情報共有ツール導入のメリットとは

情報共有ツールのメリット

情報共有ツールの重要性が叫ばれるようになり久しいものです。情報共有ツールにはどのようなメリットがあるのでしょうか。

この記事では、下記のような悩みを持った人に向けて、ベストな情報共有ツール導入につなげるためのメリットをご紹介していきます。

  • 情報共有ツールのメリットがわからない!
  • 情報共有ツールの導入でどんな効果があるか知りたい!
  • 情報共有ツールの選択で迷っている!

情報共有ツール導入する最大のメリットは生産性の向上です。

近年私たちのビジネス環境は、日々生産性の向上を求められています。指示としてやってくる要件は売り上げのアップであったり、コストカットであったり様々です。それらは、全て生産性の向上で解決できるものです。

しかしながら、単に売り上げを上げろと言われても、時代の変化が激しい近年では、単純な過去の成功体験は通用しにくくなっています。何をすればよいのか迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。

どのようなビジネス的アクションをとればよいのかが見えにくい現代ですが、最終的に生産性の向上とは、2点に集約されます。

  • 成果物の増大
  • コストカット

そして、この生産性を向上させる最大の助けとなるのが情報共有ツールの導入です。

当記事では、情報共有ツールの導入がもたらすメリット、つまりポジティブな効果をご紹介します。

情報をチームに広げる意味とメリット

情報共有意味

 

情報共有ツールで情報をチームに広げることは、それだけでチームに成長というメリットをもたらします。

なぜなら、アクセス可能な情報は、チームが使用できるリソースという意味があるからです。また、チームメンバーがアクセス可能な情報リソースの多寡は、メンバーの裁量そのものをあらわしています。つまり、組織においてアクセス可能な情報とは、メンバーの裁量と比例すると考えてください。

仕事における裁量は重要な要素です。裁量はメンバーの成長に影響するからです。
裁量が少なく、いつも決まった業務しかこなしていないメンバーは、ずっと同じ業務しかこなせません。成長機会と経験が得られないからです。一方で、様々な情報にアクセスでき、情報リソースを持っているメンバーは、新しい業務を学習し成長する余地があります。

つまり、情報共有は仕事の裁量につながり、仕事の裁量は結果的にメンバーの成長につながります。

情報の蓄積とノウハウの共有から得られるメリット

情報の蓄積とノウハウの共有
私たちは情報共有ツールを使ってあらゆる情報をどんどん投稿することを勧めています。なぜなら、蓄積された情報はノウハウになるからです。

最初に投稿された際は小さな情報でも、メンバーが情報を育てていくことで価値のある情報、ノウハウになります。

個人に留まっている1人のノウハウが、チームの他のメンバーへも広がれば、チームの生産性は向上します。チームで処理できる業務の余地が1人からチームへと増えているからです。

また、情報共有ツールには単純に機能としてのメリットを提供します。例えば、紙に書かれた手順書ならば修正するのにも手間がかかります。しかし、情報共有ツールでは編集は簡単です。情報共有ツールは元々データを編集しやすく設計されているため、誰でも気軽に編集することができます。

情報共有ツールには、蓄積された情報をバージョンアップして育てていくための機能が予め備えられているのです。

信頼と心理的安全性が後押しする成長 信頼と心理的安全性が後押しする成長

情報共有がチームにもたらす効果や、情報共有ツールの機能としてのメリットについてご紹介してきましたが、チームメンバーに情報を共有して託すということは、メンバーを信頼するということでもあることを覚えておいてください。
チームメンバーに信頼してもらうことは非常に重要です。なぜなら、チームから信頼を感じているメンバーは、信頼が少ないメンバーよりもずっと良い仕事をしてくれるからです。

情報共有ツールを導入することは、メンバー同士を信頼することであり、信頼することがメンバーの良い仕事、メンバーの成長につながります

さらに、信頼がある組織は、「アイデアや問題・問題点」などを情報共有ツールにシェアしてもいいのだという心理的安全性の高い組織と言えます。私たちは信頼とともに、メンバーへ心理的安全性を与えることを大切だと考えています。

