Qiita Team導入4つの効果

Qiitaに書くみたい

Markdownだから日報から技術文書まで、どんなテキスト形式でもかんたんに見やすい文章が作れます。
テキストエディタが充実しているから、Markdownを知らなくても安心。
「あとはWYSIWYG的な入力は嫌だなという気持ちもあったので、Markdownが採用されている点も良かったです。」
株式会社ジャストシステム 大長さん
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ワークスペースとサービスと連携

Slack、Chatwork、Mcirosoft Teamsなどの連携により、仕事の生産性が向上させ、Qiita Teamは『働き方改革』を推進します。
「ほかにはSlackで技術的なコマンドについて盛り上がったときに、Qiita Teamに記事として残すこともあります。Slackだと長くなってしまって使いづらいので。」
freee株式会社 浅羽さん
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欲しい情報がすぐに見つかる

すべての情報を一箇所に集約できる。欲しい情報へのアクセスが楽になる。チームの生産性が常に向上していくことを実感できる。
   「他と比べると、Markdownですぐに投稿でき、ドキュメント編集の敷居が低く、記事の検索が楽というメリットがあるツールだと感じます。」
株式会社うるる 栗原さん
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コミュニケーションをもっとわかりやすくする

コメントや絵文字リアクションでかんたんにコミュニケーションができるようになります。コミュニケーションが活発になるとチームの生産性は飛躍的に向上します。
「いいねがつくと、ドキュメントを書くモチベーションに繋がる」
株式会社リクルートジョブズ 田中さん
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Qiita Teamについてさらに詳しく

日報の管理は情報共有ツールを使ってラクラク効率化

情報共有ツールで日報

日報の管理は情報共有ツールを使ってラクラク効率化

日々の業務を記録する日報は、ビジネスにおいて欠かすことのできないツールです。紙媒体の日報やメールなど、さまざまな形で日報が活用されていますが、日報の管理に頭を悩ませている方もいるのではないでしょうか。そこで今回は、紙、メール、エクセルに加え、情報共有ツールの利用も含めながら、日報のメリット・デメリットについてご紹介します。

紙の日報が持つデメリットとは?

日報を紙で提出している企業にとってのデメリットのひとつめは、何と言っても保管場所の問題です。保管期間のルールも守る必要がありますので、日報の数が増えていけばいくほど、紙の日報はかさばって保管場所を圧迫していきます。

保管期間を過ぎて処分する時にも、1枚1枚をシュレッダーにかける手間がかかり、人件費も発生します。

紛失しやすいという点もデメリットのひとつです。資料や書類の間に挟まって紛失してしまった、不要な書類と一緒に誤って処分してしまった、というような経験をされた方もいるのではないでしょうか。セキュリティ面においても、紙による日報には高いリスクがつきまといます。

 

メールやエクセルで作る日報の問題点

保管場所や管理の方法に問題点のある紙の日報を止めて、メールでの日報提出や、エクセルで作った日報をアップロードする、といった日報の電子化を取り入れている企業もあります。

電子化された日報は、保管場所の問題は解決されますが、いろいろな問題点もあります。

 

エクセル日報の不便な点

エクセルの日報は、決まった書式に沿ってデータを入力していくという書き方が多くを占めています。ところが書く内容が多いために行やセルを追加しようとすると、書式が崩れてしまうので、無理やり詰め込むしかないという不便な点が挙げられます。エクセルなので、簡易的なデータの分析や表計算ができるという点では優れていますが、変更や修正があった時に、書式を始めから作り直さなければならない手間を考えると、日報の運用が手間になってしまいます。

 

メールの日報の不便な点

メールでの日報提出は、一見便利そうに思えるのですが、日々のメールに埋もれて誤って削除してしまう、必要な日報がサッと見つけづらい、誰が提出して誰が提出してないか分からない、という管理面のデメリットが挙げられます。

社内システムのメーラーを使っている場合、「出先でスマホなどにメモをして帰社してから日報を作成して提出する」、「直帰の場合は、翌日出社してから前の日の日報を作成しなければならない」といった不便さもあります。いずれの場合も日報を書く手間が増えるので、日報の内容がおざなりになり、管理側は業務を把握しづらくなってしまうでしょう。

 

日報の管理が楽になるだけじゃない。情報共有ツールを使うメリット

こうしたデメリットを払拭し、日報の提出や管理をラクにするため情報共有ツールを導入する企業が増えてきています。

情報共有ツールを使うと、日報の管理がラクになるだけでなく、そのほかにもメリットが挙げられます。

 

