シングルサインオン(SSO)を追加しました

キータチーム(Qiita Team)にシングルサインオン(SSO)が追加されました。ログイン管理が容易になり、組織の生産性向上に付与します。

シングルサインオンを利用すると、このチームへのログイン時にキータチームのユーザー名・パスワードを入力する代わりに、任意の ID プロバイダー経由でのログインが可能となります。

キータチームは SAML 2.0 の HTTP POST バインディングを利用したシングルサインオンに対応しており、G Suite や OneLogin などの ID プロバイダーが利用可能です。

シングルサインオンとは

シングルサインオンとは、以下の図のように、1つの ID とパスワードで複数のサービスにログインする仕組みのことです。

sso

シングルサインオンの導入により、キータチームのログイン ID の管理が容易になるだけでなく、セキュリティが向上するメリットがあります。

シングルサインオンの設定について

設定方法についてはヘルプ記事をご覧ください。

G Suite を使ったシングルサインオンの設定

OneLogin を使ったシングルサインオンの設定

シングルサインオンによるログインができない場合

ここではいくつかのシングルサインオンに失敗するケースと、その解決方法についてご案内します。

ID プロバイダーのサービス停止で Qiita Team にログインできない場合

Qiita Team で「シングルサインオンのみ有効」にした状態で、なんらかの理由(ID プロバイダー側のメンテナンスや障害によるサービス一時停止など)で ID プロバイダーにアクセス出来ない場合、Qiita Team にもログインすることができなくなります。

この場合でも、チームオーナーや管理者は、通常の Qiita Team のユーザー名とパスワードや、GitHub・Twitter・Google アカウントを使ったログインが可能です。それらの手段でチームにログイン後、一時的にシングルサインオン以外のログイン方法をチーム全体で有効化することで、他のチームメンバーもログインできる状態になります。

ログイン画面のチーム管理者としてログインをクリックします。

「シングルサインオンのみ有効」モードのログイン画面

遷移後、メールアドレスとパスワードを使ってログインすることができます。

「管理者としてログイン」のログイン画面

シングルサインオン設定から、移行モードもしくは無効に切り替えることで、チームメンバーが通常の Qiita Team のユーザー名とパスワードや、GitHub・Twitter・Google アカウントを使ったログインができるようになります。

ログイン時に「認証エラーが発生しました。チームの管理者にシングルサインオンの設定を確認するよう依頼してください。」と表示される場合

この場合、以下の項目をご確認ください。

  • Qiita Team に登録している ID プロバイダーのメタデータが正しいか
  • ID プロバイダー側に登録している、Qiita Team サービスプロバイダー情報が正しいか

「ログインに失敗しました。すでにこのチームに参加している場合、Qiita Team アカウントのメールアドレスと ID プロバイダーアカウントのメールアドレスが異なる可能性があります。まだこのチームに参加していない場合は、チームの管理者に招待を依頼してください。」と表示されログインできない

この場合、以下の項目をご確認ください。

  • ログインを試行している方の Qiita Team アカウントが、そのチームのメンバーになっているか
    • メンバーになっていない場合はチームへ招待をしてください。
  • ログインを試みている方の、Qiita Team アカウントと ID プロバイダーアカウントのメールアドレスが一致しているか
  • ID プロバイダー側に登録している、Qiita Team サービスプロバイダー情報が正しいか

シングルサインオンとは

ご利用中のチームでシングルサインオン機能を有効にすると、各メンバーがチームへログインする際に、Qiita Team のユーザー名やパスワードを入力する代わりに、任意の ID プロバイダー経由でのログインが可能となります。

ID プロバイダーとは

ID プロバイダーは、企業や組織内のユーザーアカウント群を一元管理するためのシステムです。G SuiteOneLogin などの SaaS として提供されているものを利用するか、ご自身で構築する必要があります。

シングルサインオンの利点

組織内で利用中の Qiita Team を含む各種サービスをシングルサインオンでログインできるようにすることで、各メンバーは ID プロバイダーの認証のみで各サービスにログインできるようになります。

また、組織の管理者も、ユーザーアカウント管理を ID プロバイダー上で一元的に行うことで省力化に繋がります。

シングルサインオンを使い始めるにあたって

シングルサインオンを使い始めるには、ID プロバイダーを準備する必要があります。 Qiita Team は SAML 2.0 の HTTP POST バインディングを利用したシングルサインオンに対応しています。

ご利用中のチームでシングルサインを有効にするには、チームのオーナーまたは管理者が設定をする必要があります。シングルサインオンはチーム全体で有効化・無効化されます。メンバーごとに有効化することはできません。

Qiita Team アカウントと ID プロバイダーアカウント間の対応付けは、メールアドレスの一致で行われます。 各チームメンバーは、ログイン設定から ID プロバイダーアカウントと同一のメールアドレスを設定する必要があります。

