日報の4つの目的を理解して、業務成果につなげよう

日報を書いて得られる効果は2つあります。ひとつは自分自身の作業効率が向上することです。もうひとつは、日報を利用した情報共有によってチームや組織の生産性も飛躍的に向上することです。

しかし、ただ日報を書くだけではこうした効果は得られません。みなさんも日報を作成にするにあたり以下のような悩みを抱えているのではないでしょうか?

・悩み1:日報を書くとどんなメリットがあるのか分からない!
・悩み2:日報を書くのに時間がかかりすぎてしまう!
・悩み3:どうやって日報を管理したらいいかわからない!

こうした悩みを解決するために、この記事では日報を書く目的を理解するとともに、効果を得られる日報の書き方を紹介します。


日報の4つの目的を理解しよう

目的1:その日の業務の振り返り

その日、どの業務にどれくらい時間をかけたかを記録しておくことで、無駄がなかったかどうか確認することができ、改善点が分かりやすくなります。また、業務を遂行するにあたって、どんな作業を行ったかを書くことで、業務内容を見返す際の備忘録にもなります。

目的2:タスクの進行確認

日報には、過去に書いた日報を見返すことができる利点があります。過去を振り返ることで、既に終わった業務、未着手の業務、優先してやるべき業務が整理されるため、タスク管理のツールとしても利用できます。タスク管理で業務が整理されれば、効率的に仕事に取り組めるようになります。

目的3:業務の中で得たノウハウのメモ

その日の業務で発見したノウハウや気付きを日報にメモしましょう。例えば、その日の業務でつまずいた場面と、その状況に対してどのように対処したかを日報にメモすることで、次の日以降、同じ場面に遭遇した時に素早く対処でき、作業効率が向上します。

目的4:これまでの自分との比較

日報は記録として残るため、過去の自分と比較することができます。過去の日報と現在の日報を比べてみて、どれほど作業効率が向上したか明確に確認することができます。効率が上がっていれば日報の効果が表れているのが分かり、逆に効率が下がっているならば、その原因を過去の日報から洗い出すこともできます。

これら4つの目的を果たせる日報は、困ったときに役立つ、スキルアップにもなる貴重なツールとなるでしょう。では、どのような内容を盛り込むべきなのか、必要な項目を次にご紹介します。


日報に最低限書くべき項目とポイント

◆書くべき項目

・その日の業務内容

その日、何をやったのか書き出しましょう。また、その時にどのような作業をしたのか、具体的に記述することが大切です。何の業務にどれだけ時間をかけたのか一目で分かるように書くことで振り返りやすくなり、生産性向上に繋がります。

・見つかった課題

その日の業務の中でつまずいたり、上手くいかなかった場面を振り返りましょう。上手くいかなかった状況を、誰が読んでもイメージしやすいように書くと同時に、その原因を自分なりに考え、解決案まで書きましょう。同じ場面に遭遇した時に素早く対処できます。

その日、上手くいった点や反省点を踏まえて、明日すべきことを箇条書きで書き出しましょう。次の日の業務内容を簡単に書き出すことで、やるべきことが整理され、明日の業務の見込みが立ちます。また、やるべきことが事前に整理されていれば、翌日、素早く業務に取りかかれます。

これらの項目を正しく記入することで、その日の出来事が振り返りやすくなり、日報の目的である生産性がグッと向上します。しかし、ただ書き連ねれば良いというものではないため、ポイントを押さえて簡潔に書きましょう。

・日報の書き方(例)

◆日報を書く時のポイント

ポイントは2つ存在します。

ポイント1:5W1Hを意識

5W1Hとは、いつ(when)、どこで(where)、誰が(who)、何のために(why)、どのように(how)です。これらを意識することで読みやすい文章が作れます。特に「何のために」を意識することはとても重要です。その日の業務が「何のために」実行されたかチェックすることで、業務の方向性を見失わないですみます。

ポイント2:具体的な数値を記入

どの作業にどれぐらい時間がかかったかなどについて、具体的な数値を記入するようにしましょう。数値という客観的な事実を記入することで、具体性が加わり、その日の進捗が分かりやすくなります

ポイントを押さえた読みやすい日報はぜひチーム内で共有しましょう。共有することで、日報の本来の目的である「生産性向上」に繋がります。

また、具体的な日報の書き方のテンプレートについて詳しく書かれた記事を紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
業務日報を“会社のお宝”に。職種別の日報テンプレート4選

日報が書けたら共有しましょう!

共有するメリット

日報を共有することで、メンバーがお互いの作業の進行状況を確認できます。グループのリーダーは、作業が進んでいるメンバーにはどんどんタスクを与え、逆に作業が滞っているメンバーにはヘルプを出すなど連携が取りやすくなります

また、メンバーが直面した課題を共有すれば、他のメンバーが同じ場面でつまずくことがなくなり全体として無駄が省けます。

共有する方法(ツール)

日報を共有するには、さまざまな方法があります。しかし過去の日報に遡ることが容易で、参照しやすいという点が重要なため、紙の日報は日報の効果を最大化できません。そこで、例えばQiita Team のような情報共有ツールを使うことで日報の効果を最大限発揮できます。

このような情報共有ツールは、メンバーの作成した日報のようなドキュメントを簡単に整理して保存することができるため、メンバーの日報の共有が容易になります


まとめ

日報の目的は生産性の向上にあります。日報はポイントを押さえて正しく書けば、作業効率がグッと上がります。そしてその日報は共有することでさらに大きな力を発揮し、チームの生産性が格段に向上します。ぜひツールを使って効果的な日報の共有を体験してみてはいかがでしょうか。

情報共有で起こる問題は情報共有ツールで解決できる! 

