Qiita Teamとは?

Qiita Teamはかんたんに書けて、かんたんに共有できる場所です。情報共有をオープンにすることで、チーム内での知識の属人化を防ぎ、チームの生産性を向上します。

1. Qiita Teamのメンバー権限

Qiita Teamは以下の3つの権限をもつメンバーで構成されています。

チームオーナー
管理者
チームメンバー

チームのオーナーはチームの作成者のことです。オーナーは Qiita Team で最も重要な権限を所有しています。チームのオーナーは、チームの管理を手伝ってもらうために管理者を任命します。そして、オーナー管理者が協力してチームのメンバーを招待しQiita Teamの利用開始を手助けします。

? もっと詳しく知りたい場合は、Qiita Teamのオーナーと管理者権限をチェック!

Qiita Teamの構成

何事もまず全体像をつかむのが重要!ということで、早速Qiita Teamの構成を見ていきましょう。

次はQiita Teamの6つの特徴的な機能です。では、順に説明していきます。

タイムライン
絵文字とコメント
ストック
プロジェクト
検索
通知

2. タイムライン

タイムラインはQiita Teamをスタートしたら、一番はじめに表示される画面です。チームメンバーのアイコンと記事のタイトルがタイムラインに一覧で表示されます。

記事は新着順に表示されます。

timeline

グループ機能を活用すれば、グループメンバーのタイムラインだけに記事を表示することができます。グループ機能にはパブリックグループプライベートグループの2種類があります。

? Tip: パブリックグループに投稿された記事はグループメンバー以外のメンバーも検索して閲覧することが可能です。属人化してしまいがちな技術情報などを投稿するのに適しています。
? Tip: プライベートグループに投稿された記事はグループメンバー以外は閲覧することができないので、採用や人事などで必要となる個人情報などを共有するのに適しています。
? グループ作成グループメンバーを追加する方法に関しては詳しくはそれぞれのページをチェック!

3. 文字とコメント

記事のすぐ下にはいいね ? ボタンがあります。? の他に4種類の絵文字があり、その時々のフィーリングに合わせてかんたんにアクションできます。さらにその下には、コメントスペースがあるので、絵文字やコメントでかんたんにフィードバックすることが可能です。

? Tip: 特定の人にコメントを読んで欲しい場合は、@の後に続けてその人のユーザー名を入力すれば、その人宛てに通知が届きます。この機能をQiita Teamでは 『メンション』と呼んでいます。ちなみにQiita Teamでは@allでチームメンバー全員へのメンションが可能になります。

mention

? もっと詳しく知りたい場合は文章作成と管理をチェック!

4. ストック機能

ストック機能は常によく見返したり、常に目に見えるところに表示させておきたい記事をタイムライン右のカラムに表示させておくことができる機能です。

例えば、経費精算マニュアルや設備マニュアルなどのよく必要となる記事をストックしておくと、記事をいちいち検索する手間が省けるので、時短できます。

記事の上部のをクリックすると、記事をストックすることが可能です。

stock

ストックされた記事はタイムライン右のカラムに表示されます。

? もっと詳しく知りたい場合はストック機能をチェック!

5. 検索機能

チーム名の右に検索スペースがあります。ここにキーワードを入力して、過去の記事を探すことが可能です。

keyword

? Tip: キーワードを入力すると、『投稿日』『タグ』『ユーザー』『タイプ』で絞り込みができます。記事の表示順を『検索順』『更新順』『ストック数順』に並べ替えることも可能です。

search

? もっと詳しく知りたい場合は検索をチェック!

6. 通知

自分の記事にいいね? されたり、コメントされたり、メンションが送られると、通知が送信され、アイコン横のボックスに通知の件数が表示されます。

notification

? もっと詳しく知りたい場合は通知をチェック!

