働き方改革の目的の設定と取り入れ方のポイントとは

働き方改革目的

働き方改革」という言葉を耳にすることが増えてきました。働き方について見直す取り組みを始めている会社や組織も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、働き方改革の目的やメリット、そして取り入れるためのコツをまとめました。
事例として米国GE社の取り組みもご紹介しますので、ぜひ参考になさってください。

「働き方改革」の目的とは?

安倍内閣は、日本経済の再生に向けた重要な取り組みとして「働き方改革」を掲げています。
これは、労働者の視点に立ち労働制度を改革し、働いている人一人ひとりがより良い将来の展望を持つことを目指した改革です。

▼なぜ働き方改革が求められているのか

働き方改革が求められている理由は、課題として挙げられている「正規・非正規労働者の処遇の差」、「長時間労働」、「単線型の日本のキャリアパス」の3つを見れば明らかでしょう。処遇の格差に左右されない適正な評価長時間労働の是正ライフステージに合った働き方を選択可能にして、多彩な人材に活躍の場を提供することを、働き方改革では目指しています(※1)。

また、経済社会の現状として、少子高齢化による人口問題も指摘されています。日本の生産年齢人口は、2015年では7,592万人となっていますが、2030年には6,773万人、2060年には4,418万人にまで減少すると見込まれています(※2)。労働者人口が減ることで、採用は今後どんどん難化していくでしょう。加えて終身雇用制度の崩壊とともに、転職に積極的な人も増えています。そのため、企業には「魅力ある職場づくり」や「働きやすい環境の整備」が求められているのです。

働き方改革は、労働者だけでなく、経営者も含めた「働く人」のさまざまな立場・視点での改革に臨むことで、労働生産性の改善にもつながります。

参考:
※1:首相官邸「働き方改革の実現
※2:総務省「情報通信白書

▼新しい働き方のメリット

働き方改革を通して、新しい働き方を取り入れることで、優秀な人材の採用と定着が期待できます。
また、多様な人材を活用することで、多彩な価値観を持った人が集まり、新たな価値創造がもたらされ、イノベーションにもつながるでしょう。

イノベーションを興すためには、効率性と創造性を高めるだけではなく、社員が存分に試行錯誤できる環境を整備することが大切です。
また、組織内外の壁をも超えた協働を推進することで、新しい価値創出ができるようになります。

つまり働き方改革に根ざした新しい働き方を取り入れることは、経営を効率化するだけではなく、イノベーションを興すためにも重要な施策であるといえます。

参考:経済産業省「イノベーションを興すのは誰の仕事か?

▼目的は生産性向上におく

優秀な人材を採用する、効率性や創造性を高める、イノベーションを興すなど、新しい働き方の導入には、さまざまな目的を設定できます。
しかしマネジメントの観点から考えた場合、人材採用や創造性をもたらす環境改善、イノベーションによる新事業の開拓といったこと焦点をあててしまうと、経営に直結する効果は見えづらいといえます。
そのため、目的を生産性向上におき、その手段として業務の効率化を進めることからはじめましょう
業務を効率化することで、長時間労働を抑制し無駄な人件費を削減する効果などが期待できます。

新しい働き方を導入するために

働き方改革目的設定

新しい働き方を導入するために注意したいポイントをご紹介します。

▼チームメンバーの要望を取り入れる

新しい働き方には多彩な施策がありますが、大切なことは「チームメンバーの要望を取り入れる」ことです。
どんなに素晴らしい制度を作ったとしても、それが活用されなければ意味はありません。
マネジメント層が旗振り役として積極的に活用することや、メンバ-への声かけをすることも重要なポイントです。

▼ITを活用する

例えば、リモートワークやモバイルワークを推進する場合には、クラウドサービスを活用することで、いつでもどこでも必要なデータにアクセスして業務ができるようになります。
働く場所を問わない働き方ができるようになれば、ライフステージに合わせた柔軟な働き方が可能になる、出張先でもいつもと変わりなく業務ができるようになるなど、業務効率化にも大きな力を発揮してくれます。

▼振り返りをして定着する仕組みづくりを目指す

チームメンバーの要望を取り入れて作った制度であったとしても、運用してみたら現実にはそぐわない、利用率が低いといったケースも出てくるでしょう。
そこで定期的に振り返りを行い、微修正をしながら、定着する仕組みづくりを目指しましょう。

