Qiita Teamとは?

Qiita Teamはかんたんに書けて、かんたんに共有できる場所です。情報共有をオープンにすることで、チーム内での知識の属人化を防ぎ、チームの生産性を向上します。

1. Qiita Teamのメンバー権限

Qiita Teamは以下の3つの権限をもつメンバーで構成されています。

チームオーナー
管理者
チームメンバー

チームのオーナーはチームの作成者のことです。オーナーは Qiita Team で最も重要な権限を所有しています。チームのオーナーは、チームの管理を手伝ってもらうために管理者を任命します。そして、オーナー管理者が協力してチームのメンバーを招待しQiita Teamの利用開始を手助けします。

? もっと詳しく知りたい場合は、Qiita Teamのオーナーと管理者権限をチェック!

Qiita Teamの構成

何事もまず全体像をつかむのが重要!ということで、早速Qiita Teamの構成を見ていきましょう。

次はQiita Teamの6つの特徴的な機能です。では、順に説明していきます。

タイムライン
絵文字とコメント
ストック
プロジェクト
検索
通知

2. タイムライン

タイムラインはQiita Teamをスタートしたら、一番はじめに表示される画面です。チームメンバーのアイコンと記事のタイトルがタイムラインに一覧で表示されます。

記事は新着順に表示されます。

timeline

グループ機能を活用すれば、グループメンバーのタイムラインだけに記事を表示することができます。グループ機能にはパブリックグループプライベートグループの2種類があります。

? Tip: パブリックグループに投稿された記事はグループメンバー以外のメンバーも検索して閲覧することが可能です。属人化してしまいがちな技術情報などを投稿するのに適しています。
? Tip: プライベートグループに投稿された記事はグループメンバー以外は閲覧することができないので、採用や人事などで必要となる個人情報などを共有するのに適しています。
? グループ作成グループメンバーを追加する方法に関しては詳しくはそれぞれのページをチェック!

3. 文字とコメント

記事のすぐ下にはいいね ? ボタンがあります。? の他に4種類の絵文字があり、その時々のフィーリングに合わせてかんたんにアクションできます。さらにその下には、コメントスペースがあるので、絵文字やコメントでかんたんにフィードバックすることが可能です。

? Tip: 特定の人にコメントを読んで欲しい場合は、@の後に続けてその人のユーザー名を入力すれば、その人宛てに通知が届きます。この機能をQiita Teamでは 『メンション』と呼んでいます。ちなみにQiita Teamでは@allでチームメンバー全員へのメンションが可能になります。

mention

? もっと詳しく知りたい場合は文章作成と管理をチェック!

4. ストック機能

ストック機能は常によく見返したり、常に目に見えるところに表示させておきたい記事をタイムライン右のカラムに表示させておくことができる機能です。

例えば、経費精算マニュアルや設備マニュアルなどのよく必要となる記事をストックしておくと、記事をいちいち検索する手間が省けるので、時短できます。

記事の上部のをクリックすると、記事をストックすることが可能です。

stock

ストックされた記事はタイムライン右のカラムに表示されます。

? もっと詳しく知りたい場合はストック機能をチェック!

5. 検索機能

チーム名の右に検索スペースがあります。ここにキーワードを入力して、過去の記事を探すことが可能です。

keyword

? Tip: キーワードを入力すると、『投稿日』『タグ』『ユーザー』『タイプ』で絞り込みができます。記事の表示順を『検索順』『更新順』『ストック数順』に並べ替えることも可能です。

search

? もっと詳しく知りたい場合は検索をチェック!

6. 通知

自分の記事にいいね? されたり、コメントされたり、メンションが送られると、通知が送信され、アイコン横のボックスに通知の件数が表示されます。

notification

? もっと詳しく知りたい場合は通知をチェック!

