーション面でもメリットを感じられているとのこと。興味をお持ちの企業様いらっしゃいましたら、無料お試しがありますので、ぜひお試しください。