新人でもできる。上手な日報の書き方と時短のコツ

DailyReportforNewcomers

入社したばかりの新人にとって、日報は避けて通れないもの。毎日書かなくてはならない日報ですが、日報をどう書けばいいのか、何を書けばいいのか分からず、困っている新人も多いのではないでしょうか?

そこで、この記事では、初めて日報作成を行う新人に向けて

  • 日報はツール。書く「目的」を理解して日報を書こう
  • これだけは抑えたい!基本の日報の書き方
  • 短時間で書ける!効率的に日報を書くコツ

の3点を紹介します。

日報はツール。書く「目的」を理解して日報を書こう

日報は、毎日書くという性質上、ついマンネリになりがちです。とりあえず提出すればいい、前日の日報をコピペして少し手直しして出せばいい…そのような意識では、日報を書くことはただの作業になってしまい、時間の無駄に終わってしまいます。

そのため、日報を書く際には「目的」を念頭にいれて取り組むことが、成長のカギとなります。

では、日報の「目的」とは何なのでしょう?

日報は、上司や先輩への業務報告であり、かつ、自分の仕事を振り返るためにあります。新人にとって、その日の業務を振り返るプロセスは大変重要です。新人は、日報を書くために自分の仕事を振り返ることで、成功を自信に、失敗を今後の改善につなげていきます。

つまり、日報は「目的」ではなく、振り返りのための「手段(ツール)」なのです。

日報を書くためにただ一日を振り返るのではなく、一日を振り返って、うまくいったノウハウや改善点を明確にするための手段(ツール)が日報であることを忘れないようにしましょう。このポイントを意識するだけで、日報への取り組み方が変わってくるはずです。

これだけは抑えたい!基本の日報の書き方

DailyReportforNewcomersPurpose

まず結論。理由や経過はその後に

新人が陥りやすいミスの一つが、ダラダラと長文で日報を書いてしまうこと。自分の取り組んだことを上司に分かって欲しい気持ちは分かりますが、ビジネスにおいては逆効果です。長文になればなるほど、何を伝えたいのかが分からず、内容に齟齬をきたす恐れがあるからです。

そのため、日報を書く際は、まず結論から書くことを心がけましょう。結論の部分は小見出しにすると分かりやすくなります。最も言いたいことを先に伝えてから、理由や経過など詳細部分を書きましょう。

5W3Hを意識し、要点をまとめて報告する

5W3Hを意識して書くのも日報作成のポイントのひとつです。5W3Hとは、When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、Why(なぜ)、What(何を)、How(どのように)、How many(どのくらい)、How much(いくら)のこと。

日報をはじめビジネス文書を書く際は、見る側(上司や先輩)の目線に立つことが大切です。相手に正確に分かってもらうためには、分かりやすく読みやすい文章で書かなくては伝わりません。そのため日報は、5W3Hを意識し、要点をまとめて報告しましょう。

事実は正確に、意見は個人の感想にならないように

「事実」は実際に起きたこと、事実に対する自らの考えが「意見」です。「事実」は正確に書くことが重要です。その際、できるかぎり定量的に、具体的な数値を用いて書くことで、相手により伝わりやすくなります。

一方、「意見」を書くときは、個人の感想にならないように気をつけましょう。「××が素晴らしいと思いました」、「△△がとても難しかったです」といった感想ではなく、「何が素晴らしかったのか」、「何が難しかったのか」といった具体性を持たせて、さらに「今後は○○に注意して取り組みます」など、現状をさらに良くするための提案や改善案を書くのがベターです。

短時間で書ける!効率的に日報を書くコツ

DailyReportforNewcomersTips

テンプレートを利用する

日報を書くときには、時短のためにもテンプレート(ひな形)を利用しましょう。定型のテンプレートを使えば、何を書こうか悩む時間を省くことができ、日報を書くのがぐんと楽になります

社内に日報のテンプレートが存在しない場合は、Webサイトからテンプレートをダウンロードすれば時短につながります。無料で提供しているWebサイトが多いので、書きやすそうなものを選びましょう。ワードやエクセル形式でダウンロードをすれば、文字の大きさ・フォント・色や罫線などカスタマイズも可能です。