G Suite を使ったシングルサインオンの設定

ここでは、シングルサインオンの ID プロバイダーとして G Suite を利用する場合の設定方法を紹介します。

参考: カスタム SAML アプリケーションの設定 – G Suite 管理者 ヘルプ

以下の設定は、G Suite、Qiita Team 共に、管理者権限のあるユーザーで行う必要があります。

G Suite 側でアプリの作成を始める

G Suite の SAML アプリ一覧を開き、右下の + ボタンをクリックします。

G Suite の SAML アプリ一覧

カスタムアプリをセットアップをクリックします。

G Suite - ステップ1「SAML アプリで SSO を有効にする」

Google IdP 情報のパネルが開いたら、IDP メタデータのダウンロードボタンをクリックし、メタデータファイルをダウンロードします。

G Suite - ステップ2「Google IdP 情報」

次へをクリックし、カスタムアプリの基本情報パネルが開いたら、アプリケーション名に「QiitaTeam」など任意の名前を入力します。

G Suite - ステップ3「カスタムアプリの基本情報」

次へをクリックし、サービスプロバイダの詳細のパネルが開いたら、そのページを開いたままで Qiita Team の設定に移ります。

Qiita Team に G Suite のメタデータを登録する

Qiita Team のシングルサインオン設定を開きます。

ID プロバイダーファイルを選択をクリックし、先ほど G Suite からダウンロードしたメタデータを選択後、アップロードするをクリックしてメタデータをアップロードします。

ID プロバイダー設定

正常にアップロードが完了すると、「ID プロバイダー登録済み」と表示されます。

ID プロバイダー登録済み(G Suite)

G Suite 側でアプリの設定をする

まず、Qiita Team のシングルサインオン設定を開くと、画面下部にQiita Team サービスプロバイダー情報が表示されます。

Qiita Team サービスプロバイダー情報

ここに記載されている情報を参照しながら、G Suite で追加したアプリに設定します。

先ほど開いたままにしていた、G Suite のサービスプロバイダの詳細パネルに戻り、各項目を入力します。

  • ACS の URL: Qiita Team の Assertion Consumer Service URL
  • エンティティ ID: Qiita Team の Service Provider Entity ID
  • 開始 URL: 空欄
  • 署名付き応答: チェックを入れる
  • 名前 ID: 基本情報 – メインのメールアドレス
  • 名前 ID の書式: EMAIL

G Suite - ステップ4「サービスプロバイダの詳細」

入力が完了したら、次へをクリックします。属性のマッピングパネルが開いたら、以下の様にマッピングを追加します。

  • User.FirstName: 基本情報 – 名
  • User.LastName: 基本情報 – 姓

G Suite - ステップ5「属性のマッピング」

マッピングを追加後、完了をクリックします。

アプリの登録が完了したら、アプリの設定画面の ボタンをクリックし、オン(すべてのユーザー)もしくは一部の組織に対してオンにするに切り替えます。どちらに切り替えるかは組織のポリシーに合わせて設定してください。

G Suite の SAML アプリのオン・オフ

シングルサインオンの有効化

Qiita Team のシングルサインオン設定を開くと、シングルサインオンのモード切り替えが可能になっています。

シングルサインオンの設定

シングルサインオンにおいて、各チームメンバーの Qiita Team アカウントと G Suite アカウント間の対応付けは、メールアドレスの一致で行われます。 各メンバーは、ログイン設定から G Suite アカウントと同一のメールアドレスを設定する必要があります。これをチーム全体でスムーズに行う上で、以下の二つのモードを利用することができます。

移行モード

シングルサインオンでのログインが可能かつ、従来の Qiita Team のユーザー名とパスワードや、GitHub・Twitter・Google アカウントを使ったログインも可能なモードです。このモードはシングルサインオン導入時向けのものであり、チームメンバー全員がシングルサインオンによるログインができたことを確認し次第、後述する「シングルサインオンのみ有効」モードに切り替えることをおすすめします。

シングルサインオンのみ有効

シングルサインオンのみでのログインが可能な状態です。チーム管理者のみ例外的に、Qiita Team のユーザー名とパスワードや、GitHub・Twitter・Google アカウントを使ったログインも可能です。シングルサインオンのためのメールアドレスを適切に設定できていないチームメンバーは、このチームへのログインが不可能となります。あらかじめ「移行モード」を利用し、全メンバーがシングルサインオンが可能になったことを確認してからこのモードに切り替えることをおすすめします。このモードへ切り替える際、一度チームメンバー全員が強制的にログアウトされ、シングルサインオンによる再ログインが必要となりますのでご注意ください。

ログイン画面

シングルサインオンを有効にすると、ログイン画面が以下のように変更されます。

「G Suite でログイン」ボタンのあるログイン画面

G Suite でログインをクリックすると、G Suite に遷移し、G Suite のログイン画面が表示されます。すでに G Suite にログイン済みだった場合は表示されません。

