新人でもできる。上手な日報の書き方と時短のコツ

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入社したばかりの新人にとって、日報は避けて通れないもの。毎日書かなくてはならない日報ですが、日報をどう書けばいいのか、何を書けばいいのか分からず、困っている新人も多いのではないでしょうか?

そこで、この記事では、初めて日報作成を行う新人に向けて

  • 日報はツール。書く「目的」を理解して日報を書こう
  • これだけは抑えたい!基本の日報の書き方
  • 短時間で書ける!効率的に日報を書くコツ

の3点を紹介します。

日報はツール。書く「目的」を理解して日報を書こう

日報は、毎日書くという性質上、ついマンネリになりがちです。とりあえず提出すればいい、前日の日報をコピペして少し手直しして出せばいい…そのような意識では、日報を書くことはただの作業になってしまい、時間の無駄に終わってしまいます。

そのため、日報を書く際には「目的」を念頭にいれて取り組むことが、成長のカギとなります。

では、日報の「目的」とは何なのでしょう?

日報は、上司や先輩への業務報告であり、かつ、自分の仕事を振り返るためにあります。新人にとって、その日の業務を振り返るプロセスは大変重要です。新人は、日報を書くために自分の仕事を振り返ることで、成功を自信に、失敗を今後の改善につなげていきます。

つまり、日報は「目的」ではなく、振り返りのための「手段(ツール)」なのです。

日報を書くためにただ一日を振り返るのではなく、一日を振り返って、うまくいったノウハウや改善点を明確にするための手段(ツール)が日報であることを忘れないようにしましょう。このポイントを意識するだけで、日報への取り組み方が変わってくるはずです。

これだけは抑えたい!基本の日報の書き方

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まず結論。理由や経過はその後に

新人が陥りやすいミスの一つが、ダラダラと長文で日報を書いてしまうこと。自分の取り組んだことを上司に分かって欲しい気持ちは分かりますが、ビジネスにおいては逆効果です。長文になればなるほど、何を伝えたいのかが分からず、内容に齟齬をきたす恐れがあるからです。

そのため、日報を書く際は、まず結論から書くことを心がけましょう。結論の部分は小見出しにすると分かりやすくなります。最も言いたいことを先に伝えてから、理由や経過など詳細部分を書きましょう。

5W3Hを意識し、要点をまとめて報告する

5W3Hを意識して書くのも日報作成のポイントのひとつです。5W3Hとは、When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、Why(なぜ)、What(何を)、How(どのように)、How many(どのくらい)、How much(いくら)のこと。

日報をはじめビジネス文書を書く際は、見る側(上司や先輩)の目線に立つことが大切です。相手に正確に分かってもらうためには、分かりやすく読みやすい文章で書かなくては伝わりません。そのため日報は、5W3Hを意識し、要点をまとめて報告しましょう。

事実は正確に、意見は個人の感想にならないように

「事実」は実際に起きたこと、事実に対する自らの考えが「意見」です。「事実」は正確に書くことが重要です。その際、できるかぎり定量的に、具体的な数値を用いて書くことで、相手により伝わりやすくなります。

一方、「意見」を書くときは、個人の感想にならないように気をつけましょう。「××が素晴らしいと思いました」、「△△がとても難しかったです」といった感想ではなく、「何が素晴らしかったのか」、「何が難しかったのか」といった具体性を持たせて、さらに「今後は○○に注意して取り組みます」など、現状をさらに良くするための提案や改善案を書くのがベターです。

短時間で書ける!効率的に日報を書くコツ

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テンプレートを利用する

日報を書くときには、時短のためにもテンプレート(ひな形)を利用しましょう。定型のテンプレートを使えば、何を書こうか悩む時間を省くことができ、日報を書くのがぐんと楽になります

社内に日報のテンプレートが存在しない場合は、Webサイトからテンプレートをダウンロードすれば時短につながります。無料で提供しているWebサイトが多いので、書きやすそうなものを選びましょう。ワードやエクセル形式でダウンロードをすれば、文字の大きさ・フォント・色や罫線などカスタマイズも可能です。

