情報共有ツールを社内に浸透させる方法

情報共有ツール社内

「自社でも、情報共有ツールを利用してコミュニケーションを活性化させたい!」と意気込んで、段取りを踏まずに情報共有ツールを導入してしまっては、失敗することが目に見えています。不慣れで使いこなせない情報共有ツールを社員たちに使ってもらうには、社員たちに、情報共有ツールを利用することにメリットを感じてもらう必要があります。導入後、社内全体に「こんな意味不明なツールを使うより、メールで情報交換した方がましじゃないか」という雰囲気が流れてしまっては、コミュニケーションが活性化するどころではなく、悪化してしまいますよね。

今回は、情報共有ツールを導入する際に気をつけるポイントと、やっておけば情報共有ツールが社内にスムーズに浸透するポイントをいくつかご紹介します。
これから情報共有ツールを社内に導入していきたいと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください!

社内で情報共有ツール促進チームを結成する

情報共有ツールチーム結成

情報共有ツール導入の成功の近道として、社内に導入促進チームを作ることをオススメします。チームを結成する理由は大別して以下になります。

1つは担当者が一人で社内全体に情報共有ツールを働きかけるだけでは限界がある。
もう1つはチームのメンバーに、情報共有ツール導入を成功させねばならないという使命感が生まれることが期待される。

という2点です。

促進チームのメンバーとしては、以下のような編成を参考にして、社風に応じて、他にも役割を作るなど工夫してみてください。

・プロジェクトマネージャー:情報共有ツール導入に関する責任者。
・エグゼクティブスポンサー:情報共有ツール導入を社内全体に促進する役割。情報共有にITツールを介在させるメリットや、それによって実現する課題克服を社内に広めてもらいます。
・チームリーダー :情報共有ツール導入を各部署に促進する役割。
・管理者  :情報共有ツール導入の初期設定やセットアップ関連の担当。長期的に利用する際のユーザー管理等も、この管理者に役割を担ってもらいます。組織に適した手段でマニュアル作成を行うと情報共有ツール導入がよりスムーズに行えるでしょう。

社内の解決するべき課題と、情報共有ツールを導入する目的を明確にする

情報共有ツールの目的

情報共有ツールを導入することで、「解決できる課題は何なのか」、「何を目的としているのか」を明確にし、社内で共有しておくことをオススメします。
導入後のビジョンがなるべく鮮明に認識できるほうが、社員は情報共有ツールの利用にメリットを感じられます。

社内でのコミュニケーションにおける課題を発見するには、アンケート調査を実施してみるもの一つの方法です。アンケート調査の回答をもとに、コミュニケーションに課題を抱えているチームがどこなのか、原因は何なのかが把握でき、問題解決の糸口を見るけることが可能になります。

また、どのように目的設定を行えばよいかは以下の例を参考にしてみてください。

(例)ナレッジを共有するために社内情報共有ツールを導入
導入の目的
・違う部署や支店間でのコミュニケーションの溝を解消する
・口頭や定期的な会議だけでは伝えきれないナレッジを共有する手段を設ける。

情報共有ツール導入に対する個々の意識のベクトルを同じ方向に向けるためにも、このような目的をあらかじめ設定しておきましょう。

導入する時は少人数の社員やチームから

いきなり社内全体に情報共有ツールを導入してしまうと、どうしたら良いか分からず混乱を招くだけで、利用を定着させることにはつながりません。

そこで、全体に導入する前に試用期間を設け、一部の社員やチームに利用してもらうと良いでしょう。導入する際にどのようなトラブルが発生するかを事前に把握できます。また、ここで出てきた課題や改善点をまとめ、必要に応じて利用に関するルールを作っておくとよいでしょう。

まとめ

社内の業務効率を上げるために、コストをかけて情報共有ツールを導入しても、導入がスムーズに行われずに業務に支障をきたしてしまっては本末転倒です。導入が、会社にとってプラスに働くよう、あらかじめプランを立てて実践していくことをお勧めします。

もっと効率よく情報共有をしたい!3つのポイントでサクッと効率化

情報共有の効率化

みなさんの会社では、社内の情報をどのように共有していますか?

