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【ガイドライン】働き方改革で注目が集まる『テレワーク』を導入して生産性を向上する

ワークライフバランス

インターネットの普及やソフトウェアの進化により、オフィスを離れたリモート環境で仕事をすることが簡単になりました。働く環境が変わったことで、社員各自が生産性を高めるワーク・ライフ・バランスを選択する働き方が模索されています。

東京都では社会的に話題となっている働き方改革に合わせて、ワーク・ライフ・バランスを見直す取り組みが進められています。その中でも生産性を高める働き方として注目されているのが「テレワーク」です。

テレワークを導入するメリット

  • 自分が集中できる場所を選べる
  • 通勤時間がかからない
  • 公共交通機関の影響を受けない
  • 出産や育児などライフステージに合わせて働ける
  • オフィスの省スペース化
  • 地方や海外などに住む優秀な人材の確保

また、一般法人サービスデザイン推進協議会は経済産業省と協力して、中小企業・小規模事業者の生産性向上や経営力向上を図るためにはITツールの導入が必要だと考え、企業がITツールを導入する経費を補助する取り組みを始めました。

しかしながら、せっかく生産性を高めるために行うテレワークでも、方法を間違えてしまえば会社の成長を止める可能性があります。
そこでこの記事では、実際に弊社で使用されているテレワークのガイドラインを紹介します。

テレワークのガイドライン

1.アウトプットをする

チームワーク

会話のログを残す

議論のログを残すようにしましょう。特に、何らかの意思決定や問題解決が行われた場合などには、その過程を書き残しておくことで誰かの役に立ちます

日報を書く

今日やったことや、今後の予定、その他考えたことなどをこまめに書き残しましょう。取るに足らないと思ったことでも、あとで見返したときや他の人が見たときに何か発見があるかもしれません。

進捗共有

自分の進捗や作業予定を、常に誰からでもアクセスできるところで共有しておきましょう。進捗を明文化しておくと、進捗が出ていないかもしれない不安をなくせたり、働き過ぎてしまう問題を防げます。

2.コミュニケーションに気を配る

コミュニケーション

コアタイムを設定しましょう

テレワークではメンバーごとに働く時間帯がズレてしまうことがあります。そうすると、コミュニケーションにもタイムラグが発生し、生産性が低下する原因になりかねません。生産性を低下させないためにも、全員がリアルタイムにコミュニケーションできるように「コアタイム」を設定しましょう
会議のような同期的なコミュニケーションはコアタイムに寄せましょう。

きちんとレスポンスを返しましょう

自分宛の通知やカレンダーの招待にはきちんと返事しましょう。

チャットは口頭と違い、話しかけた時に相手に伝わっているかはわかりません。相手から何も反応がない場合、話しかけた人には相手が「気付いていない」のか「伝わったが回答に悩んでいる」のか「伝わったけれども反応していないだけ」なのかわかりません。一言のレスや絵文字リアクションなど、簡単にでもいいので反応しましょう。

またカレンダーの招待もきちんと参加可否を回答しましょう。ミーティングを開催する人は誰が参加するのかを把握しておく必要があります。参加するか未定であっても、Maybeと回答し、招待されたことは把握していることを招待者に伝えましょう。

3.働き方をデザインする

働き方をデザインしよう

同僚を信頼しましょう

社員を見張っておく仕組みがないとサボってしまうのではという不安は捨てましょう。人柄がよく朝早く働いている人間を評価するよりも、成果物に基いて仕事の評価を行うようにしましょう

働き過ぎないようにしましょう

仕事の始まりと終わりのタイミングが曖昧になると働き過ぎになりがちです。場所や服装を変えたり、定期的に行うフローを設けるなどして切り替えましょう。自分で作業予定を計画したり、進捗を共有したりすることで、あまり働いていないかもしれないという不安を減らしましょう。

まとめ

テレワークをまだ導入されていない方もこれから導入しようと考えている方も、このガイドラインを参考に、テレワークを実践されてはいかでしょう。テレワークは、各社の状況に応じて柔軟に仕組みを整えていく必要があります。実践しながら改善をしていき、生産性向上へつなげていきましょう。