以下の記事でテンプレートをご紹介していますので、ぜひ参考にご覧ください。

業務日報を“会社のお宝”に。職種別の日報テンプレート4選

無料で簡単。おすすめのエクセル日報テンプレート5選

伝えたいことを箇条書きで書き出す

新人にありがちなのが「日報作成に時間がかかってしまう」こと。何を書くか考えがまとまらないまま日報に取りかかってしまうと、日報を書いては消し、何度も戻ってしまうという事態に陥ってしまいます。

そのため、日報を書く前には、文書の大枠を決めてから取り掛かりましょう。小見出しをイメージして、伝えたいことを箇条書きで書き出すのが良いですね。それから詳細を書いていきましょう。

そうすれば、日報を書く時間が大幅に短縮されます。日報は業務の一環ですから、スピーディーな作成を心がけたいですね。

まとめ

新人にとって、日報の作成は、必ず成長につながります。この記事をぜひ毎日の日報作成にお役立てください。

日報を「業務報告」で終わらせない!有効活用する内容とは

導入

社員の日課である業務日報。日報は個人の報告文書という意味合いで捉えられていますが、業務に活用してこそ価値をもたらします。この記事では、日報を「単なる業務報告」で終わらせず、社内で有効活用する方法を紹介します。

「誰かの役に立つ日報を書こう」という意識を持つ

日報は、上司・先輩に対する業務報告であり、自分の一日を振り返るために書くものですよね。そのため「誰かに活用してもらう」という目線で書く人は少ないのではないでしょうか。

ですが、書き手が「誰かの業務に役立つ日報を書こう」という意識を持って日報に取り組めばどうでしょう? 読み手にとって有益な情報が盛り込まれれば、単なる報告よりも価値ある日報となります。

日報の内容が社内で活用されれば、組織での業務の効率化につながるのはもちろん、会社全体としての生産性向上にもつながります。

社内で「有効活用」できる日報の中身とは

前述したように日報を社内で有効活用するためには、当然ながら日報の中身が誰かにとって有益でなくてはなりません。その「誰か」というのは、新人なのか、チームのメンバーなのか、リーダー層なのかは、情報によって異なりますが、以下のような情報を盛り込むと多くの人に活用してもらいやすいでしょう。

・成功事例
成功事例はまさに、知見が詰まった価値ある情報です。高い業績を上げている社員だけが持っている「勘」や「ノウハウ」のような、不明瞭なスキルを日報で明らかにして社内で活用することができれば、会社として生産性の向上が図れるのは言うまでもありません。複数の成功事例を分析し「成功の法則」を導くことができれば、より汎用的に活用できるでしょう。

・失敗事例
先輩たちの失敗談は、後輩たちの教訓になります。失敗した原因と再発防止策がまとまっていれば、類似のトラブルを起こさないよう注意を促す予防策となりえるでしょう。また、リアルタイムで失敗して困っている人たちが、今後どのように対応したらいいか分からない時、参考にすることもできます。

・トラブル・エラー事例
過去のトラブル・エラー事例は、現在、困ってる人と、解決策を知ってる人をつなぐ役割を果たしてくれます。過去の日報という形で、事象、原因、解決策の記録が残っていれば、トラブルを解決するまでの時間を大幅に短縮することができるでしょう。

・クライアントとのやり取り
クライアントとのやり取りには、ニーズやクレームなど有益な情報が隠されていることが多々あります。部署を超え横断的にクライアントの情報を活用できれば、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。また、引き継ぎの際、後任者がクライアントとのコミュニケーションに役立てられるというメリットもあります。

・新人ならではのアイデアや視点
新人は専門知識がなく、フラットな視点を持っているため、社内で最もカスタマーに近い存在と言えます。新人の思い付いたアイデアや気付きが、会社に価値をもたらすヒントになるかもしれません。

社内で日報を「有効活用」するための環境づくりとは?