自立的なチームがもたらす成長

自立的なチームがもたらす成長
最後にまとめとして、自立的なチームについてご紹介します。

仕事において生産性を向上させ成果を出すには、自立的に成長できるチームであることが欠かせません。

自立的なチームとなるために必要な要素として、3点あります。

  • メンバーの裁量
  • 情報へのアクセス権
  • 信頼されている雰囲気

これらはいずれも情報共有ツールの導入から得られるメリットです。情報共有ツール導入は、メンバーの裁量、情報へのアクセス権、信頼を改善させる効果があります。その効果は、自立的に成長するチームを生み出し、最終的にはチームの所属する組織の生産性を向上させるというメリットをもたらします。

当記事ではご紹介した情報共有ツールの重要性と、ツールの導入からメリットを手に入れるために、情報共有ツールをぜひお試していただければと思います。

業務日報を“会社のお宝”に。職種別の日報テンプレート4選

業務日報

働き方改革が注目を浴びている昨今、仕事の生産性を向上させるためには、『情報共有の活性化』が鍵を握っていると言っても過言ではありません。

社員一人一人が現場で培った知識・ノウハウはいわゆる“お宝”。その“お宝”を正しく共有することで、情報は“会社のお宝”となり、知識の属人化を防ぐことができます
つまり、毎日の気づきが記載された『業務日報』は、まさしく“お宝の山”と言えるのです。

そうはいっても、業務日報を“単なる記録”ではなく、“お宝の山”とするためには、書き方に工夫が必要です。
必ず押さえておきたいのは『テンプレート(雛形となるデータ)』を利用すること。テンプレートを利用しないフリーフォーマットの場合、内容に個人差が生じ、業務日報に書くべき内容が漏れている可能性もあるからです。
また、情報共有ツールを使って業務日報を共有することで、飛躍的に“会社のお宝”の質が上がります。なぜなら、コメント機能を活用することで、メールでのやり取りを減らし、チーム内・部門内・部門間のコミュニケーションが活性になるからです。

業務日報を“会社のお宝”とし、生産性向上に繋げるためにも、職種別にテンプレートをご用意しました。ぜひ一度使ってみてください。

開発担当用テンプレート

企画されたものを、実際の形にしていく開発担当。
開発担当は単独作業が多く、知識のレベルも人によって異なるため、情報が共有されにくい場合があります。しかし、同じ開発環境で作業を行っていると、開発における悩みが似通ってくるのも事実。
そのため「このような事象が起こった時、●●というコマンドを使えば実行できる」、「知っておくと便利なコマンドラインオプション」のような専門性の高い情報を共有することが、開発部全体の底上げにつながります
なお、日報に【困っていること】の欄を追加することで、場合によっては有識者が解決策を教えてくれる可能性もあります。自分の悩みを公開したくない人は記入しなくても問題ありませんが、仕事の生産性に関わってくるので、記入をおすすめします。

テンプレート
【今日取り組んだ内容】作業内容、振り返り
【学んだこと】開発を行う中で得た気づき、新たな知識
【困っていること】行き詰まったことや、抱えている悩み

営業担当用テンプレート

会社とクライアントをつなぐ営業担当。もし情報が共有されず、クライアントの声が営業で止まっていたとしたら、それは企業としてはビジネスチャンスの損失です。
そのため、営業担当用の日報では、「こういう部分を変えて欲しい」、「こういう商品を作って欲しい」などといったクライアントの『生の声』を共有することが大切です。それがどんなに些細なことだとしても、クライアントの声を届けることで、部門を超えた全社的改善が可能になるからです。
また、部内に向けて「このようなアプローチをすることで契約が取れた」、「こういう書類を作っていったらお客様が喜んでくれた」といった営業事例を共有することで、営業部全体の底上げを図ることも大切です。

