タスク管理が上手くいく情報共有のススメ

TaskManagement

IT化が進み、個々人の業務が効率的になったのは良いけれど、コミュニケーションが減り、チームワークが希薄になっていませんか? チームワークが失われてしまうと、メンバーがどんな仕事をしているのかが見えづらくなり、連携が進まず生産性が下がってしまいます。

こうした状況を改善すべく、情報共有によるタスク管理を実践しているチームがあります。ではなぜ、タスク管理に重きをおいているのでしょうか

タスク管理を情報共有の一環として行うのは、業務報告的な意味合いだけではありません。
この記事では、タスク管理をチームで実践することの価値をご紹介します。

タスクを情報共有すると、協力しあえる

普段の業務の中で、あるタスクに取り組んでいる時に舞い込んできた新たなタスクは、優先度がそれほど高くない場合は後回しになっていきます。言い換えると「後で着手するタスク」です。

この「後で着手するタスク」を自分にアサインされた段階で公開しておくことで、そのタスクに取り掛かる前に有益な情報を得ることができます。以前に似たようなタスクに関わった経験があるメンバーは、その時の段取りを事前に教えてくれるかもしれません。また、そのタスクについて知識の豊富なメンバーから、「分からないことがあればサポートする」と助言をもらえるかもしれません。

タスクの実行力が高まる

タスクを周囲に共有すると「優先順位が低いから長期間着手しない」という理由は通らなくなります。

例えば、3週間前に一度共有したタスクが未着手であれば、どんなに小さなタスクでも、アサインされた人の仕事の能率を疑われかねません。自分にアサインされたタスクをオープンに共有すると、自分だけでタスク管理をしている時と比べて、早めに終わらせようとする思考回路になるのではないでしょうか。結果的にそれがタスク実行力の向上につながります。

TaskManagementWithInformationSharig

タスクのアサインが一点集約されてしまう事態の防止になる

チームのメンバー個人個人が現状どのくらいタスクを抱えているのか、ということが分からない場合、特定の人に膨大な量のタスクがアサインされてしまい、ほとんどタスクがないという人もいる…という状況に陥ります。

そういった状況下では、本来、手の空いている人がすぐに片付けられるであろうタスクも、忙しい人の手元でいつまでも実行されないままです。こうした事態を防ぎ、チームのメンバー各々が能力に応じて、適切な数のタスクをアサインされている理想的な状態を作るには、タスクの共有が必要になります。

タスクの共有をすると、タスクを割り当てるマネージャーも、誰にアサインしたら良いか判断しやすくなります。また、公開したタスクを見て「手が空いたからこれ、終わらしておくよ」というやりとりがメンバー間に生まれることも見込めます。

より良いタスク管理には情報共有ツールを使おう

毎回の会議の業務報告時に口頭で伝えるやり方でも、メンバーみんなでTODOリストを書いて目につく場所に公開しておくやり方でも、周知すること自体に意味があるので効果はあります。しかし、さらに効率的な方法として情報共有ツールの導入をおすすめします。

その大きな理由として、

  • 過去の投稿と比較できるので完了したタスクが一目で分かる
  • どこでも参照可能で、アドバイスも気軽にできる

といった点が挙げられます。

情報共有ツールの導入で強い組織やチームに

前述したように、タスクを共有することによって、協力する関係が生まれ、優先度の高低に関わらずタスクが解消され、適材適所でタスクをメンバーに割り振ることができるようになります。

これらは単にタスクを解消する個々人の効率が上がる、という成果をもたらすだけではありません。コミュニケーションが増えることで、チームメンバー間の関係性がより良いものとなり、さらなる大きなプロジェクトにチャレンジできる強いチームへ変えていくきっかけとなるでしょう。組織やチームの改善にお悩みなら、タスク管理をきっかけに情報共有ツールを導入してみることをお勧めします。

情報共有とは? 実践すべきことやメリットを知っておこう

 WhyInformationSharingImportant?

そもそも情報共有はなぜ重要?