以下の記事でテンプレートをご紹介していますので、ぜひ参考にご覧ください。

業務日報を“会社のお宝”に。職種別の日報テンプレート4選

無料で簡単。おすすめのエクセル日報テンプレート5選

伝えたいことを箇条書きで書き出す

新人にありがちなのが「日報作成に時間がかかってしまう」こと。何を書くか考えがまとまらないまま日報に取りかかってしまうと、日報を書いては消し、何度も戻ってしまうという事態に陥ってしまいます。

そのため、日報を書く前には、文書の大枠を決めてから取り掛かりましょう。小見出しをイメージして、伝えたいことを箇条書きで書き出すのが良いですね。それから詳細を書いていきましょう。

そうすれば、日報を書く時間が大幅に短縮されます。日報は業務の一環ですから、スピーディーな作成を心がけたいですね。

まとめ

新人にとって、日報の作成は、必ず成長につながります。この記事をぜひ毎日の日報作成にお役立てください。

日報を「業務報告」で終わらせない!有効活用する内容とは

導入

社員の日課である業務日報。日報は個人の報告文書という意味合いで捉えられていますが、業務に活用してこそ価値をもたらします。この記事では、日報を「単なる業務報告」で終わらせず、社内で有効活用する方法を紹介します。

「誰かの役に立つ日報を書こう」という意識を持つ

日報は、上司・先輩に対する業務報告であり、自分の一日を振り返るために書くものですよね。そのため「誰かに活用してもらう」という目線で書く人は少ないのではないでしょうか。

ですが、書き手が「誰かの業務に役立つ日報を書こう」という意識を持って日報に取り組めばどうでしょう? 読み手にとって有益な情報が盛り込まれれば、単なる報告よりも価値ある日報となります。

日報の内容が社内で活用されれば、組織での業務の効率化につながるのはもちろん、会社全体としての生産性向上にもつながります。

社内で「有効活用」できる日報の中身とは

前述したように日報を社内で有効活用するためには、当然ながら日報の中身が誰かにとって有益でなくてはなりません。その「誰か」というのは、新人なのか、チームのメンバーなのか、リーダー層なのかは、情報によって異なりますが、以下のような情報を盛り込むと多くの人に活用してもらいやすいでしょう。

・成功事例
成功事例はまさに、知見が詰まった価値ある情報です。高い業績を上げている社員だけが持っている「勘」や「ノウハウ」のような、不明瞭なスキルを日報で明らかにして社内で活用することができれば、会社として生産性の向上が図れるのは言うまでもありません。複数の成功事例を分析し「成功の法則」を導くことができれば、より汎用的に活用できるでしょう。

・失敗事例
先輩たちの失敗談は、後輩たちの教訓になります。失敗した原因と再発防止策がまとまっていれば、類似のトラブルを起こさないよう注意を促す予防策となりえるでしょう。また、リアルタイムで失敗して困っている人たちが、今後どのように対応したらいいか分からない時、参考にすることもできます。

・トラブル・エラー事例
過去のトラブル・エラー事例は、現在、困ってる人と、解決策を知ってる人をつなぐ役割を果たしてくれます。過去の日報という形で、事象、原因、解決策の記録が残っていれば、トラブルを解決するまでの時間を大幅に短縮することができるでしょう。

・クライアントとのやり取り
クライアントとのやり取りには、ニーズやクレームなど有益な情報が隠されていることが多々あります。部署を超え横断的にクライアントの情報を活用できれば、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。また、引き継ぎの際、後任者がクライアントとのコミュニケーションに役立てられるというメリットもあります。

・新人ならではのアイデアや視点
新人は専門知識がなく、フラットな視点を持っているため、社内で最もカスタマーに近い存在と言えます。新人の思い付いたアイデアや気付きが、会社に価値をもたらすヒントになるかもしれません。

社内で日報を「有効活用」するための環境づくりとは?

・日報の情報は価値があることを浸透させる
日報は、社員一人一人の知見が詰まった価値ある情報の宝庫です。単なる個人の業務記録として捉えず、日報の価値をしっかり認識することで、さらに質の高い日報が蓄積できます。

・日報をデータベース化する
日報を有効活用するためには、活用しやすい仕組みを整えることが重要です。日報を自由に閲覧できる環境があっても、利用されなければ意味がありません。そのためにも、誰もが、見たい時に、簡単に、探している情報にアクセスできる「データベース化」を実現させることが鍵となります。