テンプレート
【今日取り組んだ内容】訪問先、商談内容、振り返り
【受注確度】受注できる確率
【売上目標の進捗】現在確定している売上金額/目標の売上金額
【困っていること】受注を妨げている理由
【クライアントの声】要望や改善してほしい点など

総務担当用テンプレート

会社全体に関する事務作業や福利厚生などを担う総務担当。業務内容が多岐にわたることから、業務の効率化が求められる部門です。
そのため、「このような方法で事務作業がスピードアップした」といった知識・ノウハウは、生産性という観点から重要な役割を果たします。また、生産性を大きく上げたいのであれば、他部門にも業務日報を公開してみましょう。そうすれば「こういう事務作業は、マクロの組み方次第で自動化できるのでは?」のようなアドバイスをもらえるかもしれません。

テンプレート
【今日取り組んだ内容】作業内容、振り返り
【学んだこと】作業を行う中で得た気づき、新たな知識
【困っていること】行き詰まったことや、抱えている悩み

新入社員用テンプレート

入社したばかりの新入社員。新入社員にとって、業務日報は『上司や先輩とのコミュニケーションの場』であり、部門を超えて自分を覚えてもらえるチャンスの場でもあります。
また、学習した内容を振り返ることで知識の定着化が図られ、かつ、ビジネスマナーが身につけられる点からも、新入社員にとって業務日報は欠かせません。
なお、新入社員用テンプレートでは【フィードバック】欄を設け、適切なフィードバックを行うことで、少しでも早く即戦力となってもらいましょう。

テンプレート
【今日取り組んだ内容】作業内容、振り返り
【学んだこと】作業を行う中で得た気づき、新たな知識
【疑問に思ったこと】作業中にわからなかったこと
【困っていること】行き詰まったことや、抱えている悩み
【フィードバック】上司・先輩からのフィードバック

おわりに

業務日報テンプレート

いかがでしたか? 業務日報を”会社のお宝”とするべく、社内コミュニケーションの課題としてよく挙げられる『部門間コミュニケーションの難しさ』を少しでも解決することを意識したテンプレートをご紹介しました。

業種が異なるからこそ、思っても見なかった貴重な意見がもらえることもあります。身近な社員の知恵だけでなく、会社全体の知恵を活用するためにも、ぜひ、今日から「価値ある日報作り」を実践してみましょう。

クレジットカードの登録方法

決済はクレジットカードをご利用ください。
チームオーナー権限のユーザーのみ、クレジットカードを登録することができます。

クレジットカードの登録方法

1.設定から?支払い方法を開いてください。

2.ご利用可能なクレジットカード情報を登録ください。

クレジットカードを追加

※プラン変更、お支払い社様のチームオーナー変更については以下の記事をご覧ください。

プランアップグレード

オーナーを変更する

社内コミュニケーションを改善するために情報共有ツールができること

情報共有 改善
「チームの生産性がどうにも上がらない」、「メンバー間でうまくものごとが伝わっていかずプロジェクトの品質に影響が出ている」、「世代間に溝があり技術の継承が心配」など、社内での困りごとは多々ありますよね。その多くがコミュニケーションに起因するものです。

そんな困りごとも情報共有ツールを使えば解消できるかもしれません。この記事では、社内における困りごと別に情報共有ツールでの解決法をご紹介します。

【社内におけるコミュニケーションの困りごと その1】世代間の壁・地理的な障害

情報共有 社内コミュニケーション
①まずは世代間の壁から見ていきましょう。若手とベテランの間でのコミュニケーションがうまくいかないケースです。

例えば若手は「こんな初歩的なこと聞いたら怒られるんじゃないか」、ベテランは「何を言っても萎縮してしまうんじゃないか」といった遠慮から、なかなかお互いに踏み込んだ関係が構築できず、浅いコミュニケーションとなってしまう、という話を現場で耳にすることがあります。この状態が続くと確実に社内の技術力低下を招きます。

ここで情報共有ツールの出番となります。若手から頻繁に聞かれる初歩的な質問とその答えは、FAQドキュメントとしていつでも見られるように共有しておけば、学ぶ側である若手は気兼ねなくノウハウを習得できます。