情報共有が重要な理由は、「情報共有がスムーズに行われると、個人やチームの生産性を高めることができるから」です。では、なぜ情報共有が個人やチームの生産性を向上させることにつながるのでしょうか。

その、理由は大きく分けて2つあり、「ナレッジの共有」と「時間の有効活用」がカギとなります。順を追って説明していきます。

ナレッジの共有

ナレッジとは「個人が持つ業務に関する有益な知識」を意味します。具体的には、長く業務に携わり、たくさんの業務をこなすことで得られる知識や専門的な業務を通じて得られた知識などがあります。

こうしたナレッジを共有することにより、組織やチームの知識の底上げにつながります。例えば、ベテラン社員のナレッジを広く共有することで、若手社員でもある一定のレベルで業務が遂行できるようになるといった利点があります。

時間の有効活用

普段から情報共有を密に行っていると、伝え漏れによるミスや業務の属人化を防ぐことが可能になり、業務以外に費やす時間やミスにより発生してしまう「無駄な時間を削減」することができます。これが時間の有効活用につながります。

これら2つの理由から、情報共有は生産性を向上させる上で必要なのです。
(関連記事)

情報共有の目的を明確にして業務の効率を上げよう

情報共有の意味を知っていますか?

では、情報共有とは具体的に何をすることなのでしょうか。
次の項目で説明していきます。

情報共有とは実際に何をするのか? そのメリットは?

ThingsToDoWithInformationSharing

みなさんが普段、社内で実践している情報共有は次の3ステップで構成されています。

1.個々の社員が持つ仕事の生産性を向上させるようなやり方やノウハウを記録する
2.1で共有されたやり方やノウハウを社内の共通知識としてストックしていく
3.2でストックしたやり方やノウハウを業務に活用する

情報共有でやらなければならないことは意外に単純で、この3つだけなのです。この3つがしっかり回るようになれば、以下のようなメリットが得られます。

1.業務に関する知識やノウハウの活用が容易になる
2.業務に関するマニュアルなどが参照しやすくなる

情報共有がうまくいかない原因と対策

こちらの記事を読んでいる方はおそらく、情報共有がうまくいかずチーム内で報告漏れや情報共有不足が多発している、という状態ではないでしょうか。ではなぜ、情報共有がスムーズに進まないのでしょうか。

情報共有がうまくいかない原因について説明します。

情報共有した<つもり>問題

情報共有がうまくいかないチームでよく耳にするのが、情報共有をした<つもり>問題です。自分ではきちんと情報共有をしたと思っていても、相手に伝わっていない、ということはよくあります。情報共有をする相手がその内容を理解できなければ、いくら情報共有しても情報共有をしていないのとなんら変わりはありません。

情報共有した<つもり>の状態を放っておくと、「あの人は何をやっているか分からないうのに偉そう」とか「そんなこと聞いてないけど……」といったすれ違いが生じてしまいます。

この、情報共有した<つもり>問題の根底にあるのは、普段のコミュニケーションが希薄なことです。情報共有してくれた内容で、よく分からないと感じた点があった時に聞き返せるような関係性、要するにフランクに話し合えるような間柄でないと、理解不十分な点をあらためて聞き直すということが難しくなってしまいます。

社内のメンバー間でコミュニケーションが密に取れていることは情報共有の場面に限らず、業務の生産性をあげることに役立ちます。“つもり”問題が横行している、と感じたら社内のコミュニケーションのあり方から見直してはいかがでしょうか。

情報共有の場が一貫していない問題

情報共有の機会は「毎日14時のチーム会議で行う」「毎日の日報の中で行う」としっかり決めておくといいでしょう。情報共有のタイミングや手段を個人の判断に委ねてしまうことが、情報共有を怠ってしまう大きな原因となるからです。

特定の時間や方法で情報共有を行うと決めてしまえば、情報共有し忘れることや、後回しにすることを防げます。情報共有の機会の場を決めておくと、その時間までに共有したい事柄をまとめておくことができますので、より伝わりやすいように整理した内容を報告できるようになります。

また、情報共有のタイミングを社内で定めたにも関わらず、状況が変わらないと判断して、新たな情報共有の手段を導入・問題解決しようとするケースも見聞きしますが、情報ツールを増やすなど、情報共有の手段を軽率に変更することはやめましょう。

一度、情報共有の手段やタイミングについて社内でルールを設けたら、定着するまでは長いスパンで実践してみてください。

情報共有の重要性をメンバーが理解していない問題

情報共有を怠るとコミュニケーションが不活発になって、チームメンバー間に壁ができてしまいます。チームメンバー間に壁ができてしまうと、お互いの信頼関係が損なわれ、メンバー間の連携に停滞を招きます。

チームメンバーに「情報共有をサボるのは信頼関係を損なうことになり危険である」、「情報共有は個人やチームの生産性を高めるために重要である」と事あるごとに伝えて、情報共有の重要性を意識してもらいましょう。