組織やチームにおいて情報共有は欠かせないものですよね。
その理由は、情報共有が上手く行われているかどうかが組織やチームの生産性に影響するからです。
とは言え、「なかなか情報共有が上手くできない」といった悩みを抱えている方もいるのではないでしょうか。

そこで一つの解決策となるのが、情報共有に特化した「情報共有ツール」です。

この記事では、より良い情報共有を実践するための情報共有ツールについて紹介し、併せて情報共有の際に陥りやすい問題点とツールを使った解決策もご紹介します。

 


さまざまな種類や機能を持つ情報共有ツール

情報共有ツールにはさまざまな種類や機能があります。

ドキュメント共有、タスク管理、日報などです。
それぞれのツールを使いこなすことで、円滑な情報共有が実現できます。

それぞれの特長を詳しく見てみましょう。

 

〇チャット(メッセンジャーツール)

チャットはその名の通りグループ内で自由に意見交換できるツールです。その場にいない人に質問があれば、チャットツールを使って聞くことができます。

また、グループ内でその質問に答えられる人がいれば、誰でもレスポンスすることができます。チャットの最大の魅力は、その場にいない人達と気軽に連携を取れることです。

チャットやメッセンジャーツールは、普段から使い慣れている方も多いので、簡単に導入できるのもメリットでしょう。

 

〇ドキュメント共有

日報やマニュアル、議事録などのドキュメントを作成・共有し、いつでも誰でも参照できる環境があれば便利です。

ドキュメントが自分だけでなく、あらゆるメンバーの目に触れることによって、さまざまな視点からのレビューがもらえ、より良い内容にアップデートしていけます。

例として日報の共有について考えましょう。

 

日報の共有

日報を書くことはチームの生産性においてとても重要な役割を持ちます。日報には大きく分けて3つの役割があります。

1:作業の進行状況の記録

その日に何をどこまでやったのか記録することでメンバー内で作業を確認できます。

また、その日に何の作業をしたか正確に記録すると、過去を見返すことができ、タスクの中で何をやって、何をやっていないかが明確になります。同時に、具体的にどの作業にどれくらい時間をかけたか記述することで、新たな発見が得られます。

 

2:見つかった課題の共有

その日の業務での課題を記録し、チームで共有することは生産性向上につながります。課題に対してチームで解決に取り組んでいくことで、再び同じ困難に直面しても簡単に乗り越えられます。結果として無駄が省かれて生産性が上がります。

 

3:翌日の作業目標の設定

作業の進行状況と課題を記録した後、明日はどの程度作業を進めることができるか見積もり、記録します。そうすることで翌日また振り返り、もし予定通り実行できなかったらできない原因は何だったのか考えるキッカケが生まれます。

〇タスク管理

各々の作業状況をメンバーが確認できる環境を作ることで、各自の作業に責任感や連帯感が生まれます。作業内容に対してあまりにも時間がかかりすぎていると評価を下げてしまうので、メンバーは効率的に作業に取り組むようになります。

また、作業に行き詰っているメンバーのヘルプに回ることもできますので、チーム全体としての生産性もも向上します。

 

〇ビデオ通話

ビデオ通話によるメリットは、その場にいない相手とでも具体的な情報共有が可能になることです。相手との時間さえ合えば、場所を問わず作業の進行状況などの詳細を伝えることも可能になり、細かな情報共有に向いています

以上が情報共有ツールを使った情報共有の種類とその特徴やメリットですが、これらは情報共有ツールの一例であり全てを網羅していません。

組織やチームの持っている悩みを解決できる情報共有ツールを探して、検討してみるのもお勧めです。

 

ここまで簡単に情報共有ツールの紹介をしました。それでは情報共有ツールは具体的にどのような場面で生じる問題点を解決してくれるのか、次にご紹介します。


情報共有の際に起こりうる問題点とツールを使った解決策

情報共有の際に陥りやすい問題点と情報共有ツールを使った解決策を以下にまとめました。

 

・情報の伝え漏れが起こりやすいという問題

多くの情報が飛び交う中で「言った」、「聞いていない」など情報の伝え漏れが起こり、何の情報を伝えているか、もしくは伝えていないのか情報が整理できなくなる場合があります。その結果、チームが混乱するという問題が生まれます。

解決策
伝えた情報を記録に残すことで伝えた内容が形として残ります。情報共有ツールであれば、手軽にドキュメントを作成できるので、随時、記録として残しておけば情報の伝え漏れが防げます。

 

・情報の属人化問題

「ある情報を知っているのがAさんだけ」という状況では、緊急時などにAさんと連絡が取れないと対応できなくなってしまうため、チームとしての生産性が低下してしまいます。

解決策
情報共有ツールでノウハウを簡単にマニュアル化できます。特定の人に依存せずとも、業務の課題を解決することができるようにしましょう。

 

・タスク管理問題

チームの中で誰がどこまで進行しているかメンバー間で把握できていない場合、いちいち確認を取らなければならなくなり、手間がかかるという問題が生じる可能性があります。

・解決策
メンバー各々の作業内容を一つのシートにまとめて、自由に進捗を書き込めるシートを使いタスク管理をしましょう。一つのシートにまとめることでメンバーが情報を共有しやすくなります

以上、情報共有をするうえで陥りやすい問題点と情報共有ツールを使った解決策の一例を紹介しました。ぜひ参考にしてみてください。

 


まとめ

情報共有ツールにはさまざまな特徴を持ったツールが存在します。それぞれのツールは場面に応じて多種多様な問題を解決することができます。

情報共有ツールには、お試し期間などで無料で使用することができるものもありますので、まずは利用してみて使い勝手など確認してみるとよいでしょう。

情報共有が上手にできない3つの原因とその打開策

PoorInformationSharing

 

 

社内で情報共有がうまくいっていない状況に対して、「しょうがない」と蓋をして原因を突き止めることを諦めていませんか。

情報共有が社内で活性化すると、個人が長年の経験から身に付けた卓越したノウハウや考え方を組織全体で共有することができます。ノウハウや考え方を誰もが共有できるようになれば、次はそれらをどのように応用させていくかという、より高度な業務に取り組めます。

また、伝え漏れや二度手間な説明などに費やす時間を削減できるのも情報共有のメリットでしょう。社内で情報共有が活性化すると無駄な時間が削減され、業務効率を向上させることができます

(参照:「情報共有の目的を明確にして業務の効率をあげよう」 )

情報共有が上手くいかない原因が組織内でちゃんと話し合われず、無視され続けている場合、活発に情報交換が行われる組織と比べて、業務効率に大きく差がついてしまうのではないでしょうか。今回は情報共有ができない原因とその打開策についてご紹介します。