・カテゴリー別にまとめる
蓄積された日報の中から、成功事例やトラブル事例など、カテゴリー別にドキュメントを起こせば、社員育成にも活用できるようになります。例えば、成功事例の共通項をまとめて体系立てれば、会社独自の成功法則を導けるかもしれません。日報に書かれているのが「実体験」であるからこそ、現場で有効活用できるはずです。

まとめ

このコラムでは、
・「誰かの役に立つ日報を書こう」という意識を持つ
・社内で「有効活用」できる日報の中身とは
・社内で「有効活用」するための環境づくりとは?
を紹介しました。
本コラムが日報の「社内活用」のお役に立てれば幸いです。

 

働き方改革を加速する4分野のITツール

長時間労働の是正、業務効率化、リモートワーク(テレワーク)の取り組みなど、現在、多くの企業が「働き方改革」に取り組んでいます。どの企業にも共通しているのは、従業員にとっての働きやすい環境を実現し、生産性向上を追求している点です。

 

この「働き方改革」に欠かせないのがITツールです。今回の記事では、ITツールがどのようにして「働き方改革」に貢献するかご紹介します。

1.働き方改革の鍵となるITツール

 

ITツールを活用することで、より柔軟な働き方が実現します。イメージしやすい例としては「リモートワーク」が挙げられます。リモートワークが導入されれば、自宅や出張先など場所を問わずに業務ができるため、生産性向上につながります。リモートワークに限らず、働き方改革を推進するために、具体的にどのようなITツールが利用されているのかを見てみましょう。

 

ITツールにはさまざまな種類があります。ここでは用途に分けて①情報共有、②web会議、③リアルタイムコミュニケーション、④共同作業ツール、の4つを紹介していきます。

2.働き方改革に必要なITツール① 情報共有ツール

Qiita Team

Qiita Teamは主にドキュメントを共有する場所であり、考えたことを手軽にドキュメントに残し、共有できる点が特長です。また、ドキュメントに絵文字やコメントといったリアクションを返すことで、コミュニケーションが図れます。

 

Qiita Teamのような手軽な情報共有ツールを活用することで、社内での情報共有が活発になり、各社員の作業進捗状況や業務に関するノウハウが社内で共有しやすくなります。

 

3.働き方改革に必要なITツール② Web会議

Hangout

HangoutはWeb会議を簡単に実現できるITツールです。便利な機能として画面共有機能があります。会議に出席しているメンバーの表情が分かるだけにとどまらず、自分のブラウザ画面を会議メンバーと共有しながら会議をすることができます。離れた場所にいても不自由ないコミュニケーションで円滑に会議を進めていけます。

 

4.働き方改革に必要なITツール③ リアルタイムコミュニケーションツール

Slack

Slackはリアルタイムにチャットができるビジネス向けのコミュニケーションツールです。

特長としては1.絵文字で簡単にリアクションができ、オリジナルの絵文字も作成可能、2.画像やWord、Excel、PowerPointなどのファイルが簡単に共有できる、3.他のITサービスとの連携がしやすいといった点が挙げられます。

 

Slackのようなリアルタイムコミュニケーションツールを社内に導入することで、いつでもどこでも会話しているような感覚で、社内メンバーとのやり取りが可能になります。

 

5.働き方改革に必要な ITツール④ 共同作業ツール

ここでは社内メンバーで共同作業をする際に利便性の高いITツールを3種類紹介します。

 Trello

Trelloはタスク管理ツールの1つです。多くのタスクをそれぞれカードとして登録しボードと呼ばれる場所で管理することができます。このボードは複数人で共有することが可能で、チームでのタスク管理が容易になります。

 

Google スプレッドシート

GoogleスプレッドシートはGoogleの表計算ソフトで、このツールを使うとグラフやチャートを用いながらスプレッドシートを作成することができます。さらに、大きな特長として、誰とでもリアルタイムで共有、編集し、コメントを残すことが可能なため、共同作業に向いています。

 

Google ドキュメント

GoogleドキュメントはGoogleの文書保存ツールです。Googleスプレッドシートと同様にリアルタイムで共有、編集可能であり、共同作業で強みを発揮します。また、Google Chrome上では音声入力機能が使えることも特長として挙げられます。今後、音声入力機能の精度がさらに向上すれば、会議の内容を自動でドキュメントに残すことが可能となり、議事録の作成もよりスムーズになるでしょう。

 

Google スライド

Googleスライドは共同でスライドを作成する際に効果的なツールです。

まとめ

働き方改革を実現するためにはITツールの活用は必要不可欠です。効率的な働き方を実現するためのITツールの種類は用途別に

①情報共有、②web会議、③リアルタイムコミュニケーション、④共同作業ツールの4つに分けられます。それぞれのITツールの特長と使用法を正しく理解し、社内で活用すれば生産性向上につながります。

 

皆さんもぜひ社内で積極的にITツールを活用して、働き方改革を加速させてみてはいかがでしょうか!