日報の意味を明確にして、チーム力向上に役立てよう

今回は、日報を業務に取り入れていない方、日報を活用できていない方に向けて、日報を実践する意味業務改善に役立てるポイントをご紹介します。

そもそも日報を実践する意味とは、単に「毎日の仕事を記録する」だけではなく、仕事を見える化して、業務改善に役立てることにあります。加えて各自の日報をチームで共有することで、さまざまな視点からのフィードバックが得られ、ノウハウの共有にもなり、チームの生産性向上にもつながります。日報を実践するにあたっては、「チームで共有する」ことをポイントに、チームの業務改善に役立てましょう。

日報は「個人のもの」ではなく「チームのもの」!

日報の意味を明確化

チームで掲げた目標を達成するためには、個々の生産性を最大化することが重要です。生産性を迅速に最大化するために、日報で各自の成功体験や失敗体験を共有して、良い施策を取り入れながら、各自が常に業務を改善する意識を持ちましょう。日報をチームでフィードバックしあえば、ノウハウの共有ができるだけでなく、チームの一体感を高めたり、メンバーの動向を全員が把握することができます。

そのためにも、各自の日報へのフィードバックは、先輩や上司など一部の人に限らず、いつでも誰でも閲覧してフィードバックすることができるように、情報共有ツールの利用をお勧めします。

日報でチーム内のコミュニケーションがより活発になる

日報は「日記」ではありませんが、業務以外についても触れることで、チームへの帰属意識を高め、チーム内のコミュニケーションを円滑にする効果が期待できます。
例えば、「最近ランチのお店開拓にハマっています!」というような、仕事以外のことに触れてあると、ほかのメンバーから新しいお店の情報をもらえたり、一緒にランチ開拓する機会が増えるなど、働く楽しみが増えて、仕事にもいい影響が得られるようになるでしょう。

日報を意味あるものにする3つのTIPS

日報3つのコツ

日報をうまく業務に活用できないという方は、次の3つを意識してみてはいかがでしょうか。

記載する内容は具体的に

日報をより意味のあるものにするためには、記載する内容を「具体的に」しましょう。
例えば、新規の営業先に追いかけを入れる場合。

「〇〇社××様 営業資料送付予定」
と記載するのではなく、
「〇〇社××様 営業資料送付7/7対応予定」
と、対応する月日も必ず記入するようにします。これにより、「毎日の業務に追われて対応が後伸ばしになってしまった」というミスを防ぐことができます。

また、売り上げの管理や目標達成までの数値も具体的に書くことで、目標を再認識するだけではなく、モチベーションの維持にもつながります。

定期的に振り返る

日報は振り返りをするのに適したツールです。意識的に振り返るように習慣化しましょう。
業務の反省をし、改善材料として日報を活用することで、業務を円滑に進められ、より質の高い仕事ができるようになります。

また、日報を振り返ることで、自分の成長が見て取れるので、仕事に対する満足度を上げ、モチベーションを保つことができるのも嬉しいポイントです。

必ずフィードバックを行う

毎日きちんと日報を書いていても、フィードバックがないとモチベーションが低下するケースは珍しくありません。

メインで日報のチェックを行っている上司や先輩が確認できなくて、放置されてしまう状況を防ぐためにも、代わりの人が日報を確認し、チームでフィードバックをすることが大切です。チーム力を高めるためにも、よりよいフィードバックを心がけましょう。よりよいフィードバックについては、後ほど具体的に紹介します。

⇒日報の書き方を新人に教えたい場合や、日報の書き方を見直したい場合には、こちらの記事も参考になさって下さい。
業務効率化のためにマスターしておきたい「使える日報の書き方」

※トラブルの回避に役立つことも

日報は単に仕事を可視化してくれるだけではなく、働く人を守る大切な役割があります。
例えば、日報に出社時間や帰社時間、そして業務内容を記録しておくことで、労使関係のトラブルの際に役立ちます。

また、上司や先輩からどんな指示を受けたのか、それに対してどのような対処をしたのか記載することで万が一トラブルが起きてしまった際にも、自分の身を守ることができる可能性があるのです。

