評価される日報にしたいなら「感想」ではなく「所感」を書こう!

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新入社員の方たちの中には、日報の書き方に悩んでいる人も多いのではないでしょうか。

この記事では、そんな新入社員の方たちに向けて

  • 「感想」と「所感」の違い
  • 「所感」を書く際のコツ
  • ビジネスパーソンにふさわしい「所感」例

の3点を紹介します。ぜひ普段の日報作成時にお役立てください。

「感想」と「所感」の違いとは


ほとんどの日報には、「一日の感想」を書く欄があるかと思います。ただ、気をつけなければいけないのは、日報は“業務報告の役割を果たすビジネス文書”であるということ。

日報を書く時には、単に業務の「感想」を書くだけではなく、有用性の高い「所感」を書くことが重要です。

では、感想と所感はどのような違いがあるのでしょうか。

感想

ある物事について、感じたり思ったりしたこと。

例:△△が難しかったです。

所感

感想から一歩踏み込み、自身の意見を加えたもの

例:●●の理由から、△△が難しかったです。そのため、今後の業務では、〜〜に注意して作業を行いたいと思います。

日報に感想を書くと、単なる感想文のように見えてしまいます。日報はビジネス文書であることを念頭に置き、感想欄には所感を書くようにしましょう。

「所感」を書く際のコツ


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反省点や具体的な改善策を入れ込む

まず、所感を書く前に、「その日の目標を達成できたか」を振り返る作業が大切です。その際、定量的に振り返りを行うと、自分の現状を把握できるため、さらに良いでしょう。(達成率XX%など)

もし目標を達成できていれば、「達成できた理由(何が良かったのか)」も書きましょう。

自分のこれからに役立つのはもちろん、達成できたという上司や先輩へのアピールにもなります。また、日報を見た上司や先輩に、さらに効率的なやり方を教えてもらえるかもしれません。

逆に、目標を達成できなかった場合は「何が良くなかったのか」と改めて考えてみましょう。その際、反省だけでなく、具体的な改善策を入れ込むことがポイントです。「目標を達成するには、どうすれば良いのか?」を考え、実践することが、目標達成の近道です。

日報は、PDCAサイクル(PLAN(計画)→DO(実行)→CHECK(評価)→ACT(改善))を回すためのツールであることを意識しましょう

組織の将来に役立つ内容を書いてみる

日報を書くのに慣れてきたら、組織の将来に役立つ内容を書いてみるのも良いでしょう。企業は大きな組織です。組織を構成する一人一人が、目的実現のために協力し合うことで、組織はさらに活性化していきます。

新入社員の視点が、会社に大きな気づきを与えるケースはよくあります。業界や組織に染まっていない、フレッシュで自由な意見は、新入社員にしかないものだからです。その強みをどんどん活かし、気になったことや疑問に思ったことはどんどん声に出していきましょう。

事象に対して仮説を立ててみる

現在起こっている事象に対して、自分なりに仮説を立てるのも◎。的外れなことを書いてしまったとしても、新入社員ならば知識がなくて当たり前。恥ずかしく思うことはありません。

仮説を立てることができる=現状把握ができている=積極的に勉強している、ということですから、上司や先輩へのアピールポイントにも繋がります。日報は、新入社員の皆さんが思っている以上に多くの人が見ています。新入社員という立場から仮説を投げかけることで、いろいろな立場の人の意見を聞けるかもしれません。

ビジネスパーソンにふさわしい「所感」例


<例1>30分で日報作成を行う目標を立てていたが、50分要してしまった。本日の業務内容を思い出すのに時間がかかってしまったので、今後はこまめにメモを取り、思い出す時間を削減したいと思う。

<例2>先輩Oさんに営業同行し、クライアントA社の売上は、前年比△△%アップしていることを知った。前年と比べて、A社の商品は▼▼の点で変化しており、その点がカスタマーに支持されているのではないかと考える。また、競合B社についても同様に□□という特徴があるため、B社のカスタマーが流入している可能性も考えられる。

まとめ


日報を書く時には、単に業務の感想を書くだけではなく、有用性の高い所感を書くことが重要です。「感想」と「所感」の違い、「所感」を書く際のコツ、ビジネスパーソンにふさわしい「所感」例を紹介しました。業務日報を書く際の参考になれば幸いです。

最適な情報共有ツールを選ぶための3つのポイントとは!