G Suite へのログインが成功すると、再び Qiita Team に遷移し、Qiita Team へのログインが完了します。


以上でシングルサインオンの設定は完了となります。

即時プロビジョニングを有効にする場合、組織内のポリシーに合わせて設定をしてください。

即時プロビジョニングとは

OneLogin を使ったシングルサインオンの設定

ここでは、シングルサインオンの ID プロバイダーとして OneLogin を利用する場合の設定方法を紹介します。

以下の設定は、OneLogin、Qiita Team 共に、管理者権限のあるユーザーで行う必要があります。

OneLogin 側でアプリを作成する

まず OneLogin にログインし、アプリ一覧画面から NEW APP を選び、新しいアプリの作成を開始します。

OneLoginのアプリ一覧画面

アプリ一覧から「Qiita」で絞り込み、Qiita Team を選択します。

OneLoginの新規アプリ一覧画面

次の画面で、そのまま SAVE します。

OneLoginの新規アプリ設定画面

アプリの設定画面に遷移後、Configuration を選択し、Team Subdomain に Qiita Team のご利用中チームのサブドメイン(https://increments.qiita.com/increments 部)を入力し、SAVE ボタンを押してください。

OneLogin の Application Details

保存が完了したら、MORE ACTIONS から SAML Metadata を選択し、メタデータファイルをダウンロードします。このメタデータはこの後 Qiita Team 側での設定時に利用します。

OneLogin の MORE ACTIONS メニュー

Qiita Team に OneLogin のメタデータを登録する

Qiita Team のシングルサインオン設定を開きます。

ID プロバイダーファイルを選択をクリックし、先ほど OneLogin からダウンロードしたメタデータを選択後、アップロードするをクリックしてメタデータをアップロードします。

ID プロバイダー設定

正常にアップロードが完了すると、「ID プロバイダー登録済み」と表示されます。

ID プロバイダー登録済み(OneLogin)

シングルサインオンの有効化

Qiita Team のシングルサインオン設定を開くと、シングルサインオンのモード切り替えが可能になっています。

シングルサインオンの設定

シングルサインオンにおいて、各チームメンバーの Qiita Team アカウントと OneLogin アカウント間の対応付けは、メールアドレスの一致で行われます。 各メンバーは、ログイン設定から OneLogin アカウントと同一のメールアドレスを設定する必要があります。これをチーム全体でスムーズに行う上で、以下の二つのモードを利用することができます。

移行モード

シングルサインオンでのログインが可能かつ、従来の Qiita Team のユーザー名とパスワードや、GitHub・Twitter・Google アカウントを使ったログインも可能なモードです。このモードはシングルサインオン導入時向けのものであり、チームメンバー全員がシングルサインオンによるログインができたことを確認し次第、後述する「シングルサインオンのみ有効」モードに切り替えることをおすすめします。

シングルサインオンのみ有効

シングルサインオンのみでのログインが可能な状態です。チーム管理者のみ例外的に、Qiita Team のユーザー名とパスワードや、GitHub・Twitter・Google アカウントを使ったログインも可能です。シングルサインオンのためのメールアドレスを適切に設定できていないチームメンバーは、このチームへのログインが不可能となります。あらかじめ「移行モード」を利用し、全メンバーがシングルサインオンが可能になったことを確認してからこのモードに切り替えることをおすすめします。このモードへ切り替える際、一度チームメンバー全員が強制的にログアウトされ、シングルサインオンによる再ログインが必要となりますのでご注意ください。

ログイン画面

シングルサインオンを有効にすると、ログイン画面が以下のように変更されます。

「OneLogin でログイン」ボタンのあるログイン画面

OneLogin でログインをクリックすると、OneLogin に遷移し、OneLogin ログイン画面が表示されます。すでに OneLogin にログイン済みだった場合は表示されません。

OneLogin のログイン画面

OneLogin へのログインが成功すると、再び Qiita Team に遷移し、Qiita Team へのログインが完了します。


以上でシングルサインオンの設定は完了となります。

即時プロビジョニングを有効にする場合、組織内のポリシーに合わせて設定をしてください。

業務効率化を推進する日報のフォーマットとは

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「日報を取り入れているけれども、あまり活用できていない」とお考えの方もいらっしゃると思います。日報を有効活用することは、業務を効率化するだけではなく、多彩な効果が期待できます。

そこで今回は、日報を定着させるために欠かせない、日報のフォーマット活用方法をご紹介します。効果的な日報を制作するために、是非ご活用ください。

まずは「日報の意義」を共有しよう

日報を定着させるためには、フォーマットにすることに加えて、「日報の意義」をメンバーが理解している必要があります。日報は単にその日あったことを書く日記ではありません。業務内容を可視化し、業務効率化に使用することができます。

