情報共有時における課題は情報共有ツールで解決しよう

情報共有課題

社内で情報共有をしたいけれど、なかなかうまくいかないことがありますよね。

「伝えたつもりなのに伝わっていなかった」、「情報が欲しいけれどスムーズに見つけることができない」など、情報共有に関する課題は数多く挙げられます。

情報共有がうまくいかなければ、作業の効率が下がるだけではなく、時には会社に損失をもたらすこともあるかもしれません。

今回は情報共有における課題を解消するためのノウハウを紹介します。

情報共有ツールを活用する

情報共有ツール

社内の情報共有がうまくいかないと感じた際には、まず情報共有ツールを導入してみましょう。

情報共有ツールの活用により、情報共有時におけるさまざまな課題を解決することができます。

「伝えたつもりが伝わっていなかった」を解決する

情報共有をする際に、口頭では周りの音がうるさくて聴き取れなかったり、伝え漏れがあったりします。

付箋などにメモをして情報共有をすれば、伝え漏れはなくなりますが、代わりに紛失などの問題が発生します。

情報共有ツールを使えばこうした問題は解決します。

情報共有ツールではウェブ上に情報を残しておけるので、大切な情報を忘れたり、紛失したりする心配がありません

情報共有ツールによっては、共有された情報に対して「いいね」ができたりコメントを返信できたりするので、伝えた情報が伝わっているかを心配する必要もありません。

「欲しい情報がすぐに手に入らない」を解決する

これも情報共有ツールで解決することができます。

先ほど、情報共有ツールを使わずに情報共有する方法として、口頭・メモの2種類を挙げましたが、もう一つ情報共有をする際によく使われるものがあります。メールです。

メールは情報を見返せるので、口頭共有のように伝え漏れが発生することも、メモのように紛失してしまうこともありません。

しかしメールには欠点があります。

内容を間違えて送ってしまった時に、内容を修正できないところです。

送った後から「間違えました」と訂正することはできますが、やり取りが多くなると見逃してしまいトラブルの原因になります。

一方、情報共有ツールは書いた後でも情報そのものを修正することができます。

また、修正した内容を情報共有ツールのコメント機能などで伝えられるので、いつの間にか情報が更新されていた、ということもありません。

「新入社員に仕事を教えるのが負担」を解決する

毎年、新入社員を採用する場合、その新入社員1人1人に仕事を1から教えるとなると多大な時間と労力を使います。

それを改善できるのも情報共有ツールです。

新入社員からよく質問される内容はドキュメントとしてまとめておき、情報共有ツールで誰でも見られるようにしておきます。

上司は新入社員にそのドキュメントを見ておくように指示しておけば、新入社員が自力で疑問を解決することができます。

こうして情報共有ツールをマニュアルのように使うことで、新入社員に仕事を教える負担が減らせます

しかも情報共有ツールのマニュアルは、新たに情報を付け足したり修正したりしていくことが簡単にできるので、紙のマニュアルよりも便利です。

このように、情報共有におけるさまざまな課題が情報共有ツールの導入によって解決でき、作業の効率を上げることが可能です。

どの情報共有ツールを使えばいいか分からない

情報共有ツールの活用をお勧めしていますが、たくさんの情報共有ツールがあるので、どれを使えばいいのか迷ってしまわれるかもしれません。

その場合は、まずは情報共有ツールを導入するプロジェクトを立ち上げて、プロジェクトメンバーだけでいくつか試してみてください。

多くの情報共有ツールは無料で使える期間を設けているので、コストをかけずに検討できます。

情報共有時のコツ

情報共有コツ

いくつか試してみた中で、自社に合っている情報共有ツールを見つけたら、すぐに全社導入するのではなく、まずは少人数で使ってみる期間を設けましょう。

この時点で、ある程度の使用に関するノウハウを蓄積することによって、全社導入してからの啓蒙施策についても事前に検討できます。

また全社で使い始めてからも、情報共有ツールを各自が積極的に活用しているか、継続的に管理・サポートすることが重要です。

情報共有ツールを使うにあたっては、情報を共有する最初の一歩で戸惑うケースが見られます。

あまり難しく考えず、まずは日報やランチの美味しいお店の共有など誰でも簡単にできる情報共有から始めることが、情報共有の心理的なハードルを下げるコツです。

誰でもアクションしやすいような情報共有を実践することによって、コミュニケーションの活性化にもつながります。

まとめ

情報共有時の課題を解決するためには、まずは情報共有ツールの導入をお勧めします。

情報共有ツールの導入は、まずはスモールスタートで実践しましょう。情報共有をうまく社内に定着させるには、情報共有のハードルを下げることがポイントです。

議事録は簡単に作れる!Qiita Teamで議事録を作る4つのポイント

1. 議事録の重要性

議事録は会議に参加していた人たちが、会議の内容をリマインドするためのものです。さらには、会議に参加していなかった人たちがその会議での共有事項や決定事項を知るためのものでもあります。会議に参加していなかった人たちへの議事録の共有というのは、案外見落とされがちです。しかしながら、議事録の共有を怠ってしまうと、知識の属人化を引き起こします。知識の属人化を防ぐためにもQiita Teamを活用しましょう。Qiita Teamにはテンプレート機能があるので、必然的にチームへの議事録の共有が可能になります。では、実際にQiita Teamを使った議事録の作成をしていきましょう。