情報共有の実践において「やるべきこと」と「やってはいけないこと」

マルバツ

多くの企業でスケジューラーや共有サーバー、スプレッドシートなど、情報を共有ためにさまざまなツールが使われています。

これらのツールを使うことは簡単ですが、情報共有をツールに頼りすぎていると、情報が分散して、かえってわかりにくくなってしまう恐れがあります

その結果、いざ参照したいときに必要な情報が見つけられないようでは、コストをかけて情報共有ツールを導入した意味がありませんよね。

では、情報共有を上手に実践するにあたって、何をすべきで、何をすべきでないのでしょうか?

自社の情報共有の状況に照らし合わせながら、情報共有のルールを考えてみましょう。

3つのやってはならないこと

3つのやってはいけないこと

自己満足ツールになってはならない

当然のことながら、情報の共有を自己満足のためのものにしてはなりません。

しかし、承認欲求を満たすために情報共有を行い、他のメンバーの時間を無駄遣いしてしまうタイプの人もいます

そうしたタイプの人は、今向かうべきゴールと関係ないにもかかわらず、「こういう情報もあるがみんなの意見を聞かせてください」とメーリングリストやCCで送ってくるので手がつけられません。

そうならないためにも、情報共有には、ルールが必要です
ルール無くして、この無駄なコストを抑えることは決してできません。

部署や人間によってツールは分けない

もしあなたが「便利な情報共有ツールはないか?」と、探しているのであれば、まずはさまざまなツールを使いすぎていないか確認してみましょう

例えばある部署での議事録はエクセルで作成し、それを社内メーリングリストで添付して配布する。しかし、別の部署では、Wordで作ったものをPDFにして配布したり、IT部門では、Googleドライブで共有したり…大きな企業になるほど、部門ごとで別々のの情報共有方法を採用していることがあります。

このような場合は、まず情報共有ツールの用途を見直す必要があるでしょう。バラバラな方法で管理していると、情報が属人化してしまう恐れがあります。

もし、このようなバラバラな方法を続けていると、管理している人が辞めたり異動した後に、かなり面倒な引き継ぎが発生することが考えられるます。

共有される情報は1つのログです。ログは誰がどのように仕事をしていたのか確認したり、後からプロジェクトに参加した人が仕事のノウハウやナレッジを得るために必要となる情報です。

つまり、情報は今いるメンバーのためだけではなく、この先入社するであろう人材とも共有します。

後輩が混乱しないようにするためにも、ツールは統一した方が良いでしょう。

必要に応じて情報共有する人、まったく情報共有しない人、熱心に共有する人が同居してはいけない

まったく情報共有しない人がいるのは問題だと分かりますが、なぜ熱心に共有する人がいてはならないのでしょうか?

そもそも、アウトプット量というのは人それぞれです。

しかし、仕事ができる人が、必ずしもアウトプットが得意というわけではありません。これは逆も然りです。

これら前提を踏まえて、熱心に共有する人が、全てにおいてクリティカルな情報だけを書き続けているわけではありません。また、必要に応じて情報共有する人がいたとすると、その情報は、情報共有に熱心な社員の情報量により、埋もれてしまうことがあります。

そうならないために、全てのメンバーの情報共有量は、一定のルールによってある程度コントロールする必要があります。

共有ルール作りの基本

ターゲットに走る人

情報共有の目的は企業やチームによってさまざまですが、大体2つに大別されます

1.仕事をスムーズに遂行するための人間関係の構築
2.実行、分析、対策の基本3項。

これら2つをおろそかにすると、チームや組織は確実に破綻します。それぞれについて説明します。

1.仕事をスムーズに遂行するための人間関係の構築

仕事をスムーズに遂行するためには、人間関係の構築が非常に重要です。

例えば適切な情報共有ができておらず「その話聞いてないよ」と言うことが続くと、どうしても「勝手にすれば」という空気になってしまい、信頼関係をこじらせてしまう、というケースがあります。

信頼関係が危うくなってくると、具体的にはこんな不満が持ち上がってきます。

  • あいつ今、何やってんだ?
  • 今仕事を頼んでいいのか?
  • 頼んでおいた仕事どうなってんだ?