口頭、メモ書き、メール、最近ではSNSでの共有も増えてきましたね。
情報共有の方法は会社によってそれぞれ違います。
しかし、その情報共有がなかなかうまくいかない、というのは、どの会社でも共通の悩みです。

「誰にどの情報を伝えたか忘れてしまった」
「部下が上司に基本的なやり方をいちいち聞かなきゃ業務が進まない」
「伝えたつもりなのに伝わっていなかった」

情報共有における課題が積み上がるほど、仕事における効率が低下していきます。

そこで今回は情報共有効率化のノウハウをご紹介します。
情報共有の効率を改善しましょう。

情報共有を効率化することのメリット

効率化のメリット

そもそも、「情報共有を効率化する」と、どのようなメリットがあるのでしょうか?

情報共有のノウハウを知るだけでなく、メリットを明確に理解しておくと、情報共有の効率化を進めることができます。

はじめに、情報共有の効率化のメリットを理解し、そのメリットを得ることを意識して、効率化のノウハウを覚えましょう。

そこでまず、情報共有の効率化によって得られるメリットを3つの身近な例を交えて紹介します。

①個人が持っているノウハウをみんなが活用できます

学生の頃、自分が時間をかけて解いた数式を友人は違う方法で素早く解答していた
――そんな経験ありませんか?

「あの情報さえ知っていれば」と思うことありますよね。
情報共有をすすめ、個人のノウハウをみんなに共有することで、社内の業務改善が図られます。

②教育の時間を短縮できる

新入社員が先輩上司に一から百まで聞いてしまい、大幅に時間をとられたことはありませんか?

また、同じような内容を新入社員の人数分だけ教えるために、大幅な時間を使ってしまったことはありませんか?

こうした課題は、情報共有で解決できます。
情報共有の効率化は、業務時間を短縮し、組織の生産性を向上させます。

③瞬時に自分の求める情報が手に入る

Aさんの情報だけが欲しいが、他の情報が整理されておらず、欲しい情報だけを手に入れるのに時間がかかってしまう、ということはありませんか?

この課題は、情報共有のやり方を効率化することによって、面倒なく情報を獲得することが可能となり、生産性の向上を実現します。

 

情報共有の効率化のための3つのポイント

情報共有ツールで効率化
では、上記のようなメリットを得るために、どのように情報共有を効率化したらいいのでしょうか。

誰でもすぐできる、効率を良くする情報共有の3つのポイントを紹介します。

①情報共有ツールを導入する

まずは各々の会社に合った 情報共有ツール を一つ探してみてください。

情報共有ツールを導入するだけで、情報共有の効率化は大幅に進みます。

多くの情報共有ツールでは無料のトライアル期間を設けているので、いくつか利用してみることをお勧めします。

導入にあたって注意すべきなのは、情報共有ツールの 統一化 です。
社内で複数の情報共有ツールが使われていると、知りたい情報を手に入れるためにいくつかのツールを利用する必要があり、見つけるのに時間がかかってしまい効率がいいとは言えません。

まずは情報共有ツールを導入し、統一化した上で、社内の情報共有を効率化しましょう。

情報共有ツールのメリットに関してはこちらの記事も併せてご覧ください

情報共有時における課題は情報共有ツールで解決しよう

②分かりやすいルールを設ける

自分の会社に合った 運用ルール を作って、マニュアルとして情報共有してしまいましょう。

社員全員が同一の情報共有ツールを使ったとしても、ある程度のルールがないと情報共有が習慣化しません。

ルールと言ってもそんなに堅苦しいものではなく、日報を毎日書くなど最初は簡単なもので十分です。
また、日報、議事録、マニュアルなどテンプレートをいくつか用意しておくと、ドキュメントが誰でも簡単に作成できますので、共有される情報の品質が改善し、効率化にもつながります。

日報に関してはこちらの記事も併せてご覧ください

業務効率化のためにマスターしておきたい「使える日報の書き方」

日報の管理は情報共有ツールを使ってラクラク効率化

③タグやグループ機能で情報を整理する

情報共有ツールを導入したはいいけれど、多数の情報の中から自分の探している情報を見つけようとすると、多大な労力を使ってしまうという心配をされる方もいるかもしれません。その時に便利なものが タグ機能 です。

