画像やドキュメントの情報共有をスムーズにする2つのポイント

「前イベントで撮影した写真ってどこに保存してあるんだっけ?」「どの写真がすでにメディアで使用済みなんだっけ?」といったシチュエーションに直面したことはありませんか?

画像やドキュメントの保存や分類の方法は人によって異なるため、部門内やチームのように複数人で画像やドキュメントを共有・保存するためには、きちんと策を講じる必要があります

この記事はこんな悩みを持つ方にぜひ読んでいただきたい内容です。

  • バラバラに共有された画像やドキュメントを探し出すのに時間がかかる
  • 使ったことがある画像がすぐ分かるようにしたい

部門内やチーム内などの複数人での画像・ドキュメントの共有をする方法をご紹介していきます。

複数人での画像・ドキュメントの共有は情報共有ツールとファイル名がカギ

複数人で画像やドキュメントを共有する時に壁となるのは以下の2つが原因ではないでしょうか。

  • ファイル名からでは中身の画像が判然としない問題
  • 画像ファイルの保存先が分からない問題

一つ一つ解説していきましょう。

原因1:ファイル名からでは中身の画像が判然としない問題の解決

「2017.03.02」「meeting 1」こんなファイル名を使っていませんか?
情報共有ツールで画像を共有しようと思っていても、日付のみのファイル名や、簡易的すぎるファイル名は当事者しかファイルの中身を把握することができません。ファイル名を作成する際には、いつ、どこで、何のために使われた画像かを第三者が見ても分かるファイル名称にしましょう。

例えばこんなファイル名はどうでしょうか。

いつ利用された画像なのか、日程や内容が誰が見てもはっきり分かります。
このように「ファイル名からでは中身の画像が判然としない問題」の解決策としてやるべきことは、チーム内でファイル名の作成法にルールを設けることです。

画像ファイルの命名の際、こんなルールを設けるのはどうでしょう。

  • ルール1:日付の記載を統一する 「2017030」「2017/03/02」「平成29年3月2日」など
  • ルール2:つなぎの記号をどうするか 「20170302チーム会議01」「20170302_チーム会議_01」など
  • ルール3:日本語で書くか英語で書くか 「20170302_チーム会議01」「20170302 Conference _01」など

この3つのルールに即してファイル名の付け方を統一すると画像ファイルが整理されます。

原因2:画像ファイルの保存先が分からない問題には情報共有ツールで解決

ImproveFileOrder

プレゼンテーションのためのスライドや資料作成の際、以前ダウンロード・作成した画像を使用したいのに画像ファイルの保存先が分からない、画像ファイルを探すことに手間がかかる、という方は情報共有ツールを利用することをお勧めします。

推奨したいのは、情報共有ツールに随時、画像ファイルをアップロードしておく保存方法です。そうすれば、ファイルの所在が分からず、探すのに手間取ることもなくなりますし、チームのメンバーはいつでも参照可能となります。

<情報共有ツールでの画像ファイル共有例>

このようにファイル名を定めて、情報共有ツールに画像ファイルをアップロードしておくと、整理された状態で画像ファイルを管理することが可能です。また、「画像転用禁止の画像をうっかり使ってしまう」のを未然に防ぐためにメモ書きができることも情報共有ツールで画像を管理するメリットでしょう。

まとめ

画像やドキュメント管理は、

  • 情報共有ツールを用いる
  • ファイル名の型を定める

という2つを実践すると使いやすい状態で管理することができます。

情報共有ツールでチーム全員が誰に聞かずとも画像やドキュメントにアクセスできるようになります。さらにファイル名の付け方を規則正しく定めることで、画像やドキュメントが探しやすくなります。


ぜひ実践してみてください!

日報において新入社員がビジネス上知っておくと価値のあるポイント

 Daily report points

社会人になるといろいろと初めての経験があり迷うことも多いでしょう。日報作成もその一つではないでしょうか。どのように日報を書けば良いのか分からないという方も多いはず。

この記事では、日報の書き方に悩む新入社員の方たちに向けて

  • 日報作成時において最低限知っておきたい「ビジネスマナー」
  • 日報作成に時間をかけないための「短時間で日報を書くコツ」
  • ワンランク上を目指すための「ビジネスシーンで評価される日報の書き方」

の3点を紹介します。ぜひ普段の日報作成時にお役立てください。

日報作成時において最低限知っておきたい「ビジネスマナー」

日報は、業務報告の役割を果たすビジネス文書のひとつ。ビジネスパーソンとして、最低限のビジネスマナーは守って日報を書くことを心がけましょう。

簡潔にまとまっているか

日報は簡潔に書くのが鉄則です。体裁としては、箇条書きで書くのがベター。その方が、書き手としても書きやすく、読み手としても頭に入りやすいです。
また、長文になっていないかどうかも意識したいポイント。できることなら、1文50字程度が望ましいです。
書き手としては、あれもこれも伝えたいという思いに駆られるかもしれませんが、ダラダラと長文になると、読み手の負担になってしまう可能性があります。日報は「上司や先輩の貴重な時間を割いて見てもらっている」ことを意識したいですね。
なお、箇条書きの後ろに作業に費やした所要時間も加えると、自分が何に時間を費やしているかが明確に把握でき、さらに良い日報になります。

