日報の作成を効率化する2つの方法と、生産性が向上する理由

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毎日の業務終わりに提出する日報。日報作成を面倒に感じている人、意味を感じながらも必要以上に時間がかかってる人もいるのではないでしょうか。

日報作成はポイントを押さえることで簡単に効率化できます。また、効率化によって業務の生産性は大きく向上するのです。本記事では日報作成を効率化する2つの方法、そしてそれらによってもたらされるメリットを3つご紹介します。

効率化により生産性が向上する3つの理由

どのビジネスにも共通している点として、生産性の向上を図る方法は

  • これまでのやり方でうまくできていない箇所をより良くしていく『改善』
  • これまでのやり方すべてを刷新してまったく新しい取り組みを実践する『革新』

の2つのに集約されます。

日報作成の効率化においては、『改善』のアプローチを実践して生産性向上に努めていきましょう。人によっては、日報作成の効率化と言っても、些細なことと感じてしまい真剣に取り組まないかもしれません。ですから「生産性を上げるための重要な施策である」という認識を持って、日報作成の効率化に取り組むことがポイントとなります。

日報作成を効率化することにより、日報を提出する部下、日報を管理する上司の生産性が向上します。具体的に3つのメリットをご紹介します。

 

1.部下のメリットー本来自分がしなければならない仕事に集中できる。

日報作成を効率化することにより、日報以外の仕事にも良い影響がもたらされます。

日報作成に時間がかかることで、本業の時間を圧迫して残業が発生してしまうケースも少なくありません。日報作成の時間を効率化すれば、業務時間を本来自分がしなければならない仕事に費やせます。

営業であれば、クライアントへの訪問数を増やせるでしょう。エンジニアであれば開発やコードの見直しにより時間をかけてサービスのクオリティに磨きをかけられます。

本来自分がすべきことに時間を集中することで、個々人の成績アップやスキルアップに加え、組織やチームの生産性も向上するでしょう。

 

2.上司のメリットー日報を管理する手間が減る。

上司の視点から見ると、日報を管理する手間が減ります。

日報作成に時間がかかると、部下の提出が遅くなり、上司が必要以上に管理する手間が生じてしまいます。「何時までに提出してください」という提出期限の管理は、部下にとっても上司にとっても不必要なストレスでしょう。

そこで日報作成を効率化することにより、部下からの日報提出の早期化が期待できます。
上司は部下に安心して日報提出を一任でき、管理業務の負荷が軽減されます

 

3.部下&上司のメリットー余裕を持ったフィードバックのやり取りが可能になる。

日報作業が効率化することで、余裕を持ったフィードバックのやり取りが可能になります。
これは部下と上司の双方に良い影響をもたらします。

日報作成に時間がかかると、期限ギリギリの提出だけでなく、遅延するケースもあるでしょう。そうなると上司は確認に時間が割けず、しっかりとしたフィードバックを行えません。そこで日報作成を効率化することで、期日どおりの提出が当たり前となり、上司は余裕をもって日報を確認できます。

日報を細かく見る時間が取れれば、部下の業務改善のポイントがより見つけやすくなり、部下の成績向上や人材育成にもつながります。部下それぞれの成績向上が図られれば、部署全体の成績向上につながり、上司にとっても望ましい結果をもたらします

 

日報作成を効率化する2つの方法

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日報作成の効率化により、業務の生産性は大きく向上することが分かりました。そこで、日報作成を効率化させる具体的な方法を2つご紹介します。

1.テンプレートを使う

日報のテンプレートを作り、それに沿って作成しましょう。

毎回、日報に書く項目を新たに考えていると、その都度、どんな項目にするのか悩むため時間がかかります。また、日報としては無意味な項目を設けている可能性もあり、効率化を妨げる要因になります。

そこでテンプレートを用意して記入項目を定めましょう。時間の削減につながるだけでなく、上司から価値のあるフィードバックをもらいやすくなります。

 

テンプレートの一例を以下に記載します。

テンプレート例:
【本日取り組んだ内容】
【連絡事項】
【所感】
【明日の予定】

また以下の記事でテンプレートをいくつかご紹介していますので、ご参考にしてください。

「日報に時間がかかって面倒…」短い時間で書く3つのポイント!

2.クラウドサービスを使う

クラウドサービスを使うことで、日報作成をより効率化できます。

紙で日報提出を義務付けると、日報作成がオフィスでしかできません。訪問先への移動中や外勤でのちょっとした待ち時間で日報の下書きをしようにも、紙では難しいでしょう。また、提出がオフィスでしか行えないため、業務時間を超えて外にいても、一旦オフィスに帰らなければなりません。

こうした不便を解消して効率化を図れるのが、クラウドサービスです。電車の移動中でも日報が作成でき、自宅に直帰する場合でも日報の提出が可能になるので、不要な残業を減らせます。またクラウド上に日報がアップロードされるので、上司が管理しやすくなるでしょう。

クラウドサービスを取り入れることで、時間が削減できるだけでなく、日報の管理がより容易になるはずです。

まとめ

毎日の業務終わりに提出が義務付けられている日報。少し面倒に感じるかもしれませんが、日報作成を効率化することにより、生産性の向上が期待できます。それも日報を提出する部下だけでなく、上司や部署全体の成績向上も期待できるのです。

今回ご紹介したテンプレートの用意、クラウドサービスの利用を通し、日報作成の効率化に取り組んでみてください。

「報告すべき内容」を抑えて、日報を価値あるものにしよう!