2. Qiita Teamによる議事録の作成ポイント

議事録の作成で重要なのが、議事録のフォーマットの均一化です。議事録のフォーマットが会議によってバラバラだと、その会議に参加していなかった人たちは毎回違うフォーマットの議事録を読むので、読むためにコストがかかってしまうかもしれません。せっかく生産性を高めるために議事録などで情報共有をしても、フォーマットの均一化ができなければ、かえって生産性を下げてしまう危険性があります。Googleで[議事録 テンプレート]と検索すると、たくさんヒットしてしまい、どれを使おうか迷ったことがあるかもしれません。

今回はQiita Teamでの最もオーソドックスな議事録のテンプレートの作成方法と機能についてご紹介します。

3. Qiita Teamでの議事録テンプレートの作成方法

1.議事録を作成したいチームに移動したら、投稿ボタン右の を押下して、[編集する]を開きましょう。

how-to-make-template

2.テンプレート一覧が表示されたら、[テンプレート新規作成]を押下しましょう。

how-to-make-template

3.名前には「議事録」と入力してください。

4.タイトルには「%{Year}年%{month}月%{day}日 」と入力してください。テンプレートには変数を挿入することができます。※テンプレート内で変数を利用すると、テンプレートを使用する際に変数が自動的に展開されます。

how-to-make-template

5.タグに「議事録」と入力しましょう。タグを探すのがラクになったり、議事録が整理しやすくなります。

6.本文にはテキストエリアに表示させるテキストを書きます。今回は議事録のテンプレートなので、本文に下記の項目を入力しましょう。

– 日時
– 参加者
– 目的
– 議論
– 次のアクション

7.あとは登録ボタンを押して、テンプレートを登録しましょう。

write-minutes

4. Qiita Teamで議事録を書こう

次は実際にQiita Teamで議事録を作成してみましょう。

1.議事録を作成したいチームにアクセスして、投稿ボタン右の を押下して、議事録のテンプレートを選択しましょう。

write-minutes

2.タイトルに具体的な会議の名前を入力しましょう。

3.本文を入力しましょう。

4.カスタム絵文字を活用しよう。Qiita Teamでは、デフォルトでユーザーアイコンの絵文字が登録されています。:@user-name:でアイコン画像のカスタム絵文字が設定できるので、ぜひ活用してみましょう。

emoji

まとめ

Qiita Teamを活用しているチームの中には、Qiita Teamで議事録を作成しているチームがたくさんあります。

ぜひ、Qiita Teamで議事録を書いてみてはいかがでしょうか?

Qiita Teamを活用した議事録の共有事例はこちら

Qiita Teamで生産性UP!Qiita Teamを活用する4つのポイント

ここでは、Qiita Teamを活用することでもっと仕事をやりやすくする方法をご説明します !
仕事の生産性をUPさせるためにぜひお役立てください。
今回は、以下のことを主に説明します。

1.テンプレートを活用する

仕事の生産性を向上させるためには、「情報共有の活性化」が非常に重要です。
社員それぞれが現場で得た情報・知識を会社全体で共有し、様々なプロジェクトに生かす為には毎日の業務日報を書くことが得策です。
業務日報を書く際、テンプレートを利用することをオススメしています。
テンプレートを利用することで業務日報の内容に個人差がでることや、書き漏れを防ぐことが出来ます。

Qiita Teamを仕事に活用する
テンプレートは数種類ご用意してありますので、使用用途ごとにご利用ください。

また、新機能をリリースする際には、開発チーム以外にもサポートや営業、マーケティング担当など様々な人が機能を理解しておく必要があります。機能の背景や概要をきちんと共有しておくことでフィードバックやリリースまでの準備をスムーズに行うことができます。

そんなときに利用していただきたいこちらの2つのテンプレートもご用意しています。

  • ドッグフーディング機能共有テンプレート

ドッグフーディングとして社内向けに機能をリリースした際に、「機能の作成意図」「どういうスタンスで利用をするのか(使いたい時に使う/率先して使って欲しい等」を明確にし、チームメンバーに共有する為に利用されています。

  • 新機能公開テンプレート

新機能を公開する際に利用されています。UIや機能についてディスカッションした場所などを明確にしておくことで、振り返りしやすくしています。また、リリースの際にマーケティングやサポート担当者と連携が必要な場合は、この記事の中で相手にメンションして概要を共有するようにしています。

2.チャット連携する

チャット連携とはグループの誰かが新しい投稿をしたり、コメントしたときなどに指定したサービスに通知がいくように設定することができます。Qiitaでは「Slack」「Microsoft Teams」「ChatWork」との連携に対応しています。また、グループごとに指定したチャンネルに通知を流すなど、適切に情報を振り分けることもできます。
以下の画像は、Qiita Team PRというグループに投稿された記事を Slackの#team-prというチャンネルに流した例です。

Qiita Teamを仕事に活用する

? チャット連携に関する詳しい設定方法はこちらをごらんください!Qiita Teamをサービス連携しよう!(Slack & Chatwork & Microsoft Teams)

3.グループの記事をマニュアルとして使う

グループに投稿された記事はメンバー全員が閲覧することができますので、投稿した記事をマニュアルとして利用すれば、説明の手間を省くことができます。
たとえば新しいスタッフが入ってきて、入社時の手順をいちから教えることをしなくても、

「ここに入社時にやることリストが投稿されているから、この通りにやってみて。」といった簡単な説明で済ませることができます。

Qiita Teamを仕事に活用する
検索して一覧を表示できます。

Qiita Teamを仕事に活用する
また、チェックリストにチェックを入れながら作業出来るので、進行しやすいです。

? 記事の閲覧方法などはこちらをご覧ください!Qiita Teamグループ機能 ~グループの記事を閲覧する~

4.プロジェクトページを活用する

プロジェクトページとは、流れていってほしくない情報を、アクセスしやすい場所に常に掲載しておけるページです。 トップページのサイドバーに常に表示されています。
開発プロジェクトの概要など、全員に知っておいてほしい情報を掲載するのに向いています。 トップページで見えるので、新しく入ってきたメンバーにも重要な情報が分かりやすくなります。

Qiita Teamの便利な機能を活用して、無駄な時間を省き、仕事の効率を向上させましょう!