多くの情報共有ツールにはタグ機能が付いています。タグ機能を使うことによって、同じ種類の情報へのアクセスしやすさを改善することができます。

もう一つお勧めしたいのが グループ機能 です。

社内すべてに共有する必要のない情報、自分の部署の人だけに知ってもらえればいい情報などをこのグループ機能によって振り分けることができます。
これで「自分に必要のない情報がたくさん入ってきて情報に埋もれてしまう」なんてことがなくなります。

こうした情報共有ツールのタグ機能・グループ機能で情報を整理し、適切なルールで運用することで、情報共有は大幅に効率化されます。

情報共有ツール「QiitaTeam」でのグループ機能の使い方はこちらを参照してください

グループの記事を閲覧する

 

まとめ

情報共有を効率化するためには、社員全員が同一の情報共有ツールを使うところが肝心です。

次に情報をドキュメントに残し、情報の可視化することが情報共有の効率化への第一歩です。

情報をドキュメントに残す際には、運用ルールに従う、タグやグループ機能といった機能を使う、というポイントも意識しましょう。

情報をドキュメントに残すことについてはこちらの記事も併せてご覧ください。

ドキュメントを残していく情報共有のやり方

情報共有を効率的に行うことで、生産性を向上させましょう。

 

情報共有の目的を明確にして業務の効率を上げよう

情報共有の目的

情報共有は組織にとって不可欠ですが、社員一人一人がその目的を理解していないと、スムーズに行われません。情報共有の目的は、大別して以下の2点に集約されます。

  • ナレッジの共有
  • 時間の効率的な利用

この2点について、社員個々の理解を深めることで、よりよい情報共有が実現され、チームや組織の生産性を高めることが可能となります。この記事では「ナレッジの共有」、「時間の効率的な利用」について、具体的に紹介します。

目的1:ナレッジの共有

ナレッジの共有

ナレッジの共有とは、本来、個人だけが知り得る有益な情報をオープンにして、組織全体の知識とすることです。
社員が長年業務に携わることによって得られた暗黙知やTipsなど、「業務の生産性を上げるノウハウ」は仕事をする上で非常に有益な情報であり、会社にとって大切な資産でもあります。

例えば、作業を終えた後で、その作業に関係する効率のよいノウハウを共有されて「早く教えて欲しかった」と落胆した経験は誰しもあるでしょう。こうしたシチュエーションを避けるためにも、個人が知り得る有益な情報を組織の誰もが見られるように意識的に可視化しましょう。他の社員にもその情報を活用する機会がもたらされ、業務効率化による生産性の向上へとつながっていきます。

会社にとって大切な資産である情報を活かすために、情報共有ツールの利用をお勧めします。上司、同僚、部下等の限定的な関係性に依存したノウハウの伝授にとどまらず、自分の部署全体、社内全体といった範囲でのノウハウの伝授が可能になるからです。

目的2:時間の効率的な利用

時間の効率的な利用

ビジネスパーソンとして、いかなる環境でも必ず報告・連絡・相談は求められます。しかし、それらを口頭で伝えると伝え漏れは避けられません。また、情報を伝えた場にいた人にしか正しい情報は共有されません。そのため、その場にいなかった人が正しい情報を得るには再度、報告・連絡・相談を求める必要があり、余計に時間がかかります。

このような状況で情報共有ツールを導入していれば、
・伝え漏れ
・情報を知る人が限定的
・二度手間な説明
などを防ぎ、時間を効率的に利用できます。

情報共有の目的を理解した、上手な情報共有ツールの使い方をしよう!

上に記述したように、情報共有の目的には大きく分けてレッジの共有」「時間の効率的な利用」の2 つがあります。

情報が共有されなかったことにより生じていた業務の行き詰まりや、そのために割いていた時間が情報共有ツールを利用することによって大幅に削減できます。タイムロスがなくなったことで新たな業務に着手でき、非効率な業務から生じるストレスが軽減されることで、メンバー間の関係性が改善されます。チーム力や組織力を高めることにもつながり、生産性が向上するでしょう。ぜひ情報共有ツールの導入を検討してみてください!