 

新しい働き方を取り入れている企業「GE」

働き方改革を取り入れた企業

新しい働き方を実際に取り入れている企業は沢山ありますが、中でもGE(ゼネラル・エレクトリック)社は戦略的に企業変革を進めている企業として知られています。

GE社では、「FastWorks」という新しい働き方を取り入れ、顧客企業の成果を最大化するための取り組みをスタートさせました。
これは、「顧客ニーズを元に仮説を立てて開発を行い、その過程で顧客のフィードバックを取り入れながら、必要であれば方向転換も厭わない」という働き方です。
この「FastWorks」が導入されたのには、例えばGE社が手がけているガスタービンや航空機エンジンといった機器においては、信頼性や安全性を優先して完璧さを目指すあまり、スピード感や適応力が軽視されていたことへの反省が背景にあります。

「FastWorks」は、リーダー層やマネジメント層に限らず、また経理部門や法務部門などのバックオフィスも含めた、全社員・全部門が実践できるようにフレームワーク化された「FastWorks Everyday」として提供されています。
これにより、顧客との対話を繰り返しながら、顧客のために時には大きな路線変更を厭わず、走りながらチューンアップして、成果を最大化できるような企業変革を実現したのです

参考:
GE REPORTS JAPAN 生まれ変わるGE、成果を売る企業へ「FastWorks」と本気の変革の実態

まとめ

働き方改革を推進するためには、目的を生産性向上に設定しましょう。チームメンバーの意見を取り入れるだけではなく、定期的に施策の見直しを行い、マネジメント層が率先して利用することも重要なポイントのひとつです。

トライアンドエラーを繰り返し、チームに合った仕組みを実現していきましょう。

【働き方改革】形ばかりの残業削減に終わらないための方法とは

安倍内閣が推進している『働き方改革』。
政府は「働く人の視点に立って、労働制度の抜本改革を行い、企業文化や風土も含めて変えようとするもの」という基本的な考え方を定め、具体的には「正規、非正規の不合理な処遇の差」、「長時間労働」、「単線型の日本のキャリアパス」の3つを、日本の労働制度と働き方にある課題と設定しています。

今回のコラムでは、これら3つの課題のうち「長時間労働」、すなわち「残業」に焦点を当て、実際にどうすれば残業を減らせるかを考えます。形ばかりの残業削減になってしまう

形ばかりの『残業削減』になってしまう理由

残業削減の方法を考える前に、まず、心に留めておかなければならないのは、「真の『残業削減』を達成すること」です。施策や制度の整備を急ぐあまり、「形ばかりの『残業削減』になっている」会社があるのも残念ながら事実なのです。

では、どうして、「形だけの『残業削減』」が発生してしまうのでしょう?原因として考えられるのは、「施策の形骸化」と「費用の必要性の軽視」の2点です。順に見ていきましょう。

施策の形骸化

施策や制度があっても、現場に合ったものでなければ実践されず形骸化してしまいます。これまで何十時間と残業をこなしていた社員が、仕事内容や仕事量、体制、労働環境などを変えずして、残業時間をゼロにするというのは不可能です。

残業削減を謳っているとある会社では、社員たちは皆、仕事を自宅に持ち帰り、サービス残業をしている……そんな話も耳にしたことがあります。この場合、残業代は支払われず、社員の満足度は下がる一方です。

また、施策は十分でも、実践する社員自身が残業削減に取り組む意識を強く持っていなければ、「長時間残業は当たり前」といった前例を変えていくことができず、同じように施策が形骸化してしまいます。社員一人一人が「なぜ残業削減が必要なのか」を自分ごととして理解し、行動する必要があります。

費用の必要性の軽視

残業削減には、従来のやり方をすべて見直す必要があります。仕事の全体量を変えず、一人一人の業務時間を少なくするためには、「生産性を上げる(仕事のやり方を変える)」「人の数を増やす(体制を強化する)」しか方法はありません。いずれにしても、ある程度の費用が必要になることは意識しておきましょう。

会社によっては、生産性を上げるために、業務システムを刷新する必要があるかもしれませんが、刷新にイニシャルコストがかかってしまっても、社員の残業代を減らせ、かつ、社員の仕事における満足度を高めることができるのであれば、結果的にはイニシャルコスト以上の価値を見込める可能性もあります。