情報共有ができない3つの原因

情報共有ができない原因には、どんなものがあるのでしょうか。大きく分けて、情報共有が滞る状況としては以下の3つが挙げられます。

  • 情報共有に具体的なルールがない。
  • 情報を発信できればできるほど良いというカルチャーを作り出せていない。
  • 次から次へと舞い込んでくるタスクに追われて、情報共有の優先順位が下がってしまう。

これらの3つの原因に対する打開策を次からご紹介します。

情報共有に具体的なルールがない

情報共有ができるできないの分かれ目は、情報共有に具体的なルールがあるかないかに帰着します。明確なルールは、情報共有を誰もが実践できる敷居の低いものにしてくれるのです。

例えば、会社で情報共有ツールを導入したとしましょう。
「みんなが知っていると役立つ情報をどんどん投稿してください!」という、ざっくりとしたルールを定めるとどういうことが起こるでしょうか。

ベテランでノウハウもある社員なら、そのくらいの呼びかけでも自分のノウハウをドキュメント化して共有することはできるでしょう。しかし、若手の社員は「何をどう書けばいいのか分からない」といった悩みを抱えることになります。そうなると、一部の人しか発言しなくなるので、情報共有は定着しません。

そこで明確なルールとして「5W1H:いつ(When)、どこで(Where)、だれが(Who)、なにを(What)、なぜ(Why)、どのように(How)」を意識する、といった指針を設けることをお勧めします。情報共有ツールによっては、記入する項目をテンプレート化しておくことができるので、そういった機能を利用するのもいいでしょう。若手社員に対しては、「5W1Hのテンプレートに合わせて、ノウハウとして得た情報を投稿してみよう」と促すと情報共有への抵抗がより少なくなるでしょう。

情報を発信できればできるほど良いというカルチャーが作れていない

InformationSharingCulture

情報共有ができない例として、「このノウハウは自分の長きに渡る経験で得たものだから、誰にも教えたくない」という、自身のノウハウを周囲との優位性に利用する考えがあります。こういった考え方を改めるには、「ノウハウを自分だけのものにするのは得にならない」というカルチャーを作ることが重要です

情報共有にツールを用いているのであれば、投稿数やアクセス数が多く、有益な情報を発信した社員を表彰するなどの仕組みを用意してみてはどうでしょう。その仕組みに後押しされて積極的に情報共有をしていくうちに「情報発信はメリットがある」ということをメンバー各々が実感し始め、次第に社内に情報共有する文化が根付いてくでしょう。強制ではなく、自発的に取り組む理想的なカルチャーを目指しましょう。

次から次へと舞い込んでくるタスクに追われて情報共有の優先順位が下がってしまう

仕事に取り掛かる前には、プランを組み立てて実行しますが、割り込みのタスクが発生すると実行プランが崩れてしまいます。これは情報共有でも起こり得る課題です。

相手の都合に合わせて「このくらいの時間帯に報告しに行こう」と計画しても、報告したい相手がそのときにちょうど不在なことや、想定外のタスクが次々と舞い込み、タスク処理に追われて、情報共有の優先順位を下げてしまうことがあります。結果として報告が後回しになり、自分の仕事が大きく手戻りするリスクにも見舞われてしまいます。

「確認しておきたいところはあるけれど、不在みたいだし、もう少し形になってからの報告でいいや」と自己判断でプレゼン資料の作成を進めて完成形にしたものの、「要件を満たしていないので、やり直し」となるような経験は誰しもがあるでしょう。です。

他の優先度の高いタスクをこなすことで、情報共有が後回しになってしまうような場合は、情報共有する時間を日々のスケジュールに組み込むという解決策があります。情報共有をスケジュール化する一つの手段として、グループ共有可能なカレンダーアプリなどに社員共通のスケジュールで「情報共有の時間」というのを組み込みましょう

情報共有の時間が設けられていると、それまでに報告しておきたいことをまとめておけます。要点をまとめておけば、情報共有の抜け漏れ防止につながります

(参照:「情報共有をスケジュール化しよう」)

まとめ

情報共有ができない原因とその打開策として「情報共有に対する曖昧なルール設定が、チームメンバーたちを情報共有から遠ざけること」、「社員に情報共有に対するプラスイメージを持ってもらい、良いカルチャー作りをすることが重要だということ」、「情報共有をスケジュール化してルーティーンにすること」の3つをご紹介しました。

今回ご紹介したのは、情報共有ができない普遍的な原因でしたが、会社の状況によって情報共有ができない原因は他にもあるでしょう。3つの原因を参考にして、まずは自社の原因を洗い出してみてください。

相手に伝わるメール日報の書き方6つのポイント

mail-report

ビジネスパーソンには欠かせない業務日報。

情報共有の観点から大事な役割を担っている業務日報ですが、いざ書き始めると「どのように書けばいいかわからない…」と途方に暮れてしまう人もいるのではないでしょうか?

そこで今回は、メールを利用した業務日報の書き方の「コツ」を、メール日報のメリット・デメリットと合わせて、ご紹介します。メール日報を読む人がスムーズに内容を理解できるように、ぜひ書き方の「コツ」を守って、より良いメール日報を作成しましょう。

メール日報の書き方の「コツ」

タイトルには自分の名前と、日報という文言を入れる

メール日報で一番重要なのは、読む人の目線に立つことです。日報は、送った相手に読んでもらわなければ意味がないからです。
書き方のコツとしては、タイトルには必ず「自分の名前」と「日報」という文言を入れること。このコツを抑えることで、自分の送った日報が、大量のメールに埋もれるのを防ぐことができます。また、読む人も後から検索がしやすくなり、管理がしやすくなります。

日報のテンプレートを利用する

メール日報の書き方として、決まったテンプレートを利用すれば、何を書こうか悩む時間を省くことができ、日報を書くのが楽になります。書く項目については、事前に上長と意見をすり合わせておきましょう。

端的に短い文章でまとめる

ダラダラとした長い文章は、読む人に内容を理解されないだけでなく、ムダに時間を奪ってしまいます。そのため、メールで日報を書く際には、必ず端的に短い文章でまとめましょう。何を言いたいのかを簡単に書き出して、明確にした上で日報作成に取り掛かることをお勧めします。