また、業績を評価するためにも使用することができる大切なツールです。日報を活用し、一日の振り返りを行うとともに、反省点や失敗に対する施策を記録し、次の活動に利用しましょう。以下に主な日報の意義をご紹介します。

▼業務内容の可視化

日報に時系列で業務を記入することで、どんな業務にどのくらい時間がかかっているのか、マネジメント層やチームメンバーが知ることができます。日報を書くことで、メンバーに対して業務を適正に割り振るだけではなく、得意・不得意を見極める時間や、業務にかかる時間の正確な見積もりが可能になります。

▼業務効率化

業務を可視化することで、無駄な作業を洗い出し、業務量によって計画の変更をすることや、過去の仕事の振り返りを行って次の仕事に活かすことが可能です。業務効率化を図る上でも、日報の活用は必要不可欠といえます。

▼評価

チームメンバーの評価を正確にするためには、業績だけではなくメンバーの業務内容を把握する必要があります。例えばチームで営業を行っている場合、バックオフィス業務は業績につながりませんが、重要な仕事といえますよね。日報をつけることで、それらの業務に対しても正確に評価をすることができるようになります。

日報をフォーマットにしながら育てていこう improve-report

フォーマットを活用することで、日報を書く時間を短縮することができます。日報を書くのに時間がかかってしまうと、日報の目的や意義を理解していても後回しにしてしまいがちです。

スキマ時間を使って日報を書けるように、必要な情報をフォーマットでまとめておきましょう。フォーマットを活用することで、記載する情報の抜け漏れを防ぐこともできます。

日報を効率的に記入するために項目をきちんと決めることが大切です。以下のような項目を盛り込んで、必要であれば別の項目を加えていくなど、日報のフォーマットを「育てていく」意識で活用していきましょう。

▼日時/記入者名

日時と記入者を記載します。

▼目標

今日の目標を記入します。

▼時系列で業務内容を書く

時系列で業務内容を書くことで、どんな業務にどのくらいの時間が掛かっているのか知ることができます。

9:00 アポイント取得3件
10:00 △△社山田様新規コンテンツ制作に関する打ち合わせ
→社内稟議のためにお見積書を提出(1/20必着)

▼所感

所感は事実を簡潔に記載するように心がけます。

  • 課題
    失敗をした時には、どんな改善策を行うかも控えておきましょう。
  • 良かった点/悪かった点
    1日の振り返りを行い、良かった点と悪かった点を記入します。

▼明日の予定や次にやること

明日の予定や次にやることを記入しておくことで、翌日出社した際にタスクの洗い出しをする必要がなくなります。

▼コメント欄

上司や先輩などのフィードバックを書く欄です。
日報をコミュニケーションツールとして活用できるよう、単にチェックの有無やサインを記すだけではなく、コメントを必ずつけるようにしましょう。

定着化につなげるための施策

fixing-report

意義の共有やフォーマット化に加えて、定着化を図るための施策も必要でしょう。参考までに施策の例をご紹介します。できるものから取り組んでみてください。

▼数値などを使って具体的に記載する

どんな変化があるのか、数値などを使って具体的に記載することで、分かりやすい日報を書くことができます。
「〇〇社××様 営業資料送付1/15対応予定」
など、具体的に記載しましょう。

▼上司や先輩が目を通してフィードバックをする

共感、ポジティブなフィードバックを行うことで、部下が自分のことをリーダーが評価してくれているという信頼感を持ち、モチベーションをあげることができます。また、質問を行い部下の気づきを促すことも大切なポイントです。やり方を教えるのではなく、「なぜ?」という問いを通して気づきを与えましょう。

▼定期的に振り返る

業務の見直しや改善を行うために日報を振り返ることで、業務の反省をし改善することができるようになります。自分の成長を見て取ることで、仕事に対する満足度を上げる効果も期待できます。

▼毎日提出する

日報を習慣化するために毎日日報を提出し、上司や先輩がフィードバックを行うことで、日報を定着させることができます。

▼チームメンバーが日報を見やすいようにする

チームメンバーが日報を見やすいようにすることで、情報を共有することができます。日報をオンラインで共有すれば、いつでも好きな時に必要な人が、好きな場所からアクセスすることができるようになるのです。

Qiita Teamでは、フォーマットを使って日報を制作し共有することができます。投稿した記事にコメントをつけることもできるので、チームメンバー同士のコミュニケーションツールとして活用することも可能です。