Qiita Teamのテンプレート機能を活用して議事録を書く方法

会社に勤務していれば議事録をとらなければいけない場面が多々あります。

議事録は基本的に全ての情報を書くのではなく、重要な伝達事項や決定事項を端的にまとめる必要があります。

ですが、会社や部署ごとに議事録のフォーマットが異なったりすると「議事録を書く際に迷ってしまう」、議事録を読む方も「どこを読めばいいのかわからない」ということが起こりがちです。

そんな時に便利なのが、テンプレートの活用です。

Qiita Teamのテンプレートを活用することで、議事録のフォーマットを会社全体で統一できるようになるので、議事録の書き方に迷ったりといったことが少なくなります。

この記事では、Qiita Teamを活用した議事録作成の手順やヒントをご紹介します。

議事録作成の手順

[投稿する]ボタンの横の画面切り替えボタン▼を押下し、[議事録]を選択します。

議事録の書き方

議事録のテンプレートを選択すると、以下の画面に遷移します。

Qiita Teamでは画面左のテキストエリアにMarkdown記法でテキストを入力します。

Markdown記法はリストや見出しの容易な装飾を実現する表現記法です。

? Markdown記法での書き方が分からない場合はこちら!Markdown記法

議事録の書き方

議事録が書き終えたら、画面右下の[〇〇〇に投稿]を押下して議事録を投稿します。

議事録を書いてみよう

では、次にQiita Teamの議事録の書き方をご紹介します。

1.日時・場所・参加者

議事録は会議に参加していた人はもちろん、会議に参加していなかった人も見る機会が多いです。ですから「いつ」、「どこで」、「誰が」、「何を」、「なぜ」、「どのように」といった5W1Hを意識したテキストにすることが重要になります。

読む人が、会議の状況を理解しやすいように議事録の冒頭で「日時・場所・参加者」を明示しておくと、わかりやすい議事録を作成できます。

こちらが、議事録で「日時・場所・参加者」を書く際の例です。

  • 日時 :9月20日(水)13:00~14:00
  • 場所 :A社様第5会議室
  • 参加者:B社様 佐藤部長、鈴木次長、高橋主任  A社 田中、伊藤

2.アジェンダ

アジェンダには、会議の議題を記載した基本事項を書いた目次のようなものです。

会議の前に簡単に議題を整理して、アジェンダに記入しておくことで効率よく会議を進行することができます。

では、アジェンダの書き方を見ていきましょう。

アジェンダを作成するときに参考にしてみてください。

会議名:イベント企画会議
会議の目的:次回イベントの詳細決定
議題①:イベント企画の決定 15:00~16:00
議題②:ケータリングの決定 16:00~16:30
配布資料:event.pdf
メモ:

アジェンダを作成するときのポイントは、議題を多く詰め込みすぎないことです。会議予定時間内に十分に話し合うことができない数の議題を詰め込むのは避けましょう。

3.決定事項

下記が決定事項の書き方の例になります。

決定事項
・今までは、定例会議は2ヶ月ごとに行われていたが、より迅速な情報共有の必要がある為、定例会議は毎月実施することになった。
・出席者は、部署リーダーと副リーダー各1名ずつ、計2名は必須参加とする事
・会議の議題に上げたい事項は、3日前までに○○に連絡・及び議題についての資料を提出する

決定事項は上の例のように、必要な情報を書き漏らさないこと、決定に至った経緯もわかりやすいように書くことを意識して書きましょう。

4.共有事項

こちらには、議論がまとまらず、さらに会議を開く必要があるものなどをメモしておきましょう。

まとめ

Qiita Teamのテンプレート機能を活用することで、以下のようなメリットがあります。

  • 書き手はフォーマットが決まっているので、議事録を作成時間を節約できる
  • 書き手はムダな情報共有をすることがなくなる
  • 読み手も毎回フォーマットが同じなので、読みたいところだけ読める

Qiita Teamは無料で始められるのでぜひ、議事録の作成を効率化しましょう。

クラウド型情報共有ツールでコミュニケーションを活発にして、オープンイノベーションを実践しよう

オープンイノベーション

最近、生産性を向上する方法として、部門や企業の枠を越えて技術やアイデアを持ち寄る「オープンイノベーション」に注目が集まっています。

その理由は、大企業が社外からアイデアや技術を募集して、成功を収めている事例がきっかけとなっています。例えば、P&Gは「コネクト&デベロップ(つなげる+開発する)」と称して、個人や大企業の多岐にわたる外部との協業により、多くの製品やサービスを生み出しています。またP&Gは有力なパートナーや新たなビジネスチャンス発掘のために、『コネクト&デベロップ』専用のサイトを設け、さらなるオープンイノベーションにも注力しています(※)。