箇条書きを利用する

メール日報での箇条書きは、ポイントを分かりやすく伝える役割を果たします。読む人に短時間で内容を把握してもらうためにも、メール日報の書き方として、箇条書きを効果的に使いたいですね。

業務内容は時系列に書く

業務日報とは、そもそも「その日に何を行ったかを報告する」ものです。時系列にまとめていれば、読む人も1日の流れを把握しやすくなるため、メール日報の書き方として抑えておきたいポイントです。

客観的事実と自分の意見は混同させない

客観的事実と自分の意見が混同しているメール日報は、読んだ時に「事実」か否かが判断しにくくなってしまいます。そのため、客観的事実は<報告>、自分の意見は<所感>といった風に、分けて書きましょう。

業務日報をメールで書くメリット

低コストで導入できる

メールの本文に業務日報を書くのが、メール日報の書き方です。そのため、メールアドレスを持っている社員であれば、日報作成時に追加費用が発生しません。もちろん、費用をかけて日報専用のサービスを導入することも選択肢のひとつではありますが、メール日報の導入の方が低コストなので手軽に始められます。

誰でも簡単に始めることができる

ビジネスパーソンであれば、一度はメールを利用したことがあるでしょう。そのため、研修やレクチャーをせずとも、簡単かつスピーディーに日報作成をスタートさせることができます。

業務日報をメールで書くデメリット

他のメールに紛れてしまいがち

毎日何十通、多い人だと何百通と届くメール。タイトルに「日報」という文言を入れることで、少しは解消されるものの、他のメールに紛れてしまう危険性を秘めています。

上司との1対1の関係になりがち

メール日報の場合、日報を読む人が限られてしまいます。
他の人の目に触れないクローズドな環境下では、書き手の緊張感が薄れ、モチベーションも上がりにくいでしょう。最悪のケースでは、前日の内容をコピペするといった、意味のない「作業」になりかねません。

また、読む人のモチベーションも上がりにくいでしょう。書き手がどれだけ一生懸命、業務日報を書いていても、読む人が毎日、業務日報を読まずに数日分まとめて読む、レスポンス(コメント)を怠ってしまうという状況では、せっかくの業務日報も意味をなしません。

有益な情報がナレッジとして活用できない

当然の話ですが、メール日報は、メールの宛先に入っている人にしか届きません。どれだけ有益な知識やノウハウがあったとしても、展開されなければナレッジとして活用されることはないのです。いわゆる“宝の持ち腐れ”状態となってしまう恐れがあります。

「クラウド型サービス」で書く業務日報

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一方「クラウド型サービス」を利用して業務日報を書く会社が増えてきています。クラウド型サービスを利用すれば、業務日報をメールで書いた際のデメリットが解消でき、業務日報を最大限に活かすことができるのが魅力です。

情報が一元管理できる

クラウド型サービスで業務日報を書くと決めておけば、メール日報のように業務メールと混在せず、情報を一元管理できます。一括検索も可能なので、山のようなメールの中から情報を探すといった手間を省くことができるのもメリットの一つです。

コミュニケーションツールとして活用できる

メール日報とは違い、多くの人の目に触れるため、書く人・読む人両方のモチベーションアップにもつながります。1対1ではなく、1対多のコミュニケーションツールとして利用できるのもポイントです。

サービスの機能によっては、記事にコメントをつける機能や、“いいね”とレスポンスする機能もあるので、気軽に日報を通じてコミュニケーションが図れます。入社したての新人など、社内の人脈がない社員の日報には、周りの社員がしっかりコメントを返してあげれば、コミュニケーションを兼ねたスキルアップにつながります。

また、情報に応じて閲覧できる人の制限をかける機能も付いているので、全体公開したくない情報は、一部公開にすることも可能です。

ナレッジとして活用できる

メール日報とは違い、クラウド型サービスで業務日報を書くと、オープンな環境に公開されることになります。業務日報がナレッジとして残されていくので、同じようなトラブルや問題に陥った時などに再利用性の高い、汎用的に使うことができる情報になるでしょう。

ナレッジとして蓄積された情報によって、知識の属人化を防ぐことができ、会社の業務生産性に貢献すれば、業務日報は単なる“日報”ではなく“会社のお宝”になります。

まとめ

今回のコラムでは、メールを利用した業務日報の書き方の「コツ」、メール日報のメリット・デメリット、クラウド型サービスを紹介しました。
メールを利用して業務日報を書く際の参考になれば幸いです。

クラウドサービスを使って日報を共有しよう

cloudService

日報の重要性は理解しつつも、日報の作成や共有を面倒だと思う人は多いのはないでしょうか。そこでお勧めなのが、日報の作成や共有の手間が短縮できるクラウドサービスの利用です。この記事では、紙やメールでの日報の作成・共有をクラウドサービスに変えることによって、どのようなメリットがあるのかご紹介します。

 

そもそも日報を実践する目的は?

そもそも日報を実践する目的は、業務の可視化にあります。

管理者にとっては、業務進捗の把握、顧客の意見の吸い上げ、問題点の洗い出しと部下への指導といったことが主な目的となります。部下にとっては、仕事の振り返りによる反省と成長、次にやらなければならないことの整理、上司への報告が主な目的となります。

 

クラウドサービスを使って日報を作成・共有する利点

日報の作成が「いつでも・どこででも・どの端末ででも」できるようになる

紙やメールによる日報では、「会社に戻って紙の日報に記入する必要があったり、PCを立ち上げないとメール日報が書けなかったりするので、出先から帰社しなければならない」といった手間がかかります。こういった悩みを解消するクラウド化の利点として「どこにいても(出張先など)」、「いつでも(移動中など)」、「どの端末からでも(タブレットやスマホから)」、日報を共有でる利点があります。

またいつでも利用できるということは、ちょっとした空き時間に日報を作成できるということになり、例えばメモのように都度、情報をサッと記入しておけば、書き漏れも少なくなります。