もちろん、できるだけコストを抑えて残業削減を行いたいという会社が大半でしょう。ですが、投資なくして、残業削減は成し得ません。それは心に留めておいてください。

残業を減らすための施策におけるポイント

残業削減

では、形ばかりの『残業削減』で終わってしまうことなく、残業を減らすためにはどうすればいいのでしょう?次項では「施策におけるポイント」をご紹介したいと思います。

真の課題と原因の可視化

現状把握・分析は、残業削減の一番の要と言えるのではないでしょうか。
「どこの部門で長時間の残業が多いのか?」、「なぜ、その部門で長時間の残業が発生しているのか?」、「どのような対策をとれば、長時間の残業が減らせるのか?」と深掘りして、真の課題と原因を可視化しなければ、残業削減の実現は難しいでしょう。

導入から定着を意識した施策の実践

課題と原因が判明した後は、解決策を実現するための「具体的な施策立案」のフェーズになります。これまでもお伝えしてきたように、施策や制度は導入して終わりではありません。継続的に実現可能な施策でなければ意味がないのです。

施策を普及していくにあたっては、いろいろな立場の社員をメンバーにしたプロジェクトチームを結成してリードするのがお勧めです。また、全社の取り組みとして継続していくためにも上層部への協力を仰ぎ、定着を図る体制作りも念頭にいれ、実践していきましょう。

残業削減に取り組むための参考になる事例集の紹介

最後に、残業削減に成功した企業の具体的な取り組み事例をまとめた「事例集」をご紹介します。

 

残業削減を図れば、ワークライフバランスの実現→モチベーションの向上→仕事が円滑に進むという『プラスのサイクル』を生み出すことができます。ぜひ事例を参考にしてみてください。

まとめ

  • 形ばかりの『残業削減』になってしまう原因は、「施策の形骸化」と「費用の必要性の軽視
  • 残業を減らすための施策におけるポイントは、「真の課題と原因の可視化」と「導入から定着を意識した施策の実践

この機会に、事例集を活用し、自社ならではの残業削減を実践してみてはいかがでしょうか。

導入の参考にしたい働き方改革の事例紹介

参考にしたい働き方改革

2016年9月に「働き方改革」が提唱され、さまざまな企業が取り組みを始めています。働く人だけでなく、経営者やリーダーにも直接関わってくる働き方改革。ルールづくりや仕事の進め方など、より良い環境づくりに役立つ事例を紹介します。

働き方改革の事例が掲載されているサイト

色々な事例が掲載されているサイトを、下記にまとめました。
他の企業では具体的にどのような施策を行っているのか、問題点はどういったことがあるのか、といった詳細な事例も掲載されていますので、参考にしてみてください。

  • 働き方・休み方改善ポータルサイト
    働き方・休み方改善の取り組み事例を検索することができます。
    テレワーク、在宅勤務、モバイルワークを導入している企業を多く紹介しています。
  • 東京都産業労働局
    働き方改革宣言企業 宣言企業訪問
    東京都働き方改革宣言企業を掲載しているサイトです。
    大鵬薬品工業、損保ジャパンなど、大手企業の取り組みも紹介されています。
  • 日本経済団体連合会
    働き方・休み方改革
    「長時間労働の是正・休暇取得促進」、「仕事と育児・介護の両立支援」などの事例が掲載されています。見やすくまとめられたPDFファイルが公開されています。

さまざまな企業が取り入れている働き方改革

働き方改革の事例

さまざまな企業が導入している働き方改革には、それぞれの特色があります。
主に、育児休暇や介護休暇の促進、休み方の改善、ノマドワーキングの導入などを実施している企業が多いようです。
具体的にどのような環境づくりをしているのか、大手三社の取り組みを紹介します。

資生堂「女性の活躍に早い段階で着手し、さらなる変革へ。」

女性従業員が8割を占めており、顧客の9割も女性という資生堂は、10年以上前から女性が働きやすい環境作りに取り組んでいます。
働き方改革への取り組みとしては、ノマドワーキングの導入男性が育児休暇を取得することを促す運動の推進介護と仕事の両立支援などを取り入れています。さらに詳しく知りたい方はこちら