 

職場のコミュニケーション活性化、チームや部署間のスムーズな連携などを実現し、ビジネスに生産性をもたらす情報共有ツール。

導入してみようと思うものの、「たくさんの種類があって選べない」、「どいった視点で選べばいい?」といった悩みを抱えている方もいるのではないでしょうか。そこで、この記事では、情報共有ツールを選ぶ上で抑えるべきポイント を共有できる情報・公開範囲・料金体系といった観点でまとめました。

何が共有できるか

情報共有ツールを選ぶにあたってまず必要なのは、 “何が”共有できるのか を知ることです。具体的には「テキスト」、「ドキュメントファイル・画像や動画」、「テンプレート」、「コメントや絵文字」といった要素になります。

  • テキスト
    • プレーンなテキストのみなのか、太字・見出しなど書式設定を含めたリッチテキストも可能なのかを検討します。
  • ドキュメントファイル・画像や動画
    • ExcelやPDFなどのドキュメントファイル、画像や動画などのファイルをアップロードできるか、またどの程度までの容量を共有できるのかも検討します。
  • テンプレート
    • 見落としがちなのがテンプレートの共有 です。日報や報告書など、テンプレートを設定できると、記入する側も、読む側もとても楽になります。 テンプレートは書きやすく、読みやすくしてくれる一石二鳥な機能 です。
  • コメントや絵文字
    • 共有した情報に対してコメントや絵文字が使えると気軽にコミュニケーションが図れるようになります。

対応端末

職場のPCがMACとWindowsが混在しているなら両OSに対応している必要があります。社外からの利用が多い場合は、AndroidやiOSなどのスマホ・タブレットから操作できるのは必須でしょう。また、スマホやタブレットでの操作性の確認も大切になります。

アカウントの管理

既存アカウントが使えるか

大抵の情報共有ツールはアカウントの作成が必要になります。このとき、googleアカウントなど、すでに利用しているサービスのアカウントを使える情報共有ツールもあります。すると新たにIDやパスワードを考える必要がないので、パスワードを忘れてしまったなどのトラブルを回避できます。

公開範囲・権限設定の自由度

部署によって共有する情報を分けたい場合や、人事関連の機密情報など同じ職場であっても関係者以外には秘匿したい場合もあるでしょう。そこで グループ機能の対応も確認しておきましょう。グループ設定の確認事項を以下にまとめます。

  • 公開範囲を自由に設定できるか

「情報を”誰に”公開するかの設定」の自由度。グループ単位での設定しかできないのか、個人単位でその都度設定ができるのかです。人事情報などの機密性の高いグループに関しては、共有された情報だけでなく グループの存在自体を隠す ことができるのかも考慮します。

また 退職した人のアカウントの扱い にも気を付けます。退職した人が内部情報を閲覧できないようにするのは当然ですが、アカウントを削除したことで、退職した人が作成した過去の投稿が見えなくなるのも困ります。アカウントを削除した場合に過去の投稿はどうなるのかも確認しておく必要があります。

  • 権限を自由に設定できるか

閲覧やコメントはできるが編集は不可 といった、共有された情報に対する権限をどのように設定できるかも確かめましょう。

  • グループメンバー管理の方法

業務においては、参加の際に承認を必須にするべきですが、職場内の趣味サークルのようなカジュアルなグループであれば、承認を不要にして参加へのハードルを下げたいところです。また、グループの 管理権限 が一人だけなのか、設定次第で複数人が持てるのかもチェックしておきましょう。グループ参加者の承認方法、管理者の設定、この2点を確認しておきましょう。