日報を誰が提出したのかを把握しやすくなる

メールや紙の日報では、誰が提出しているのかが分かりにくく、確認するのに時間がかかってしまいます。しかし、日報をクラウド化すると、日報の管理がクラウド上で一元化され、紙やメールの日報のように提出状況の把握に時間をかけることなく、リアルタイムにフィードバックが行えるようになります。

日報の「クラウド化+共有化」は生産性向上につながる

cloudShare

日報をクラウド化することで、時間と手間の短縮につながり、紙やメールの日報からの一歩前進と言えるでしょう。加えてクラウド化した日報は、共有化することによって生産性向上につながる大きな武器となるのです。そのいくつかを次にご紹介します。

縦・横の連携でスムーズな業務を行えるようになる

紙やメールの日報では、確認するのは上司だけで、情報の流れが一方通行になりがちです。しかし、クラウド化によって日報を共有することで、各々の業務内容をチーム内や各部署の人が見られるようになります。日報には、取引先が今どんなことを望んでいるのか、どの段階まで交渉が進んでいるのか、といった情報が記されています。

こうした情報が共有化されると、次の打ち合わせに必要な資料や、交渉をスムーズに進めるためのアイデアなどを、チームや部署のノウハウを集結してあらかじめ施策として用意できるようになり、顧客のニーズに的確に応えられるようになります。

 

日報を共有して社内のコミュニケーションを活性化

日報を共有し、それぞれの業務内容や進捗情報を共有化することによって、さまざまな人からのアドバイスがもらえます。多様な視点からのアドバイスを得ることで、自分では気が付かなかった解決法も見出せるようになるでしょう。

自身が困っていることや、ヘルプの要請なども日報に記しておけば、お互いをフォローし合うことができます。社内でのコミュニケーションが活発化することで、社員同士の結束力も固まっていきます。

日報を共有して、より良い働き方を手に入れよう

日報は毎日の業務なので、効率化することでいろいろなメリットが生じます。

今まで日報に割いていた時間が短縮されることによって、他の業務に充てる時間が増え、長時間労働の防止になります。社員は、プライベートに充てる時間が増え、しっかり休息を取ってリフレッシュすることによって、仕事への意欲もアップ。社員の仕事への取り組み方がいままでと変わり、より良い働き方の実現にも貢献するでしょう。

日報の共有は業務の効率化に加え、より良い働き方を実現するためにも重要なのです。

まとめ

日報には大切な情報がたくさん詰まっています。ただ書いて提出するだけだった日報も、共有することによって、業務を円滑に進めるための大きな武器になります。日報をクラウド化して効率的に進めることは、時間や手間を削減でき、生産性向上の重要なポイントとなります。

 

生産性向上のために働き方改革に取り組む事例の掲載サイトをご紹介

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近年の日本は少子高齢化が進展し、生産年齢人口(15歳~64歳)が減少の一途をたどっています。総務省による『平成28年度 情報通信白書』(※1)では、2000年に8,622万人いた生産年齢人口は2015年には7,592万人とわずか15年で約1,000万人減少し、2030年には6,773万人にまで減り続けると予想されています。
(※1 参考:http://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h28/html/nc111110.html )

そんな深刻な状況への打開策として安倍晋三内閣が提唱したのが「働き方改革」です。
働き方改革では、主に

  • 労働生産性の向上
  • 非正規雇用の格差改善
  • 長時間労働の是正

に取り組んでいます。この働き方改革は民間企業へも波及、独自の労働環境改善に取り組む企業が増えてきています。今回は社内の働き方改革を実践し、成果をあげる企業の事例が紹介されているサイトをピックアップしてご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

3つの事例掲載サイト

今回ご紹介する働き方改革の事例が掲載されているサイトは以下です。

厚生労働省:働き方・休み方改善ポータルサイト
東京都労働局:東京都産業労働局働き方改革宣言企業 宣言企業訪問
日本経団連:日本経済団体連合会 働き方改革事例集

それぞれのサイトの簡単な特徴と、サイト内で取り上げている事例をご紹介します。

 

働き方・休み方改善ポータルサイト

サイトURL:http://work-holiday.mhlw.go.jp/

 

掲載情報

・所在地(市区町村まで)
・業種
・社員数
・事例
・取組の目的
・取組の概要
・取組の効果(時間外労働の実績推移、年次有給休暇の取得率推移

特徴

自己診断ができる
・職種、規模、事例の種類など、細かい設定で絞り込むことができる
一覧で情報の比較ができる
・在宅勤務、リモートワークなど、オフィス外勤務に関する取り扱いが多い

 

こんな人におすすめ!

たくさんの会社のデータが欲しい
・たくさんの会社をざっと見たい

掲載されている事例

やるときはやる、休むときは休む「メリハリある働き方」の促進:住友商事株式会社
「仕事もプライベートも、両方充実させることが高い成果を出す」という考え方のもと、社員のオンオフの切り替えを重視した施策を実施しています。特徴的な取り組みは、年次有給休暇取得促進とプレミアムフライデーです。

有給休暇取得を促すプロジェクトリーダーを中心に、ノルマの有給を社員が取得しているかどうか適宜レビューを行っています。また、プレミアムフライデーズと称し、経済産業省が促進する月末金曜日だけではなく、毎週金曜日に早期退勤を促す取り組みを実践しています。

詳しくはこちら 

 

 

東京都産業労働局 働き方改革宣言企業 宣言企業訪問

サイトURL:https://hatarakikata.metro.tokyo.jp/category/sengen/

 

掲載情報

・働き方改革宣言
・経営者、人事担当者のインタビュー
・取組内容(働き方の改善,休み方の改善)
・ここがGOOD!(良い点)
・社員へのインタビュー

特徴

社員のインタビューがある
・ポイントが絞られてる、各会社の方向性が文章で簡単にまとめられている

こんな人におすすめ!