名前の誤字や脱字がないか

ビジネスマナーとして、上司や先輩の名前が誤っていないかどうかは必ずチェックしましょう。特に、漢字の誤りはありがちなケースです。ミスした側は「ついうっかり」だとしても、気持ちのいいものではありません。自信がない時は一度確認しましょう。

固有名詞や数字は正確か

日報はビジネス文書なので、正確であることも重要なポイントになってきます。固有名詞や数字が一つでも誤っていると、日報自体の信頼度が下がってしまうだけでなく、上司や先輩からの評価も下がってしまう恐れがあります。日報は業務の一つであるということを忘れずに取り掛かることが大切です。

その日の日報をその日に提出できているか

日報は日々の業務を報告するものでだけでなく、自らの仕事を1日の終わりに振り返る目的も果たします。その日の日報はその日中に書き、スピーディーな提出を心がけましょう。数日分まとめて書くことは避けたいですね。

 上司に声をかけていいタイミングか

最近ではグループウェアやメールを利用して日報を作成する会社が増えてきていますが、会社によっては日報を手渡すケースもあると思います。もし日報を手渡しで提出する場合は、上司が忙しそうにしている時間帯は避ける、「今お時間ありますか?」と一言断ってから用件を話すなどの配慮をしましょう。新入社員のうちは、自分の仕事をこなすのが精一杯で、周囲の様子を窺う余裕がないことや、つい自分の都合を優先してしまうことがあるかもしれません。ですが、上司にも仕事があります。気配りは忘れないようにしましょう。

日報作成に時間をかけないための「短時間で日報を書くコツ」

Write a daily report in a short time

また、ビジネスパーソンとしては「短時間で日報を書く」ことも大切なポイントです。
日報作成は、日々の業務のひとつ。つまり、日報を作成する時間もお給料が発生していることになります。限られた時間の中で業務を遂行するためにも、目安としては30分以内に書き終わるようにしたいですね。
慣れるまでは業務日報に時間を費やしてしまう人が多いのは事実ですが、コツをつかめば短時間で日報を書き終えることができるようになります。

テンプレートの利用

よくあるケースが、「何を書けば良いのかわからず、困ってしまう」パターン。これは、テンプレートを利用して書く内容を定形化することで解決できます。ただし、テンプレートを利用すると言っても、当然ですが、中身はしっかりと考えましょう。コピペの繰り返しは、日報を意味のないものにしてしまいます。

業務時間中の合間に少しずつ書いておく

日報といえば、1日の終わりに「今日何をしたかな…?」と振り返りながら書くという人が多いと思います。しかし、人間は意外と忘れっぽい生き物。つい数時間前に取り組んだことでも忘れてしまう場合があるのです。
そこで、業務のスキマ時間に少しずつ書いていくのがおすすめ。思い出す時間を省くことができるだけでなく、書き忘れも防ぐことができますよ。

ワンランク上を目指すための「ビジネスシーンで評価される日報の書き方」

Raise evaluation with daily report

ビジネスマナーを抑えた日報を作成できるようになれば、次はワンランク上の日報作成を目指してはいかがでしょうか。

具体的かつ定量的に書いているか

ビジネスシーンで求められるのは、具体的かつ定量的な事柄です。定性的な内容は、どうしても主観的になってしまい、認識の相違が生まれがち。自分の考えた内容を的確に正確に伝えるためにも数値を駆使して日報を作成するのが良いでしょう。

所感と感想の違いを理解して書いているか

所感と感想は、同義語と捉えられがちですがビジネス上では少し違います。感想は「自分の思ったことや感じたことを書く」こと。所感は、「感想」に加えて「今後の業務に活かせる点・課題・改善点」などさらに踏み込んだものになります。
感想:○○の手順が複雑で難しかったです。
所感:○○の手順が参照する資料が多く複雑で混乱しました。なので次回からは資料を印刷しペンでチェックを入れながら作業しようと思います。
日報はビジネス文書ですから、「感想」に留まることなく、「所感」を書くようにしましょう。

新人ならではの視点や考えを投げかけているか

新入社員の強みは、新人ならではのフレッシュな発想や斬新な考え方です。会社のカラーに染まっておらずまっさらな新入社員は、社員の中で最も顧客・ユーザーに近い存在とも言えます。そのため、もし面白いアイデアや、何か疑問を感じることがあればどんどん提案していきましょう。自分が出した意見が何らかの形になる可能性もありますし、「上司や先輩の目を引くような意見を言いたい」と貪欲に考えること自体が、ビジネスパーソンとしてプラスになることは間違いないでしょう。

周囲の人たちに感謝の気持ちを伝えられているか

言うまでもありませんが、日報は人と人とのコミュニケーション。上司や先輩は、自分の業務時間を割いて日報を見てくれています。ついつい忘れてしまいがちですが、感謝の気持ちは常に示しましょう。

まとめ

今回のコラムでは、日報を作成する上での「ビジネスマナー」「短時間で書くコツ」「ビジネスシーンで評価される書き方」を紹介しました。新入社員の方たちの参考になれば幸いです。

日報の必要性を意識して効果的な日報を作成しよう!