こうした不満を解消することを目標に、ある会社では、情報共有ツールで、「業務に手をつけ始めた時点」と「その業務が終わった時点」で短文投稿するという非常にシンプルなルールを決めました。

その結果、日報や報告書を作成する時のログの確認も簡単にでき、日報の作成時間を削減できるようになっただけでなく、現在誰が何に手をつけているのかが分かるので、誰に何を今頼んだら良いのかも把握しやすくなり、業務コストを軽減できるようになりました。

このように、シンプルなルールが一つあるだけでも、情報共有ツールの有用性はぐんと高くなると言えます。

2.実行、分析、対策の基本3項

実行、分析、対策の基本3項です。これは具体的には以下のような内容になります。

  • 終わった仕事の成果
  • 成果に対する分析
  • 分析による対策

今でこそ、何か物事を始める前に膨大な資料を作り、上司をトコトン説得するという文化は薄れてきて、やるならまずやってみるという企業が増えてきました。大手企業が会議を減らし、資料を減らし、さまざまな無駄を減らしているのも、物事があまりにも早く移り変わる時代になり、スピーディに物事を行わなくては置いていかれる時代になってしまったからでしょう。

しかし、「成果・対策・分析」は別です。

それが失敗だったのか、成功だったのか、次につながるのかというのは、以前よりもはるかに重視されてきています。

最近は、働き方改革にともない、フリーランスだけではなく、会社に出勤しなくとも、自宅での仕事を認めている企業も少なくありません。
特に、20年の新型コロナウイルス蔓延以降その風潮は顕著で、こうした働き方はこれからの働き方のスタンダードになるかもしれません。

その結果、日本のビジネスシーンでも「成果」がもっとも求められる傾向に移っていくことが予想されます。

この「次世代のビジネスシーン」では、「成果」の共有と、その「分析」そして次回への「対策」を素速く共有する必要があります。

仮に失敗したとしても、その事実を共有し、分析を行い、対策たててトライする。その姿勢が求められるわけです。

情報共有において、分析や対策は、成果とともに重要視されている要素です。また、これらの情報がしっかりと共有されてれば、上司やリーダーが次の戦略を決断しやすくなるでしょう。

まとめ

いかがだったでしょうか。今回は、情報共有実践の際のルールをご紹介しました。

最後に、今回ご紹介したルールを簡単におさらいしましょう。

  • 組織にフィットするシンプルなルールを作る
  • 実行・分析・対策の共有する

もし、情報共有に課題を感じているようでしたら、何が重要なのか、何をやるべきなのかといった根本の部分を見直して、情報共有の戦略を明確にしてみることをお勧めします。

また、情報共有する上ではどんなツールを使うかも非常に重要です。

書き心地の良いQiita TeamやデザインのかわいいNote PMなど、自社にあったツールを導入しましょう!

情報共有ツールをみんな使ってくれない?Qiita Teamを社内に根付かせる5つのポイント

クラウド型情報共有ツールを活用して社内研修の生産性を向上しよう

「研修の生産性」の重要性

研修の生産性

社内研修における生産性について考えたことはありますか?

海外では社員はプロジェクトが終わると別の会社に転職することが多いため、短期間での研修と、そこで生産性をあげることがとても重要視されています

それに対して、日本の企業は終身雇用制ということもあり、長期的な目線をもち、数十年単位で社員を育てていきます。

それぞれの方法で、それぞれのメリットデメリットがありますが、長期的な社員研修では、削減可能な人件費や時間を見逃している可能性も否めません。

日本の研修はビジネスマナーや業務知識を学ぶことを通じて、学生から社会人へのマインドチェンジやコミュニケーション力の向上を目的としています。そういった研修は勉強にはなりますが、実際の業務においては、それでは不足だという課題も耳にします。

また日本では上司が部下に職場で実務をさせることで部下を育成するOJT(On the Job Training、オン・ザ・ジョブ・トレーニング)で社員を育成することが多くあります。しかし、直近の売上や業務上の効率など短期的な成果が重要になった近年では、OJTで新入社員や後輩の育成にかかる社員の業務負荷が増大し、OJTが問題視されるようにもなりました