 

日報管理システムを活用してチームの生産性を向上させよう!

情報共有ツール

 

日報を管理するのは意外と手間がかかりますよね。例えばメールやWord、Excelでは、日報を管理する際、複数のファイルをフォルダに分けて管理する必要があります。さらに複数人で日報を共有するためには、新しくファイルを共有するためにOneDriveのようなクラウド上に保存スペースを用意する場合もあります。

 

つまりメールやWord、Excelを日報として利用・管理するためにはさまざまなツールを駆使しなければならないため、手間がかかるのです。また手書き日報では、非常に多くの紙をまとめて管理しなければならならず、置き場所となるスペースの問題や紛失・破損のデメリットがあります。

 

このような悩みを解決する方法の一つとして日報管理システムの導入があります。

この記事では日報をうまく活用できていない方々に向けて、日報管理システムの特長とそのメリットを解説していきます。

 

 

日報管理システムのメリット

日報管理システムとは日報管理のツールをインストールし、紙を使うことなく日報を管理する方法です。このデジタルな日報管理システムのメリットは「日報の管理が楽になる」という点につきます。具体的には1.検索がしやすい、2.共有がしやすい、3.いつでもどこでも作成できる、という点が挙げられます。

 

①検索がしやすい

日報管理システムで楽にできることのひとつに、内容の検索が素早くできるメリットが存在します。例えば、新しい業務内容に取り組む際、過去に誰がどう対処したか参考にしたい場合にキーワードで過去の日報を検索することが可能です。

 

②共有がしやすい

日報管理システムで日報を一元的に管理することで、他メンバーの日報が見たいときに、いつでもどこでも誰でも閲覧ができます。また誰に見せて、誰に見せないかといった閲覧権限の設定も可能です。メールやWord、Excelでは、閲覧権限の設定が難しく、日報の保存場所に保存を忘れてしまうと、閲覧することができません。

 

③いつでもどこでも作成できる

インターネット環境につながったパソコンやスマートフォンがあればいつでもどこでも日報を作成したり、読んだりするのも日報管理システムのメリットです。手書きの日報では作成できる場所や時間が限定的になるため、自分が書きたい時に書くことができませんが、日報管理システムを使えばこのデメリットを解消することができます。

日報管理システム

日報管理システムとはどんなもの?

 

①クラウド上で管理するもの

日報管理システムはクラウド上で管理するため、インターネットさえつながっていればメンバー誰でもアクセスすることができます。パソコンだけでなくスマートフォンからでも操作できるシステムもあります。

 

②無料タイプと有料タイプが存在する

日報管理システムにはさまざまなタイプが存在します。無料タイプと有料タイプには、それぞれ以下のようなメリットとデメリットがあります。

 

無料タイプのメリット&デメリット

無料タイプの日報管理システムのメリットは、コストがかからず気軽に試せるので、長期間に渡ってじっくり自社に合うツールを見つけることができる点です。デメリットとしては、人数制限や欲しい機能が十分に用意されていない、保守・運用を自社で行う必要があるなど、企業の規模やニーズによっては利用にあたり自社のリソースを割く必要があります。

 

有料タイプのメリット&デメリット

有料タイプのメリットは、無料タイプに比べてスタートアップからエンタープライズまで規模の大小にかかわらず使用することができる点、専用に開発された豊富な機能を思う存分使うことができる点、保守・運用に自社でリソースを割く必要がない点にあります。

 

最大のデメリットはコストでしょう。費用対効果を考えて本当に自社に必要か考える必要があります。ただし多くの有料タイプの日報管理システムは、無料トライアルが設定されていますので、気軽に使ってみるといいでしょう。

 

③コミュニケーッションを促す「コメント」や「いいね」機能がある

日報管理システムには、書いた日報にフィードバックをする「コメント」や「いいね」などの機能が設けてあるものもあります。これらの機能によって、共有した日報の内容をきっかけにチームのコミュニケーションを高めることができます。