業務改善とあわせて、これらのメリットを伝えることで、日報を書く効果を実感し、継続することができるようになります。

日報でいいフィードバックをするポイント

日報フィードバック

よりよいフィードバックをするためのポイントをご紹介します。ちょっとしたコツを意識するだけなので、ぜひ実践してみてください。

失敗を繰り返さないために適切なアドバイスを贈る

「失敗は成功の母」と言われるように、挑戦する姿勢は大切なものです。しかし、何度も同じ失敗を繰り返すのは避けたいもの。改善策を立てても同じ失敗が繰り返される時には、指摘をするとともに、どんな施策を行ったのか振り返り、ほかにどんな施策を取り入れればよいのかアドバイスを行いましょう。

例えば、しっかりと時間を掛けて取り組んだはずなのに目標を達成できなかった場合。目標の設定が高すぎたのか、それともやり方に問題があったのか、何らかの障害があったのかなどさまざまな原因が考えられます。毎月目標が未達であったとしても、すべての理由が同じとは限りません。深く掘り下げを行って、本人が気が付かなかった原因を明確にアドバイスすることで、同じミスを防げるようになります。

成功したら必ず褒める

目標を達成したり、良い結果が出た場合には、言葉だけではなくフィードバックでもきちんと褒めるように心がけましょう。数値に表れないようなケースでも、良い取り組みが見られた場合には積極的に褒めるのが大切です。

例えば「今日のミーティングでは、整理された資料をもとに提案ができていて良かったと思います。チーム内での議論を深めていくためにも、どんどん積極的に発言をしてください」といった具合です。

特に新人の間は、自分の行動に自信を持てないので、良いところを見つけたら「何が良かったのか」を具体的に示して、積極的に評価をするように心がけましょう。

悩みや問題には具体的な解決策を提示する

解決のために努力できることは、なるべく早く期限を決めて動きます。
例えば、「最近PCの立ち上げに凄く時間かかるようになりました」という場合、「明日の14時にPCに詳しい〇〇さんに確認して貰います」のように、日報を利用してスケジュールを伝えるように心がけてください。

また、日報でのコミュニケーションの良さの一つとして、心の問題や体の不調にいち早く気づき、ライフワークバランスを保つきっかけを作ることができます。

おわりに

意味のある日報を書き続けるためには、日報を確認し、それを業務改善に活かすだけではなく、チームでの適切なフィードバックが欠かせません。

日報を有意義に活用するためにも、日報の在り方を見直して業務改善に役立ててください。

管理者を追加する方法

あなたがチームのオーナーもしくは管理者であるなら、チームメンバーに管理者権限を付与することができます。

?チームメンバー管理ページにアクセスします。
[管理者に追加]ボタンをタップすれば、管理者権限を付与することができます
[管理者に追加] ボタン

管理者権限について

管理者の権限についてはこちらをご覧ください。

オーナーと管理者権限

5W1Hをポイントに社内活用できる議事録の書き方をマスターしよう!

5W1Hをポイントに社内活用できる議事録の書き方をマスターしよう!

議事録書き方

議事録作りと聞くと、面倒なイメージを持っている人も多いことと思います。会議に必須の議事録は、実は日々の業務の生産性を向上させるための資料になります。議事録作りを効率化し、業務に役立つ議事録を作るコツをご紹介します。

そもそも議事録の目的とは?

議事録を作る一番の目的とは、会議の内容を周知・共有することです。そのため、決定事項や打ち合わせた内容について、誰が読んでも分かるように書くことが大切です。
業務上の決定事項や、変更点改善点などが明確に記載されている議事録は、共有した人にとって分かりやすく、業務に活用しやすくなります。

分かりやすい議事録を書くためのポイント「5W1H」

誰がみてもわかりやすい議事録を書くためには、「5W1H」を意識すると良いでしょう。

いつ   = 会議をした日時
どこで  = 会議を開催した場所
誰が   = 出席した人
何を   = 会議のテーマ
なぜ   = 会議の目的
どのように= 会議の内容

下記のようなテンプレートを参考にして、各項目を埋めていくとスムーズに議事録の作成ができます。

  • 会議のテーマ
  • 日時
  • 場所
  • 出席者
  • アジェンダ
  • 決定事項
  • 共有事項
  • 討議事項
  • 懸案事項
  • 備考