こうしたP&Gなどの事例を手本にしながら、オープンイノベーションを試みる企業もありますが、部門や企業の枠を超えて結成された新しいチームには、情報共有やコミュニケーションを行う共通のプラットホームがなく、いざ新しいプラットホームを導入しても、「全員がうまく使えるか分からない」といった課題が起こりがちです。

そこで、この記事では、オープンイノベーションの成功に欠かせない情報共有やコミュニケーションの活性化を促す、情報共有ツールにおける活用のメリットを紹介します。

※参考 http://jp.pg.com/innovations/open_innov.jsp

コミュニケーション/コラボレーション、使いやすさが情報共有ツールのメリット

コミュニケーション・コラボレーション

オープンイノベーションを実践するためのプラットホームに向いているツールとしては、コミュニケーション/コラボレーションの促進、ツールとしての使いやすさといったポイントが重要です。これらのポイントに沿って、情報共有ツールのメリットを挙げてみると以下のような点が考えられます。

コミュニケーション/コラボレーションの促進
部門や企業の枠を超えた新たなチームを結成してプロジェクトを進める際には、メンバーの人となりが分からず、「困りごとや悩み事を伝えるのに壁を感じる」、「気軽に会話ができるようになるのに時間がかかる」というケースが見られます。

意外に思われるかもしれませんが、こういったコミュニケーションにまつわる課題に対して、情報共有ツールが効果的に活用できます。日報や議事録などのかしこまった体裁の情報を共有するのが情報共有ツールの機能だと思われがちですが、実は、皆さんが普段使われているようなSNSの側面があるのです。

例えば誰かがランチのおいしい店の情報を手軽にドキュメントで作成・投稿して、見た人が絵文字リアクションや別のお店の情報をコメントで追加するといったカジュアルな使い方ができます。

またコラボレーションという点では、情報共有ツールで情報の価値を高めていくことが可能です。例えば暗黙知の問題があります。

チーム内で長い時間をかけて培ってきた方針やノウハウは暗黙知として共有されがちで、新しくチームに参加したメンバーには明確に伝えられず、メンバーが増えていくに連れ価値を失っていきます。そのような状況を防ぐためにも暗黙知を可視化することが重要です。また可視化した暗黙知は、新たに参加したメンバーが有用な情報を加えていくことで、さらに価値ある内容となります。こうした暗黙知の可視化において、情報共有ツールが活用できます。

ツールとしての使いやすさ
情報共有ツールによっては、投稿をタイムラインに表示する機能があり、新着順に投稿が表示され、タイムリーに情報をキャッチアップできます。必要に応じて、自分の参加しているグループの記事がトップフィードに流れてくるようにも設定できます。

そのほかにもフィードで埋もれて欲しくない情報を、アクセスしやすい場所に常に掲載しておく機能が用意されていることもあるので、簡単に欲しい情報にアクセスできます。

「ドキュメント共有にメールのやり取り」は終わりを迎えつつある

メール
外部のチームメンバーやリモートワークで働く人たちとドキュメントを共有する場合、メールでやり取りしている企業も多いのではないでしょうか。

しかし、メールでのやり取りでは、新しいドキュメントが古いドキュメントに上書きされて入れ替わってしまったり、宛先に後から追加されたメンバーがこれまでのやり取りを追うのが大変だったりといった課題があります。

こうした課題も情報共有ツールで解決できます。例えば、情報共有ツールでは、ドキュメントを共有することで、必要な箇所をアップデートしていけばいいので、誤って上書きして古い内容に後戻りするといったトラブルは防げます。また後から追加されたメンバーは、コメントを追っていけばこれまでの経緯が把握できます。

また情報共有ツールは、ブラウザー上やアプリを使って、どの端末からでもドキュメントを作成したり、共同編集が可能なので、場所を選びません

使いたいときに必要な人数分だけ利用できるのも、クラウド型情報共有ツールのメリット

クラウドツールメリット

オープンイノベーションに限らずビジネスで成功するには、「コストを最小化して売上を最大化する」ことが重要です。コスト最小化のために自社にサーバーを持たず、クラウド上にサーバーを置くクラウドサービスの導入が当たり前になってきました。

クラウドサービスは、電気代や場所代、セキュリティ対策費、運用コストなどを減らすこと以外にも、従量課金制(月額、人数分)なので、必要な人数・期間でサービスメニューの中から使いたい機能を選択でき、無駄な費用がかからないのもポイントです。オープンイノベーションを実践するために、外部と利用するには最適なツールだと言えるでしょう。

まとめ

情報共有ツールはコミュニケーション/コラボレーション、使いやすさにおいてメリットがあり、部門や企業の枠を超えて生産性を向上させるオープンイノベーションを実践するのに役立ちます。

ぜひ情報共有ツールを使って、チームにイノベーションを起こしましょう。

Qiita Teamを安全に使う3つのポイント

Qiita Teamは日報、議事録、プロジェクトなど様々な情報を手軽に共有できるところが特長です。情報は会社の貴重な資産です。しかしながら、会社の資産である情報をセキュリティ管理を怠って、うっかり漏らしたりしてしまっては非常にもったいないです。大切な資産を失わないためにも、チームメンバー全員がセキュリティアドバイスを共有しましょう。