分からない点があればコメントを書き残しておいて、そのコメントに教え手であるベテランの誰かが答えるといったやり取りができれば効率的になりますし、FAQドキュメントがより使える内容にブラッシュアップされていきます。対面だとつい強めに語ってしまうベテランも、文章なら推敲ができますので、若手を萎縮させる心配はありません。

②次は地理的な障害です。本社と支店、本社と開発現場など、拠点間が離れているケースでは、同じ場所で働いているよりもコミュニケーションのコストかかります。

電話とメールでのやりとりだけでは抜け漏れが起こるので、定例会議を開催している場合も多いのではないでしょうか。ですが、会議の日時を決めるのが一苦労だったりしませんか。

必要のない人まで「とりあえず呼んでおこう」と、参加者が大勢になってしまうなんてこともよくある話です。東京と地方といった場合には、対面で打ち合わせするための出張費や時間が大きなコストとなります。

こうした地理的障害におけるコミュニケーションも情報共有ツールで解決できることがあります。例えば必要な情報を議事録として共有しておけば、誰でもいつでも閲覧できるようになり、自分が気になった議題はコメントを残して細かな箇所までやりとりができます。

メールや電話では伝えづらい事柄もスムーズに伝えられる環境が実現するのです。

【社内におけるコミュニケーションの困りごと その2】無関心・険悪なムード

情報共有スムーズ
誰がどんな業務をしているのかについて関心がないといった、コミュニケーション不全の状況も組織力の低下を招く原因となります。「まずは飲みニケーションで親睦を…」といった作戦も近ごろの若手には敬遠されがちなのではないでしょうか。

そんなときにも情報共有ツールを活用してみましょう。日報を付ける、プロジェクトの議事録を誰でも見られるようにする、といった方法はもちろんですが、自分の仕事への思いをつづるといった、気持ちを表現したドキュメントの共有もオススメです。

ちなみにキータチームでは、「ポエム」といった形で、実際にさまざまな思いを伝える使い方をしているユーザーさんもいらっしゃいます(※1)。

険悪なムードというのもコミュニケーションの困りごととして挙げられます。組織が大きくなると、部署が増えてお互いの顔が見えずらくなり、効率を上げるためにメールのやりとりが頻繁になるものの、メールだけでは連携ができず、結果「聞いた・聞いてない」が日常茶飯事となる状況が生まれます。

業務に支障をきたすのはもちろん、会社の雰囲気がギスギスしてきて、手を打てなければ働きずらくなり、離職者が増えるといった悪循環に陥ります。こうした状況の場合、メールだけではすでに情報のやり取りに限界があるのかもしれません

必要な情報は情報共有ツールでドキュメント化して社内に共有。必要があれば見た人がコメントを入れて随時アップデートしていくことで、やり取りのすれ違いが防げます。

コメントではいいねボタンや絵文字なども入れて、“気持ちの共感”も伝えられますから、チームや社内の雰囲気作りにも役立ちます。

【社内におけるコミュニケーションの困りごと その3】開発チームの生産性向上

情報共有 プロジェクト開発
小規模な開発チームにとって生産性の向上は避けて通れないでしょう。プロジェクトの開発スピードを上げたい、個々人のスキルのレベルを上げたいなど、生産性向上のためにやるべき施策はいくつも考えられます。

その施策がうまくいくコツは、情報共有によるコミュニケーションに鍵があるかもしれません。オススメは「実装で使ってみたツールの評価」、「いざとなったときに頼れる外部パートナーリスト」、「言語別役立ちそうなまとめ一覧」など、暗黙知となってしまっている情報を意識的に共有することです(※2)。

「あの人が知っているから問題ない」は「あの人がいなければ分からない」と表裏一体です。情報を可能な限り共有して属人的にならないようにしておくことが、小規模な開発チームの生産性向上の鍵となります。

いかがでしたでしょうか。「コミュニケーションに関する社内の困った」に思い当たる方もいるのではないでしょうか。そんなときには情報共有ツールの導入を検討してみてください。