日報管理ポイント

日報管理システムを活用する上でのポイント

日報管理システムのメリットを確認したところで、日報管理システムに焦点を当ててどのように日報を作成すべきか検討してみましょう。

 

読みやすさを意識した構成で書く

読みやすさを追求するために、日報の構成を意識し、統一するとより効率的に日報が共有できるでしょう。日報の構成を意識し、全体で統一するために日報の記入項目についてテンプレートの活用を意識することを提案します。

 

テンプレートの有効利用

テンプレートを活用することで日報の記入項目が統一的になります。その結果、読み手が読みやすくなると同時に、書き手もあらかじめ書くべき項目が決まっているため素早く日報を作成することができます。読み手、書き手ともにメリットが存在するので業務の生産性が向上します。

 

以下の記事でいくつかテンプレートをご紹介していますので、ご一読ください。

「無料で簡単。おすすめのエクセル日報テンプレート5選」
https://teams.qiita.com/boost-productivity/daily-report/excel-daily-report/


「業務日報を“会社のお宝”に。職種別の日報テンプレート4選」

https://teams.qiita.com/boost-productivity/daily-report/qiita-team-template-nippo/

 

導入するだけでなく、浸透させていくことが大切

日報管理システムはチームに導入した後、チーム内で浸透させていくことが重要です。メンバーが日報管理システムの機能、使い方を十分に理解し、活用しなければ大きな効果は生まれません。

 

チームに日報管理システムを浸透させるためには、各人が積極的に投稿するよう声掛けなどを実践していきましょう。積極的に投稿する文化ができれば、日報管理システムは、チームになくてはならないツールとなることでしょう。

 

 まとめ

メールやWord、Excelあるいは手書きではない、日報管理システムを利用することで、さまざまなメリットが得られます。日報管理システムには有料タイプと無料タイプが存在するため、用途に合ったものを選択することをお勧めします。

 

また、日報を作成する上では、テンプレートを活用することで日報の読みやすさ、質を上げることができます。気軽に投稿できる社内文化を浸透させていくことで日報管理システムの効果が最大限に発揮できるでしょう。

 

ぜひ皆さんもデジタルな日報管理システムを導入してチームの生産性向上を目指してみてはいかがでしょうか。

日報を組織や部門で有効活用する「データベース化」のススメ

DailyReportDataBase

情報共有のツールとして活用される業務日報。日報は、個人の行動記録として活用されることが多く、のちのち見返すものではないと考えている方もいるかもしれません。ですが、日報は、社員一人一人の知見が詰まった価値ある情報そのもの。その内容は“会社の宝”と言っても過言ではないのです。

日報を十分に活用するには、すべての社員が各自の作成した日報にアクセスできる仕組みが必要になります。それが日報の「データベース化」です。

この記事では、日報を有効活用できず困っている経営層・リーダー層に向けて

  • 日報の「データベース化」のススメ
  • 日報をデータベース化するメリット
  • 日報を「データベース化」するには?

の3点を紹介します。

日報の「データベース化」のススメ

日報の「データベース化」とは

日報を有効活用し、会社の宝にするには、日報の内容を「データベース化」する必要があります。「データベース化」とは、社員の誰もが、必要な時に、簡単に、欲しい情報にアクセスできる仕組みです。この仕組みによって、日報が業務に役立つ情報として価値となります

「データベース化」する方法は、有料の日報管理システムを契約する方法と、無料のオープンソースを使ってオリジナルの日報管理システムを開発する方法があります。(それぞれのメリット・デメリットについては後述します)

ワード日報、エクセル日報、メール日報のデメリット

ワードやエクセルを利用した『ワード日報』や『エクセル日報』は、テンプレートさえあれば簡単に始められるという利点があるため、日報作成においてよく使われる方法です。

ですが、ワード日報やエクセル日報のデメリットは、中身を参照したい時に、ひとつひとつファイルを開けなくてはならないこと。欲しい情報を探すにも、時間がかかってしまうのです。つまり、ワード日報やエクセル日報は、日報のデータベース化という観点においては不適応と言えます。

メールの本文に日報を書いて送る『メール日報』も、時間とコストをかけることなく簡単に導入できるという強みがあるため、導入している会社は多いでしょう。

ですが、メール日報は、当然ながらメールの宛先に入っている人しか内容を確認できません。そのため、もし日報の中に有益な情報が書かれていたとしても、身近な上司や先輩が読むだけで、その情報を必要としている社員に展開されない可能性もあります。