管理者を追加する方法

あなたがチームのオーナーもしくは管理者であるなら、チームメンバーに管理者権限を付与することができます。

?チームメンバー管理ページにアクセスします。
[管理者に追加]ボタンをタップすれば、管理者権限を付与することができます
[管理者に追加] ボタン

管理者権限について

管理者の権限についてはこちらをご覧ください。

オーナーと管理者権限

5W1Hをポイントに社内活用できる議事録の書き方をマスターしよう!

5W1Hをポイントに社内活用できる議事録の書き方をマスターしよう!

議事録書き方

議事録作りと聞くと、面倒なイメージを持っている人も多いことと思います。会議に必須の議事録は、実は日々の業務の生産性を向上させるための資料になります。議事録作りを効率化し、業務に役立つ議事録を作るコツをご紹介します。

そもそも議事録の目的とは?

議事録を作る一番の目的とは、会議の内容を周知・共有することです。そのため、決定事項や打ち合わせた内容について、誰が読んでも分かるように書くことが大切です。
業務上の決定事項や、変更点改善点などが明確に記載されている議事録は、共有した人にとって分かりやすく、業務に活用しやすくなります。

分かりやすい議事録を書くためのポイント「5W1H」

誰がみてもわかりやすい議事録を書くためには、「5W1H」を意識すると良いでしょう。

いつ   = 会議をした日時
どこで  = 会議を開催した場所
誰が   = 出席した人
何を   = 会議のテーマ
なぜ   = 会議の目的
どのように= 会議の内容

下記のようなテンプレートを参考にして、各項目を埋めていくとスムーズに議事録の作成ができます。

  • 会議のテーマ
  • 日時
  • 場所
  • 出席者
  • アジェンダ
  • 決定事項
  • 共有事項
  • 討議事項
  • 懸案事項
  • 備考

内容は「決定事項」「討議事項」「懸案事項」の順に書きます。議事録は報告書と同じで結論が先行します。これに続き、決定に至った経過である「討議事項」を書き入れます。最後に持ち越しの議題や、次回の会議の日程といった懸案事項で締めます。

「決定事項」とは、期限が定められていない事項として記載し、期限のあるものは「To Do」として記載します。この時、担当者と期限を明示するようにしましょう。期限は「○月×日」と具体的に表示します。

「討議事項」には発言者の名前も記載します。このとき、役職名がある場合は役職名を表記し、それ以外は三人称敬称を表記します。こうすることによって、誰がどんな発言をしたかということがハッキリと分かり、責任の所在も明らかになります。

効率よく会議を進めるために、会議前にやっておきたいこと

効率的に会議を進めるためには、どんな会議が行われるかを事前に把握することが大切です。効率的に会議が進めば、議事録の作成もはかどります。
まずは、どのような会議が行われるのか、会議の目的をはっきりさせ、どのようなことを話し合い、その結果がどのようになれば会議の目的を達成できるのかを明確にしておきましょう。

そこで活躍するのがアジェンダといわれる資料です。アジェンダには、会議のテーマ会議の開催日時会議の目的などをまとめた資料です。こうした資料を用意しておくことにより、スムーズな会議の進行が可能になります。

議事録を出すタイミングは24時間以内

議事録は会議が終わってから24時間以内に共有するのが一般的です。情報の共有を素早く行うことが重要ですので、議事録作りにはあまり時間をかけるべきではありません。会議の前に分かる箇所(日程や会議テーマなど)を埋めておくなどの段取りをしておきましょう。
議事録は正確な記録として共有する必要がありますので、時間に追われるあまり内容に間違いがあってはいけません。提出前には必ず上司にチェックをしてもらい、内容に間違いがないか確認してから共有を行いましょう。

まとめ

会議の内容を共有するために必要な議事録は、誰もがすぐに目を通すことができる場所にあるのが理想的です。情報共有ツールを使うことによって、議事録の共有だけでなく、アジェンダや各種資料を簡単に共有することができます。
気軽に書いて、素早く共有することによって、情報の伝達を正確に伝えることができる情報共有ツールを、ぜひ業務に取り入れてみてはいかがでしょうか?