・社員の意見を見たい
多くの会社の改革の“雰囲気”(数字ではない)を簡単に知りたい

「TOKYO働き方改革宣言企業」を掲載しているサイトです。「TOKYO働き方改革宣言企業」とは、東京都が都内にある企業の働き方や休み方の改善に向けた取り組みを盛り上げるために創設した制度です。「働き方改革宣言企業 宣言企業訪問」では、一度は名前を聞いたことがあるような大手企業の取り組みも紹介されています。成功事例だけでなく、各社の働き方改革に対する宣言も一覧で見ることができ、労働環境向上に関するセミナーの情報も掲載されています。データ量、文章量的に3つのサイトの中で中間的なサイトです。

 

掲載されている事例を厳選紹介

社員の教育面にも力を入れる:大鵬薬品工業株式会社
大鵬薬品工業株式会社は、働き方改革の施策として、在宅勤務制度や育児・介護と仕事の両立支援などを実施しています。育児中の社員へのバックアップ体制が整えられているほか、がん治療と仕事の両立をサポートする取り組みも行われています。

育児中の社員には、週1回の在宅ワークや会社の車を使用しての保育園送迎を許可しています。
さらに、育児休暇後の職場復帰に社員が不安を抱かないように、育児休暇中にはタブレットを貸し出しています。eラーニングによる学習支援も行っているようです。また、社員の健康面のサポートとして、がんや病気にかかった社員が安心して働ける職場を提供すべく、専門家やカウンセラーと相談できる環境を用意するなど、製薬会社ならではの取り組みも行っています。

詳しくはこちら

 

 

日本経済団体連合会 働き方改革事例集

掲載情報

・創立年
・本社所在地(市区町村まで)
・事業内容
・従業員数
改革内容の箇条書き
・ポイント別の詳しい解説
・企業によっては内容説明のための図解 

特徴

・サイト主:日本経済団体連合
・PDF形式
企業ごとにまとまっており上からスクロールしていくだけで詳細までスムーズに読めます
  

サイトURL:http://www.keidanren.or.jp/policy/2017/072.pdf

長時間労働の是正や有給休暇取得促進、育児・介護の両立支援などの事例が多く紹介されています。

こんな人にオススメ!

網羅的に詳しく熟読したい
数字やデータより文章で読みたい
・オフラインで読みたい人

掲載されている事例を厳選紹介

育児短時間勤務を8パターン設け、多様なニーズに対応する:株式会社高島屋
社員のうち7割が女性である株式会社高島屋は、女性が活躍しやすい労働環境作りに尽力しています。特に、育児短時間勤務制度が整っており、1日5時間の短時間勤務である「パターンA」と、年間所定労働時間は通常の社員と同じであるが休日を少なくすることで一日の勤務時間を6時間45分に短縮する「パターンB」などを含め、利用者のニーズに合わせて8パターンの働き方を選択できるようにしています。育児中もライフスタイルに合わせて、社員がより負担の少ない働き方をできるように配慮しています。

詳しくはこちら

まとめ

workEnvironmentImprove

企業の働き方改革をまとめているサイトを見てみると、長時間労働是正や有給取得促進など、改善したい項目に応じてさまざまな施策に、各企業が取り組んでいるのが分かります。
社内の労働環境改善に成功した企業の事例を参考に、自社の働き方を向上させていきましょう!

情報共有によって連携を強化する実践例とメリット

さまざまなメンバーで構成されたチームにおいて、目的を達成するためには「連携」が重要です。連携が重要とされるのは、メンバー間で十分に連携が取れていれば、それぞれの作業に無駄がなくなり、作業効率が格段に上がるからです。

 

では、メンバー間で十分に連携を取るためには何が必要でしょうか。それは情報共有です。情報共有がなければ、お互いの状況が分からず、十分な連携ができません。この記事では、メンバーの連携に情報共有を活用したいが、どのように取り組むべきか知りたい、どういったメリットがあるのか知りたいといった方に向けて役立つヒントをご紹介します。

情報共有を活用したメンバー間の連携の実践例

まずは情報共有の実践例をご紹介します。ポイントとしては、簡単に取り組めるものから始めてみるのがお勧めです。

1.スケジュールの共有

スケジュールをメンバー内で共有することで、どのメンバーがどの日のどの時間オフィスにいるか確認できます。直接会って共同作業をしたい時などに、自分のスケジュールをメンバーに合わせて調整できるため、各人が無駄なくスケジュールを組むことができます。

2.社内マニュアルの共有

社内のマニュアルをデータとして管理し、メンバーがマニュアルを参照したい時に自由に参照できる環境が整っていると作業効率が大幅にアップします。例えば、ある企業に新入社員が加わった場面を想定してみましょう。

新入社員は仕事内容をまだ十分に理解していないため、先輩社員に質問に行くでしょう。先輩社員は自分の作業を中断して仕事の手順などを教えるため、作業が捗りません。

 

また、新入社員は一人だけとは限りませんし、一度手順を教えてもらっても忘れてしまう可能性もあります。先輩社員は新入社員の教育に多くの時間を取られてしまい、その結果、業務の生産性が向上しません。

 

そこで社内マニュアルを共有することでこのような無駄を省きます。マニュアルをデータ化して、困ったときにいつでも参照できるようにすれば、先輩社員は自分の作業に集中することができ、新入社員も先輩社員に聞く手間が省けます。

3.議事録の共有

議事録の情報を共有することでメンバー内でのコンセンサスが明文化され、チームの目的意識が明確になります。会議の場面を想定しましょう。メンバーの話し合いで決まったことは、メンバーがしっかりと共有しなければ意味がありません。そこでメンバーで共有できる議事録を用いることで、メンバーは会議で話し合った内容を指針として、自分の作業に取り組めます。

 

議事録が共有されなければ、メンバーは会議の決定事項において、認識の違いから業務に支障が生じたり、次回の会議で同じような議論を交わしてしまい、無駄が生じる可能性があります。

 

こうした情報共有を実践するには情報共有ツールを使うのがお勧めです。情報共有ツールには、さまざまなタイプがあり、期間限定で無料利用できるものもありますので、積極的に使ってみて、会社に合った情報共有ツールを選択しましょう。

 

情報共有によるメンバー間の連携のメリット

 

情報共有を実践して、メンバー間の連携が高まることでどのようなメリットがもたらされるでしょうか。経営者側と労働者側の2つの視点からご紹介します。

 

〇経営者側:作業の無駄が省けるため生産性の向上→売り上げ向上

情報共有によって作業の無駄が省けるため、これまで以上の売り上げを上げることができます。

 