このように、メールはクローズドなツールであることから、日報のデータベース化は難しいでしょう。これは情報活用という点において悪手だと考えられます

日報を「データベース化」するメリット

DailyReportDataBaseMerit

そこで、最近では、日報をデータベース化し、情報を活用している会社が増えてきています。メリットを見ていきましょう。

知識の属人化を防ぐことができる

社員が自身の業務で得た専門知識やノウハウが記された日報は、会社にとっての宝。これまでは、上司と部下、チーム内など、クローズドな環境でしか展開されていなかった情報が、より多くのメンバーや組織に対してオープンに共有されます。

つまり、ごく一部の人にしか共有されていなかった知識やノウハウが共有されることになるので、社内の情報がまるごと会社の宝となるのです。もちろん、秘匿性の高い情報に関しては、閲覧権限のフィルターをかけることもできます。

業務生産性が向上する

日報が「データベース化」されていると、共有されている日報すべてに対して横断的にキーワード検索が可能となります。「何か参考になる知識やノウハウを探したい」と思った時に、情報を探す時間や手間を省くことができ、業務の効率化が図られます

また、「データベース化」されている場合、投稿者を見れば、自分が知りたい情報を誰が知っているかが分かります。有識者に直接教えてもらうことで、知識も深まるでしょう。

情報を入手する時間が削減できれば、本来必要な業務に力を入れることができるようになります。日報の「データベース化」は、時間をかけたい業務に時間を割く環境を提供し、業務生産性の向上が見込める手段となるのです。

日報を「データベース化」するには?

ForDailyReportDataBase

前述のとおり、日報をデータベース化するには、主に二つのやり方があります。有料の日報管理システムを契約する方法と、無料のオープンソースを使ってオリジナルの日報管理システムを開発する方法です。それぞれのメリット・デメリットを見ていきましょう。

有料の日報管理システム

有料の日報管理システムは、月額費用を払えばすぐに利用することができるのが最大のメリットです。さまざまなベンダーがシステムとして提供しているため、保守やセキュリティについても考えなくてすみます

一方、多くの選択肢の中から選定する手間がかかること、ランニングコストが毎月かかってしまうことはデメリットでもあります。しかし、多くのサービスがお試し期間を設けているため、一度使ってみて導入を決めることができます。お試し期間中に自社に必要な機能が実装されているかを確認すると良いでしょう。

無料のオープンソースを使った日報管理システム

無料のオープンソースを使い、自社でシステムを開発した場合、ランニングコストがかからず、結果的にコストを抑えることができるというメリットがあります。また、自社ならではのオリジナル機能を実装することも可能です。

ただ、当然ながらシステムの要件定義、開発、運用、保守をまかなう必要があるため、そこに社内の人材をアサインすることになり、業務負担が増えるでしょう。

まとめ

このコラムでは、日報の「データベース化」のススメ、メリット、方法を紹介しました。

ただのレポートとしてしか日報を活用しないというのは、会社として非常にもったいないことです。もし日報を有効活用されていないようであれば、日報の「データベース化」を検討してみてください。

「日報に時間がかかって面倒…」短い時間で書く3つのポイント!

DailyReportShortTime

日報は仕事を客観的に振り返り、課題発見や業務改善につなげる重要なツールです。しかしながら作成するのに時間がかかってしまい、毎回悩む新入社員の方も多いのではないでしょうか。

実は日報はポイントを抑えれば書く時間を短くできます。そこで今回は日報作成における重要な3つのポイントを紹介します。日報にかける時間を効率化して、仕事の生産性を向上させましょう。

日報の作成に時間がかかるのはなぜ?