平成27年度テレワーク推進企業等厚生労働大臣表彰日本マイクロソフト株式会社

業務の効率とワーク・ライフ・バランスの両方を向上させるためにフレキシブルワークに取り組んでいるのは、日本マイクロソフト株式会社です。テレワークは一般的に育児や介護者を対象としている一方で、フレキシブルワークは社員全員の日常業務が対象となります。
効率と安全性という両方を実現させるため、さまざまなルール作りが行われています。

さらに詳しく知りたい方はこちら

男性の育児参加を後押しする旭化成株式会社

男性の育児参加は、本人が希望していてもなかなか取りにくいものです。旭化成株式会社では、男性の育児参加を積極的に推進し、育児休暇の改定を行いました。これによって、男性が育児休暇を取得しにくいという現状が改善されました。

さらに詳しく知りたい方はこちら

まとめ

誰もが知っているような有名企業をはじめ、多くの企業が働き方改革に取り組み始めています。多様な働き方や育児休暇、介護離職を減らす支援など、会社と社員が一丸になって取り組むことにより、業務の効率アップにつながることもあります。
仕事への責任感や働きやすい環境を作ることにより、生産性向上も見込めます。
上記の事例を参考に、働き方改革に取り組んでみてはいかがでしょうか。

オープンソースな情報共有ツールを使うことのメリットとデメリット

オープンソースな情報共有ツール

社内の情報を共有する際に、情報共有ツールを使うととても効率的になります。
スマートフォンやタブレット端末が普及した現在では、モバイル端末で情報を閲覧する機会も増えてきており、インターネットを介して情報共有ツールでやり取りすることも当たり前になりつつあります。
これから情報共有ツールを導入する場合、企業では社内文書はセキュアに管理しなければならないため、セキュリティに配慮している情報共有ツールの導入が求められるでしょうし、比較的小さなグループ、例えば友達同士などで情報共有する際には、無料で使える情報共有ツールで十分でしょう。
使う目的に合わせて情報共有ツールを選択するのが望ましいのですが、選ぶ際には、情報共有ツールには、無料のオープンソースなツールと有料のサービスの2種類に分けられるということを理解しておいてください。
今回の記事では、オープンソースのツールと有料のサービスを比較してメリット、デメリットを見ていきましょう。

オープンソースのツールと有料ツール比較

 

オープンソースな情報共有ツールを使う

オープンソースな情報共有ツールは、コストをかけずに運用することができます。
そのため、情報共有ツールを社内で使い始める際にコストをかけずに試用導入する場合や、友達同士で使いたい場合などの小規模なグループで使うのに向いています
ソースコードを直接変えられるスキルがあるなら、自分でデザインを変えたり、機能を追加できます。

しかし、オープンソースな情報共有ツールを大人数で長期的に使うとなると、OSやソフトウェアのアップデート、セキュリティ対策、バックアップなどの管理をしなければならず、そのための人材や学習が必要となります
専門的なエンジニアが社内にいる場合は、オープンソースな情報共有ツールを長期的に利用することができますが、そうでない場合は有料のサービスを使って情報共有をする方が効率的です。
また、オープンソースなソフトウェアを使う際の一般的なデメリットとして、「開発がされなくなり、別のツールへ切り替えをしなくてはならない」、「使い方などのドキュメントが用意されておらず、利用者が自分で使い方の書いてあるサイトを探さないと見つからない」といった手間がかかることもあり得ます

オープンソースな情報共有ツール

 

有料のサービスを使う

オープンソースの情報共有ツールの場合、利用者がツールの管理までしなければならず、セキュアに利用するのは大変でした。
対して、有料のサービスの場合は、サービスを提供する会社に在籍している専門のエンジニアが、バグの修正やセキュリティ対策を常に行っていて、いつでも利用者がセキュアに利用できるように維持管理しています。
そのため利用者はOSやソフトウェアのアップデート、セキュリティ対策などを意識せずに利用し続けることができます。

また、オープンソースなソフトウェアの情報共有ツールでは、機能が少ない割には動作が重いものや、操作に一貫性がなく使いにくいものも見られます。開発が活発なソフトウェアであれば、すぐに改善されるでしょうが、開発が活発でない場合は長い期間にわたって放置され続けることもあります。
対して、有料のサービスではエンジニアが日々、自社の情報共有ツールを利用し開発しているので、必要な機能がそろっていて、操作も使いやすいように設計されています。