〇労働者側:作業効率アップによる生産性向上→労働時間短縮、賃金上昇

作業の無駄が省けるということは長時間労働がなくなり、ワークライフバランスの向上へとつながります。また、生産性の向上によって賃金上昇も見込まれるため、仕事に対するモチベーションもアップします。

 

経営者、労働者にとってこれらの大きなメリットがある一方、情報共有ツールを導入し、社内に普及させるには、金銭的なコストや社員が使い慣れるまでの時間的なコストがかかります。そのため情報共有ツールの効果を実感するのには少々時間がかかるかもしれません。

 

しかし、長期的な観点から見ると情報共有ツールは大きな効果が期待できます。情報共有ツールを上手く活用できれば社内での連携は格段に円滑になり、作業の無駄が省けます。

まとめ

効果的な情報共有の実践がメンバー間の連携力を向上させ、作業の無駄を省くことにつながります。作業の無駄が省け、生産性が向上することは経営者側、労働者側から見て双方に得があります。

 

一方で、情報共有ツールの導入には、金銭的・時間的なコストがかかります。必要な情報共有ツールが何かを見極め、その上で情報共有の実践例を参考に、情報共有ツールを取り入れてみてはいかがでしょう。金銭的コストを節約するために無料お試し期間のあるツールに関しては積極的に利用して見るのもよいでしょう。

 

その他の ID プロバイダーを使ったシングルサインオンの設定

ここでは、任意の ID プロバイダーを使って Qiita Team のシングルサインオンを設定する場合の概要を紹介します。

詳細な手順は ID プロバイダーによって異なりますので、お使いの ID プロバイダーのヘルプも参照してください。

Qiita Team は SAML 2.0 に準拠したサービスプロバイダーであり、SAML 2.0 準拠の ID プロバイダーと連携したシングルサインオンが可能ですが、すべての ID プロバイダーとの完全動作を保証するものではありません。

以下の手順は、お使いの ID プロバイダー、Qiita Team 共に、管理者権限のあるユーザーで行う必要があります。

ID プロバイダーからメタデータをダウンロードする

お使いの ID プロバイダーの設定画面にログインし、SAML メタデータをダウンロードします。

多くの場合、「SAML メタデータ」、「SAML metadata」、「IdP metadata」などの名称でダウンロードが可能になっています。ダウンロードすると、拡張子.xmlのファイルが保存されます。

ID プロバイダーによっては、後述の「ID プロバイダー側でアプリの設定をする」にあたる操作の途中でないと SAML メタデータのダウンロードができない場合があります。

Qiita Team に ID プロバイダーのメタデータを登録する

Qiita Team の?シングルサインオン設定を開きます。

ID プロバイダーファイルを選択をクリックし、先ほど ID プロバイダーからダウンロードしたメタデータファイルを選択後、アップロードするをクリックしてメタデータをアップロードします。

ID プロバイダー設定

正常にアップロードが完了すると、「ID プロバイダー登録済み」と表示されます。

ID プロバイダー登録済み(G Suite)

ID プロバイダー側でアプリの設定をする

まず、Qiita Team の?シングルサインオン設定を開くと、画面下部にQiita Team サービスプロバイダー情報が表示されます。

Qiita Team サービスプロバイダー情報

ここに記載されている情報を参照しながら、ID プロバイダーにアプリの追加や設定を行います。

ID プロバイダーの設定画面を開き、アプリの追加をします。多くの場合、「アプリケーションの追加」や「サービスプロバイダーの追加」のような形になっています。

アプリの追加をすると、多くの場合詳細設定画面に遷移するので、対応する項目を前述の Qiita Team サービスプロバイダー情報を参照しながら入力してください。

シングルサインオンの有効化

Qiita Team の?シングルサインオン設定を開くと、シングルサインオンのモード切り替えが可能になっています。

シングルサインオンの設定

シングルサインオンにおいて、各チームメンバーの Qiita Team アカウントと ID プロバイダーアカウント間の対応付けは、メールアドレスの一致で行われます。 各メンバーは、?ログイン設定から ID プロバイダーアカウントと同一のメールアドレスを設定する必要があります。これをチーム全体でスムーズに行う上で、以下の二つのモードを利用することができます。

移行モード

シングルサインオンでのログインが可能かつ、従来の Qiita Team のユーザー名とパスワードや、GitHub・Twitter・Google アカウントを使ったログインも可能なモードです。このモードはシングルサインオン導入時向けのものであり、チームメンバー全員がシングルサインオンによるログインができたことを確認し次第、後述する「シングルサインオンのみ有効」モードに切り替えることをおすすめします。

シングルサインオンのみ有効

シングルサインオンのみでのログインが可能な状態です。チーム管理者のみ例外的に、Qiita Team のユーザー名とパスワードや、GitHub・Twitter・Google アカウントを使ったログインも可能です。シングルサインオンのためのメールアドレスを適切に設定できていないチームメンバーは、このチームへのログインが不可能となります。あらかじめ「移行モード」を利用し、全メンバーがシングルサインオンが可能になったことを確認してからこのモードに切り替えることをおすすめします。このモードへ切り替える際、一度チームメンバー全員が強制的にログアウトされ、シングルサインオンによる再ログインが必要となりますのでご注意ください。

ログイン画面

シングルサインオンを有効にすると、ログイン画面が以下のように変更されます。

「シングルサインオンでログイン」ボタンのあるログイン画面

シングルサインオンでログインをクリックすると、ID プロバイダーに遷移し、ID プロバイダーのログイン画面が表示されます。すでに ID プロバイダーにログイン済みだった場合は表示されない場合もあります。

ID プロバイダーへのログインが成功すると、再び Qiita Team に遷移し、Qiita Team へのログインが完了します。


以上でシングルサインオンの設定は完了となります。

即時プロビジョニングを有効にする場合、組織内のポリシーに合わせて設定をしてください。

即時プロビジョニングとは

即時プロビジョニングとは

シングルサインオンの追加設定として即時プロビジョニングがあります。

即時プロビジョニングは、?シングルサインオン設定画面の下部から有効にすることができます。こちらの利用は必須ではないので、ご自身の組織内の運用ポリシーに合わせて設定をしてください。