情報共有に役立つツール

情報共有を活性化させるためにツールを導入することをお勧めします。

情報共有にツールを導入することで

  • 時間・場所的な制約がかからない
  • 共有した内容がログとしてきちんと残るので認識のずれが生じたときに立ち返って確認し直すことができる。

といったメリットが得られます。

詳しくはこちらの関連記事をご覧ください。

情報共有ツール導入のメリットとは

まとめ

情報共有のメリットやうまくいかない原因などをご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。情報共有が思うように進まないと思った時に、にぜひ参考にしてみてください。

シンプルな例文で手早く作る!日報作成のコツ

Create a daily report well

日報を毎日書いていると、「今日は特にこれといって成果を上げたわけじゃないから、書くことがないな」という時や、「長く時間をかけて書いたわりには、内容のない日報になってしまった」ということはありませんか。

この記事では役立つ日報を手早く書くために必要な方法と、その例文を紹介しています。

  • 役立つ日報を仕上げるコツ
  • 時短で日報を作成するコツ

の2つに分けてご紹介していますので、日報を書く際にぜひ参考にしてください。

「役立つ日報」を仕上げるコツ

日報作成の目的は

  • 業務の振り返り
  • 報告、引き継ぎ
  • 反省を生かすため
  • 課題発見のためetc.

などさまざまですが、あなたの日報を読んだ人が状況を全く想像・把握できないようないい加減な日報を作成していては、目的を全く果たせません。

ですから、まず始めに、しっかり内容のある「役立つ日報」を作成するコツについてご説明します。

項目ごとの分かりやすい小見出しをつけよう

日報がダラダラとした長文になっていては、いくら内容が濃くても、読む気が失せてしまい、有用性が高いとは言えません。日報は「今日やったこと」「進ちょく状況」「所感」など、各項目に分けて、それぞれに小見出しをつけて書くことをお勧めします。分かりやすい小見出しを付けることで、日報の見た目が整然として、見返した際、必要な情報をすぐに見つけられるようになります。
<<各項目の例文>>

[今日やったこと]

  • チーム全体ミーティング
  • 来月企画会議のための資料作成
  • 資料の更新
  • 計画立案

[進ちょく状況]
企画会議に向けての資料は、骨子案が完成した。
明日以降で徐々に情報を補填していきたい。

[所感]

  • 資料作成において、情報を補填する際に
    顧客対象となる人々の生の声を反映した方向性になっていることを裏付けるために
    アンケートの結果などを載せられるといいと思った。
  • 企画会議は来月で、時間的に猶予があるのでweb上でアンケートを実施したい。

それに関しては、2日後のチーム全体ミーティングで提案・相談したい。

他にも「明日やること」「今週やること」「改善したいこと」「課題」などの項目を付け加えると、より日報の内容が濃くなります。

分解しよう

仕事(プロジェクト)を最小単位(タスク)に分けて、作業内容を分かりやすく区別しましょう。進行状況(ステータス)が明らかになります。第三者が見やすいだけでなく、自分で見返したときに、今やるべきことがすぐに分かります。
<<タスクの例文>>

[今日やったこと]

  • <プロジェクト>来月企画会議
    • <タスク>
      • 資料作成
      • 計画立案

誰が見ても状況が判然となる内容にしよう

日報は、業務に携わっていなかった人にも、その状況が理解できる内容を意識して書きましょう。

上記「分かりやすい小見出し」「作業の分解」「判然となる内容」の3つのコツを反映して作成すると、以下のような体裁の整った日報のひな形ができあがります。

日報を作成した人が携わった業務が明確ですし、日報を読むメンバーに対しての助言もあるのが理解いただけるかと思います。後は必要に応じて要素を追加するなどして、自分流の日報を作り上げていきましょう。

時短で日報を作成するコツ


日報作成について頭に入れておきたいのは、日報作成は直接的に収益につながらないという点です。日報作成に長い時間をかけていては、いくら素晴らしい日報が完成したとしても評価されません。今からご紹介するコツを実践して、10分を目安として日報を素早く仕上げられるようになりましょう。

こまめに書き込む

1つのタスクが終了するごとに、作業内容を詳細にメモしておきましょう。
タスク終了ごとにやったことをメモすると、終業時に1日の作業を振り返って書くより時間がかからず、まとめるだけなのでストレスなく日報を作成できます。