日報を提出する側のメリット

情報共有ツールは、スマホやタブレットを利用して、出先からインターネットを介して日報を提出することができます。日報を書くためだけに帰社、することや、翌日に持ち越すこともなくなり、業務時間の短縮化、効率化につながります。

 

日報を管理する側のメリット

「書きやすく、情報共有しやすい」という情報共有ツールのメリットは、チームリーダーや管理職にとって、「誰がどのような業務を担当して」、「それぞれの業務はどの程度進んでいるのか」といった、部下の状況を可視化できるようになります。たとえ、急な案件が舞い込んでも、手の空いている部下をすぐにアサインして、素早く対応できるでしょう。また、情報共有ツールには、日報へコメントできる機能が備わっているものもあります。日報を読んだメンバーがコメントを書き込むことによって、スピーディーな課題解決が可能になります。また、「いいね!」や絵文字を使える機能を持った情報共有ツールもあり、気軽なコミュニケーションによってより良いチームワークが構築されていく、といったメリットも挙げられます。

 

日報の共有化でチーム全体を活性化させよう

日報の共有化

メールやエクセルでの日報では、直属の上司やチームリーダーなど提出先が限られてしまいます。これでは、日報に記載された情報が限定された人たちにだけ共有されてしまうことになり、連携がスムーズにいきません。

チーム全体で日報を管理・共有することによって、メンバー同士があらゆる情報を把握しやすくなります。遅れている業務をチームでフォローし合ったり、困っていることや悩んでいることも日報で共有したりして、メンバー同士が相談し合って解決するような、自律的なチームへの成長にも情報共有ツールが役立ちます。

 

情報共有ツールを使うことによって生じるデメリットは?

情報共有ツールを使って日報を管理することは、デメリットよりもメリットのほうがはるかに多いでしょう。

しかし、紙媒体の日報が主流の世代は、日報の管理を電子化することに抵抗を感じる人がいることも事実です。現代ではさまざまな書類を電子化することによって、業務の効率化を図り、生産性を向上させることが企業の使命ともいえます。企業全体で情報リテラシーの向上に取り組むことが大切です。

 

情報共有ツールを生産性向上の強い味方にする

日報の提出は毎日必ず行う業務ですから、これが簡潔に効率よくできるようになれば、社員の負担も少なくなります。日々の業務の円滑化やコミュニケーションの活性化も期待でき、生産性の向上にもつながります。

情報共有ツールを使って日報を管理すれば、ラクに効率化が図れるようになります。しかし、どんな優秀なツールでも使いこなすことができなければ意味がありません。使い方をしっかりとレクチャーし、チーム全員が使いこなせるような環境を整えましょう。

 

ポイントをおさえて賢くキャッチアップ!働き方改革の内容まとめ

働き方改革のポイント

昨今、話題となっている『働き方改革』。なんとなくは理解しているものの、その詳細については把握していない、という方も少なくないはず。今回のコラムでは、そんな多忙なビジネスパーソンの皆様に向けて、『働き方改革』の具体的な内容を端的にまとめてみました。

なお、本記事は政府による「働き方実行改革」のサイトに公開されている内容をもとに、構成したものです。正確な内容を参照する場合はサイトに公開されている情報を確認ください。

働き方改革の基本的な考え方

『働き方改革実行計画(概要)』では、働き方改革に関して「基本的な考え方」として以下の3つにまとめています。これらはビジョンとも捉えられる内容です。

  • 日本経済再生に向けて、最大のチャレンジは働き方改革。働く人の視点に立って、労働制度の抜本改革を行い、企業文化や風土も含めて変えようとするもの。働く方一人ひとりが、より良い将来の展望を持ち得るようにする
  • 働き方改革こそが、労働生産性を改善するための最良の手段。生産性向上の成果を働く人に分配することで、賃金の上昇需要の拡大を通じた成長を図る「成長と分配の好循環」が構築される。社会問題であるとともに経済問題。
  • 雇用情勢が好転している今こそ、政労使が3本の矢となり、一体となって取り組んでいくことが必要。これにより、人々が人生を豊かに生きていく、中間層が厚みを増し、消費を押し上げ、より多くの方が心豊かな家庭を持てるようになる

働き方改革実行計画(概要)より

こうしたビジョンを阻害する代表的な課題として、正規・非正規の格差や長時間労働、ライフステージに合わせたキャリア設計の難しさなどが挙げられます。
これらの課題を解決するために、「労働基準法70年の歴史で大改革」と述べているほどに、多様な施策が用意されています。