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毎日、当たり前のように作成する日報ですが、皆さんは日報の必要性を感じていますか?必要性を感じていなかったら、それは日報を効果的に使えていない証拠です。

この記事では、日報の必要性がいまひとつ理解できていない方に向けて、日報の必要性を理解してもらうと同時に、効果的に書くことで得られるメリットを紹介します

1.日報の必要性


日報を書くことに必要性を感じていないながらも、いやいや規則に従って日報を書いている人も少なくはないでしょう。そのような方々のために、まずは日報の必要性を確認してみましょう。

日報がないと困る場面

日報がないと困る場面として大きく2つ考えられます。

①過去の作業内容を確認したい時

仕事をしていて、ふと「あの作業いつやったっけ?」と感じた瞬間は、誰にでもあると思います。漠然と過去の作業内容は覚えているものですが、具体的な内容や日付などの詳細はすぐに忘れてしまうものです。タスクを自己管理する中でこのような場面に遭遇した時、日報のような記録がなければ作業内容を確認できなくなってしまいます。その結果、過去の作業内容について調べる時間が生じるため生産性が低下します。

②各メンバーのナレッジを共有したい時

日報がないと困る場面としてナレッジを共有したい時が考えられます。例えばメンバーAさんが普段Bさんがやっている業務をやらなければならない時、Bさんからノウハウを学びたいと思っているとしましょう。このような時にいちいちBさんに質問していては、AさんBさんともに作業効率が悪くなってしまいます。そこでこの問題を解決してくれるのが日報です。日報はメンバーが日々業務をこなす中で獲得してきたアイデアの宝庫なのです。日報にはその日の業務で得た「気づき」や「提案」がたくさん存在します。それらの情報を参照することでノウハウが学べます。

以上のような場面に遭遇した時に、日報の必要性を確認できるでしょう。日報が存在することは、チームの生産性向上に大きく貢献しているといえます。

2.日報のメリット


日報の必要性が確認できたところで、日報のメリットを簡単に以下まとめました。

〇作業管理がしやすくなる

過去の作業を参照することができるためタスク管理が容易になります。

〇ナレッジの共有

ナレッジを共有することができるので業務の継承がしやすくなります。

〇その日の作業内容を振り返るきっかけができる

日報を書くという行為は一日の終わりに行うため、書き起こすことでその日の業務内容が整理されます。

日報には大きなメリットのあることが分かっていただけたでしょうか。この大きなメリットを生み出すには、誰が読んでも読みやすい日報を書く必要があります。そこで、読みやすく手間のかからない日報の書き方についてご紹介します。

3.短時間でできる日報作成のコツ

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日報を書く時に問題となることは、日報を作成するのに時間がかかりすぎてしまう点です。そこで短時間で内容のある日報が作成できるポイントを紹介します。

①テンプレートを使って様式を統一する

各メンバーが日報を独自のスタイルで書くと読み手が読むのに苦労してしまいます。テンプレートなどを用意し日報の様式を統一すれば読みやすくなり、書き手も手軽に書くことができます。

②サブタイトルを書く

サブタイトルを簡潔に書きましょう。分かりやすいサブタイトルをつけることで読み手はサブタイトルからある程度内容が把握できます。

③業務内容の記述(箇条書き)

業務内容を日報に書く時に、長い文章をだらだらと書いてしまうと読みづらく、重要なポイントを見逃してしまいます。そこで、業務内容を記述する時はまず箇条書きにしましょう。業務内容を箇条書きで簡潔に書いた後で、詳しい説明を書くのをお勧めします良。

④リンクを張る

引用元などは必ずリンクを張りましょう。情報源がどこから来ているかたどることができないと情報の信憑性が怪しまれます。

⑤チームで共有すべき事の記述欄を設ける

いくら読みやすい日報を書いても、メンバーが全員の日報を全て読む時間がないことは往々にしてあります。そこで、メンバーに特に共有したい内容を記述する欄を設けましょう。例えば業務の中で新たに発見した課題解決法やノウハウがあります。読み手のメンバーは最低限この「共有欄」には目を通すようにしましょう。

以上の書き方のポイントを押さえて日報を作成することができれば、書きやすく、読みやすい日報が完成します。この書きやすく、読みやすい日報は共有することを目的にしたものです。次に日報を共有することで得られる効果を簡潔にまとめました。

4.日報を共有することで得られる効果

①メンバーのタスク管理が容易になる

メンバーがその日、何をやったかいつでも確認することができるため、タスク管理が容易になりチーム全体の進ちょくも把握しやすくなります。

②ノウハウの伝達、共有

ノウハウをいちいち直接本人に聞きにいかなくても、日報からノウハウを習得することができ、生産性向上につながります。また、日報にノウハウが記述されていれば、ノウハウを教える側も新人が増えるたびに一から教える必要がなくなり、手間が省けます。

まとめ

日々の業務の中で何気なく書いている日報は、実は大きな必要性を持つものです。日報が威力を発揮するためには日報を共有することが大切であり、共有しやすくするためには読みやすい日報を書くように心がけましょう。チームの生産性向上に日報を活用できるチームをつくりましょう!