有料の情報共有ツールを導入する上で、問題点となり得るのは、選択肢が多くどれを選ぶべきか決断するのが難しいことです。
一度、情報共有ツールを導入して本格的に利用し始めてから、別の情報共有ツールに切り替えるのはとても大変です。投稿した情報を移すシステムがある場合は問題ありませんが、システムがない場合は、一つ一つ移すことになります。
そのため、新たに情報共有ツールを導入して利用しようとする際は、そのツールに必要な機能がそろっているかを確認しましょう。例えば、文書の書きやすさや検索機能などが確認ポイントとして挙げられます。

 

まとめ

情報共有ツールを利用する際には、無料でオープンソースのものと有料サービスのものの2種類があることを理解して選択しましょう。
コストをかけたくない、友人同士などプライベートで利用するといった場合には、無料でオープンソースのものがお勧めです。
セキュリティ、機能性、操作性などを求めるのであれば、有料サービスをお勧めします。
有料サービスでも無料期間を設けているサービスがありますので、まずはいろいろな情報共有ツールを試してみて、利用目的に合った情報共有ツールを導入しましょう。

ミーティングにおける情報共有の大切さ

ミーティングにおける情報共有の大切さ

今、みなさんの会社では週に何回のミーティングをして、一回のミーティングにどのくらいの時間をかけていますか?ミーティングの最中に「あぁ、このミーティングは生産性がないな、早く終わらないかな」と思ったことはありませんか?今回は、効率的なミーティングをするためのノウハウをご紹介します。

生産性のないミーティングとは

生産性のないミーティング

長い

例えばミーティングを3時間も行ったら、いくら内容が重要で全員がやる気に満ち溢れた状態で望んでも、疲れてしまって話に集中することができません。その結果、さらにだらだらとミーティング時間が延びてしまうかもしれません。
ミーティングには多大なコストがかかっていることも忘れてはいけません。単純計算で(ミーティング参加人数×時給×ミーティング時間)のコストはかかってしまいます。

ミーティングの目的がはっきりとしない

何のためのミーティングなのか、目的やゴールを設定せずにミーティングを開催していませんか?参加した人全員が会議の目的やゴールを理解して参加していなければ、ミーティングで積極的に意見を述べることができません。特定の人が話しているだけで、ほかの人は発言せずにミーティングが終わったとなると、そのミーティングに参加した意味がありません。

情報共有のミーティングを減らして問題解決のミーティングに注力する

ミーティングのアジェンダの種類

ミーティングのアジェンダには大きく分けて、問題解決情報共有の2種類があります。問題解決のアジェンダとは例えば、「来月の営業成績を10%アップするにはどうしたらよいのか」といったもので、1つの問題を議題にして解決策を出すことがミーティングでは求められます。未来のことについてミーティングすると言った方が分かりやすいかもしれません。一方、情報共有のアジェンダとは、「先月の売り上げはいくらでした」などのいわゆる報告会のようなものです。問題解決とは違い、過去のことについて話すものです。

情報共有のためのミーティングは必要?

生産性の向上に主眼をおいた場合、何かしらの情報共有をするためのミーティングは、なるべく減らしていくべきでしょう。ミーティングは何かを共有するためにあるのではなく、達成したい目的について話し合うためにあります。本来、情報共有とはそのための手段であって、ミーティングのゴールには成り得ないはずです。

ミーティングの要・不要を検討すると、「だったらミーティングそのものをなくせばいい」という声も聞こえてきそうですがそれは間違いです。ミーティングで顔を合わせることによって、より充実したコミュニケーションが取れますから、ミーティングをゼロの状態にすることは賢明な判断とは言えないでしょう。 必要のないミーティングは減らして、生産性の高いミーティングをすることが重要です。

生産性の高いミーティングにするための解決策

生産性の高いミーティングにするには

ミーティング人数は最小限に抑える

ミーティングに参加する人数が多いと、コストがかかってしまいます。発言のハードルも上がり、自分の意見が言えずに終わってしまうこともあります。そういった弊害をなくすために、必要最低限の人数でミーティングするように心がけましょう。どうしても多数の意見を集約する必要がある時は、チーム分けで少人数のミーティングをしてから、その結果を持ち寄って話し合うことで、スムーズにミーティングが進みます。

ミーティングの目的・ゴールを明確にする

何のためのミーティングか、参加する全員がはっきりと認識してはじめて、ミーティングが機能します。ミーティングの事前か冒頭に、ミーティングの目的について参加者全員で共有しておきましょう。