そもそもなぜ日報の作成に時間がかかってしまうのでしょうか。例えば以下のような要因は考えられませんか?これらを参考にまずは原因を突き止めましょう。

要因①1日の終わりに一気に書くため

日報を終業時間ギリギリに書いていませんか。朝から仕事を開始し、課せられたタスクもようやく終え、その日の疲れがピークに達している終業間際。そのタイミングで1日の業務を振り返りながら書くのは、体力的にも精神的にもツライでしょう。終業間際に一気に書き上げるやり方は、効率的に思えますが、意外にも時間がかかってしまうのです。また終業間際というタイミングは気持ちが早まってしまい、内容が雑になって書き漏らしが多くなることもあります。

要因②事細かに長文で書くため

出勤から退勤までを振り返りながら、事細かに長文で書くことも時間がかかる一因です。「午前10時はクライアントと打ち合わせをして、その後はメール対応をして…」と、時系列でそのまま日報に書いていくと、時間がかかるだけでなく、要点がなくて読みづらい日報になってしまいます。

要因③何をどう書けばいいのか分からないため

そもそも日報を書くにあたり、何をどう書けば良いのかわからない方もいらっしゃるかもしれません。「毎日同じような作業で特筆すべきことがない」、「先輩に書き方を教わったことがない」といった状況では、書く必要があること・不必要なことの判断がつかず、必要以上に時間がかかってしまうこともあるでしょう。

「時間をかけずに日報を書く」3つのポイント

DailyReportPoint

ポイント1:テンプレートを利用する

まず、日報のテンプレートを用意しましょう。記入項目が決まっていれば、毎日、何を書くか悩む必要はなくなりますし、見る側も評価しやすくなります。

記入項目には、作業内容だけでなく、所感(気づき)の項目も設けましょう。業務にあたり気づいたノウハウ、作業で感じた疑問、上司への提案など、気づきを意識することで、業務への能動性が高まり、自身のスキルアップにも役立ちます。

職場によって日報で必要となる項目はさまざまですが、以下のような項目を参考にテンプレートを用意してみてください。

テンプレート

【本日取り組んだ内容】

【連絡事項】

【所感】

【明日の予定】

また以下の記事でいくつかテンプレートをご紹介していますので、ご一読ください。

無料で簡単。おすすめのエクセル日報テンプレート5選

業務日報を“会社のお宝”に。職種別の日報テンプレート4選

ポイント2:箇条書きでまとめる

また日報を書く際は、基本的に箇条書きでまとめましょう。ポイントを抑えて書けば、それだけで時間が短縮できますし、前述のテンプレートと同様、見る側が評価しやすくなります。

箇条書きのポイントは「どんな内容を」、「どのくらいの時間で」、「どのくらいの進ちょくがあったか」という3つを記述することです。「どのくらいの時間で」、「どのくらいの進ちょくがあったか」については、数字を用いて客観的に取り組みが評価されるように意識しましょう。

例)

【本日取り組んだ内容】
●10:00~12:00 〇〇様と打ち合わせ@株式会社〇〇
●13:00~14:00 ディレクターミーティング
●15:00~17:00 システム開発「進ちょく率30%」

ポイント3:1日の業務の中に日報作成を取り込む

日報を業務終了前に一気に書く人は多いかもしれません。しかし、それでは効率が上がらないことを認識して、日報作成に取り組む行動を変えましょう。お勧めは1日の業務の中に日報を書く作業を取り入れてしまうことです。例えば「朝」、「突発的な業務ごと」、「業務終了前」などです。

「朝」
まずは始業直後に日報を書きましょう。メールチェックをする前に、昨日の日報の「明日の予定」に書いたタスクのリストを「本日取り組んだ内容」に貼り付けるのです。 これで本日分のタスクのリストが完成します。

「突発的な業務ごと」
朝に書いたタスクのリストだけでなく、突発的な業務が発生することもあるでしょう。その際は対応が終わるごとに、「本日取り組んだ内容」に業務を追加しましょう。その都度、書き足していくことで、業務終了前に「本日取り組んだ内容」はできあがっています。

「業務終了前」
一番書く量が多い作業内容の項目は書き終えました。あとは業務終了前に「連絡事項」「所感」「明日の予定」を書くのみです。最後に誤字脱字がないかチェックして、日報を提出しましょう。

なお「所感」については、気づきや疑問、提案などが業務ごとに事細かにあるようであれば、業務が終わるごとに都度書き足していく方法もあります。

まとめ

DailyReportSummary

日報を短時間で書くポイントを3つ紹介しました。面倒に感じる日報かもしれませんが、自分の仕事を客観的に可視化できる有益なツールです。うまく利用すれば業務の効率化、成績アップにつなげられます。

また上司にとっては、部下の管理・育成にも重要なツール。テンプレートを用いて分かりやすく書くことで、的確なフィードバックがもらいやすくなります。

日報にかける時間を短くして、上司とのコミュニケーションを円滑にし、生産性を向上させましょう。