Qiita Teamの日報機能について詳しく知りたい方はこちらを参考にしてください。

日報を書こう!Qiita:Teamで日報を投稿する3ステップ

終わりに

日報を定着させ、業務改善に活用するためには、日報のフォーマットを活用することが重要なポイントです。

日報のフォーマットを制作して、日報を書く時間を短縮するとともに、情報の抜け漏れがないようしましょう。

働き方改革の重要施策!『テレワーク』のメリット・導入方法まとめ

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現在、『働き方改革』の施策として注目を集めている『テレワーク』。現代に合った『多様な働き方』が可能となるなど、メリットが大きい施策ですが、どのように取り掛かればいいのか分からない…という方も少なくないはず。

今回のコラムでは、そんな多忙なビジネスパーソンの皆様に向けて、『テレワーク』の内容をまとめてみました。
なお、本記事は厚生労働省による「テレワークではじめる働き方改革 テレワークの導入・運用ガイドブック」の内容をもとに、構成したものです。正確な内容を参照する場合はサイトに公開されている情報を確認ください。リンク先は最後にご紹介します。

テレワークには3つの形態がある

テレワークには、「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務(施設利用型勤務)」の 3つの形態があります。

在宅勤務

オフィスに出勤せず、自宅で業務を行うという勤務形態です。通勤での負担が軽減され、時間を有効活用できることが特徴です。また、

  • 従業員のワーク・ライフ・バランスを実現する上で効果的
  • 育児・介護期の従業員がキャリアの継続を図ることができる
  • 障がいなどにより通勤が困難な従業員の就労継続に効果的
  • 静かな環境を整えやすく、集中して業務を行うことができる

などのメリットがあります。

モバイルワーク

移動中(交通機関の車内など)や営業先、カフェなど、さまざまな場所で効率的に業務を行う働き方です。営業職など、オフィス外での業務が多い職種に適した働き方と言えるでしょう。また、

  • オフィスに戻る必要がなく、無駄な移動を削減することができる
  • 身体的負担が軽減でき、ワーク・ライフ・バランス向上に効果的
  • 移動時間を有効活用できる
  • 顧客先で迅速に対応できる

などのメリットがあります。

サテライトオフィス勤務(施設利用型勤務)

所属するオフィス以外の他のオフィスや、遠隔勤務用の施設を就業場所とする働き方です。顧客先に近い施設、従業員の自宅に近い施設、遊休施設、空き家といったバリエーションがあり、

  • 移動時間の削減
  • オフィスまで通勤することが困難な人材を活用
  • オフィスコストを抑えることができる

といったメリットがあります。

テレワークを実践するメリット(企業)

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人材の確保・育成

従業員にとって働きやすい環境は、ワーク・ライフ・バランスを重視する人材にとって魅力的な職場と評価され、人材の流を防ぎます。
さまざまな事情を抱えた従業員に対し、働きやすい環境を作ることで、働きたいというモチベーションの維持・向上が図られます。それは『働き方改革』の目指す姿でもあります。

業務プロセスの革新

テレワークは、仕事のやり方を改めて見直す機会となり、仕事のやり方の変革につながります。 まさしく『働き方改革』です。
従業員が自律的に業務を行うといった側面とともに、従業員間の業務上の役割が明確になり、業務分担の見直しや工程の最適化へとつながります。
また、ペーパーレス化やネットワーク上での情報共有が進み、業務の効率化も期待できるでしょう。

事業運営コストの削減

テレワークは初期投資が必要になるものの、長期的なコスト削減が可能になります。
まず、営業拠点の統合や廃止、スペースの縮小が可能です。従業員の通勤費や出張費、冷暖房や照明等のオフィス環境に係る費用、コピー機および用紙の費用も削減できます。

非常時の事業継続対策における体制整備

テレワークは、自然災害や感染症といった非常時にも効果が高い施策です。災害発生時でも出勤することなく自宅で業務が可能なため、企業は事業を継続でき、事業利益の損害を最小限にとどめられます。また、災害やパンデミック発生時にも無理に通勤する必要がなく、従業員の生命を守ることにつながります。

企業内外の連携強化による事業競争力の向上

テレワークに伴うツールの充実により、社内外の連携が強化されます。モバイルワークやサテライトオフィスの利用によって顧客とのコミュニケーションを取る機会が増えれば、営業効率が向上し、顧客満足度の向上につながることでしょう。また、情報共有ツールなどの活用によって、意思決定の迅速化や業務の「見える化」も実現します。

人材の離職抑制・就労継続支援

テレワークによって、『働き方改革』の目指す姿の一つである、ライフイベントに合わせた働き方が可能になります。育児や介護との両立ができずにキャリアをあきらめてしまう従業員に対しても、在宅勤務を実施することで、就労の継続が実現します。また、労働意欲のある高齢者や、能力・スキルがあり就労意欲はあるが、障がいなどにより通勤が困難な従業員の就労も実現可能となります。

企業ブランド・企業イメージの向上

テレワークの導入は、社会的に「人材を大切にする企業」「働きやすい企業」としての認知度があがり、 ブランドイメージの向上が期待できます。また、従業員のモチベーション向上も期待でき、生産性の向上も見込めます。