・日報の情報は価値があることを浸透させる
日報は、社員一人一人の知見が詰まった価値ある情報の宝庫です。単なる個人の業務記録として捉えず、日報の価値をしっかり認識することで、さらに質の高い日報が蓄積できます。

・日報をデータベース化する
日報を有効活用するためには、活用しやすい仕組みを整えることが重要です。日報を自由に閲覧できる環境があっても、利用されなければ意味がありません。そのためにも、誰もが、見たい時に、簡単に、探している情報にアクセスできる「データベース化」を実現させることが鍵となります。

・カテゴリー別にまとめる
蓄積された日報の中から、成功事例やトラブル事例など、カテゴリー別にドキュメントを起こせば、社員育成にも活用できるようになります。例えば、成功事例の共通項をまとめて体系立てれば、会社独自の成功法則を導けるかもしれません。日報に書かれているのが「実体験」であるからこそ、現場で有効活用できるはずです。

まとめ

このコラムでは、
・「誰かの役に立つ日報を書こう」という意識を持つ
・社内で「有効活用」できる日報の中身とは
・社内で「有効活用」するための環境づくりとは?
を紹介しました。
本コラムが日報の「社内活用」のお役に立てれば幸いです。

 

働き方改革を加速する4分野のITツール

長時間労働の是正、業務効率化、リモートワーク(テレワーク)の取り組みなど、現在、多くの企業が「働き方改革」に取り組んでいます。どの企業にも共通しているのは、従業員にとっての働きやすい環境を実現し、生産性向上を追求している点です。

 

この「働き方改革」に欠かせないのがITツールです。今回の記事では、ITツールがどのようにして「働き方改革」に貢献するかご紹介します。

1.働き方改革の鍵となるITツール

 

ITツールを活用することで、より柔軟な働き方が実現します。イメージしやすい例としては「リモートワーク」が挙げられます。リモートワークが導入されれば、自宅や出張先など場所を問わずに業務ができるため、生産性向上につながります。リモートワークに限らず、働き方改革を推進するために、具体的にどのようなITツールが利用されているのかを見てみましょう。

 

ITツールにはさまざまな種類があります。ここでは用途に分けて①情報共有、②web会議、③リアルタイムコミュニケーション、④共同作業ツール、の4つを紹介していきます。

2.働き方改革に必要なITツール① 情報共有ツール

Qiita Team

Qiita Teamは主にドキュメントを共有する場所であり、考えたことを手軽にドキュメントに残し、共有できる点が特長です。また、ドキュメントに絵文字やコメントといったリアクションを返すことで、コミュニケーションが図れます。

 

Qiita Teamのような手軽な情報共有ツールを活用することで、社内での情報共有が活発になり、各社員の作業進捗状況や業務に関するノウハウが社内で共有しやすくなります。

 

3.働き方改革に必要なITツール② Web会議

Hangout

HangoutはWeb会議を簡単に実現できるITツールです。便利な機能として画面共有機能があります。会議に出席しているメンバーの表情が分かるだけにとどまらず、自分のブラウザ画面を会議メンバーと共有しながら会議をすることができます。離れた場所にいても不自由ないコミュニケーションで円滑に会議を進めていけます。

 

4.働き方改革に必要なITツール③ リアルタイムコミュニケーションツール

Slack

Slackはリアルタイムにチャットができるビジネス向けのコミュニケーションツールです。

特長としては1.絵文字で簡単にリアクションができ、オリジナルの絵文字も作成可能、2.画像やWord、Excel、PowerPointなどのファイルが簡単に共有できる、3.他のITサービスとの連携がしやすいといった点が挙げられます。

 

Slackのようなリアルタイムコミュニケーションツールを社内に導入することで、いつでもどこでも会話しているような感覚で、社内メンバーとのやり取りが可能になります。

 