これらの課題を放置しておくと、最終的には会社全体の生産性低下につながります。だからといって研修そのものが不要とされるのではなく、研修の生産性を向上することができれば、高いパフォーマンスを上げる若手が育ち、会社は圧倒的な成長を実現できます。

つまり、「企業の成長と停滞」の重要なファクターとして、研修の生産性を見直すことが求められています。

ロールプレイング研修で研修の生産性をUPする

ロールプレイング研修

それでは、生産性を向上する社内研修とは一体どのようなものなのでしょうか?

研修に生産性や即効性を要求される企業でよく取り組まれている研修が、ロールプレイング研修です。ロールプレイング研修とは、新入社員やそれ以外の社員が実際の業務でよくあるケースや課題ごとにさまざまな役割を演じ合いながら、社員を育成する研修のスタイルです。

OJTとの違いは、研修で得た知識を活用する場がOJTでは通常の業務中なのに対して、ロールプレイング研修では研修中になるだけです。しかしこの小さく見える差が、「研修の生産性」に大きな差を生み出しています

ロールプレイング研修を導入することで、OJTとの差が特に顕著になるのがコミュケーションスキルです。コミュニケーションスキルは反復練習によって身につくもので、他者からのフィードバックが欠かせません。

しかし、OJTの場合、学ぶ場は通常業務で行われ、相手は実際のクライアントとなることもあり、コミュニケーションスキルを習得するにはリスクが発生します。対して、ロールプレイング研修では、コミュニケーションの相手は社員なので、成果に影響するリスクはなく、相手役の社員からさまざまなフィードバックをもらえます。また、通常業務では発生しないような緊急事態を想定した課題にも取り組めるので、課題解決力を養うことができます。

このようにロールプレイング研修では、リスクのない環境でコミュニケーションのスキルが身につくので、OJTで育成される企業の社員と比較すると、コニュニケーションスキルに開きが出てきます。

また、ビジネスマナーや業務知識を教える研修では受け身の座学が中心で、型通りのことしか学べません。しかし、ロールプレイング研修では課題に対してどのように対応するかを自ら考え、アクティブに行動する必要があります。新入社員、ベテラン社員といった経験の差を問わず、生産性を高めるような事例が発見できるでしょう。参加している社員全員が自身の生産性を高めるために必要なノウハウを得られるといった、気付きの場としてもロールプレイング研修は活用できるのです。

社内のナレッジ共有を促進するクラウド型情報共有ツール

クラウドサービス

研修の生産性を向上するために、さまざまな研修や業務で必要となるナレッジを共有できるクラウド型情報共有ツールを活用してみませんか?

例えば、研修で見つかった困りごとを解決して、情報共有ツールに共有すれば、即座に社内研修FAQが作れます。これはほかの業務にも応用でき、マニュアルや議事録などといったさまざまな情報共有が可能です。

また、クラウド型情報共有ツールの中には、メンバー全員が見られる記事のタイムラインがあります。クラウド型情報共有ツールを全社的に活用すれば、部署間でクローズドに共有されていた生産的なナレッジがオープンになります。ナレッジがオープンになると、同じ部門内だけでなく、他部門の生産的なナレッジやノウハウが吸収できます

社内研修は無料のクラウドツールを導入するチャンス

クラウド型情報共有ツール

「会社にサーバーを構築して情報を管理していたが、コスト削減のためにクラウドサービスの導入を検討している方」、「既にクラウドサービスを使っているが、他のクラウドサービスも利用してみたいと考えている方」にとって、社内研修は、小規模な人数でクラウドサービスを試せる絶好の機会でもあります。研修で気になるクラウドツールを導入してみて、社員の反応を見てみてはいかがでしょうか

クラウドツールは無料試用期間を設けているものが多いので、ぜひ試してみてください。

マイページについて

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ストック記事

 