では、その具体的内容を見ていきましょう。

具体的な改革内容

同一労働同一賃金など非正規雇用の処遇改善

同一労働同一賃金の導入は、同一の企業・団体における、正規雇用労働者と非正規雇用労働者の間の不合理な待遇差を是正することを目的としています。政府が示す「不合理な待遇差」とは、具体的に、①基本給 ②各種手当 福利厚生・教育訓練派遣労働者の扱い。の4点が働き方改革によって、パートタイム労働法、労働契約法、及び労働者派遣法が改正され、これらの待遇差がなくなります

賃金引き上げと労働生産性向上

最低賃金については、年率3%程度の引き上げを目途に、全国加重平均が 1000 円 になる見通しです。
なお、賃上げを実現した企業に対しては、①税額控除の拡充 ②助成制度の創設 ③雇用保険法の改正 ④雇用関係助成金に生産性要件を設定、などの施策が取られます。

罰則付き時間外労働の上限規制の導入など長時間労働の是正

現在は、いわゆる36協定(月45 時間以内、かつ年360 時間以内の残業が上限)で時間外労働の限度が定められています。しかし、36協定には罰則等による強制力はなく、労使が合意して特別条項を設ければ、上限のない時間外労働が可能になります。
働き方改革では、協定に強制力が加わり、以下のような方向性での法改正が検討されています。

  1. 時間外労働の限度は、月45 時間、かつ年360 時間
  2. 臨時的な特別の事情があり、労使が合意して労使協定を結ぶ場合においても、年720 時間(=月平均 60 時間)以上の時間外労働は認められない。また、特例の適用は、年 6 回が上限となる
    なお、違反した場合には、罰則が科されることになります。

柔軟な働き方がしやすい環境整備

働きやすい環境設備

働き方改革では、時間や空間の制約にとらわれることなく働くことができる 「雇用型・非雇用型テレワーク」の環境整備、新たな技術開発・オープンイノベーションなどに有効な「副業・兼業」の普及を目指しています。
ガイドライン刷新、導入支援、就業規則の策定など、実効性のある政策手段によって、普及促進を図ります。

女性・若者の人材育成など活躍しやすい環境整備

現在、正社員だった女性が育児で一旦離職すると、過去の経験や職業能力を活かせない職業に就かざるを得ない場合が多く、このことは、労働生産性の向上の点でも問題となっています。
そこで、働き方改革では、女性のリカレント教育・再就職支援を推進しています。雇用保険法における専門教育講座の受講費用に対する教育訓練給付において、

  1. 給付率:最大6割→7
  2. 割上限額:年間 48 万円→56 万円
  3. 給付期間:離職後4年→10 年

の3点を変更点として挙げています。あわせて土日・夜間、e-ラーニング、短時間でも受講できる大学等の女性リカレント教育講座を開拓して、教育機会を広げていくことを目指しています。

また、女性の活躍に関する企業の情報の見える化を進めるべく、2018年度までに、女性活躍推進法の情報公表制度における制度改正が検討されています。
他にも、若者雇用促進法に基づく指針を改定し、希望する地域等で働ける勤務制度の導入など多様な選考・採用機会を促進するといった取り組みも施策として挙げられます。

病気の治療と仕事の両立

現在、労働人口の3人に1人が病気を治療しながら仕事をしていると言われています。なかには、治療と仕事の両立に問題を抱えているケースも多く、働き方改革では、以下の施策が取られるようになります。

  1. 会社の意識改革と受け入れ体制の整備
  2. トライアングル型支援(患者、主治医・会社の産業医、両立支援コーディネーター) の推進
  3. 労働者の健康確保のための産業医・産業保健機能の強化

これらにより、働き手の生産性向上を促進します。

子育て・介護等と仕事の両立、障害者の就労

子育てにおいては、2017年度末までに53万人の待機児童の受け入れを目指しています。また「介護離職ゼロ」 という目標も設定しています。そこで、

  1. 保育士資格の新規取得者の確保、保育士の処遇改善
  2. 介護士の処遇改善
  3. 男性の育児・介護等への参加促進

といった施策が検討されています。また障害者の就労については、「障害の特性等に応じて活躍できることが 普通の社会、障害者と共に働くことが当たり前の社会を目指していく」ことを実現するために