ビジネスパーソンにとっての「義務」である日報。ただ何となくその日にあったことを羅列するだけの日報では、必要性に欠けてしまいます。日報を価値ある情報とするためにも、報告すべき項目をしっかり抑えた内容が求められます。

そうはいっても、どんな内容を書けばいいのか分からないという方もいるでしょう。そんな方のために、このコラムでは、「価値ある日報にするために必ず報告すべき内容」を紹介します。

ただし、会社によっては、独自のテンプレートを指定し、日報の内容を定めている場合もあります。そのため、初めて日報を書く時には、まずテンプレートの有無を上司・先輩に確認してから取り組んでいきましょう。

なぜ日報を書いて業務内容を報告する必要があるのか

日報は、上司や先輩へ「業務報告」をするためにあります。では、そもそも「業務報告」をしなくてはならない理由とは何でしょうか?

一番の理由は、上司や先輩があなたの仕事の進捗状況を把握するためにあります。例えば、上司があなたに対して何か指示を出したとします。もし、報告がなされなければ、指示した内容が今どうなっているのか、上司は把握することができないのです。

営業職などであれば、上司や先輩が会社にいないことも多いでしょう。日報は、頻繁に顔を合わせて会話ができないメンバーとのコミュニケーションを促すツールとも言えます。

また、日報は若手の育成にも役立ちます。例えば、若手が担った仕事でトラブルが生じたとします。もし、早めに報告がなされていれば、上司や先輩が対応できるケースもあるでしょう。

「価値ある日報にするために、必ず報告すべき内容」とは?

・本日の振り返り
日報のキモとなる部分です。目標・成果・行動をまとめましょう。端的に伝えるためにも、簡潔かつ箇条書きで書くのがベターです。

<例>
本日の目標
受注1件(●●株式会社)

本日の成果
受注0件

本日の行動
10:00〜 ●●株式会社に訪問(担当者:□□様)
12:00〜 昼食
13:00〜 チームミーティング
15:00〜 ▽▽株式会社に訪問(担当者:◆◆様)
16:00〜 ▲▲株式会社に訪問(担当者:◯◯様)
17:00〜 営業報告書作成

・所感
振り返りに基づく自分の考えを書きましょう。ちなみに所感とは、感想に加えて、今後への反省点や具体的な改善策を書いたものです。

<例>
●●株式会社:失注。手応えを感じていただけに、悔しい気持ちでいっぱい。
理由:①アプローチしていた□□様に決裁権がなかった ②申し込み期限直前にアプローチを行ったので、上長に確認してもらう時間がなかった
反省点:①相手が決裁権を持っているかどうか確認しなかった ②社内稟議に時間がかかることを配慮していなかった
改善策:①担当者が決裁権を持っているかどうか確認する。もし決裁権を持っていない場合、決裁権のある人に同席してもらえるようお願いする ②社内稟議を通してもらうには約2週間前後かかるとのこと。余裕を持って、アプローチを行う

・相談したいこと
日報は、業務内容の報告文書であるだけでなく、上司や先輩とのコミュニケーションツールでもあります。そのため、気になることや悩むようなことがあれば、日報にどんどん書くことをおすすめします。日報に書くことで、有益な情報が得られる可能性もあります。

<例>
新規顧客獲得のためテレアポを行っていますが、本題に入る前に「忙しいので」と電話を切られてしまいます。要点を先に話す、キャンペーンというキーワードを出すなど、自分なりに工夫していますが、アプローチに苦戦しているのが現状です。もし何かアドバイス頂けますとありがたく思います。

「価値ある日報」を作成することで得られるメリット

・上司からの評価が上がる
上司は貴重な業務時間を割いて日報を読んでいます。ポイントを抑え、端的に書かれた日報は、状況がすぐに把握できる文書として評価につながることでしょう。

・成長の跡が見える
日報は、業務報告だけでなく「一日の振り返り」という役割も果たします。今日はどんな業務を行ったのか、何に失敗し、どんなことを学び考えたのか……蓄積された過去の日報は、自身の成長記録となります。将来的に日報を見返したとき、自身の成長の跡を感じることができるはずです。

・生産性向上につながる
日報は、社員の知見や経験が詰まった貴重な情報そのもの。自身の振り返りや備忘録としてだけでなく、社内全体でノウハウとして活用することができれば、業務効率化の向上につながります。

 

まとめ

このコラムでは
・なぜ日報を書いて業務内容を報告する必要があるのか
・「日報を価値あるすために、必ず報告すべき内容」とは?
・「価値ある日報」を作成することで得られるメリット
を紹介しました。

日報作成の報告内容に悩む方の手助けになれば幸いです。