テレワークを実践するメリット(従業員)

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ワーク・ライフ・バランスの向上

通勤時の身体的負担を軽減し、自由に使える時間が増加することで、ワーク・ライフ・バランスを向上させることができます。生産性も向上し、仕事と生活のメリハリをつけることができるようになります。

生産性・創造性の向上

テレワークでは一人で作業を行うため、自分自身の担当業務に集中して取り組むことができ、生産性・創造性が向上します。生産性の向上は『働き方改革』のポイントの一つでもあります。

自律・自己管理的な働き方

テレワークでは、目標を定めて業務進ちょくや、業績管理を自律的に行う必要性があるため、セルフマネジメント力が養われます。また、ワーク・ライフ・バランスの実現に向けて、仕事と生活との切り分けやバランスをより一層意識するようになり、仕事にメリハリがつきます。

職場との連携強化

テレワークを行うにあたって、業務を「見える化」するため、今まで以上にコミュニケーションの回数が増えることが期待されます。上司・同僚との信頼関係も向上するでしょう。

仕事全体の満足度向上・就業意欲の向上

柔軟な働き方ができるため、ワーク・ライフ・バランスを実現でき、仕事に対する満足度が向上します。また、働きたいという意欲を持ちながらも十分な労働時間を確保できなかった人材にとって、テレワークが労働時間の確保に役立ち、仕事への意欲がより向上することも期待できます。

どのようにテレワークを導入する?

全体方針を決定する

まずは「テレワーク導入の目的」を明確にすることが重要です。 テレワークの導入そのものが、目的とならないことがポイントです。次に、テレワークの導入目的、実施部門、対象者、対象業務などを盛り込んだ、テレワーク導入にあたっての基本方針(テレワーク・ポリシー)を策定します。 基本方針を策定した後は、経営層が筆頭となり社内に情報発信を行うことで、社内の合意を得ます。

ルールを作る

テレワークを導入する上ではルール作りも重要です。まずは「対象者」「対象業務」「実施頻度」 の3点を決めましょう。次に、労働基準法などの労働関係法令の遵守を考慮しながら、労務管理を行います。就業規則本体に直接規定を定める、もしくは、テレワークに関する規定を定める場合があり、いずれも所轄労働基準監督署に届け出ることが必要となります。

ICT環境を整備する

テレワーク導入にあたって、現在のシステム環境を活かしたテレワーク用のICT環境を整備する必要があります。利用端末やネットワーク、サーバの確認、システム方式、ツールなど確認すべき点は多々ありますが、会社の規模や利用する対象者の職種によって具体的な導入方法は異なります。ぜひ、ご自身の会社に照らし合わせて確認してみてください。

セキュリティ対策を実施する

セキュリティ対策にあたっては、ルールによる対策に加え、技術的・物理的な側面から総合的に対策をする必要があります。 ルールによる対策としては、セキュリティガイドラインや、セキュリティルール・情報管理ルールの策定・遵守・浸透を検討します。

技術的には、

  1. アクセスの管理・制限、
  2. 暗号による管理
  3. 運用のセキュリティ
  4. ネットワークのセキュリティ対策

が必要となります。物理的には、オフィスと同様、盗難防止策や情報漏洩の防止策が必要です。

推進のための評価と改善をする

テレワークは導入すれば終わりではありません。定期的に量的評価と質的評価を実施し、P(計画し)→ D(実行し)→ C(実行結果 を評価して)→ A(課題を改善する)サイクルを回すことが求められます。 経営トップとしても、テレワークの導入によってどのような効果があったかは必ず把握しておきたい内容です。

テレワークの実践に向けて参考になるWebサイト

冒頭でもお伝えしたように、本記事は厚生労働省による「テレワークではじめる働き方改革 テレワークの導入・運用ガイドブック」の内容をまとめたものになります。詳細内容を参照したい方は、こちらをご確認ください。

また、以下のWebサイトも大変参考になりますので、一度確認してみてくださいね。

働き方改革をITツールで推進しよう

workreform-with-ittools

働き方改革実行計画が取りまとめられてからもうすぐ1年が経とうとしています。働き方改革を進めるにあたって、ITツールの導入をお考えの方も多いのではないでしょうか。そこで今回はITツールをどのように使えば働き方改革に活用できるのか、そのヒントをご紹介します。

働き方改革の検討テーマとITツール

働き方改革は、「処遇の改善」「制約の克服」「キャリアの構築」といった3つの視点から、さらに9つの検討テーマに分かれています。

<働き方改革の検討テーマ>

  1. 非正規雇用の処遇改善
  2. 賃金引き上げと労働生産性向上
  3. 長時間労働の是正
  4. 転職・再就職支援
  5. 柔軟な働き方がしやすい環境整備
  6. 女性・若者の活躍
  7. 高齢者の就業促進
  8. 子育て・介護と仕事の両立
  9. 外国人材受け入れ