他の人に破られないような強固なパスワードを設定することが安全への第一歩です。パスワードは一般的に英数大文字小文字を含む8文字以上が良いとされています。

1.二段階認証を設定する

まず二段階認証とは、ユーザーに2回の認証情報を要求することによって不正なログインを防ぎ、アカウントへログインする際のセキュリティを強化するものです。ID・パスワードと認証コード、この2段階の認証によってより安全にログインすることが実現されます。Qiita Teamでは二段階認証を設定することで、認証コードが登録してある携帯端末に送信され、そのコードを入力しないとQiita Teamにログインできないようになります。

より安全にアカウントへログインしていただくために、Qiita Teamは二段階認証の設定をお勧めします。

二段階認証の設定

2.プライベートグループを活用する

Qiita Teamのグループ機能の二種類のうち、プライベートグループを使うことをお勧めします。プライベートグループとは、そのグループ以外のメンバーは投稿された記事を閲覧することができず、グループの存在自体も把握することができません。

同じQiita Team内でもオープンにしたくない情報をやり取りする際、プライベートグループを利用してみてください。

プライベートグループとは

3.アクセスが不要になったメンバーを削除する

組織を離れたメンバーのアカウントの削除を忘れずにしましょう。

情報共有ツールで社内のコストを削減する方法

どんなビジネスにおいても「売上が思うように伸びない」、「生産性が向上せず、人件費ばかりがかかってしまう」という課題に直面し、コスト管理の必要性に迫られる時が来ます。 情報共有に着眼点を置けば、コストをゼロにはできるとは言いませんが、必要最低限に抑えることは十分に可能になります。 どの部分に、どれだけコストがかかっているのかを情報共有によって把握 して 、 その中から コスト削減できる部分 を見つけていけば良いのです 。 とは言え「どこからコスト削減に着手すればいいかわからない…」と、お困りの方は多いと思います。どこからコスト削減すればいいかわからないあなたも情報共有ツールを駆使すれば、悩みが解決できるかもしれません。この記事では

情報共有 コスト削減

どんなビジネスにおいても「売上が思うように伸びない」、「生産性が向上せず、人件費ばかりがかかってしまう」という課題に直面し、コスト管理の必要性に迫られる時が来ます。

情報共有に着眼点を置けば、コストをゼロにはできるとは言いませんが、必要最低限に抑えることは十分に可能になります。どの部分に、どれだけコストがかかっているのかを情報共有によって把握してその中からコスト削減できる部分を見つけていけば良いのです

とは言え「どこからコスト削減に着手すればいいかわからない…」と、お困りの方は多いと思います。どこからコスト削減すればいいかわからないあなたも情報共有ツールを駆使すれば、悩みが解決できるかもしれません。この記事では、情報共有ツールを使った社内におけるコスト削減の方法取り組み方についてご紹介します。

情報共有でコスト削減計画を練る前に、コスト削減の意味を理解しよう。

情報共有によって、いくらコスト削減できるとはいえ、必要なコスト(投資分)をケチってしまっては、せっかくの生産性を向上するためのコスト削減なのに、かえって生産性を低下させてしまうかもしれません。

そもそも、どの企業も躍起になって取り組むコスト削減の重要性はどこにあるのでしょう。コストとは売上を上げるために必要となる投資費用であり、コスト削減とは、売上につながらない無駄な投資費用を減らして利益を上げることです。だから、コスト削減はどの企業でも必ず取り組まれているのです。

例えば、会社で紙の資料を作るには、用紙代や印刷代が必ずかかります。そこでタブレットを全社員に導入してデジタル化した資料を共有した場合、長期的にみて用紙代や印刷代を少なくすることができます。タブレット導入のように短期的にはコストが増えるように見える施策でも、長期的にはコストを大幅に削減し、会社の利益を上げることに繋がっているのです。

ではコスト削減をどのように進めていくのでしょうか。次のようなステップがひとつの目安になります。

・コスト削減を促進する3ステップ

1.まず、コスト削減に取り組む目的をチームや組織で共有し、現時点でどこに、どれだけのコストがかかっているのかを情報共有する。

2.具体的な数値などの目標を設定して効果を検証することで、コスト削減の成果をきちんと測定する。定量化することで「コスト削減しているつもり」の状態を避けられる。

3.コスト削減の成果に対する評価を行い、次のコスト削減の方針を打ち出す。

以上3つのステップを実践することで、継続的なコスト削減が可能となり、チームが最適化を達成し、高い生産性を生み出せるのです。

お金、時間のコストは情報共有ツールを使えば削減できる

情報共有で節約

無駄なコストとして実際によく耳にする例としては、会議での時間の使い過ぎが挙げられます。例えば、商品や仕様変更の内容を共有するために多くの人が会議に参加しているものの、意見をまとめて発言するのは数人なので、大多数は会議に参加すること自体が時間の無駄になってしまうなんてことはよく耳にします。

このような状況でお困りの時は、情報共有ツールを使ってみるのもひとつの手です。
情報共有ツールは議事録や資料ファイルなどのドキュメントをオンラインで共有できる上、不明点はコメントでやり取りできるので、会議に参加する時間が節約できます。情報共有ツールを活用すれば、会議に参加しなかった人は、あとから情報共有ツールにアップされた議事録やドキュメントで会議の内容を確認して、不明点や気になったことがあれば、情報共有ツールでコメントするという風にすれば、もはや会議に参加する必要性はありません。