クラウド型の日報を用いる

日報を紙媒体ではなくクラウド型にすることでたくさんのメリットがあります。

  • 一度テンプレートを作成してしまえば、誰もが見やすく書き込みやすい日報を共有することができます。
    (※日報のテンプレートについての記事はこちら!)
  • メモして日報にするのが容易でコピペもできます。
  • 一日の最後にそれらを編集すれば、日報作成に取られる時間も最小限に抑えることができます。
  • 紹介した例文を参考にして、自分なりの日報にカスタマイズすることができます。
  • 情報共有が紙より簡単で、日報の内容をもとにマニュアルや営業資料を作成するなど、データとして即利用することができます。
  • オンラインで場所を選ばず日報を作成できますし、書いたものを参照する際もスマートフォンやPCを開くだけです。

まとめ

日報を書くためのコツと例文をご紹介いたしました。これらを反映した日報を残せば作業効率がアップします。日報にかける時間を短時間にするには、逐一メモを残し、それらを終業時に編集することをお勧めします。職場や自分に合った日報の書き方を試してください。

「自己成長」と「周知」を意識すれば、日報の内容に困らない!

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「日報を書くことが義務付けられているが、何を書いたらいいのかよく分からず、日報の内容に困って無駄に時間を費やしてしまった」

…という経験はありませんか?

また、日報の内容が毎日同じになってしまったり、分かりづらい内容なので、日報を自己成長のために活かしきれていないという人も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、

日報の内容を決めるのに時間がかかる人
日報に書く具体的な構成案を知りたい人
日報を自己成長のために活用したい人

といった方に、日報作成までの全体の流れや、日報に書くべき内容を構成案と例文を交えてご紹介します。
日報を書く際のポイントも併せてご紹介します。

この記事を読んで日報に書くべき内容を明確にし、業務効率化を図りましょう。

また、日報を自己成長のために活用し、上司や先輩に対する評価アップも狙いましょう。

日報作成の全体の流れ

dairy-report-with-man

日報作成の全体の流れは、

❶ 日報を書く目的を定める
❷ 日報を書く目的に沿った内容で日報を書く
❸ フィードバックをもらう

です。

日報の内容を決めるために、まず、日報を書く目的が何なのか、考えてみましょう。

日報を書く上での明確な目的があれば、日報の内容が決まらず、時間がかかってしまうことを避けられます。

まずは日報の目的を定めましょう。

日報を書く目的とは主に、
①振り返りによる自己成長②上司や同僚への進捗状況の周知
の2つです。

例えば、その日の業務が初めて着手することであった時、または、その日の業務で何か成果が得られた時は、「振り返りによる自己成長」を目的として日報を作成するといいでしょう。

また、その日の業務に疑問があった時、または、その日の業務が思うように進行しなかった時は、「上司や同僚への進捗状況の周知」を目的として日報を作成するといいでしょう。

それでは、この2つの目的に沿った日報の構成案をご紹介していきます。

目的に沿った日報の書き方

振り返りによる自己成長

この目的に沿って日報を書く場合は、「その日の業務の振り返り」、「業務の中で発見したこと」、「過去の自分との比較」を中心に意識して構成するといいでしょう。

構成案

  1. その日の業務内容、発見したこと
  2. 全体的な振り返り
  3. 明日の目標

上記の構成案を一つ一つ説明していきます。

①その日の業務内容、発見したこと

その日の業務内容、発見したことでは、<時間/業務内容/発見したこと>を書きます。

ー例ー
  • 10:00~12:00 (2h) 広告代理店リスト作成
  • 12:00~13:00 (1h) 休憩
  • 13:00~15:00 (2h) 営業アタックリスト作成
  • 15:00~16:00 (1h) 顧客対応
  • 16:00~18:00 (2h) 広告スキーム見直し  ⇒消費者のパーセプションを変える必要あり
○ポイント: 何にどのくらい時間を使ったのか、業務で発見したことを簡潔に記載します。

②全体的な振り返り

全体的な振り返りでは、<その日の業務の振り返り、達成した成果><自分自身の変化した点>を書きます。

ー例ー
    広告に関して準備が終了し、アポも目標の5件取れました。来週月曜から関係各社と面談して交渉していきます。
ー例ー
    顧客対応において、対応の早さを褒められました。理由は、A社からの問い合わせ対応を1時間で完了したことにあります。対応においては、資料を整理してすぐに見つけられるようにする必要があると思いました。これまでバラバラになっていた資料を整理しておきましたので、他社からの問い合わせには迅速かつ柔軟に対応できるようになります。
○ポイント: 後で見返した時に自分の成長に繋げられるよう、具体的に数字や固有名詞を使いましょう。他の人が自分の日報を見た時に役に立つよう、自分が得たノウハウも記入します。