グループ削除

グループの削除は、以下の条件を両方満たした場合で可能です。

  • グループのメンバーである。
  • Qiita Teamの管理者・オーナーである。

なお、グループを削除するとグループ内のドキュメントはすべて削除されるため、十分ご注意ください。

削除方法

?グループページを開き、削除したいグループを押下します。

左の設定タブを開くと、削除UIがあります。

グループ画面設定ページ

グループ削除

複数のQiita Teamをグループ機能を使って1つのドメインにまとめる

現在Qiita Teamを複数契約していて、各チームの記事をグループに移行することで、1つのドメインでの運用を考えている場合、移行作業には個別にサポート対応をしています。support@qiita.com までお問い合わせください。また、時期によってご対応にお時間をいただく場合もございますことご了承ください。

情報共有ツールをみんな使ってくれない?Qiita Teamを社内に根付かせる5つのポイント

会社に情報共有のツールを導入しても、「はじめのうちは使ってくれる人がいない。」というのをよく耳にします。

今回は、情報共有ツールの導入に成功した事例を元に、弊社の情報共有ツールであるQiita Teamを用いて導入のステップやポイントを紹介していきます。

ぜひ参考にしてみてください!

このガイドでは以下をQiita Team導入のポイントとしてご紹介します。

Qiita Team導入推進チームを編成する
Qiita Team導入の目的、改善すべき課題を明確に!
Qiita Teamの導入事例を知っておく
Qiita Teamの使い方をマスターする
Qiita Teamを実際に使ってみてもらう

Qiita Team導入推進チームを編成する

Qiita Team導入の成功の第一歩として、適切なメンバーを集めて社内で導入推進チームを作リましょう。

この集めたメンバーを軸にQiita Team導入を社内でのQiita Team利用を促進していくところから始めましょう。

社内チーム編成の例

社内からは以下の役割に合ったメンバーを選びましょう。

プロジェクトマネージャー

Qiita Team導入に関する社内のすべてをまとめる役割。

エグゼクティブスポンサー

Qiita Team導入を社内全体に促進する役割です。

Qiita Teamを導入するメリットやそれによって実現する課題克服を社内に伝達するところに注力し、社員にQiita Team導入を前向きに捉えてもらえるように働きかける役割です。

チームリーダー

Qiita Team導入をチームや各部署に促進する役割です。

エグゼクティブマネージャーは社内全体に働きかけますが、チームリーダーは所属するチームにQiita Team導入を働きかけてもらいます。

そのため、チームごとに適切な利用方法や目的を定めることを率先して実行してもらいます。

管理者

Qiita Team導入の初期設定やセットアップ関連をサポートします。

また、Qiita Teamを長期的に利用する際のユーザー管理等も、この管理者に役割を担ってもらいます。

組織に適した手段でマニュアル作成を行うとQiita Team導入がよりスムーズに行えるでしょう。

Qiita Team導入の目的、改善すべき課題を明確に!

導入推進チームを編成できたら、メンバー全員がQiita Team導入の目的やメリットを理解しましょう。

推進チーム全体の認識を、ある程度統一しておく必要があります。

また、その際Qiita Team導入後の明確なビジョンも共有しておくと良いでしょう。

社内間のコミュニケーションがどのような手段で行われているか把握する目的で、アンケートを取ると良いでしょう。

ここで、社内コニュニケーションの現状と改善すべき点の洗い出しをしていきます。

具体的にどんなアンケート項目にしたらよいかは、こちらを参考にしてみてください。

同僚との連絡はどのようにしているか、また頻度はどれくらいですか?
仕事の際に利用しているアプリケーションやツールは何かですか?
自分の仕事に一番関わりのある人やチームはどの人 (どこ) ですか?
仕事の際に利用しているアプリケーションやツールは何ですか?
誰 (どのチーム) と一緒に仕事をしますか?
Qiita Team導入に対してどう思いますか?