情報共有ツールを導入する

情報共有ツールを導入し活用することによって、情報共有のためのミーティングを省くことができ、その時間をほかのタスクに充てることができます。また、情報共有ツールを使えば、事前にミーティングの議題や必要なデータを共有することができ、スムーズにミーティングを始められます。前述の「ミーティングの目的を明確にする」ことにも情報共有ツールは活用できます。ミーティングが終わった後も、議事録を情報共有ツールを使って共有すれば、何が話されたのか、何が決まったのかが一目で分かります。

まとめ

ミーティングのアジェンダには情報共有と問題解決の2種類があります。このうち、情報共有は情報共有ツールを活用して省くことができます。

ミーティングのための準備・議事録も情報共有ツールを使って共有しましょう。問題解決を話し合うミーティングに注力することで、生産性のあるミーティングが実現します。

無料トライアル期間について

Qiita Teamではみなさんに納得してご利用いただくために、30日間の無料トライアル期間を設けております。30日間のトライアル期間中は全ての機能をお使いいただくことが可能です。30日トライアルを検討されている方は以下の記事も御覧ください。

Qiita:Teamとは?

無料トライアル終了後について

無料トライアル期間終了後、自動的に有料に切り替わることはありませんのでご安心ください。またトライアル期間終了後、利用続行する場合とトライアル期間で利用をやめる場合それぞれの挙動を以下でご説明します。

利用続行する場合

有料版への移行をされた場合、無料トライアル期間中に投稿した記事は全て引き継がれます。

無料トライアルで利用をやめる場合

トライアル期間に投稿した記事は閲覧編集できなくなります。

利用をやめる場合、投稿した記事のバックアップをおすすめします。

Qiita Team の Trello Power-Up が登場

キータチーム(Qiita Team)が Trello の Power-Up として登場しました。

Trello Qiita Team Power-Up

Trelloはタスクの管理ツールですが、Trelloのカードには収まらないほどの情報をQiita Teamに書くことで、あなたのチームの生産性を大きく向上させることができます。

キータチームはテンプレートを利用して日報や議事録をかんたんに書いて共有することができます。

詳細は、Trello Power-Up の特長ページを御覧ください。

Trello Power-Up for Qiita:Team

Trello Power-Up ページ

Qiita Team + Trello Power-Up Your Productivity

Trello Power-Up for Qiita Team

Overview

This article is an overview of Trello Power-Up for Qiita Team.

Use Qiita Team Power-Up

To activate Power-Up, please open the Board menu on the right side of the page, select the Power-Ups menu option and press the “Enable” button next to Qiita Team Power-Up.

Authenticate Qiita Team account on Trello

Every user needs to authenticate the Qiita Team account on Trello if once Power-Up is enabled. Please press the “Qiita Team” button on the upper right of the Board.

Allow access

Power-Up and Qiita Team cooperation settings

Now let’s change settings of Qiita Team that will access to Power-Up.

Please enter the subdomain of the team that will use Power-Up in “team subdomain”.

Functions of Qiita Team Power-Up

Qiita Team Power-Up has the following functions.

  • Power-Up is able to attach Qiita Team posts to Trello Cards.
  • Power-Up is able to make Qiita Team posts from Trello Cards.

Attach posts on Qiita Team

You can use all functions by pushing “Power-Up” button on Qiita Team.

You can input Qiita Team URL as a link on the Card.

Attach Qiita Team card

Post the Board to Qiita Team

Likewise, you can use the same button to create a new page in Qiita Team using the Card title and description.

Disable Qiita Team Power-Up

To log out from Qiita Team account on Trello, press “Delete personal settings” from the same edit menu above.

If you do not want to use Power-Up, press the Disable button on the Power-Up sidebar. Please note that this will delete all users who use this Board.