即時プロビジョニング設定

即時プロビジョニングを許可すると、「組織内の ID プロバイダーアカウントを持っているが Qiita Team アカウントを持っていない方」がシングルサインオンで Qiita Team にログインしようとした際に、その場で Qiita Team アカウントを作成しチームに参加できるようになります。

即時プロビジョニングを許可しない場合、「組織内の ID プロバイダーアカウントを持っているが Qiita Team アカウントを持っていない方」がチームに参加するには、チーム管理者がその都度 Qiita Team 上で招待をする必要があります。

情報共有ツールの社内導入は労働/費用コストから判断する

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「社内に情報共有ツールを導入したい」と考えていても導入していない場合、何が障壁となり、導入に踏み切れていないのでしょうか。ひとつには情報共有の効果がコストとして数値化するのが難しい点が挙げられます。

この記事では、情報共有ツールを導入した際の、導入にかかる費用(損失)導入により削減できたコスト(利益)を管理しやすくまとめてみました。コスト面が足枷となって導入に踏み切れていないチームはぜひ参考にしてみてください。

損失と利益が数値化されないまでも、可視化されるので黒字になりそうか否かが判断しやすいのではないでしょうか。

~はじめに~「2つの情報共有」に着目して労働/費用コストを検討する

共有する情報の種類を2つに分けて、それを軸に労働/費用コストを考える方法をお勧めします。その分け方が以下です。
[着眼点1]「すでに存在している業務のフローに必要な情報共有」における労働/費用コスト
[着眼点2]「組織内で優秀な人が持つナレッジに関する情報共有」における労働/費用コスト

この2つに沿って説明していきます。

1:「すでに存在している業務のフローに必要な情報共有」における労働/費用コスト

alreadyExsistTask

 

「すでに存在している業務のフローに必要な情報」ってどんな情報?

業務の目的、業務の全体フロー、業務マニュアルなどがこれにあたります。こういった情報は、新しくメンバーが加わるたびに口頭で説明していると、伝え漏れが発生しますし、何よりも説明する側のコストが大きな負担となります。説明する人によってニュアンスが異なってしまう場合、業務に対する認識のずれも起こり得ます。

ですから、マニュアルなどの情報は、テキスト化して情報共有ツールに集約しましょう。組織のメンバーがテキスト化された情報を参照しながら作業を進められるので、説明に割いていた時間を本来の業務に当てることができます。

この情報がしっかり共有されると得られるメリット

「すでに存在している業務のフローに必要な情報」を情報共有ツールで共有すると

  • 業務のクオリティが一定レベル以上に上がる
  • 業務の作業効率が一定レベル以上に上がる

というメリットがあります。誤情報が伝わってしまうことが防げますし、欲しい情報を簡単に見つけ出し何度でも参照することができるようになります。

この情報がしっかり共有されると削減できるコスト

  • 誤情報が伝わり無駄な作業をしてしまう、という機会を防ぐコスト削減
  • 欲しい情報がすぐ見つかるため、情報を探すのにかかっていたコストの削減
  • マニュアルを参照することを促すだけで良いため、同じ説明をしなくて済むコスト削減

上のようなコストを削減できると同時に、そこに割り振っていた時間を削減できるため、本来の仕事に注力する時間を増大させることができるようになり、利益も増加することが見込めます。

次は「組織内で優秀な人が持つナレッジに関する情報」について説明します。

2:「組織内で優秀な人が持つナレッジに関する情報共有」における労働/費用コスト

knowledge-sharing

 

「組織内で優秀な人が持つナレッジに関する情報」ってどんな情報?

ナレッジとは、組織にとって有益な情報、付加価値のある経験や知識を指します。具体的にはアイディアや考え方など、前述の「すでに存在している業務のフローに必要な情報」と比べると個人的な情報のことです。

この情報がしっかり共有されると得られるメリット

  • 社員一人一人の能力の底上げにつながる
  • 業務効率をアップさせる仕組みづくりができる

などのメリットがあります。

例えば、営業成績の良い社員は、平均的な営業成績の社員と比べて何かプラスアルファで実行していることがあるはずです。「このツールで顧客情報を管理すると効率が良い」、「こういったことをいつも意識しながら製品紹介をしている」といったことです。そのプラスアルファの何か、がオープンに公開され、社員全員に共有されている状態なら、一人一人の能力が高められ、組織全体のレベルの底上げにつながります。

ナレッジの共有についてはこちらにも詳しく書いてあるのでぜひ参考にしてください。

この情報がしっかり共有されると削減できるコストと利益

まず削減できる <コスト>が以下です

  • 組織内で優秀な人やチームのティップスを知ることができるので、「なぜ上手く行かないのか」と模索する時間の削減
  • 失敗やミスをしてしまった経験に打開策も込みで共有すれば、同じようなミスを未然に防ぐことが可能。また、似たような失敗をしてしまった時も前回の解決策を基に対応すれば良いため、焦らないで済む。

<利益>
各個人が大前提として持つ知見のレベルが上がるので、所属するメンバーのレベルの底上げになる。

ここまでは収入と支出でいうと収入にあたる方を見てきましたが、ここからは
支出に関することを説明していきます。情報共有をする上で絶対にかかってしまうコストは何でしょうか。列挙してみました。

労働/費用コストに含まれない導入・運用にかかるコストについて

  • 導入環境を用意するコスト
  • ツール導入のガイドラインを作るコスト
  • ツールを利用しての情報共有が社内に定着するまでサポートするためのコスト
  • ツールの利用料金
  • 業務関連では情報共有の内容を書くコスト、読むコスト、管理するコスト

コスト(損失)として挙げられるのは以上のものです。
これらは、所属するチームにIT知識があるか、変化に順応であるかによってかかるコストが左右されます。

まとめ

導入にかかる費用と、削減コストやメリットを比べた時、どちらがあなたのチームに利益があるかが情報共有ツール導入の判断材料となります。明確に比較するために導入費用、メリットや削減コストを書き出して、具体的に数値で表せるものは数値として洗い出してみて検討するといいでしょう。