アンケートが終わったら、コミュニケーションの課題や、会社全体の課題などをまとめて、可視化しておくとよいです。導入に対する共通認識となります。

Qiita Teamの導入事例を知っておく

導入の流れを知っておくと、Qiita Team利用のビジョンが明確になります。

また、自分の会社と似た状況に置かれていた事例を参考にすると導入の指針となるかと思います。

参考までに、使用事例をまとめてみました。

使用事例

会社概要 : ファション関連のスマートフォンアプリを作る会社 Qiita Team利用人数 : 40〜50人 導入前の課題 : 
・欲しい情報があり、提供を募ってもその情報がスムーズに提供されない。
・そもそもその情報をいま誰が持っているのかわからない。
・誰が何をやっているのかわからない 導入の意図 : 
・情報をタイムリーに共有することで、より成果が出やすい環境を作りたい
・困っていることを気軽に共有することで、お互いがお互いを助ける文化を作りたい 導入の効果 : 日報の中で「困っていること」を毎日共有することで助け合う文化が生まれた。  

Qiita Team導入ガイド

  ?詳しく知りたい場合はQiita Team導入事例をチェック!    

Qiita Teamの使い方をマスターする

Qiita Team導入にあたって、チーム全体がある程度、使い方をマスターしておく必要があります。

推進チームを中心に講習会を開いておくと良いでしょう!

Qiita Teamを実際に使ってみてもらう

Qiita Teamの使い方を社内の人に理解してもらうには、実際に使ってもらうのがベストです!

この時、いきなり社内全体に導入するのではなく少ない人数からどんどん広範囲に広げていく、というかたちで展開させるのがオススメです。

日報を書こう!Qiita Teamで日報を投稿する3ステップ

日報を書くことには、今日実施した業務を記録しておくことと、実行した業務を可視化して改善するという目的があります。各自の日報をチームで共有することで、さまざまな視点からのフィードバックが得られ、組織の生産性向上につながります。

今回はそんな日報を、Qiita Teamを利用してどのように投稿・共有するかを3ステップでご紹介します!

ステップ1:テンプレートを選択する

Qiita Teamのトップページを開きます。

投稿するボタンの横の切り替えボタン(▼)を押下すると、

リーンキャンバス、ヒアリング記録、手順書、、、、、etcとありますよね。

Qiita Teamは複数のテンプレートを用意しています。 テンプレートの利用で投稿者がテキストの構成を考える手間を省くことができます。

日報の書き方

ステップ2:日報の内容を書く

日報のテンプレートを選んで押下すると、下の画像のような画面になります。

こちらが記事を作成する画面です。まずは、テンプレートの見出しに従って記入していきましょう。 テキストはMarkDownで簡単に記入することができます。

編集画面の右側にプレビューが表示されますので、確認しながら書き進められます。

日報の書き方

また、下図のように❓押下していただければMarkDownのヘルプを参照可能です。

日報の書き方

ステップ3:投稿

日報を作成し終えたら早速投稿してみましょう!

記事作成画面右下に[○○○に投稿]とボタンがありますので押下しましょう。

日報の書き方

これで日報の完成です。

早速、自分の書いた日報を確認してみましょう!

各チームのトップ画面に戻ると、自分の日報が投稿されているかどうか確認することができます。

日報の書き方

投稿した記事にコメントをつけられるので社員同士のコミュニケーションツールとしても活用できます!

テンプレートの利用について

テンプレートは編集でき、使い方にあわせてテンプレートを作成することが可能です。
テンプレートの機能については以下を御覧ください。

テンプレート機能とは

クレジットカードの決済失敗について

決済が失敗した場合、決済可能なクレジットカードを登録すると速やかに決済処理が可能です。

即時決済するには

ご利用可能なクレジットカードを登録いただければ、即時決済が完了します。

一度決済が失敗したクレジットカードにおいても、決済がご利用可能になった段階で、再度ご登録いただければ即時決済が可能です。

クレジットカードの登録は以下を参考にしてください。

クレジットカードの登録方法

決済の失敗で利用停止になるケース

最初に決済が失敗した日より14日後にご登録のクレジットカードで引き落としができなかった場合、 Qiita Teamのご利用を停止させていただくことになります。