Trello Power-Up for Qiita Team

概要

Trello Power-Up for Qiita Team の概要です。

Qiita TeamのPower-Upを使用する

Power-Upを有効化するには、ページの右側にあるボードメニューを開き、Power-Upsメニューオプションを選択し、Qiita Team Power-Upの横にある「有効化」ボタンを押下します。

Qiita Team で認証する

ボードのPower-Upが有効になると、個々のユーザはTrello内からQiita Teamアカウントを認証する必要があります。ボードの右上にある「Qiita Team」ボタンを押下してください。

Authorize access

Allow access

Power-Up と Qiita Team の連携設定

Power-UpにアクセスするQiita Teamの情報を設定します。

Setting Qiita Team

「チームのサブドメイン」に、連携するチームのサブドメインを入力してください。

Input subdomain

Qiita Team Power-Upを使う

Qiita Team Power-Upには以下の機能があります。

  • Qiita Team の投稿をカードに添付する機能
  • カードからQiita Team の投稿を作成する機能

Qiita Teamの投稿を添付する

Qiita Team の Power-Up ボタンから全てが始まります。
投稿のカード添付機能では、Qiita Team URLをカードの上へリンクとして貼り付けができます。

Add cards

ボードをQiita Teamへ投稿

同様に、このボタンを使用して、カードのタイトルと説明を使用してQiita Teamに新しいページを作成することができます。

Post cards

Power-Up を無効にする

TrelloでQiita Teamアカウントからログアウトするには、上記の同じ編集メニューで「個人設定を削除」を押下します。

適切な情報共有の方法で成果を出そう

情報共有を円滑にするポイント

チーム内の情報共有が円滑に行われなかったことで、営業や業務に支障が出た経験はありませんか。

問題の原因は、適切な情報共有の方法を知らないということ、また、用意した情報共有の方法をうまく運用できていないということです。

いくら適切な情報共有方法を選択しても、うまく運用できていなければ、成果を得られません。

情報共有を成功させ、成果を出すためには、情報共有の目的を理解した上で、②適切な情報共有の方法を選択し、そして③その情報共有方法をうまく運用するということが大切です。

上記のような流れに沿って、情報共有の環境・システムを整えましょう。

この記事はこんな悩みや疑問をもつ方への記事です。

現状の情報共有の方法に不満を抱いている
効率の良い情報共有方法を知りたい
情報共有によって生産性を向上させたい。

この記事では、効率的に情報共有するための方法・ポイントをご紹介します。

情報共有の方法を改善し、生産性を向上させたい方は、ぜひ参考になさってください。

情報共有の目的を理解しよう

適切な情報共有の方法を選択し、成果を出すためには、まず、情報共有の目的と大切さを理解しましょう。

情報共有の目的は、主に以下の2つのことです。

ノウハウの共有を可能にする
コミュニケーションコストの削減をする

①ノウハウの共有を可能にする

情報共有をすることによって、個人だけが知り得るノウハウを、他の社員にも共有することができます。

個人だけが知り得るノウハウを、他の社員にも活用する機会があると、「新しいプロジェクトを始動する」といった際に、過去のノウハウを転用して工数を削減し、コストを軽減することができます。

プロジェクトの内容や担当者、そして課題…、等の情報を蓄積・共有し、必要な時にはいつでも見られるようにすることを、情報共有は可能にします。

②コミュニケーションコストの削減をする

異なる部署間で情報共有をする際、いろいろな人を経由して情報を伝達しているため、コミュニケーション工数や伝わるまでに時間がかかってしまうことも珍しくありません。

しかし、情報共有の環境が整って入れば、情報を伝達するための余計なコストを抑えることができます。

社内の情報共有フローを整備し効率化することで、コミュニケーションコストの削減が可能になります。

(情報共有の目的については、併せてこちらの記事もご覧ください)

情報共有の目的を明確にして業務の効率を上げよう

情報共有の方法を整備しよう

情報共有を活性化させる方法

情報共有の目的は主に、「ノウハウの共有を可能にする」「コミュニケーションコストの削減」です。
その目的を達成するためには、どんな方法で情報共有をするのかということが重要なポイントになります。

情報共有の方法として、情報共有ツールを導入することがかなり効果的な方法です。
最近では、ITツールの発達により、メールだけではなく「社内SNS」や「グループウェア」など、沢山の情報共有ツールが存在します。
自社の規模やニーズに応じて情報共有ツールを選択し、導入してください。

情報をオープンにし、開示可能な情報には社内の誰もが簡単にアクセスできるような環境を作りましょう。

(情報共有ツールの導入については併せてこちらの記事もご覧ください)