【働き方改革】在宅勤務のメリットと、導入して成果をあげるポイント

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少子高齢化にともない、労働人口が減少している社会背景の中、政府が取り組んでいる「働き方改革」。この働き方改革における重要施策の一つに「テレワーク」が挙げられます。テレワークとは、情報通信技術を活用して、場所や時間にとらわれない働き方のことです。

テレワーク自体は耳慣れないかもしれませんが、在宅勤務ならご存知の方も多いのではないんでしょうか。在宅勤務はテレワークの一つで、働き方改革の施策として注目されています。この記事では、在宅勤のメリット・デメリット、なかなか普及しない理由や導入の際のポイントなどを紹介します。

「自宅で仕事する人のマネジメントが難しい」
「在宅でできる仕事には限りがあって高い生産性が望めない」
「コミュニケーションが不足してしまいそう」

などの不安があり、在宅勤務の仕組みづくりにコストを投じることに躊躇してしまう方は、ぜひご一読ください。

働き方改革の施策「在宅勤務」とは?


在宅勤務とは、言葉の通り自宅で働けることですが、そのスタイルはさまざまです

企業との雇用契約によって、すべての労働日において在宅勤務する場合もありますし、特定の日だけ在宅勤務が許される場合もあります。いずれにしても、働く人のライフステージに合わせたフレキシブルな勤務が可能となるので、例えば介護や育児などの事情で出社が難しい場合などにおいて、この在宅勤務の制度はとてもありがたい存在です。

在宅勤務のメリット・デメリット


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在宅勤務のメリットとデメリットについて、今一度、整理して理解しておきましょう。

メリット

通勤に費やす時間やストレス・疲労を減らせる

「仕事をするためにオフィスに向かう」という目的のために、私たちは相当な時間を無駄にしています。総務省統計局の社会生活基本調査によると通勤時間の全国平均は片道38分です。

(参照:通勤時間 [ 2016年第一位 神奈川県 ]  http://todo-ran.com/t/kiji/14101)
単純計算すると往復で1日76分、週5日勤務だとして週380分(約6時間)もの時間を通勤に費やしていることになります。在宅勤務であれば、この時間をほかに使うことができます。また、通勤時間だけでなく、満員電車に乗るストレスや疲労も軽減できるので、仕事に集中できるというメリットがあります。

打ち合わせの時間が短くなる

テレワークでの打ち合わせは、直接顔を合わせて打ち合わせをするよりも効率的になるようです。直接会って会議をすると「せっかく顔を合わせるのだから」と、アレもコレもとつい長々と話をしてしまいがちですが、WEBカメラなどで画面越しに会話をすると要点のまとまったやり取りをするようになります。

業務の効率化

自宅で仕事をするので、オフィスにいる時のように不意の来客などで作業を中断することがありません。勤務時間のすべてを自分のタスクに集中させられるので、業務効率が向上します。

住む環境の選択肢が広がる

「家賃より、通勤時間の短さの方が優先度が高い」と考えて、通勤に便利な会社の近くに住む場所を選ぶ人も多いでしょう。しかし在宅勤務により自宅で作業が可能になれば、通勤時間を気にせず、好きな場所に住むことができます

例えば、「子供ができたので自然豊かな郊外で子育てをしたい」といった人が、通勤の都合で一番住みたい場所をあきらめるということもなくなります。

ワークライフバランスにあわせた働き方ができる

例えば、子供を保育園にあずけてから自宅に戻って作業を開始し、夕方、子供を迎えに行くのに作業を中断、再び自宅に戻って作業をするといったように、在宅勤務ならそれぞれの都合にあわせた自由な働き方が可能となります。家族と過ごす時間にゆとりが生まれたり、仕事のためにプライベートの都合が左右されたりすることが少なくなります。

デメリット

働き方が自分次第なため、働き過ぎてしまうことも!

在宅勤務はまわりに管理する人がいないため、メリハリなく延々と仕事をしてしまう可能性があります。気付いたら長時間労働してしまったということがないように、オフィスで働いているときよりも自己管理が求められます。

オフィスの状況が分かりづらい

オフィスで何が起こっているのかはオフィスに行かないと分かりません。また会社のメンバーと気軽にコミュニケーションが取れず、疎遠になってしまう可能性があります。

 

在宅勤務が普及しない理由


働き方の多様化にともなって、在宅勤務を導入する企業も増えているかと思いきや、総務省「地方創生と企業におけるICT利活用に関する調査研究」(平成27年)の調査結果によると
現在テレワークを導入している企業は全体のわずか7.9%しかないことが分かっています。

なぜ導入が進まないのでしょう。その要因が以下です。

在宅勤務を希望する人のマネジメントができない

上司が部下の仕事の管理をする際に、在宅ではコミュニケーションが不足し、「報・連・相」も滞ってしまうのではないかという不安があるためです。在宅勤務を希望する人の普段の働きぶりから、「監視下になくても、変わらない働きぶりをするだろう」という信頼を得られていないと、在宅勤務導入は難しいのかもしれません。