内容は「決定事項」「討議事項」「懸案事項」の順に書きます。議事録は報告書と同じで結論が先行します。これに続き、決定に至った経過である「討議事項」を書き入れます。最後に持ち越しの議題や、次回の会議の日程といった懸案事項で締めます。

「決定事項」とは、期限が定められていない事項として記載し、期限のあるものは「To Do」として記載します。この時、担当者と期限を明示するようにしましょう。期限は「○月×日」と具体的に表示します。

「討議事項」には発言者の名前も記載します。このとき、役職名がある場合は役職名を表記し、それ以外は三人称敬称を表記します。こうすることによって、誰がどんな発言をしたかということがハッキリと分かり、責任の所在も明らかになります。

効率よく会議を進めるために、会議前にやっておきたいこと

効率的に会議を進めるためには、どんな会議が行われるかを事前に把握することが大切です。効率的に会議が進めば、議事録の作成もはかどります。
まずは、どのような会議が行われるのか、会議の目的をはっきりさせ、どのようなことを話し合い、その結果がどのようになれば会議の目的を達成できるのかを明確にしておきましょう。

そこで活躍するのがアジェンダといわれる資料です。アジェンダには、会議のテーマ会議の開催日時会議の目的などをまとめた資料です。こうした資料を用意しておくことにより、スムーズな会議の進行が可能になります。

議事録を出すタイミングは24時間以内

議事録は会議が終わってから24時間以内に共有するのが一般的です。情報の共有を素早く行うことが重要ですので、議事録作りにはあまり時間をかけるべきではありません。会議の前に分かる箇所(日程や会議テーマなど)を埋めておくなどの段取りをしておきましょう。
議事録は正確な記録として共有する必要がありますので、時間に追われるあまり内容に間違いがあってはいけません。提出前には必ず上司にチェックをしてもらい、内容に間違いがないか確認してから共有を行いましょう。

まとめ

会議の内容を共有するために必要な議事録は、誰もがすぐに目を通すことができる場所にあるのが理想的です。情報共有ツールを使うことによって、議事録の共有だけでなく、アジェンダや各種資料を簡単に共有することができます。
気軽に書いて、素早く共有することによって、情報の伝達を正確に伝えることができる情報共有ツールを、ぜひ業務に取り入れてみてはいかがでしょうか?

無料で簡単。おすすめのエクセル日報テンプレート5選

毎日書く業務日報。「どのように・何を書けば良いか分からない」と困った時は、無料で使えるテンプレート(雛形となるデータ)を使用すれば、効率的に業務日報を作成することができます。
今回は、エクセル日報のテンプレートを、エクセル日報のメリット・デメリットと合わせて、ご紹介したいと思います。

業務日報テンプレート1

『今週の主な活動』『本日の活動』『明日の予定』『特記事項』が一枚にまとめられたテンプレート。
目標を達成するために、どのような活動をしたのか途中経過はどうか次回どのような活動をするのかが一目で分かるようになっています。

日報テンプレート1

エクセルシートのダウンロードリンク

業務日報テンプレート2

業務内容に加えて『今日の目標』『今日の反省』の欄が設けられたテンプレート。
反省欄が付いているので、1日の自分の行動を振り返ることができる書式となっています。

日報テンプレート2

エクセルシートのダウンロードリンク

業務日報テンプレート3

経過報告・緊急報告・提案・一般情報など、目的別に書けるテンプレート。
報告区分ごとに分けてファイリングすると、情報の一括管理が可能になるので、後から情報を探しやすいですよ。

テンプレート3

エクセルシートのダウンロードリンク

業務日報テンプレート4

掲げた活動目標に基づき、活動内容に対して、結果がどうだったか書けるテンプレート。
上司への報告欄・上司からの指示欄のスペースも大きく、上司・部下間のコミュニケーションを図りやすい書式となっています。