情報共有ツールの社内導入は労働/費用コストから判断する

情報共有ツールの導入、及び情報共有の方法は、以下のポイントに沿った方法で行うことをお勧めします。

①「気軽に発信できる場」をつくる

社内掲示板やグループウェアなどを活用し、社員全員が気軽に情報発信をできる場をつくりましょう。

社内掲示板やグループウェアを活用する際には、

必要な情報にすぐにアクセスできるように検索機能を設ける
FAQなど必要な情報へのリンクを貼る

の2点のポイントを実践することが効果的です。

気軽に情報発信できる場をつくることは、社内のコミュニケーション活性にも繋がります
情報共有に対してオープンな職場づくりを目指していきましょう。

②会議を効率的にするために議事録を共有する

議事録にまとめた会議の内容は、それを共有することで課題点やノウハウを共有することができます。
課題点やノウハウを共有することによって、課題解決に要するコストの削減に繋がります

会議を効率的に運用するために、議事録などの社員が知って特になる情報は共有しましょう。

③マニュアルやFAQドキュメントを充実させる

マニュアルの整備やFAQ(よくある質問とその回答)ドキュメントを充実させることで、新人や中途入社の社員を迎えたとしても、自分で調べて業務を進められます
必要に応じてマニュアルやFAQの内容をブラッシュアップして、情報を更新することも大切です。

情報共有による生産性向上を目指すためにも、マニュアルやFAQドキュメントを充実させましょう。

④日報を習慣化する

日報を習慣化することで、成長が見えるようになるだけではなく、過去の経験を参考にして、新しい施策に取り組むことができます
日報は個人の資産ではなく、チーム全体の資産です。
チームリーダーや先輩がフィードバックを行うだけではなく、メンバー全員がいつでも閲覧・コメントをできるようにすることで、情報共有が円滑になり、コミュニケーションが活性化します。

自己成長のため、また、社内コミュニケーションの活性化のために、日報を習慣化させましょう。

情報共有方法をうまく運用するために

情報共有を定着させるために

情報共有の目的を理解したうえで、情報共有の方法を整備した次は、情報共有方法をうまく運用することが重要です。
そのためにまず、情報共有方法を社内で定着させることを心がけましょう。

社内で情報共有方法を定着させることによって、情報共有方法をうまく運用するための環境が作られます。
情報共有の方法を定着させるためには、フローを整備するだけではなく、マネジメント層の働きかけが重要なポイントです。

以下の3つのポイントに沿って、情報共有を社内に定着させましょう。

①チームリーダーが率先して活用する

チームリーダーが率先して活用することによって、システムやフローの定着は推進されます。チームリーダーが利用頻度の低いメンバーに対して声かけを行い、折に触れて必要性を説いていきましょう。

チームリーダーを中心に、情報共有の方法に対する意識をメンバー全員に伝え、情報共有に積極的な職場を作っていきましょう。

②情報共有の重要性をチームメンバー全員が認識する

情報共有を定着させるためには、チームメンバー全員で情報共有に取り組む姿勢が必要です。
情報共有の重要性が広まっていないと
「クライアントに求められた資料を作った社員が長期休暇を取っていたので、資料の共有が休暇明けになってしまった」
といった機会損失が生じてしまうかもしれません。

具体例を示しながら大切さをメンバーに伝え、チームメンバー全員情報共有に取り組む姿勢を作り、整備された情報共有方法を推進していきましょう

③情報共有システムを導入する際には、最初に情報をしっかりと入れておく

例えば、社内SNSを導入した場合。
必要に応じてメンバーを追加していたのでは、アカウントを所有していないメンバーは活用することができません。

また、顧客管理システムを導入した場合。
取引のたびに情報を足していくのではなく、既に取引のある顧客情報を最初に入れておくことで、システムをスムーズに活用できます。

このように、情報共有システムを導入する際に、あらかじめメンバーの登録を済ましたり、利用頻度が高い情報を入れておきましょう
そうすることで、情報共有ツールを初めて利用するメンバーに、高い壁を感じさせないでしょう。

まとめ

①情報共有の目的を理解した上で ②適切な情報共有の方法を選択し、そして ③その情報共有方法をうまく運用することが、情報共有によって社内の生産性を向上させるためのヒントです。

情報共有をうまく運用するためには、効果的な情報共有の方法を意識し、試行錯誤しながら、マネジメント層やチームメンバーの情報共有に対する意識を高めていくことも重要なポイントです。

社内コミュニケーションも利用しながら、情報共有を社内に浸透させていきましょう。
自社に合った体制を構築するためにも、定期的に見直しを行い、ブラッシュアップをしてください。