在宅勤務の仕事の体制が整うと、いつでもどこでも仕事ができてしまうため、際限なく働けてしまう
本来、在宅勤務も定時を過ぎて働けば、オフィスで作業した時と同様に残業代の対象になりますが、在宅勤務のワークスタイルを取っている人は、「いつの間にかプライベートの時間にも作業していた」、「ただでさえ在宅勤務にさせてもらっているのに、残業代を請求するなんて図々しいのではないか」などと考えて、残業代を申請することに躊躇してしまう人もいるようです。

在宅勤務では「仕事をちゃんとやっている証拠として、成果しっかり出さなければならない」という無言のプレッシャーを感じ取り、長時間労働が発生してしまうのかもしれません。

自宅では集中できない

自宅にいると、仕事モードのスイッチが入らないので、業務に集中できないのではないかと考える人もいるでしょう。

在宅勤務導入を成功させるためのポイント


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なかなか導入が進まない在宅勤務ですが、導入に踏み切る際、どういった点に注意していけばよいのでし
ょうか。ポイントをご紹介します。

在宅勤務制度をきちんと波及して機能させる

在宅勤務を導入するとき、最初に土台としてしっかり決めておかないといけないのは
対象者と期間です。在宅勤務の許可をもらうときにクリアしなければならないポイントをあらかじめ定めましょう。

在宅でもオフィスと同等の働き方ができる環境を作る

在宅勤務を導入する際には、在宅勤務用の仕事を作らなければならないのではないかと思いがちですが、そうではありません。在宅勤務用に新たな業務を作っていてはとても生産効率が悪いので、いつもオフィスでやっている業務と同じタスクを在宅でもできるように業務のやり方を変えることが重要です。在宅でも情報を共有しやすいオンラインツールなどを導入すると、容易に環境を作れるのでお勧めです。

在宅勤務を管理する仕組みを検討する

社員が監視下にないため、業務を管理しにくいという考えは捨て、情報共有ツールなどで、「行った業務」、「進ちょく状況」などを随時報告するようにして管理してみてはいかがでしょうか。

コミュニケーションの取り方を検討する

在宅勤務に切り替え、オフィスに行かない生活を続けるとどうしてもオフィスに行っていたときと比べてコミュニケーションが不足してしまいます。社内の状況も把握しにくい、在宅勤務の人に向けて社内情報が得られるような日報や週報をオンラインで共有する仕組みを整えると良いでしょう。

モチベーションが維持できる環境を用意する

在宅でオフィスに行かずに仕事ができてしまうと、緊張感が薄れてきてしまいます。モチベーションを維持するにはチームで仕事をしているという意識付けをするために、メンバーが集中して仕事をしている様子が見えることがこの問題の解決策です。WEBカメラを導入して常時接続しておくといったやり方もあります。

まとめ


在宅勤務にはデメリットももちろんありますが、ワークライフバランスが改善したり、通勤に関する精神的・肉体的負担を減らすことができたりなど、メリットもたくさんあります。今回ご紹介した在宅勤務の導入の際のポイントを参考にしながら、ぜひ在宅勤務を検討してみてください。情報共有ツールやオンライン時間管理システム、WEBカメラなどのITツールを利用するとスムーズに進みます。

会社での情報共有がうまくいかない!見落としがちな問題点と改善策

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会社での情報共有にお悩みではありませんか?情報共有がうまくいっていない会社で、よく耳にするのが以下のような課題です。

課題を解決するのに時間がかかり、プロジェクトが進行しない
上司と部下の間でコミュニケーションの壁がある
部門間での連携がない

こうした課題のすべてが生産性の向上を阻害する原因となります。

より生産性の高いチームを目指すためにも、会社での情報共有は欠かせないのです。
「会社での情報共有がうまくいっていない」という方は、いま一度、情報共有のあり方を見直しましょう。

 

この記事では、会社での情報共有をより良いものにして業務を効率化するためのヒントをご紹介します。

組織やチームの生産性向上を目指しましょう。

会社内の情報共有の不足がもたらすデメリットとは?

まずは会社での情報共有の不足がもたらすデメリットと重要性を理解することが大切です。

 

「社員Aに情報Xを伝えなければいけなかったが、伝え忘れてしまった」という簡単な事例を元に、情報共有の不足がもたらすデメリットと重要性を紹介します。

 

  • チームワークの悪化

情報共有を怠たり、情報の伝え漏れがあると、「意図的に情報を教えてくれなかったのではないか」、「十分に情報を提供してくれていない」などと、ネガティブな思考に陥ってしまう社員もいるはずです。

 

結果として情報共有の不足や遅延がチーム内の信頼関係を損ねる原因となってしまいます。

信頼関係が損なわれると、社員が働くモチベーションの低下につながり、場合によっては離職に至ることもあるかもしれません。

 

貴重な人材を流出させないためにも適切な情報共有が必要なのです。

  • 生産性が悪化する

情報が伝わらなかった社員は、その情報が伝わらなかったがために、他の社員に遅れを取ってしまう可能性があります。

 

一人の社員の業務の遅れは、まわりの社員の業務にも影響を及ぼし、組織やチーム全体の効率が下がり、生産性が悪化します。

なぜ会社での情報共有がうまくいかない?