※1:参考事例「お役立ちハウツーから議事録まで!何でも投稿するのがnanapi流」…「組織論や仕事論をポエムにする役員」のお話が掲載されています。
※2:参考事例「投稿数が7倍に。ジャストシステムの若手チームが取り組んだ事業部間の情報共有」…「技術的な事に関する記事が増えた」というお話が掲載されています。

グループのメンバーにだけメンションする

メンションとは

  • 本文中やコメント文中にて@ユーザー名 (例: @Qiita) と入力して投稿することで、相手に通知を送る機能です。
  • メンションされたユーザーにはQiita Team上で通知されるほか、メールも届きます。
  • また、@all と書くことで、チームメンバー全体にメンション通知を送ることも可能です。 チーム外のユーザーに間違えてメンションしてしまった場合、相手に通知されることはありません。

(例)@Qiita 確認お願いします

グループのメンバーにだけメンションする

  • グループのメンバーにだけメンションしたい場合は@チーム名/グループ名と入力します。

(例)
qiitateam-group-mention.PNG

グループの記事を閲覧する

グループに投稿された記事を閲覧する方法は3つあります。

ホームページのフィードから閲覧する

自分が参加しているグループの記事は、?ホームページフィードに流れてきます。
下図のように、グループに投稿された記事にはグループラベルが付きます。
グループラベル

また、ホームページではフィード上部に表示されるドロップダウンメニューをつかって、表示するグループを絞り込むこともできます。

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グループ一覧画面から記事を閲覧する

この画面では、自分が閲覧可能なグループのみが表示されます。
閲覧したい記事の所属するグループを開き、「記事」のタブを表示することで閲覧できます。

 

 

 

検索結果や記事一覧から探し出す

  • 検索結果や記事一覧画面からも探すことができます。
  • こちらでは、「すべてのパブリックグループに投稿された記事」「自分が参加しているプライベートグループの記事」が閲覧可能です。

【テンプレート活用術】新機能の概要を社内でスムーズに共有する

今回は、Incrementsの開発チーム内で新機能をリリースする際に実際に使われている便利なテンプレートを2つご紹介します。

社内外で機能をリリースする際には、開発チーム以外にもサポートやマーケティング担当など様々な職種の人を巻き込むことが多いですが、機能の背景や概要をきちんと共有しておくことでフィードバックやリリースまでの準備をスムーズに行うことができます。

ドッグフーディング機能共有テンプレート

ドッグフーディングとして社内向けに機能をリリースした際に、「機能の作成意図」「どういうスタンスで利用をするのか(使いたい時に使う/率先して使って欲しい等」を明確にし、チームメンバーに共有する為に利用されています。


# 機能概要

## 機能の目的

## 使い方

## 関連リンク
プロジェクトページ:
PRD :
ユーザーストーリー :
GitHub PR :
その他フィードバック :
UI関連の議論の場所:

# ドックフーディング環境

# この機能の利用スタンス

# フィードバック
## フィードバック先
## フィードバックの欲しい内容

新機能公開テンプレート

新機能を公開する際に利用されています。UIや機能についてディスカッションした場所などを明確にしておくことで、振り返りしやすくしています。また、リリースの際にマーケティングやサポート担当者と連携が必要な場合は、この記事の中で相手にメンションして概要を共有するようにしています。

# 機能概要

## 画面キャプチャ

## 機能説明

## 機能の目的

## 現在のドックフーディングの状態

## 関連リンク
PRD :
ユーザーストーリー :
GitHub PR :
その他フィードバック :
UI関連の議論の場所:

## その他補足説明

# 機能公開について
公開担当:
公開予定日:

## リリース
<!--該当するもの以外は削除 -->
リリース:Qiitaブロク / プレスリリース / その他
更新箇所:Qiita Team右上のInfo / Qiitaブログ / Qiita Teamサービスサイト / Increments ニュース
更新担当:

## 関連したその他タスク