またドキュメントの共有においては、メールでのやり取りやサーバーにドキュメントをアップして共有するというやり方もありますが、ドキュメントの更新頻度が多いと、ファイル名が似ていて、誤ってドキュメントを廃棄してしまったり、目的のドキュメントを探すのが大変になったりという悩みをよく耳にします。

ドキュメント管理の問題に対しても情報共有ツールを活用することができます。情報共有ツールには、検索やタグ付け、関係者へメンションをしたりできるなど、ドキュメントを管理しやすい機能があるので、ドキュメントの誤廃棄や紛失の心配もなく、急に資料が必要になった時も簡単に検索して参照することが可能になります。

さらには情報共有ツールは社内向けSNSとして活用できる側面もあり、コスト削減のアイデアを社内から募るなどのユニークな使い方を通じて、メンバー間のコミュニケーションを促進するメリットもあります。情報共有ツールはコスト削減だけでなく、情報共有ツールを使う人のアイデアや使い方次第で、さらなる生産性向上できる可能性を秘めています。

情報共有ツールで売上を最大化するチームをつくろう

情報共有ツール売上最大化

コスト削減に取り組む際には、サービスのクオリティを下げるようなものを含めてはいけません。サービスのクオリティを下げず、いかにコストを抑えていくかがチームや組織における課題になります

全社的に情報共有ツールを導入することで、たとえコスト削減や情報共有で自分のチームが困ったとしても、他のチームや部署からアドバイスやサポートをもらえるオープンな情報共有ができる関係が構築されます。情報共有がきちんとできるチームでは、サービスのクオリティを下げてしまうようなコスト削減がなくなる上に、サービスの質を向上させるようなポジティブサプライズが出てくるでしょう。

進化できるチームや組織の条件は「売上を最大にして、コストを最小にできること」です。情報共有ツールを使って売上を最大化できるチームや組織をつくりましょう。

Qiita Teamをサービス連携しよう!(Slack & Chatwork & Microsoft Teams)

サービス連携とは

普段の業務の中で、複数のサービスを利用することがあると思います。一つの情報を他の誰かに共有したいとなったときに、複数のサービスすべてに入力するとなると業務が非効率的になり、無駄な時間と労力を使ってしまうことになります。この問題を解決する手段はあるのでしょうか。

その解決策こそがサービス連携です。サービス同士が連携することにより、そのユーザーである私たちは共有したい情報をわざわざ複数のサービスに入力するという手間を省くことができ、業務の効率が良くなります。つまり、利用しているサービスを一つに束ねることにより、複数のサービス間を移動する必要がなくなり日々の業務にこなす時間を短縮することができるということです。

Qiita Teamに連携させるメリット

 自分への通知に気づきやすくなります。

 フィードバックや意思決定のスピードを上げることができます。

 普段の業務を快適にすることができます。

 複数のサービスにアクセスする手間が省けます。

 情報共有の幅が広がります。

Qiita Teamと連携ができるもの

ChatWork

Slack

Microsost Teams

ChatWorkと連携する

Qiita TeamとChatWorkを連携させると、ChatWork内に通知が来るので、複数のサービスの通知ボックスをチェックせずに投稿・コメントを確認することができます。

Slackと連携する

Qiita TeamとSlackを連携させると、Slack内に通知が来るので、複数のサービスの通知ボックスをチェックせずに投稿・コメントを確認することができます。

MicrosoftTeamsと連携する

Qiita TeamとMicrosoft Teamsを連携させると、Microsoft Teams内に通知が来るので、複数のサービスの通知ボックスをチェックせずに投稿・コメントを確認することができます

このように、Qiita Team外にも通知がくるので、更新に気づかない、見逃してしまうということが減ります。

株式会社VASILYのQiita Team活用事例

株式会社VASILYのQiita Team活用事例

株式会社ヌーラボが開催するプログラマーやデザイナー向けイベント「Geeks Who Drink in Tokyo」にて、「コラボレーションツールを介したチーム開発の事例共有」というテーマで株式会社VASILYのCTO今村さんにQiita Teamの活用事例をご紹介いただきました。

その内容をこちらでご紹介します。

登壇者:株式会社VASILY CTO今村雅之氏

大学時代は学生向けポータルサイトの運営や情報システムの研究、ソーシャルネットワークシステムの研究などを行う。ヤフー株式会社に入社し、ビューティー、ファッション、XBRANDなどのシステム開発やサービス立ち上げを担当。2009年5月に株式会社VASILY立ち上げと同時に取締役CTOに就任。現在はCTOとしてiQONのサービス開発を支えている。

「Qiita Teamをハックして成果を上げるための情報共有」

今回は、弊社でQiita Teamを使ってどのように情報共有を行っているか、弊社ならではという視点と、CTOとしてどのようにしてエンジニアに使ってもらうかといったノウハウをご紹介します。

IMG_0388.JPG

5つの観点――「料金体系」「安全性」「運用の手軽さ」「ACL(アクセスコントロール:権限管理)」「クライアントソフトの存在」

まずQiita Teamを選んだ理由からお話します。これには5つの観点があります。
「料金体系」「安全性」「運用の手軽さ」「ACL(アクセスコントロール:権限管理)」「クライアントソフトの存在」です。それぞれについてご説明していきます。

team_vasily_slide_01.PNG

料金体系
スタートアップでは「安いことは正義」です(笑)。価格が手頃であれば、決済が通りやすいので、導入もスピーディーに行えます。

安全性
社内で共有する情報には、機密事項など外部に漏えいすると問題になるドキュメントが含まれます。得体の知れない企業が提供しているサービスに自社のシステム情報などを記録する訳にはいきませんから、どういった企業がサービスを提供しているかは気にしました。