テンプレート4

エクセルシートのダウンロードリンク

Officeテンプレート 業務日報

業務日報・週報・年報がセットになったテンプレート。
日報はタイムスケジュールがベースとなっており、どの作業にどれだけの時間を要したのかがひとめで分かるようになっています

エクセルシートのダウンロードリンク

業務日報をエクセルで書くメリット

  • 無料で使える
    エクセル日報のテンプレートを無料で提供しているWebサイトは多く、Microsoft Officeが導入されているパソコンであれば、無料で使うことができます。
    ちなみに、今回ご紹介したエクセル日報のテンプレートはすべて無料です。
  • 簡単&すぐに始めることができるエクセル日報のテンプレートを使えば、一から業務日報を作成する手間が省け、簡単かつスピーディーに業務日報を始めることができます。業務日報をこれから取り入れる会社にとっては、エクセル日報はありがたい存在です。
  • 好きなようにカスタマイズできる
    エクセルのテンプレートなので、文字のフォントや大きさ、項目の内容を自由に変更することができます。難しい技術を使わなくても、好きなように自社仕様の業務日報を作ることができるのです。

業務日報をエクセルで書くデメリット

『部下による報告』で終わってしまう可能性がある
社員一人一人が現場で培った知識やノウハウは、いわゆる”お宝”です。知見の属人化を防ぐために情報を共有することは、会社の生産性向上にもつながります。
ですが、エクセル日報の場合、その”お宝”は真価を発揮せず、”単なる記録”となりがちです。
なぜなら、エクセル日報の場合、内容を確認するにはファイルを一つ一つ開いて確認する必要があるからです。手間がかかるので、チームメンバーの業務日報しか読まない人もいるでしょう。
そのようなクローズドな環境では、せっかくの”お宝”も、”単なる『部下による報告』で終わってしまい、他チームや他部門とのコミュニケーション、ひいては会社の生産性を向上させることは難しくなります。
エクセル日報を”単なる記録”で終わらせないためにも、社員一人一人が自身の経験を“お宝”と認識し、業務で起こった事柄を共有していきましょう。

・業務日報の質が低下する可能性がある

エクセル日報の場合、ファイルを開く手間から、業務日報を読む人=上司のみというケースも多いです。
書き手としても、業務日報を読む相手が上司のみ、という状況だと、モチベーションを継続するのが難しいでしょう。それでは、日報に書くことがなくてコピペで済ますということになりかねません。逆もまた然り。多くの人の目に触れないため、コメントを書くのが疎かになるという可能性があります。
エクセル日報を利用している場合には、日報の内容をまとめてフィードバックする会を定期的にもつなど、日報を有効活用する機会を設けるようにしてください。

・一括検索ができない

エクセル日報の場合、内容を確認するには、エクセルのファイルを一つ一つ開いて確認する必要があります。
つまり、一括検索ができません。社員全員の業務日報を一つのエクセルにまとめて、ブック検索をするという方法もありますが、運用面からも現実的ではありません。
営業担当の業務日報には、クライアントへどのようなアプローチを行い、どのような結果になったかという事例が記されているでしょうし、開発担当の業務日報であれば、開発時のトライアンドエラーが記されているはずです。
そのような”お宝”があったとしても、検索する環境がないので、しらみつぶしにファイルを開いていかなければなりません。
知りたい情報を即時に知ることができない環境は、生産性の低下につながるといっても過言ではないのです。
もし、一括検索ができないことに不便を感じる場合は、情報共有ツールの導入を検討しても良いかもしれません。

・スマートフォンでは使いにくい

可能ではありますが、スマートフォンの小さい画面では、エクセルの編集がしにくいです。
移動時間やスキマ時間に業務日報を更新することは、業務の短縮化にもつながることでしょう。
外出先でエクセル日報を更新したい場合は、パソコン・タブレットの環境を用意する必要があります。

おわりに

デメリットもいくつか紹介しましたが、エクセル日報は無料かつ簡単に導入できるのが一番の魅力です。
何を書けば良いか困った時は、ぜひテンプレートを使ってみてくださいね。

社内掲示板が使いづらいなら、情報共有ツールを導入してみませんか?