  1. 障害者等の希望や能力を活かした就労支援の推進
  2. 障害者等に対する就労支援

等が、取り組みの内容に含まれています。

雇用吸収力、付加価値の高い産業への転職・再就職支援

転職・再就職など新卒以外の多様な採用機会の拡大が課題となっている現在において、雇用吸収力や付加価値の高い産業への転職・再就職を支援することは、国全体の労働参加率や生産性の向上につながります。
働き方改革では

  1. 転職者の受け入れ企業支援や転職者採用の拡大のための指針策定
  2. 職業能力・職場情報の総合サイト(日本版 O-NET)の創設

等が、施策として挙がっています。

誰にでもチャンスのある教育環境の整備

働き方改革では「家庭の経済事情に関わらず、未来に希望を持ち、それぞれの夢に向かって頑張ることができる社会」を創ることを目的とし、教育環境の整備も進めています。実際には

  1. 経済的に特に厳しい学生を対象にした、返還不要・給付型の奨学金制度の創設
  2. 貸与型奨学金の負担軽減
  3. 高校生等奨学給付金・大学等の授業料減免の充実
  4. 幼児教育の無償化

など、教育費の負担軽減の施策が予定されています。

高齢者の就業促進

現在、「65歳を超えても働きたい」と願っている高齢者は約7割と言われています。しかし、実際に働いている人は2割と少数という状況です。
そこで、働き方改革では、65 歳以降の継続雇用延長や 65 歳までの定年延長を行う企業への支援を充実し、将来的に継続雇用年齢等の引き上げを進めていくための環境整備を行うことで、高齢者のニーズに応じた多様な就労機会を提供します

外国人材の受け入れ

高度な技術、知識等を持った外国人材の積極的な受け入れを図るためには、外国人材にとって魅力ある就労環境等を整備する必要があります。そこで、

  1. 企業における職務等の明確化と公正な評価・処遇の推進
  2. 企業と高度外国人材のマッチング支援外国人の生活面の環境整備
  3. 日本版高度外国人材グリーンカードの創設(永住許可申請に要する在留期間が5年→世界最速級の1年に)
  4. 高度人材ポイント制度における、トップ大学卒業生への加算措置を

などといった施策が挙げられています。

働き方改革の実現に向けて参考になるWebサイト

冒頭でもお伝えしたように、本記事は政府の「働き方実行改革」サイトに公開されている内容をまとめたものになります。詳細内容を参照したい方は、下記のリンクをご確認ください。

情報共有ツールを導入するとどう変わるか、事例を見てみよう

情報共有ツール事例

社内の情報共有を活性化させる上で、情報共有ツールを導入することは非常にお勧めです。情報共有ツールを利用しない場合の情報共有の手段としては、メールでの情報共有、定期的なミーティングの開催などが挙げられますが、それらと比較すると情報共有ツールを利用した情報共有は、生産性を圧倒的に高めることが可能です。
理由としては、場所や時間に拘束されず、メンバーそれぞれの都合に合わせてクラウド上で情報をやり取りできますし、気軽に情報共有が行える機能が用意されていますので、コミュニケーションも活性化します。
また、情報の整理や検索が便利になることも、情報共有ツールが業務の生産性をアップさせる理由に挙げられるでしょう。
しかし、いざ情報共有ツールを導入しようとしても、従来のやり方で満足している組織やメンバーは、導入に対して反対するケースも想定されます。
それは例えば以下のような意見です。

  • 導入に時間やコストがかかる
  • 使い方が複雑でよく分からない、使いこなせない

など、こういった情報共有ツールの導入に反対する意見が出てきた時に、「情報共有ツールを導入すると、どういったことが実現されるのか」を知っておくと、スムーズに意見を取りまとめて導入に踏み切れます。
今回は、情報共有ツールを導入したことで、なかなか見えてこなかった業務内容がオープンになった事例リモートワークに対応しやすくなった事例の2つをご紹介します。自分のチームと境遇が似ているチームの事例を参考にして、起こり得る障害やそれに対する打開策を把握しておきましょう。

 事例1:「他の人って何の業務をやってるんだろう?」という疑問の解消

 

情報共有ツール導入によって克服したかった課題や思い

ソーシャルメディア構築・運営・マネジメント事業を行っている企業の事例です。「社内のエンジニアが、それぞれどんな業務をやっているのかが分かりにくい」というのがこの会社の課題でした。業務状況に加え、各々の持っている開発技術や工夫をきちんと他のメンバーにも共有する機会や、それぞれの暗黙知を公開する場が欲しいと考え、情報共有ツール導入を決断したそうです。エンジニア自身が成長できると感じる社内の雰囲気を作り出すことで、エンジニアの転職を防ぎたいという狙いもあったのだとか。