社内掲示板が使いづらいなら、情報共有ツールを導入してみませんか?

社内の掲示板をうまく使えていますか?

掲示板 悩み

社内の掲示板が使われなくなっていませんか?
社内掲示板は社内のルールや設備の使用方法、新製品のリリースの情報まで、さまざまな情報を共有して生産性を高める、本来なら業務に価値をもたらすツールであるはずです。

しかし、社内掲示板は投稿に対してフィードバックがしづらく、「投稿内容を投稿してもフィードバックが返ってこないから、本当に読まれているか分からない」、「チャットツールを使って投稿内容について議論したが、情報が流れてしまう」といったような生産性を妨げる悩みも聞かれます。

これを放って置くことは非常に危険です。

というのも、例えば投稿内容にフィードバックができなければ、もし投稿内容の情報に誤りがあった場合、その間違った情報がそのまま広まってしまう危険性があるのです

結果として、顧客に間違った情報を与えてしまい、顧客の信頼を失うかもしれません。そんな状況を避けるために、社内掲示板における課題の解決策のひとつとして、社内の情報共有を円滑にする情報共有ツールの活用が挙げられます。

この記事では、社内掲示板でありがちな課題を情報共有ツールで解消するノウハウをご紹介します。

記事に対する反応を促す多彩なフィードバック機能

記事 フィードバック

社内掲示板が使いにくいと言われている要因としては、「テキストタイトルが多数並んでおり、欲しい情報が探しにくい」、「記事が読まれているか分からない」といった点が挙げられるでしょうか。

こうした情報の探しにくさを解消したり、記事に対する反応を可視化するといった機能を情報共有ツールは備えています。例えば、記事に「いいね」やコメントをする機能は、記事を読んで簡単にフィードバックができるように考えられたものです。

記事を読んだら「いいね」を押すルールを作れば、既読の確認が手軽にできるので、読まれているのか分からないという不安はなくなります。情報共有ツールによっては、記事のビュー数が表示されるので、何人が読んだのか確認することも可能です。

また、社内掲示板では、やり取りが進まないので、フィードバックをするためにメールを使ったり、直接、話をしに行ったりといったケースも見られ、時間がかかりすぎてしまうという課題もあります。しかし情報共有ツールであれば、記事のコメント欄でコメントをやり取りしながら、スムーズに業務を進められますし、メールのように文面の言葉遣いを気にしすぎることもありません。

よく見る記事に素早くアクセスして、探す手間を省く機能

プロジェクト機能

社内掲示板に社内のお知らせや業務のハウツーなどの記事が載っていて、結構な頻度で見るのに、探すのに時間がかかっていませんか?

情報共有ツールの中には、常に手元に置いておきたい記事をトップページのサイドバーに表示しておくストック機能が用意されていることがあります。ストック機能を使って、よく見る記事にすぐアクセスできるようにしておけば、記事を探すためのムダな時間が省けて生産性が向上します。

ストック記事が増えてしまった時には、タグ付けして種類ごとに整理しておけば、簡単に検索して探し出すこともできます。

情報は記事にして共有することで価値になる

情報共有 価値

情報が探しやすくなり、記事が読まれるようになれば、コミュニケーションが促進されて、生産性の向上へとつながります。そのタイミングを逃すことなく、社内で暗黙知となっている情報は、積極的に記事にして共有していきましょう。

社内業務に関するルールや設備の使い方といった、ちょっとしたティップスなども、FAQとして記事をこまめに書いて残しておくことをお勧めします。新しいメンバーにルールや使い方を質問された時にも、共有している記事をまず読んでもらえば、ムダな時間を削減することができるからです。

もし、あなたが知りたいことについて書かれた記事がなければ、自分で調べてまとめておきましょう。後で他のメンバーが同じ状況に陥った時に、その記事が役立つはずです。

いかがでしたでしょうか。社内掲示板が使いづらいとお考えの方は、情報共有をよりスムーズに行い、生産性の向上を図るために、情報共有ツールの導入を検討してみてください。