社内の掲示板をうまく使えていますか?

掲示板 悩み

社内の掲示板が使われなくなっていませんか?
社内掲示板は社内のルールや設備の使用方法、新製品のリリースの情報まで、さまざまな情報を共有して生産性を高める、本来なら業務に価値をもたらすツールであるはずです。

しかし、社内掲示板は投稿に対してフィードバックがしづらく、「投稿内容を投稿してもフィードバックが返ってこないから、本当に読まれているか分からない」、「チャットツールを使って投稿内容について議論したが、情報が流れてしまう」といったような生産性を妨げる悩みも聞かれます。

これを放って置くことは非常に危険です。

というのも、例えば投稿内容にフィードバックができなければ、もし投稿内容の情報に誤りがあった場合、その間違った情報がそのまま広まってしまう危険性があるのです

結果として、顧客に間違った情報を与えてしまい、顧客の信頼を失うかもしれません。そんな状況を避けるために、社内掲示板における課題の解決策のひとつとして、社内の情報共有を円滑にする情報共有ツールの活用が挙げられます。

この記事では、社内掲示板でありがちな課題を情報共有ツールで解消するノウハウをご紹介します。

記事に対する反応を促す多彩なフィードバック機能

記事 フィードバック

社内掲示板が使いにくいと言われている要因としては、「テキストタイトルが多数並んでおり、欲しい情報が探しにくい」、「記事が読まれているか分からない」といった点が挙げられるでしょうか。

こうした情報の探しにくさを解消したり、記事に対する反応を可視化するといった機能を情報共有ツールは備えています。例えば、記事に「いいね」やコメントをする機能は、記事を読んで簡単にフィードバックができるように考えられたものです。

記事を読んだら「いいね」を押すルールを作れば、既読の確認が手軽にできるので、読まれているのか分からないという不安はなくなります。情報共有ツールによっては、記事のビュー数が表示されるので、何人が読んだのか確認することも可能です。

また、社内掲示板では、やり取りが進まないので、フィードバックをするためにメールを使ったり、直接、話をしに行ったりといったケースも見られ、時間がかかりすぎてしまうという課題もあります。しかし情報共有ツールであれば、記事のコメント欄でコメントをやり取りしながら、スムーズに業務を進められますし、メールのように文面の言葉遣いを気にしすぎることもありません。

よく見る記事に素早くアクセスして、探す手間を省く機能

プロジェクト機能

社内掲示板に社内のお知らせや業務のハウツーなどの記事が載っていて、結構な頻度で見るのに、探すのに時間がかかっていませんか?

情報共有ツールの中には、常に手元に置いておきたい記事をトップページのサイドバーに表示しておくストック機能が用意されていることがあります。ストック機能を使って、よく見る記事にすぐアクセスできるようにしておけば、記事を探すためのムダな時間が省けて生産性が向上します。

ストック記事が増えてしまった時には、タグ付けして種類ごとに整理しておけば、簡単に検索して探し出すこともできます。

情報は記事にして共有することで価値になる

情報共有 価値

情報が探しやすくなり、記事が読まれるようになれば、コミュニケーションが促進されて、生産性の向上へとつながります。そのタイミングを逃すことなく、社内で暗黙知となっている情報は、積極的に記事にして共有していきましょう。

社内業務に関するルールや設備の使い方といった、ちょっとしたティップスなども、FAQとして記事をこまめに書いて残しておくことをお勧めします。新しいメンバーにルールや使い方を質問された時にも、共有している記事をまず読んでもらえば、ムダな時間を削減することができるからです。

もし、あなたが知りたいことについて書かれた記事がなければ、自分で調べてまとめておきましょう。後で他のメンバーが同じ状況に陥った時に、その記事が役立つはずです。

いかがでしたでしょうか。社内掲示板が使いづらいとお考えの方は、情報共有をよりスムーズに行い、生産性の向上を図るために、情報共有ツールの導入を検討してみてください。