情報共有ツール導入の効果

毎日の困りごとを書き込むと、今までの関係の希薄さは何だったのかと思うくらいに快く教え合うようになりました。トラブルが発生した時に、以前、同じようなトラブルを克服したチームからアドバイスを受けられるようになったといったメリットを語っています。これまでならば、「自分のチームが現在、抱えているトラブルをすでに経験済みのチームがあった」とは、知る由もなかったはずですが、情報共有ツールを導入したことによって、解決策を得られたのです。また、メンバーそれぞれが興味を持っている技術を投稿するので、入ってくる情報量が格段に上がったことも導入のメリットとして挙げていました。

もっと詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

エンジニアは成長してなんぼ。成長できないとおもったら 人がどんどん辞めていってしまうと思ったんです。

事例2:リモートワークなどのさまざまな働き方に対応できるようにしたい

働き方に対応

情報共有ツールによって克服したかった課題や思い

女性向け転職紹介サービスを展開している企業の事例です。常勤のメンバーとリモートワークで作業するメンバー、業務委託で関わるメンバーなど、それぞれのライフスタイルや業務内容によって、さまざまな働き方を実践するメンバーで構成された会社の事例です。多様なメンバーが働く環境でビジネス担当とエンジニア担当の情報のやり取りを円滑にするための手段として、情報共有ツールを導入することにしたそうです。

情報共有ツール導入の効果

ビジネスサイドの比重が多い業務にもエンジニアがアドバイスしてくれるようになり、それぞれの業務が見える化することのメリットを日々感じているようです。エンジニアからは、これまではエンジニアの視野でしか業務を見ていなかったのが、経営の視点からも業務を見られるようになったことが大きな利点だと話しています。
また、情報を発信・受信する場を設けることで、社員同士が気軽にコミュニケーションをする機会も増えたそうです。リモートワークで勤務している社員で、「必要な情報が社内にいないと得られない」と感じていたメンバーも、情報共有ツール導入後は、「会社にいる時と変わらないくらいの情報量が得られる」と語っています。

もっと詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

リモートワークに複業まで。多様なワークスタイルをLiB的 “ゆるふわ” トークで繋ぐ

まとめ

2つの事例どちらも、ある課題を解決すべく情報共有を導入しましたが、そこから派生していろいろな効果が生まれています。未知のツールを社内に導入するには、周囲の理解を促すなど、さまざまな工夫が必要ですが、社内に情報共有ツールが定着し始めた時、社内の雰囲気が大きく変わっていることが実感できるでしょう。

これらの事例はQiita Teamの事例からご紹介しました。さらにほかの事例も見てみたいという方は、こちらからご覧いただけます。

電子メールを使って情報共有を行う『コツ』とは?

社会人になると繰り返し教えられる「報・連・相」という言葉があるように、情報共有は仕事を進める上で非常に重要です。
では、なぜ情報共有は必要なのでしょう?今回のコラムでは、改めて情報共有について考え直します。

情報共有を行うメリットとは?

知識の属人化を防ぎ、情報活用を可能に

情報共有を行う一番の目的は「知識の属人化を防ぎ、情報活用を可能にする」ことです。どれだけ価値のある情報が手に入ったとしても、社員一人の頭の中に留まってしまっては、その価値は半減してしまいます。また、該当する社員が退職すれば、当然ながらその情報は消滅します。
複数の人間で情報を共有し合い、情報の活用ができて始めて、その情報は”会社のお宝”になるのです。

業務の効率化

情報共有によって、業務の効率化を図ることができます。もし、誰かが知っている内容を、複数の人間がそれぞれ調べていたならば、会社としても人件費の損失となってしまいます。情報共有は、業務を効率良く回すためにも必要なことなのです。

コミュニケーションの強化

情報共有の機会の増加は、社員間のコミュニケーションを図る機会の増加にもつながります。その結果、信頼関係の構築にもつながり、仕事を円滑に進めることができます。
また、縦(役職間)・横(部門間)でコミュニケーションが取れていれば、大きなトラブルが発生しても、スムーズに対応することが可能となります。

新たな発想を生み出す可能性も

横(部門間)の情報共有を行うことで、俯瞰的な視点からの意見交換ができ、相乗効果によって新たな発想が生み出される可能性もあります。

電子メールでの情報共有のやり方

ところで、みなさんは普段どのようなツールで情報共有を行っているでしょうか?