運用の手軽さ
スタートアップで人数が少ないので、サーバーのメンテナンスなどといった運用に人を割けられません。サーバーを自分たちで持つ必要がない、手軽に運用ができるSaaSタイプのものを選びました。

ACL(アクセスコントロール:権限管理)
「情報共有は全社的に推し進めたいけれど、全社員に見せられない情報もある」という状況は、必ず出てきます。入社した社員の人事情報などがそれにあたります。そういった情報をACLでうまく制限することで、情報共有を積極的に推し進められます。

クライアントソフトの存在
Qiita Teamには、Markdownで記録ができて、Qiita Teamと連携して簡単に投稿できる「Kobito」というソフトウェアがあります。このソフトウェアを利用することで誰でも手軽に情報共有ができます。

成果を上げるために情報共有する

team_vasily_slide_02.PNG

なぜ情報共有するのか。ただ単にやっているのではなく、成果をより上げるためという理由があります。「情報共有して、みんなでいい成果をたくさん出してきましょう」という想いがあります。

情報共有を積極的に進めていくために「会社で起こったことをすべて書く」というのを、経営層からマネージャーへ、マネージャーからメンバーへ、メンバーからアルバイトへといった流れで、トップダウンでやっています。

また業務に関すること、会社に関すること、すべての情報を全社員が閲覧できるようにしています。ACLは最低限にしか設定していません。

こうした施策の結果、弊社では情報共有が文化として根付いているので、ミーティングの終わりに「今日ミーティングで決まったことはQiita Teamにまとめておこう」といった話が当たり前になっています。

日報、プロジェクト、コミュニケーションの促進など、多岐に利用

では実際にどのように利用しているのかお話します。まずは日報です。

team_vasily_slide03.PNG

弊社では「日報という言い方がダサいからデイリーレポート、略してDR」と呼んでいるんですが(笑)、全員が必ず書かなければいけません。項目としては「今日やったこと」「嬉しかったこと」「困ったこと」の3つについて書くようにしています。

嬉しかったことでは、「誰々さんがこういうことをしてくれて嬉しかった。ありがとうございました」と感謝を伝えることで、相手に対していいフィードバックができます。困ったことでは、困りごとを書くことで、誰かがコメントでアドバイスをするなどして助けてくれる、助け合い文化の醸成につながっています。

次にプロジェクトでの利用です。

team_vasily_slide_04.PNG

プロジェクトを進める際には、チームメンバー間での認識の齟齬がないように、用意されたフォーマットに記載された事項に必ず記入することになっています。また「あの情報どこだっけ?」とか「アプリのエントリーポイントのAPI叩くのどこのURLだっけ?」みたいなことが、そのドキュメントを見れば分かるようになっています。

ほかには、ゆるやかなコミュニケーションを促すといった使い方もあります。人が増えてくると「あの人、誰だろう」とか「なんて呼べばいいんだろう」とか、ちょっとした疑問も出てきますので、名前、あだ名などを共有しています。

それ以外に、面白コンテンツみたいなものもあります。ちょっと変わった言い回しをするエンジニアがいて、彼の名言集が他の人によってまとめられています。例えば「健康のためなら死んでもいい」とか(笑)。

team_vasily_slide_05.PNG

エンジニアのアウトプット、インプットを支える

「エンジニアとしてどう成長していくか」という行動指針として、「エンジニアはこうあるべき」というのをマニフェストとして定めています。いくつかの指針があって、そのうちの1つにインターネットに貢献するというのがあります。

team_vasily_slide_06.PNG

これはインプットできたか、アウトプットできたか、という2つに分かれています。開発にはオープンソースを使っているので、エコシステムの一員としてどのくらい貢献できたか、という評価の軸として設けており、Qiita Teamを使ってエンジニアのインプット、アウトプットを支援しています。

その1つが、毎週1回開催されるTechミーティングです。エンジニア間での情報共有を促進するもので、議事録もQiita Teamでフォーマット化されています。弊社では社外への発信に取り組むためにエンジニができることとして、Techブログを毎週更新しているのですが、「誰がいつどのような内容を書くか」「各エンジニアがQiitaでどんな記事を書いたか」「勉強会での登壇の内容」などを、Qiita Teamで報告しています。

team_vasily_slide_07.PNG

インプットを支えるために、Techミーティングの議事録のコメント欄にその週に話題になった記事をみんなで貼っています。これを週に1回、金曜日にみんなでランチしながら記事の内容について会話することで、インプットを共有しています。

またQiita TeamにはいろいろなAPIが提供されていますので、弊社ではエンジニアが勝手に自動化しています。Techミーティングの議事録を用意するのが手間なので、slackからコマンド一発で作れるようにしたり、議事録の下にコメントを貼るのも面倒なので、「このページいいな」と思ったら、押すだけでタイトル、URL、コメントが貼り込めるChrome拡張を作ったり。APIは活用しています。

Qiita Teamによる情報共有の結果まとめ

ベテランのエンジニアは呼吸をするように、アウトプットやインプットができていると思いますが、なかなかそういった習慣は身に付きません。ですから「極力Qiita Teamに投稿してね」という意識付けを促すと、情報共有が習慣化していきます。

情報発信に対して、エンジニア全員で「誰がこんな記事を書いている」というのをシェアすることで、みんながQiitaに投稿するようになりました。いま全エンジニアが1記事以上、公開しています。