③明日の目標

明日の目標では、<明日すること><成長したいこと>を書きます。

ー例ー
    明日は、

  • 営業アポ
  • 経費精算
  • アンケート記事作成
    をやります。営業アポに関しては、5件の約束を取り付けることが目標です。
○ポイント: 箇条書きを交え、読みやすい内容にします。

上司や同僚への進捗状況の周知

この目的に沿って日報を書く場合、「タスクの進行状況確認」、「その日の業務で疑問に思ったこと」を意識して日報を構成するといいでしょう。

上司や同僚に、自分の課題や業務の進捗状況を知ってもらうことによって、自身の業務の手助けに繋がったり、チームの生産性の把握ができるようになります。

業務における困り事や疑問などは、自身だけで解決しようとするのではなく、日報を通じて周囲の人に積極的に情報共有していきましょう。

構成案

  1. その日の業務内容、課題に感じた点
  2. 疑問や課題
  3. 自分の進捗状況、希望

上記の構成案を一つ一つ説明していきます。

①その日の業務内容、課題に感じた点

その日の業務内容、課題に感じた点では、<時間/業務内容/課題に感じた点>を書きます。

ー例ー
  • 10:00~12:00 (2h) 広告代理店リスト作成
  • 12:00~13:00 (1h) 休憩
  • 13:00~15:00 (2h) 営業アタックリスト作成⇒同じ企業が重複してリストアップされてしまう
  • 15:00~16:00 (1h) 顧客対応
  • 16:00~18:00 (2h) 広告スキーム見直し
○ポイント: 何にどのくらい時間を使ったのかや、課題・疑問点を簡潔に書きます。

②疑問や課題

疑問や課題では、<疑問や課題に感じた点/疑問や課題が生じた手順>を書きます。

ー例ー
    営業アタックリスト作成において、同じ企業が重複してリストアップされてしまいました。リストアップする際に、データベースから得た情報をドキュメントに貼り付けていたのですが、その際に、ソートの手順が抜けていたことが原因です。ソートについては、私が知っている方法だと時間がかかるので、簡単なやり方を知っている人がいれば教えてください。
○ポイント: 疑問、課題になった点が読んだ人にとって分かりやすくなるように具体的に記入します。

③自分の進捗状況、希望

自分の進捗状況、希望では、<その日の業務の進捗状況><何をどうしたいのか、状況に応じて自分の希望を書く>を書きます。

ー例ー
    広告準備に関しては準備が終了しましたが、営業アタックリストを一人で作成しているため手間がかかっている状況です。リストについては、500件分を3営業日で完成させるのが目標です。現在200件入力済みなのですが、予想より遅れているので、リストを完成させるために、各自で分担して進めたいと考えています。もしくは他に何か効率の良い方法がありましたら教えてください。
○ポイント: 他の人が読んでいることを意識し、他の人に何を伝えたいのか、何をしてもらいたいのかを明確にしましょう。

どちらの例においても、数字を用いて具体的な文章を書くことを意識しましょう。

また、その日にやったことを分かりやすく記録しておきましょう。そうすることで、業務内容が伝わりやすい日報になります。

 

日報をさらに活用する

dairy-report-with-people

日報を書いた後は、その日報を自身のため、または他のメンバーのために活用しましょう。

活用方法として、誰もが日報を見られる環境を用意し、常に日報に関してフィードバックをし合う、ということが大切です。
そのために、情報共有ツールを導入することをお勧めします。

(情報共有ツールに関してはこちらの記事も併せてご覧ください)

日報の管理は情報共有ツールを使ってラクラク効率化

自社に適した情報共有ツールを導入し、常に社員が日報にフィードバックし合う環境を作りましょう。

フィードバックし合う環境は、日報による情報共有を推し進め、結果として社内コミュニケーションが活性化されていきます。

情報共有ツールに日報を作成する際の注意点をまとめたドキュメントや、テンプレートを用意しておくと日報作成を効率化できます。

(日報のテンプレートに関してはこちらの記事も併せてご覧ください)

無料で簡単。おすすめのエクセル日報テンプレート5選

これらの活用方法も実践し、日報を社員のため、会社のために役立てましょう。

まとめ

日報を書く目的を意識した上で内容を定め、構成案に沿って、日報を書いてみましょう。

日報を書く目的を意識するだけで、内容を定めるまでの時間を大幅に短縮でき、また、毎回日報の内容が重なってしまうことも避けられます。

日報を書く際には、伝わりやすい文章を意識して書きます。
自分だけの日報ではなく、他の社員、また会社のための日報だということを念頭に置いてください。

情報共有ツールを用いて日報を活用し、日報によって会社の生産性向上を目指しましょう。