この中で、「賃金引き上げと労働生産性向上」と「柔軟な働き方がしやすい環境整備」のふたつが、ITツールの活用と特に関わりが深いといえます。

場所や時間にとらわれない柔軟な働き方

自宅勤務や在宅勤務といった働き方改革では、テレワークによって、育児・介護で退職せざるを得なかった、というような従業員も、仕事を続けられるようになることを目指しています。企業には、優秀な人材を育児や介護で失わずにすむ、といったメリットをもたらします。

しかし、テレワークには、「遠隔地で仕事をする従業員とオフィスとの間でコミュニケーション不足になり孤立しがちになる」、「欲しい情報がすぐに引き出せない」、「勤怠管理がスムーズにできない」というようなデメリットも生じます。こうした問題を解消してくれるのがITツールの導入です。

 

働き方改革につながるITツールの活用例

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ITツールを導入することによって、さまざまなデメリットの解消につながり、さらには多くのメリットを得ることができます。

コミュニケーション

チャットツールやWeb会議システム、テレビ通話などのITツールを利用することによって、オフィスと遠隔地の従業員が気軽にコミュニケーションを取ることができ、孤立感の解消にもつながります。

勤怠管理

クラウドシステムによる勤怠管理で、自宅や出先からも、勤怠報告や業務報告を簡単に行えます。リアルタイムに確認ができるので、企業側も手間なく勤怠管理を行えます。

情報共有

会社の決定事項やトップの意思決定もITツールを使えば、即時に共有することができます。意思伝達を素早く行うことができるので、遠隔地で仕事をする従業員にも連絡漏れの心配がありません。日報や議事録も共有できるので、オフィスとの連携もスムーズになります。

ITツール導入で生産性が向上する理由

社内情報の活用・共有の活発化」、「管理の高度化」、「経験やノウハウのデジタル化」といった経営課題において、ITツールを導入することによってさまざまなメリットが生じます。

人材力の確保

他社との協力や連携の促進、社内情報の活用・共有によって、従業員の意欲や能力の向上に期待ができる。

経営改革

トップの意思決定の正確性や迅速化、取得したデータに基づく経営分析によって経営改革に役立てることができる。

営業力

新規顧客の開拓、商品やサービスの商品力の向上、対応力の向上に効果が期待でき、新規ビジネスの実現の可能性も見出せる。

ITツール導入と生産性向上の関係性

ワーク・ライフ・バランスの実現は、従業員にとっても企業にとっても多くのメリットを生み出します。

ワーク・ライフ・バランスに配慮した柔軟な働き方ができるようになれば、空いた時間を個々のスキルアップの時間としたり、しっかりと休息を取ることによって気分もリフレッシュし、仕事への意欲もアップしたりします。こうした質の高い働き方を実現することで、企業は優秀な人材の確保が可能となります。

ITツールを使って業務が可視化できるようになると、個人やチームの状況も可視化され、縦・横の連携がスムーズになり、互いにフォローし合う”強いチーム”への成長が期待できます。

またITツールによって、無駄な業務や長時間労働を減らすことができれば、コスト削減と個々のスキルアップや労働意欲の向上→生産性の向上→会社の売り上げ向上→社員へ還元(賃金引き上げ)といった良いサイクルが生まれてきやすくなります。

大きな変革をITツールで成し遂げる必要はありません。例えば、離れた拠点同士での会議、オンライン会議を実施することで、これまで掛かっていた出張費や時間を削減する、紙の日報をデジタル化して誰でも見られるようにクラウドで管理するなど、日々のちょっとした無駄を見つけ、ITツールを活用していくことで、生産性の向上が実現します。

ITツール導入の課題

ittools-task

働き方改革にはITツールは必要不可欠といえるでしょう。気軽に使えるITツールは、誰もが使いやすいツールを選ぶことが重要になってきます。社内全員が使えるようにならなければ、ITツールを導入しても最大限に活かすことができません。徹底した技術面でのサポートを行うことが大切です。

生産性向上の実現にはしっかりとした計画が必要

働き方改革の成果として期待される生産性向上ですが、方向性が定まらない、意見がまとまらない、実行しても効果が見られないといった状況に陥ることもあります。これは「生産性向上をどのように実現するか」、「何を持って生産性が向上したという指標にするのか」といった点で、現場とマネジメントの間に意識のズレが生じていることが原因です。

意識のズレを防ぐには、現場の意見を拾い上げ、状況を把握し、適切に環境を整備していくことが必要です。そのために役立つのがITツールです。ITツールによって、活発なコミュニケーションや情報共有を促し、常に組織やチームの状況を可視化しておくことが大切です。