この取り組みを始める前は誰もOSSを使っていなかったんですが、いまはOSSにも貢献していて、日本で一番Swiftにコミットしているエンジニアが出てきていますし、勉強会への参加や登壇なども増えました。総じていいアウトプット、インプットが見られるようになりました。

まとめますと

  • 単純に情報共有するだけでは意味がない。成果を出す目的を持って情報共有ツールを使いましょう
  • Qiita TeamはAPIをたくさん用意しているので、エンジニアが自由に使えるのがメリット
  • Qiita Teamを有効活用することで、エンジニアチームをいい方向に導く、さらには組織全体の成長に役立つ

といったことが言えると思います。

登壇資料

株式会社VASILYのQiita Team利用状況

株式会社VASILY
さまざまなECサイトのファッションアイテムをユーザーが自由に組み合わせてコーディネートを作成できるスマートフォンアプリiQONを提供。

情報共有で社内のコミュニケーションを劇的改善、チーム感を生む最初の一歩を踏み出そう

情報共有でチーム感を生かす

情報共有ツールでコミュニケーションは活発になるのか

社内のコミュニケーションを活性化し、業務改善に役立てたいというニーズは増加する一方です。しかし、社内で毎月飲み会を開いているものの、それ以外にコミュニケーションというと、何をしたら良いのか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

コミュニケーションを活性化する手段は飲み会の他にも、一緒にランチをする、スポーツをするなど様々な手法があります。その中でも、もっともコストパフォーマンスが高いのが情報共有ツールの導入です。

まずは「情報共有ツールで情報を出す」という効果

情報共有ツールで情報を出す

情報共有ツールの導入は、情報を出す場所を用意するということです。情報共有ツールで場を提供し、まずは、どんどん情報を出していきましょう。日々の業務を日報として投稿するのも良いですし、業務に直接関係ない内容でも大丈夫です。

例えば、以下のような内容です。

  • お客様から感謝されました
  • 業務で困っているので対策を考えました
  • 最近英語の勉強をはじめました

お客様に感謝された話は、ノウハウとして共有されメンバーの助けになります。他のメンバーがやっているのなら、私もやってみたいという前向きなコミュニケーションのきっかけになります。

困っていることを公開することで、思わぬところから助けが得られるかもしれません。それ簡単だよ、知ってるから教えるよという話がでてきます。

また、業務に直接関係のない雑談や勉強の話など、ぜひ書いてみてください。「こんな勉強方法がいいですよ!」のように思わぬところでコミュニケーションのきっかけとなります。

ちょっとしたアドバイスがもらえたり応援がもえらるところが、情報共有ツールの良いところです。

このまずは情報を出すという行動が、社内のコミュニケーションを改善する大切な一歩です。

社内のコミュニケーションが活性化する理由

なぜ、情報共有ツールの導入が必要なのでしょうか。社内の会議やメーリングリストによる情報共有では不十分なのでしょうか。

会議やメーリングリストでも単純な情報共有としては十分な効果があります。しかし、会議やメーリングリストには、発言者の影響が強いというデメリットもあります。最初は活発だったメーリングリストが、次第に発言しにくい空気が生まれてしまい、今は盛り上がっていないというのはよくある話です。

一方、情報共有ツールは、SNS アプリのように普段から皆さんが使用しているサービスと似たシンプルな体験を提供しています。いいねボタンスタンプ機能は、コメントまでしなくてもメンバーが見てくれている気持ちが伝わります。

情報共有ツールによって他の人が見てくれているという心理的な安心感が、コミュニケーションのきっかけとなり、社内のコミュニケーションが活性化します。さらに、心理的な安心感によるコミュニケーションの活性化は、仕事のパフォーマンスへ良い影響をもたらします。

キータチームではこれを「心理的安全性」と呼び、重視しています。

社内の垣根が消えて生まれたチーム感

コミュニケーションを活発にした事でチーム感を生む

コミュニケーションが活性化してきた社内には、次第にチーム感が生まれます。

デザイナーがデザインについて情報共有ツールに投稿していると、こういうデザインはどうかなと、専門の枠を越えコメントしてくるメンバーが生まれます。

このように、組織の垣根を越えた前向きな意見が生まれてきた時は、チーム感が生まれる瞬間です。

いままでは、1人の専門性で閉じられた世界で考えられていた課題に対し、同じ目線で考える新しいメンバーが生まれたからです。これは劇的な改善です。

情報共有ツールで最初の一歩を踏み出そう

情報共有ツールによるコミュニケーションの活性化は、社内の業務改善を行うために、もっともコストパフォーマンスが良い施策の1つです。

まずは情報共有ツールにどんどん投稿してください。内容にはこだわらず、色々と投稿してみましょう。その投稿が情報共有ツールを根付かさせるきっかけになり、情報を投稿する文化が社内に生まれます。まずは投稿するという行動が、社内の文化へと発展します。

情報がたくさん投稿されると、いいねやコメントなどのリアクションからコミュニケーションが活発になります。前向きな投稿が増え、課題に対してメンバーが一緒に取り組むチーム感が生まれてきます。

社内のコミュニケーションを活発化し、業務改善に役立てたいなら、情報共有ツールを試し、社内のコミュニケーション改善に役立ててください。

導入事例 : 社内の空気がオープンになって世界が広がったように思います 株式会社一休さま Qiita Team利用事例