情報共有のツールとして最も利用されているのは、電子メールでしょう。電子メールは、比較的コストをかけずに導入できるため、誰でも簡単に始めることができるのがメリットです。

ただ、電子メールを使って情報共有を行うには、コツがあります。これらのコツを守れているかどうか、ぜひ一度確認してみてはいかがでしょう?

  • タイトルは簡潔に。本文を見ずともある程度の内容が把握できるよう、具体的に。
  • 結論を先に報告。状況報告や感想・意見はあとで書く。
  • 事実と自分の意見を混同させないように注意する。
  • 素早く対応する。
  • 箇条書きを使う。
  • あいまいな表現は避ける。
  • 緊急性、重要性、客観性がポイント。

スムーズに情報共有を行うためにも、ビジネスマナーとして、上記の内容はおさえておきたいですね。

電子メールで情報共有を行うデメリット

電子メールは、簡単・便利で導入しやすい反面、情報共有を行う上でデメリットがあるのも事実です。

宛先に入っていなければその情報を知ることができない

これは、メールの特性上、当然のことです。
ですが、その情報は果たして、宛先に入っている人だけで独占していい情報なのでしょうか?内容によっては、多くの人が知りたい情報かもしれませんし、広く活用できるかもしれません。
情報を“会社のお宝”にするには、適切な情報公開が必要になります。

情報の検索がしにくい

メールソフトによっては、検索キーワードが、差出人・送り先・件名のみという場合もあります。欲しい情報を検索したいと思っても、これらの情報を忘れてしまえば検索できません。
また、大量の過去のメールをさかのぼり、見つけたい情報を探し出すのは、時間がかかり不便です。

効率が悪い

場合によっては、チームへ、部門へ、部門外へ…と、同様のメールを何度も送る必要が出てきます。これでは手間がかかってしまい、効率良く仕事ができません。

重要なメールを見逃してしまう

毎日何十通とメールが送られてくるような人だと、数日休んでしまった時などに、つい大事なメールを見逃してしまう恐れがあります。重要なメールに関しては、受信するとすぐに別フォルダに移す必要があるでしょう。

情報共有ツールの紹介

情報共有ツールの紹介

最近では、電子メールで情報共有を行うのではなく、『情報共有ツール』を活用して情報共有を行う会社が増えてきています。情報共有のために開発された専用システムなので、情報共有におけるさまざまな工夫がほどこされているのが特徴です。
情報共有ツール』を活用した際のメリットを見てみましょう。

情報を‟会社のお宝“にすることができる

基本的には、社員全員が閲覧できる仕組みになっているので、情報を会社全体で共有することができます。なお、全体公開したくない情報に関しては、閲覧制限をかけることも可能です。情報を一つの場所に集約することで、情報の点在を防ぎ、それぞれが必要に応じて欲しい情報を探せるようになるのです。
誰もがすぐに再利用できる情報は、まさに‟会社のお宝“と言えるのではないでしょうか。

業務効率が向上する

情報共有ツールの場合、入力は一度きりで済みます。メールのように、相手に合わせてメールを作らなくて済み、業務効率がぐんと上がります。
これまでメールで何度もやり取りする必要があったケースでも、業務短縮になるのは間違いありません。

情報の統一化ができる

テンプレートを設定することができるのも、情報共有ツールの特徴の一つです。情報の種類によって、使うテンプレートを決めておけば、入力の手間を減らし、記載内容のばらつきを防ぐことができるようになるのです。

気軽に社内コミュニケーションが図れる

情報共有ツールは、情報が『記事』として表示され、それぞれの記事にはコメントや“いいね”ができる機能を持ったものもあります。そのため、SNSのような感覚で利用でき、気軽に社内コミュニケーションが図れます。
また、リアクション機能は、自主的に情報共有をしようというモチベーションの向上にも役立ちます。

リマインドとしても利用できる

情報共有ツールには、重要な情報をトップページに固定表示するという設定ができるものもあります。社員全員への伝達事項など、リマインドとしても利用することができるのです。

まとめ

今回のコラムでは、情報共有のメリット、電子メールでの情報共有のやり方、電子メールで情報共有を行うデメリット、情報共有ツールを紹介しました。
もし、情報共有ができていないと感じている方がいらっしゃるようなら、情報共有のやり方を見直してみてもいいかもしれませんね。