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情報共有がうまく行われなかった結果、チームワークや信頼性の悪化に繋がってしまうのですが、では、そもそもなぜ会社での情報共有がうまくいかないのでしょうか。

どこに原因が潜んでいるのでしょう?

まずは、

  • 社員が情報共有に重要性を感じていない

という原因が挙げられます。

 

「たかが情報共有」と軽く捉えていると、効率の良い情報共有の環境を用意しても、社内で十分に活用されない可能性があるのです。

 

社員全員で今一度、情報共有の重要性を理解し、意識した上で情報共有を行うことで、より良い情報共有が実現します。

 

  • 情報共有の仕組みに改善の余地がある

目的ごとに異なる情報共有ツールを使って情報共有していませんか?

 

例えば、「部署Aでは議事録はメールで作成し、それを社内メーリングリストで配布している」が、「部署Bでは、Wordで作った議事録を配布している」といった、部門ごとにバラバラな方法を取っていることがあります。

もしも別の部署とのやりとりがあった場合、情報共有の方法の違いが原因で、部署間での情報共有がスムーズにいかなくなるのではないでしょうか。

 

部門や業務の目的ごとに、異なるツールで情報共有を行うと、情報が一元管理できないため、仕事の業務効率を悪化させる可能性があります。

 

また、会社の規模に適していない情報共有の仕組みを実践してはいませんか?


会社の規模や状況により、会社に適した情報共有の方法を実践するのも大切なポイント
です。

例えば、数人しかいない会社ならば、情報共有は朝礼やメールなどで済むので、情報共有にかけるコストは最低限にすべきですが、大規模な会社は情報共有のミスが業務の致命的なミスにつながるので、情報共有にもそれなりにコストをかける必要があります。

 

今行われている情報共有の方法やコスト感が、自身の会社の規模・レベルに適しているものなのか見直してみましょう。

会社での情報共有する際に配慮するポイント

会社での情報共有がうまくいかない原因を洗い出したら、情報共有を円滑にする施策を実践していきます。

会社での情報共有を円滑に行う際に配慮するポイントが以下です。

情報共有の重要性を会社全体で理解する
情報を一元管理し、情報の分散を避ける
会社ごとに適した情報共有の方法を用いる

 

これらのポイントに併せて、会社内の情報共有の仕組みを会社に定着させることが重要なポイントです。

 

会社の情報共有の方法を見直し、効果的な情報共有ができるような仕組みを作れたとしても、その情報共有が効果的かつ継続的に、社員に利用されなければ意味がありません。

「情報共有をしてくれたら、常にそれに対してフィードバックを行う」、「チームリーダーが率先して情報共有を活用する」などのルールを定めれば、情報共有へのモチベーションが向上し、情報共有が会社で定着することでしょう。

 

加えて、社員の情報共有量を管理することも重要です。

人それぞれアウトプットの量は違います。情報を熱心に多く共有する人もいれば、必要な時だけ情報を共有する人もいます。

「いつ情報共有すればいいのか」、「どのようなことを共有すればいいのか」などの簡単に情報共有できるコツを提供して、情報共有に及び腰になっている社員を減らしましょう。

まとめ

会社での情報共有の不足は組織やチームの生産性の低下を招く可能性があります。

 

「たかが情報共有」と軽視せずに、会社全体で情報共有に対する理解を深めましょう。

「情報共有の重要性を会社全体で理解し、意識した上で、自身の会社にあった情報共有を実践する。実践にあたっては、会社で情報共有が定着するように工夫する」ということが会社での情報共有の重要なポイントです。

 

情報共有を円滑に行い、会社の生産性を向上させましよう。

【日報作成!】効果的な日報を早く簡単に作成する方法

 

 

日報といえば、1日の最後で一番疲れた時に書くものなので、面倒に感じる方も多いのではないでしょうか。その上、誰も見てなさそうでやる気も出ませんよね。そんな日報に意義を持たせ、早く簡単に作成する方法を紹介します。

※後半に便利な日報テンプレートを載せてます!

1. そもそも日報を書くメリットって何?

 

1-1. 他の社員とのコミュニケーションが取れる

・自身の状況を上司に把握してもらえる

上司というのは部下が「きちんと仕事ができているか」、「何かつまづいているところはないか」など、常に心配しているものです。しかしながら上司は上司で自身の仕事があるため、すべての部下の様子まで気を配っている暇はありません。そのため、自身の仕事の様子を上司に把握してもらうためにも日報は重要になっていきます。読んでいないと思われる日報でも、案外上司は読んでいるものです。困っていることを書けば、何かアドバイスをくれる可能性もあります。うまくいったことを書けば、この部下はこれが得意なんだな、と思われ関連する仕事を任せてもらえる可能性もあります。ぜひ上司とのコミュニケーションを意識して日報を作成してみましょう。

・自分が得たノウハウを社員と共有して他の人をサポートできる

何か工夫してうまくいったことはどんどん共有しましょう。他の人が同じことで悩む時間が短縮されます。また情報というのは、いい情報を教えてくれる人に集まってくるものです。まさに「情けは人の為ならず」ですね。有用な情報はどんどん共有していきましょう。ノウハウだけでなく、困っていることに関しても書いてみるといいでしょう。案外、上司よりも境遇の近い同期の方が実用的なアドバイスをくれるかもしれません。