5.働き方改革に必要な ITツール④ 共同作業ツール

ここでは社内メンバーで共同作業をする際に利便性の高いITツールを3種類紹介します。

 Trello

Trelloはタスク管理ツールの1つです。多くのタスクをそれぞれカードとして登録しボードと呼ばれる場所で管理することができます。このボードは複数人で共有することが可能で、チームでのタスク管理が容易になります。

 

Google スプレッドシート

GoogleスプレッドシートはGoogleの表計算ソフトで、このツールを使うとグラフやチャートを用いながらスプレッドシートを作成することができます。さらに、大きな特長として、誰とでもリアルタイムで共有、編集し、コメントを残すことが可能なため、共同作業に向いています。

 

Google ドキュメント

GoogleドキュメントはGoogleの文書保存ツールです。Googleスプレッドシートと同様にリアルタイムで共有、編集可能であり、共同作業で強みを発揮します。また、Google Chrome上では音声入力機能が使えることも特長として挙げられます。今後、音声入力機能の精度がさらに向上すれば、会議の内容を自動でドキュメントに残すことが可能となり、議事録の作成もよりスムーズになるでしょう。

 

Google スライド

Googleスライドは共同でスライドを作成する際に効果的なツールです。

まとめ

働き方改革を実現するためにはITツールの活用は必要不可欠です。効率的な働き方を実現するためのITツールの種類は用途別に

①情報共有、②web会議、③リアルタイムコミュニケーション、④共同作業ツールの4つに分けられます。それぞれのITツールの特長と使用法を正しく理解し、社内で活用すれば生産性向上につながります。

 

皆さんもぜひ社内で積極的にITツールを活用して、働き方改革を加速させてみてはいかがでしょうか!

 

日報管理システムを活用してチームの生産性を向上させよう!

情報共有ツール

 

日報を管理するのは意外と手間がかかりますよね。例えばメールやWord、Excelでは、日報を管理する際、複数のファイルをフォルダに分けて管理する必要があります。さらに複数人で日報を共有するためには、新しくファイルを共有するためにOneDriveのようなクラウド上に保存スペースを用意する場合もあります。

 

つまりメールやWord、Excelを日報として利用・管理するためにはさまざまなツールを駆使しなければならないため、手間がかかるのです。また手書き日報では、非常に多くの紙をまとめて管理しなければならならず、置き場所となるスペースの問題や紛失・破損のデメリットがあります。

 

このような悩みを解決する方法の一つとして日報管理システムの導入があります。

この記事では日報をうまく活用できていない方々に向けて、日報管理システムの特長とそのメリットを解説していきます。

 

 

日報管理システムのメリット

日報管理システムとは日報管理のツールをインストールし、紙を使うことなく日報を管理する方法です。このデジタルな日報管理システムのメリットは「日報の管理が楽になる」という点につきます。具体的には1.検索がしやすい、2.共有がしやすい、3.いつでもどこでも作成できる、という点が挙げられます。

 

①検索がしやすい

日報管理システムで楽にできることのひとつに、内容の検索が素早くできるメリットが存在します。例えば、新しい業務内容に取り組む際、過去に誰がどう対処したか参考にしたい場合にキーワードで過去の日報を検索することが可能です。

 

②共有がしやすい

日報管理システムで日報を一元的に管理することで、他メンバーの日報が見たいときに、いつでもどこでも誰でも閲覧ができます。また誰に見せて、誰に見せないかといった閲覧権限の設定も可能です。メールやWord、Excelでは、閲覧権限の設定が難しく、日報の保存場所に保存を忘れてしまうと、閲覧することができません。

 

③いつでもどこでも作成できる

インターネット環境につながったパソコンやスマートフォンがあればいつでもどこでも日報を作成したり、読んだりするのも日報管理システムのメリットです。手書きの日報では作成できる場所や時間が限定的になるため、自分が書きたい時に書くことができませんが、日報管理システムを使えばこのデメリットを解消することができます。

日報管理システム

日報管理システムとはどんなもの?