 

料金体系

情報共有ツールには無料サービスもありますが、 無料サービスはある日突然終了する恐れ があります。職場で使うのであれば、サポートや性能を考慮して有料サービスをオススメします。有料サービスは長く運営されているものならば多くの場合信頼性が高く、一般的に無料のものよりも高機能、、セキュリティへの配慮があり、動作が保証されている点がメリットになります。

料金体系についてもあらかじめ確認しておきましょう。有料のサービスには、一括払いと定額制があります。1年分一括で払うと割安になるケースもあります。

クラウド型サービスでは、1アカウントを1人とする料金体系だけでなく、1アカウントを数名の1グループとしたり、数十人・数百人・数千人といった組織単位にしたりなど、利用人数に合わせて、さまざまな料金体系が用意されています。

これらの違いを加味して、 自分たちの職場の規模や目的にもっとも合ったサービスを選びましょう。

サポート体制

トラブルや使い方が分からない時に、サポートがどれほど充実しているのかを確認しておきましょう。海外製のサービスはメニュー名が全て英語であることで利用のハードルが上がります。日本語でのサポート

また、日本製の情報共有ツールでも、 メール対応・電話対応・チャット対応 などさまざまなサポートがあります。電話対応が一番心強いですが、サポートセンターの人件費などによって料金が高くなる傾向があります。

いかがでしたか? 情報共有ツールは世の中に溢れるほどありますが、こうやって一つ一つ条件を絞っていけば自分たちの職場に最適な一つが見つかるのではないでしょうか。

まずは無料お試しを利用しましょう!

判断すべき項目が多すぎて結局何がいいか分からない!という方には、無料お試し期間を用意しているサービスを 実際に使ってみることをオススメします。

新しいものというのは使ってみて初めてその便利さが分かる ものです。新しいものに触れられる機会は積極的に使っていきましょう。

 Qiita Team無料トライアルはこちらになります

Qiita Team for Slack の登録

Qiita Team for Slackへアクセスし、Add to Slackを押下します。
Qiita Team for Slack の登録
Slackの「ワークスペース」にサインインした後、Qiita Team for Slack をインストールし、お好きなチャンネルに招待します。 Slackと連携するチームを選択し、「Qiita Teamログイン」を押下します。
OAuth認証画面で、「許可する」を押下します。
Qiita Team for Slack の認証画面
「更新」を押下します。
画像に alt 属性が指定されていません。ファイル名: b224af0732a1485dd01987b5194b1b7b.png
Qiita Teamのタグにタグの設定が必要です。Qiita Team for Slackからキータチームへ投稿した際に、こちらで設定したタグが使用されます。 登録は以上で完了です。

Qiita Team for Slack のコマンド一覧

コマンド一覧は以下からご覧いただけます。
Qiita:Team for Slack で使えるコマンド一覧

Qiita Team for Slack で使えるコマンド一覧

「Qiita Team for Slack」で利用できるコマンド一覧です。

Qiita Team for Slack を登録の後、Slack 上でコマンドが利用可能です。

コマンド一覧 操作
/qt_config Qiita Team for Slackの設定画面に移動 (サブドメインとタグの変更)
/qt_new [タイトル] [タイトル]の記事をキータチームに投稿
/qt_new_today 連携済みSlackチャンネルの当日ログをキータチームへ投稿
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Qiita Team for Slack の登録方法

登録方法は以下をご覧ください。

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概要

Qiita Team for Slack では次の機能を提供します。

  • Slack のメッセージをキータチームの記事として作成
  • Slack メッセージ内のキータやキータチームのリンク内容を展開
  • Slack でキータチームの投稿一覧を表示

Qiita Team for Slack でチームの生産性向上にお役立てください。

主な機能

Qiita Team for Slack は Slack とキータチームをシームレスに接続します。

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