まとめ

働き方改革推進のためには、ITツールは不可欠な存在です。ITツールをフル活用すれば、テレワークで働く社員だけでなく、オフィスでのコミュニケーションや連携もスムーズに行えることでしょう。ITツールを使いこなすことは生産性向上に直結するといっても過言ではありません。ITツールを導入し、日々の業務の効率化を目指しましょう。

【情報共有の方法】対面・非対面で行う情報共有の方法とは?共有内容も

情報共有は、ビジネスにおいて非常に重要な事です。

例えば、複数人で共同作業をする場面。

メンバー間での情報共有ができていないと、「自分が何をすべきか」、「他のメンバーが何をやっているのか」を把握できず、その結果グループ内で作業の重複や抜け漏れが発生する可能性があります。

この状況が続けばチーム全体の作業効率が落ち、仕事の質が低下するだけでなく、無駄な時間だけがすぎビジネス全体に悪影響を与える可能性があります。

こうした情報共有ができないことによる弊害は、複数人で共同作業をする場合に限りません。この記事では、生産性を上げるために情報共有がどのように企業において実践されるべきかについて紹介していきます。

対面と非対面。2つの情報共有の場を作る

まず、企業の中で情報共有する場を作る方法を考えてみましょう。情報共有の場には、対面非対面と2種類があります。

対面での情報共有の場

対面での情報共有の場とは文字通り、人と人が対面して情報共有する場を指します。

一番分かりやすい例でいうならば会議が挙げられます。会議ではメンバーが同じ時間帯に、同じ場所で意見交換をしながら情報を共有します。このような状況ではメンバーの具体的な作業進行具合が共有できるだけでなく、同じ時間を共有することにより、その場でメンバーの知恵を出し合い、深い議論を生むことができます。

非対面での情報共有の場

非対面での情報共有の場とは、人と人が直接対面することなく、ツールなどを用いて情報共有する場です。

2021年5月現在、ビジネスシーンには非常に多くの情報共有ツールが存在しています。

どのツールもそれぞれ特徴があり、書きやすさに特化したQiita TeamBlog機能とWiki機能を分けられるKiberaなど、企業のニーズに合わせたツールがを導入することができるでしょう。

2020年から始まったコロナウイルスによる影響は、私たちの生活だけでなくビジネスも変えました。

人が直接同じ場所、時間を共有することが難しくなった今、非対面の情報共有はこれまで以上に重要視されています。ツールを活用し、オンライン上で情報共有の場を設ければ、近くにいても遠くにいても情報を共有しながら円滑にビジネスを進めていくことができるでしょう。

情報共有の場に提供する内容を明確にする

対面と非対面での情報共有の場ができたら、その場で「どのような情報を提供し、共有すべきか」を検討しましょう。

対面の場合

対面での情報共有の場では、会話の積み重ねでの発展を必要とする改善案や新規のアイデアを共有しましょう。

その理由は、対面のメリットとして、直接会うことでいろいろな会話が生まれ、お互いのアイデアを組み合わせた、創造性のある内容へと発展させていくことができる、ということがあるからです。

例えば、共同作業をしているメンバー各自が課題解決改善策を必要としているときは、対面での情報共有の場が効果的です。

対面での場があれば、メンバーの一人が作業に行き詰まった経緯などを事細かく報告することができ、他のメンバーが状況を把握しやすくなるでしょう。他のメンバーの視点から、考えもつかなかった解決策がその場で得られるかもしれません。

非対面の場合

非対面での情報共有の場では、ノウハウや事務的な内容(マニュアル/議事録/各自のスケジュール/事務に関するドキュメント/簡単な作業進行状況/日報など)を共有しましょう。

非対面では人と直接コミュニケーションを取るわけではないため、会話を積み重ねてコラボレーションするような内容には向いていません。作業手順をまとめたマニュアルや議事録、日報、事務連絡のような情報共有がお勧めです。

直接会って伝えるには非効率的でも、共有しなくてはならない情報は山ほどあります。

まとめ

いかがだったでしょうか?

今回は、対面・非対面で行う情報共有と、それぞれの場で共有すべき内容について解説しました。

情報共有は、できていなければビジネスが成り立たないほど重要なもの。どんな時代でも、情報共有の正確さ・円滑さが成功の鍵を握ります。

感染症予防などで、対面のコミュニケーションが難しくとも、時代に合わせたツールなどはどんどんリリースされています。

ぜひ自社にあった方法で情報共有を行いましょう。

グループのメンバーを削除する

プライベートグループにおいて、そのグループに所属していればメンバーを削除することができます。

グループページ(グループ一覧画面でグループ名を押下)を開き、グループを選択します。
グループボタン

グループページ

メンバーを押下するとグループのメンバーの一覧が表示されます。

メンバーボタン

すぐ右横に削除ボタンがあるのでそこを押下すると選択したメンバーが削除されます。

メンバー削除