 

①クラウド上で管理するもの

日報管理システムはクラウド上で管理するため、インターネットさえつながっていればメンバー誰でもアクセスすることができます。パソコンだけでなくスマートフォンからでも操作できるシステムもあります。

 

②無料タイプと有料タイプが存在する

日報管理システムにはさまざまなタイプが存在します。無料タイプと有料タイプには、それぞれ以下のようなメリットとデメリットがあります。

 

無料タイプのメリット&デメリット

無料タイプの日報管理システムのメリットは、コストがかからず気軽に試せるので、長期間に渡ってじっくり自社に合うツールを見つけることができる点です。デメリットとしては、人数制限や欲しい機能が十分に用意されていない、保守・運用を自社で行う必要があるなど、企業の規模やニーズによっては利用にあたり自社のリソースを割く必要があります。

 

有料タイプのメリット&デメリット

有料タイプのメリットは、無料タイプに比べてスタートアップからエンタープライズまで規模の大小にかかわらず使用することができる点、専用に開発された豊富な機能を思う存分使うことができる点、保守・運用に自社でリソースを割く必要がない点にあります。

 

最大のデメリットはコストでしょう。費用対効果を考えて本当に自社に必要か考える必要があります。ただし多くの有料タイプの日報管理システムは、無料トライアルが設定されていますので、気軽に使ってみるといいでしょう。

 

③コミュニケーッションを促す「コメント」や「いいね」機能がある

日報管理システムには、書いた日報にフィードバックをする「コメント」や「いいね」などの機能が設けてあるものもあります。これらの機能によって、共有した日報の内容をきっかけにチームのコミュニケーションを高めることができます。

日報管理ポイント

日報管理システムを活用する上でのポイント

日報管理システムのメリットを確認したところで、日報管理システムに焦点を当ててどのように日報を作成すべきか検討してみましょう。

 

読みやすさを意識した構成で書く

読みやすさを追求するために、日報の構成を意識し、統一するとより効率的に日報が共有できるでしょう。日報の構成を意識し、全体で統一するために日報の記入項目についてテンプレートの活用を意識することを提案します。

 

テンプレートの有効利用

テンプレートを活用することで日報の記入項目が統一的になります。その結果、読み手が読みやすくなると同時に、書き手もあらかじめ書くべき項目が決まっているため素早く日報を作成することができます。読み手、書き手ともにメリットが存在するので業務の生産性が向上します。

 

以下の記事でいくつかテンプレートをご紹介していますので、ご一読ください。

「無料で簡単。おすすめのエクセル日報テンプレート5選」
https://teams.qiita.com/boost-productivity/daily-report/excel-daily-report/


「業務日報を“会社のお宝”に。職種別の日報テンプレート4選」

https://teams.qiita.com/boost-productivity/daily-report/qiita-team-template-nippo/

 

導入するだけでなく、浸透させていくことが大切

日報管理システムはチームに導入した後、チーム内で浸透させていくことが重要です。メンバーが日報管理システムの機能、使い方を十分に理解し、活用しなければ大きな効果は生まれません。

 

チームに日報管理システムを浸透させるためには、各人が積極的に投稿するよう声掛けなどを実践していきましょう。積極的に投稿する文化ができれば、日報管理システムは、チームになくてはならないツールとなることでしょう。

 

 まとめ

メールやWord、Excelあるいは手書きではない、日報管理システムを利用することで、さまざまなメリットが得られます。日報管理システムには有料タイプと無料タイプが存在するため、用途に合ったものを選択することをお勧めします。

 

また、日報を作成する上では、テンプレートを活用することで日報の読みやすさ、質を上げることができます。気軽に投稿できる社内文化を浸透させていくことで日報管理システムの効果が最大限に発揮できるでしょう。

 

ぜひ皆さんもデジタルな日報管理システムを導入してチームの生産性向上を目指してみてはいかがでしょうか。