 

1-2. 書くことで自分が成長できる

・計画通りに進んだかを確認できる

計画通りに進んだかを確認することで、「思ったより時間がかかったな」、「案外早く終わったな」などのように、仕事に対する時間感覚が身につきます。また、他の人もその仕事に要する時間を知ることができます。

・失敗したこととその改善点が明瞭になる

頭の中だけで考えるより文字に起こすことで、どこで何を失敗したのかが明瞭になります。そうすると改善策も見えやすくなっていきます。仮に解決できなかったとしても、どのように対応したのかは書きましょう

・成功したやり方を書き残してノウハウ化できる

人は忘れる生き物です。どれだけうまくいって、どれだけ印象が強くても、細かな手順などは驚くほど忘れてしまいます。特に頻繁に出会う事柄でなければなおさらです。せっかく身につけたノウハウなら、忘れない自信があっても必ずメモをしましょう。特に日報というのは人に見せることを意識するため、より分かりやすく客観的にしようと努力するでしょう。これは、後から自分で見返す時にも役立ちます。

 

2. 日報って何を書けばいいの?

それでは、日報を作成する目的、効果が分かったところで、どんな項目が必要なのか確認していきましょう。

・その日の業務の目標
・その日の業務を時系列で書く
・目標をどれだけ達成できたか
・失敗点と改善方法、なければ原因、その時に行った対応
・良かった点、共有しておきたい点

上記5点に集約されるでしょう。ぜひ参考にご利用ください。

 

3.日報を簡単に早く作成するには?

内容、対象にもよりますが、概ね日報作りは15分程度に抑えましょう。簡単に手早く書く方法を以下にまとめました。

・朝、その日の目標を意識する

通勤中などでかまいません、今日1日の予定を頭の中で整理するだけで、日報に書くと思われることを効率的に覚えていられるので、日報を素早く書き始められます。また、仕事に目的意識を持つことができるので、自己成長にも繋がります。

・その日の業務を休憩に入る前に簡単にメモする

これは職務によっては難しいかもしれませんが、できる方はやってみることをお勧めします。思い出すきっかけになる程度で良いので、1,2単語くらいのメモでも良いかもしれません。0から何かを思い出すのは時間がかかりますが、何かきっかけがあればそこから思い出すのは簡単です。「あと何かあったっけなあ」と考える時間がなくなるので、大幅な時間短縮になるでしょう。

・箇条書きにして記入項目は揃える

その都度フォーマットを考えるのは時間がかかりますし、見る方も見辛いです。また、よっぽどのことでなければ文章にせず箇条書きにした方が書く方も見る方も楽です。なので、同じフォーマットを使うのであれば、ほとんどが箇条書きで済むようなフォーマットを作成しましょう。

そんな時間ないよ!という方には、こちらにテンプレートを用意しました。ぜひご活用ください!

【職種別】業務日報を“会社のお宝”に。日報テンプレート4選

 

まとめ

[日報の目的]

・社内の情報共有
・上司に自分の状態を把握してもらう
・明文化することで自分のした仕事を整理する

[早く簡単に作成する方法]

・通勤中、日報の内容を意識する
・日報に書く項目を業務中にメモする
・箇条書きで形式を揃える

ぜひ、時間をかけ過ぎずに、意味のある日報を作成しましょう。

 

PlantUML対応、記事のコピー機能を追加しました

以下がキータチーム(Qiita Team)に新たに追加・改善された機能です。

  • PlantUMLに対応
  • 記事をコピーする機能の追加

PlantUML対応

キータチームでUMLを書くことができる機能が加わりました。

PlantUMLを使うと、テキストベースで以下のようなUML図を作成できます。

ユースケース図

PlantUML ユースケース図

クラス図

PlantUMLクラス図

構文についてはPlantUML概要をご参照ください。

 

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社内の情報共有を促すコミュニケーション環境の作り方

社内の情報共有を促すコミュニケーション環境の作り方

みなさんは社内でのコミュニケーションがうまく取れていますか? 会社で黙々と仕事をしているだけになっていないでしょうか。一般社員のみならず、マネジメント層にとっても、コミュニケーションはチームや組織の生産を上げるために必要です。

今回は社内のコミュニケーションを活性化したいマネジメント層や、もっとメンバーたちと仲良くなって仕事を充実させたい社員の方に、制度を利用したり、情報共有ツールを用いたコミュニケーションの取り方をご紹介します。

コミュニケーションを取るメリットとは?