カスタム絵文字

キータチーム(Qiita Team)のカスタム絵文字は、チームが独自に作れる絵文字のことです。

ファイルやフォーマットが合っていれば、どのような画像でも絵文字に登録可能です。

カスタム絵文字登録方法

1.カスタム絵文字は?こちらの[絵文字の追加]画面から登録することが可能です。

2.このような画面でカスタム絵文字を設定してください。
※コロン(:)は入力しなくて結構です。
カスタム絵文字設定

Markdown記法の入力補助ツールバーからもカスタム絵文字を入力することが可能です。

チームメンバーのユーザーアイコン表示方法

チームメンバーのユーザー名を :@username: と入力すれば、ユーザーのアイコンを絵文字で表示できます。ユーザー絵文字が入力されることで、メンバーにメンション通知が送られることはありません。

※カスタム絵文字はコメント欄でも使用可能です。

情報共有ツールで会議改革。チームの生産性を高めよう

会議のムダを省いて生産性を向上しよう

会議 ムダ生産性

 

海外の企業と比較して日本の企業は「会議を始める時間には厳格なのに、終わる時間にルーズだ」と言われます。「会議で意見がまとまらず時間が長引いてしまう」、「一度も発言しないのに会議に参加している人がいる」というのは、会議に関しての課題としてよく指摘されます。

確かに会議は新たなアイデアを客観的に評価したり、議論する上では、有効な手段でしょう。とはいえ、一番重要なのはアイデアを形にし、売上に直結するアウトプットを実現することであり、そのために会議が妨げになってしまっては本末転倒です。

会議にかかっているムダな時間が省ければ、アイデアを形にするスピードが上がり、生産性が向上します。また、節約できた時間で新たなアイデアを生み出すための創造的な時間を作れるでしょう。

会議のムダな時間を節約する方法のひとつに、社内の情報共有を促進する情報共有ツールの導入が挙げられます。この記事では、情報共有ツールを使った会議でのムダな時間を節約するノウハウをご紹介します。

情報共有ツールで会議の効率をUP

情報共有ツール 会議

会議を長引かせている理由のひとつに会議のゴールの周知ができていないということがあります。会議の場になって初めてゴールを知るのでは、場当たり的な発言しかできません。場当たり的な発言は、さらなる場当たり的な発言を引き出し、意味のない議論を引き起こします。

議論のゴールを周知しておくことは、会議をムダな時間にしないための最低条件と言えるでしょう。ここで情報共有ツールの出番です。

会議の主催者は、情報共有ツールを使って会議のアジェンダを事前に出席者全員に共有します。アジェンダに沿った進行で議論のぶれがなくなり、建設的なアドバイスを行えます。

そして、会議の進行はアジェンダに沿って行えるようにファシリテーターを決めましょう。会議のタイムマネジメントを行うことによって、ムダな時間を減らせます。

次に会議でとりあえず呼ばれているような人が参加しているムダな時間について考えてみましょう。この場合も情報共有ツールを使って解決できます。

必要な人だけが会議に参加して、あとで議事録を情報共有ツールで共有すれば、ムダな時間を節約できます。参加していなかった人は議事録に対して、投稿にコメントを残すようにすれば、よりよいアイデアが集まり、意外な付加価値を生み出すきっかけにもなります。

部門や企業の枠を超えた議事録の共有がイノベーションを起こす

会議 イノベーション

例えば、営業部門が議事録を組織横断的に他部門にも共有することで、営業の課題を技術部門がシステムで解決するといった連携が図れるようになるのです。情報をオープンにすれば、課題に対してさまざまなナレッジが共有されます。部門を超えたナレッジの共有は課題解決のスピードを上げ、生産性の向上につながります

また、情報を共有する範囲を社内から社外に広げると、さらなる生産性の向上が期待できます。製造メーカーが製造技術に関する課題点を議事録でオープンにしたことで、コラボレーションしている他社の研究・開発企業が課題解決策を提案するといったケースが考えられます。

このような取り組みはオープンイノベーションと言われ、部門や企業の壁を超えてアイデアを持ち寄り、生産性を向上する方法として注目が集まっています。チーム内もしくは部門内での会議をよりよいものにしたいなら、まずは情報共有ツールの導入から始めてみてはいかがでしょうか?