まずは「なぜコミュニケーションを取らなくてはいけないか」について理解しておきましょう。「会社は仕事をする場所なので、仕事さえできればコミュニケーションを積極的に取る必要はない」と思われる方、本当にそうでしょうか? コミュニケーションを取っていた方が、仕事が数倍進むこともありませんか? メリットを以下にご紹介します。

メリット1:仕事の生産性向上に繋がる

いま課題と感じている仕事について、社内に詳しい知識を持つ人がいるかもしれません。普段からコミュニケーションを取ることで、各メンバーの得意な分野を把握しておけます。課題を抱えてしまった時は、その課題を解決できそうなメンバーを頼った方が仕事の効率化に繋がりますし、自分が思いついた解決方法以上のものが返ってくることもあるかもしれません。

メリット2:報・連・相の実践がやりやすくなる

仕事をする上で重要な報告・連絡・相談(報・連・相)もコミュニケーションの一環です。しかし、「どのくらいの頻度やタイミングで」、「どんなことを報・連・相として」情報共有すればいいのか、報・連・相をしづらく感じてしまう人もいるのではないでしょうか。しかし普段からコミュニケーションが取れているのであれば、オープンマインドで報・連・相が気軽にできるようになります。

メリット3:仕事へのモチベーションが上がる

最初はお互いのことをよく知らずに「仕事がしづらい」と感じていたメンバー同士でも、コミュニケーションを通じて大事なメンバーとなることがよくあります。社内の人とコミュニケーションを頻繁に交わすことでチーム感が持てるようになり、同じ目標に向かって頑張れたり、信頼できるメンバーが増えます。

リアルな場を利用した情報共有を促すコミュニケーションの方法

制度を使ったコミュニケーションの取り方

メリットを理解したところで、次は制度を利用した情報共有を促すコミュニケーション方法をご紹介します。

フリーアドレス制度を導入する

よくある方法がフリーアドレスです。フリーアドレスとは、従来のような固定した席を作らない仕組みのことです。固定された席でなく、好きな場所に座って仕事をすることで、普段接しないようなメンバーとのコミュニケーションを促します。その人がどのような仕事をしているのかが分かり、お互いのノウハウを共有することもできます。

また、部署間を超えたプロジェクトであれば、プロジェクトメンバーたちで近くに座るようにすることでコミュニケーションを簡単に取ることができるようになり、チーム感も増すでしょう。

シャッフルランチをする

シャッフルランチとはランダムで何人かのメンバーとチームを組みランチに行くというもので、企業によってはランチ代を負担している場合もあるようです。会社を離れて気軽にランチをすると、会社では言いにくい仕事の悩みや、自分のちょっとした仕事のアイデアを気軽に話せます。情報共有のハードルがぐんと下がるのです。

ランチでは打ち解けられないという場合は、シャッフルディナーを開催するのも一つの手です。時にはお酒の力を借りてコミュニケーションを取ることもいいでしょう。

TGIFを開催する

TGIFとは元々は “Thank God, It’s Friday.” の頭文字を取ったもので、「やっと週末の金曜日が来た!」という仕事や学校を一週間やり終えた喜びを表現しています。日本でいう「花金」と同じようなイメージです。GoogleがTGIF(Thank Google, It’s Friday.)と称して、毎週金曜日に全社員が参加できるミーティングを開催していたりするなど、企業でもTGIFを取り入れているようです。

TGIFでのミーティングといっても堅いものではなく、お酒やケータリングなども用意してリラックスした状態で行うミーティングなので、自分の考えや意見を伝えやすい場となっています。ミーティングの後はフリータイムにして、社内でコミュニケーションを取る機会を設けている企業が多いようです。毎週でなくても月末の金曜日などにTGIFを開催して、社内の人とお酒を飲んでみてはいかがでしょうか。

クラウドでの情報共有ツールを利用したコミュニケーションの方法

クラウドを使ったコミュニケーションの取り方

制度を利用した情報共有を促すコミュニケーション方法に加えて、クラウド上で情報共有ツールを利用したコミュニケーション方法もご紹介します。制度を作って運用するのが大変だと思う方、日々の業務で情報共有を実践したい方は、こちらを参考にしてみてください。

自己紹介テンプレートを使って自己紹介をする

情報共有ツールを使った簡単なコミュニケーションの方法に自己紹介があります。あらかじめ情報共有ツールに自己紹介用のテンプレートを用意しておいて、新しく加わったメンバーに自己紹介を記入してもらいます。自己紹介の内容は、定期的にアップデートしておくといいでしょう。自分がどのような人なのかを定期的に発信することによって、同じ趣味の仲間ができたりするかもしれません。

日記やポエムを書く

普通、情報共有ツールというと、毎日の日報を書いたり、業務知識をまとめたりするものですが、時には日記やポエムを書いてみるのもいいかもしれません。日記を書くことによって、その人が普段どのような生活を送っているのかを知ることができ、ポエムではその人の考えや思いを知ることができます。例えば、自分がなぜこの会社に入ったのかや、世間で話題になっていることについて書いてみるといいでしょう。

ノウハウのまとめを書く

情報共有ツールに自分が仕事で学んだノウハウをまとめましょう。ノウハウをまとめることにより、自分が持っている知識を整理して深められ、困った時にはすぐに見返せるので便利です。さらに、他の人がその知識を活用することができるので、生産性の向上にも役立ちます。情報共有ツールなら、もし分からないことがあってもコメント欄でいろいろと質問することができますから、活発なコミュニケーションに繋がりやすいでしょう。

まとめ

まずはコミュニケーションが情報共有にとって大切な要素あることを理解しましょう。情報共有を促すコミュニケーションを環境を作るために、「リアルな場」と「情報共有ツール」を利用した方法をご紹介しました。今回の記事をヒントに自分の会社に合ったコミュニケーション環境の作り方を見つけてみてください。